Descripción de Puesto - Plan República Dominicana

Transcripción

Plan República Dominicana
Descripción de Puesto
Grado:
C2
Departamento:
CONTADOR/A PROYECTOS
GRD
Unidad de Programas
Fecha:
Marzo, 2016
Reporta a:
Coordinador/a Proyectos
Ubicación
PU/CO
Puesto
A través de su trabajo en 50 países con economías en desarrollo en África, Asia y las Américas, Plan busca
alcanzar la mayor cantidad de niños y niñas que sea posible, particularmente aquellos y aquellas que son
excluidos/as o marginados/as, con programas de alta calidad que entregan beneficios duraderos, a través
de incrementar sus ingresos, trabajando en asocio con otros y operando de manera efectiva.
Plan promueve los derechos de la niñez y está comprometida con la protección de los niños y las niñas, así
como con la igualdad de género, por lo tanto toma las medidas necesarias para que sus intervenciones y el
actuar de su personal sean acordes con esta política, asimismo, respetamos el principio de igualdad de
oportunidades y no discriminación a personas por su raza, color, género, edad, origen, lengua,
discapacidad, orientación sexual, religiosa y/o política, estatus marital o embarazo!
Propósito:
Gestionar los presupuestos de los proyecto(s) asignados con respecto al registro y seguimiento de gastos
financieros, generación y conciliación de reportes financieros; registros y operaciones en el sistema de
activos fijos relacionado con los proyectos especificados. Validando y orientando el proceso de control de
gastos de proyectos en SAP) desde su apertura, verificación de gastos, generación de reportes financieros
del/los proyecto/s mensuales, trimestrales, anuales y cierre correspondiente, según requerimientos de los
donantes y las políticas internas y globales; con el objetivo de asegurar la correcta rendición de cuentas al
Donante que contribuya a mantener una imagen de transparencia y confiabilidad.
Dimensiones del Rol:
Responsable por el registro y control de los presupuestos de los proyectos por un monto aproximado de
USD$1,254,810.00, así como la preparación, conciliación y presentación de reportes financieros de
proyectos, mensual, trimestral, anual y al cierre.
Responsabilidades Principales:
1. Gestionar en el sistema SAP, el registro de transacciones, generación de reportes mensuales de gastos
de los proyectos con movimientos en el período, así como la codificación de cuentas, alineadas con el
presupuesto sometido al donante; verificando alineación de gastos en módulo de grants en SAP con
los del proyecto, la aprobación de PO’s y las cuentas que asociadas a los presupuestos de proyectos en
SAP.
2. Aportar insumos para la elaboración de las propuestas de nuevos proyectos y las auditorías externas
de los proyectos.
Personas y Cultura Organizacional
1

Participando en la elaboración de presupuesto, junto con el Coordinador/a de Movilización de
Recursos Internacionales (Grants) y los responsables del proyecto, para que las cifras puedan ser lo
más reales posibles.

Aportando insumos en los procesos de auditoría de los proyectos específicos (grants), a
requerimiento de los donantes.
3. Procesar y salvaguardar la información relacionada a los proyectos recibidos del Coordinador/a de
Donaciones Institucionales Grants.

Asegurar el archivo y salvaguarda de todos los documentos relacionados a los proyectos bajo su
cargo, modificaciones, extensiones de fechas de cierre, aumento de presupuesto y producto, con
las evidencias pertinentes.

Presentar los reportes financieros de los proyectos correspondientes, con copia a la Gerente de
Finanzas y Gerente de Movilización de Recursos, para ser presentados a las Oficinas Nacionales de
Recaudación de Fondos (Nos).
4. Articular los procesos financieros y de aprovisionamiento de servicios relativos a los proyectos con
respecto a los requerimientos internos y del donante; gestionando el flujo de información necesaria
entre el equipo de finanzas en Santo Domingo y el equipo del proyecto en la Unidad de Programas
para pagos y desembolsos a tiempo.

Asegurar el cumplimiento de los acuerdos con suplidores a partir de: dar seguimiento a la
contratación de servicios / consultoría, alertar sobre fechas previstas para pagos, recopilar
información necesaria para agilizar pagos con el equipo de finanzas.;

Actuar como el vínculo administrativo entre el proyecto en la Unidad de Programas y la Oficina de
País (Santo Domingo) para agilizar el proceso de compras y entrega de bienes (flujo de
información / seguimiento);

Asegurar que recibe los documentos necesarios para completar archivos financieros
(justificaciones, listados de participación, recibos etc.) mientras manteniendo un equilibrio entre
una buena rendición de cuentas y evitar burocracia excesiva.
5. Asegurar la calidad de información financiera

Capacitar al personal del proyecto en el manejo de información financiera necesaria para una
buena rendición de cuentas financieras;

Proveer información oportuna y orientar al coordinador de proyecto con la revisión de
presupuestos y sus calendarios para facilitar proyección de flujos de caja y monitoreo de gastos;

Recomendar al coordinador/a de proyecto cualquier cambio entre partidas necesaria para un buen
uso de los fondos del proyecto, según el ritmo de gastos y las reglas del donante;

Asegurar las proyecciones financieras estén correctas en colaboración con el equipo de proyecto,
RRHH (gastos de nomina) y el equipo de compras para recomendar cualquier cambio en el
presupuesto calendario / proyección que sea necesario.
6. Trabajar con socios para asegurar una buena rendición de cuentas hacia Plan:

Capacitar los socios del/los proyecto (cuando sea necesario) en el manejo de finanzas y rendición
de cuentas de manera adecuada;
2

