instructivo de rendiciones

Transcripción

INSTRUCTIVO DE RENDICIONES
PROYECTOS INACH
I. GENERALIDADES
El presente instructivo regula el procedimiento de rendición y aprobación de gastos de los
fondos transferidos por el INACH a los proyectos de investigación adjudicados mediante los concursos
Regular y de Apoyo a Tesis de Postgrado. La asignación de los fondos a cada proyecto está contenida en
los respectivos Convenios firmados entre el INACH, la Institución Patrocinante y el Investigador
Principal del proyecto.
El Investigador Principal será el responsable de la ejecución de los fondos asignados al proyecto,
acorde a lo establecido en el Anexo Nº1 del Convenio. No obstante, el Investigador Principal podrá
asignar a un responsable las rendiciones, quien debe pertenecer a la Institución Patrocinante; este
nombramiento se realizará mediante un mensaje del Investigador Principal indicando la designación
del Responsable de Rendiciones del proyecto.
Las rendiciones de gastos se realizan mensualmente, independiente del monto del gasto, en los
cinco primeros días hábiles siguientes al mes que rinde, vía electrónica a la casilla de correo del
Departamento de Concursos y Medio Ambiente, [email protected], mediante la planilla de Control de
Gastos que es enviada por el INACH al Investigador Principal. Las rendiciones deben venir
acompañadas de los documentos de respaldo de los gastos declarados. La veracidad y exactitud de
las rendiciones de gastos, así como la correcta contabilidad del proyecto, son de exclusiva
responsabilidad del Investigador Principal y de la Institución Patrocinante.
Finalmente, se debe tener presente que la rendición de gastos de los proyectos es diferente para
las instituciones públicas y privadas. Para verificar el carácter de su Institución Patrocinante, revise el
Anexo A del presente instructivo.
II. ATRIBUTOS DE LA RENDICIÓN
Un aspecto fundamental del proceso de rendición de cuentas de los fondos transferidos por el
INACH es el carácter legal, crediticio y de proporcionalidad de las declaraciones y documentos de
respaldo de las rendiciones. Estos atributos son definidos a continuación:
Legalidad: Todas las operaciones deben ajustarse a las disposiciones legales y reglamentarias
que dicen relación con la administración de los recursos del Estado.
Acreditación: Demostración física o documental de la efectividad del gasto rendido, la cual se
puede realizar mediante:
o Existencia de bienes, mejoras, reparaciones, etc.
o Prestación de servicios.
o Facturas o boletas con proveedores.
Proporcionalidad: La naturaleza y cuantía de las operaciones deben ser equivalentes.
2
III. INFORMES Y PLAZOS ESTABLECIDOS
Los proyectos deberán cumplir con los siguientes procesos: Recepción de la transferencia de
fondos y rendiciones de cuentas, las que serán mensuales, con consideración anual y de final de
proyecto.
3.1 Transferencia de Fondos
El INACH transferirá los dineros establecidos en el Anexo Nº1 de cada Convenio una vez
completados los pasos administrativos requeridos. Para el primer año, los trámites administrativos
corresponden a la completa tramitación del Decreto que aprueba el Convenio específico del proyecto.
Para los años siguientes, éstos corresponden a la aprobación de las rendiciones de cuentas de la
transferencia previa, del informe de avance y la verificación que el proyecto no presenta otras deudas
con el INACH, en el caso específico de proyectos de Terreno (por ejemplo, devolución de vestuario o de
equipo facilitado para la ejecución de la campaña antártica pendiente).
El INACH depositará los fondos del año en la cuenta corriente indicada en el Anexo Nº1 del
Convenio. Tras el depósito, el INACH enviará copia escaneada del depósito al Investigador Principal y
solicitará el envío del correspondiente boletín de ingreso y la factura exenta por concepto de
overhead.
El boletín de ingreso corresponde a un documento emitido por la Institución Patrocinante dando
cuenta de la recepción de los fondos transferidos por el INACH. Éste debe especificar el monto y origen
del aporte, el nombre del Investigador Principal y el proyecto al cual pertenece.
La Factura Exenta es un documento emitido por la Institución Patrocinante para rendir el pago
del overhead. Esta factura debe extenderse a nombre del INACH y en su glosa debe señalar lo siguiente:
“Gastos Administrativos Proyecto X_XX-XX (señalar el código del Proyecto)”.
Una vez recepcionada la transferencia de fondos, la Institución Patrocinante debe remitir al
INACH dentro de los diez (10) días hábiles siguientes, vía electrónica a la casilla [email protected], el
correspondiente boletín de ingreso. Además, debe enviar la factura exenta por concepto de overhead a la
misma casilla [email protected], si es una factura electrónica, o bien, por correo tradicional a las
oficinas del INACH, Plaza Muñoz Gamero N°1055, Punta Arenas, si se trata de un documento de papel.
Tras recibir el boletín de ingreso y la factura exenta por concepto de overhead, el INACH enviará al
Investigador Principal la Planilla de Control de Gastos del proyecto, único medio válido para realizar
las rendiciones de cuentas del proyecto.
La Institución Receptora y el Investigador Principal sólo podrán dar inicio al uso
de los fondos transferidos a partir de la fecha en que los éstos sean depositados,
fecha de inicio de la ejecución del proyecto.
3.2 Rendición de los fondos transferidos
La rendición de gastos de los proyectos y su acreditación depende de la naturaleza jurídica de la
Institución Patrocinante:
- Institución Pública: Debe enviar la Planilla de Control de Gastos junto a una copia digital de toda la
documentación de respaldo, en formato pdf, debidamente timbrada (ver punto 5.1).
3
- Institución Privada: Deberá enviar, vía electrónica, la planilla de control de gastos y, por correo
tradicional, toda la documentación original de respaldo de los gastos, debidamente timbrada
(ver punto 5.1) , en un sobre cerrado, dirigido al Departamento de Concursos y Medio Ambiente,
INACH, Plaza Muñoz Gamero #1055, Punta Arenas, señalando en el sobre el código del proyecto.
