Ticket Combustible - Dirección General De Administración

Transcripción

SUMINISTROS 008
TICKETS COMBUSTIBLE 04
1. CONTENIDO: Normas de procedimiento para la recepción, distribución,
utilización, registración y rendición y de Tickets Combustible.
2. OBJETIVOS: Normar el procedimiento a que debe sujetarse la provisión de
combustible a través del sistema de Tickets.
3. RESPONSABILIDAD: Será responsable del cumplimiento de las presentes
normas el Jefe de la División o Sección Suministro; el funcionario a cuyo cargo
se encuentre afectado el vehículo automotor y el agente encargado de su
conducción.
4. ALCANCE DE LOS PROCEDIMIENTOS: A los siguientes sectores:
a)
b)
c)
d)
e)
División Contrataciones (D.G.A.).
División Suministros (D.G.A.).
Sección Suministros (Unidades; Institutos; Organismos y Servicios).
Sección Contaduría (Idem punto anterior).
División Contabilidad (D.C.)
5. NORMAS DE PROCEDIMIENTO:
5.1.
5.2.
5.3.
5.4.
5.5.
5.6.
CURSOGRAMA: (no contiene).
DEFINICIONES BASICAS:
NORMAS DE TRAMITES:
FORMULARIOS:
ANEXOS: (Modelo de Asientos - Flujograma):
INDICE:
6. VERIFICACION Y ASESORAMIENTO: División Contabilidad (D.C.), sin
perjuicio de las atribuciones de la Dirección de Auditoría Contable.
7. VIGENCIA: A partir del 01/12/01.
01/12/01 001
SUMINISTROS 008
01/12/01 002
SUMINISTROS 008
5.2. DEFINICIONES BÁSICAS:
5.2.1. TICKETS COMBUSTIBLE: Concepto (Referencia Cruzada):
Serán considerados como bien de consumo siendo aplicables en especial el
Instructivo Tema 008: Suministros – Subtema 01: Bienes de Consumo.
5.2.2.
RESPONSABILIDAD:
1. División o Sección Suministros:
a) Será responsable del ingreso, conservación y custodia de Tickets Combustible
en existencia.
b) De su entrega al usuario del vehículo cuando corresponda.
c) De controlar que la factura presentada por éste último reúna los requisitos
exigidos por el presente instructivo.
d) De la rendición mensual y por vehículo de Tickets Combustible entregados.
e) De solicitar cuando corresponda la restitución de
utilizado.
Tickets Combustible no
f) De cumplir los trámites necesarios tendientes al canje, por parte del proveedor,
de Tickets Combustible con vencimiento próximo.
2. Superior o Jefe Responsable del Vehículo:
a) Será responsable del retiro de Tickets
Suministros.
Combustible de la División o Sección
b) De su conservación y tenencia hasta el momento de su utilización o restitución
a la División o Sección Suministros.
c) De la utilización de Tickets Combustibles conforme a su finalidad.
d) De controlar que la factura extendida por la estación de servicio reúna los
requisitos exigidos por el presente instructivo y de prestar su conformidad junto
con el Jefe de la División Administrativa cuando corresponda.
e) De la presentación de la factura o restitución del Tickets Combustible en la
División o Sección Suministros, acorde con el presente instructivo.
01/12/01 003
SUMINISTROS 008
3. Agente Conductor del Vehículo:
Tendrá responsabilidad derivada de su participación en las operaciones
estipuladas en los apartados anteriores del presente punto.
5.2.3. FACTURA:
1. Requisitos:
Además de cumplir con las normas básicas contempladas por la Resolución
General Nº 3419 DGI (AFIP) y sus modificatorias, deberán contener los requisitos
siguientes:
a) Número; Fecha y Lugar de emisión.
b) A nombre del Servicio Penitenciario Federal.
c) Número de Patente del vehículo.
d) Tipo de combustible adquirido.
e) Cantidad de litros.
f) Importe.
g) Número de tickets utilizados.
