EMPRESA PORTUARIA NACIONAL SANTO TOMÁS DE CASTILLA

Transcripción

EMPRESA PORTUARIA NACIONAL
SANTO TOMÁS DE CASTILLA
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS DE CONTRATACIONES Y
ADQUISICIONES DE LA EMPRESA PORTUARIA
NACIONAL SANTO TOMÁS DE CASTILLA
– EMPORNAC -
DEPTO. DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
12 DE SEPTIEMBRE DE 2016.
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
ÁREA:
APROBÓ:
ACUERDO No.
DIRECCIÓN
FINANCIERA
EDGAR DANILO
803-2016
MORGAN TOLEDO
GERENTE GENERAL FECHA:
UNIDAD:
DEPARTAMENTO
12-09-2016
DE COMPRAS
ASUNTO:
REVISÓ:
ACTUALIZÓ:
CONTRATACIONES MARA E. MONROY SILVIA JANETH
Y ADQUISICIONES
FRANCO DE RIVAS, GÓMEZ LINARES
DE LA EMPRESA
JEFE
DEPTO. DE DEPARTAMENTO DE
ORGANIZACIÓN
Y ORGANIZACIÓN Y
MÉTODOS
MÉTODOS
OBJETIVO
Instruir las Normas y Procedimientos a seguir en el proceso de
Compras de la Empresa, para ajustarlo a la Ley de Contrataciones del
Estado, Decreto No. 57-92 del Congreso de la República y sus
Reformas, Reglamento de la Ley Acuerdo Gubernativo No. 1056-92,
de fecha 22 de diciembre del 1992 y sus Reformas, de conformidad
con las Normas para el Uso del Sistema de Información de
Contrataciones y Adquisiciones del Estado GUATECOMPRAS,
contenidas en Resolución No. 100, de fecha 30 de marzo de 2004,
emitida por la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones
del Estado del Ministerio de Finanzas Públicas.
NORMAS
CAPÍTULO I
DISPOSICIONES GENERALES
1. ÁMBITO DE APLICACIÓN.
El ámbito de aplicación del presente Manual es para todos los
Funcionarios y Trabajadores de las diferentes Unidades Ejecutoras
Manual de Normas y Proced. Admitivos. Contrataciones y Adquisiciones de la Empresa /Depto. Org. y Métodos
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en los procesos de compras, ventas, contrataciones,
arrendamientos o cualquier otra modalidad de adquisición pública
en la Empresa.
2. BASE LEGAL. El presente Manual de Normas y Procedimientos
Administrativos de Adquisiciones y Contrataciones de la
EMPORNAC, tiene su base legal en el Decreto Número 57-92 Ley
de Contrataciones del Estado y su Reglamento Acuerdo No. 000,
en el Decreto Número 9-2015 Reformas a la Ley de Contrataciones
del Estado y en las Reformas del Reglamento de la Ley de
Contrataciones del Estado, Acuerdo Gubernativo No. 122-2016.
3. DEFINICIONES. Para la comprensión del presente Manual, se
establecen algunas definiciones utilizados frecuentemente en el
mismo.
Adjudicatario. Oferente a quien se ha adjudicado la negociación.
Adjudicación Aprobada. Es la aprobación de la actuación de la
Junta de Cotización, Licitación o Calificación realizada por la
autoridad competente.
Adjudicación Definitiva. Se entenderá que la adjudicación es
definitiva cuando ha transcurrido el plazo señalado en el artículo
101 de la Ley de Contrataciones del Estado, sin que se hubiera
interpuesto recurso alguno, o habiéndose interpuesto este, fue
resuelto y debidamente notificado.
Contratista. Persona individual o jurídica con quien se suscribe un
contrato.
Monto o Valor Total de la Negociación. Es el valor de
contratación de obras, bienes, suministros o servicios con el
Impuesto al Valor Agregado (IVA) incluido.
Oferente. Persona individual o jurídica que presenta una oferta.
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Oferta Económica. Es la propuesta económica que realiza un
proveedor expresada a través de un precio o de un valor en toda
modalidad de contratación regulada en la Ley.
En el caso de la Subasta Electrónica Inversa se entenderá como
Oferta Económica a aquella que los postores habilitados presenten
durante la puja Inversa y cuyo valor se utilizará para determinar de
forma automática el orden de prelación entre ofertas.
Plazo Contractual. Período computado en días calendario, meses
o años de que dispone el contratista para el cumplimiento del objeto
del contrato.
Precio de Referencia. Valor pecuniario en que se estima un bien,
insumo, material o servicio y que sirve como límite superior en los
procesos y procedimientos establecidos en la Ley. Igual significado
tendrán las acepciones “Precio de Mercado Privado Nacional” o
“Precio de Referencia Techo”.
Programación de Negociaciones. Se refiere a la lista de bienes,
obras y servicios que pretenden adquirir las instituciones y
entidades afectas a la Ley de Contrataciones del Estado y su
Reglamento durante el año fiscal siguiente para cumplir con los
objetivos y resultados institucionales. Igual significado tendrán las
acepciones “Programa Anual de Compras”, “Plan Anual de
Compras”
“Plan Anual de Compras y Contrataciones”,
“Programación Anual de Compras” y “Programación de
Negociaciones”.
Servicios Profesionales Individuales en General. Se denomina
así a aquellos servicios prestados por una persona individual que
acredita un grado académico a través de un título universitario y ha
cumplido con los requisitos que establece la Ley de Colegiación
Profesional Obligatoria, Decreto 72-2001.
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Servicios Técnicos. Se llama así al conjunto de actividades que
requieren cierto grado de conocimiento, experiencia, calificación,
capacitación o acreditación, realizados por una persona individual o
jurídica.
Vigencia del Contrato. Período comprendido de la fecha de
aprobación del contrato a la fecha de entrega final del bien, servicio
u obra o aprobación de la liquidación del mismo.
CAPÍTULO II
DISPOSICIONES ADMINISTRATIVAS
4. DE LOS PEDIDOS DE COMPRAS.
Los Pedidos para normar las compras, ventas, contrataciones,
arrendamientos o cualquier otra modalidad de adquisición pública,
serán elaborados en el Sistema de Control de Compras Empresa
Portuaria (SICCOMEP), según Acuerdo de Intervención No. 242014 por las Unidades Solicitantes, con las firmas respectivas y
deberán ser enviados al Departamento de Compras y este deberá
trasladarlo a la Autoridad Administrativa Superior para su
autorización y posterior trámite en el referido Sistema, de acuerdo a
los procedimientos establecidos en el presente Manual y en el
SICCOMEP, por medio del formulario PEDIDO DE COMPRAS
F/DC.012001.
En el formulario Pedido de Compras F/DC.012001, deberán
indicarse en forma clara y detallada las características generales,
específicas y técnicas de las compras, ventas, contrataciones,
que se desean adquirir, sin indicación de marca, modelo y otro dato
que pudiera dirigir la compra; salvo que no exista otra manera
suficientemente precisa y comprensible para describir los requisitos
de la adquisición y siempre que en tales casos se incluyan las
especificaciones, requisitos o documentos del evento de que se
trate, expresiones como: o equivalente, o semejante, o similar o
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análogo, también deberán incluirse las razones que justifiquen la
necesidad de las adquisiciones.
En caso de compra de repuestos la Unidad Solicitante deberá
identificar el bien a reparar, indicando como mínimo: marca,
modelo, año, tipo, línea, serie, código fabril, manual de parte, etc.,
así como el código con el cual se encuentra registrado en el
Inventario de Activos Fijos de la EMPORNAC.
Cuando por el monto de la negociación se realice a través del
procedimiento de Cotización o Licitación según corresponda, la
Unidad Solicitante, previamente a elaborar el proyecto de bases de
cotización o licitación, deberá presentar el Pedido de Compras
debidamente firmado a la Autoridad Administrativa Superior, para
su autorización y traslado al Departamento de Compras, para
resguardo
y se dé inicio a las gestiones del evento
correspondiente.
La Unidad Solicitante que formule su requisición a través del
respectivo pedido deberá verificar en la publicación del Sistema
GUATECOMPRAS, que la negociación correspondiente esté
contenida en el Programa Anual de Compras o Plan Anual de
Compras -PAC-, sin cuyo requisito no se dará trámite.
5. REQUISITOS DE LOS PEDIDOS DE COMPRAS.
La Unidad Solicitante, es el ente responsable de la elaboración de
los Pedidos en el Sistema de Control de Compras Empresa
Portuaria –SICCOMEP-, actividad que inicia el proceso de trámite
de los Pedidos en el referido Sistema. En consecuencia deberá
justificar la necesidad de las compras, ventas, contrataciones,
debiendo contar entre otros con la descripción y especificaciones
de lo que se requiere, para integrarse dentro de las bases de
contratación cuando proceda y en el caso de obras, estudios,
diseños, planos; debiendo contar todos los Pedidos con el centro de
costos, así como con la autorización de la Dirección respectiva, en
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caso de grupo-1, deberá incluir el Sello de Revisado de la Sección
de Inventarios y el Informe del bien reparado de la Unidad que
corresponda, cuando se trate del Renglón de gastos grupo-2
deberá incluir el sello de No Existencia del Departamento Almacén
y Suministros y en el caso del grupo-3, deberá incluir el
Memorándum de la Sección de Inventarios.
El Departamento de Presupuesto asignará el Crédito Fiscal en los
Pedidos de Compras, que proceda de acuerdo con la Ley del
Impuesto al Valor Agregado y su Reglamento.
6. TRÁMITE DEL PEDIDO DE COMPRAS.
El Departamento de Compras, recibe y verifica el Pedido de
Compras, si cumple con los requisitos establecidos, dando inicio a
la formación del expediente y al trámite respectivo en el Sistema de
Control de Compras Empresa Portuaria –SICCOMEP-, caso
contrario lo devolverá a la Unidad Solicitante, para que subsane las
deficiencias indicadas. Al cumplirse con los requisitos indicados
procederá con el trámite del Pedido que corresponda según las
normativas del Sistema de Contrataciones y Adquisiciones del
Estado.
MODALIDADES Y RÉGIMEN DE ADQUISICIÓN
a.
b.
c.
d.
En la Modalidad de Fondo Estas
comprenden
Rotativo:
adquisiciones por un monto de
hasta Q.2,000.00.
En la Modalidad de Baja Estas
comprenden
Cuantía:
adquisiciones por un monto de
hasta Q.10,000.00.
En la Modalidad de Compra Esta comprende adquisición
Directa:
por
montos
mayores
a
Q.10,000.00 y que no supere
los montos de Q.90,000.00.
En
el
Régimen
de Esta comprende la adquisición
Cotización:
por montos que excedan los
Q.90,000.00
y
que
no
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e.
f.
sobrepasen los Q.900,000.00.
En
el
Régimen
de Esta comprende la adquisición
Licitación:
cuando los montos excedan de
Q.900,000.00.
OTRAS MODALIDADES:
Adquisición con Proveedor Único, de Arrendamientos,
Arrendamientos de Bienes Inmuebles, Casos de Excepción.
Cuando se utilicen las modalidades de Adquisición con Proveedor
Único, de Arrendamientos, Arrendamientos de Bienes Inmuebles,
Contratación de Servicios Profesionales y Técnicos, Casos de
Excepción y otros que la Ley establece, Se estará sujeto a lo que
indica la Ley y el Reglamento en lo aplicable.
7. DICTAMEN TÉCNICO JURÍDICO Y PRESUPUESTARIO.
Los Dictámenes técnicos a que se refiere el Artículo 21 de la Ley de
Contrataciones del Estado, serán emitidos por el personal idóneo
de la entidad contratante, y en los que no cuenten con esta clase de
personal podrán recurrir a otras dependencias que dispongan del
mismo.
Los Dictámenes presupuestario y técnico deberán sustentar la
procedencia del proceso en sus respectivas áreas, así como la
justificación objetiva de las razones por las cuales la contratación
está orientada a satisfacer las necesidades de la entidad de
acuerdo al Programa Anual de Compras respectivo.
Quienes emitan los referidos Dictámenes deberán verificar en la
publicación del Sistema GUATECOMPRAS, que la negociación
correspondiente esté contenida en el Programa Anual de Compras
o Plan Anual de Compras -PAC-, sin cuyo requisito no se dará
trámite.
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8. ACREDITACIÓN DE LA IDONEIDAD DE LOS MIEMBROS DE
JUNTAS. Para los efectos de lo regulado en el Artículo 11 de la
Ley de Contrataciones del Estado, se entenderá por idoneidad, la
reunión de las condiciones necesarias para desempeñar una
función o puesto, lo cual se acredita con los documentos que hagan
constar que el servidor público tiene la experiencia, conocimiento
técnico o profesional que corresponda.
Para tal efecto, en las bases de contratación deberá indicarse el
perfil de los miembros titulares y suplentes que deberán integrar la
Junta respectiva. A su vez la autoridad competente previo al
nombramiento deberá solicitar a la unidad de Recursos Humanos o
de Personal de la entidad, el historial laboral de los servidores
públicos, y en caso lo considere necesario podrá anexar a la
resolución de nombramiento documentos tales como diplomas,
títulos técnicos o profesionales nacionales o extranjeros,
certificaciones, constancias de cursos o capacitaciones,
constancias de empleo, etc., en general todo aquel documento que
considere necesario para demostrar que el servidor público conoce
o tiene experiencia en los ámbitos legal, financiero y técnico del
negocio a adjudicar.