Una vez finalizada la revisión, se devolverán a la Institución Patrocinante los documentos que con
fines tributarios deban permanecer en poder de ella, quedándose el INACH con fotocopias
debidamente autentificadas por el funcionario a cargo de la revisión.
Los plazos de revisión de rendiciones se encuentran establecidos en el Anexo B. No se revisarán
planillas de Control de Gastos que no tengan la documentación de respaldo adjunta.
3.2.1
Informe de Avance de Rendición de Cuentas:
Los fondos transferidos a cada proyecto deberán rendirse mensualmente, utilizando la planilla
de control correspondiente. Esta planilla debe ser enviada vía electrónica, a la casilla
[email protected] dentro de los primeros cinco (5) días hábiles siguientes al mes que rinde. Si el
proyecto no ejecutó desembolsos monetarios, se deberá informar “SIN MOVIMIENTO”.
De no ser recepcionada la rendición en el plazo estipulado, el mes a rendir quedará
automáticamente con el estado “SIN MOVIMIENTO”.
3.2.2
Informe de Rendición de Cuentas Anual:
Corresponde al Informe de Rendición de Cuentas que se presenta al finalizar el primer año de
ejecución, que permite el giro de la remesa de la etapa siguiente. Es una Rendición de Cuentas, pero
considerada al término del primer año de ejecución. Los proyectos deberán haber gastado y rendido a
satisfacción del INACH al menos el 50% de los fondos transferidos para poder recibir la remesa
correspondiente al año siguiente.
Para realizar la revisión anual, se debe remitir la planilla de control de gastos mensual indicando
que corresponde al Informe de Rendición de Cuentas Anual, registrando al menos el 50% de los fondos
transferidos como ya gastados. Deberá adjuntar los documentos del mes y que no hayan sido
informados en las rendiciones de cuentas anteriores. El saldo no rendido, se traspasará como saldo
inicial a la rendición del año siguiente, en los mismos ítems que fueron asignados originalmente, lo que
se reflejará dentro de la planilla de Control de Gasto del año siguiente.
El INACH se atendrá a los plazos estipulados en el Anexo B para responder al Investigador
Principal, vía correo electrónico, si el Informe de Rendición de Cuentas Anual es aprobado y verificar
que no existan temas pendientes de resolución en materia financiera (ej.: rendiciones mensuales no
aprobadas). De ser aprobado, transferirá los fondos correspondientes al año siguiente dentro de los
siguientes 5 días hábiles, siempre que el proyecto no tenga compromisos pendientes con el INACH.
En el caso que el INACH no apruebe el Informe de Rendición de Cuentas Anual, comunicará vía
correo electrónico al Investigador Principal las causas de la no aprobación, para que corrija las
observaciones y reenvíe su rendición dentro de un plazo máximo de 15 días hábiles, desde recibido el
mensaje del INACH. Tras recibir la rendición corregida, el INACH tendrá los mismos plazos que los
iniciales para la revisión.
El retraso en la entrega de los fondos correspondientes al año siguiente, producto de errores en
los Informes de Rendición de Cuentas de Avance y/o Informe de Rendición de Cuentas Anual, será de
exclusiva responsabilidad del Investigador Principal y su Institución Patrocinante.
4
3.2.3
Informe de Rendición de Cuentas Final:
Corresponde al último informe de rendición de cuentas, que se presenta al finalizar el último mes
de ejecución del proyecto, en su último año. En términos simples, es la última Rendición de Cuentas
que se presenta, donde el saldo sin uso, si lo hubiere, debe reintegrarse al INACH. Con esta rendición, el
proyecto finaliza su ejecución presupuestaria, declarando el estado financiero del proyecto al término
de éste. La aprobación de este informe es requisito para la aprobación financiera final del proyecto.
Como en los casos anteriores, se realiza mediante el envío de la planilla de Control de Gastos del
proyecto a la casilla [email protected], debiendo indicarse en el email que corresponde al Informe de
Rendición de Cuentas Final, enviando los respaldos en pdf u original de todos los documentos no
informados anteriormente y que se rinden en esta última oportunidad, debidamente timbrados, vía
correo ordinario o electrónico, según corresponda a institución privada o pública, respectivamente.
Una vez aprobado el Informe y de existir saldo, se deberán reintegrar los fondos remanentes
del proyecto y no gastados a la fecha de envío del Informe de Rendición de Cuentas Final mediante
una transferencia bancaria, a la siguiente cuenta:
Nombre
RUT
Tipo de cuenta
Número de cuenta
Banco
Correo electrónico
Instituto Antártico Chileno
60.605.000-3
Corriente
91909105191
Estado
[email protected]
La fecha máxima en que se debe realizar el envío del Informe de Rendición de Cuentas Final,
quedará estipulada en el convenio.
El INACH considerará los plazos estipulados en el Anexo B para responder respecto a la
aprobación del Informe Final y verificar que no existan temas pendientes de resolución en materia
financiera (ej: rendiciones mensuales no aprobadas). En el caso que el INACH no apruebe el Informe de
Rendición de Cuentas Final, deberá comunicar vía correo electrónico al Investigador Principal las
causas de la no aprobación, para que corrija las observaciones y reenvíe el Informe de Rendición de
Cuentas Final, siguiendo los plazos ya informados.
Los Informes de Rendiciones de Cuentas de Avance (Mensuales), Anuales y Final serán
de total responsabilidad del Investigador Principal y de la Institución Patrocinante,
quienes declaran tener conocimiento y dar fe que la información entregada es real y
fidedigna.
IV. PROCEDIMIENTO DE RENDICIÓN
Las rendiciones se realizan única y exclusivamente a través de la planilla de Control de Gastos que
enviará el INACH al Investigador Principal, tras la recepción del boletín de ingreso.
