manual de facturación

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PORTAL DE PROVEEDORES
MANUAL DE FACTURACIÓN
TABLA CONTENIDO
A. CONFIDENCIALIDAD .......................................................................................................... 2 B. MAPA Y PROCESO DE LA APLICACION ......................................................................... 3 C. ACCESO AL PORTAL DE PROVEEDORES ....................................................................... 5 APARTADO PARA PROVEEDORES ..................................................................................... 6 i. CONSULTAS ..................................................................................................................... 6 1. Información del Proveedor ................................................................................................. 6 a) Contratos......................................................................................................................... 7 b) Ordenes de Compra ........................................................................................................ 8 2. Facturas .............................................................................................................................. 9 ii. FACTURACIÓN .............................................................................................................. 11 1. Ingreso de Facturas .......................................................................................................... 12 2. Cambio / Cancelación Folio de Captura .......................................................................... 18 a) Agregar factura ............................................................................................................. 18 b) Borrar factura ............................................................................................................... 22 c) Reimprimir Folio de Captura ....................................................................................... 23 d) Cancelar Folio de Captura ........................................................................................... 24 iii. REPORTES ...................................................................................................................... 24 1. Informe de Recepción........................................................................................................ 25 2. Folio de Captura ............................................................................................................... 27 3. Devoluciones ..................................................................................................................... 28 APARTADO DE USUARIOS DE CUENTAS POR PAGAR ................................................ 29 1. Ingreso de Documentos..................................................................................................... 29 2. Reimpresión de Contra recibo .......................................................................................... 31 Manual de Usuarios
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A. CONFIDENCIALIDAD
Confidencialidad de la información
Toda la información contenida en los sistemas del Grupo Herdez es propiedad de la empresa:








Texto
Cantidades
Documentos Electrónicos
Gráficas
Video
Sonido
Logotipos
Imágenes
La consulta, la impresión y el copiado de cualquier información de la empresa es responsabilidad de cada
usuario.
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lo que se encuentran protegidos por las legislaciones internacional y mexicana vigentes que correspondan.
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alteración o daño, será sancionado conforme a las leyes vigentes Penales, Mercantiles, Civiles, de
Propiedad Industria y/o cualquier otra aplicable de los Estados Unidos Mexicanos.
TESORERIA
CXP
ALMACÉN PROVEEDOR COMPRAS
B. MAPA Y PROCESO DE LA APLICACION
Manual de Usuarios
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C. ACCESO AL PORTAL DE PROVEEDORES
En una pantalla de Internet Explorer ingrese
la siguiente dirección en la barra
correspondiente:
www.grupoherdez.com.
mx
www.grupoherdez.com.mx
Se abrirá la siguiente pantalla en donde
deberá de ingresar:


Usuario
Contraseña
Se desplegará la pantalla principal del
modulo de FACTURAS, el cual contiene
los menús de:
i.
Consultas
ii.
Facturación
Reportes
iii.
Manual de Usuarios
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APARTADO PARA PROVEEDORES
i.
CONSULTAS
Muestra los datos generales del proveedor, así como las órdenes de compra, y contratos que este tiene;
además de que también se pueden consultar las facturas del proveedor.
1. Información del
Proveedor
Ingrese al menú de Consultas y seleccione
la opción Información del Proveedor.
a) Contratos
De clic en la opción Contratos para
visualizar los contratos asociados con el
proveedor.
Se abrirá la pantalla con la lista de los
contratos del Proveedor donde podrá
consultar la siguiente información: número
de contrato, proveedor, descripción del
proveedor, fecha de vigencia y estatus del
contrato.
Si desea consultar la información de algún
contrato, de clic sobre él.
Aparecerá una pantalla de consulta la cuál
muestra el encabezado de contrato con la
información general de este y debajo de ella
se muestran las líneas asociadas a el.
Si desea consultar alguna línea, de clic
sobre el número de línea.
Manual de Usuarios
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Aparecerán las líneas asociadas al contrato,
de clic en el botón
consultar a detalle.
de la línea que desee
b) Ordenes de Compra
De clic en la opción O.C. para visualizar las
ordenes de compra que tiene el proveedor.