2. Conformidad:
La factura deberá conformarse en cada caso por los siguientes
funcionarios:
a) Director y Subdirector Nacional o sus Secretarios Ayudantes en caso que
Superioridad así lo disponga.
la
b) Directores Generales o sus Secretarios en supuestos similares al apartado
anterior.
c) Directores Principales de Complejos
respectivos Jefes Administrativos.
Penitenciarios
juntamente
con
los
d) Directores (o Jefes de Departamento) juntamente con los respectivos Jefes
Administrativos de Unidades, Institutos, Organismos y Servicios.
01/12/01 004
Comentario [s1]: R.G.
FACTURACION Y REGISTRACION
(ACTUALIZAR)
SUMINISTROS 008
e) Directores (o Jefes de Departamentos).
f) Superior o Jefe responsable del vehículo.
g) En el supuesto contemplado en el Punto 5.2.2. Apartado 3. la factura deberá
estar firmada por el agente encargado de conducir el vehículo automotor con
aclaración y número de credencial.
3. Presentación:
El agente encargado de conducir el vehículo tendrá a su cargo la
presentación de la factura de la estación de servicio en la División o Sección
Suministros con los requisitos previstos precedentemente y en los términos
siguientes:
a) Vehículo automotor sin cupo de consumo de Ticket Combustible dentro de la
semana de haber retirado el Ticket de Combustible. En su defecto el Jefe de la
División Suministros comunicará la novedad a la Dirección General de
Administración.
b) Vehículo automotor con cupo semanal, en oportunidad de solicitar la renovación
del cupo. En su defecto la División Suministro no entregará nuevo Ticket de
Combustible.
c) Los restantes vehículos dentro de las veinticuatro (24) horas hábiles. En su
defecto la División o Sección Suministros no entregará nuevo Ticket al usuario
del vehículo.
d) Cuando el formato de la factura extendida por la estación de servicio no admita
introducir los requisitos indicados en Punto 5.2.3. Apartado 1., éstos serán
incorporados y conformados por los funcionarios mencionados en el Apartado
2. subsecuente, en planilla adjunta que se adherirá a la respectiva factura.
5.2.4. RESTITUCION:
Procederá la restitución de Tickets Combustible a la División o Sección
Suministros cuando por cualquier motivo no puedan ser utilizados en un lapso
prudencial (Baja o Transferencia del Vehículo; Siniestro; Reparación; etc.).
5.2.5. CARGO PATRIMONIAL:
Se formulará cargo patrimonial por el valor que corresponda al personal
que extravíe o dé otro destino a los Tickets Combustible o presente factura o
rendición en desacuerdo a las previsiones del presente Instructivo.
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SUMINISTROS 008
5.2.6. CUP0S:
La Dirección General de Administración fijará los cupos de Tickets
Combustible que entregue la División Suministros, mientras que los que entregue la
Sección Suministros, de resultar necesario, serán fijados por el Director Principal o
Director y Jefe Administrativo.
01/12/01 006
SUMINISTROS 008
5.3. NORMAS DE TRAMITE:
5.3.1. TRAMITE DE RECEPCION Y DISTRIBUCION
COMBUSTIBLE EN DIVISION SUMINISTROS (D.G.A.):
DE
TICKETS
1. DIVISION CONTRATACIONES:
Remite a División suministros copia de orden de compra.
2. DIVISION SUMINISTROS:
a) Recibe de parte de División Contrataciones (D.G.A.), copia de orden de
compra que corresponda a Tickets Combustible para su administración y
distribución, y la archiva en forma transitoria.
b) Confecciona legajo del proveedor adjuntando:
provisión.
copia de la orden de
c) Archiva transitoriamente.
