uso adecuado para enviar correos con archivo adjunto

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Rama Judicial del Poder Público
Consejo Superior de la Judicatura
Sala Administrativa
Centro de Documentación Judicial - CENDOJ -
USO ADECUADO PARA ENVIAR CORREOS CON ARCHIVO
ADJUNTO
Para tener un buen servicio de correo institucional es necesario que cuando vayan
a adjuntar algún archivo o archivos al mensaje tengan presente las siguientes
sugerencias:
1. Como tamaño máximo del archivo a adjuntar debe ser de 7 MB (7.168 KB)
o la suma de los todos los archivos a adjuntar.
2. Si es necesario enviar un archivo o varios archivos que pasen más de 7 MB
(7.168 KB) a usuarios que se encuentran en la Rama Judicial, se aconseja
Calle 12 No. 7 - 65 Conmutador - 5658500
www.ramajudicial.gov.co
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Centro de Documentación Judicial - CENDOJ crear una carpeta compartida y ahí almacenar los archivos que desea
transmitir y por correo enviaría la ruta de cómo ingresar a esa carpeta
compartida a las personas que necesita enviarles el archivo. Para crear la
carpeta por favor comuníquese con el ingeniero del sitio en que se
encuentra para que se la configure y le de los permisos necesarios.
3. Si es necesario enviar archivos adjuntos con más de 7 MB de tamaño a
cuentas de correos externas (Hotmail, Gmail, Yahoo, etc) tendría que
hacerlo desde una cuanta externa ya que estas cuentas por ser de uso
mundial y la restricción en sus servidores de correo para los archivos
adjuntos son hasta 20 MB entre ellos.
4. Se informa que cuando se envía un correo con archivo adjunto de 7 MB
(7.168 KB) la salida de este y la recepción del mensaje ralentizará por unos
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Centro de Documentación Judicial - CENDOJ minutos el servicio de correo tanto del que envía el mensaje (mientras sale
de la “Bandeja de Salida del Outlook”) como del que lo recibe (Mientras se
descarga en la “Bandeja de Entrada del Outlook”
5. Es importante informar a las personas que les van a enviar archivos
adjuntos mayores a 7 MB (7.168 KB) fuera de la Rama Judicial desde
cuentas externas a la cuenta de correo institucional que nuestros servidores
de correo institucional no reciben correos de esta capacidad y recibirán un
mensaje de rebote, si la información a adjuntar está relacionada con la
Rama Judicial pueden utilizar el programa para comprimir archivos llamado
“WINRAR” el cual explicaremos su utilización a continuación, esta opción
también se puede utilizar cuando tengan que enviar archivos con más de 7
MB (7.168 KB) desde la Rama Judicial a correos de la Rama o externos.
MANUAL PARA PARTICIONAR ARCHIVOS CON WINRAR Y
DESCOMPRIMIRLO
NOTA: Es necesario tener instalado el programa WINRAR
Este manual está dividido en dos partes:
Parte 1: Particionar archivo.
Parte 2: Extraer archivo.
El objetivo de este manual es enseñar como particionar un archivo (.doc, .docx,
.xls, .xlsx, .pdf, etc) mayor de 10 mb y como descomprimirlo.
Parte 1: Particionar archivo.
 Primero veremos el tamaño del archivo colocando el puntero encima del
archivo, presionamos click derecho en el mouse y nos aparecerá una
persiana y oprimimos la opción “Propiedades” nos aparecerá un cuadro
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Centro de Documentación Judicial - CENDOJ donde veremos el tamaño del archivo en Mb y bytes, si en el tamaño nos
aparece 10 MB o más realizaremos este tutorial.
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 Ya viendo que el archivo es mayor a 10 Mb ubicamos el puntero sobre el
archivo y damos click derecho en el mouse y nos aparecerá una pantalla
donde seleccionamos “Añadir al archivo…..” (sabremos si tenemos
WINRAR instalado cuando antes de la opción “Añadir al archivo…..”
veremos un dibujo como este “
”).
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 Luego de ingresar a “Añadir al archivo…..” nos aparece una pantalla donde
haremos los siguientes pasos:
1. Veremos que en la opción de “Formato de archivo” este seleccionado
“RAR”.
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Centro de Documentación Judicial - CENDOJ 2. Luego en “Métodos de compresión” seleccionamos “La mejor”.
3. Luego en la opción “Partir en volúmenes, octetos escribiremos
3500000 sin comas ni puntos, esto quiere decir que el archivo se
dividirá en partes de 3 Mb cada una.
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Centro de Documentación Judicial - CENDOJ 4. Luego damos aceptar y comenzara a peticionarse el archivo y se
crearan las particiones en la misma carpeta donde está el archivo
original con el mismo nombre del archivo original pero cada parte
termina en “part1, part2, part3….” Y así sucesivamente según el
número de partes que se crearon, para esta guía nos salieron tres
archivos como se ve en la imagen.
AQUÍ TEMINAMOS PARTE 1: PARTICIONAR ARCHIVO DE ESTA
GUIA, SEGUIREMOS CON LA PARTE 2: EXTRAER ARCHIVO.
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Parte 2: Extraer archivo.
Cuando tengamos el archivo ya particionado enviaremos por separado una a una
las partes creadas, enviando un correo por cada parte creada, es decir en el
correo 1 ira adjunto la parte 1, en el correo 2 la parte 2 y así sucesivamente de
acuerdo a las partes creadas.
La persona que recibe los correos con cada parte adjuntada tendrá que guardar
cada uno de los archivos adjuntos en una carpeta, ES IMPORTANTE QUE
TODOS LAS PARTES QUE SE CREARON DEL ARCHIVO ESTÉN EN UNA
CARPETA PORQUE EN ESA MISMA CARPETA ES DONDE SE EXTRAERÁ EL
ARCHIVO ORIGINA.
A continuación veremos cómo se extrae el archivo original de las particiones:
 Ya creada la carpeta donde se guardaron todas las partes del archivo
original daremos click derecho sobre el archivo con terminación “part1” y
seleccionamos la opción “ Extraer aquí” y comenzara a extraer el archivo
original donde se creara en esta misma carpeta.
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CON ESTO CONCLUIMOS LA GUIA DE CÓMO PARTICIONAR Y EXTRAR UN
ARCHIVO MAYOR A 10 MB.

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