SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

Transcripción

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral
Versión: 02
Código: GFPI-F-019
GUÍA DE APRENDIZAJE
GUÍA DE APRENDIZAJE Nº 005 DEL 10 AL 14 DE NOVIEMBRE DE 2014
1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE
Programa de Formación:
Nombre del Proyecto:
Fase del proyecto:
Código: 12210508
Versión: 2
Código: NO APLICA
PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS EMPRESARIALES
Actividad (es) de
Aprendizaje:
Ambiente de
formación
documentos ESCENARIO
Presentar
organizacionales
de
acuerdo a la normatividad
vigente.
Actividad (es) del Proyecto:
NO APLICA
Detectar
y
eliminar
ambigüedades
en
la
redacción de documentos
empresariales.
Juan Rey:
105 - 202
Hortúa:
203 - 304
NO APLICA
NO APLICA
MATERIALES DE FORMACIÓN
DEVOLUTIVO
CONSUMIBLE
Computadores
Video beam
Multimedia
Diccionarios
GTC 185
Guía de
aprendizaje
Hojas blancas
Digitar
y
transcribir
documentos
organizacionales,
aplicando técnicas básicas.
Resultados de Aprendizaje:
Redactar documentos comerciales,
actos administrativos, organizacionales
y los del proceso de compra-venta,
aplicando las técnicas de digitación, las
normas técnicas colombianas vigentes,
normas gramaticales, de semántica, de
sintaxis para la elaboración y
presentación de documentos.
Verificar la aplicación de las normas
gramaticales: semántica, morfología y
sintaxis;
las
normas
técnicas
colombianas
vigentes
para
la
elaboración
y
presentación
de
documentos
comerciales,
actos
administrativos y los documentos del
proceso de la organización y las de
gestión de la calidad.
Competencia:
Producir
los
documentos que se
originen
de
las
funciones
administrativas,
siguiendo la norma
técnica y la legislación
vigente.
Transcribir documentos
organizacionales utilizando la tecnología
disponible, aplicando las técnicas de
digitación, las normas técnicas
colombianas vigentes para su
presentación, las de la organización, las
de gestión documental y de la calidad.
Duración de la guía ( en horas):
25 HORAS
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Proceso Gestión de la Formación Profesional Integral
Versión: 02
Código: GFPI-F-019
2. INTRODUCCIÓN
El escribir una carta implica una serie de pasos que se deben seguir. En Colombia nos rigen las Normas
Técnicas Colombianas para Documentos Comerciales y las empresas están adoptando sólo hacer
transferencias vía e-mail, lo cual conlleva a cuidar más la redacción y la ortografía; que los párrafos sean
lógicos, claros y concisos sin convertirse en telegramas. Junto con su instructor, encuentre usted los
errores de esta carta su vocabulario, redacción y distribución están acordes con los utilizados en el mundo
empresarial.
Santafé de Bogotá, noviembre 12 del 2014
SEÑORES ALPINA S.A.
Carrera 78 No. 38-90
La ciudad.
Queridos señores de Alpina:
Debido a que sus trabajadores nos tiraron el pedido en la puerta del negocio, exigimos que ustedes que
mandan a esos tipos, los envíen para que nos cambien los productos que se dañaron por el mal manejo.
Esperamos, que ustedes lo hagan rápido porque necesitamos esos productos para una venta importante y
quedaríamos mal con nuestro cliente.
En el caso que no vengan de aquí a mañana no les pago la factura y hagan lo que quieran la culpa es de
ustedes por tener gente irresponsable en esas labores.
Quedo de usted atento servidor
Patrocinio Bermejo Carvajal
Gerente general
CORREO ELECTRÓNICO
Señores Alpina:
Nos hurge nos mande el cambio de los yourgures, que nos dañaron, son 300 basos rotos, xlo tanto solo
esperamos hasta mañana q’ toca pagar la factura, no lo ago asta que me hallan resuelto el problemita.
Quedo en espera de sus órdenes
PATROCINIO BERMEJO
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3. ESTRUCTURACION DIDACTICA DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE
3.1 Actividades de Reflexión inicial.
Escribir requiere de mucha imaginación, creatividad, entusiasmo y la habilidad para ponerse en la mente y
en el gusto de una persona. Hay un tema que está de moda últimamente es el de los emprendedores. La
situación económica, el alto porcentaje de paro y la precariedad laboral hacen que, de pronto, buscarnos la
vida por nuestra cuenta se convierta en una buena alternativa. Sin embargo, lo que yo quiero plantearte es
ir un paso más allá: ¿por qué no emprender escribiendo?
Para escribir recibe estos consejos:
1. Organizar su escritorio
2. Organiza prioridades
3. No se obsesione con una sola idea.
4. Crea una hoja de ruta.
5. Analiza si sabe redactar.
6. Formarse e informarse constantemente.
7. Persevera.
3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el aprendizaje.)
Realizo mi auto diagnóstico diligenciando el cuadro presentado tomando como referencia la situación: La elaboracion y
presentación de una carta.
¿Qué conozco de cómo elaborar
y presentar una carta?
¿Qué no conozco de cómo
elaborar y presentar una carta?
¿Por qué es útil saber elaborar
y presentar una carta?
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Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización).
LA CARTA COMERCIAL
