manual de organización y funciones de la oficina central de

manual de organización y funciones de la oficina central de

MANUAL DE
ORGANIZACIÓN Y
FUNCIONES.
(MOF OFICINA DE
COOPERACION
TECNICA E
INTERNACIONAL)
2011
PRESENTACIÓN
El Manual de Organización y Funciones de la Oficina de Cooperación Técnica e
Internacional, es un documento técnico normativo que contiene disposiciones básicas que
regulan y fijan la estructura orgánica, funciones y relaciones de la Oficina Central y sus
unidades ejecutivas hasta el nivel de los cargos.
El Manual de Organización y Funciones es importante por cuanto es un instrumento
de gestión institucional, en el cual proporciona información a los Órganos de Gobierno,
funcionarios y servidores públicos sobre sus funciones y ubicación dentro de la estructura
general de la organización, así como las interrelaciones formales que corresponda. Asimismo
facilita el proceso de inducción del personal nuevo y el adiestramiento y orientación del
personal en servicio, permitiéndoles conocer con claridad sus funciones.
2
INDICE
Pág.
I.-
GENERALIDADES:
1.1
1.2
1.3
FINALIDAD
BASE LEGAL
AMBITO
03
03
03
II.-
DEL DISEÑO ORGANIZACIONAL
05
III.-
CARTA FUNCIONAL DE LOS CARGOS
07
DEL ORGANO DE DIRECCCION
DEL ORGANO DE APOYO
07
09
DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS
11
IV.-
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LA OFICINA DE
COOPERACIÓN TÉCNICA E INTERNACIONAL DE LA UNIVERSIDAD
NACIONAL DE SAN MARTIN - TARAPOTO
TITULO I
GENERALIDADES
1.1.-
FINALIDAD.El presente Manual de Organización y Funciones de la Oficina de Cooperación
Técnica e Internacional de la Universidad Nacional de San Martin, tiene por finalidad,
precisar su estructura orgánica, líneas de autoridad, responsabilidad, coordinación,
funciones de cada una de las unidades; e instruir al trabajador respecto a los deberes y
responsabilidades del cargo que le ha sido asignado.
1.2.-
BASE LEGAL
a).b).c).d).-
1.3.-
Su base legal es:
Ley Universitaria Nº 23733;
ley de Presupuesto del Sector Publico
Normas de la Presidencia del Consejo de Ministros.
Resolucion Jefatural N°003-94-inap/dnr, que aprueba la Directiva N° 002-94INAP/DNR.
AMBITO
El ámbito de aplicación del presente Manual de Organización y Funciones
comprende a toda la Oficina Central de Cooperación técnica e Intercambio
Académico, incluyendo sus unidades de trabajo.
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TITULO II
DEL DISEÑO ORGANIZACIONAL
2.1.-
2.2.-
Son Funciones de la Oficina de Cooperación Técnica e Internacional:
a).-
Proponer la política Universitaria de Cooperación Técnica e Internacional
Financiera, nacional e internacional.
b).-
Planificar, gestionar y coordinar las acciones de intercambio académico,
tecnológico y científico para docentes y estudiantes de la UNSM-T
c).-
Asesorar a la alta Dirección en gestión institucional sobre becas donaciones,
convenios y proyectos de Cooperación y Desarrollo.
d).-
Programar y Gestionar Becas de acuerdo a la prioridad institucional así como0
de la facultad.
e).-
Mantener actualizado el archivo de Convenios, donaciones y becarios de la
UNSM-T.
f).-
Orientar la Consecución de la Cooperación Técnica y financiamiento hacia los
Proyectos de desarrollo de la actividad Productiva que ejecuta la Universidad.
g).-
Actualizar el directorio de oficina de Cooperación Técnica Internacional a Nivel
de Universidades.
h).-
coordinar la gestión de los proyectos de cooperación técnica internacional.
i).-
Recabar información de Embajadas, Oficinas Cooperantes y otras instituciones
refentes a proyectos de Cooperación Técnica Internacional.
f).-
Realizar otras funciones que le asigne el Vicerrector Académico.
La Estructura Orgánica de la Oficina Central de Cooperación Técnica e Intercambio
Académico es la siguiente:
ÓRGANO DE DIRECCION
ÓRGANO DE APOYO
:
Jefatura de la Oficina de Cooperación
Técnica e Internacional.
Secretaria.
:
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2.3.-
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL
DE LA OFICINA CENTRAL DE
COOPERACIÓN TÉCNICA E INTERCAMBIO ACADEMICO
VICERRECTORADO
ACADEMICO
OFICINA DE COOPERACION
TECNICA. E NTERNACIONAL.