Aparecerá un recuadro en la pantalla en el
cuál deberá seleccionar los parámetros de
fechas de las OC que desee que se muestren
seguido de clic en el botón Aceptar.
Se abrirá la pantalla con las Ordenes de
Compra del proveedor correspondientes al
rango de fecha anteriormente seleccionado.
Aquí podrá consultar la siguiente
información: orden de compra, comprador,
línea, fecha, estatus, recurso, descripción,
almacén, fecha vencimiento, cantidad
ordenada, unidad de medida, cantidad
recibida, precio unitario, moneda, cantidad
facturada, monto de la orden e impuesto.
Pantalla Pendiente
2. Facturas
Ingrese al menú Consultas y seleccione la
opción Facturas para ver las facturas
ingresadas del proveedor.
Se mostrará la siguiente pantalla, para
consultar una factura seleccione la Fecha
Inicio programada de pago y la Fecha
Final programada de pago de la factura
seguido de clic en el botón Consultar.
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También puede generar la consulta
ingresando el número de Contra Recibo u
Orden de Compra, o si así lo desea
del
consultarlo dando clic en el icono
campo Contra Recibo u Orden de
Compra, según sea el caso.
Se abrirá la pantalla con la lista de Contra
Recibos u Órdenes de Compra que se
tengan en el rango de fechas seleccionadas.
Puede buscar el número de Contra Recibo u
Orden de Compra dando clic en los números
de página o escribir el número en el campo
de búsqueda después de clic en el botón
Buscar.
Seleccione el Contra Recibo u Orden de
Compra dando clic en el icono
seguido
de clic en el botón Aceptar.
Después de dar clic en el botón de Consultar
aparecerá en la pantalla la factura deseada,
si desea visualizar la información de esta en
Excel, seleccione la factura dando clic en el
icono
seguido de clic en el icono
Exportar a Excel
.
Aparecerá la pantalla de descarga de
archivos, de clic en el botón Abrir o
Guardar según sea el caso para visualizar
el documento.
Se abrirá una hoja de Excel con los datos de
la factura seleccionada.
Cierre esta pantalla dando clic en el icono
Cerrar .
ii.
FACTURACIÓN
Nos permite ingresar las facturas del proveedor al sistema; modificar los Folios de captura generados
(agregar factura, borra factura, reimprimir o cancelar un folio de captura)
Manual de Usuarios
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1. Ingreso de Facturas
Ingrese al menú Facturación y seleccione la opción Ingreso de Facturas.
Aparecerá la pantalla de Proceso de Ingreso
de Facturas – Informes de Recepción que
muestra la siguiente información:




Importes acumulados por informes
de recepción seleccionados
Facturas asociadas al Folio de
Captura
Proceso de Ingreso de Facturas –
Informes de Recepción
Proceso de Ingreso de Facturas –
Informes de Recepción – detalle de
Informes de Recepción
Ingrese el número de Informe de
Recepción u Orden de Compra seguido de
clic en el botón Buscar.
En el recuadro: 1. Proceso de Ingreso de
Facturas – Informes de Recepción se
desplegará la información solicitada, si
desea consultar el detalle de algún Informe
de Recepción, de clic en el icono
correspondiente al IR deseado.
Se desplegará la siguiente información en el
recuadro 2. Proceso de Ingreso de
Facturas – Informes de Recepción –
Detalle de Informes de Recepción: informe
de recepción, fecha de entrada del recurso,
almacén, número OC, línea, recurso,
descripción, cantidad, unidad de medida,
importe total, IVA, código impuesto y
moneda.
Seleccione el o los IR que desee facturar
dando clic en el icono
de la columna
selección.
Al seleccionar los IR automáticamente se
llenarán los campos: subtotal, impuesto y
total de la sección de IMPORTES
ACUMULADOS.
*NOTA* Si desea agregar varios IR a una
misma factura, estos deben tener la misma
compañía, sucursal y moneda de no ser así
deberá facturarlos por separado.
