I-GD-01 Instructivo para ordenamiento de historias

I-GD-01 Instructivo para ordenamiento de historias

INSTRUCTIVO PARA ORDENAMIENTO
DE HISTORIAS LABORALES
Código: I-GD-01
Versión: 00
Fecha de Aprobación:
22/12/2010
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COPIA CONTROLADA
1. OBJETIVO
Conocer el orden en que deben permanecer cada uno de los documentos en la
Historia Laboral, la forma de depuración y la foliación, con el fin de identificar
fácilmente el faltante de alguno de ellos.
2. ALCANCE
Este instructivo inicia con la apertura de una Historia Laboral y finaliza con la Foliación
de las mismas.
3. DEFINICIONES
3.1.
Foliación: Operación incluida en los trabajos de ordenación que consiste en
enumerar correlativamente todos los folios de cada unidad documental.
3.2.
Folio: Una hoja.
4. RESPONSABLE
Es responsable de velar por la aplicación de este documento la Asistente de
Recepción.
5. POLÍTICAS DE OPERACIÓN


La foliación debe efectuarse utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo HB, B
En el caso de que se encuentren dentro del expediente diskette, CD ó DVD deben
colocarse en un sobre de protección (sobre Manila), no se folian pero se deja
constancia de su existencia en la Hoja de Control Historias Laborales
INSTRUCTIVO PARA ORDENAMIENTO
DE HISTORIAS LABORALES
Código: I-GD-01
Versión: 00
Fecha de Aprobación:
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6. CONTENIDO
Actividad
1. Organizar la
historia laboral
2. Depurar
documentos
Quien
Descripción
Registro
Documentos
de Referencia
Gestión
humana
Para organizar la Historia Laboral se
tiene en cuenta los documentos que
deben
contener
un
expediente
colocados en unidades de conservación
(carpetas) individuales, de manera que
al revisar el expediente, el primer
documento sea el que registre la fecha
más antigua y el último el que refleje la
más reciente.
Los documentos mínimos que debe
contener una Historia Laboral están
señalados por la circular 004 de 2003 y
complementados por Enviaseo ESP.
(Ver Anexo 1).
F-GD-09
Circular 004 de
2003 AGN
Gestión
humana
Para la depuración se retiran las copias
idénticas de los documentos, folio en
blanco y a su vez el retiro de elementos
metálicos como son: ganchos de
cocedora, clips, entre otros.
N.A
Circular 004 de
2003 AGN
N.A
Circular 004 de
2003 AGN
La foliación debe ser consecutiva, sin
omitir o repetir número de 1 a n
independientemente del número de
carpetas, por ejemplo. Tomo 1/2 Folios.
1-250, Tomo 2/2 Folios. 251-500, y así
sucesivamente. Se sugiere que cada
carpeta contenga como máximo 250
folios.
3. Foliar
documentos
Gestión
humana
Es importante tener en cuenta que no
debe foliarse utilizando numero con
suplementos como son A, B, C.
Se escribe el número en la esquina
superior derecha de los documentos y
en el mismo sentido del texto, de
manera legible y sin enmendaduras.
En caso de un error, se corrige trazando
una línea oblicua, evitando así los
tachones.
No se deben foliar documentos en
soportes distintos al papel (cassettes,
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Actividad
Quien
Descripción
Registro
Documentos
de Referencia
discos digitales –CD´s-, disquetes,
videos, etc.) pero si dejar constancia de
su existencia y de la unidad documental
a la que pertenecen, en el área de notas
del instrumento de control o de consulta.
Si se opta por separar este material se
hará el correspondiente cruce de
referencia
Todos los documentos se registrarán en
el formato de Hoja de Control que se
anexa de acuerdo con su instructivo, lo
cual evitará la pérdida o ingreso
indebido de documentos.
7. PUNTOS DE CONTROL
a. Antes de abrir una historia laboral se debe crear el expediente con la
documentación requerida por la empresa.
b. Periódicamente se revisarán historias laborales con el fin de verificar que estén
debidamente organizadas de acuerdo a este instructivo.
8. NOTAS DE CAMBIO
No.
Versión
inicial
Breve Descripción del Cambio
00
No aplica para esta versión
9. ANEXOS
Documentos que debe contener la historia laboral
Versión
Final
Fecha
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Código: I-GD-01
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Fecha de Aprobación:
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Anexo 1. Documentos que debe contener la historia laboral

Resolución o Acto administrativo de nombramiento o contrato de trabajo.

Oficio de notificación del nombramiento o contrato de trabajo.

Acta de posesión u Oficio de aceptación del nombramiento en el cargo o contrato
de trabajo.

Documentos de identificación.

Hoja de Vida (Formato Único Función Publica) y/o hoja de vida presentada por el
postulante.

Declaración de bienes y rentas.

Pasado judicial, Certificado de antecedentes penales (DAS)

Certificado de antecedentes fiscales.

Certificado de antecedentes Disciplinarios (Procuraduría)

Pruebas Psicotécnicas.

Soportes documentales de estudio y experiencia laboral que acrediten los
requisitos del cargo (Estudios, Licencia de conducción, Tarjeta militar)

Certificados de aptitud laboral (Ficha clínica y exámenes médicos de ingreso).

Afiliaciones a: EPS, ARP, AFP, Caja de compensación familiar, etc.

Documentación Familiar (registro civil, papas, Cónyuge, Hijos)

Entrega manual de Funciones del cargo.

Actos administrativos que señalen las situaciones administrativas del funcionario:
vacaciones, licencias, comisiones, ascensos, traslados, encargos, permisos,
ausencias temporales, suspensión de contrato, pago de prestaciones, entre otros.

Evaluación del desempeño.

Evaluación por competencias laborales.

Evaluación de Conocimiento.

Acto administrativo de retiro o desvinculación del servidor de la entidad, donde
consten las razones del mismo: supresión del cargo, insubsistencia, destitución,
aceptación de renuncia al cargo, liquidación del contrato, incorporación a otra
entidad.