Migración Aspel Intelisis Formato PDF

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Guía Rápida
Intelisis 2009
INTELISIS MÉXICO, D.F.
Av. Reforma No 2654
Colonia Lomas Altas,
C.P. 11950
Software Development
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Migración
Aspel Intelisis
Edición #1
SOFTWARE DEVELOPMENT
F-SD-007/ V000 / 060109
Prohibida la reproducción total o parcial de este documento.
Versión
2009
Fecha de Emisión
17/03/2009
Elaboró
Juan José Cortés
Revisó
Pedro Rodríguez
Validó
Ignacio Gómez
F-SD-007/ V000 / 060109
ÍNDICE
ÍNDICE ................................................................................................................................................................................................. 4
I INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................................................................ 5
II ALCANCE Y PRERREQUISITOS ................................................................................................................................................ 6 2.1 Alcance por sistema .......................................................................................................................................................... 6 2.1.1 Aspel-SAE ........................................................................................................................... 6 2.1.2 Aspel-COI ............................................................................................................................ 6 2.2 Prerrequisitos....................................................................................................................................................................... 7
III PROCEDIMIENTO ....................................................................................................................................................................... 8 3.1 Alta de tipos de movimiento ...................................................................................................................................... 11 3.2 Configuración inicial ...................................................................................................................................................... 12 3.3 Llenado de tablas temporales.................................................................................................................................... 18 3.4 Configuración Final ........................................................................................................................................................ 19 3.5 Verificación ........................................................................................................................................................................ 21 3.6 Importación ...................................................................................................................................................................... 21 3.7 Consideraciones posteriores a la Importación................................................................................................ 22 3.7.1 Configuración .................................................................................................................... 22 3.7.2 Actualización opcional de la base de datos: ..................................................................... 23
ANEXO 1 CAMPOS Y MOVIMIENTOS INCLUIDOS EN LA MIGRACIÓN ................................................................... 25
ANEXO 2 DIAGNÓSTICO PREVIO A LA MIGRACIÓN ..................................................................................................... 29
ANEXO 3 VALIDACIÓN DE TOTALES Y REPORTES OPCIONALES ............................................................................. 32
ANEXO 4 CAMBIOS DE CÓDIGOS ........................................................................................................................................ 33
ANEXO 5 INFORMACIÓN ÚTIL............................................................................................................................................... 34 SOFTWARE DEVELOPMENT
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GUÍA RÁPIDA
FECHAS
CÓDIGO:
GR-MAI-2009
FECHA DE EMISIÓN:
03/02/2009
FECHA DE ULTIMA MODIFICACIÓN:
No. De REVISIÓN:
1
HOJA:
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MIGRACIÓN ASPEL INTELISIS
I INTRODUCCIÓN
Intelisis ha incorporado herramientas para facilitar la migración de datos desde Aspel-SAE y Aspel-COI.
Aun cuando el proceso de migración creado por Intelisis es sencillo, la complejidad y volumen de la
información requiere una cuidadosa planeación, configuración y ejecución por lo que se recomienda
la participación activa del personal del área contable de la empresa y personal de consultoría de
Intelisis-Aspel.
Es importante mencionar que la migración está orientada exclusivamente a bases de datos en
formato SQL por lo que será necesario llevar a cabo este proceso previo de conversión por parte del
equipo dedicado a la implantación.
Para que exista compatibilidad entre los movimientos de ASPEL y de Intelisis se incorporarán en forma
automática algunos nuevos tipos de movimientos, mismos que serán explicados más adelante.
Si durante el proceso de migración se detecta algún error que afecte la integridad de Intelisis, los
registros de movimientos involucrados tendrán un tratamiento especial: Si se trata de Facturas y/o
Compras, los documentos se importarán con estatus “Sin Afectar” y se guardarán en un archivo .log,
mientras que si se trata de Cuentas por Cobrar/ Pagar o Inventarios, los documentos no se migrarán y
también se añadirán al archivo .log. Una vez que el proceso sea exitoso, todos los movimientos
procedentes de los sistemas ASPEL quedarán registrados con su consecutivo original.
En el anexo 1 se describen los catálogos ASPEL y sus equivalentes de Intelisis que intervienen en la
migración, así como sus campos correspondientes.
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En el anexo 2 se incluye la descripción del diagnóstico y mantenimiento previo de la base de datos
ASPEL para garantizar una migración exitosa.
En el anexo 3 se sugieren los reportes para verificar que los valores importados a intelisis coincidan con
los originales procedentes de ASPEL.
En el anexo 4 se describe en forma general lo que se debe hacer para cambiar códigos de CLIENTES,
ARTÍCULOS, etc., antes de migrar.
En el anexo 5 se comentan algunas incidencias que se pueden presentar, su explicación y probable
causa y solución
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FECHAS
CÓDIGO:
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FECHA DE EMISIÓN:
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No. De REVISIÓN:
1
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II ALCANCE Y PRERREQUISITOS
2.1 Alcance por sistema
2.1.1 Aspel-SAE
•
•
•
•
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•
•
•
•
•
Clientes
o Datos generales y contactos
o Posibilidad de convertir la clasificación de clientes en categoría, grupo y familia
o Descuento por cliente (Política de precios por cliente)
Proveedores
o Datos generales
Vendedores (Agentes)
Cuentas por cobrar y cuentas por pagar
o Documentos pendientes de pago y saldos a favor pendientes de aplicar
Artículos
o Líneas de producto
o Componentes de kits (juegos)
o Unidades distintas por producto
o Almacenes y carga inicial de existencia en almacenes
o Los 5 precios que se utilizan en Aspel-SAE
o Números de serie con estatus disponible
Histórico de facturas (movimiento estadístico) incluyendo canceladas
Histórico de compras (movimiento estadístico)
Catálogo de monedas
Todos los movimientos en su Moneda original (pesos, dólar, etc.)