Los servidores públicos que sean nombrados para integrar una
Junta y que deben excusarse según lo establecido en el Artículo 13
de la Ley de Contrataciones del Estado, en un plazo no mayor a un
día hábil a partir del momento que conozcan el impedimento,
deberán presentar su excusa por escrito, razonando y acreditando
las causales que justifican la excusa. La autoridad nominadora de
la Junta deberá resolver en un plazo no mayor a un día hábil. Los
servidores públicos que presentes excusas frívolas, o que teniendo
obligación de presentar excusa no lo hiciere serán sancionados del
conforme al régimen sancionatorio del Estado o entidad que se
refiera, sin perjuicio de las responsabilidades civiles y penales que
se puedan derivar.
9. COMPRA DE MATERIALES Y ÚTILES DE OFICINA.
Los requerimientos de materiales y útiles de oficina serán
centralizados en el Departamento de Almacén y Suministros, el cual
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gestionará la adquisición de los mismos por medio de la
elaboración del Pedido de Compras correspondiente y surtirá
oportunamente las Requisiciones autorizadas, a las Unidades
Administrativas solicitantes, conforme el Control de Mínimos y
Máximos autorizados para el efecto.
Se exceptúan el papel especial para computadora, para planos de
ingeniería y los formularios impresos o conforme a las necesidades
de cada área. Para los cuales algunas Unidades específicas
cuentan con asignación presupuestaria propia.
10. DETERMINACIÓN DE EXISTENCIAS.
En los Pedidos de Compras de repuestos y materiales en general,
el Departamento de Almacén y Suministros, previa comprobación
de kardex y/o física estampará el sello, NO HAY EXISTENCIAS y
Firmará sobre el mismo. Se exceptúan los Pedidos de Compras por
los conceptos siguientes:
Ord.
a.
b.
c.
d.
e.
f.
Descripción
Activos Fijos,
Reparaciones Diversas,
Obras de Construcción por Contrato,
Servicios,
Compra de Alimentos, y
Gastos de atención y protocolo.
11. INFORMACIÓN EN LOS PEDIDOS.
El Departamento de Compras deberá obtener el Código del Centro
de Costos y la Unidad Solicitante deberá obtener la Autorización de
la Dirección que corresponda. Cuando se trate de Pedidos por
Compra de repuestos y/o accesorios para bienes inventariados o
por mantenimiento o reparación de estos, será necesario estampar
en el Pedido, el sello de la Sección de Inventarios, que garantice la
propiedad del bien. Cuando se trate de compra de equipo u otro
bien susceptible de ser cargado en Tarjetas de Responsabilidad, en
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el Pedido se deberá indicar el nombre, número de ficha y el Número
de Identificación Tributaria- NIT, de la persona o usuario del bien.
El Pedido de Compras es el primer documento que se genera en el
Sistema, (SICCOMEP) para la adquisición de un bien o servicio, por
lo que en el mismo no se debe indicar nombre de persona o
empresa alguna. Se exceptúan los casos en que por la naturaleza
de los servicios estos son contratados de manera permanente, por
ejemplo: Prestatarias de Servicios, telefonía, energía, servicio de
agua, Contraloría General de Cuentas y Comisión Portuaria
Nacional, etc.
12. FRACCIONAMIENTO DE LOS PEDIDOS DE COMPRAS.
“Se entenderá que existe fraccionamiento, cuando una misma
unidad ejecutora realice varias adquisiciones con el propósito de
evadir la cotización y licitación pública.
Se incurre en fraccionamiento cuando una misma unidad ejecutora
realice compras directas de baja cuantía o compras directas del
mismo bien o servicio, durante un mismo cuatrimestre del ejercicio
fiscal, cuya suma exceda el monto a partir del cual la cotización
pública es obligatoria.
También se incurrirá en fraccionamiento cuando una misma unidad
ejecutora, realice varias cotizaciones de un mismo bien o servicio,
dentro de un mismo ejercicio fiscal, cuya suma exceda el monto a
partir del cual la licitación pública es obligatoria.
El funcionario o empleado público que haya autorizado
adquisiciones que incurran en fraccionamiento, será sancionado
con una multa equivalente al cinco por ciento (5%) del valor total de
la negociación, sin perjuicio de las responsabilidades
administrativas, civiles y penales derivadas del acto”.
En este caso, será responsable el funcionario de la Unidad
Solicitante, que elabore y firme los Pedidos de Compra, así como el
Director que autorice o quien realice dichas funciones.
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El Departamento de Compras, no dará
Compras, cuando se incurra en el
anteriormente y rendirá informe a la
Superior para la aplicación de
correspondiente.
trámite a los Pedidos de
fraccionamiento descrito
Autoridad Administrativa
lo administrativo legal
13. AUTORIZACIÓN DE LOS PEDIDOS DE COMPRAS.
Los Pedidos de Compras serán autorizados, por la máxima
autoridad de la Dirección de que depende la Unidad Solicitante que
lo elabora. Si la Autoridad Superior lo considera necesario, podrán
disponer que los mismos, cuenten con una o más autorizaciones
especiales.
14. SISTEMA GUATECOMPRAS.
El Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del
Estado, denominado GUATECOMPRAS, es un sistema para la
transparencia y eficiencia de las adquisiciones públicas. Su
consulta será pública irrestricta y gratuita, y proveerá información
en formatos electrónicos y de datos abiertos sobre los mecanismos
y las disposiciones normadas en esta Ley y su Reglamento.
(Decreto Número 9-2015).
El Sistema GUATECOMPRAS, será utilizado por todos los sujetos
obligados por esta Ley (Decreto Número 09-2015) para las
compras, ventas, contrataciones, arrendamientos o cualquier otra
modalidad de adquisición pública. En él, se debe publicar la
información relativa a todas las fases del proceso de adquisición
pública, así como las codificaciones o catálogos que se establezcan
para las adquisiciones públicas.
La información electrónica y digital que deberá publicarse en el
sistema incluirá, pero no se limitará a: aclaraciones,
inconformidades,
respuestas,
modificaciones,
ofertas,
adjudicaciones, contratos y sus modificaciones, variaciones o
ampliaciones, seguros de caución y todo aquel documento que
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respalde el expediente de la adquisición hasta la finalización del
proceso de adquisición. Ningún funcionario público limitará alterará
o restringirá la información pública que debe contener el Sistema
GUATECOMPRAS.
Los sujetos obligados de conformidad con la modificación de la Ley,
publicarán en el Sistema GUATECOMPRAS, la información que la
normativa vigente establezca como requisitos obligatorios, en los
plazos establecidos en las normas, disposiciones reglamentarias y
las resoluciones respectivas.
Es obligatorio el uso de formularios electrónicos en todos los
procesos de adquisición pública, de conformidad con el Sistema
GUATECOMPRAS.
Las programaciones de las adquisiciones públicas y sus
modificaciones deberán publicarse en GUATECOMPRAS, pudiendo
ser ajustados cuando sea necesario por la Autoridad Superior,
mediante Resolución debidamente justificada.
El Sistema GUATECOMPRAS, permitirá acceder a otros registros y
sistemas relacionados con las adquisiciones públicas.
El incumplimiento por parte de los usuarios de GUATECOMPRAS,
de lo establecido en este artículo se sancionará según lo previsto
en el artículo 83 de la Ley de Contrataciones del Estado.
15. PUBLICACIONES EN GUATECOMPRAS.
El Departamento de Compras, es el ente encargado de efectuar
todas las publicaciones que de acuerdo a lo indicado en la
Resolución Número Cien (100), de fecha treinta de marzo de dos
mil cuatro, de la Dirección Normativa de Contrataciones y
Adquisiciones del Estado, y reformas a la Ley de Contrataciones del
Estado Decreto No. 09-2015, del Congreso de la República de
Guatemala, el Sistema GUATECOMPRAS, se debe realizar con
motivo de los procesos de cotización, licitación, otros procesos
especiales o de excepción, compra directa, compra de baja cuantía
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y fondo rotativo (Caja Chica), Artículos 19, 22 y 23 de la Ley de
Contrataciones del Estado y Artículo 17 del Reglamento de la Ley.
Estas publicaciones las deberá realizar dentro de los plazos que
establece la normativa para el uso de dicho Sistema. Asimismo
velará porque, se mantenga actualizado el estado en que se
encuentra cada proceso, siendo estos: En Estatus “Terminado
Adjudicado”, “Terminado Desierto”.
Cuando la contratación sea por el Régimen de Cotización, los
eventos publicados en el Sistema GUATECOMPRAS, deberá
indicarse el lugar en que se recibirán ofertas, (la fecha y hora la
asigna el Sistema). En las mismas se indicará que las ofertas para
que sean aceptadas, deben presentarse en sobre cerrado, firmada
y sellada por el Oferente, dirigida a la JUNTA DE COTIZACIÓN, e
indicando el Número de Operación de GUATECOMPRAS NOG,
además deberá indicar los requisitos que el Oferente debe cumplir
al momento de presentar la oferta.
Además se indicará que las ofertas serán recibidas únicamente por
la Junta de Cotización, el día y hora señalada para el efecto, y que
no se aceptaran ofertas antes de la hora señalada en las bases, ni
después de transcurridos treinta minutos, según el Art. 24 de la Ley
de Contrataciones.
Realizadas las publicaciones en el Sistema GUATECOMPRAS, el
Departamento de Compras resguarda el Expediente y
posteriormente lo entrega a la Junta de Cotización y/o Licitación
respectivamente para que se inicie el debido proceso.
Entre la publicación y el día fijado para la presentación y recepción
de ofertas, deberá mediar un plazo mínimo de ocho (8) días hábiles
Artículo 17 del Reglamento, reformado por el Artículo 1 del Acuerdo
Gubernativo No. 401-2006.
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16. REQUISITO DE LAS PLICAS.
Las Plicas deberán presentarse directamente a la Junta de
Cotización y/o Licitación en sobres cerrados, dirigidos a las Junta
respectiva, debiendo identificar el Número de Operación
GUATECOMPRAS NOG, del concurso respectivo.
17. CONTENIDO DE LAS PLICAS.
En el interior del sobre deberá acompañar a su oferta fotocopia de
su patente de comercio y/o patente de sociedad debidamente
legalizada y otros documentos y muestras que se le soliciten, (Art. 9
y 41 del Reglamento Ley de Contrataciones). La oferta deberá
indicar detalladamente las especificaciones generales y técnicas del
bien o servicio ofertado, plazo de entrega y otras condiciones que
se requieran.
La Junta de Cotización y/o Licitación rechazará todas aquellas
ofertas que No cumplan con los requisitos fundamentales definidos
como tales en las bases correspondientes o cuando los precios,
calidades y otras condiciones ofrecidas sean inconvenientes para
los intereses del Estado, Artículo 30 de la Ley de Contrataciones
del Estado.
El plazo mínimo para la presentación y recepción de ofertas será de
ocho (8) días hábiles, contados a partir de la publicación respectiva.
18. ORDEN DE COMPRA.
Documento oficial por medio del cual se autoriza la compra de un
bien y/o la contratación de un servicio. Se considerará autorizada la
compra o contratación del servicio cuando la Orden de Compra sea
firmada de aprobado por la Autoridad Administrativa Superior.
En los casos en que por el monto de la negociación no sea
necesaria la emisión de Contrato escrito, la Orden de Compra hará
las veces de éste, por lo que las condiciones en la misma
establecidas serán de carácter obligatorio para las partes.
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Se consideran aceptadas las condiciones por ambas partes,
cuando el Proveedor o Contratista reciba de conformidad la copia
de la Orden de Compra debidamente aprobada, mediante
Formulario Recepción Orden de Compra F/DC.012021.
Compromiso: Se efectuará este momento, cuando se crea la
gestión denominada Orden de Compra, utilizándola para todo tipo
de gasto, excluyendo los gastos que se efectúen según el subgrupo
11 Servicios Básicos y otros complementarios, utilizando para tal
efecto la Proforma adjudicada, avalada la misma en cuanto a
características y especificaciones técnicas por la Unidad Solicitante
con firma y sello en la respectiva Proforma.
Devengado: Se efectuará este momento, cuando se crea la gestión
denominada Orden de Liquidación, utilizándola para todo tipo de
gasto, excluyendo los gastos que se efectúen según el subgrupo
respectivo y para garantizar que la adquisición cumple con las
características y especificaciones técnicas, deberá contar la Factura
con la firma y sello de la Unidad Solicitante respectiva.
Compromiso y Devengado: Se efectuará este momento, cuando
se crea la gestión denominada Orden de Pago, utilizándola para los
gastos que se efectúan, según el subgrupo 11 Servicios Básicos y
otros complementarios.
19. DE LOS FONDOS EN AVANCE.
El documento denominado FONDOS EN AVANCE, se emitirá,
previa autorización de la Autoridad Administrativa Superior, única y
exclusivamente en los casos siguientes:
a. Cuando se autoricen fondos para la realización de alguna
actividad patrocinada por la EMPORNAC, y se designe a un
Funcionario o Trabajador como responsable de la liquidación
respectiva.