Incorporar los gastos de los socios en los informes financieros del proyecto (en particular socios en
consorcio con Plan cuyos fondos no se reciban desde la cuenta de Plan Republica Dominicana),
con miras a la consolidación de gastos de los proyectos y la rendición de cuentas.
7. Gestionar aspectos generales de administración de los proyectos, tales como:

Seguimiento de compras hechas al nivel de (CO) Santo Domingo por el equipo de compras por
el/los proyecto/s (recepción de requisiciones, cuentas por pagar etc);

Mantener archivos financieros del proyecto y armonizar archivos (papel y electrónica) con el
personal del proyecto en la Unidad de Programas;

Actuar como el vinculo del proyecto en cuanto a cualquier tema administrativa o financiera
requiriendo apoyo o seguimiento desde la oficina central en Santo Domingo;

Mantener un seguimiento y control de los activos de Plan y reportes mensuales a la gerencia del
estatus de estos en las PUs y la Oficina de País;

Otras tareas administrativas según las necesidades del/los proyecto/s y sus coordinadores.
8. Contribuir a mantener un clima laboral donde se disfrute el trabajo, se respeten los derechos humanos
y que permita la satisfacción de los colaboradores y la comunidad donde opera Plan. Realizar labores
afines y complementarias adicionales, alineadas con los objetivos, valores, normas y ética de la
organización y el cumplimiento de todas las políticas de Plan:

Asumir el compromiso con la tolerancia cero (0) hacia el abuso infantil, el cabal cumplimiento de la
política de Protección de la Niñez1, el procedimiento de reporte de incidentes de protección y el
apoyo a los estándares de protección; así como mantener una conducta de acuerdo al Código de
Conductas y Política de Silbato2 de Plan.

Asumir el compromiso con la promoción de la igualdad de género y la inclusión, apoyando las
campañas y las acciones definidas en los estándares de género.

Mantener la integridad y confidencialidad en el manejo de los recursos e información (electrónica y
física).

Contribuir a mantener una cultura de alto desempeño, eficiencia, efectividad y rendición de
cuentas.
Indicadores de Éxito:



1
2
El 100% de las cuentas de los compromisos de financiación (FAD’s) y proyectos (PO’s) están
conciliadas, cuadradas y registradas.
El 100% de los registros de ingresos y gastos se realizan a tiempo y con calidad.
El 100% de los reportes financieros para los donantes son entregados a tiempo y con calidad.
Anexo: Política de Protección de la Niñez “Diga ¡Si! A la Protección de la Niñez”
Anexo: Código de Conducta y Política de Silbato.
3
El 100% de los insumos para auditorías internas y externas son entregadas a tiempo y con
calidad.

Solución de Problemas:
Ocasionalmente podría requerir el manejo de conflictos con actores internos y/o externos.
Responder de manera proactiva a situaciones de presión.
Actuar con flexibilidad ante ocurrencia de imprevistos.



Comunicaciones y Relaciones de Trabajo:
Relación
Contacto con:
Interna:
Coordinadores de proyectos
Nivel de
Contacto
Alto
Propósito
Coordinador/a Donaciones
Alto
Finanzas / Analista Financiera
(CO)
Alto
Regional/IH:
NO’s
Bajo
Informaciones financieras de los grants
Externa:
Banco
Donante y Socios
Auditores Externos
Bajo
Bajo
Bajo
Cuadre de cuentas e inquietudes
Reuniones de acuerdos de los grants
Informaciones financieras de los grants
Requerimientos internos y de donantes sobre
presupuestos y finanzas.
Requerimientos de donantes sobre presupuestos y
finanzas.
Proceso financiero y presupuesto del grant.
Informaciones para Pre-Auditorías, Auditorías
Requisitos:
 Formación:

Formación Universitaria en Contabilidad, o Administración de Empresas o áreas afines.
 Experiencia:


Tres años de experiencias en manejo de finanzas o contabilidad.
Experiencia en el manejo de Proyectos Financiados por Donantes Internacionales, tales como,
ECHO y la Unión Europea.
 Conocimiento:







Conocimiento de las normas tributarias del país.
Conocimiento de presupuestos y análisis financiero.
Conocimiento de procesos de conciliación bancaria, cuentas por pagar y contabilidad.
Codificación de cuentas conforme al catálogo de cuentas.
Manejo de herramientas tecnológicas Microsoft Office (word, excel, power point, etc) msn,
skype.
Manejo de Sistema SAP
Inglés: leer y escribir (preferible).
4
 Habilidades:


Capacidad de análisis y síntesis de información
Atención al detalle
 Competencias Conductuales:


Alto rendimiento y desempeño. Construye Equipos Efectivos y Alianzas. Conocimiento de sí y
resiliencia.
Interés y alto compromiso de trabajo con niños y niñas.
Ambiente físico y requerimientos:
 Disposición de viajar fuera de su localidad habitual a requerimiento.
 Ante situaciones de emergencia, puede requerir asumir roles o actividades adicionales.
Nivel de contacto con niñas y niños:
 Bajo: en pocas ocasiones estará en contacto con niños, niñas, adolescentes y jóvenes.
Organigrama:
Título Supervisor/a del Supervisor/a:
Título Supervisor/a Directo/a
PUESTO DESCRITO:
Títulos Posiciones que Supervisa
Coordinador/a de Consorcio-Proyecto
Coordinador/a Local Proyecto
CONTADOR PROYECTOS
N/A
Aprobación:
Nombre y Apellido
Elaborado por:
Silvio Minier, PSM
Revisado por:
Aracelys De los Santos, FM
Firma
Fecha
Madaliz Camilo, Gerente RH
Aprobado por:
Brechtje van Lith, CD
Empleado/a:
Con la firma de este documento, el empleado/empleada se compromete a cumplir todo lo que en él está escrito.
5

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