Esta versión de la herramienta de migración no incluye: Desglose de opciones para productos tipo
Opción (Grupos de productos en Aspel-SAE, por ejemplo para tallas y colores).
2.1.2 Aspel-COI
•
•
•
•
•
Catálogo de cuentas del mes más reciente (un solo catálogo para todos los períodos)
Rubros de cuentas
Pólizas en pesos de los ejercicios seleccionados
Departamentos y cuentas asociadas a departamentos (Centros de costos en intelisis)
Pólizas de cierre de los distintos ejercicios migrados
En el caso particular de Aspel-COI, esta versión de la herramienta de migración no incluye:
Movimientos en moneda extranjera ni migración de Activos fijos
Nota: Los movimientos de tipo estadístico no afectan a otros módulos como Cuentas por Cobrar/Pagar o Inventarios.
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1
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2.2 Prerrequisitos
•
Verificar integridad de las bases de datos Aspel. Se recomienda llevar a cabo con
suficiente anticipación a la migración real, por si es necesaria la reparación de posibles
problemas.
•
Bases de datos en formato SQL 2005. Si el usuario no está trabajando en dicho formato,
esta conversión se haría exclusivamente al momento de la migración para no interferir en
la operación de la empresa (Ver guía Migración DB Aspel-SAE a SQL 2005 en carpeta
1.- REQUISITOS PREVIOS ASPEL\Prerrequisitos).
•
Aspel-SAE Versión 3.0 o 4.0, Aspel-COI versión 5.0, 5.5 o 5.6
•
Manejo de multialmacén en Aspel-SAE. Si la empresa no lo utiliza, se deberá hacer la
creación del almacén 1 exclusivamente al momento de la migración para no interferir en
la operación de la empresa (Ver guía Creación de almacén 1 en carpeta 1.- REQUISITOS
PREVIOS ASPEL\Prerrequisitos).
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III PROCEDIMIENTO
Los objetos y otros documentos necesarios para llevar a cabo la migración se encuentran en un
archivo Migración Aspel Intelisis.zip que se localiza en la carpeta de instalación:
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<Carpeta de la Versión\Instalación>
Carpeta de Instalación
Al desempacar aparecerán las siguientes carpetas:
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No. De REVISIÓN:
1
HOJA:
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La preparación de intelisis consiste en tres pasos:
ubicado en <Carpeta de la versión \Instalacion \2.- Proceso
1) Copiar el archivo
Migracion ASPEL-INTELISIS \AddOnaspel> a la carpeta <Carpeta de la versión \AddOns>.
Carpeta AddOns
Ejecución de MigracionAspel.SQL
3) Copiar el archivo
de <Carpeta de la versión \Instalacion \2.- Proceso
Migracion ASPEL-INTELISIS y pegarlo en la carpeta donde se encuentra el ejecutable de Intelisis.
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2) Desde SQL Server Management Studio se debe ejecutar el script
de la
ruta: <Carpeta de la versión \Instalacion \2.- Proceso Migracion ASPEL-INTELISIS \ Script> sobre la base
de datos de Intelisis.
Carpeta de Versión (Intelisis)
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FECHA DE EMISIÓN:
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No. De REVISIÓN:
1
El siguiente diagrama describe los pasos del procedimiento de migración
ASPEL
INTELISIS
Formato nativo
Paradox
COI
SAE
Diagnóstico y
mantenimiento de
bases de datos
Copiar el Addon
aspel.xml, ejecutar
script “Migración
Aspel” y copiar
backsql.exe
Configuración inicial
Datos por omisión,
Módulos,
Opciones,
Conceptos,
Clasificación de
Clientes
Actualización de
datos
Opcional cambio de
códigos, cuentas
contables, etc. Ver
anexo 4
Verificación
Registros ya
existentes en Intelisis
Llenado de Tablas
temporales
Datos
correctos
Conversión
a
COI
formato SQL
COI
SAE
Configuración final
Rubros de cuentas
Tipos de póliza
Vaior
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Verificación de la
información que
será migrada
Corregir información
Sí
Importar los Datos
Herramientas
Validación de
totales
No
Configuración
complementaria
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FECHA DE EMISIÓN:
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No. De REVISIÓN:
1
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3.1 Alta de tipos de movimiento
Para comodidad del usuario, los tipos de movimiento requeridos se dan de alta automáticamente al
ejecutar el script “Migración Aspel.sqwl".
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Tipo de Movimiento
Nombre
Clave de
Afectación
Factor
Ventas
SAE Factura
VTAS.EST
1
Ventas
SAE Devolución
VTAS.EST
-1
Compras
SAE Compra
COMS.EST
1
Compras
SAE Devolución
COMS.EST
-1
Cuentas por cobrar
SAE Cargo
SAE Factura
SAE Nota de cargo
CXC.F
1
Cuentas por cobrar
SAE Abono
SAE Nota de crédito
SAE Anticipo
CXC.NC
-1
Cuentas por pagar
SAE Cargo
SAE Compra
SAE Nota de cargo
CXP.F
1
Cuentas por pagar
SAE Abono
SAE Nota de crédito
SAE Anticipo
CXP.NC
-1
Inventarios
SAE Inventario
INV.E
1
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FECHAS
CÓDIGO:
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FECHA DE EMISIÓN:
03/02/2009
No. De REVISIÓN:
1
3.2 Configuración inicial
Acceder al menú Herramientas /Importar Datos/ Migración Aspel.
Oprimir el botón CONFIGURACIÓN INICIAL
Forma importación Aspel
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Después de lo anterior aparece la forma de CONFIGURACIÓN IMPORTACIÓN ASPEL
Forma de configuración importación Aspel
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FECHAS
CÓDIGO:
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FECHA DE EMISIÓN:
03/02/2009
No. De REVISIÓN:
1
HOJA:
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Datos por omisión
Ingresar los datos a los campos considerando la descripción de la siguiente tabla:
Campo
Descripción
Sucursal:
Indicar el número de sucursal solo si es diferente a la matriz.