3. COMISION DE RECEPCIONES:
a) Se constituye al momento del ingreso de los tickets, en el depósito
correspondiente.
b) Recibe de la Sección Administrativa del depósito el legajo del proveedor.
c) Controla con orden de provisión: cantidad recibida, remesa, fecha de
emisión de los tickets, fecha de vencimiento, fraccionamiento y valor de los
mismos.
d) Confecciona Acta de Recepción. Registra en Libro de Actas y firma.
e) Emite Testimonio de Acta de Recepción por duplicado.
f)
Remite toda la documentación al sector administrativo del depósito.
a) Recibe documentación de parte de la Comisión de Recepciones.
b) Archiva en forma definitiva legajo del proveedor y documentación referida.
c) Recibe por parte del proveedor Tickets Combustible, por orden de compra.
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SUMINISTROS 008
d) Conserva y custodia hasta su entrega por medio de pedidos.
e) Registra en parte diario de novedades, la recepción de tickets, adjuntando
copia de recibo firmado por el proveedor.
f) Procede a registrar en el libro de existencias de combustible, en folio
separado del combustible a granel, la recepción de los tickets de acuerdo al
Instructivo Tema 002: Contabilidad – Subtema 06: Libros y Formularios,
debiéndose agregar todos aquellos datos necesarios para la correcta
identificación de la operación como ser números de tickets, importe, como así
también se deberá adaptar cada columna del libro a los datos que serán
registrados.
g) En caso de rechazarse los tickets se procederá de acuerdo a establecido en
el Instructivo Tema 008: Suministros - Subtema 02: Rechazo de Bienes y
Servicios.
5. DIVISION CONTABILIDAD:
a) Recepciona parte diario de División Suministros.
b) Procede a registrar el ingreso de acuerdo al Instructivo Tema 008:
Suministros - Subtema 01: Bienes de Consumo.
6. AGENTE CONDUCTOR DEL VEHICULO:
Efectúa pedido de Tickets a División Suministros, para la provisión de
combustible.
a) Recibe pedido.
b) Procede a entregar Tickets Combustible bajo constancia de firma y de
acuerdo al cupo establecido para cada vehículo.
c) Registra entrega en libro de existencias.
d) Asienta en parte diario la entrega de tickets.
e) Habilita y Registra en “Planilla semanal de tickets entregados para consumo
de flota vehicular” (Formulario “A”).
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f) Habilita por vehículo y Registra en “Planilla de Entrega-Recepción de tickets
para consumo y posterior registro de las rendiciones presentadas por los
usuarios” (Formulario “B”).
a) Recibe Tickets Combustible.
b) Firma Formulario “B”.
a) Recibe parte diario de novedades de División Suministros.
b) Efectúa registración contable del consumo de los Tickets Combustible.
a) Carga combustible en estación de servicio adherida al sistema de Tickets.
b) Entrega tickets por el valor del combustible cargado.
c) Requiere a la estación de servicio la extensión de la factura con arreglo al
presente Instructivo.
d) Controla y firma al dorso con aclaración y número de credencial.
e) Entrega factura al Superior o Jefe responsable del vehículo.
11. SUPERIOR O JEFE RESPONSABLE DEL VEHÍCULO:
a) Recibe factura y controla que la misma se ajuste a las exigencias del Punto
5.2.3. Apartado 1.
b) Si no está de acuerdo devuelve al Agente conductor del vehículo para su
corrección.
c) Si está de acuerdo, conforma y entrega al Agente conductor del vehículo
para su presentación en la División Suministros.
12. AGENTE CONDUCTOR DEL VEHÍCULO:
a) Recibe factura en devolución del Superior o Jefe responsable del vehículo y
hace corregir por la estación de servicio.
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SUMINISTROS 008
b) Presenta en División Suministro la factura conformada por el Superior o Jefe
responsable del vehículo.
a) Recibe factura.
b) Controla que esté de acuerdo con
Apartados 1., 2. y 3.
lo establecido en el Punto 5.2.3 –
c) Controla facturas de acuerdo a lo registrado en Formularios A y B.
d) De no estar correcto, solicita al Agente conductor del vehículo que subsane
el error.
e) De estar correcto archiva facturas en forma transitoria hasta la rendición
mensual.
f) De corresponder reinicia secuencia a partir del Apartado 6.