4.1 Planilla de Control de Gastos
La planilla de Control de Gastos consiste en una planilla Excel (versión Office 97-2003). Esta
planilla está dividida en tres hojas: ‘INDICE’, ‘201X (año correspondiente a la transferencia)’ y ‘Ayuda
Ítem’.
5
4.1.1 Resumen presupuestario del proyecto
La hoja INDICE (Fig. 1) resume el estado global de los fondos aprobados y ejecutados del
proyecto (bajo las columnas PRESUPUESTO), desglosados por ítem (en la columna DESCRIPCIÓN). Esta
hoja contiene el resumen de los montos aprobados para cada ítem presupuestario (Asignado), las
modificaciones presupuestarias aprobadas (Modificación +/-), los montos ejecutados (Ejecutado), el %
del monto asignado para un ítem que ya se encuentra ejecutado (%, con visualización gráfica) y el saldo
respectivo (Saldo) para cada ítem.
En la parte inferior de esta hoja se encuentra un gráfico con el avance del gasto declarado en cada
rendición mensual, así como un cuadro con el detalle de los cambios presupuestarios aprobados por el
INACH. Esta hoja está protegida por contraseña y es modificable sólo por el personal del INACH.
CONTROL DE GASTOS
Código
XX_XX-14
Año
2014
XXXXXX
Nombre del Proyecto
XXXXXX
Investigador
XXXX
Institución
Detalle Gasto
Ayuda Item
P R E S U P U E ST O
Nº Item
DESCRI PCI ON
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
Alojamiento, Alimentación y Traslados
Viáticos
Pasajes Nacionales
Pasajes Internacionales
Fletes y Encomiendas
Inscripciones
Materiales de Oficina e Insumos Computacionales
Productos Químicos y Farmacéuticos
Materiales de Laboratorio
Publicaciones y Servicios de Impresión
Material Bibliográfico
Seguros, Exámenes Médicos y Similares
Materiales para Mantención y Reparación de Equipos
Análisis de Muestras
Servicios Especializados
Vestuario Especializado y Calzado Antártico
Gastos Menores
Maquinarias y Equipos
Equipos Computacionales
Programas Informáticos
A S IG N A D O
M O D IF IC A C IO N ( + /- )
A U T O R IZ A D O
810.000
0%
67.699
0
600.000
0
136.438
0
176.443
1.259.530
512.126
300.000
370.000
177.236
100.000
180.520
600.000
329.895
182.060
5.182.311
750.000
750.000
14.487.311
2.813.053
19%
11.674.258
300.000
1.275.000
1.100.000
300.000
370.000
400.000
100.000
400.000
600.000
750.000
200.000
5.182.311
750.000
750.000
0
S A L DO
92%
600.000
14.487.311
%
742.301
0
0
0
463.562
0
123.557
15.470
587.874
0
0
222.764
0
219.480
0
420.105
17.940
0
0
0
600.000
Totales
E JE CUT A DO
810.000
0
600.000
0
600.000
0
300.000
1.275.000
1.100.000
300.000
370.000
400.000
100.000
400.000
600.000
750.000
200.000
5.182.311
750.000
750.000
0%
0%
0%
77%
0%
41%
1%
53%
0%
0%
56%
0%
55%
0%
56%
9%
0%
0%
2.500.000
Mes
2 0 14
Título del eje
May
Jun
Jul
Ago
Sep
Oct
Nov
Dic
T o ta l
0
Ene
Año 2014 1.913.156
Año 2015
0
Año 2016
1
Feb
Mar
Abr
May
Jun
Jul
Ago
Sep
Oct
Nov
Dic
899.897
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
Ayuda Item
Detalle Gasto
mes siguiente al e-mail [email protected]
Si el proyecto no realizó gastos durante el mes, debe env iar un email a [email protected] infomando que el mes está "SIN MOVIMIENTOS"
Nota: La rendición mensual se debe enviar los 5 primeros días hábiles del
Observaciones
Fecha
Re-itemización
De
A
Monto
Figura 1. Ejemplo de hoja ‘INDICE’ de la planilla de Control de Gastos.
S / O b s.
S / O b s.
S / O b s.
S / O b s.
S / O b s.
S / O b s.
S / O b s.
S / O b s.
S / O b s.
S / O b s.
S / O b s.
S / O b s.
S / O b s.
S / O b s.
S / O b s.
S / O b s.
2 0 15
0
Abr
500.000
S / O b s.
2.813.053
Mar
1.000.000
S / O b s.
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
Feb
1.500.000
S / O b s.
1.913.156
899.897
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
Ene
2.000.000
S / O b s.
6
4.1.2 Ingreso de un nuevo gasto
La hoja ‘201X (año)’ contiene la planilla donde se deben registrar los gastos realizados con cargo
al proyecto (Fig. 2). Esta es la única hoja modificable por los investigadores. Para ingresar un nuevo
gasto, se debe proceder de la forma siguiente:
- Desde la columna con el título ‘Cuenta’, seleccione una celda vacía para ingresar un nuevo gasto.
Desde el menú expandible de esta celda, seleccione el ítem correspondiente al gasto (ver Detalle
Ítems, en ‘Ayuda Ítem’, a continuación).
- En la columna ‘ITEM’ aparecerá automáticamente el número del ítem correspondiente, acorde al
listado entregado en la hoja ‘Ayuda Ítem’.
- En la columna ‘Breve descripción del Gasto’ escriba una descripción concisa, pero explicativa, del
gasto incurrido, indicando qué se adquiere, cuántas unidades y para qué se requiere. Ej.: 2 pasajes
Santiago-Concepción-Santiago para asistir a congreso, o 3 pipetas de 5 ml, 3 pipetas de 10 ml y 3
pipetas de 20 ml para análisis en laboratorio de la Universidad de la Antártica.