Ingrese la información requerida en el
campo Serie de Factura, Número de
Factura y seleccione o ingrese la fecha de
la factura en el campo Fecha de Factura, en
el campo Importe Impuesto capture la
cantidad correspondiente al IVA de la
Factura.
De clic en el botón Continuar.
Manual de Usuarios
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Nota:
El portal permite diferencias
en los montos de hasta 0.99
Centavos por factura
En la pantalla aparecerá un recuadro en
donde nos pregunta si desea agregar más
facturas al Folio de captura, si presionamos
“SI” podremos ingresar mas facturas al
Folio de captura, si presionamos la opción
“NO” continuaremos con el proceso de
validación de factura.
El siguiente proceso consiste en validar la
factura. A continuación se deben cargan los
archivos XML y PDF de la factura.
Se cargan ambos archivos (.XML y PDF) de
la misma manera que en cualquier selección
de archivos de Windows.
Los archivos seleccionados .XML y PDF
deben de llamarse de la misma manera, lo
único que cambia es la extensión.
Posteriormente se presiona el botón Validar.
A continuación nos enviará un mensaje de
respuesta si la factura es válida o no.
Si es comprobante es válido aparecerá la
leyenda “Comprobante Válido” y se
presiona el botón Aceptar.
En caso de que la factura no sea válida se
deberá corregir el error y volver a validar la
factura.
Si la factura ya se ha ingresado
anteriormente, el sistema de validación nos
dirá que ya está asociada a un comprobante y
tendremos que seleccionar otra factura.
Manual de Usuarios
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Si la factura es válida después de presionar
el botón aceptar, aparecerá en la pantalla un
recuadro avisando que la información será
registrada, si los datos anteriormente
ingresados son correctos de clic en el botón
Continuar.
Importante
En caso de tener alguna “Devolución” le
aparecerá una pantalla en la cual debe
ingresar la información de su nota de crédito.
-Ingresar el folio y serie
-Posteriormente debe dar clic en el icono de
la columna de validar xml.
Se adjunta la nota de crédito (xml y pdf)
para su validación. Y se da clic en Validar.
Si la nota de crédito es correcta se
desplegará el siguiente mensaje. Se deberá
de dar clic en Aceptar.
Al grabarse la factura correctamente
aparecerá en la pantalla un mensaje
informándole esto, además se le preguntará
si desea imprimir el Folio de Captura.
Para imprimir el Folio de Captura de clic en
el botón Si.
Se abrirá una pantalla mostrando el Folio de
Captura, de clic en el icono
Imprimir documento
. O guardar en
formato PDF
Cierre esta pantalla haciendo clic en el icono
Cerrar .
Automáticamente se borraran los datos
ingresados en la pantalla Proceso de Ingreso
de Facturas – Informes de Recepción.
*Nota: En caso de haber agregado una nota
de crédito en el folio de captura aparecerá el
desglose de las facturas y las devoluciones
así como el saldo final a pagar.
Manual de Usuarios
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2. Cambio / Cancelación Folio de Captura
Ingrese al menú Facturación y seleccione la
opción Cambio / Cancelación Folio de
Captura
De clic en el botón Consultar, en la
pantalla aparecerán los Folios de captura
registrados.
Para ver el detalle de un Folio de Captura,
de clic en el icono , se desplegará la
siguiente información: factura, almacén,
importe y moneda.
Nota: si se requiere también se puede
buscar por fecha o periodo
a) Agregar factura
Si desea agregar una factura al Folio de
Captura seleccionado, de clic en el icono
Agregar Factura
.
Se abrirá la pantalla de Proceso de Ingreso
de Facturas – Informes de Recepción con el
mensaje de que se adicionará una nueva
factura al folio de Captura.
De clic en el botón Buscar.
En el recuadro: 1. Proceso de Ingreso de
Facturas – Informes de Recepción se
mostrará la lista de los IR que tiene el
proveedor.
Seleccione el o los IR que desee agregar al
folio de captura seleccionado dando clic en
el icono
de la columna selección.
Ingrese la información requerida en el
campo Serie de Factura, Número de
Factura y seleccione o ingrese la fecha de
la factura en el campo Fecha de Factura,
en el campo Importe Impuesto capture la
cantidad correspondiente al IVA de la
Factura.