Empresa:
Seleccionar la empresa de Intelisis.
Tipo:
Este campo es de control interno no se debe modificar.
Observaciones:
Por omisión presenta Aspel. Marca todos los registros provenientes de la
migración. El texto puede ser modificado.
Moneda:
Este campo es de control interno no se debe modificar. La migración incluye
operaciones en pesos y en monedas extranjeras.
Usuario:
Seleccionar el usuario con el que se agregarán los registros.
Opciones
Modulo Clientes
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Campo
Descripción
ODBC
Por omisión presenta Microsoft.Jet.OLEDB.4.0. No se debe modificar.
Tipo Base De Datos SAE:
Por omisión presenta SQL. No se debe modificar.
Servidor SAE:
Nombre del Servidor SQL donde existe la base de datos que será migrada.
Base De Datos SAE:
Nombre base de datos SAE que será migrada.
Empresa SAE:
Número de empresa correspondiente a SAE. Por omisión aparece ‘1’.
Importar COI:
Por omisión presenta ‘Si’ (indica si en el mismo proceso se migrarán AspelSAE y Aspel-COI).
Tipo Base De Datos COI:
Por omisión presenta SQL. No se debe modificar (Esta versión no incluye
soporte para formato Paradox).
Servidor COI:
Nombre Servidor SQL donde existe la base de datos que será migrada.
<Base De Datos COI:
Nombre de la base de datos COI que será migrada.
Empresa COI:
Número de empresa correspondiente a COI. Por omisión se da 1.
Base De Datos De Paso:
Por omisión “Paso1”. Para uso interno, este valor no debe ser modificado.
Servidor Intelisis:
Nombre del Servidor Intelisis.
Base De Datos Intelisis:
Nombre de la base de datos Intelisis.
Formato Cuentas Contables:
9999-999-999; 2 estructura de las cuentas contables empleadas en Aspel COI
con el formato de Intelisis.
IVA Artículo
Por omisión ‘IMPU4 ‘.No se debe modificar.
IEPS Artículo
Por omisión ‘IMPU1‘.No se debe modificar.
Impuesto 3 Articulo:
Por omisión IMPU2+IMPU3 . No se debe modificar.
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FECHAS
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FECHA DE EMISIÓN:
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No. De REVISIÓN:
1
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Módulos
Seleccionar de las casillas de opción múltiple los tipos de movimientos de cargo y abono para cada
uno de los módulos indicados:
Modulo Clientes
Campo
Descripción
Descripción:
Por omisión presenta ‘Clientes’ No se debe modificar.
Módulo:
Por omisión presenta ‘CXC’ No se debe modificar.
Tipo de movimiento Debe
Por omisión presenta ‘SAE Cargo’. Bajo este tipo de movimiento Intelisis
reconocerá los movimientos con el saldo por cobrar pendiente de clientes .
Tipo de movimiento Haber
Por omisión presenta ‘SAE Saldo a favor’. Bajo este tipo de movimiento
Intelisis reconocerá los movimientos con saldo a favor por aplicar de
clientes.
Nota: Si se desea asignar conceptos específicos equivalentes a los originales de SAE, ir a la pestaña “Conceptos de abonos CXC” y
“Conceptos de cargo CXC”, donde encontraremos tipos de movimiento por omisión.
Modulo Compras
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Campo
Descripción
Descripción:
Por omisión presenta Compras. No se debe modificar.
Módulo:
Por omisión presenta COMS. No se debe modificar.
Tipo de movimiento debe
Por omisión presenta ‘SAE Compra’ (puede seleccionar otro tipo de
movimiento pero se recomienda solo para casos muy particulares).
Tipo de movimiento haber
Por omisión presenta ‘SAE Devolución’ (puede seleccionar otro tipo de
Modulo Contabilidad
Campo
Descripción
Descripción:
Por omisión presenta Contabilidad. No se debe modificar.
Módulo:
Por omisión presenta CONT. Dato dado por omisión. No se debe modificar.
Modulo Inventarios
Campo
Descripción:
Descripción
Por omisión presenta Inventario. No se debe modificar.
Módulo:
Por omisión presenta INV. No se debe modificar.
Tipo de movimiento debe:
Por omisión presenta ‘SAE Inventario’. (puede seleccionar otro tipo de
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FECHA DE EMISIÓN:
03/02/2009
No. De REVISIÓN:
1
HOJA:
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Modulo Proveedores
Campo
Descripción
Descripción:
Por omisión presenta Proveedores. No se debe modificar.
Módulo:
Por omisión presenta CXP. No se debe modificar.
Tipo de movimiento Debe:
Por omisión presenta SAE Cargo. Bajo este tipo de movimiento Intelisis
reconocerá los movimientos con el saldo por pagar pendiente de
proveedores.
Tipo de movimiento Haber:
Por omisión presenta SAE Saldo a favor. Bajo este tipo de movimiento
Intelisis reconocerá los movimientos con saldo a favor por aplicar de
proveedores.
Nota: Si se desea asignar conceptos específicos equivalentes a los originales de SAE, ir a la pestaña “Conceptos de abonos CXP” y
“Conceptos de cargo CXP” ”, donde encontraremos tipos de movimiento por omisión.
Modulo Ventas
Campo
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Descripción:
Descripción
Por omisión presenta ‘Ventas’. No se debe modificar.
Módulo:
Por omisión presenta ‘VTAS’. No se debe modificar.
Tipo de movimiento Debe:
Por omisión presenta ‘SAE Devolución’. (puede seleccionar otro tipo de
Tipo de movimiento Haber:
Por omisión presenta ‘SAE Factura’. (puede seleccionar otro tipo de
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FECHAS
CÓDIGO:
GR-MAI-2009
FECHA DE EMISIÓN:
03/02/2009
No. De REVISIÓN:
1
HOJA:
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Conceptos de Abono de CxC (Los más comunes)
En este apartado se seleccionan conceptos equivalentes entre Aspel SAE e Intelisis. En la columna
“Campo” aparece el número de concepto original de Aspel-SAE.