Punto.
del presente
5.3.2. TRAMITE DE RENDICION MENSUAL DE TICKETS COMBUSTIBLE:
1. DIVISION SUMINISTROS: (Parte del último día hábil del mes):
a) Retira del archivo transitorio, las facturas presentadas por el Agente
conductor del vehículo.
b) Confecciona expediente de rendición de Tickets Combustible.
c) Adjunta factura y copias de los Formularios A y B al expediente.
d) Envía rendición anexo al parte diario.
a)
Recibe parte diario de novedades con rendición de facturas de tickets
combustible.
b)
Controla facturas de la rendición junto con los Formularios A y B.
c)
Controla sumatoria de importes de facturas con saldos de los Formularios A
y B.
01/12/01 010
SUMINISTROS 008
d)
De no haber consistencia solicita por expediente, a División Suministros la
pertinente corrección, adjuntando las facturas y copias de los Formularios
respectivos.
e)
De haber consistencia archiva en forma definitiva la rendición.
a) Recibe expediente de División Contabilidad.
b) Corrige rendición.
c) Reenvía expediente contestado a División Contabilidad.
a) Recibe expediente con rendición corregida.
b) Controla nuevamente rendición.
c) De haber consistencia procede al archivo definitivo del expediente y la
rendición.
5.3.3.
TRAMITES DE RECEPCION; DISTRIBUCION Y RENDICION DE
TICKETS COMBUSTIBLE EN COMPLEJOS Y UNIDADES:
Se aplicará los Puntos 5.2.1. y 5.2.2. del presente Instructivo con las
adecuaciones siguientes:
a) Las acciones de la División Suministros serán ejercidas por la Sección
Suministros.
b) La Sección Contaduría actuará de conformidad al Instructivo Tema:
Suministros 008 – Subtema: Bienes de Consumo 01, debiendo
además controlar la rendición mensual elevada por la Sección
Suministros.
c) La factura de la estación de servicio deberá ser conformada por el
Director Principal o Director juntamente con el Jefe de la División
Administrativa.
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SUMINISTROS 008
5.4. FORMULARIOS
5.4.1. PLANILLA SEMANAL DE TICKETS ENTREGADOS PARA CONSUMO DE
COMBUSTIBLE DE FLOTA VEHICULAR.-
SUMINISTROS 008
TICKETS COMBUSTIBLES 04
FECHA:
1. MODELO - Formulario "A".
2. DESCRIPCIÓN:
3. UTILIZACIÓN:
VEHICULO
DESTINO
PATENTE
CUPO ASIGN.
LUNES
MARTES MIERCOLES JUEVES
VIERNES
SABADO
TOTAL SEMANAL
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SUMINISTROS 008
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SUMINISTROS 008
FORMULARIOS
5.4.1.
PLANILLA SEMANAL DE TICKETS ENTREGADOS PARA CONSUMO
DE COMBUSTIBLE DE FLOTA VEHICULAR.
1. MODELO – Formulario “A”.
2. DESCRIPCIÓN:
a) Vehículo: Tipo de vehículo, especificando marca del mismo.
b) Destino: Se colocará la Unidad-Dirección-Dependencia u Organismo al que
pertenece el vehículo.
c) Patente: Se colocará Nº de patente del vehículo.
d) Cupo Asignado: Se especificará cantidad de combustible asignado por semana
al vehículo.
e) Lunes......Sábado: En el casillero que corresponda se colocará la cantidad de
tickets entregados para el consumo.
f) Total Semanal: Se colocará la sumatoria que corresponda de acuerdo a los días
entregados, en la semana.
3. UTILIZACIÓN:
Se utilizará por la División o Sección Suministros en Original y Copia. El
Original se agregará a la rendición mensual y la copia se archivará en la citada
División o Sección.-
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SUMINISTROS 008
5.4.2. PLANILLA DE ENTREGA - RECEPCION DE TICKETS PARA CONSUMO DE
COMBUSTIBLE Y POSTERIOR REGISTRO DE RENDICIONES PRESENTADAS POR LOS USUARIOS (POR VEHÍCULO).1. MODELO - Formulario "B".
