la Salud del Pueblo con Responsabilidad y Calidez Humana

Transcripción

EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO
HOSPITAL SAN ANTONIO
GIGANTE – HUILA
NIT. 891.180.065-2
REREPCION TECNICA DE MEDICAMENTOS
DEPENDENCIA:
SERVICIO FARMACEUTICO
PROCESOS:
MEDICAMENTOS
RECEPCION DE
1. INTRODUCCION
Este procedimiento se desarrolla para garantizar las condiciones de los
medicamentos al momento de ser recepcionados en la farmacia, además de
verificar los estándares de calidad definidos en el manual de normas técnicas y
manejo de medicamentos, y confrontar el cumplimiento de las condiciones
administrativas contratadas por parte del proveedor en relación con cantidad,
concentración y presentación del medicamento y la total coincidencia de los
precios fijados en la cotización y orden de compra.
2. OBJETIVOS
Verificar que los medicamentos entregados por el proveedor en la farmacia,
reúnan las condiciones establecida de calidad, y correspondan con lo relacionado
en la orden de compra tanto en cantidad, presentación y precios según cotización
previa frente a la factura o equivalente que acompañe el pedido.
3. ACTIVIDADES ADELANTADAS
Para desarrollar este proceso se llevan a cabo los siguientes procedimientos:
3.1.
AUXILIAR DE FARMACIA
Nuestro Compromiso:
“la Salud del Pueblo con Responsabilidad y Calidez Humana”
CALLE 5 1-40 TELEFAX 8325120 GIGANTE, HUILA
[email protected]
GIGANTE – HUILA
NIT. 891.180.065-2
Confronta la factura o similar que acompaña el pedido con los medicamentos que
acaba de recibir y con la copia de la orden de compra entregada por el jefe de
compras, teniendo en cuenta lo siguiente:
Recepción administrativa:
•
•
•
•
•
Que el medicamento que se esta recibiendo sea el que se pidió y
concuerde la factura o similar y la orden de compra en cuanto a cantidad,
presentación, concentración y precio.
Que la forma farmacéutica sea la solicitada.
Que en la factura conste el valor unitario de los medicamentos y el valor
total se encuentre debidamente calculado, y el valor de la factura
corresponda con el de la orden de compra y cotización previa.
Que la cantidad física recibida coincida con la facturada y con la solicitada
en la orden de compra.
Diligenciar en el acta de recepción técnico administrativa adecuadamente
los ítems referentes a los aspectos administrativos de la recepción de
medicamentos, siguiendo lo establecido en el manual de normas técnicas.
En la recepcion técnica:
Se refiere a las características de calidad (de almacenamiento, transporte y
fabricación--- del producto. Se debe tener en cuenta:
•
•
•
•
•
Estado de los embalajes (no deben estar rotos, mojados, abiertos, mal
trataos---.
La leyenda de los embalajes debe coincidir con la de la orden de compra:
producto, concentración, proveedor.
Fecha de vencimiento, la cual debe ser igual o inferior a cinco años.
Contados a partir de la fecha de fabricación y un año a partir de la fecha de
recepción del fármaco en el Servicio Farmaceutico.
Numero del lote de fabricación.
Laboratorio fabricante.
Nuestro Compromiso:
[email protected]
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NIT. 891.180.065-2
•
•
•
•
•
•
•
Verificar que los empaques y embalajes estén en buenas condiciones, no
deben presentar perforaciones, rupturas ni resquebrajamiento.
No deben existir frascos vacios, manchas, polvo, cuerpos extraños,
alteraciones de la forma, tiras o blíster rotos, vacios o mal sellados.
Los frascos deben tener banda de seguridad.
La leyenda de los empaques debe coincidir con la orden de compra:
producto, concentración, laboratorio.
Verificar que la etiqueta lleve impreso: nombre genérico y comercial,
numero de lote de fabricación, precio máximo al publico, laboratorio
fabricante, registro de INVIMA y del Ministerio de Salud, el contenido,
composición y dosificación, indicaciones sobre el almacenamiento y
conservación, contraindicaciones y advertencias.
