5. procedimiento de emisi_n y entrega de constancias

5. procedimiento de emisi_n y entrega de constancias

 PROCEDIMIENTO DE EMISIÓN Y ENTREGA DE CONSTANCIAS Versión no: 1 Fecha de publicación: 27‐02‐2012 1. Objetivo:
Que el área de Servicios Escolares, elabore un documento que le permita al alumno garantizar su
situación académica, con información confiable, y que sea entregada en tiempo y forma.
2. Alcance:
Aplica para todos los niveles (Bachillerato, Licenciatura, Posgrado e Inglés) de Universidad ETAC.
3. Definiciones:
RVOE: Reconocimiento de Validez Oficial de Estudios; es el acto de la autoridad educativa en virtud del
cual se determina incorporar un plan y programas de estudio que un particular imparte, o pretende
impartir, al sistema educativo nacional.
C.C.T.: Clave del Centro de Trabajo (únicamente se ocupa en constancias de Bachillerato). ID: Número de Registro de Identificación del alumno.
Nivel: Nos indica el Nivel Académico al cual está inscrito el alumno.
Ciclo: Se refiere al periodo de las actividades académicas en el cual se inscribe el alumno.
Periodo Vacacional: Periodo de descanso en el cual se interrumpen las actividades académicas.
Fecha de Expedición: Se refiere al día en que se elabora la constancia.
4. Trámite de Constancia:
Cuando un estudiante requiera comprobar su situación académica ante alguna Institución y/o
Dependencia, puede solicitar una constancia de estudios misma que respaldará su estatus académico,
para lo cual deberá acudir al área de Cajas a realizar el pago de la misma o solicitar su referencia para
efectuar el depósito bancario. Una vez realizado lo anterior deberá dirigirse al área de Servicios
Escolares, presentando su recibo o Boucher de pago, a cambio Servicios Escolares le entregará
papeleta de trámite, para poder recibirla 3 días hábiles posteriores a la fecha en que realice dicho trámite.
5. Elaboración de Constancia:
El asistente de servicios escolares, a quien le corresponda esta tarea, una vez que cuente con el recibo
de pago, primeramente deberá generar el mapa curricular, mismo que nos brindará la información
necesaria para la elaboración de la misma, ya que nos indica nombre, nivel, programa y cuatrimestre o
semestre que está cursando actualmente el alumno. Ya validada la información, ocupará el formato que
se tiene de constancias y la elaborará de acuerdo a las características de cada alumno.
FechadeRevisión:
22‐FEB.‐2012
Autorizadopor
Corporativo.
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PROCEDIMIENTO DE EMISIÓN Y ENTREGA DE CONSTANCIAS Versión no: 1 Fecha de publicación: 27‐02‐2012 6. Tipos y Datos que deben contener las Constancias:

Alumnos Activos:
o RVOE
o CCT (Solo en constancias de Bachillerato)
o Nombre del Alumno (a)
o Id
o Nivel
o Programa
o Ciclo
o Periodo vacacional
o Fecha de expedición.

Alumnos Inactivos:
o RVOE
o CCT (Solo en constancias de Bachillerato)
o Nombre del Alumno (a)
o Id
o No. de cuatrimestre hasta el cual cursó
o Ciclo del último cuatrimestre cursado
o Nivel
o Programa
o Hacer mención que a la fecha es un alumno inactivo
o No. y porcentaje de materias acreditadas
o Promedio.
o Fecha de expedición.

Alumnos Egresados
o RVOE
o CCT (Solo en constancias de Bachillerato)
o Nombre del Alumno (a)
o Id
o Nivel
o Programa
o Fechas y Ciclos de inicio y término.
o No. y porcentaje de materias acreditadas (en este caso siempre será el 100%)
o Promedio General
o Fecha de expedición.

Alumnos en trámite de Titulo y Cédula
o RVOE
o Nombre del Alumno (a)
o Id
o Nivel
o Programa
o No. y porcentaje de materias acreditadas (en este caso siempre será el 100%)
o Indica si el alumno se encuentra en Trámite de Título y Cédula
o Fecha de expedición.
Todas las constancias deberán entregarse en hoja membretada, firmada por la Directora de Servicios
Escolares y Selladas.
FechadeRevisión:
22‐FEB.‐2012
Autorizadopor
Corporativo.
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PROCEDIMIENTO DE EMISIÓN Y ENTREGA DE CONSTANCIAS Versión no: 1 Fecha de publicación: 27‐02‐2012 7. Desarrollo del Proceso.
Responsable
ALUMNO
No.
1.
SERVICIOS ESCOLARES
2.
ALUMNO
3.
SERVICIOS ESCOLARES
ALUMNO
4.
FechadeRevisión:
22‐FEB.‐2012
Descripción de la Actividad
Realizar el pago de la Constancia, en el área de cajas o por
depósito bancario.
Presentarlo al área de Servicios Escolares.
Validar y elaborar la constancia de estudios. Asegurando que
no exista error y garantizando la entrega en la fecha que se le
indica al alumno.
Presentarse en el área de Servicios Escolares en la fecha
establecida para recibir su constancia y dejará a cambio la
papeleta de trámite firmando que ya recibió su trámite. Revisar
que los datos plasmados en ella sean correctos.
El alumno deberá recibir su trámite en la fecha indicada, ya
que tendrá una vigencia de 15 días después de su emisión
para su entrega y recolección, una vez transcurrido este
periodo será depurado por la institución quedando exenta de
cualquier responsabilidad así como eximiéndola del pago y los
días para su reelaboración.
Servicios Escolares resguardará las papeletas de trámite
firmadas junto con los mapas curriculares.
Autorizadopor
Corporativo.
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