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b. Cuando haya que realizar gastos en el extranjero generados por
la reparación de maquinaria o equipos propiedad de la
EMPORNAC, participación en eventos de Congresos y Cursos
de Capacitación.
c. En los casos en que se realicen gestiones en Dependencias,
Instituciones del Estado o Fiscalizadoras de este, en los cuales
el pago se debe realizar de forma anticipada o contra la
prestación del servicio.
En todos los casos, la Liquidación del Fondo en Avance
corresponde a la persona que se haya designado como
responsable de su administración y la misma deberá realizarse
dentro del plazo máximo de cinco (5) días hábiles, posteriores a la
realización de la actividad y/o el pago respectivo.
Si la Liquidación no se realiza en el plazo indicado en el párrafo
anterior, el Departamento de Compras notificará al Responsable
que dispone de dos (2) días improrrogables, para efectuar la
liquidación o reintegrar los fondos autorizados. Si no se efectúa la
liquidación o el reintegro de los fondos, el Departamento de
Compras notificará a la Dirección Financiera, para que se instruya
la aplicación de descuentos en el sueldo o salario del Funcionario o
Trabajador responsable o en su defecto se procure la recuperación
de los mismos por medio de la vía judicial.
20. AUTORIDADES COMPETENTES.
Se entenderá como autoridad competente, según lo establecido en
el Artículo 5., numeral 4., del Decreto 09-2015 del Congreso de la
República.
Para las entidades estatales
descentralizadas y autónomas.
con
personalidad
jurídica,
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Ord.
Descripción
a. Al gerente o funcionario equivalente, cuando el valor total
no exceda de novecientos mil Quetzales (Q.900,000.00).
b.
A la Junta Directiva, autoridad máxima, o en su caso, quien
ejerza las funciones de ellas, cuando el valor total exceda
de novecientos mil Quetzales (Q.900,000.00).
CAPÍTULO III
DIFERENTES MODALIDADES DE COMPRAS
21. PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS.
Dependiendo del monto estimado de la negociación, esta podrá
realizarse por medio de uno de los procedimientos o concursos
siguientes:
Ord.
Descripción
a. Fondo
Rotativo
(Caja
Chica),
b. Compra de Baja Cuantía,
c. Compra Directa,
d. Compra por Régimen de
Cotización,
e. Compra por Régimen de
Licitación,
f.
Casos Especiales o de
Excepción, (Art. 44 de la Ley
de
Contrataciones
del
Estado).
Montos Estimados
de Q.00.01 a Q.2,000.00
de Q.2,000.01 a Q.10,000.00
de Q.10,000.01 a Q.90,000.00
de Q.90,000.01 a Q.900,000.00
de Q.900,000.01 en adelante
Por el incumplimiento de lo dispuesto en el cuadro anterior y/o
errores en los valores estimados y sus efectos, deberán responder
las Unidades Solicitantes, Jefatura del Departamento de Compras,
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Dirección Financiera y la Autoridad Administrativa Superior de la
Empresa, encargadas de su elaboración y las Unidades que
participan en el procedimiento respectivo.
22. FONDO ROTATIVO (CAJA CHICA).
Es la alternativa más ágil y eficaz de que dispone el Departamento
de Compras, para la adquisición de insumos, repuestos y servicios
que requieren las Unidades Solicitantes, regularmente del área
técnica o de servicios, para la solución de necesidades urgentes y
de escaso monto. Las compras por medio del Fondo Rotativo,
están limitadas a un valor que no debe sobrepasar los Dos Mil
Quetzales (Q.2,000.00) y están reguladas conforme un Manual
específico.
23. COMPRA DE BAJA CUANTÍA.
La modalidad de compra de baja cuantía consiste en la adquisición
directa de bienes, suministros, obras y servicios, exceptuada de los
requerimientos de los procesos competitivos de las demás
modalidades de adquisición pública contenidas en la reforma de la
Ley, cuando la adquisición sea por un monto de hasta diez mil
quetzales (Q.10,000.00). La compra de baja cuantía se realizará
bajo la responsabilidad de quien autorice la adquisición pública.
Las compras de baja cuantía deberán publicarse en
GUATECOMPRAS, una vez recibido el bien, servicio o suministro,
debiendo publicar la documentación de respaldo, conforme al
expediente administrativo que ampare la negociación realizada, por
constituir información pública de oficio. La Empresa determinará los
procedimientos para la aplicación de esta modalidad.
24. COMPRA DIRECTA.
La modalidad de compra directa, consiste en la adquisición de
bienes, suministros, obras y servicios a través de una oferta
electrónica en el sistema GUATECOMPRAS, prescindiendo de los
procedimientos de licitación o cotización, cuando la adquisición sea
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por montos mayores de diez mil Quetzales (Q.10,000.00) y no
supere los noventa mil Quetzales (Q.90,000.00).
Entre la publicación del concurso en GUATECOMPRAS y la
recepción de ofertas, deberá mediar un plazo no menor a un (1) día
hábil. Para la adjudicación deberán tomarse en cuenta el precio, la
calidad, tiempo de entrega y otras condiciones que se definan
previamente en la oferta electrónica, cuando corresponda. Esta
modalidad de compra se realizará bajo la responsabilidad de quien
autorice la adquisición.
El Departamento de Compras, deberá rechazar aquellas ofertas
que no cumplan con las condiciones establecidas en la Ley de
Contrataciones del Estado.
La oferta electrónica se publicará en GUATECOMPRAS y debe
incluir como mínimo: detalle del bien o servicio ofertado, número de
identificación tributaria y nombre o razón social del oferente y el
monto de la oferta. Luego de la adjudicación se publicará en
GUATECOMPRAS, como mínimo, el número de identificación
tributaria y el nombre o razón social del proveedor adjudicado y el
monto adjudicado.
Con las Cotizaciones correspondientes y habiendo determinado a
que Proveedor se adjudicará la compra directa, contando la
cotización o proforma con el visto bueno de la Unidad Solicitante y
la autorización de la Autoridad Administrativa Superior, el
Departamento de Compras traslada al Departamento de
Presupuesto, quien aprueba la Constancia de Disponibilidad
Presupuestaria – CDP, y elabora e imprime la Constancia de
Disponibilidad Financiera - CDF, y traslada a la Dirección
Financiera, el expediente para la aprobación de la referida
Constancia y devuelve el expediente al Departamento de Compras.
Elaborada la Orden de Compra y una vez aprobada por la
Autoridad Administrativa Superior, se envía al Departamento de
Contabilidad para que elabore e imprima el formulario Comprobante
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Único de Registro - CUR de Gasto respectivo, devolviendo el
expediente al Departamento de Compras, para su resguardo, en
espera de que el proveedor realice la entrega del bien o servicio.
Recibido el bien en el Departamento de Almacén y Suministros o
Sección de Inventarios, éstos emiten y envían al Departamento de
Compras la Certificación de ingresos correspondiente y la Factura
debidamente refrendada por la Unidad Solicitante, quien procede a
efectuar la liquidación de la adquisición respectiva.
Realizado el servicio, (Grupo -1), el proveedor envía al
Departamento de Compras la factura respectiva, quien procede a
enviar la misma a la Unidad Solicitante para que de estar conforme
con el servicio brindado proceda únicamente el jefe o subjefe de la
Unidad Solicitante, a estampar en la factura firma y sello y a
elaborar el Informe Pormenorizado correspondiente, enviándolos al
Departamento de Compras para que se realice la liquidación del
servicio respectivo. Artículo 43 Ley de Contrataciones del Estado).
25. PRESENTACIÓN DE OFERTAS ELECTRÓNICAS. Para cualquier
modalidad de compra regulada en la ley, en la que se solicite
ofertas de forma electrónica deberán cumplirse las disposiciones
establecidas en el reglamento y las normas de uso del Sistema
GUATECOMPRAS.
26. COMPRA POR RÉGIMEN DE COTIZACIÓN.
Cuando el precio de los bienes, obras, suministros o servicios
exceda de NOVENTA MIL QUETZALES (Q.90,000.00), y no
sobrepase los NOVECIENTOS MIL QUETZALES (Q.900,000.00),
se sujetarán al Régimen de Cotización, establecido en la Ley de
Contrataciones del Estado, Decreto Número 57-92, del Congreso
de la República y su Reglamento y el procedimiento establecido en
la Resolución Número Cien (100), de fecha 30 de marzo de 2004,
del Sistema de Información de Contratación y Adquisiciones del
Estado.
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27. BASES DE COTIZACIÓN.
Cuando por la naturaleza de la negociación, sea necesario la
elaboración de Bases de Cotización, las especificaciones generales
y técnicas y/o planos de construcción, corresponde a la Unidad
Solicitante y Dirección respectiva, la elaboración de dichos
documentos, incluyendo el respectivo Pedido de Compras.
La Unidad de Asesoría Jurídica emitirá a requerimiento de la
Autoridad Administrativa Superior, Dictamen jurídico, sobre las
Bases y su apego a la Normativa vigente, asimismo, la Dirección o
Unidad Solicitante a requerimiento de la Autoridad Administrativa
Superior emitirá su Dictamen en cuanto a las Especificaciones
Técnicas, de los bienes y/o servicios solicitados y serán aprobados
por la Autoridad Administrativa Superior, quién instruye al
Departamento de Compras para que se realice la publicación a
través del Sistema GUATECOMPRAS.
28. JUNTAS DE COTIZACIÓN Y LICITACIÓN O CALIFICACIÓN.
Las juntas de cotización, licitación o calificación son los únicos
órganos competentes para recibir, calificar ofertas y adjudicar el
negocio. Las decisiones las tomarán por mayoría simple de votos
entre sus miembros. Los miembros de la junta pueden razonar sus
votos.
Los miembros de las juntas no podrán abstenerse de votar ni
ausentarse o retirase del lugar donde se encuentren constituidos
durante la jornada de trabajo en el proceso de la adjudicación.
Las juntas de cotización, licitación o calificación deben dejar
constancia de todo lo actuado en las actas respectivas.
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29. INTEGRACIÓN DE LAS JUNTAS DE COTIZACIÓN, LICITACIÓN
O CALIFICACIÓN. Los miembros titulares y suplentes de las
juntas de cotización, licitación o calificación deberán ser servidores
públicos, nombrados por la autoridad competente de las entidades,
según cada modalidad de adquisición.
La autoridad competente será la responsable de verificar la
idoneidad de los servidores públicos nombrados para integrar las
juntas.
La idoneidad se verificará mediante la acreditación de la
experiencia o el conocimiento suficiente en algunos de los ámbitos
legal, financiero y técnico del negocio a adjudicar, debiendo la junta
contar con miembros idóneos en cada uno de estos ámbitos. Los
miembros suplentes deberán acreditar experiencia o conocimiento
suficiente en el mismo ámbito del miembro titular que suplirán.
En caso los servidores públicos nombrados no presenten excusa
de conformidad con el Artículo 13 de la reforma de Ley de
Contrataciones del Estado, Decreto 09-2015 del congreso de la
República, la autoridad correspondiente, bajo su responsabilidad,
dejará constancia por escrito de la verificación de la idoneidad de
los miembros nombrados.
En caso la o las entidades no cuenten con personal idóneo, se
podrá nombrar a servidores públicos de otras dependencias del
Estado, toda vez se verifique y asegure su idoneidad, según el
criterio del párrafo anterior.
30. LA INTEGRACIÓN DE LAS JUNTAS SE HARÁ DE LA FORMA
SIGUIENTE:
En el caso de la modalidad de licitación pública, la junta de
licitación estará integrada por cinco (5) miembros titulares e igual
número de miembros suplentes, los cuales deberán ser nombrados
por la autoridad superior de la entidad contratante.
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En el caso de la modalidad de cotización pública, la junta de
cotización estará integrada por tres (3) miembros titulares e igual
número de miembros suplentes, los cuales deberán ser nombrados
por la autoridad administrativa superior de la entidad contratante.
La junta de calificación podrá solicitar asistencia de asesores, tanto
de la Dirección General de Adquisiciones del Estado, como de las
entidades requirentes cuando lo considere necesario.
Para el adecuado desarrollo de sus funciones, las juntas de
licitación, cotización o calificación podrán solicitar asistencia de
asesores de entidades del sector público con rectoría, atribuciones
o especialidades relevantes al negocio a adjudicar.
La autoridad responsable de nombramiento de las juntas, deberá
dejar constancia por escrito de todas sus actuaciones relativas a la
integración de las juntas.
Impedimentos para integrar las juntas de cotización, licitación
o calificación. No podrán ser miembros de las juntas de
cotización, licitación o calificación, quienes tengan algunos de los
impedimentos siguientes:
a. Ser parte en el asunto.
b. Haber sido representante legal, gerente o empleado, o
alguno de sus parientes, asesor, abogado o perito, en el
asunto o en la empresa oferente.
c. Tener, o alguno de sus parientes dentro de los grados de ley,
interés directo o indirecto en el asunto.
d. Tener parentesco dentro de los grados de ley con alguna de
las partes.
e. Ser pariente dentro de los grados de ley, de la autoridad
superior o la autoridad administrativa superior de la
institución.
f. Haber aceptado herencia, legado o donación de alguna de
las partes.
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g. Ser socio o participe con algunas de las partes.
h. Haber participado en la preparación del negocio en cualquier
parte.