En el caso de los medicamentos que requieran refrigeración se debe
verificar que el recipiente especial para el transporte este en condiciones
adecuadas y conserve la fuente de refrigeración (hielo, pila, etc.--- en
buenas condiciones y cumpliendo su función.
Diligenciar en el acta de recepción técnico administrativa adecuadamente
los items referentes a los aspectos técnicos, siguiendo el procedimiento
establecido en el manual de normas técnicas.
En caso de encontrar alguna anomalía, notificar la novedad mediante nota interna
al jefe de compras para que este gestione ante el proveedor la resolución de la
anomalía.
Aceptar los medicamentos que cumplan con los requisitos específicos.
Registrar la fecha de vencimiento para cada medicamento en el registro de control
de fechas de vencimiento.
Nuestro Compromiso:
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Organizar los medicamentos en los estantes, en orden cronológico de
vencimiento, y teniendo en cuenta la clasificación farmacológica, forma
farmaceutica y orden alfabetico de su nombre genérico.
Imprimir a la copia de la factura o similar el sello de ACEPTADA y diligenciar fecha
de recibo y firma.
Archivar la copia de la factura recibida o similar.
Archivar el acta de recepción técnico administrativa de los medicamentos.
Reportar al jefe de compras el recibido a satisfacción del pedido mediante la
impresión del sello de ACEPTADA y diligenciar fecha de recibido y firma.
4. REQUISITOS PARTICULARES
• Verificación y cruce de información entre las órdenes de compra, las
facturas y el acta de recepción técnica.
• Verificación de los requisitos particulares de trasporte, recepción y
almacenamiento de los diferentes insumos hospitalarios esenciales.
•
5. DOCUMENTOS
• Copia de la factura o Comprobante de entrega.
• Acta de recepción técnico administrativa (Anexo No.1---
6. SEGUIMIENTO A RIESGOS
RIESGO
Realización de orden de
compra mal
Facturas con
PUNTOS DE CONTROL
Verificación de los
listados de invitación a
cotizar
Cruce de información
RESPONSABLE
Jefe de compras –
auxiliar de farmacia
Auxiliar de farmacia
Nuestro Compromiso:
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incongruencias con las
ordenes de compra
Consignacion de los
datos erróneos
Empaque primario y
secundarios en mal
estado
entre estos dos
documentos
Verificación de los datos
correctos de lote y fecha
de vencimiento de los
productos
Identificación de los
problemas de los
empaque primarios y
secundarios de los
insumos hospitalarios
esenciales
Nuestro Compromiso:
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ALMACENAMIENTO DE MEDICAMENTOS
DEPENDENCIA:
PROCEDIMIENTO:
ALMACENAMIENTO DE
MEDICAMENTOS
1. INTRODUCCION
El almacenamiento de medicamentos debe tener como premisas la seguridad,
accesibilidad, condiciones físicas como temperatura y humedad adecuadas y
realizarse en un sitio que cuente con el área apropiada de acuerdo a la cantidad
de medicamentos que almacena y circula, numero de personas promedio que
visitan la farmacia, y que disponga de ordenadores, anaqueles o estantes
apropiados para organizar los fármacos de tal forma que se facilite su ubicación.
2. OBJETIVO:
Asegurar que los medicamentos que ingresen al servicio farmacéutico se
conserven en condiciones óptimas de calidad, cantidad y seguridad para prestar
un servicio eficaz, eficiente y oportuno a los usuarios.
Para el desarrollo de este procedimiento se realizan las siguientes actividades:
3.1.
AUXILIAR DE FARMACIA:
Nuestro Compromiso:
[email protected]
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•
Adecue el sitio para el funcionamiento del servicio farmacéutico teniendo en
cuenta que debe ser accesible y cómodo para el usuario, siguiendo las
recomendaciones de la guía técnica sobre conservación de medicamentos.
•
Es necesario delimitar el area de recepción, cuarentena, almacenamiento,
area administrativa, area de refrigeración y area de dispensación. Los
medicamentos de control especial por el estado deben encontrarse en
custodiados bajo llave.
Rotule los sitios donde se van a ubicar los medicamentos en orden
alfabetico y por forma farmacéutica anotando su nombre genérico,
presentación comercial y concentración, lo que permite una fácil ubicación
del producto farmacéutico.