Concepto de abono CxC
Campo
Descripción
8
SAE Nota de Crédito.
9
SAE Nota de Cargo.
Cualquier Otro
SAE Cargo.
Conceptos de Cargo de CxC (Los más comunes)
Concepto de Cargo de CxC
Campo
Descripción
1
SAE factura.
2
SAE Anticipo.
Cualquier Otro
SAE Saldo a favor.
Conceptos de Abono de CxP (Los más comunes)
Concepto de abono CxP
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Campo
Descripción
8
SAE Nota de Crédito.
9
SAE Anticipo.
Cualquier Otro
SAE Saldo a favor.
Conceptos de Abono de CxC (Los más comunes)
Concepto de abono CxC
Campo
Descripción
1
SAE factura Compra.
2
SAE Nota de Cargo.
Cualquier Otro
SAE Cargo.
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FECHAS
CÓDIGO:
FECHA DE EMISIÓN:
03/02/2009
GR-MAI-2009
No. De REVISIÓN:
1
HOJA:
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CLASIFICACIÓN DE CLIENTES (CONVERTIR EN AGRUPADORES)
En
Aspel-SAE
la
clasificación
de
clientes
es
muy
importante.
Con
este
botón
se puede desglosar dicho campo de cinco caracteres en los agrupadores
naturales de Intelisis. Por ejemplo, si en Aspel-SAE la clasificación tuviera la siguiente distribución:
1er carácter: M (Mayorista) o I (Minorista)
2º y 3er carácter: NA (nacional) o EX (Extranjero)
Las clasificaciones de clientes existentes en Aspel-SAE serían: MNA, MEX, INA, IEX. De este modo, la
agrupación quedaría así:
F-SD-007/ V000 / 060109
Clasificación Cliente SAE
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FECHAS
CÓDIGO:
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FECHA DE EMISIÓN:
03/02/2009
No. De REVISIÓN:
1
HOJA:
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3.3 Llenado de tablas temporales
Acceder al menú Herramientas /Importar Datos/ Migración Aspel / botón Llenar tablas
temporales
Esta opción consiste en la extracción de tablas desde las bases de datos de Aspel hacia una base de
datos ‘de paso’, en la que será posible hacer cambios previos a la migración. Ejemplo: Cambio de
claves de CLIENTES o ARTÍCULOS. Para acceder a este proceso, una vez terminada la configuración
inicial se debe oprimir el botón ‘LLENAR TABLAS TEMPORALES’.
Forma importación Aspel
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Después de lo anterior y si el proceso fue concluido exitosamente deberá oprimir el botón de VISOR
el cual tiene por objetivo mostrar toda la información que será migrada para efectos de verificación
por parte del usuario interesado.
Si el llenado de tablas temporales se realizo adecuadamente aparecerá el mensaje de Proceso
terminado tal como se muestra en la figura.
Menú de la forma importación Aspel
Desde el visor será posible revisar la información correspondiente a CLIENTES, PROVEEDORES,
AGENTES, ARTÍCULOS, CUENTAS CONTABLES, VENTAS, COMPRAS, CUENTAS POR COBRAR y CUENTAS
POR PAGAR. El código de los ALMACENES es visible desde la ventana de VENTAS y COMPRAS.
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FECHAS
CÓDIGO:
GR-MAI-2009
FECHA DE EMISIÓN:
03/02/2009
No. De REVISIÓN:
1
HOJA:
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Pestañas de la forma AspelvisorDetalle completa
3.4 Configuración Final
Acceder al menú Herramientas /Importar Datos/ Migración Aspel / botón Configuración final
Después de haber efectuado el llenado de tablas y de haber verificado tablas y tipo de movimientos
que serán migrados, el siguiente paso es acceder a la configuración final, para lo cual deberá oprimir
el botón que tiene como título ‘CONFIGURACIÓN FINAL’.
F-SD-007/ V000 / 060109
La configuración final esta formada por dos pestañas:
Menú de la forma importación Aspel
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FECHAS
CÓDIGO:
FECHA DE EMISIÓN:
03/02/2009
GR-MAI-2009
No. De REVISIÓN:
1
HOJA:
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Tipos póliza
En esta pestaña se verifica la relación entre los diferentes tipos de póliza de ASPEL-COI e Intelisis. Si se
encontraron pólizas diferentes a Dr, Ig y Eg, es necesario agregar un tipo equivalente en Intelisis en la
columna de Tipo de Póliza Intelisis. Al momento de guardar se dará de alta automáticamente en los
tipos de movimiento de Intelisis.
Pestañas tipos de póliza correspondiente a la forma Configuración AspelRubros
Configuración AspelRubros
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Esta pestaña se verifica y en su caso se actualiza la relación que existirá entre los rubros por omisión de
Aspel-COI y la cuenta estructural de Intelisis. Si los rubros 11 y 12 no son de resultados (Por ejemplo si
son “Caja, Banco e Inversiones” y “Cuentas por Cobrar”), su cuenta estructural se dejará en blanco, esto
por compatibilidad con las estructuras posibles de Aspel-COI.
Diagnóstico
Pestañas Configuración Aspel Rubros correspondiente a la forma Configuración AspelRubros
Configuración AspelRubros (Aspel COI – Intelisis)
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FECHAS
CÓDIGO:
GR-MAI-2009
FECHA DE EMISIÓN:
03/02/2009
No. De REVISIÓN:
1
HOJA:
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3.5 Verificación
Acceder al menú Herramientas /Importar Datos/ Migración Aspel / Verificación
Si bien no es requisito que la migración se haga sobre una base de datos en blanco, esta ventana
tiene por objeto advertir de la existencia de registros en Intelisis para evitar duplicidad.