Excusa obligatoria para integrar las juntas de cotización,
licitación o calificación. No podrán ser miembros de las juntas de
licitación, cotización o calificación, y deberán excusarse en los
casos siguientes:
a. Cuando tenga amistad íntima o relaciones con algunas de las
partes que según las pruebas y circunstancias hagan dudar
de la imparcialidad.
b. Cuando él o la integrante o sus descendientes tengan
concertado matrimonio con alguna de las partes, o con
parientes consanguíneos con algunos de ellos.
c. Cuando él o la integrante viva en la misma casa con alguna
de las partes.
d. Cuando él o la integrante haya intervenido en el asunto que
se convoque.
e. Cuando él o la integrante o sus parientes dentro de los grados
de ley hayan sido tutores, protutores, guardadores,
mandantes o mandatarios de algunas de las partes o de sus
descendientes, cónyuges o hermanos.
f. Cuando el cónyuge o los parientes consanguíneos del
integrante hayan aceptado herencia, legado o donación de
alguna de las partes.
g. Cuando alguna de las partes sea comensal o dependientes
del integrante o éste de aquellas.
h. Cuando él o la integrante, su cónyuge, descendientes,
ascendientes o hermanos, hermanas y algunas de las partes
hayan otorgado un contrato escrito del que resulte una
relación jurídica que aproveche o dañe al integrante o a
cualquiera de sus parientes mencionados.
i. Cuando él integrante o su cónyuge o parientes
consanguíneos tengan juicio pendiente con alguna de las
partes o lo haya tenido un año antes.
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j. Cuando el integrante, antes de adjudicar, haya externado
opinión en el asunto que se ventila.
k. Cuando el asunto pueda resultar en daño o provecho para los
intereses del integrante, su cónyuge o alguno de sus
parientes consanguíneos.
l. Cuando el integrante, su cónyuge, o alguno de sus parientes
consanguíneos tengan enemistad grave con alguna de las
partes. Se presume que hay enemistad grave por haber
dañado o intentar dañar unas de las partes al integrante o
éste a cualquiera de aquellos, en su persona, su honor o sus
bienes, o a los parientes de unos y otros, mencionados en
este inciso.
m. Por no cumplir con ninguno de los criterios de idoneidad
establecidos en el Artículo 11 de la Ley de Contrataciones del
Estado.
n. Por razones establecidas en la Ley de Contrataciones del
Estado o en otras Leyes vigentes.
Los servidores públicos que sean nombrados para integrar una
junta y que deben excusarse según lo establecido en el presente
artículo, en un plazo no mayor a un hábil a partir del momento
que conozca el impedimento deberán presentar su excusa por
escrito, razonando y acreditando las causales que justifican la
excusa. La autoridad nominadora de la junta deberá resolveré
en un plazo no mayor a un día hábil. El Reglamento de la Ley de
Contrataciones del Estado establecerá el procedimiento. Los
servidores públicos que presenten excusas frívolas, o que
teniendo obligación de presentar excusa, no lo hicieren, serán
sancionados conforme al régimen sancionatorio administrativo
del estado o entidad a que se refiera, sin perjuicio de las
responsabilidades civiles y penales que se puedan derivar.
31. RECEPCIÓN Y APERTURA DE PLICAS.
La Junta de Cotización, deberá reunirse en las fechas establecidas
como límite en el Sistema de GUATECOMPRAS, para la
presentación y recepción de ofertas, dando un margen máximo de
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treinta (30) minutos, después de la hora fijada para la recepción.
Transcurrido dicho plazo, no se aceptará ninguna oferta más y se
procederá a la Apertura de Plicas.
La presentación y entrega de las PLICAS, se hará directamente a la
Junta de Cotización en pleno. En ambos casos las ofertas deberán
presentarlas los Oferentes interesados en participar, en el lugar,
fecha y hora señalada en las publicaciones realizadas en
GUATECOMPRAS. La Junta de Cotización no aceptará ninguna
oferta antes de las fechas y horas establecidas, únicamente recibirá
ofertas directamente del Oferente. La Junta de Cotización elaborará
Acta donde conste la Recepción y Apertura de Plicas.
De no presentarse alguno de los integrantes titulares o suplentes de
la Junta, en el lugar, fecha y hora fijados, los que se hubieren
constituido, deberán informar a la Autoridad Administrativa
Superior, de dicha ausencia para que se apliquen las medidas
disciplinarias correspondientes.
Se exceptúan los casos de impedimentos y excusas establecidos
en la Ley de Contrataciones del Estado y sus reformas, siempre y
cuando se notifiquen con la debida anticipación.
32. CALIFICACIÓN DE PLICAS Y ADJUDICACIÓN DEL NEGOCIO.
Luego de abiertas las Plicas, la Junta de Cotización, elaborará Acta
de Recepción y Apertura de Ofertas y la trasladará al Departamento
de Compras, para su respectiva publicación en el Sistema
GUATECOMPRAS. Dicha publicación deberá realizarse dentro del
plazo de los dos (2) días hábiles posteriores a la fecha que se haya
llevado a cabo el acto de recepción de ofertas y apertura de plicas.
Al efectuar la CALIFICACIÓN de Ofertas, la Junta de Cotización,
deberá aplicar los criterios de calificación previamente establecidos,
y plasmados en las Bases de Cotización o Licitación, para luego
ADJUDICAR la negociación.
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La calificación y adjudicación por parte de la Junta de Cotización,
deberá realizarse en un plazo máximo de cinco (5) días hábiles
contados a partir de la fecha de recepción de Ofertas.
La Junta de Cotización podrá solicitar a la Autoridad Administrativa
Superior, prorroga hasta por diez (10) días, 5 días primero y 5 días
después para proceder a la adjudicación, prorroga que deberá ser
aprobada por la Autoridad Administrativa Superior y dicha prorroga
debe ser publicada en GUATECOMPRAS.
Finalizado el procedimiento de apertura, calificación de ofertas y
adjudicación de la negociación, la Junta de Cotización, suscribirá el
Acta de Adjudicación, la cual incluirá los cuadros de calificación,
adjuntándola al expediente, el cual se trasladará al Departamento
de Compras, para su publicación y continuar con el trámite
respectivo.
33. ELABORACIÓN DE ORDEN DE COMPRA.
El Acuerdo No. 40-2005, del Ministerio de Finanzas Públicas, en el
cual se crea el Sistema Informático de Gestión - SIGES, que servirá
en una primera fase para la creación de Órdenes de Compra e
interactuará por medio de interface en el SICOIN-WEB.
En las Modalidades de Baja Cuantía y Compra Directa, con las
Cotizaciones correspondientes y habiendo determinado a que
Proveedor se adjudicará la compra, con la autorización de la
Autoridad Administrativa Superior, el Departamento de Compras
traslada el expediente al Departamento de Presupuesto para que le
sea asignado el renglón presupuestario correspondiente a la
ejecución del gasto respectivo.
Habiendo realizado el Departamento de Presupuesto el presente
procedimiento regresa el expediente al Departamento de Compras,
quien elaborará la Solicitud de la Constancia de Disponibilidad
Presupuestaria CDP, y traslada al Departamento de Presupuesto,
el respectivo expediente para que proceda a la impresión del
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formato, aprobando con firma y sello de la Jefatura o Subjefatura
del Departamento.
Luego envían el expediente completo a la Dirección Financiera,
quien imprime el formato, aprobando con firma y sello del Director
o Subdirector la Constancia de Disponibilidad Financiera – CDF,
quien devolverá el expediente al Departamento de Compras, para
que elabore la Orden de Compra respectiva.
Elaborada la Orden de Compra y una vez aprobada por la
Autoridad Administrativa Superior, se envía al Departamento de
Contabilidad para que se elabore e imprima el formulario CUR de
Gasto respectivo, devolviendo el expediente al Departamento de
Compras, para su resguardo y éste procede a elaborar el formulario
Recepción Orden de Compra, F/DC.012021, para entregar la Orden
de Compra y el CUR de gasto al proveedor, quedando a la espera
del aviso por parte del proveedor para la entrega del bien o servicio.
34. ELABORACIÓN DE CONTRATO.
La Unidad de Asesoría Jurídica elabora el Contrato en base al
expediente que le remite el Departamento de Compras,
gestionando la firma del Contrato por las partes, solicitando al
Contratista la presentación de la Fianza respectiva (cumplimiento
de contrato), posteriormente lo remite a la Autoridad Administrativa
Superior para su aprobación por parte de la Autoridad Competente,
notificando la aprobación del Contrato al Contratista, momento en el
cuál inicia a contarse el plazo contractual, según el Artículo 42 del
Reglamento Ley de Contrataciones del Estado.
Envía copia del Contrato y de la referida aprobación al
Departamento de Compras, para que se elabore la Orden de
Compras F/DC.01202, quedando el expediente en resguardo en el
Departamento de Compras, en espera del aviso del Contratista
para la entrega del bien o servicio.
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La Unidad de Asesoría Jurídica, contará con treinta (30) días para
enviar el Contrato y su respectiva aprobación a la Contraloría
General de Cuentas, enviando posteriormente copias de la
documentación al Departamento de Compras, para que se efectúe
la publicación correspondiente en el Sistema GUATECOMPRAS,
conforme lo establecido en el Artículo 8, inciso j) de la Resolución
No. CIEN (100) de fecha 30 de marzo del 2004, del Sistema de
Información y Contrataciones del Estado. Y Artículo 75 de la Ley de
Los Contratos que se suscriban por eventos del Régimen de
Cotización y Licitación, son firmados por la Autoridad Administrativa
Superior, quien es el Representante Legal de EMPORNAC, la
aprobación de éstos Contratos, debe realizarlas la Autoridad
Superior.
Cuando las compras sean menores de CIEN MIL QUETZALES
(Q.100,000.00). Con la recepción de la copia de la Orden de
Compra, el Proveedor se dará por oficialmente notificado y deberá
proceder a surtir el bien o ejecutar el servicio en las condiciones
indicadas en la misma, en cuyo caso deberá hacerse constar en
Acta todos los pormenores de la negociación, agregando las
constancias del caso al expediente respectivo. Art. 50 de la Ley.
Cuando las compras o contrataciones sean mayores de CIEN MIL
QUETZALES (Q.100,000.00), el expediente se trasladará a la
Unidad de Asesoría Jurídica, para la elaboración del Contrato
respectivo. Art. 47 de la Ley.
Corresponde verificar el cumplimiento de las condiciones ofrecidas
por el Proveedor o Contratistas, contenidas en el Contrato o Acta
Administrativa a:
a. La Comisión de Recepción y Liquidación cuando exista
Contrato escrito.
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b. Al Departamento de Almacén y Suministros o Sección de
Inventarios, según corresponda, cuando no se haya
elaborado Contrato escrito y la negociación consista en
compra de bienes, el Departamento de Compras, deberá
adjuntar la Certificación de Ingreso del Departamento
Almacén y Suministros o Sección de Inventarios, al
expediente respectivo, para continuar con el trámite
correspondiente.
c. El Jefe o Subjefe de la Unidad Solicitante, cuando la
negociación consista en contratación o prestación de
servicios, deberá emitir Informe pormenorizado por la
ejecución del mismo, cuando no exista Contrato escrito.
d. El Supervisor nombrado, cuando la negociación se refiera a la
prestación de un servicio, construcción de obras, instalación
de equipos, cuando exista Contrato escrito.
e. Corresponde al Departamento de Almacén y Suministros y
Sección de Inventarios, verificar que las especificaciones y
características de los bienes surtidos sean las indicadas en la
respectiva Orden de Compra.
El Departamento de Compras informará al Proveedor, en caso de
adquisiciones menores de Q.100,000.00 del incumplimiento del
plazo contractual para que proceda a la cancelación de la multa
impuesta si fuera aplicable.
La Junta de Recepción y Liquidación deberá indicar en el Acta
respectiva en el caso de adquisiciones mayores de Q.100,000.00
del incumplimiento del plazo contractual para que el Departamento
de Compras, le informe al proveedor que proceda a la cancelación
de la multa impuesta si fuere aplicable.
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35. COMPRA POR RÉGIMEN DE LICITACIÓN.
Las compras o contrataciones de bienes, suministros, obras y
servicios, cuyo valor exceda de NOVECIENTOS MIL QUETZALES
(Q.900,000.00) se sujetarán al Régimen de Licitación, establecido
en la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento.
36. DE LOS DOCUMENTOS DE LICITACIÓN.
En el proceso de las Licitaciones, se deberá elaborar según el
caso, los documentos siguientes:
Ord.
Descripción
a.
Pedido de Compras,
b.
Bases de Licitación,
c.
Especificaciones Generales,
d.
Especificaciones Técnicas,
e.
Dictamen Jurídico,
f.
Dictamen Técnico,
g.
Dictamen Presupuestario,
h.
Disposiciones Especiales y
i.
Planos de Construcción, cuanto se trate de
obras.
37. BASES DE LICITACIÓN.
Las Bases de Licitación serán elaboradas por la Unidad Solicitante
o Dirección a que pertenezca dicha Unidad y deberán contener,
como mínimo los requisitos que se indican en el Artículo 19, de la
Ley de Contrataciones del Estado, Decreto 57-92, del Congreso de
la República, y Artículo 18 del Reglamento de la Ley.
Las Bases de Licitación, disposiciones especiales, planos de
construcción, especificaciones generales y técnicas, serán
aprobadas por la Autoridad Superior, previa justificación y
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exposición por parte de las Unidades interesadas y corresponde a
dicha Autoridad girar instrucciones al Departamento de Compras,
para su respectiva publicación en el Sistema GUATECOMPRAS.