- Desde el menú expandible de la columna ‘MES’ seleccione el mes correspondiente a la rendición que
presenta, independiente a cuándo hizo el gasto (Ej.: Diciembre 2014, Febrero 2015).
- En la columna ‘Fecha’ ingrese la fecha correspondiente a la facturación del gasto (Ej.: 02-11-2014,
04-02-2015), registrada en la boleta/factura.
- En la columna ‘Proveedor’ ingrese el nombre de la empresa, compañía o prestador de servicio que
le vendió el servicio o producto, tal como aparece en la boleta o factura de venta.
- Desde el menú expandible de la columna ‘Tipo de Documento’ seleccione el tipo de documento de
venta: Factura, Boleta, Boleta de Honorarios, etc. (ver Detalle ítems para otros documentos
autorizados).
- En la columna ‘Nº Documento’ escriba el número de emisión de la boleta o factura.
- En la columna ‘Monto’ ingrese el monto total pagado.
El total de los gastos realizados durante el año presupuestario del proyecto aparecerá en la celda
‘J6’ de la hoja ‘201X’. El detalle del gasto ejecutado por ítem se calcula automáticamente en la hoja
‘INDICE’, en la columna ‘EJECUTADO’.
2014
XXXXXX
Nombre del Proyecto
Año
XXXXXX
XX_XX-14
Investigador
Codigo
XXXX
DETALLE DE GASTOS
Institución
Cuenta
ITEM
INDICE
Ayuda Item
Breve descripción del Gasto
MES
Fecha
Proveedor
T i p o d e D o c u m e n to
Total selección
2.813.053
Total Gastos
2.813.053
N° Documento
Monto
9
TNT Carry Blair
1
03-01-2014
Laboratorio Linsan S.A.
74375
398.413
9
Guantes,mangas,pinzas, etc.
1
09-01-2014
Distribuidora Futet Ltda.
220760
77.340
14
Guntes, bolsas herméticas para muestras
1
10-01-2014
Jumbo
130299
37.030
7
Etiquetas, lápices, goma, marcador
1
10-01-2014
Librería Giorgio Tucapel y Cia.Ltda.
339903
8.607
7
Etiquetas
1
10-01-2014
Filateria numismática Condor
848262
1.560
Figura 2. Ejemplo de hoja ‘201X’ de la planilla de Control de Gastos.
4.1.3 Detalle Ítems (Ayuda Ítems)
La hoja ‘Ayuda Ítem’ contiene una breve descripción de los gastos permitidos en cada ítem, los
que corresponden a los servicios y/o bienes, subdivididos por ítem, que se pueden adquirir con los
recursos transferidos por el INACH, acorde a lo indicado en las Bases del Concurso Regular del INACH,
que se presenta en el Anexo C.
7
V. DOCUMENTACIÓN DE RESPALDO
5.1 Forma de presentar los documentos de respaldo
En la documentación original que sirva de respaldo, deberá estamparse un timbre que indique que
los gastos fueron realizados con cargo a la transferencia otorgada por el INACH. El formato del timbre
es el siguiente:
FINANCIADO POR INACH
Fecha
Código Proyecto
Informe N°
Monto imputado
$
Es obligación del Investigador Principal y/o de la Institución Patrocinante, cautelar la no
duplicidad de rendiciones con otros proyectos financiados con otras fuentes de financiamiento.
Excepcionalmente se aceptará la rendición de una factura o boleta en dos o más proyectos,
mediante el estampado del timbre de inutilización indicado, acompañado de un anexo en el cual se
indique la denominación de los otros proyectos en que se rinde la misma factura o boleta, con el detalle
de montos o porcentajes atribuidos a cada uno, según corresponda. El INACH verificará que la suma de
los montos que se está imputando a cada proyecto en ningún caso supere el monto total que detalla el
documento de respaldo del gasto.
Las Instituciones Patrocinantes de carácter público deberán mantener todos los documentos
originales que sirvan de respaldo a los gastos declarados por concepto de ejecución del Proyecto,
debiendo enviar a INACH copia digital simple de los originales (pdf) debidamente timbrados, junto al
Informe de Rendición de Cuentas.
Por otra parte, las Instituciones Patrocinantes que pertenezcan al sector privado deberán rendir
cuenta documentada, remitiendo todos los documentos originales debidamente timbrados al INACH,
por correo tradicional, en un sobre cerrado, dirigido al Departamento de Concursos y Medio Ambiente,
INACH, Plaza Muñoz Gamero #1055, Punta Arenas, señalando en el sobre el código del proyecto. Una
vez finalizada la revisión, se devolverán a la Institución Patrocinante sólo aquellos documentos que con
fines tributarios deban permanecer en poder de ella, quedándose el INACH con fotocopias
debidamente autentificadas por el funcionario a cargo de la revisión.
Las Instituciones Patrocinantes, además, deberán otorgar las facilidades necesarias para que el
INACH, o la Contraloría General de la República, cuando corresponda, procedan a la revisión de dichos
documentos en cualquier tiempo, durante la ejecución del Proyecto, o hasta 5 años una vez terminado
éste.