De clic en el botón Continuar.
En la pantalla aparecerá un recuadro
preguntando si desea agregar más facturas
al Folio de Captura, de clic en el botón No.
El siguiente proceso consiste en validar la
factura. A continuación se deben cargan los
archivos XML y PDF de la factura.
Se cargan ambos archivos (.XML y PDF)
de la misma manera que en cualquier
selección de archivos de Windows.
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Los archivos seleccionados .XML y PDF
deben de llamarse de la misma manera, lo
único que cambia es la extensión.
Posteriormente se presiona el botón
Validar.
A continuación nos enviará un mensaje de
respuesta si la factura es válida o no.
Si es comprobante es válido aparecerá la
leyenda “Comprobante Válido” y se
presiona el botón Aceptar.
En caso de que la factura no sea válida se
deberá corregir el error y volver a validar la
factura.
Si la factura ya se ha ingresado
anteriormente, el sistema de validación nos
dirá que ya está asociada a un comprobante
y tendremos que seleccionar otra factura.
Si la factura es válida después de presionar
el botón aceptar, aparecerá en la pantalla un
recuadro avisando que la información será
registrada, si los datos anteriormente
ingresados son correctos de clic en el botón
Continuar.
Al grabarse la factura correctamente
aparecerá en la pantalla un mensaje
informándole esto, además se le preguntará
si desea imprimir el Folio de Captura.
Para imprimir el Folio de Captura de clic en
el botón Si.
Imprimir Documento
O guardar en PDF
.
Cierre esta pantalla haciendo clic en el
icono Cerrar .
Manual de Usuarios
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Al cerrar la pantalla anterior
automáticamente aparecerá la pantalla de
Cambio / Cancelación Folio de Captura, de
clic en el icono
para visualizar el Detalle
del Folio de Captura seleccionado.
b) Borrar factura
Si desea borrar una factura de algún folio de
captura ya ingresado, de clic en el icono
y seleccione la que desee borrar dando clic
sobre el icono Borrar Factura del Folio de
Captura
.
Al volver a consultar el detalle del Folio de
Captura, la factura seleccionada ya no
aparecerá.
c) Reimprimir Folio de
Captura
Si desea reimprimir algún Folio de Captura,
de clic en el botón
Reimprimir Folio de Captura
O en el icono
si se desea
.
guardar en PDF
Imprimir Documento
O en el icono
.
si se desea
guardar en PDF
icono Cerrar .
Manual de Usuarios
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d) Cancelar Folio de
Captura
Si desea cancelar algún Folio de Captura, de
clic en el botón
Cancelar Folio de Captura
.
Aparecerá una ventana de confirmación
para dicha cancelación
Automáticamente se borrará de la pantalla
de Cambio / Cancelación Folio de Captura,
el Folio de captura anteriormente
seleccionado.
iii.
REPORTES
Nos permite visualizar los Informes de Recepción así como los Contra Recibos generados.
1. Informe de Recepción
Ingrese al menú Reportes y seleccione la
opción Informe de Recepción.
En la pantalla que aparecerá, seleccione la
Fecha Inicial y la Fecha Final de los IR
que desee se muestren en la pantalla.
Y si desea especificar el almacén donde se
encuentra el recurso, de clic en el icono
del campo Almacén y selecciónelo.
De clic en el botón Buscar, a continuación
aparecerán los IR solicitados.
También puede ingresar el número de
Contra Recibo u Orden de Compra para
acceder a la información especificada, o si
así lo desea consultarlo dando clic en el
del campo Orden de Compra,
icono
según sea el caso.
Se abrirá la pantalla con la lista de Órdenes
de Compra que se tengan en el rango de
fechas seleccionadas.
Manual de Usuarios
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Puede buscar el número de Orden de
Compra dando clic en los números de
página o escribir el número en el campo de
búsqueda seguido de clic en el botón
Buscar.
Seleccione la orden de compra dando clic
en el icono
seguido de clic en el botón
Aceptar.