Forma Diagnósticos Registros Intelisis
3.6 Importación
Acceder al menú Herramientas /Importar Datos/ Migración Aspel / Importación
F-SD-007/ V000 / 060109
Una vez que se ha llenado las tablas temporales y se ha verificado la información por medio de la
opción VISOR se procede a importar los datos, para lo cual el sistema ofrece diversas opciones de
importación, tales como Importar Todo, o importar en forma independiente Clientes,
Proveedores, Artículos, entre otros.
Forma Importación
El proceso se ejecutará en segundo plano y será visible el icono de Backsql
en la parte inferior
derecha junto al reloj. Al finalizar aparecerá el mensaje “Importación correcta”
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FECHAS
CÓDIGO:
GR-MAI-2009
FECHA DE EMISIÓN:
03/02/2009
No. De REVISIÓN:
1
HOJA:
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3.7 Consideraciones posteriores a la Importación
ASPEL- SAE
El procedimiento que se describe a continuación tiene por objetivo habilitar toda la información
migrada desde ASPEL-SAE
3.7.1 Configuración
Acceder a Configuración / Empresa / Edición / Configuración Módulo /pestaña ventas y seleccionar
en la casilla de opción múltiple que tiene como título lista de precios la opción “5”
Configuración de Empresas - Módulos (Ventas)
F-SD-007/ V000 / 060109
Acceder a Configuración / Empresa / Edición / Configuración Módulo /pestaña Inventarios
y
seleccionar la opción “Artículo” de la casilla de opción múltiple que tiene como título Forma Costeo.
En el caso que ASPEL-SAE incluya productos con número de serie, activar la casilla “Series/VIN’s
Lotes/Partidas” ubicada en esta misma pestaña.
Configuración de Empresas - Módulos (Inventarios)
En el caso que en ASPEL-SAE se haya facturado con IEPS y se requiera visualizar el desglose, deberá
acceder a Configuración / Empresa / Edición / Configuración Módulo /pestaña Ventas(2) y activar las
casillas “Ver IVA Detalle” y “Ver IEPS Detalle”.
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FECHAS
CÓDIGO:
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FECHA DE EMISIÓN:
03/02/2009
No. De REVISIÓN:
1
HOJA:
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Configuración de Empresas - Módulos (Ventas2)
Los productos que en SAE son “grupo de productos” pasan sin su desglose de opciones (por ejemplo
“Tallas y Colores”) la cual se debe hacer manualmente desde el ARTICULO en: Cuentas / Artículos
F-SD-007/ V000 / 060109
/Edición/Opciones
3.7.2 Actualización opcional de la base de datos:
Herramientas/ Importar datos /Migración Aspel/ Herramientas/ Importa Dirección para
factura electrónica
Importa dirección para factura electrónica. Si en Aspel-SAE se utilizó factura electrónica, la dirección
de los clientes se encuentra desglosada en dirección y número exterior.
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FECHAS
CÓDIGO:
GR-MAI-2009
FECHA DE EMISIÓN:
03/02/2009
No. De REVISIÓN:
1
HOJA:
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Proceso terminado (Importación Dirección FE)
Nota: Esta herramienta solo se podrá utilizar después de la migración.
Herramientas/ Importar datos /Migración Aspel/ Herramientas/ Integrar la Descripción de
líneas de productos
Si se requiere sustituir la clave de la línea por la descripción
Proceso Terminado (Descripción de LP)
Nota: Esta herramienta solo se podrá utilizar después de la migración.
F-SD-007/ V000 / 060109
ASPEL-COI
Nota1: Dado que el catálogo de cuentas de ASPEL-COI incluye un valor de “saldo inicial”, la herramienta de migración obtendrá
estos montos del primer mes existente en la base de datos seleccionada y generará con ellos una póliza de saldos iniciales.
Nota2: Está póliza será de tipo ‘Diario’ con el número CERO y aparecerá con status ‘Sin Afectar’ para que sea el usuario quien la
registre con la fecha adecuada.
GUÍA RÁPIDA
FECHAS
CÓDIGO:
GR-MAI-2009
FECHA DE EMISIÓN:
03/02/2009
No. De REVISIÓN:
1
HOJA:
25 de 35
ANEXO 1 CAMPOS Y MOVIMIENTOS INCLUIDOS EN LA MIGRACIÓN
Aspel-SAE
CLIENTES.
Módulo ASPEL-SAE
Módulo Intelisis
Clientes y cuentas por cobrar-Clientes
Cuentas-Clientes
Campo ASPEL SAE
Campo Intelisis
Nombre, dirección, colonia, población,
código postal, RFC
Nombre, dirección, colonia, población, código postal, RFC.
Clasificación
Grupo, familias y/o categorías.
Página web
Correo electrónico.
Días de crédito
Condición pago.
Límite de crédito
Regla de negocio-Política de crédito especial-Límite de
crédito.
Vendedor
Agente.
Contactos
Contactos del cliente.
Módulo ASPEL-SAE
Módulo Intelisis
Clientes y cuentas por cobrar-saldo general
Procesos-Cuentas por cobrar
F-SD-007/ V000 / 060109
Campo ASPEL SAE
Campo Intelisis
Cliente
Cliente.
Documento
MovID (se concatena con la clave del cliente para evitar
duplicados).
Concepto
Movimiento (Tipo de movimiento equivalente de acuerdo a
la configuración).
No. Factura
Observaciones.
Fecha Aplicación
Fecha de emisión.
Fecha vencimiento
Fecha condición de pago.
Concepto
Referencia (Se concatena la descripción del concepto con el
número de documento).
Monto
Importe.
GUÍA RÁPIDA
FECHAS
CÓDIGO:
FECHA DE EMISIÓN:
03/02/2009
GR-MAI-2009
No. De REVISIÓN:
1
HISTÓRICOS DE FACTURAS.
Módulo ASPEL-SAE
Facturas y vendedores-Facturas
Módulo Intelisis
Procesos-Ventas
Campo ASPEL SAE
Campo Intelisis
Cabecera
Cabecera
Cliente, Fecha elab.,Vendedor, Almacén
Cliente, Fecha emisión, Agente, Almacén.