5.2 Documentación Permitida
Para todos los efectos de este manual, los siguientes documentos serán aceptados como válidos
para realizar la rendición de cuentas:
o Boleta de Honorarios (Públicos y Privados)
Boleta Honorarios Electrónica - http://www.sii.cl/boleta_honorarios/
El documento debe incluir al menos:
 Código y año del proyecto
8





Nombre de la Institución Patrocinante
RUT de la Institución Patrocinante
Descripción del servicio
$ Monto bruto a rendir
Fecha
o
Planilla de Viáticos Nacional o Extranjero (solo instituciones Públicas)
Esta planilla de Viatico o Cometido deberá estar autorizada con Resolución, Decreto u Oficio,
según corresponda. Solo podrán rendir viatico los servicios o instituciones Públicas. El
documento emitido por la Institución Patrocinante debe incluir al menos lo siguiente:
 Nº documento
 $ Monto del Viático
 Motivo:
 Destino:
 Nº días
 Fecha: Inicio y término del evento o actividad
o
Documentos Tributarios:
Facturas Afectas – papel o electrónica - (Públicos y Privados)
Facturas Exentas – papel o electrónica - (Públicos y Privados)
Notas de Crédito – papel o electrónica - (Públicos y Privados)
Notas de Debito – papel o electrónica - (Públicos y Privados)
Deben incluir a lo menos:
 A Nombre de la Institución Patrocinante
 RUT de la Institución Patrocinante
 Dirección de la Institución Patrocinante
 Giro de la Institución Patrocinante
 Descripción del bien o servicio adquirido
 $ Monto
 Fecha
o
Otros documentos:
Invoice - compras internacionales (Públicos y Privados):
 A Nombre de la Institución Patrocinante
 RUT de la Institución Patrocinante
 Dirección de la Institución Patrocinante
 Giro de la Institución Patrocinante
 Descripción del bien o servicio adquirido
 Monto en la moneda de origen de la compra
 Tipo de cambio a usar debe ser el del día de la compra.
 Monto en $ chilenos
 Fecha
Facturas de desaduanaje – compras internacionales
Boletas de Compra Venta Nacional e Internacional, con equivalencia en CH$ (Públicos y
Privados)
Resoluciones o Decretos (Públicos)
9
Vales de Peaje (Públicos y Privados)
Boletos de Buses Interprovinciales (Públicos y Privados)
Documento de Pago - Inscripciones Congresos Nacionales e Internaciones (Públicos y
Privados). El documento debe incluir al menos:
 Nombre de la Reunión
 $ Monto bruto a rendir
 Fecha
IMPORTANTE:
Todos estos documentos deben ser emitidos a nombre de la Institución Patrocinante
y deben señalar claramente el código del proyecto.
5.3 Descripción de Otros Documentos asociados a compras en el extranjero
Invoice. Se aplica a todas las facturas internacionales. El documento debe ser original y debe
acompañar toda la documentación que acredite la adquisición. Las compras efectuadas en el extranjero
se declaran con la respectiva factura original (Invoice) más un comprobante que indique la tasa de
cambio utilizada. Esta certificación puede estar dada por:
 la boleta que entrega la casa de cambio por la compra de divisas

el valor del tipo de cambio al momento de la liquidación del banco en una transferencia bancaria

una nota de la institución donde certifique el tipo de cambio utilizado.
Factura de Desaduanaje. Corresponde al documento entregado por el agente de aduanas y que
incluye todos los gastos involucrados en la internación del bien. Ej., impuestos de aduana, gastos de
almacenaje, estiba y desestiba, etc.
Los gastos de desaduanaje deben ser conservados junto con la factura de importación
correspondiente. Si en este tipo de gastos se incluye la importación de más de un bien de capital, se
deberá realizar una estimación porcentual para declarar el valor estimado con cargo a cada bien.
VI. REASIGNACIÓN DE FONDOS ENTRE CUENTAS
En función del buen desarrollo del proyecto, el Investigador Principal podrá solicitar
modificaciones presupuestarias, las que son de dos tipos:
6.1 Autorización Previa
Se podrán solicitar hasta dos (2) reasignaciones de fondos por año de ejecución a la estipulada
en el Anexo N° 1 del Convenio, de modo de maximizar los resultados y objetivos del proyecto. Estas
modificaciones presupuestarias deberán realizarse de la siguiente forma, acorde a lo establecido en los
Convenios y las Bases del Concurso correspondiente:
 Solicitar por escrito, vía mensaje de correo electrónico, a la casilla [email protected], la solicitud
de modificación presupuestaria, completando el Cuadro de Solicitud de Reitemización, que se
presenta a continuación. Se deben justificar especialmente las razones de cada solicitud vinculada a
los objetivos del proyecto.
10
Cuadro 1. Solicitud de Reitemización
SOLICITUD REITEMIZACIÓN
JUSTIFICACIÓN
ITEM
FECHA
DE
MONTO ($)
A
 El INACH analizará el requerimiento y responderá vía correo electrónico, en un plazo máximo de 10
días hábiles, respecto a la aceptación o denegación de la modificación presupuestaria. De aceptarse
la modificación, la cual puede ser total o parcial, el INACH adjuntará la planilla de Control de Gastos
ya modificada, incluyendo el registro de dicho cambio. El INACH podrá autorizar o denegar la
solicitud de modificación de distribución del presupuesto del Proyecto. Por tanto, el Investigador
Principal deberá esperar autorización expresa y escrita del INACH antes de realizar el gasto.
6.2
Ratificación
El INACH podrá reconocer y ratificar, por parte del Jefe del Departamento de Concursos y Medio
Ambiente, aquellas reasignaciones entre cuentas que el Investigador Principal efectúe sin previa
autorización, siempre y cuando se traduzcan en el financiamiento de actividades que sean calificadas
como “pertinentes” (esto es que hayan permitido facilitar el logro de los objetivos) y que correspondan
a gastos en bienes y servicios de consumo que no excedan del 10% del monto de la transferencia
otorgada para el respectivo período de rendición.
Todo gasto que signifique asistencia a Congresos y/o Reuniones no considerados
inicialmente, así como toda compra de activos no financieros, no consideradas en el
proyecto original, deberán siempre ser solicitados vía autorización previa (ver 6.1)
al INACH, no permitiéndose que el gasto sea ratificado, una vez efectuado.
La redistribución de recursos no podrá significar, en ningún caso, sobrepasar la
asignación anual aprobada para el proyecto.
VII.
SEGUIMIENTO FINANCIERO
El INACH mantendrá un permanente seguimiento y control de la ejecución presupuestaria del
proyecto, mediante el análisis y evaluación de informes, auditorías, visitas inspectivas y otras
actividades pertinentes. La Institución Patrocinante deberá dar las facilidades para que el INACH y/o la
Contraloría General de la República, cuando corresponda, puedan realizar las revisiones
correspondientes en cualquier etapa de la vida del proyecto y hasta 5 años después de su ejecución.