2. DESCRIPCIÓN:
3. UTILIZACIÓN:
VEHÍCULO:
DESTINO:
PATENTE:
FECHA
PERIODO MENSUAL:
NUMERO DE
EMISION
TICKETS
N°
VALOR
C/U
TOTAL
$
FIRMA, ACLARACION
y CREDENCIAL
RENDICION
SALDO
OBSERVACIONES
$
PENDIENTE
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5.4.2 PLANILLA DE ENTREGA – RECEPCIÓN DE TICKETS PARACONSUMO
DE NAFTA Y POSTERIOR REGISTRO DE RENDICIONES PRESENTADAS
POR LOS USUARIOS (POR VEHÍCULO):
1. MODELO – Formulario “B”.
2. DESCRIPCIÓN:
a) Vehículo: Se deberá consignar la marca del vehículo referido.
b) Destino: Se consignará la Unidad-Dirección-Dependencia u Organismo al cual
pertenece el vehículo.
c) Patente: Se consignará el número de patente del vehículo.
d) Período Mensual: Se consignará mes y año al cual corresponden los datos del
vehículo.
e) Fecha: Se consignará la fecha en que se realizan las entregas de los tickets.
f)
Nº de Emisión: Se consignará el número de orden de emisión a la que
corresponden los tickets.
g) Tickets Nro.: Se consignará el número de los tickets entregados al consumo.
h) Valor c/u:
Se consignará el distinto valor de cada uno de los tickets
entregados para el consumo.
i) Total $: Se consignará el valor que arroje la sumatoria del valor de los tickets
entregados para el consumo.
j)
Firma-Aclaración-Credencial: Se consignará la firma, nombre y apellido y
número de credencial del agente (chofer), que retira los tickets para consumo.
k)
Rendición $: Se consignará la sumatoria de las facturas presentadas como
rendición.
l) Saldo Pendiente: Se consignará la diferencia entre la columna Total $: (i) y
Rendición $: (k).
m) Observaciones: Se consignará todos aquellos datos que se consideren de
importancia para el caso.
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SUMINISTROS 008
3. UTILIZACIÓN:
Se utilizará por la División o Sección Suministros en Original y Copia. El
Original se agregará a la rendición mensual y la copia se archivará en la citada
División o Sección.-
01/12/01 020
SUMINISTROS 008
5.5.
ANEXOS:
5.5.1. MODELO DE REGISTRO CONTABLE:
1- Asiento de Activación de Tickets Combustible de División Suministros:
D.G.A. (División Contabilidad)
----------------------------------------------------SERVICIOS NO PERSONALES DN - BIENES DE CONSUMO (D.N.)
A PROVEEDORES
---------------------------------------------------SERVICIOS NO PERSONALES UNIDAD XX -BIENES DE CONSUMO (Unidad)
A SERVICIOS NO PERSONALES DN- BIENES DE CONSUMO (D.N.)
-------------------------------------------------------------2- Asiento de Activación de Tickets Combustible en las
Unidades/Complejos/Dependencias
Ingreso Diario del Inciso 3
------------------- --------------------------------------SERVICIOS NO PERSONALES R.T.
SERVICIOS NO PERSONALES R.A.E.
A SERVICIOS NO PERSONALES A RENDIR
-----------------------------------------------------------------Consumo Diario del Inciso 3
--------------------------------------------------------SERVICIOS NO PERSONALES CONSUMIDOS R.T.
SERVICIOS NO PERSONALES CONSUMIDOS R.A.E.
A SERVICIOS NO PERSONALES R.T.
A SERVICIOS NO PERSONALES R.A.E.
------------------------------------------------------------------Rendición con el Anexo F 3 (Mensual)
--------------------------------------------------------SERVICIOS NO PERSONALES A RENDIR
A SERVICIOS NO PERSONALES CONSUMIDOS R.T.