Fecha de vencimiento
Condición pago (fecha).
No. de factura
MovID.
Descuento financiero (monto)
Desc (En los totales de la factura).
Flete
Servicio ‘Flete’ dentro del detalle de la factura.
IVA, IEPS (monto)
Impuesto 1 y 2.
Retenciones
Impuesto 3.
Partidas
Detalle
Descuentos por partida (%): Desc1, Desc2,
Desc3
Desc (En el detalle de la factura).
IVA, IEPS (monto)
IVA,IEPS (monto).
VENDEDORES.
Módulo ASPEL-SAE
F-SD-007/ V000 / 060109
Módulo Intelisis
Facturas y vendedores-Vendedores
Cuentas-Agentes
Campo ASPEL SAE
Campo Intelisis
Clave,Nombre
Clave,Nombre.
% comisión
% (Comisión por factura).
HOJA:
26 de 35
GUÍA RÁPIDA
FECHAS
CÓDIGO:
FECHA DE EMISIÓN:
03/02/2009
GR-MAI-2009
No. De REVISIÓN:
1
HOJA:
27 de 35
ARTÍCULOS:
Módulo ASPEL-SAE
Módulo Intelisis
Inventarios-Inventarios
Cuentas-Artículos
Campo ASPEL SAE
Campo Intelisis
Clave, Descripción, línea, Peso, volumen
Clave, Descripción, línea, Peso, volumen.
Precio 1 al 5
Precio 1 al 5.
Proveedor
Proveedor por omisión.
Clave alterna
Código alterno.
Esquema de impuesto (desglose)
%IVA, %IEPS.
Producto, servicio, Kit
Tipo: Normal, servicio, Juego.
Grupo de productos
Opciones Si/No.
HISTÓRICOS DE COMPRAS
Módulo ASPEL-SAE
Módulo Intelisis
Compras-Recepciones
Procesos-Compras
Campo ASPEL SAE
Campo Intelisis
F-SD-007/ V000 / 060109
Cabecera
Cabecera
Proveedor, Fecha elab., Almacén
Proveedor, Fecha emisión, Almacén.
Fecha de vencimiento
Condición pago (fecha).
No. de compra
Mov ID.
Descuento financiero (monto)
Desc (En los totales de la compra).
Flete
Servicio ‘FLETE’ dentro del detalle de la compra.
IVA, IEPS (monto)
Impuestos (En los totales de la factura).
Gastos indirectos
Servicio ‘INDIRECTOS’ dentro del detalle de la compra.
Partidas
Detalle
Descuentos por partida (%): Desc1, Desc2,
Desc3
Desc (En el detalle de la factura).
IVA, IEPS (monto)
IVA,IEPS (monto).
GUÍA RÁPIDA
FECHAS
CÓDIGO:
GR-MAI-2009
FECHA DE EMISIÓN:
03/02/2009
No. De REVISIÓN:
1
HOJA:
28 de 35
NÚMEROS DE SERIE
Módulo ASPEL-SAE
Inventarios-Números de serie
Módulo Intelisis
Series/Lotes
Campo ASPEL SAE
Número de serie, Almacén
Campo Intelisis
Número de serie, Almacén.
Notas: En Intelisis se requiere mantener congruencia entre las unidades con número de serie y la existencia total. A Intelisis sólo
se transfieren números de serie con status “D” (Disponible).
ALMACENES:
Módulo ASPEL-SAE
Módulo Intelisis
Inventarios-Multialmacén
Cuentas-Almacenes
ampo ASPEL SAE
Almacén
Campo Intelisis
Clave, Nombre: Almacén Aspel SAE #.
INVENTARIOS:
Módulo ASPEL-SAE
Módulo Intelisis
Movimientos al inventarios
Inventarios
F-SD-007/ V000 / 060109
Campo ASPEL SAE
Campo Intelisis
Fecha
Fecha de emisión.
No. De Concepto
Movimiento.
No. Almacén
Almacén.
Documento
Referencia.
Existencia por almacén y por capa de costeo
UEPS o PEPS si es el caso
Cantidad.
Producto
Artículo.
Costo por unidad
Costo.
Nota: Esta tabla describe el movimiento con el que la existencia de Aspel-SAE se transfiere a Intelisis.
GUÍA RÁPIDA
FECHAS
CÓDIGO:
FECHA DE EMISIÓN:
03/02/2009
GR-MAI-2009
No. De REVISIÓN:
1
HOJA:
29 de 35
CUENTAS CONTABLES:
Módulo ASPEL-COI
Módulo Intelisis
Catálogo de cuentas
Cuentas-Cuentas contables-Cuentas contables
Campo ASPEL COI
Campo Intelisis
Número de cuenta, Descripción
Clave, Descripción
Tipo (Acumulativa, Detalle)
Tipo (Estructura, mayor, subcuenta, auxiliar)
Departamental S/N
Centro de costos
PÓLIZAS CONTABLES:
Módulo ASPEL-COI
Módulo Intelisis
Pólizas
Contabilidad
Campo ASPEL COI
Campo Intelisis
Tipo
Tipo.
Concepto (Cabecera)
Observaciones.
Concepto del movimiento(partidas)
Concepto.
Departamento
Centro de costos.
Tipo
Movimiento.
Número
Referencia.
Fecha
Fecha emisión, Fecha contable.
F-SD-007/ V000 / 060109
TIPOS DE MOVIMIENTO CONTABILIDAD:
Tipo de póliza Aspel-COI
Tipo de movimiento Intelisis
Campo ASPEL COI
Dr. Lg. Eg, Otros (Dar de alta)
Campo Intelisis
Diario, Ingresos, Egresos, Otros (Dar de alta).