Cualquier consulta sobre este manual, favor contactar a la Encargada de Rendiciones:
Correo electrónico:
[email protected]
Mesa de ayuda telefónica: 61-2298137
Horario de atención:
Lunes a jueves, de 8:45 a 17:00 h (*)
Viernes, de 8:45 a 16:00 h (*)
(*) Excepto feriados
11
ANEXO A
CLASIFICACIÓN UNIVERSIDADES
Nº
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
NOMBRE DE DIRECCIÓN
Universidad de Chile
Universidad Santiago de Chile
Universidad de Valparaíso
Universidad de Antofagasta
Universidad de la Serena
Universidad del Bío Bío
Universidad de la Frontera
Universidad de Magallanes
Universidad de Talca
Universidad de Atacama
Universidad de Tarapacá
Universidad Arturo Prat
Universidad Metropolitana Cs. de la Educ.
Universidad Playa Ancha Cs. de la Educ.
Universidad Tecnológica Metropolitana
Universidad de Los Lagos
Universidad Gabriela Mistral
Universidad Diego Portales
Universidad Central
Universidad Finis Terrae
Universidad Mayor
Universidad Pedro de Valdivia
Universidad Santo Tomás
Universidad La República
Universidad de Las Américas
Universidad Nacional Andrés Bello
Universidad Internacional Sek
Universidad Adolfo Ibáñez
Universidad de Viña del Mar
Universidad de Artes, Ciencias y Comunicación UNIACC
Universidad del Mar
Universidad de Los Andes
Universidad Autónoma de Chile
Universidad Adventista de Chile
Universidad San Sebastián
Universidad de Artes y Ciencias Sociales ARCIS
Universidad Catolica Cardenal Raúl Silva Henríquez
Universidad del Desarrollo
Universidad Bernardo O´Higgins
Universidad de Aconcagua
Universidad Los Leones
Universidad Bolivariana
Universidad Tecnológica de Chile INACAP
Universidad Academia de Humanismo Cristiano
Universidad UCINF
Universidad del Pacífico
Universidad Iberoamericana de Ciencia y Tecnología UNICIT
Universidad Alberto Hurtado
Universidad Miguel de Cervantes
Universidad Regional San Marcos
Universidad Chileno Británico de Cultura
Pontificia Universidad Católica de Chile
Universidad de Concepción
Universidad Católica de Valparaíso
Universidad Técnica Federico Santa María
Universidad Austral de Chile
Universidad Católica del Norte
Universidad Católica del Maule
Universidad Católica Santísima Concepción
Universidad Católica de Temuco
CATEGORIA
UNIVERSIDADES ESTATALES
UNIVERSIDADES PRIVADAS
UNIVERSIDADES DEL CRUCH
12
ANEXO B
Plazos para la entrega (‘plazo proyecto’) y revisión (‘plazo INACH’) de los respectivos informes
financieros del proyecto.
PLAZO PROYECTO
INFORME
INSTITUCION
PÚBLICA
INSTITUCION
PRIVADA
DOCUMENTACIÓN
INSTITUCION PÚBLICA
Planilla de Control de Gastos y
Mensual, 5 días
Rendición de
Según calendario documentación de respaldo de
hábiles
Cuentas de
establecido en el todos los gastos efectuados en
siguientes al mes
Avance
convenio
pdf, a la casilla
que se rinde.
[email protected].
Una vez al año;
puede hacerse
Rendición de
una vez el saldo
Cuentas
sea 10% o menos
Anual
del monto total a
rendir en el año.
Rendición de Al término del
Cuentas Final proyecto.
Una vez al año;
puede hacerse
una vez el saldo
sea 10% o menos
del monto total a
rendir en el año.
documentación de respaldo de
todos los gastos efectuados en
pdf, a la casilla
[email protected]., indicando
en el mail que corresponde a la
rendición de final de etapa.
Al término del
proyecto.
documentación de respaldo de
todos los gastos efectuados en
pdf, a la casilla
[email protected]., indicando
en el mail que corresponde a la
rendición de final de proyecto.
INSTITUCION PRIVADA
Planilla de Control de Gastos a la
casilla [email protected]. y
enviar documentación de
respaldo original de todos los
gastos efectuados via correo
ordinario, dirigido a Plaza Muñoz
Gamero N°1055, Punta Arenas,
indicando el código del proyecto.
casilla [email protected]. ,
indicando en el mail que
corresponde a la rendición de
final de etapa , y enviar
documentación de respaldo
original de todos los gastos
efectuados via correo ordinario,
dirigido a Plaza Muñoz Gamero
N°1055, Punta Arenas, indicando
el código del proyecto.
casilla [email protected]. ,
indicando en el mail que
corresponde a la rendición de
final de proyecto , y enviar
documentación de respaldo
original de todos los gastos
efectuados via correo ordinario,
dirigido a Plaza Muñoz Gamero
N°1055, Punta Arenas, indicando
el código del proyecto. El saldo
sobrante debe ser devuelto al
INACH.
PLAZO INACH
INSTITUCION
PÚBLICA
INSTITUCION
PRIVADA
15 días hábiles
para responder.
25 días hábiles
para responder.
15 días hábiles
para responder +
5 días hábiles
extras para la
transferencia
25 días hábiles
para responder +
5 días hábiles
extras para la
transferencia
15 días hábiles
para responder
25 días hábiles
para responder
13
ANEXO C
Uso de fondos INACH transferidos a los proyectos
1. GASTOS EN ALOJAMIENTO, ALIMENTACIÓN Y TRASLADOS (Instituciones Privadas). Las
instituciones de carácter privado NO pueden recibir viáticos. Por ello, los dineros solicitados para
gastos de estadías, alimentación y transporte público durante los viajes, reuniones programadas
de trabajo o en tránsito por Punta Arenas hacia/desde la Antártica, deben ser rendidos contra las
respectivas boletas y/o facturas de: hostal, residencia u hotel; restaurantes; boleta de taxiscolectivos, etc. Todas las boletas deben venir con fecha, lugar y firma del usuario (investigador).