Al almacenar los medicamentos tenga en cuenta si requiere conservar
cadena de frio. Si es el caso ubíquelo en la nevera correspondiente.
Si es un medicamento de control especial por el estado, ubíquelo en un
lugar que se encuentre bajo custodia con llave.
Los otros medicamentos ubíquelos por orden alfabetico y por forma
farmacéutica en el lugar asignado.
Almacene los medicamentos de tal forma que se expendan primero los que
tengan fecha de vencimiento más próxima.
Llene el registro de temperatura y humedad tanto del servicio farmacéutico
y las neveras (Anexo No. 3---
•
•
•
•
•
•
• Llenado continúo del formato
DELSERVICIO FARMACEUTICO.
TEMPERATURA
Y
Nuestro Compromiso:
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HUMEDAD
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•
Los medicamentos se organizan en orden alfabetico distribuidos por formas
farmacéuticas.
5. DOCUMENTOS
• TEMPERATURA Y HUMEDAD DEL SERVICIO FARMACEUTICO (Servicio
Farmaceutico y las Neveras---.
PUNTOS DE CONTROL RESPONSABLE
Verificación directa del Auxiliar de farmacia
almacenamiento
de
medicamentos
y
elaboración de rótulos.
Aumento o disminución Registro
diario
del Auxiliar de farmacia
de los parámetros que Formato temperatura y
humedad
requieren los IHE
RIESGO
Ubicación errónea de los
insumos
hospitalarios
esenciales (IHE---
Nuestro Compromiso:
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REPORTE DE MEDICAMENTOS DE CONTROL ESPECIAL
DEPENDENCIA:
PROCEDIMIENTO:
REPORTE DE MEDICAMENTOS DE
CONTROL ESPECIAL
1. INTRODUCCION
Todas la personas naturales o jurídicas inscritas ante la U.A.E. Fondo Nacional de
Estupefacientes o en los Fondos Rotatorios de Estupefacientes de las Secretarias
de Salud Departamentales o quien haga sus veces, deberán llevar una base de
datos en forma manual o sistematizada donde se registren todos lo movimientos
en los que intervengan sustancias sometidas a fiscalización y/o medicamentos que
las contengan y serán objeto de auditoria por parte de los funcionarios delegados
por la U.A.E. Fondo Nacional de Estupefacientes o por los Fondos Rotatorios de
Estupefacientes o quien haga sus veces, en forma periódica.
El Director o quien haga sus veces, se dará apertura al registro de movimientos de
inventario, especificando las sustancias sometidas a fiscalización y/o
medicamentos sometidos a fiscalización. En caso de error en los asientos no se
podrá tachar o enmendar, y se deberá realizar la corrección en el asiento
siguiente.
Nuestro Compromiso:
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2. OBJETIVOS
Realizar el informe mensual de los movimientos de los medicamentos de control
especial por el estado y entregarlo a la Secretaria Departamental de Salud.
3.1.
•
•
3.2.
•
•
•
AUXILIAR DE FARMACIA
Ubique los RECETARIO OFICIAL PARA MEDICAMENTOS DE CONTROL
ESPECIAL en el sitio destinado para ellos.
Ubique copia de factura donde se recepcionarón los medicamentos de
control especial por el estado en el sitio destinado para ellas.
REGENTE DE FARMACIA
Relaciones cronológicamente en el libro de movimientos de medicamentos
controlados los movimientos de los RECETARO OFICIAL PARA
MEDICAMENTOS DE CONTROL ESPECIAL.
Relacione cronológicamente en el libro de movimientos de medicamentos
controlados los ingresos por compras y/o devolutivos que se realizaron.
Llene los espacios de las columnas según el movimiento (Entradas,
Salidas, Saldo)
Nuestro Compromiso:
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•
•
•
•
•
•
•
Recoja los primeros 5 dÍas de cada mes los RECETARIO OFICIAL PARA
MEDICAMENTOS DE CONTROL ESPECIAL y facturas de compra de
medicamentos de control especial del mes anterior.
Organice los comprobantes del RECETARIO OFICIAL PARA
MEDICAMENTOS DE CONTROL ESPECIAL en orden alfabético por
medicamento.