ANEXO 2 DIAGNÓSTICO PREVIO A LA MIGRACIÓN
Para garantizar la integridad de la información que se va a migrar desde los sistemas Aspel hacia
Intelisis, es conveniente llevar a cabo un diagnóstico previo que mostrará la congruencia de los datos
en las bases de Aspel-SAE y Aspel-COI. Para ello se ha preparado un juego de reportes (*.qr2 en el
caso de SAE y *.fto en el caso de COI) que se pueden ejecutar de acuerdo a las siguientes tablas. En
todos los casos los reportes se ejecutarán sin asignar filtro de Fechas, Clientes o de cualquier otro
tipo. Desde la presentación preliminar será posible enviar a Excel.
GUÍA RÁPIDA
FECHAS
CÓDIGO:
GR-MAI-2009
FECHA DE EMISIÓN:
03/02/2009
No. De REVISIÓN:
1
HOJA:
30 de 35
F-SD-007/ V000 / 060109
ASPEL-SAE:
Sección del
administrador de
reportes del
módulo específico
Facturas detallado
Problema
Reporte
El total de una factura
no coincide con la
suma de sus partidas
Validatotalesf.qr2
(1), (2)
El total de una factura
no coincide con la
suma de sus partidas
Validatotalesc.qr2
(1), (2)
Compras detallado
Productos con tipo de
costeo PEPS o UEPS
cuyas capas “vivas” no
justifican la existencia
Clientes dados de
baja pero presentes
en facturas.
Diagnostico
capas.qr2
Detalle de
movimientos al
inventario
Facclinoenc.qr2
Facturas detallado
Proveedores dados de
baja pero presentes
en compras.
Compronoenc.qr2
Compras detallado
Productos dados de
baja pero presentes
en facturas.
Facinvnoenc.qr2
Facturas detallado
Cuentas por cobrar
con incongruencia en
tipo de cambio. Si la
moneda es 1 y el tipo
de cambio es 1, el
importe en moneda
nacional debe ser
igual al importe en
moneda extranjera.
cxcmoneda.qr2
cxpmoneda.qr2
Estado de cuenta
detallado
¿Hay solución automática?
No. Si se deja pasar, los totales
de estas facturas no van a
coincidir al comparar SAE e
Intelisis.
No. Si se deja pasar, los totales
de estas compras no van a
coincidir al comparar SAE e
Intelisis.
No. Si no se corrige, intelisis
sólo mostrará la existencia
justificada por capas “vivas”
Sí. Si no se corrige en SAE, en
intelisis estos clientes
aparecerán como “Cliente dado
de baja en Aspel-SAE”
intelisis los proveedores
aparecerán como “Proveedor
dado de baja en Aspel-SAE”
intelisis los productos
aparecerán como “Artículo
dado de baja en Aspel-SAE”
No. Intelisis tomará el valor de
la moneda nativa del
movimiento y puede haber
diferencias entre SAE e Intelisis.
GUÍA RÁPIDA
FECHAS
CÓDIGO:
GR-MAI-2009
FECHA DE EMISIÓN:
03/02/2009
No. De REVISIÓN:
1
HOJA:
31 de 35
Problema
Reporte
Sección del
administrador de
reportes del
módulo específico
Facturas detallado
Mensaje
“inconsistencia en
archivos fuente” al
intentar migrar de
formato paradox a
SQL
Partsincabf.qr2
Cabsinpartf.qr2
Partdsincabc.qr2
Cabsinpartc.qr2
Compras detallado
Cabeceras sin partida,
partidas sin cabecera,
número de partidas
real diferente al
esperado en la
cabecera.
Partidasf.qr2
Partidasc.qr2
Facturas detallado
Compras detallado
No. Si no se solucionan no se
puede migrar a SQL que es el
primer requisito.
Notas:
(1) Dado que las diferencias pueden ser positivas o negativas, se recomienda oprimir el botón “configuración de base de
(2)
datos”
, seleccionar “Validapartidas”, oprimir el botón “PROPIEDADES” y en el filtro cambiar el valor utilizando
“SUMA > 0.01” y “SUMA < -0.01”. Ejecutar el reporte dos veces, una con cada valor.
Los reportes están diseñados para la empresa 1. En caso de requerir el diagnóstico para la empresa 2 en adelante, será
necesario modificar la instrucción que aparece al oprimir el botón “CONFIGURACIÓN DE BASE DE DATOS”
, oprimir el
botón “PROPIEDADES” y modificar el nombre de las tablas FACT01 y FA0TY1
F-SD-007/ V000 / 060109
ASPEL-COI
Problema
Reporte
El saldo inicial de las
cuentas
departamentales no
coincide con la suma
del saldo inicial de
sus departamentos
asociados.
Validasaldodepto.fto
Se agrega en
Administrador de
reportes-Cuentas
No. En caso de no corregirse
desde Aspel-COI tendrá que
arreglarse en Intelisis, pues la
migración genera la póliza de
saldos iniciales pero no la
concluye. El usuario no podrá
afectarla si no se corrige este
error.
GUÍA RÁPIDA
FECHAS
CÓDIGO:
GR-MAI-2009
FECHA DE EMISIÓN:
03/02/2009
No. De REVISIÓN:
1
HOJA:
32 de 35
ANEXO 3 VALIDACIÓN DE TOTALES Y REPORTES OPCIONALES
Para validar la información migrada, los objetos incluidos en el AddOn (aspel.xml), así como los
reportes que se incluyen, permiten llevar a cabo una comparación de los valores en Aspel y en Intelisis.
Los reportes de Intelisis se encuentran en el menú <Reportes /Aspel>
Nota: Es necesario dar derechos en el menú principal al usuario para ejecutarlos Configurar / Usuarios /Accesos
Valores originales
(reporte Aspel-SAE)
Cuentas por cobrar-Cobranza general
Se compara con
(reporte Intelisis)
Cuentas por cobrar-Estado de cuenta
Cuentas por cobrar-Pagos generales
Cuentas por pagar-Estado de cuenta
Compras-Resumen de compras
Compras-Resumen de compras *
Ventas-Resumen de facturas
Ventas-Resumen de facturas *
Inventarios-Existencias y costos
Inventarios-Existencias y costos *
* Reportes nuevos, los demás son accesos directos hacia reportes ya existentes
F-SD-007/ V000 / 060109
Por otra parte dentro de este mismo menú se incluyen accesos directos a otros reportes equivalentes a
los que existen en Aspel-SAE: Antigüedad de saldos, pronóstico de cobranza, kardex, ventas y utilidad,
así como un reporte nuevo equivalente al reporte de Movimientos al Inventario.