Estos gastos son sólo autorizados para viajes fuera de la Provincia de domicilio.
No se incluye dentro de este ítem los gastos en pasajes de aviones o buses interprovinciales, los
cuales deben rendirse bajo el ítem 3 o 4.
En el caso de co-investigadores, estudiantes o personal técnico no adscrito a la Institución
Patrocinante, deberán rendir del mismo modo que las instituciones privadas, es decir, con
documentos originales (facturas, boletas, recibos de movilización) del servicio de alojamiento,
alimentación y traslados. Además, el Investigador Principal deberá adjuntar un documento
extendido y firmado por él indicando el cometido para el cual les fue asignado los recursos a estas
personas.
Cada vez que se rinda asistencia a una actividad que demande gastos en el ítem de
ALOJAMIENTO, ALIMENTACIÓN Y TRASLADOS, debe llenarse el siguiente cuadro adjunto y
presentarlo como parte del Informe de Rendición de Cuentas correspondiente:
Cuadro 1. Resumen de Viajes Rendidos
RESUMEN DE VIAJES RENDIDOS
MES
RENDIDO
LUGAR DE
DESTINO
ACTIVIDAD
SOLICITADA EN
PROYECTO
SOLICITADA
DURANTE EL
PROYECTO
PERIODO
DESDE
HASTA
N° DIAS
N°
PERSONAS
2. VIÁTICOS (sólo para Instituciones Públicas). Las instituciones de carácter público deben solicitar
viático cada vez que viajen a congresos, reuniones programadas de trabajo o estén en tránsito por
Punta Arenas hacia/desde la Antártica. Estos gastos son sólo autorizados para viajes fuera del
lugar de domicilio.
No se incluye dentro de este ítem los gastos en pasajes de aviones o buses interprovinciales, los
cuales deben rendirse bajo ítem 3 o 4, sobre pasajes.
Para rendir los viáticos, el investigador con calidad de funcionario público (planta o contrata de la
Universidad) debe presentar la solicitud y la Resolución que ordena la Comisión de Servicios
correspondiente. Aquellos investigadores sin calidad de funcionario público, pero que se
encuentren contratados a honorarios por la Institución Patrocinante, deberán presentar la
correspondiente solicitud y Resolución que ordena la Comisión de Servicios.
14
Las solicitudes de viáticos deben estar claramente justificadas, indicando el
evento/congreso/reunión al cual se asistirá, destino (ciudad/país), número de días y monto que se
solicita.
En el caso de co-investigadores, estudiantes o personal técnico no adscrito a la Institución
Patrocinante, deberán rendir del mismo modo que las instituciones privadas, es decir, con
documentos originales (facturas, boletas, recibos de movilización) del servicio de alojamiento,
alimentación y traslados. Además, el Investigador Principal deberá adjuntar un documento
extendido y firmado por él indicando el cometido para el cual les fueron asignados los recursos a
estas personas y presentar el Cuadro 1, “Cuadro Resumen de Viajes Rendidos”, con la información
correspondiente.
3. PASAJES NACIONALES. Compra de pasajes aéreos y terrestres (bus interprovincial).
Los gastos incurridos en este ítem deben ser respaldados mediante ticket aéreo, boleto de bus
(indicando tramo del viaje, nombre y firma del pasajero), factura de la aerolínea, factura de la
Agencia de Viajes, o factura del arriendo de vehículo y gastos en bencina pertinentes al tramo
recorrido.
4. PASAJES INTERNACIONALES. Compra de pasajes aéreos y terrestres (bus internacional), para
destinos fuera del país.
Los gastos incurridos en este ítem deben ser rendidos mediante ticket aéreo, boleto de bus
(indicando tramo del viaje, nombre y firma del pasajero) o factura de la aerolínea o Agencia de
Viajes.
5. FLETES, SERVICIOS DE ENCOMIENDA Y EXCESO DE EQUIPAJE. Este ítem corresponde al pago
de servicios de traslado de carga, envío de encomienda, servicio Courier y pago de exceso de
equipaje en línea aérea, para carga exclusivamente asociada al proyecto.
Los gastos incurridos en este ítem deben ser rendidos mediante boleta o factura.
6. INSCRIPCIÓN CONGRESOS. Pago de la cuota de inscripción para congresos nacionales e
internacionales. NO se permite el pago de paseos o cenas adjuntos a los eventos. Debe tener
presente que NO se permite viajes a congresos en el extranjero durante el año 1 de ejecución del
proyecto.
Los gastos de este ítem se deben rendir mediante la boleta de inscripción al evento, extendida por
los organizadores del mismo, indicando el Nombre del Evento, Fecha, Lugar, Nombre del asistente
y Monto cancelado
7. MATERIALES OFICINA E INSUMOS COMPUTACIONALES. Para la adquisición de insumos de
oficina, tales como productos de papelería, lápices, corchetera, pegamento, entre otros; e insumos
computacionales, tales como tóner, cartridge de tinta, CDs, DVDs, disco duro, pendrive, lectorgrabador de DVD, mouse, entre otros. Estos deben ser claramente presentados en la petición
original de presupuesto y apropiadamente justificados, si se incluyen por reitemizaciones
posteriores.
Los gastos realizados bajo este ítem deben ser rendidos contra las respectivas boletas y/o facturas
de compra de cada artículo.
8. PRODUCTOS QUÍMICOS Y FARMACÉUTICOS. Para la adquisición de reactivos, kits para análisis
de laboratorio, medios de cultivo, productos químicos, solventes y similares.