A SERVICIOS NO PERSONALES CONSUMIDOS R.A.E.
-------------------------------------------------------------------
La Sección Contaduría registrará los tickets de combustible del Inciso 2 conforme al
Instructivo Tema: Suministros 008- Subtema: Bienes de Consumo 01.
23/05/12 021
(MODIFICADO por Disposición 1148/2012- 23/05/2012)
SUMINISTROS 008
SUMINISTROS 008
SUMINISTROS 008
5.5.2. FLUJOGRAMA DE LAS OPERACIONES RELACIONADAS CON TICKETS
DE COMBUSTIBLE.PROVEEDOR
DIVISION
SUMINISTROS
AGENTE CONDUCTOR
DEL VEHÍCULO
ESTACIÓN DE
SERVICIO
SUPERIOR o JEFE
RESPONSABLE DEL VEHÍCULO
DESCRIPCIÓN
1 - Entrega Ticket de
Combustible
1
2 - Registra y Entrega
a Conductor.-
2
3 - Recibe Ticket, carga Combustible.-
3
4 - Expende Combus tible, Recibe Tickets,
Expide Factura.-
4
5 - Recibe Factura,
Controla firma al dorso,
Entrega a Superior o
Jefe.-
5
6
7
8
6 - Recibe Factura,
Controla, Conforma y
devuelve a Agente Conductor del Vehículo.7 - Recibe Factura con
formada y presenta en
División Suministros.8 - Recibe factura conformada, Controla, Archiva transitoriamente,
de corresponder entrega nuevos tickets.-
01/12/01 023
SUMINISTROS 008
01/12/01 024
SUMINISTROS 008
5.6.
INDICE:
Pág.
001
Carátula:
5.2. DEFINICIONES BÁSICAS:
5.2.1. Tickets de Combustible: Concepto (Referencia Cruzada)
5.2.2. Responsabilidad:
1. División o Sección Suministros
2. Superior o Jefe Responsable del Vehículo
3. Agente Conductor del Vehículo
5.2.3. Factura
1. Requisitos:
2. Conformidad:
3. Presentación:
5.2.4. Restitución:
5.2.5. Cargo Patrimonial:
5.2.6. Cupos:
003
003
003
003
004
004
004
004
005
005
005
006
5.3. NORMAS DE TRÁMITE:
5.3.1. Trámite de recepción y Distribución de Tickets Combustible en
División Suministros (DGA):
1. División Contrataciones:
2. División Suministros:
3. Comisión de Recepciones:
5. División Contabilidad:
9. División Contabilidad:
11. Superior o Jefe Responsable del Vehículo:
007
007
007
007
007
008
008
008
009
009
009
009
009
010
5.3.2. Trámite de rendición mensual de tickets combustible:
010
1.
2.
3.
4.
División
División
División
División
Suministros: (Parte del último día hábil del mes):
Contabilidad:
Suministros:
Contabilidad:
010
010
011
011
01/12/01 025
SUMINISTROS 008
5.3.3. Trámites de Recepción; Distribución y Rendición de Tickets
Combustible en Complejos y Unidades:
011
5.4. FORMULARIOS:
5.4.1. Planilla semanal de tickets entregados para consumo de combustible de flota vehicular.
013
1. Modelo – Formulario “A”.
2. Descripción:
3. Utilización:
013
015
015
5.4.2. Planilla de entrega – recepción de tickets para consumo de combustible y posterior registro de rendiciones presentadas por los usuarios
(por vehículo).
017
1. Modelo – Formulario “B”.
2. Descripción:
3. Utilización:
017
019
020
5.5. ANEXOS:
5.5.1. Modelo de Registro Contable:
021
1. Asiento de activación de tickets combustible de División
Suministros:
2. En Unidades:
021
021
5.5.2.
Flujograma de las operaciones relacionadas con tickets de combustible.
023
5.6. INDICE:
Índice
025
/026
01/12/01 026

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