Las Bases de Licitación, para su aprobación por parte de la
Autoridad Superior, deberán contar con Dictamen Técnico,
Dictamen Jurídico y Dictamen Presupuestario favorables, emitido
por la Dirección o Unidad Solicitante, Unidad de Asesoría Jurídica y
Departamento de Presupuesto respectivamente. Cualquier
modificación a dichas Bases tendrán que ser aprobadas por la
Autoridad Superior.
De acuerdo a lo establecido en la Resolución Número Cien (100) de
fecha 30 de marzo del 2004, del Ministerio de Finanzas Públicas,
que contiene las Normas para el Uso del Sistema de Información de
Contrataciones y Adquisiciones del Estado – GUATECOMPRAS,
antes de realizar las invitaciones a ofertar en el Diario Oficial; las
Bases de Licitación y otros documentos relacionados con la
negociación, deberán publicarse en el Sistema GUATECOMPRAS.
38. ENTREGA DE BASES.
Se procederá según lo establecido en el Artículo 22 de la Ley de
Contrataciones del Estado, el cual estipula que serán obtenidas
electrónicamente y de forma gratuita en el Sistema
GUATECOMPRAS.
39. CASOS ESPECIALES O DE EXCEPCIÓN.
Las contrataciones por medio de casos de excepción se realizarán
de acuerdo a lo establecido en los Artículos 44 y 45 de la Ley de
Contrataciones del Estado, y Artículos 18, del Reglamento de la
Ley.
Las Unidades Solicitantes interesadas, deberán elaborar los
respectivos Pedidos de Compra juntamente con los Términos de
Referencia cuando procedan, los cuales deberán ser aprobados por
la Autoridad Administrativa Superior.
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CAPÍTULO IV
DISPOSICIONES ESPECIALES
40. APROBACIÓN DE ADJUDICACIÓN POR RÉGIMEN DE
COTIZACIÓN Y LICITACIÓN.
Lo actuado por la Junta de Cotización o Licitación, deberá
aprobarse o improbarse por la Autoridad que corresponda
haciéndolo constar en la resolución correspondiente que se emita
para el efecto, dentro del plazo que estipula la Ley.
La aprobación o improbación se realizará de acuerdo a lo
establecido en el Artículo 36 de la Ley Contrataciones del Estado y
sus reformas, la misma deberá ser publicada en el Sistema
GUATECOMPRAS.
41. RECURSOS.
Contra las Resoluciones definitivas dictadas dentro de las
adjudicaciones derivadas de Licitaciones, Cotizaciones o Casos de
Excepción que efectué la Empresa, de conformidad con la Ley de
Contrataciones del Estado, procederán la interposición de los
recursos administrativos de Reposición y Revocatoria en el orden
siguiente:
a. Contra las resoluciones dictadas por la Autoridad Superior,
procederá la interposición del recurso de Reposición.
b. Contra las resoluciones dictadas por la Autoridad Administrativa
Superior, procederá la interposición del recurso de Revocatoria.
En ambos casos, deberán interponerse los recursos antes citados
dentro de los diez (10) hábiles siguientes, a la fecha de la
publicación en el Sistema GUATECOMPRAS, o bien cuando se
efectué la notificación por escrito, según proceda.
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Para efectos de requisitos de la solicitud, trámite y diligenciamiento,
se estará a lo dispuesto en la Ley de lo Contencioso Administrativo,
que se aplicará supletoriamente en esta materia.
Al resolver la Empresa los recursos indicados, deberá hacerlo en
forma escrita, razonada y fundamentada en derecho, de
conformidad con lo que establece la Ley.
42. DE LA SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO.
Cuando la compra sea mayor de CIEN MIL QUETZALES
(Q.100,000.00), deberá celebrarse Contrato escrito, en el que se
hará mención de todos los detalles de la negociación,
especialmente las garantías que el Proveedor debe presentar,
plazo convenido para la entrega de los bienes, suministros, obras o
servicios a adquirir, expresado en forma concreta, sin
ambigüedades que permitan la existencia de duda alguna y la
referencia exacta en relación a la confirmación de la compra y/o
prestación del servicio.
La confirmación de la compra o prestación del servicio, se realizará
al Proveedor en el momento que la Unidad de Asesoría Jurídica
notifica la aprobación del Contrato y se realiza la entrega de la
copia del mismo, con la cual da inicio el plazo contractual.
Cuando la adjudicación se haya realizado a través del Régimen de
Licitación, la Autoridad Superior, podrá disponer de elaborar
Contrato Administrativo, según Artículo 49 de la Ley de
Contrataciones del Estado o Escritura Pública en Protocolo ante los
oficios de un Notario. En este último caso, los honorarios que
genere su elaboración serán cubiertos por la Empresa
adjudicataria.
El Contrato indicará el plazo y momento en que empezará a correr
el tiempo de entrega de los bienes y de los servicios u obras a
contratar. Así mismo, se deberá indicar los casos en que la
Empresa podrá rescindir la negociación y las sanciones pecuniarias
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a que se vea afecto el Proveedor o Contratista, en caso de
incumplimiento en el plazo de entrega, variación en calidad o
cantidad u otras transgresiones a la Ley de Contrataciones del
Estado.
43. DISTRIBUCIÓN DE COPIA DE CONTRATOS.
La Unidad de Asesoría Jurídica enviará copia de los Contratos
suscritos por la Autoridad Administrativa Superior, al Departamento
de Compras, Unidad de Auditoría Interna y Delegación de la
Contraloría General de Cuentas, para los efectos consiguientes.
En los casos de contrataciones por servicios técnicos y
profesionales se incluirá copia para el Departamento de Personal.
La Unidad de Asesoría Jurídica, deberá llevar el control de los
Contratos en los registros y archivos del área administrativa de la
referida Unidad.
44. AUTORIZACIÓN DE ANTICIPO Y ESTIMACIONES A
CONTRATISTAS.
Las Solicitudes de Anticipos y Estimaciones sobre obras, deben ser
presentadas por el Contratista al Departamento de Compras, con
los cuadros que detallan la inversión del anticipo o trabajos
ejecutados en el caso de estimaciones, los cuales deberán contar
con la aprobación de la Supervisión nombrada para el efecto, la
Dirección correspondiente y Autoridad Administrativa Superior.
Los anticipos en construcción de obra pueden otorgarse hasta el
veinte por ciento (20%) del valor del Contrato y por Consultoría
hasta el diez por ciento (10%) de conformidad con el Artículo 58 de
la Ley de Contrataciones del Estado. En los casos en que se
otorgue anticipo, se debe indicar en el Contrato, en la cláusula
“forma de pago”.
45. PÓLIZAS DE SEGURO DE CAUCIÓN.
La Unidad de Asesoría Jurídica en Oficinas Guatemala o en
Oficinas Puerto, deberá remitir los originales de las Pólizas de
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Seguro de Caución (Art. 3.b), Decreto 25-2010 Ley de la Actividad
Aseguradora, presentadas por los Proveedores o Contratistas al
Departamento de Tesorería, para su resguardo y una fotocopia de
la misma al Departamento de Compras, para agregar al expediente
respectivo y su respectiva publicación en el Sistema
GUATECOMPRAS.
Es responsabilidad de las Juntas de Licitación o Cotización según
sea el caso, verificar la autenticidad de las Fianzas mediante la
Certificación de Autenticidad, de la Fianza de Sostenimiento de
Ofertas, y de la Autoridad Administrativa Superior de verificar la
autenticidad de las demás Fianzas a que se refieren los Artículos
del 65 al 68 de la Ley de Contrataciones del Estado.
46. PLAZOS PARA EL RÉGIMEN DE COTIZACIÓN EN SISTEMA
GUATECOMPRAS. En el proceso de un expediente de compras,
sujeto al Régimen de Cotización, se señalan como plazo máximo,
los siguientes:
ACTIVIDAD
Recepción de Pedidos y
Bases
de
Cotización,
conformación de expediente
y Publicación de Proyecto de
Bases, en el Sistema
GUATECOMPRAS.
Si no hubiera observaciones,
preguntas o sugerencias, se
deja firme el evento.
Recepción
de
Ofertas,
conforme fecha establecida
en
Sistema
GUATECOMPRAS
y
RESPONSABLE
PLAZO
Departamento
Compras
de
3 días
hábiles
Departamento
Compras
de
8 días
hábiles
Junta de Cotización
2 días
hábiles
Página 36
Apertura
de
Plicas
y
publicación del Acta de
Recepción, que incluye el
Listado de Oferentes.
Calificación y Adjudicación Junta de Cotización
de
la
Negociación
y
elaboración de Acta y
publicación de la misma.
Tiempo de espera, por Junta de Cotización
posibles inconformidades.
Contestadas
las
inconformidades
si
las
hubiera,
se
remite
el
expediente a la Autoridad
Administrativa Superior para
su
aprobación
o
improbación.
Aprobación, improbación o
prescindir de lo actuado por
la Junta de Cotización.
Si se aprueba lo actuado por
la Junta de Cotización, se
envía el expediente al
Departamento de Compras.
Publicará la resolución de la
Autoridad
Administrativa
Superior.
Si se imprueba lo actuado
por la Junta de Cotización, la
Autoridad
Administrativa
Superior
devuelve el
expediente,
para
que
confirme o modifique su
decisión.
Confirmación o modificación
de lo actuado.
5 días
hábiles
5 días
calendario
2 días
hábiles
Superior
5 días
hábiles
Superior
2 días
hábiles
Departamento
Compras
de
2 días
hábiles
Superior
2 días
hábiles
5 días
Página 37
hábiles
Devuelve el expediente a la Junta de Cotización
Autoridad
Administrativa
Superior con la decisión
tomada.
Aprobar,
improbar
o Autoridad Administrativa
prescindir la negociación.
Superior
2 días
hábiles
Si se aprueba, imprueba o
prescinde la negociación se
envía el expediente al
Departamento de Compras,
para la publicación de la
resolución.
Publicación
en
GUATECOMPRAS de la
Resolución de la Autoridad
Administrativa Superior.
Elaboración de Contrato
Administrativo y Firmas del
Contrato.
Presentación de Fianza de
Cumplimiento,
por
el
Adjudicatario, a la Unidad de
Asesoría Jurídica.
Aprobación del Contrato
respectivo.
Superior
2 días
hábiles
Departamento
Compras
2 días
hábiles
de
5 días
hábiles
Unidad de
Jurídica
Asesoría 10
días
hábiles
Unidad de
Jurídica
Asesoría 15
días
calendario
Autoridad Superior y/o 05
días
Autoridad Administrativa hábiles
Superior, según sea el
caso
Para efectos de los plazos establecidos en el cuadro anterior, se
computarán únicamente los días hábiles, en horarios de trabajo,
salvo las interrupciones derivadas de caso fortuito o fuerza mayor
debidamente comprobadas.
Página 38
En los casos en que la Autoridad Superior y/o Autoridad
Administrativa Superior, prescinda cualquier negociación, traslada
el expediente al Departamento de Compras, con la resolución
respectiva para su publicación en el Sistema GUATECOMPRAS,
quedando dicho proceso en estatus de finalizado anulado.
El Departamento de Compras, remite copia del expediente a la
Unidad Solicitante para su conocimiento, quedando el expediente
original en resguardo del Departamento de Compras.
Corresponde al Departamento de Compras, tramitar todos los
expedientes para la compra de bienes o contratación de servicios,
hasta su entrega al Departamento de Contabilidad, para la emisión
del Comprobante Único de Registro CUR, respectivo.
47. PLAZOS PARA EL RÉGIMEN DE LICITACIÓN EN SISTEMA
GUATECOMPRAS. En el proceso de un expediente de compras,
sujeto al Régimen de Licitación, se señalan como plazo máximo, los
siguientes:
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Previo
a
efectuar
el Unidad Solicitante
proceso de contratación por
esta
modalidad,
debe
verificar que la adquisición
este incluida en el Plan
Anual de Compras y en
Formulación
Presupuestaria.
Elabora Pedido de Compra, Unidad Solicitante
proyecto de Bases, Planos,
Especificaciones Técnicas,
Generales y Especiales si
fuere necesario y envía a la
PLAZO
S/P
S/P
Página 39
Autoridad
Administrativa
Superior para su respectiva
autorización
para
el
proyecto de Bases.
Autoriza
trámite
para
publicación de Proyecto de
Bases
y
remite
a
Departamento de Compras
para
su
respectiva
publicación en Sistema
GUATECOMPRAS.
Publica
en
Sistema
GUATECOMPRAS,
proyecto de Bases.
Formula comentarios o
sugerencias al proyecto de
Bases.
Requiere
a
donde
corresponda la formulación
de las respuestas a los
comentarios o sugerencias
si los hubiera, para su
respectiva
publicación,
luego traslada expediente a
la Autoridad Administrativa
Superior.
Solicita
Dictámenes
Técnico, Presupuestario y
Jurídico.
Aprueba las Bases de
Licitación.
Remite al Departamento de
Compras Dictámenes y
Resolución
para
su
Autoridad
Administrativa superior
S/P
Departamento
Compras
S/P
de
Personas Interesadas
Departamento
Compras
de
Publicación y
un plazo no
menor de
hasta 3 días
hábiles
3 días
hábiles
Autoridad
Administrativa Superior
S/P
Autoridad
Autoridad
S/P
S/P
Página 40
respectiva
publicación
como concurso en el
Sistema
GUATECOMPRAS.