SECRETARIA
CUADRO DE DISTRIBUCIÓN DE CARGOS
CARGO CLASIFICADO
TOTAL
SITUACION
O
DIRECCION
 director
 Secretaria
OBSERVACION
P
Docente-Confianza
01
01
01
02
01
02
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TITULO III
CARTA FUNCIONAL DE LOS CARGOS
CAPITULO I
DEL ORGANO DE DIRECCION
1.-
CARGO.Director
2.-
UNIDAD ORGANICA.Oficina Cooperación Técnica e Internacional.
3.-
FUNCION GENERAL
Asesorar al Vicerrector Académico y a la Alta Dirección en los asuntos
relacionados a la competencia de la oficina a su cargo;
4.-
FUNCIONES ESPECIFICAS.a).-
Asesorar al Vicerrector Académico y a la Alta Dirección en los asuntos
relacionados a la competencia de la oficina a su cargo;
b).-
Planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades de la oficina a su cargo;
c).-
Proponer el Proyecto de Plan Operativo y de Desarrollo, así como el
Presupuesto del Órgano a su cargo;
d).-
Mantener informado al Vicerrector Académico sobre las actividades que
realiza la oficina su cargo;
e).-
Cumplir y hacer cumplir las normas y disposiciones legales en el ámbito de su
competencia;
f).-
Otras que le sean encomendados por el Vicerrector Académico y las que le
corresponda de conformidad con los dispositivos legales vigentes.
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5.-
6.-
JERARQUIA, AUTORIDAD Y COORDINACION.-
Depende jerárquicamente del Vicerrector Académico.
-
Tiene autoridad sobre la unidad componentes de la oficina a su cargo.
-
Coordina con el Vicerrector Académico y con Directivos de otras dependencias
de la Universidad, en asuntos relacionados con las funciones de la Oficina a su
cargo. Puede efectuar coordinaciones con los Jefes de otras Universidades, en
asuntos de su competencia y con conocimiento del Vicerrector Académico y
del Rector .
RESPONSABILIDAD.Tiene responsabilidad directa en cuanto al cumplimiento de las funciones asignadas
7.-
EXIGENCIAS PARA EL CARGO.El Director de la Oficina de Cooperación Técnica e Internacional es un Profesor
Principal o Asociado a dedicación exclusiva o tiempo completo, designado por el
Consejo Universitario a propuesta del Vicerrector Académico.
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CAPITULO II
DEL ORGANO DE APOYO
1.-
CARGO.Secretaria II.
2.-
UNIDAD ORGANICA.Oficina de Cooperación Técnica e Internacional.
3.-
FUNCIONE GENERAL.Ejecutar los procesos de recepción, registro, clasificación, distribución,
seguimiento, archivo y conservación de la documentación que ingresa y/o
egresa de la Jefatura.
4.-
FUNCIONES.a).-
Ejecutar los procesos de recepción, registro, clasificación, distribución,
seguimiento, archivo y conservación de la documentación que ingresa y/o
egresa de la Jefatura.
b).-
Revisar la documentación recibida y la que se genera en la Jefatura
preparándola para el despacho.
c).-
Proyectar y digitar la documentación que le encomiende su Jefe.
d).-
Tramitar la documentación que genere la
Oficina al Vicerrectorado
Académico y a las unidades académicas y/o administrativas correspondientes.
e).-
Operar los equipos de oficina y comunicaciones;
f).-
Solicitar y mantener la existencia de útiles de escritorio.
g).-
Velar por la seguridad y mantenimiento de los bienes asignados para el
cumplimiento de sus labores.
h).-
Preparar y ordenar documentación para reuniones del director de la Oficina.
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5.-
6.-
i).-
Proporcionar información sobre asuntos tramitados ante la Oficina, salvo que
el Director disponga lo contrario.
j).-
Coordinar con el personal asignado para la limpieza, a fin de que éste
mantenga limpio los ambientes de la Oficina.
k).-
Otras que le sean asignadas por el Director de la Oficina.
JERARQUIA, AUTORIDAD Y COORDINACION.-
Depende directamente del Director de la Oficina de Cooperación Técnica e
Internacional.
-
No ejerce autoridad sobre personal.
-
Coordina con el director de la Oficina, en asuntos relacionados con el
cumplimiento de sus funciones y responsabilidades.
RESPONSABILIDAD.Tiene responsabilidad directa en cuanto a las funciones asignadas y de la conservación
e integridad de los documentos de la Oficina.
7.-
EXIGENCIAS PARA EL CARGO.-
Título de Secretaria Ejecutiva u otro similar.
-
Conocimientos de Computación (Microsoft Word, Excell, Power Point).
-
Conocimiento de Inglés.
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TITULO IV
DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS
PRIMERA.- El cumplimiento del presente Manual de Organización y Funciones, es de
responsabilidad de todo el personal que integra la Oficina de Cooperación
Técnica e Internacional.
SEGUNDA.- El Manual de Organización y Funciones de la Oficina de Cooperación Técnica
e Internacional puede ser reestructurado por necesidad institucional o por
disposición superior, enmarcándose dentro de las normas legales pertinentes.
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