La carta es una comunicación o documento que registra, en forma escrita, un mensaje o información a un destinatario. Se utiliza en
las relaciones comerciales entre empresas o personas naturales con el propósito de realizar negocios o prestar un servicio.
3.2 MÁRGENES
Superior entre 3 y 4 cm. Este varía de acuerdo con el logotipo de la empresa.
Inferior entre
2 y 3 cm
Izquierdo entre 3 y 4 cm
Derecho entre 2 y 3 cm
3.3 ESTILOS
Existen dos estilos para elaborar cartas: Estilo bloque y bloque extremo.
3.3.1 Estilo bloque. Se tiene en cuenta que las líneas de número, consecutivo, fecha, asunto, firma y cargo del Remitente, se
escriben partiendo del centro del documento hacia el margen derecho.
3.3.2 Estilo bloque extremo. Todos los datos del documento, inician en el margen izquierdo.
3.4 PARTES
La carta comercial consta de las siguientes partes: número de consecutivo o referencia, fecha, datos del destinatario, asunto, saludo
o vocativo, texto, despedida, remitente, líneas especiales.
3.4.1 Número de consecutivo. Se escribe de dos a tres interlíneas del margen superior; puede ser numérica o alfa-numérica, según
lo determine cada empresa en particular.
0 – 234
G – 490
RH – 120
3.4.2. Fecha. De dos a tres interlíneas del número de consecutivo, se escribe la ciudad de origen y la fecha de envío, en forma
completa.
Bogotá, 7 de septiembre de 2006
3.4.3. Datos del destinatario. De cuatro a seis interlíneas de la fecha, se ubican los datos del destinatario, distribuidos en la
siguiente forma:
Tratamiento
Nombre
Cargo
Empresa o Institución
Dirección
Ciudad de destino
Doctor
LUIS CARLOS ALDANA
Gerente General
Manufacturas Riveros
Calle 59 38-34
Bucaramanga, Santander
La carta se dirige en forma personalizada, es decir, a un funcionario específico, debemos tratar por todos los medios de cons eguir el
nombre completo de la persona a quien se va a dirigir.
Normalmente, los datos del destinatario, se distribuyen en seis líneas, pero dependiendo de la extensión del cargo, empresa o
dirección, se pueden extender máximo a ocho líneas. Todos los datos se escriben con mayúscula inicial; ocasionalmente podemos
escribir el nombre de la persona en mayúscula sostenida o cuando se utilice una sigla, para el nombre de la empresa.
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Doctor
MANUEL JOSÉ URIBE
Jefe de Estudios e Investigaciones
Sociales para América Latina
EAN
Carrera 11 78-47
Bogotá D.C.
3.4.4. Asunto. Consiste en expresar, máximo en cuatro palabras, el tema de la carta. Se escribe de dos a tres interlíneas de los
datos del destinatario.
Asunto: Solicitud cotización
3.4.5 Saludo. Encontramos saludo independiente y saludo como parte del texto.
Saludo independiente. Se escribe a dos interlíneas del asunto o a tres interlíneas de los datos del destinatario, cuando no hay
asunto. Siempre va seguido de dos puntos.
Apreciado señor Gómez:
Respetada señora María Ximena:
Señora Ministra:
Ingeniera Silvia María:
Cordial saludo doctor Mancera:
Saludo como parte del texto. Se escribe en la primera línea al empezar el texto de la carta, a tres interlíneas del asunto o de cuatro
a seis interlíneas de los datos del destinatario, cuando no hay asunto.
Tenemos el gusto de saludarla, doctora Silvia María, y de acuerdo con…
Con agrado lo saludamos, señor Gómez, y le informamos que…
Cordialmente lo saludamos y confirmamos…
Lo saludamos y adjuntamos…
Reciba un cordial saludo y adjuntamos…
3.4.6 Texto. Se redacta en forma breve, clara y directa; se expresa en primera personal del plural (nosotros), aunque sea uno solo el
firmante. No debe presentar errores gramaticales, ortográficos, de puntuación o técnicos; debe tener una presentación impecable.
Comienza a dos o tres interlíneas del asunto o saludo independiente, si lo hay o a cuatro o seis interlíneas de los datos del
destinatario, cuando no hay asunto ni saludo independiente. Se escribe a interlínea sencilla entre renglones y a dos interlíneas entre
párrafos.
Algunas expresiones para iniciar párrafos.
Es un placer…
Con mucho gusto…
Les solicitamos tomar nota…
Les proponemos una reunión…
Su colaboración es muy importante…
Hemos dispuesto todos nuestros recursos…
Su gran experiencia en…
Cuente con nuestra disponibilidad…
Entendemos su retraso…
Si analizamos juntos la situación…
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Lamentamos mucho las incomodidades…
Gracias por…
Le agradezco enviar el informe el 30 de…
Nos gustaría contar con usted…
Sus opiniones enriquecerán la discusión…
La oportunidad que nos brindan…
Siempre podrá contar con nosotros…
Recomendaciones generales en la redacción de textos
- Las palabras escritas en letras mayúsculas, no se dividen.
- Se deben tildar las vocales escritas en mayúscula sostenida.
- No exagerar el uso de la mayúscula sostenida.
- En español, se escriben con minúscula los días de la semana, los meses del año, los puntos cardinales y las estaciones del a ño, a
excepción de punto seguido y al iniciar un párrafo.
- Se escriben con mayúscula inicial los nombres propios de personas, lugares, empresas y nombres de cargos.
- Se debe distinguir el nombre propio del término genérico
3.4.7 Despedida. Encontramos despedida corta y despedida con frase de cortesía.