Publica el evento en el
Sistema
GUATECOMPRAS, como
concurso.
Posteriormente coordina la
publicación en el Diario
Oficial, dentro de un plazo
no mayor de cinco (5) días
entre ambas publicaciones.
Recibe
solicitud
de
aclaraciones a través del
Sistema
GUATECOMPRAS.
Departamento
Compras
de
40 días
calendario
Departamento
Compras
de
5 días
calendario
Departamento
Compras
de 3
días
hábiles
antes de la
fecha
establecida
de
la
presentación
de ofertas
Publica en el Sistema Departamento
GUATECOMPRAS,
Compras
respuestas de solicitud de
aclaraciones.
de
2 días
hábiles
anteriores a
la fecha
establecida
de
presentación
de ofertas
Si hubiere modificación de Autoridad
Bases, se realiza adenda Administrativa Superior
respectiva.
8 días
hábiles para
presentar
ofertas
Informa a la Autoridad Departamento
Administrativa Superior de Compras
de
S/P
Página 41
la fecha y hora para recibir
ofertas de cada uno de los
eventos.
Eleva el expediente a la
Autoridad Superior para los
nombramientos
correspondientes.
Nombra a los integrantes
de la Junta de Licitación.
Notifica los Nombramientos
a los respectivos servidores
públicos y envía al Depto.
de Compras copia del
referido nombramiento para
su publicación en el
Sistema
GUATECOMPRAS.
Publicación
del
Nombramiento de Junta de
Licitación
en
Sistema
GUATECOMPRAS.
Recibe y califica ofertas
suscribiendo
el
Acta
respectiva y adjudica el
negocio.
Publica en el Sistema
GUATECOMPRAS,
Acta
de Recepción de ofertas
respectiva.
De ser necesario solicita
prórroga
para
la
adjudicación
de
la
negociación.
Autoriza prórroga para la
adjudicación si la hubiera.
Autoridad
S/P
Autoridad Superior
S/P
Autoridad Superior
S/P
Departamento
Compras
de
Junta de Licitación
Departamento
Compras
S/P
1 día
hábil
de
2 días
hábiles
10 días
hábiles
Autoridad Superior
10 días
hábiles
Adjudica (previa consulta Junta de Licitación
Dentro de 5
Página 42
de
asignación
presupuestaria) o declara
desierta la negociación y
suscribe el Acta respectiva.
Envía Acta respectiva al
para su publicación en el
sistema
GUATECOMPRAS.
Recibe
Acta
correspondiente y procede
a la publicación en el
Sistema
GUATECOMPRAS.
Pueden
presentar
inconformidades a través
del
Sistema
de
GUATECOMPRAS.
días hábiles
Departamento
Compras
Dentro de 5
días hábiles
de
Oferentes
Participantes
Recibe inconformidades y Departamento
las traslada a la Junta de Compras
Licitación respectiva.
Durante 5
días hábiles
Dentro de
los 5 días
calendario,
posteriores a
la
publicación
de
Responder
dentro de 5
días
calendario a
partir de la
presentación
Responde inconformidades Junta de Licitación
a través del Sistema
GUATECOMPRAS.
5 días
calendario
Traslada
expediente Junta de Licitación
completo a la Autoridad
Superior
para
su
aprobación, luego de la
publicación del Acta de
Dentro de 2
días hábiles
de la
publicación
Página 43
Adjudicación.
Aprueba o imprueba lo Autoridad Superior
actuado por la Junta de
Licitación
Dentro de 5
días hábiles
de recibido
el
expediente
En caso de improbar, Autoridad Superior
devuelve expediente a la
Junta de Licitación para su
respectiva revisión.
Podrá confirmar o modificar Junta de Licitación
su decisión original.
Dentro de 2
días hábiles
Con
su
decisión Junta de Licitación
correspondiente reenvía el
expediente a la Autoridad
Superior.
Aprueba,
imprueba
o Autoridad Superior
prescinde
de
la
negociación.
Dentro de 2
días hábiles
Notifica a través del Autoridad Superior
Departamento de Compras,
su
decisión
para
su
respectiva publicación en el
Sistema
GUATECOMPRAS.
Recibe inconformidades, si Autoridad Superior
las hubiera.
Dentro de 2
días hábiles
Responde
Autoridad Superior
inconformidades, a partir de
su presentación.
Remite expediente resuelto Autoridad Superior
al
Departamento
de
5 días
calendario
Dentro de 5
días hábiles
Dentro de 5
días hábiles
de recibido
el
expediente
Durante 5
días
calendario
2 días
Página 44
Compras,
para
la
continuación del trámite
respectivo.
Solicita
CDP
y CDF
correspondientes.
Remite expediente a la
Unidad
de
Asesoría
Jurídica,
para
la
elaboración del Contrato
respectivo.
Recibe
expediente
y
elabora
el
Contrato
correspondiente.
hábiles
Departamento
Compras
Departamento
Compras
Unidad de
Jurídica
de
S/P
de
S/P
Asesoría
Firman el Contrato suscrito. Autoridad
y Oferente adjudicado
Presenta
Fianza
de Oferente Adjudicado
Cumplimiento de Contrato.
Aprueba
suscrito.
el
Contrato Autoridad Superior
Dentro de
los 10 días
hábiles de la
adjudicación
definitiva
10 días
hábiles
15 días
hábiles a
partir de la
suscripción
del Contrato
Dentro de 10
días hábiles
contados a
partir de la
presentación
por parte del
Contratista
de
la
garantía de
cumplimiento
del mismo.
S/P = Sin plazo de tiempo.
Página 45
48. INCUMPLIMIENTO DE PRECALIFICADOS.
La Autoridad Administrativa Superior es la responsable de reportar
ante el Registro de Precalificados, del Ministerio de Finanzas
Públicas, los casos en los que los Adjudicatarios o Contratistas,
según el caso, no se presentaren a suscribir el Contrato en la fecha
señalada, incumpla en el plazo de entrega, por variación en calidad
o cantidad, de los bienes o servicios, para los registros
correspondientes, de conformidad con los informes de las
Unidades vinculadas al proceso.
CAPÍTULO IV
PROHIBICIONES Y SANCIONES
49. SANCIONES.
En los casos en que se determine retraso en el proceso, como
consecuencia del incumplimiento de los plazos establecidos en el
Régimen de Cotización, a que se refiere a la Norma 45, del
presente Manual, por negligencia de los Trabajadores y
Funcionarios involucrados en la actividad, la Autoridad
Administrativa Superior instruirá al Departamento de Personal,
inicie el procedimiento administrativo para la aplicación del
Régimen Disciplinario Interno, sin quedar a salvo de la sanción
pecuniaria a que se refiere el Artículo 82, de la Ley de
50. PROHIBICIÓN DE FONDOS EN AVANCE.
Se prohíbe la emisión de FONDOS EN AVANCE, con el objeto de
hacer efectivo el pago por compra de bienes o la adquisición de
servicios contra recepción de los mismos; así como para otorgar
anticipos por construcción de obras. La Autoridad Administrativa
Superior y el Departamento de Compras, son los responsable de
velar el cumplimiento de esta disposición.
Página 46
51. INASISTENCIA A CONVOCATORIA DE APERTURA DE PLICAS.
A los Miembros de las Juntas de Cotización y/o Licitación que
fueren reportados de no haberse presentado sin causa justificada,
a los actos de apertura de plicas a los que hubieren sido
convocados, la Autoridad Administrativa Superior, instruirá al
Departamento de Personal, la formación del expediente
administrativo para la aplicación del Régimen Disciplinario
respectivo.
52. PROHIBICIÓN DEL FRACCIONAMIENTO.
Se prohíbe el fraccionamiento de la compra o la negociación, con
el propósito de evadir el Régimen de Cotización o Licitación. El
Funcionario o Trabajador que permita o incurra en este tipo de
transgresión, será sancionado conforme al Artículo 81 de la Ley de
53. OMISIÓN DE REPORTES DE INCUMPLIMIENTO.
Los integrantes de las Comisiones de Recepción y los
Representantes de las Unidades, que omitieren el Reporte de
Incumplimiento, en la fecha de entrega, variación en calidad o
cantidad de los bienes o servicios, quedan sujetos a las sanciones
que, en base al Reglamento Interior de Trabajo, disponga la
Autoridad Administrativa Superior.
54. TRANSACCIONES NO AUTORIZADAS.
La EMPORNAC, no responderá por aquellas negociaciones en las
cuales no se haya observado el debido proceso y las normas
establecidas en el Presente Manual y serán responsables por
dichas negociaciones los Trabajadores o Funcionarios que hayan
adquirido el compromiso, sin la respectiva aprobación de la Orden
de Compra.
55. PAGO DE ESTIMACIONES EN PROYECTOS DE EJECUCIÓN.
Recae sobre el personal o Jefaturas de la Dirección Técnica, la
responsabilidad de avalar el pago de las estimaciones en la
ejecución de obras, independientemente de la responsabilidad del
Página 47
Supervisor del Proyecto, cuando el avance físico de las mismas no
sea congruente con el avance financiero, la Autoridad
Administrativa Superior, decidirá las sanciones que correspondan.
56. INCUMPLIMIENTO DEL MANUAL.
La Contraloría General de Cuentas, establece sanciones
pecuniarias a los Trabajadores y Funcionarios, por el
incumplimiento de los Manuales de Normas y Procedimientos
Internos, así como el uso de Formularios No Autorizados.
CAPÍTULO V
DISPOSICIONES FINALES
57. OBSERVANCIA DEL MANUAL.
Es responsabilidad de la Autoridad Administrativa Superior,
Dirección Financiera, Unidad de Auditoría Interna, Unidad de
Asesoría Jurídica, Departamento de Compras y Departamento de
Presupuesto, así como de las Juntas de Cotización y Licitación
nombradas para él efecto, velar y cumplir por el debido
cumplimiento de las Normas y Procedimientos establecidos en el
presente Manual.
58. REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN.
La Dirección Financiera, Unidad de Auditoría Interna y
Departamento de Compras, en coordinación con el Departamento
de Organización y Métodos, realizarán revisiones periódicas al
presente Manual, y en caso de modificaciones a la Ley de
Contrataciones del Estado, su Reglamento y otras disposiciones
relacionadas a la materia, efectuarán la actualización respectiva. En
todo caso, todas las modificaciones sugeridas al presente Manual,
deben ser aprobadas por la Autoridad Administrativa Superior.
Página 48
59. TRANSITORIO.
Los Pedidos de Compras, podrán ser calificados por la Autoridad
Superior, siempre y cuando así lo estime conveniente y necesario,
dicha Autoridad, de conformidad con una política específica, en
congruencia con lo preceptuado en la literal d) del Artículo 20 de la
Ley Orgánica de la Empresa. En consecuencia formará parte
integrante del presente Manual, todas y cada una de las
disposiciones conexas y relacionadas con el procedimiento de
compras, que emita la Autoridad Superior.
60. DEROGATORIA.
Se deroga el Manual de Normas y Procedimientos Administrativos
de Compras, aprobado con Acuerdo de Gerencia General No. 0312015, de fecha 13 de febrero de 2015, así como otras disposiciones
internas del proceso de compras y que no estén contempladas en el
presente Manual.
61. VIGENCIA.
El presente Manual entrará en vigencia a partir de la fecha de
aprobación del Acuerdo de Gerencia General Número 803-2016,
de fecha 12 de Septiembre de 2016, debiendo darse a conocer a
las Unidades responsables de su operatoria y aplicación, así como
de las demás Unidades de la Empresa, para su debida observación
y cumplimiento respectivo.
Página 49
DADO EN EL PUERTO SANTO TOMÁS DE CASTILLA A LOS
DOCE DÍAS DEL MES DE SEPTIEMBRE DE DOS MIL DIECISÉIS.
GILMA VALENZUELA LINARES
JEFE DEPTO. DE COMPRAS
CONSTANTINO LÓPEZ GUERRA
DIRECTOR FINANCIERO
MARA E. MONROY FRANCO DE RIVAS
JEFE DEPTO. ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
Depto. de Organización y Métodos,
12 de Septiembre de 2016.
MEMFDER/sjgl.
Página 50
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
PROCEDIMIENTO No. 1
ASUNTO:
DETERMINACIÓN DE EXISTENCIAS
PASO
No.
CÓMO Y CUÁNDO HACE
Unidad Solicitante
1.
Consulta al Departamento de
Almacén y Suministros sobre la
existencia
en
stock,
del
producto que necesita.
Departamento
Almacén
Suministros
2.
Revisa sus controles para
determinar la existencia e
informa a la Unidad Solicitante.
3.
Si hay existencia elabora
requisición,
obtiene
la
autorización de la Dirección a la
que corresponde y retira el
producto del Departamento de
Almacén y Suministros.
4.
Si no hay existencia, elabora el
Pedido de Compras.
QUIÉN LO HACE
Unidad Solicitante
y
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Página 51
PROCEDIMIENTO No. 2
ASUNTO:
TRÁMITE DEL PEDIDO DE COMPRAS
PASO
No.
CÓMO Y CÚANDO HACE
Unidad Solicitante
1.