Seleccionar tipo de
movimiento de inventarios
O escribir manualmente tipo
de movimiento de ventas.
Ejemplo: SAE Factura
Forma Movimientos al inventario
Nota: Si ambos filtros de tipo de movimiento se dejan en blanco, aparecerán todos los movimientos de entrada y salida de
inventario.
En el caso de Aspel-COI son comparables los reportes más comunes de la contabilidad: Balanza de
comprobación, Balance General y Estado de resultados.
GUÍA RÁPIDA
FECHAS
CÓDIGO:
GR-MAI-2009
FECHA DE EMISIÓN:
03/02/2009
No. De REVISIÓN:
1
HOJA:
33 de 35
ANEXO 4 CAMBIOS DE CÓDIGOS
En caso de requerir cambios de códigos, se ofrecen dos alternativas:
1) Macro en Excel: cambioclaves.xls. Se requiere que el cliente proporcione una tabla de
equivalencias incluyendo: Clave anterior y Clave nueva. La macro incluye su propio instructivo y
se encuentra disponible junto con otros objetos en la carpeta “3.- CAMBIO DE CATALOGOS
ASPEL-INTELISIS”
Nota: Esta macro sólo permite modificar claves de clientes y artículos.
2) Para usuarios expertos o procesos de alto volumen se incluye el script cambiodecatalogos.sql,
que tiene la misma función pero requiere importar una tabla en SQL Server con las columnas y
“anteriores” y “nuevos”
F-SD-007/ V000 / 060109
valores
Nota: Este script incluye las instrucciones para modificar clave de cliente y artículo, pero se puede adaptar para clave de
ALMACÉN, CUENTAS CONTABLES y CENTROS DE COSTOS
GUÍA RÁPIDA
FECHAS
CÓDIGO:
GR-MAI-2009
FECHA DE EMISIÓN:
03/02/2009
No. De REVISIÓN:
1
HOJA:
34 de 35
ANEXO 5 INFORMACIÓN ÚTIL
- CLAVES DE CLIENTES, PROVEEDORES y AGENTES
Para mantener el orden que existía en Aspel-SAE, las claves numéricas de clientes se migran a intelisis
justificadas con ceros a la izquierda, por ejemplo el cliente 1 pasará como 00001.
Sin embargo, si en Aspel-SAE existen clientes con clave 01, 001 o 0001, su número se conserva en
Intelisis. En el caso de que existan clientes con clave 00001, es decir con los cinco caracteres llenos y
justificados con ceros, se anexará un 0 adicional a la izquierda, quedando la clave en 6 caracteres.
Esto para evitar que se duplique con el cliente 1.
- VENTAS y COMPRAS Sin Afectar
Todas las VENTAS y COMPRAS deben pasar con estatus ‘Concluido’. En caso de encontrar
documentos ‘Sin Afectar’, se recomienda intentar su afectación manual y seguramente allí se
observará el error, por ejemplo: el documento trata de guardar en un almacén que no existe o la
fecha de vencimiento es menor a la fecha de elaboración.
F-SD-007/ V000 / 060109
-CUENTAS POR COBRAR “Por aclarar”
En Aspel-SAE, sobre todo si la base de datos viene de versiones anteriores, cabe la posibilidad de que
existan pagos “huérfanos”, es decir, cheques que apuntan a una Factura que no existe. Estos
documentos pasarán a intelisis como saldos a favor por aplicar y en su referencia van a incluir la
leyenda “Por aclarar”.
- IMPORTACIÓN de alto volumen de datos
El proceso de llenado de tablas temporales se ejecutará
tal como se ha descrito,
independientemente del volumen de registros en Aspel-SAE y Aspel-COI. Sin embargo, en el paso
siguiente, si las tablas más grandes de Aspel-SAE contienen más de 250,000 registros, es probable
que el proceso de migración se detenga. Esto depende tanto del tamaño de las tablas de Aspel-SAE
como de la capacidad del equipo. Si es el caso, se debe restaurar el respaldo de la base de datos de
intelisis y ejecutar el proceso manualmente desde SQL Server Management Studio de acuerdo a la
siguiente tabla de stored procedures:
Stored procedure
spaspelinsertatodo 1
SAE:
spaspelinsertaclientes
spaspelinsertaproveedores
spaspelinsertaagentes
spaspelinsertaarticulos
spaspelinsertaunidades
spaspelinsertaventas 1
spaspelinsertacompras 1
spaspelinsertacxc 1
spaspelinsertacxp 1
spaspelinsertainventarios 1
COI:
Se usa para
Migrar toda la información
Migrar catálogos por separado
Migrar movimientos por separado
GUÍA RÁPIDA
FECHAS
CÓDIGO:
GR-MAI-2009
FECHA DE EMISIÓN:
03/02/2009
No. De REVISIÓN:
1
HOJA:
35 de 35
spaspelinsertacuentas
spaspelinsertapolizas 1
-
F-SD-007/ V000 / 060109
-
Migrar catálogo de cuentas
Migrar histórico de pólizas
Si hay incongruencia entre la existencia de un producto y sus números de serie disponibles, por
ejemplo que su existencia sea 4 y sus números de serie disponibles sean 2, la incongruencia
pasará a intelisis. Se recomienda revisar estos casos antes de migrar.
Originalmente los almacenes y centros de costos (departamentos en COI) pasan a Intelisis con su
código original de SAE y COI.

Migración Aspel Intelisis Formato PDF

Transcripción

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