Realice consolidado de los movimientos de los medicamentos relacionando
el numero de recetarios de control que entrega y el mes de los movimientos
(Formato # 13 INFORME MENSUAL DE DISTRIBUCION Y/O
DISPENSACION DE MEDICAMENTOS DE CONTROL ESPECIAL, Anexo
No. 2)
Diríjalo al responsable de este reporte en la secretaria departamental de
salud.
Entregue a la secretaria departamental de salud:
o Original y copia del consolidado
o Originales de los RECETARIO OFICAL PARA MEDICAMENTOS DE
CONTROL ESPECIAL organizados.
o Copias de las factura de compra de medicamentos de control.
Diferentes a los medicamentos que se adquieren en la secretaria
departamental de salud.
Recepcione por parte de la secretaria la copia firmada de recibido.
Archive la copia del consolidado de movimientos en el lugar destinado para
tal fin.
•
•
Entrega del informe los primeros 10 días calendario a la Secretaria de
Salud departamental
Entrega completa de los soportes
Nuestro Compromiso:
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5. DOCUMENTOS
5. DOCUMENTOS
•
•
•
Recetario oficial para medicamentos de control especial
Informe mensual de distribución y/o dispensación de medicamentos de
control especial
Facturas de compras de medicamentos
RIESGO
Ubicación
de
los
medicamentos en el
lugar adecuado según la
normatividad
Perdida de las facturas y
recetarios
Confrontación de los
recetarios, facturas y
libro de control
Verificar las condiciones Auxiliar de farmacia
de almacenamiento los
medicamentos
Organización
de Auxiliar de farmacia
documentos
Realizaion y custodia del Regente de Farmacia
informe a la secretaria
sobre los movimientos
de
medicamentos
controlados
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REPORTES DE REACCIONES ADVERSAS A MEDICAMENTOS
DEPENDENCIA:
PROCEDIMIENTO:
REPORTE DE REACCIONES ADVERSAS
A
MEDICAMENTOS
(FARMACOVIGILANCIA)
1. INTRODUCCION
Un medicamento original es el resultado de un largo proceso de investigación y
desarrollo que demanda entre diez a doce años de trabajo y la inversión de
grandes recursos económicos, humanos y tecnológicos. Esperamos de ellos que
sean eficaces, pero ¿Produciran efectos secundarios? Y de producirlos ¿Cómo
serán estos?, ¿Es posible que puedan ser peores que la enfermedad que traten?
Estas preguntas son de trascendental importancia para los profesionales de la
salud, los pacientes, el fabricante y las autoridades sanitarias que, habiendo
examinado la información incluida en la solicitud de registro del producto, han
dado su aprobación para que se comercialice el medicamento. Recordemos que
los medicamentos son herramientas terapéuticas efectivas con un balance riesgobeneficio favorable que no lo exime de la aparición de efectos o reacciones
adversas. La investigación de un medicamento original no termina cuando es
comercializado. Es importante entender que la evaluación de la seguridad del
mismo, realizada mediante estudios clínicos, métodos epidemiológicos y sistemas
de notificación espontanea o reporte voluntario de eventos adversos, es un
proceso continuo a través de la vida del producto.
El principal estudio de la seguridad de un fármaco se basa en el Reporte
Espontaneo, considerado la piedra angular de la monitorización de la seguridad de
Nuestro Compromiso:
[email protected]
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los medicamentos después de su comercialización. Este método ha permitido
ampliar información sobre reacciones adversas no conocidas.
2. OBJETIVOS
2.1.
•
2.2.
•
•
•
•
•
•
General
Llenado del formato REPORTE DE SOSPECHA DE REACCIONES
ADVERSAS A MEDICAMENTOS (RAM)
Especificos
Detectar en forma precoz las RAM
Evidenciar la presentación de nuevas RAM
Establecer la frecuencia de aparición de las RAM
Establecer los aspectos relacionados con la aparición de las RAM,
especialmente los aspectos que favorecen su aparición
Informar y formar personal del área de la salud sobre los aspectos
relacionados con las RAM
Estructural y adecuar medidas eficaces en el tratamiento de las RAM
Nuestro Compromiso:
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3.1. SERVICIO FARMACEUTICO: En cabeza del Químico Farmacéutico estará
a cargo la organización de la red de farmacovigilancia de la ESE las
actividades son:
•
•
•
•
•
•
•
Entregar los formatos “REPORTE DE SOSPECHA DE REACCIONES
ADVERSAS A MEDICAMENTOS (RAM---“ a las unidades reportantes, en
este caso, consultorios médicos y puestos de enfermería de las ESE
HOSPITAL SAN ANTONIO.
