1. OBJETIVO Definir las pautas necesarias para gestionar la

1. OBJETIVO Definir las pautas necesarias para gestionar la

1.
GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
P-GTH-112-06
EXPEDICIÓN DE CERTIFICACIONES INTERNAS Y
EXTERNAS
Versión 01
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OBJETIVO
Definir las pautas necesarias para gestionar la expedición y entrega de certificaciones
internas y externas.
2.
ALCANCE
Este procedimiento aplica a todas las certificaciones internas y externas que se gestionan
y entregan en la alcaldía de Popayán, inicia con la recepción de la solicitud de expedición
de certificación interna o externa y termina con la entrega de ésta al solicitante.
3.
DEFINICIONES
BONOS PENSIONALES: El Bono Pensional es un título valor mediante el cual se
garantiza el cómputo de todos los tiempos laborados con anterioridad a la selección de
cualquiera de los dos regímenes creados por la Ley 100 de 1993.
CERTIFICACIÓN: Documento en que se asegura la verdad de un hecho
CERTIFICACIÓN EXTERNA: Certificaciones laborales de empleados y trabajadores
oficiales no activos. (Retirados- pensionados).
CERTIFICACIÓN INTERNA: Certificaciones laborales de empleados activos
4.
ASPECTOS GENERALES





Las certificaciones internas se pueden solicitar personal o telefónicamente
El plazo máximo para entregar una certificación interna es de 5 días.
La solicitud de las certificaciones internas no se realizan de manera formal, sino
VERBAL.
La expedición y entrega de certificación interna No se factura (no tiene costo para los
empleados).
La expedición y entrega de certificación externa si tiene costo, el cual se deposita en
una entidad bancaria.
ELABORACIÓN
REVISION
APROBACIÓN
_______________________________
Aleyda Gutierrez
GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
_______________________________
Cenario Rodríguez
GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
_______________________________
Andréss Collazos
GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
5.
GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
P-GTH-112-06
EXPEDICIÓN DE CERTIFICACIONES INTERNAS Y
EXTERNAS
Versión 01
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A. EXPEDICIÓN Y ENTREGA DE CERTIFICACIONES INTERNAS
No.
ACTIVIDAD
DESCRIPCION
Recibir solicitud verbal
Recibir solicitud de los
interesados para expedir
certificaciones de tiempo de
servicio y salarios.
2
Ubicar la historia
laboral del solicitante
Ubicar en la relación de
carpetas laborales, con el
objeto de verificar según
sea el caso las funciones
que desempaña o los
cargos que ha ocupado, y
salarios según la solicitud.
Técnico
N/A
3
Verificar y extraer
información
Se procede a extraer la
información requerida de
las hojas de vida
Técnico
N/A
4
Elaboración de la
certificación
1
5
Revisión de la
certificación
6
Entrega de la
certificación
Se digita la información
extraída, en la constancias
GTH-112.
Se realiza la certificación y
se pasa al coordinador de la
Oficina de talento humano
para la revisión. Si está
bien elaborada se procede
a su impresión. Si NO, se
hacen las correcciones
necesarias.
Se
hace
radicar
la
certificación en el archivo
central y se realiza su
posterior
entrega
al
solicitante.
RESPONSABLE
Técnico
REGISTRO
N/A
N/A
Técnico
Coordinador Grupo
Talento Humano
Certificación
Técnico
Copia de la
certificación
GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
P-GTH-112-06
EXPEDICIÓN DE CERTIFICACIONES INTERNAS Y
EXTERNAS
Versión 01
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B. EXPEDICIÓN Y ENTREGA DE CERTIFICACIONES EXTERNAS
No.
ACTIVIDAD
1
Consignar valor de la
constancia
2
Entregar la solicitud
3
Facturar
4
Ubicar hoja de vida
del solicitante
5
Extraer información
6
Verificar información.
7
Realizar la
certificación salarial
mes a mes
8
Revisar la certificación
DESCRIPCION
Realizar la consignación del
valor de la constancia en la
entidad
bancaria
autorizada.
El solicitante entrega la
solicitud de expedición de
certificaciones de tiempo de
servicio y
salarios para
bono pensional. Se debe
anexar el recibo de pago de
la
entidad
bancaria
autorizada.
Facturar
el
valor
correspondiente
a
la
solicitud presentada. Esta
actividad se realiza por
medio del software de
facturación.
Ubicar en la relación de
hojas de vida, con el objeto
de verificar si el solicitante
ha laborado. Ubicar número
de identificación.
Se procede a extraer la
información requerida de
las nóminas que reposan en
el archivo.
Si el solicitante no cuenta
con
150
semanas
cotizadas, se expide una
certificación de sueldos mes
a mes, con sus respectivos
factores salariales.
Se digita la información
extraída y se realiza la
certificación salarial mes a
mes.
Se pasa la certificación
salarial al jefe de talento
humano para la revisión. Si
está bien elaborada se
procede a su impresión. Si
NO,
se
hacen
las
correcciones necesarias.
RESPONSABLE
REGISTRO
Solicitante
Recibo de
pago de la
entidad
bancaria
Técnico
Oficio Solicitud
de expedición
de
certificación.
Recibo pago
Técnico
N/A
Técnico
N/A
Técnico
Nóminas de
archivo
histórico /
cuadro
resumen
Técnico
N/A
Técnico
Certificación
salarial mes a
mes. Min
Hacienda
Coordinador Grupo
Talento Humano
Copia de la
certificación
No.
P-GTH-112-06
EXPEDICIÓN DE CERTIFICACIONES INTERNAS Y
EXTERNAS
Versión 01
ACTIVIDAD
9
Entregar la
certificación
10
Verificar la
información.
11
Elaborar la
certificación
12
Revisar la
certificación
13
14
6.
GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
DESCRIPCION
Se
hace
radicar
la
certificación en el archivo
central y se realiza su
posterior
entrega
al
solicitante.
Si el solicitante cuenta con
las 150 semanas cotizadas,
se expide certificación para
bono pensional.
Se procede a digitar la
información
extraída.
Sueldo,
primas,
bonificaciones,
todo
lo
relacionado con el factor
salarial.
Se realiza la certificación y
se pasa al jefe de talento
humano para la revisión. Si
está bien elaborada se
procede a su impresión. Si
NO,
se
hacen
las
correcciones necesarias.
Diligenciar cuadros
para bono pensional
Con base en la información
de la certificación, se
procede a consignar la
información
correspondiente en los
formatos
que
tiene
elaborados el Ministerio de
Hacienda.
Entregar la
certificación
Se
hace
radicar
la
certificación en el archivo
central y se realiza su
posterior
entrega
al
solicitante.
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RESPONSABLE
REGISTRO
Técnico
Copia de la
certificación
Técnico
N/A
Técnico
N/A
Coordinador Grupo
Talento Humano
N/A.
Certificación
en borrador
Técnico
Certificado de
información
laboral:
Certificado de
salario base,
Certificado de
salario mes a
mes. (Formato
1, 2,3).
Técnico
Certificación.
Formato
Ministerio
Hacienda
ANEXOS
Certificaciones salariales del Ministerio de hacienda:
 Formato 1: Certificado de información laboral
 Formato 2: Certificado de salario base
 Formato 3: Certificado de salario mes a mes.