Despedida breve. Va seguida de coma.
Cordialmente,
Atentamente,
Sinceramente,

Despedida con frase de cortesía. Termina en punto.
Agradecemos su gentil colaboración.
Atentamente esperamos su respuesta.
Muchas gracias por su amabilidad.
Para nosotros es un gusto servirle.
Muchas gracias por atender nuestra solicitud.
Agradezco su respuesta.
Hasta otra ocasión.
3.4.8 Remitente. Nombre, cargo y firma de la persona que envía la carta. De cuatro a seis interlíneas, digitamos el nombre
completo, en concordancia con el nombre del destinatario: sólo mayúscula inicial o mayúscula sostenida. El cargo se ubica a una
interlínea del nombre, con mayúscula inicial y al margen izquierdo (no centrado).
JAIRO ERNESTO CALLE
Gerente de Ventas
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3.4.9 Líneas especiales. Comprende: anexos, copia e identificación de transcriptor.

Anexos. Cuando enviamos algún documento junto con la carta; si en ésta se explica en los párrafos el envío, al final sólo
enunciamos la cantidad, de lo contrario, en necesario identificarlo.
Se escribe a dos interlíneas del remitente, con mayúscula inicial y seguido de dos puntos.
Anexo: uno (8 hojas)
Anexos: tres (nueve hojas)
Anexo: cheque

Copia. Se escribe a dos interlíneas de anexos o de datos del remitente. Con mayúscula inicial, seguida de dos puntos, después
el tratamiento, nombre y cargo de quien recibe la copia.
Copia: Sr. Mario Antonio Triana, Jefe de Calidad
Dra. Claudia Lucía Quintana, Gerente de Producción
Nota: las copias fijas para el archivo no se enuncian.

Identificación del transcriptor. A dos interlíneas de la línea anterior, con mayúscula inicial se escribe el nombre y la inicial del
apellido (hombre o mujer). Se recomienda utilizar letra más pequeña y en caso de tener nombre compuesto, es conveniente
escribir uno de ellos.
Josefina Acuña
Nota Si la persona que firma es la misma que escribe el documento, no se necesita identificación del transcriptor.
3.5. CARTAS DE DOS O MÁS HOJAS.
Se pueden utilizar hojas en blanco a 3 cm del borde superior de la hoja y cuando se trabaja en hojas con logotipo a dos interlíneas.
LEO LO REFERENTE AL DOCUMENTO, E INTERPRETO Y ARGUMENTO DE ACUERDO A LAS CLASES DE CARTAS.




¿Cuál es el propósito central para la escritura de cartas comerciales?
¿Qué datos son los esenciales?
¿Qué implicaciones tiene para una empresa, si la carta enviada no tiene una redacción clara?
¿Cuáles son los parámetros claros para comunicarse eficazmente?
3.4
Actividades de transferencia del conocimiento.
Leo y elaboro cartas comerciales así:





Carta de presentación de un currículum vitae.
Carta de recomendación.
Carta de renuncia.
Solicitud de información.
Carta de Permiso.
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3.5
Actividades de evaluación.
Evidencias de Aprendizaje
Evidencias de Conocimiento :
Criterios de Evaluación

Formulación de preguntas.
Responde preguntas sobre carta
comercial
Socialización de la postura corporal
al digitar.