Verificar los datos consignados en los espacios del Formato. Estos deben
ser llenado en su totalidad y no tener tachones o enmendaduras. Al
encontrarse incongruencias deben ser corregidas en conjunto con la unidad
reportante.
Enviar el formato por fax al INVIMA
Verificar el contenido del formato y complementarlo con la historia clínica,
esto con el fin de ser presentado en reunión del COMITÉ DE FARMACIA Y
TERAPEUTICA
El comité de farmacia y terapéutica lo analizara, clasificara y dará
conclusiones y recomendaciones con respecto al caso
Se realizara un informe del resultado de la REACCION ADVERSA A
MEDICAMENTO y se le da respuesta a la unidad reportante
Archive los documentos generados
3.2. UNIDAD REPORTANTE: Este puede ser cualquier funcionario de la ESE
HOSPITAL SAN ANTONIO el cual puede detectar y/o recibir información
directa de pacientes o acudientes de posibles RAM a los tratamientos
implantados en nuestra institución.
Nuestro Compromiso:
[email protected]
GIGANTE – HUILA
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•
•
•
•
Recepcione y guarde el formato “REPORTE DE SOSPECHA DE
REACCIONES ADVERSAS A MEDICAMENTOS (RAM)
Una vez identificada la posible RAM llene el formato completa y correctamente
sin tachones o enmendaduras.
Realice las correcciones que sean necesarias al formato en conjunto con el
servicio farmacéutico y compleméntelo, en caso que sea necesario.
Recepcione la respuesta emanada por el servicio farmacéutico con los
lineamientos dados por el C.F.T.
3.3. INVIMA: Por ser un ente externo a la ESE y nosotros no podemos dar fe de
los procesos internos de este, no especificamos los procedimientos que ellos
realizan. Los procedimientos que se enuncian a continuación se toman de los
boletines de FARMACOVIGILANCIA publicados por el INVIMA en su portal
electrónico (www.invima.gov.co)
•
•
•
•
Recepción de los formatos “REPORTE DE SOSPECHA DE REACCIONES
ADVERSAS A MEDICAMENTOS (RAM)
Análisis interno de los reportes para su posterior clasificación
Reporte y envió de las RAM al Centro de Farmacovigilancia de la
Organización Mundial de la Salud, con sede en Uppsala, Suecia
Realizar reporte de respuestas y enviarlos a las unidades reportantes
•
Llenado Completo de los espacios del formato, “REPORTE DE SOSPECHA
DE REACCIONES ADVERSAS A MEDICAMENTOS (RAM), sin tachones o
enmendaduras
Nuestro Compromiso:
[email protected]
GIGANTE – HUILA
NIT. 891.180.065-2
•
•
•
•
Verificación por parte del Regente de Farmacía del Formato antes de ser
enviado al INVIMA
El caso debe ser presentado en el COMITÉ DE FARMACIA Y
TERAPEUTICA (C.F.T.)
El C.F.T. se encargara de emitir un concepto y recomendaciones al manejo
de la RAM
El formato debe ser enviado a la INVIMA y opcionalmente al Laboratorio
farmacéutico productor o distribuidor del medicamento en cuestión
5. DOCUMENTOS
•
•
REPORTE DE SOSPECHA DE REACCIONES
MEDICAMENTOS (RAM)
Actas del COMITÉ DE FARMACIA Y TERAPEUTICA
ADVERSAS
RIESGO
Llenado completo, sin
tachones
o
enmendaduras de los
espacios del formato de
reporte
Verificación del formato. Regente de Farmacía
Si se presenta algún
inconveniente
en
el
llenado, se confrontara
con la historia clínica
Nuestro Compromiso:
[email protected]
A

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