Aparecerán en la pantalla los IR solicitados,
para visualizar el reporte de alguno
selecciónelo dando clic en el icono
seguido de clic en el botón Genera
Reportes.
En seguida aparecerá el Informe de
Recepción, cierre esta pantalla haciendo clic
en el icono Cerrar .
2. Folio de Captura
opción Folio de Captura.
Aparecerá la siguiente pantalla, ingrese el
campo de Número de Factura, Orden de
Compra o Folio de Captura seguido de
clic en el botón Consultar, o si lo desea
solo presione el botón Consultar para
visualizar todos los folios de captura
pendientes.
En la pantalla aparecerá la siguiente
información: Folio de captura, Fecha,
Importe, Moneda, Impreso.
Si desea ver el detalle de algún
folio de captura de clic en el icono
de la columna detalle
Manual de Usuarios
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A continuación aparecerá la siguiente
información del Folio de Captura
seleccionado: factura, informe de
recepción, orden de compra, recurso, línea,
Folio de captura, importe, impreso,
almacén, moneda, tipo y descripción.
Si desea imprimir el Folio de captura, de
clic en el icono
.
Se abrirá una pantalla mostrando el folio de
captura, de clic en el icono
Imprimir documento
. O en el icono
Si se desea guardar en PDF
icono Cerrar .
3. Devoluciones
opción Reporte Devoluciones.
Aparecerá la siguiente pantalla, ingrese el
campo de Fecha, seguido de clic en el
botón Generar Reporte.
La información se desplegará en un archivo
Excel o en el formato que seleccione.
APARTADO DE USUARIOS DE CUENTAS POR PAGAR
Proceso de Recepción de Documentos
(Exclusivo para personal de Cuentas por pagar)
1. Ingreso de Documentos
Ingrese al menú Facturación y seleccione la
opción Ingreso de Documentos.
*NOTA* ESTA OPCIÓN SOLO ESTARÁ
DISPONIBLE PARA EL PERSONAL DE
HERDEZ, LOS PROVEEDORES NO
TENDRÁN ACCESO A ELLA.
En esta pantalla se descargaran los datos que
sean escaneados directamente del folio de
captura, los cuales también pueden ser
ingresados de manera manual, en los campos
Proveedor y Número de folio de captura
seguido de clic en el botón Busca.
Se mostraran los folios de captura pendientes
de procesar de los cuales podrá seleccionar
el registro deseado haciendo clic en el icono
Manual de Usuarios
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Una vez seleccionado el registro nos
mostrara en pantalla los datos de Facturas,
Informes de Recepción y Orden de
Compra y mostrándonos cuantos
documentos se deben ser entregados junto
con el folio de captura
Aparecerá la siguiente información del
contra recibo ingresado: factura, IR, fecha de
factura, almacén, número de OC, línea,
recurso, descripción, cantidad, UM, subtotal,
impuesto, importe total y moneda.
De clic en el botón Aceptar para recibir los
documentos del proveedor.
Aparecerá un recuadro con dos opciones, de
clic en la opción Se acepta Folio de
Captura, seguido de clic en el botón
Aceptar.
Si el proceso es satisfactorio, aparecerá un
recuadro con el mensaje de que el cambio de
estatus fue exitoso para todas las facturas del
contra recibo seleccionado, de clic en el
botón Aceptar para finalizar con la recepción
del documento del proveedor.
Una vez aceptada nos manda un mensaje en
donde se pregunta si se desea imprimir el
contra recibo
Se generara el Contra recibo el cual ya
incluye la fecha de vencimiento del contra
recibo.
2. Reimpresión de Contra
recibo
Dentro de la reimpresión de Contra recibo
tenemos opciones de búsqueda (Numero de
Factura, Folio de Captura, Orden de
Compra, Numero de Proveedor) para
facilitar el imprimir un contra recibo deseado
de un cierto proveedor.
Manual de Usuarios
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Una vez que se selecciono un proveedor y
nos mostró los contra recibos de este, se
selecciona haciendo clic en el icono
para ver el detalle de este y se hace clic en el
icono
para imprimirlo.
Se imprime nuevamente el contra recibo
actualizando los datos de día y hora de
impresión

manual de facturación

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