De acuerdo a la necesidad, si
existe
programación
y
disponibilidad presupuestaria y
el Almacén no dispone de
existencias, elabora Pedido de
Compras, F/DC.012001 y lo
traslada al Departamento de
Almacén y Suministros.
Departamento
Almacén
Suministros
2.
Recibe Pedido de Compras
para estampar Sello de NO
EXISTENCIA y lo devuelve a la
Unidad Solicitante.
Unidad Solicitante
3.
Cuando se trate de Pedidos por
compra de repuestos y/o
accesorios
para
bienes
inventariados
o
por
mantenimiento y/o reparación
de estos, trasladará el Pedido
de Compras a la Sección de
Inventarios.
Sección de Inventarios
4.
Recibe Pedido de Compras,
estampa sello que garantice la
propiedad del bien y lo devuelve
a la Unidad Solicitante.
QUIÉN LO HACE
y
Página 52
Unidad Solicitante
5.
Justifica la necesidad de la
Compra, firma y traslada el
Pedido de Compras a la
Dirección que corresponda.
Director de Área
6.
Revisa, analiza, aprueba y
devuelve el expediente a la
Unidad Solicitante.
7.
Unidad Solicitante
Departamento
compras
Autoridad
Administrativa
Superior
Recibe el Pedido de Compras
de la Dirección del área que
corresponda y lo traslada al
de
8.
Recibe y clasifica los Pedidos
de Compras de las Unidades
solicitantes y los traslada a la
Autoridad
Administrativa
Superior con la modalidad del
régimen que corresponda.
9.
Aprueba
los
Pedidos
de
Compra que procedan e
instruye el registro en el
Sistema que corresponda y los
Compras.
a. Y los Pedidos que no
procedan los devuelve a
la Unidad Solicitante con
las
observaciones
pertinentes.
Página 53
Departamento
Compras
de
10.
Recibe los Pedidos y solicita
Cotizaciones de los Pedidos y/o
servicios
solicitados
y
lo
traslada a la Unidad Solicitante
para su aprobación.
11.
Selecciona
entre
las
Cotizaciones,
la
más
conveniente de acuerdo a sus
necesidades,
aprueba
y
traslada al Depto. De Compras.
12.
Traslada el Pedido de Compras
aprobado a la Unidad de
Desarrollo.
Unidad de Desarrollo
13.
Asigna el Código de Centro de
Costos de acuerdo a la
Nomenclatura y lo devuelve al
Departamento
Compras
de
14.
Con la Cotización aprobada,
solicita, en el Sistema SICOINWEB, el Número de Constancia
de
Disponibilidad
Presupuestaria - C.P.D., y lo
Presupuesto,
para
su
aprobación.
Departamento
Presupuesto
de
15.
De acuerdo al insumo que se
requiera, confirma número de
Partida y Reglón Presupuestario
conforme a Nomenclatura y
Manual
de
Clasificación
Unidad Solicitante
Departamento
Compras
de
Página 54
Presupuestarias, aplica el sello
de
Crédito
Fiscal
si
corresponde,
aprueba
e
imprime la Constancia de
Disponibilidad Presupuestaria C.D.P. y elabora Constancia
Disponibilidad
Financiera
C.D.F. cuando corresponda y lo
traslada
a
la
Dirección
Financiera.
Dirección Financiera
16.
Aprueba
Constancia
de
Disponibilidad Financiera –CDF,
y traslada el expediente al
Departamento
Compras
17.
Elabora la Orden de Compra.
de
Página 55
PROCEDIMIENTO No. 3
ASUNTO:
RECEPCIÓN, APERTURA DE PLICAS
CALIFICACIÓN Y ADJUDICACIÓN
DE LA COMPRA POR RÉGIMEN DE
COTIZACIÓN
QUIÉN LO HACE
Departamento
Compras
de
PASO
No.
1.
Recibe el Pedido de Compras de
la Unidad Solicitante:
a. Si está correcto, asigna
numeración correlativa y
entrega copia con sello de
Recibido.
b. Si no está correcto, lo
devuelve a la Unidad
Solicitante
para
su
corrección.
Unidad Solicitante
Autoridad
Administrativa
Superior
2.
3.
Elabora Bases de Cotización con
los datos contemplados en el
Pedido y otros requisitos técnicos
y legales, con la aprobación de la
Autoridad
Administrativa
Superior.
Instruye al Departamento de
Compras para que realice la
respectiva publicación.
Página 56
Departamento
Compras
Autoridad
Administrativa
Superior
de
4.
Publica Proyecto de Bases de
Cotización
en
el
Sistema
GUATECOMPRAS
con
indicación de los requisitos
técnicos y legales.
5.
Luego del plazo establecido por
la Ley de Contrataciones del
Estado, del proceso como
proyecto, lo traslada a la
Autoridad Administrativa Superior
para la respectiva autorización.
6.
Informa
a
la
Autoridad
Administrativa Superior de que el
plazo venció en el Sistema
GUATECOMPRAS, para las
Bases en calidad de proyecto.
7.
Instruye para que se realicen los
Dictámenes (jurídicos, técnicos y
presupuestarios) respectivos, si
se requiere un previo a las Bases
instruirá al Departamento de
Compras para que realice el
mismo antes de autorizar su
publicación como concurso.
a. Si
fueran
favorable
los
Dictámenes,
instruye
al
para su publicación firme
como concurso.
Página 57
8.
Pública
en
el
Sistema
GUATECOMPRAS, el evento
como concurso firme y traslada
el expediente a la Autoridad
Administrativa
Superior,
indicándole que debe realizar los
nombramientos de Juntas de
Cotización respectivas.
Autoridad
Administrativa
Superior
9.
Procede a nombrar la Junta de
Cotización, de acuerdo al perfil e
idoneidad relacionados a la
negociación para Recepción,
Apertura de Plicas, Calificación, y
Adjudicación de la Compra.
10.
Recibe Plicas y procede a la
apertura, verifica que las ofertas
cumplan con los requisitos y
condiciones establecidas en la
Ley de Contrataciones del
Estado.
11.
Elabora Acta de Recepción y
Apertura de Plicas, para la
publicación en el Sistema
GUATECOMPRAS.
Departamento
Compras
de
Página 58
Departamento
Compras
de
12.
Publica
en
el
Sistema
GUATECOMPRAS el Acta de
Recepción que incluye el listado
de las personas individuales o
jurídicas que presentaron Ofertas
y sus montos ofertados.
13.
Verifica, analiza,
evalúa Ofertas.
14.
Elabora Cuadro de Calificación
de Ofertas, que debe incluirse en
el Acta de Adjudicación.
15.
Adjudica la Oferta que más
convenga, a los intereses de la
Empresa.
16.
Elabora el Acta de Adjudicación,
y rubrica todos los documentos.
17.
Traslada expediente y Acta de
Adjudicación al Departamento de
Compras para su publicación en
GUATECOMPRAS.
Departamento
Compras
18.
Recibe expediente y Acta de
Adjudicación y lo publica en
GUATECOMPRAS.
19.
Resguarda el expediente por 5
días calendario, tiempo estimado
para posibles inconformidades
de las Juntas de Cotización
respectivas.
de
confronta
y
Página 59
20.
19.
Traslada expediente completo,
juntamente con Certificación de
Actas de Recepción de Ofertas y
Adjudicación a la Autoridad
Administrativa Superior para su
aprobación.
Autoridad
Administrativa
Superior
21.
Recibe expediente completo y
procede a emitir la Resolución
aprobando o improbando de lo
actuado por las Juntas de
Cotización.
a. Si se aprueba traslada el
expediente al Departamento
de
Compras,
para
las
publicaciones
correspondientes.
Autoridad
Administrativa
Superior
b. Si no se aprueba, lo devuelve
a la Junta de Cotización con
las observaciones respectivas.
Departamento
Compras
de
22.
Recibe expediente y publica en
el Sistema GUATECOMPRAS, la
Resolución emitida por Autoridad
Administrativa Superior.
Departamento
Compras
de
23.
Traslada y solicita la creación del
CDP
y
CDF,
cuando
corresponda, al Depto. de
Presupuesto, quien aprueba la
creación del mismo (CDP) y
Página 60
realiza el proceso respectivo y
devuelve el expediente al Depto.
de Compras.
24.
Traslada el expediente a la
Unidad de Asesoría Jurídica,
para la elaboración y trámite
respectivo
del
Contrato
correspondiente.
Página 61
PROCEDIMIENTO No. 4
ASUNTO:
PROCESO DE LICITACIÓN
QUIÉN LO HACE
Unidad Solicitante
Autoridad
Administrativa
Superior
Departamento
Compras
PASO
No.
1.
Elabora Pedido de Compras,
Bases de Licitación, Planos,
Especificaciones
Técnicas,
Generales y Especiales, si fuere
necesario.
2.
Elabora Bases de Cotización con
los datos contemplados en el
Pedido y otros requisitos técnicos
y legales, con la aprobación de la
Autoridad
Administrativa
Superior.
3.
de
Instruye al Departamento de
Compras para que realice la
publicación respectiva.
4.
Publica Bases de Cotización en
calidad de proyecto en el
Sistema GUATECOMPRAS con
indicación de los requisitos
técnicos y legales.
5.
Luego del plazo establecido por
la Ley de Contrataciones del
Estado, del proceso como
proyecto, lo traslada a la
Autoridad Administrativa Superior
Página 62
para la aprobación respectiva.
Departamento
Compras
Autoridad
Administrativa
Superior
de
6.
Instruye para que se realicen los
Dictámenes (jurídicos, técnicos y
presupuestarios) respectivos, si
se requiere un previo a las Bases
instruirá al Departamento de
Compras para que realice el
mismo antes de autorizar su
publicación como concurso.
b. Si fueran favorables los
Dictámenes,
instruye
al
para su publicación firme
como concurso.
Departamento
Compras
de
7.
Pública
en
el
Sistema
GUATECOMPRAS, el evento
como concurso firme y coordina
la publicación en el Diario Oficial,
dentro de un plazo no mayor de
cinco (5) días hábiles entre
ambas publicaciones. (Artículo
23 Ley de Contrataciones) y se
adjuntan al expediente.
8.
Y el traslada el expediente a la
Autoridad
Administrativa
Superior, indicándole que debe
solicitar a la Autoridad Superior
los nombramientos de Juntas de
Licitación respectivas.
Página 63
Autoridad Superior
9.
Nombra las personas que de
acuerdo a su perfil e idoneidad
deberán integrar las Juntas de
Licitación que deberán participar
en los actos de Recepción y
Apertura,
Calificación
y
Adjudicación de Plicas en el
lugar, fecha y hora señalada para
el evento.
10.
Se presentan en el lugar y fecha
indicada para la recepción de
Ofertas a la hora señalada,
procediendo a dar por iniciado el
Acto de Recepción de Ofertas,
dando la bienvenida a los
concurrentes e indicando a
continuación que se dará un
margen de espera de treinta (30)
minutos, según lo establecido en
el Artículo 24 de la Ley de
11.
Reciben las Ofertas de los
Oferentes participantes; verifica
que todas se encuentren en
sobre cerrado, que éste dirigido a
la Junta de Licitación. A
continuación se procede a la
apertura de Plicas en presencia
de la concurrencia. Se dará
lectura a las Ofertas haciendo del
conocimiento de los participantes
el precio ofertado por cada
Empresa Oferente.
Página 64
12.
Verifica el cumplimiento de los
requisitos que se hubieren
definido como fundamentales en
las
Bases
de
Licitación,
descalificando
aquellas
Empresas, que no cumplan con
alguno de dichos requisitos o no
subsanen si fuera el caso alguno
de
los
requisitos
no
fundamentales.
13.
Después de la apertura de la
última plica, cuando se trate de
proyectos de construcción, se
calculará el costo total oficial
estimado de la obra, y se
descalificará
las
Ofertas
recibidas que estén fuera de las
respectivas
franjas
de
fluctuación.
14.
Agradece la participación a todos
los Oferentes, quienes pueden
tomar nota si lo desean y
posteriormente se retiran.
15.
Rubrica cada hoja de las
diferentes Ofertas originales y de
lo
actuado,
suscribe
Acta
dejando en punto de Acta el
Listado
de
Oferentes
Participantes y lo traslada al
Departamento de Compras para
su publicación en el Sistema
GUATECOMPRAS.
Página 65
Departamento
Compras
de
16.
Recibe Acta de Recepción, que
incluye el Listado de Oferentes
Participantes
para
su
publicación, en el Sistema
GUATECOMPRAS.
17.
Las Ofertas que no cumplan con
los requisitos fundamentales o no
subsane los requisitos no
fundamentales establecidos en
las Bases, serán rechazadas de
acuerdo a lo que establece el
Artículo 30 de la Ley de
18.
Elabora cuadro analítico para
evaluación de los aspectos
sujetos a ponderación de las
Ofertas y en base al mismo
califica.
19.
Con base en el análisis de las
Ofertas,
tomando
en
consideración los factores de
calidad, precio, tiempo de
entrega,
experiencia
características del bien y el
cumplimiento de las demás
condiciones exigidas en las
bases, se determina el orden que
corresponde a la selección de las
Ofertas y se adjudica la compra o
contratación a la Oferta que
ocupa el primer lugar y que
ofrezca las mejores condiciones
Página 66
para los intereses
Empresa del Estado.
de
esta
20.