Evidencias de Desempeño:
Elaboración de documentos y
presentarlo aplicando las pautas sobre
la redacción


Aplica normas de seguridad básica en
la digitación.
Desarrollo de las guías de aprendizaje.
Evidencias de Producto:
Documentos comerciales


Socialización sobre las clases de
eventos
.
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


Redacta y elabora de manera
pertinente
documentos
empresariales
aplicando
las
normas gramaticales y de sintaxis;
las de redacción; las técnicas de
digitación; las normas técnicas
colombianas para la elaboración y
presentación
de
documentos
comerciales y las de gestión de la
calidad vigentes.
Digita rigurosamente palabras y
frases
utilizando
letras
mayúsculas, según el caso y
teniendo en cuenta la velocidad y
la
precisión
en
tiempos
determinados.
Elabora
documentos
organizacionales, aplicando las
técnicas de digitación; las normas
técnicas colombianas vigentes.
Aplica de manera responsable las
técnicas de digitación, realizando
ejercicios
con
los
alcances
superiores e inferiores y de
integración con todo el teclado
hasta lograr su dominio e
incrementando la velocidad y la
precisión.
Realiza de manera diligente el
cotejo de la transcripción con el
documento original, aplicando los
signos de corrección pertinentes.
Conserva de manera ordenada y
segura las fuentes de transcripción
y los documentos digitados,
teniendo en cuenta las normas de
conservación, según el soporte.
Interpreta cuidadosamente grafías,
signos y símbolos durante el
proceso de transcripción para
lograr fluidez y exactitud.
Auto-revisa y corrige los ejercicios
digitados de acuerdo con la guía
suministrada.
Reproduce de manera exacta los
documentos solicitados, teniendo
en cuenta el conducto regular.
Técnicas e Instrumentos de
Evaluación
Evidencias de Conocimiento :
Formulación de preguntas.
Responde preguntas sobre carta
comercial
Socialización de la postura corporal
al digitar.
Evidencias de Desempeño:
Elaboración de documentos y
presentarlo aplicando las pautas
sobre la redacción
Aplica normas de seguridad básica
en la digitación.
Desarrollo de las guías de
aprendizaje.
Evidencias de Producto:
Documentos comerciales
Socialización sobre las clases de
eventos
.
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4. RECURSOS PARA EL APRENDIZAJE
Materiales de formación devolutivos:
(Equipos/Herramientas)
ACTIVIDADES DEL
PROYECTO
NA
Materiales de formación
(consumibles)
Talento Humano (Instructores)
DURACIÓN
(Horas)
NA
Descripción
Cantidad
Computadores
Video beam
Multimedia
Diccionarios
GTC 185
35
1
1
35
1
Descripción
Guía de
aprendizaje
Hojas blancas
Cantidad
Especialidad
Los requeridos por
cada aprendiz.
LUZ ADRIANA MORA
ANGELA MOJICA
PABLO ANDRÉS RIVAS
Cantidad
ADMINISTRADORES
DE EMPRESAS
AMBIENTES DE
APRENDIZAJE TIPIFICADOS
ESCENARIO (Aula,
Laboratorio, taller, unidad
productiva) y elementos y
condiciones de seguridad
industrial, salud ocupacional
y medio ambiente
Juan Rey:
105 - 202
Hortúa:
203 – 304
Página 9 de 9
Versión: 02
Código: GFPI-F-019
5. GLOSARIO DE TERMINOS
CÓDIGO: Sistema convencional que identifica el departamento.
COPIA: Fiel reproducción del documento.
DESPEDIDA: Palabra o frase de cortesía.
DESTINATARIO: Persona a quien va dirigida la comunicación.
EVENTO: Acontecimiento, suceso, eventualidad.
LÍNEAS ESPECIALES: Línea de anexos, copia e identificación del transcriptor.
RAZÓN SOCIAL: Nombre que identifica a una organización.
RÚBRICA: Rasgos de figura determinada que cada persona escribe como parte de la firma.
TRANSCRIPTOR: Persona responsable de elaborar, digitar, o transcribir la comunicación.
ZONA: Espacio predeterminado para ubicación de un conjunto de datos impresos o escritos.
6. REFERENTES BIBLIOGRÁFICOS
 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS. Guía para la elaboración de trabajos escritos.
Sexta actualización, Bogotá D.C. 2013.
 ORTOGRAFÍA BÁSICA DE LA LENGUA ESPAÑOLA. Primera edición. Colombia 2012.
7. CONTROL DEL DOCUMENTO (ELABORADA POR)
 DOLLY ANGULO
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