15
9. MATERIALES LABORATORIO. Para la adquisición de material fungible de laboratorio, tales como
pipetas, material de vidrio, guantes quirúrgicos, entre otros.
10. GASTOS PARA PUBLICACIONES Y SERVICIOS DE IMPRESIÓN. Para el pago de servicios de
publicación de los resultados del proyecto, acorde a los requerimientos estipulados en las Bases y
Convenio (revistas ISI, patentes); para pago de servicios de impresión de afiches (ej., presentación
de afiches en congresos).
Los gastos realizados bajo este ítem deben ser rendidos contra las respectivas boletas, invoice y/o
facturas de compra de cada servicio.
11. MATERIAL BIBLIOGRÁFICO. Para la adquisición de libros, mapas, o pago de suscripciones a
revistas científicas especializadas. Todo el material debe estar vinculado con la temática del
proyecto.
facturas de compra de cada artículo.
12. SEGUROS DE EQUIPOS, DE VIDA Y EXÁMENES MÉDICOS. Sólo para proyectos de Terreno.
Contratación de seguro de vida y accidentes para viajar a la Antártica y viajes al extranjero; pago
de exámenes médicos de los investigadores que viajan a la Antártica; pago de seguros de los
equipos adquiridos por el proyecto o para uso en Antártica.
Los gastos realizados bajo este ítem deben ser rendidos mediante boletas, facturas, bonos médicos,
boletas de honorarios de las instituciones que otorgan los servicios.
13. MATERIALES PARA MANTENCIÓN Y REPARACIÓN DE EQUIPOS. Compra de repuestos para
equipos o instrumentales utilizados por el proyecto, lo cual deberá estar debidamente justificado
en el proyecto o en la solicitud de modificación presupuestaria correspondiente.
Los gastos realizados bajo este ítem deben ser rendidos mediante las respectivas boletas y/o
facturas de compra, indicándose la Marca y Modelo del equipo para el cual se adquieren los
repuestos.
14. SERVICIOS DE ANÁLISIS DE MUESTRAS. Pago de servicios especializados análisis de muestras,
no posibles de realizar por el Investigador Principal o sus co-investigadores (ej.: secuenciación de
ADN, estimación de C14). Se deberá justificar la selección de la empresa proveedora de servicio.
Los gastos realizados bajo este ítem deben ser rendidos mediante las respectivas boletas, invoice
y/o facturas de compra de cada servicio.
15. SERVICIOS ESPECIALIZADOS. Contratación de personal técnico calificado para la toma de
muestras en terreno (ej. buzos, escaladores); servicio de reparación de equipos, análisis de
muestras, etc.
Los gastos bajo de este ítem deben ser rendidos mediante la respectiva boleta de honorarios o
factura del proveedor.
16. VESTUARIO ESPECIALIZADO Y CALZADO ANTÁRTICO. Adquisición de vestuario y calzado
técnico para uso en laboratorio (ej. guantes de protección; delantal) o terreno. Aquellos proyectos
que participen en campañas antárticas deberán adquirir, acorde a las Bases de su Concurso, el
siguiente vestuario: Primera capa de abrigo para uso en Antártica, bototos para trekking, trajes de
buceo, máscara, snorkel y aletas (si corresponden).
de compra.
16
17. GASTOS MENORES. Otros gastos no incluidos en los ítems anteriores, con un tope de gasto por
compra de 1 UTM; ej. fotocopias, artículos de ferretería, otros. En el caso de los proyectos que
trabajen en Base Escudero, podrán contratar internet banda ancha móvil Entel (único proveedor
en península Fildes), plan BAM XI, XII 200 Kbps.
de compra.
ACTIVOS NO FINANCIEROS: Los siguientes ítems corresponden a activos no financieros, los cuales
deben ser inventariados por la Institución Patrocinante y pasarán en comodato a ésta al término del
proyecto o serán de su propiedad, acorde a lo estipulado en las Bases del Concurso correspondiente
y/o en el Convenio suscrito. Los activos no financieros deberán ser marcados con el Código del
proyecto.
18. MAQUINARIAS Y EQUIPOS. Adquisición de maquinaria, equipos e instrumentos técnicos para el
desarrollo de la investigación (ej. microscopios, espectrofotómetro, PCR tiempo real, refrigerador
o ultracongelador, tanque de nitrógeno líquido, cámara fotográfica, sonar, luxómetro, etc.).
Los gastos realizados bajo este ítem deben ser rendidos contra las respectivas facturas de compra.
Los gastos de internación asociados a la compra de un bien se sumarán al valor de este mismo bajo
este rubro.
19. EQUIPOS COMPUTACIONALES. Adquisición de activos no financieros tales como equipos
computacionales, como notebooks, netbooks o tablets, y unidades complementarias, como UPS,
monitores o impresoras.
Los gastos realizados bajo este ítem deben ser rendidos contra las respectivas facturas de compra.
20. PROGRAMAS INFORMÁTICOS (LICENCIAS PARA PROCESAMIENTOS DE DATOS). Adquisición
de activos no financieros tales como licencias de programas computacionales especializados para
el desarrollo de análisis en el marco del proyecto.
facturas de compra.
En el caso específico de la adquisición de activos no financieros correspondientes a los ítems 18, 19 y
20, indicados precedentemente (Maquinarias y Equipos, Equipos Computacionales y Programas
Informáticos, respectivamente), el Investigador Principal deberá tener presente lo siguiente:
- Se deberán adquirir los equipos indicados originalmente en la propuesta.
- Cualquier cambio de equipo, o solicitud de compra de un equipo no considerado inicialmente, debe
estar debidamente justificado y debe ser aprobado previamente por el INACH.
- No obstante lo anterior, cambios en la marca o modelo del equipo, pero manteniendo las
prestaciones técnicas, no requieren justificación.

instructivo de rendiciones

Transcripción

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