Suscribe el Acta para dejar
constancia de la adjudicación
realizada
y
envía
al
Departamento de Compras para
su publicación en el Sistema
GUATECOMPRAS.
21.
Publica
en
el
Sistema
GUATECOMPRAS, en el estatus
“Terminado Adjudicado”, Acta de
Adjudicación.
22.
Eleva el expediente completo a
la Autoridad Superior para que
se apruebe o impruebe lo
actuado.
Autoridad Superior
23.
Recibe expediente completo con
la adjudicación realizada por la
Junta de Licitación y lo analiza.
Departamento
Compras
de
a. Si lo aprueba, emite la
Resolución para ratificar la
adjudicación hecha por la
Junta de Licitación.
b. Si no está de acuerdo,
imprueba y devuelve a la
Junta de Licitación con sus
objeciones.
Página 67
Departamento
Compras
de
Unidad de Asesoría
Jurídica
24.
Publica
en
el
Sistema
GUATECOMPRAS la Resolución
de la Autoridad Superior.
25.
Toda la información relacionada
con el evento de Licitación, está
disponible en el Portal de
GUATECOMPRAS,
para
consulta de los Oferentes o
cualquier fiscalización o revisión
de la Contraloría General de
Cuentas.
26.
Coordina con la
Empresa
adjudicada la elaboración del
Contrato correspondiente dentro
de los diez (10) días hábiles
siguientes a la notificación de la
adjudicación.
Página 68
PROCEDIMIENTO No. 5
ASUNTO:
ELABORACIÓN DE ORDEN DE COMPRA
ELECTRÓNICA Y TRÁMITE DE
APROBACIÓN
QUIÉN LO HACE
Departamento
Compras
Departamento
Presupuesto
de
PASO
No.
1.
Elabora en el Sistema SIGES la
Orden de Compra, con los datos
de la Oferta adjudicada.
2.
Selecciona la casilla autorizar
documento, si está autorizado
automáticamente el estado de la
Orden cambia a “Autorizado”.
3.
Imprime la Orden de Compra, la
verifica, firma, sella y la traslada
al Departamento de Presupuesto.
4.
Recibe
el
expediente
del
Departamento
de
Compras,
rebaja el saldo presupuestario,
tomando de base la Constancia
de Disponibilidad Presupuestaria C.D.P. y la Constancia de
Disponibilidad Financiera - C.D.F.,
cuando corresponda, firma y sella
la Orden de Compra y la traslada
a la Autoridad Administrativa
Superior.
Página 69
Autoridad
Administrativa
Superior
5.
Recibe la Orden de Compra con
el expediente, revisa, analiza y
autoriza con su firma y sello,
devolviendo al Departamento de
Compras el expediente.
Departamento
Compras
de
6.
Recibe expediente, lo revisa y lo
Contabilidad, para que elabore el
Comprobante Único de Registro
de Gasto –CUR, en compromiso.
Departamento
Contabilidad
de
7.
Recibe el expediente original de
la Orden de Compra Electrónica,
firmado y sellado, para elaborar el
Comprobante Único de Registro
de Gasto - CUR, en compromiso
en el Sistema SIGES.
8.
Aprueba Comprobante Único de
Registro de Gastos – CUR en
compromiso, verificando los datos
en el SICOIN WEB y traslada el
expediente al Departamento de
Compras.
9.
Notifica al Oferente Adjudicado,
entrega la copia correspondiente
conforme el formulario Recepción
Orden de Compra F/DC.012021 o
vía electrónica.
Departamento
Compras
de
Página 70
Departamento
Compras
de
10.
Archiva el expediente y queda en
espera de la entrega del bien o
servicio, por parte del Proveedor,
según el plazo establecido.
Página 71
PROCEDIMIENTO No. 6
ASUNTO:
FORMULACIÓN DEL CONTRATO
QUIÉN LO HACE
Departamento
Compras
PASO
No.
de
Unidad de Asesoría
Jurídica
1.
Cuando por el monto de la
negociación se requiere la
elaboración
de
Contrato
Administrativo,
traslada
el
expediente a la Unidad de
Asesoría Jurídica.
2.
Elabora proyecto de Contrato y lo
devuelve al Departamento de
Compras, para la elaboración de
la Orden de Compra y trámite
correspondiente,
imprime
Contrato y obtiene firma y sello de
la
Autoridad
Administrativa
Superior.
3.
Notifica al Oferente Adjudicado y
somete a su consideración el
Contrato,
de
no
haber
correcciones o enmiendas obtiene
firma.
4.
Comunica
oficialmente
al
Contratista,
la
adjudicación
definitiva de la compra, mediante
la
entrega
de
Contrato
debidamente firmado por ambas
partes.
Página 72
Unidad de Asesoría
Jurídica
Departamento
Compras
de
5.
En el plazo establecido por la Ley,
traslada copia del Contrato y
Acuerdo de aprobación a la
Contraloría General de Cuentas y
envía
al
Departamento
de
Compras, para publicación.
6.
Devuelve
expediente
al
Departamento
de
Compras,
adjuntando el Contrato firmado y
notificación al Contratista.
7.
Pública Contrato y Acuerdo de
aprobación,
en
el
Sistema
GUATECOMPRAS.
8.
Archiva el expediente y queda en
espera de la entrega del bien o
servicio por parte del Contratista.
Página 73
PROCEDIMIENTO No. 7
ASUNTO:
RECEPCIÓN DE BIENES MENORES DE
Q.100,000.00
QUIÉN LO HACE
PASO
No.
Departamento
de
Almacén
y
Suministros/ Sección
de Inventarios
1.
Recibe del Proveedor: copia
respectiva de la Orden de
Compra, Factura original y la
Mercadería.
2.
Verifica físicamente la Mercadería
contra la Factura y Orden de
Compra.
3.
Envía a la Unidad Solicitante
Formulario
de
Aviso
para
Recepcionar
la
Mercadería
F/DAYS.035013.
4.
Verifica con la Unidad Solicitante
que la Mercadería cumpla con las
especificaciones y características
indicadas en el Pedido de
Compras y la Orden de Compra.
5.
Si está conforme, la Unidad
Solicitante firma y sella al dorso
de la Factura, se extiende la
Certificación
de
Ingreso
al
Inventario de Bienes o de
Materiales, según corresponda y
el Formulario 1H de la Contraloría
Página 74
General de Cuentas.
Departamento
de
Almacén
y
Suministros/ Sección
de Inventarios
6.
Traslada
expediente
al
Departamento de Compras, para
el trámite respectivo.
Página 75
PROCEDIMIENTO No. 8
ASUNTO:
COMISIÓN DE RECEPCIÓN DE
COMPRA DE BIENES
QUIÉN LO HACE
Departamento
Compras
Autoridad
Administrativa
Superior
de
PASO
No.
1.
Recibe notificación de entrega de
Mercadería,
por
parte
del
Proveedor.
2.
Verifica que el Proveedor haya
presentado las Fianzas y Factura
respectiva y otros documentos
requeridos en la negociación.
3.
Informa
a
la
Autoridad
Administrativa Superior que, el
Proveedor le ha notificado la
entrega de Mercadería.
4.
Ordena por Oficio la integración
de la Comisión de Recepción,
conformada
por
tres
(3)
miembros:
a. Jefe o Representante de la
Unidad Solicitante,
b. Jefe
o
Representante
Departamento de Almacén y
Suministros, cuando los
bienes sean del Grupo 2
Materiales y Suministros
y/o Sección de Inventarios
cuando
los
Bienes
Página 76
Autoridad
Administrativa
Superior
Comisión
Recepción
Autoridad
Administrativa
Superior
pertenezcan
Grupo
3
Propiedad, Planta, Equipo.
c. Unidad de Asesoría Jurídica
o cualquier otro Funcionario
que disponga la Autoridad.
de
5.
Verifica las características físicas
y especificaciones técnicas de la
Mercadería contra el expediente y
procede a la recepción.
6.
Suscribe Acta de lo actuado.
7.
Traslada
a
la
Autoridad
Administrativa
Superior,
el
expediente
conteniendo
Certificación de Acta, para su
aprobación o improbación.
8.
Recibe el expediente y si aprueba
lo actuado por la Comisión de
Recepción, traslada el expediente
al Departamento de Compras,
para que continúe con el trámite
de pago respectivo.
Página 77
PROCEDIMIENTO No. 9
ASUNTO:
RECEPCIÓN Y LIQUIDACIÓN DE OBRAS
QUIEN LO HACE
Supervisor
Proyecto
de
PASO
No.
COMO Y CUANDO HACE
1.
Recibe Aviso por escrito del
Contratista de haber concluido los
trabajos; verifica que se presente
junto con el aviso de terminación,
las Fianzas de Saldos Deudores y
de Conservación de Obra:
a. Si no se presentan las Fianzas,
no acepta el aviso de
finalización
y
el
plazo
contractual continua corriendo;
b. Si se presentan las Fianzas
procede
a
realizar
la
Inspección final de la Obra:
b.1 Si encuentra deficiencias,
las manifestará por escrito
al Contratista para que las
mismas sean corregidas;
b.2
Si encuentra que los
trabajos
fueron
satisfactoriamente
ejecutados,
rendirá
informe pormenorizado a
la
Autoridad
Página 78
Supervisor
Proyecto
de
Administrativa Superior,
solicitando
el
nombramiento
de
la
Comisión Receptora y
Liquidadora.
Autoridad
Administrativa
Superior
2.
Ordena la integración de la
Comisión
Receptora
y
Liquidadora de la Obra, con la
participación de tres miembros del
personal,
de
las
Unidades
idóneas, dentro de los cinco (5)
días siguientes a la fecha en que
recibió el informe del Supervisor
del Proyecto.
Comisión Receptora
y Liquidadora
3.
Verifica
que
el
expediente
contenga los documentos legales
indicados en el Contrato y
exigidos
por
la
Ley
de
4.
Con
la
colaboración
del
Supervisor y un Representante
del
Contratista,
realizan
inspección de los trabajos.
5.
Luego de la Recepción Definitiva
de la Obra, inicia el proceso de
liquidación, el cual deberá quedar
concluido dentro de los noventa
(90) días siguientes a la fecha de
Recepción Definitiva.
6.
Elabora
cuadro
del
avance
Página 79
Comisión Receptora
y Liquidadora
financiero con la información de
los pagos efectuados por la
Empresa,
en
concepto
de
Estimaciones sobre los trabajos
ejecutados.
7.
Determina saldos no amortizados
del monto concedido en concepto
del Anticipo y el importe de los
pagos que deben hacerse o no al
Contratista.
8.
Determina si el Contratista, está o
no afecto a multas, por Retrasos
en el Tiempo de Entrega de la
Obra u otro concepto.
9.
Reduce Renglones de Trabajo no
ejecutados en su totalidad;
incrementa los valores que
corresponden a Órdenes de
Trabajos adicionales.
10.
Elabora Cuadro de Liquidación el
cual
firma
la
Comisión
Liquidadora, el Supervisor del
Proyecto, el Contratista o su
Representante y suscribe el Acta
de Liquidación Final. El Cuadro
de Liquidación Final podrá quedar
contenido dentro del Acta.
11.
Informa
a
la
Autoridad
Administrativa Superior de lo
actuado,
adjuntando
el
Página 80
Comisión Receptora
y Liquidadora
Autoridad
Administrativa
Superior
expediente completo incluyendo
el Cuadro de Liquidación y
Certificación del Acta.
12.
Analiza
el
expediente
Liquidación de la Obra:
de
a. Si está de acuerdo, aprueba
la Liquidación;
b. Si no está de acuerdo,
imprueba y devuelve con
sus objeciones.
13.
Emite Resolución aprobando la
Liquidación de la Obra y traslada
a
la
Comisión
Receptora
Liquidadora.
Comisión Receptora
y Liquidadora
14.
Con base al Acta elaborada
instruye
la
cancelación
de
cualquier saldo determinado a
favor del Contratista o exige el
reintegro por parte de éste, por
cualquier pago realizado en
exceso.
Sección
Inventarios
15.
Cuando
son
obras
o
construcciones del Grupo 3,
deberá elaborar Certificación, de
la siguiente forma:
de
a. Si
es
obra
nueva,
se
Página 81
Sección
Inventarios
deberá,
elaborar
Certificación de Ingreso al
Inventario de EMPORNAC.
de
b. Si es mejora a una obra
existente
se
elaborará
Certificación de Incremento
al bien.
Comisión Receptora
16.
Devuelve el expediente completo
con
Acta
de
Recepción,
debidamente
Certificada
al
Departamento de Compras, para
el trámite respectivo.
Departamento
Compras
17.
Procede a
respectivo.
de
tramitar
el
pago
Página 82
DADO EN EL PUERTO SANTO TOMÁS DE CASTILLA A LOS
DOCE DÍAS DEL MES DE SEPTIEMBRE DE DOS MIL DIECISÉIS.
GILMA VALENZUELA LINARES
JEFE DEPTO. DE COMPRAS
CONSTANTINO LÓPEZ GUERRA
DIRECTOR FINANCIERO
MARA E. MONROY FRANCO DE RIVAS
JEFE DEPTO. ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
Depto. de Organización y Métodos,
12 de Septiembre de 2016.
MEMFDER/sjgl.
Página 83

EMPRESA PORTUARIA NACIONAL SANTO TOMÁS DE CASTILLA

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