health partners plans, inc. notificación de prácticas de privacidad

health partners plans, inc. notificación de prácticas de privacidad

HEALTH PARTNERS PLANS, INC.
NOTIFICACIÓN DE PRÁCTICAS DE PRIVACIDAD
ESTA NOTIFICACIÓN DESCRIBE CÓMO SU INFORMACIÓN MÉDICA PUEDE UTILIZARSE Y
DIVULGARSE, Y CÓMO PUEDE ACCEDER A ESTA INFORMACIÓN.
REVÍSELA DETENIDAMENTE.
En Health Partners Plans, respetamos la confidencialidad de su información médica personal (“PHI”, por sus
siglas en inglés, “información médica” o “información”) y protegemos esta información de manera responsable
y profesional. La ley nos exige preservar la privacidad de su PHI y enviarle esta notificación. Esta notificación
explica cómo protegemos la privacidad de su PHI y cuándo podemos compartir esta información con los demás.
También le informa sus derechos sobre su PHI y cómo puede ejercer estos derechos.
Cuando en esta notificación hablamos de “PHI” o “información médica” o “información”, nos referimos a
lo siguiente:
 Información que lo identifica (o que podría utilizarse para identificarlo [por ejemplo, su dirección, número
de teléfono, número de Seguro Social, etc.]) y,
 Cualquier tipo de información que se relacione con su condición de salud física, la prestación de servicios
de atención médica para usted o el pago de estos servicios (por ejemplo, sus reclamos, recetas, información
de diagnóstico).
CÓMO OBTENEMOS, UTILIZAMOS Y COMPARTIMOS LA PHI PARA FINES GENERALES
Health Partners Plans participa en actividades de rutina que derivan en la recepción o el intercambio de su
información médica de fuentes que no sean usted mismo. En los casos en que las leyes estatales o federales
ofrezcan mayores protecciones de la privacidad, respetaremos los requisitos más estrictos. Debemos cumplir
con las reglas que rigen la divulgación de la información médica relacionada con las pruebas y el tratamiento
del VIH y sida, la prevención o el tratamiento del abuso de drogas y alcohol, y la salud mental. Para usar o
compartir la PHI, debemos obtener su autorización por escrito, excepto lo descrito a continuación.
Como su plan de atención médica administrada, podemos usar o compartir su información médica para
garantizar que obtenga los servicios de salud y para manejar los planes de Health Partners. Podemos utilizar o
compartir su información médica para los siguientes fines:
 Tratamiento: Administrar su atención médica
o Podemos usar su información médica, de modo que podamos administrar su atención. El médico nos
envía información sobre su diagnóstico y su plan de tratamiento de modo que podamos organizar los
servicios adicionales.
o Es posible que divulguemos su información médica a los profesionales que participan en su atención
médica. Si está hospitalizado, podemos ofrecerle al médico que lo atiende en el hospital acceso a los
registros médicos que nos enviaron los médicos que lo trataron en el pasado.
 Divulgaciones sobre pagos: Pago de sus servicios de salud
o Podemos utilizar su información médica para ayudar a pagar los servicios de atención médica que los
médicos y los hospitales nos envíen para obtener el pago.
o Podemos divulgar su información médica para determinar su elegibilidad para uno de nuestros planes y,
para revisar los servicios a fin de determinar la necesidad médica, realizar la revisión de la utilización,
obtener primas, coordinar sus beneficios y actividades de cobro.
 Operaciones de atención médica: Manejar los planes de Health Partners
o Utilizamos su información médica para desarrollar servicios más adecuados para usted. Por ejemplo, es
posible que usemos y divulguemos su información para asegurarnos de que la atención que recibe en el
hospital o consultorio del médico sea de la mejor calidad.
o Al usar su información médica, podemos realizar revisiones médicas, revisar las calificaciones y el
desempeño de los proveedores que visita y resolver reclamos y quejas.
 Administrar su plan
o Podemos divulgar su información médica al patrocinador de su plan médico para la administración del
plan. Una empresa puede establecer un contrato con nosotros para que brindemos beneficios médicos y
es posible que le proporcionemos estadísticas a dicha empresa, para explicar las primas que cobramos.
 Información sobre salud y bienestar
o Podemos utilizar o compartir su información médica para enviarle un recordatorio si tiene una cita con
su médico.
o Podemos utilizar o compartir su información para informarle sobre los programas y los tratamientos
médicos alternativos o sobre los productos y los servicios relacionados con la salud que pueden
interesarle, por ejemplo, información sobre programas para dejar de fumar y bajar de peso.
o Podemos enviarle materiales si cumple con determinados criterios de edad, para describir nuestros
productos y un formulario de solicitud.
 Colaboradores: Otras organizaciones que nos brindan ayuda
o Podemos compartir su información médica con subcontratistas, agentes y proveedores, que se conocen
como “colaboradores”, quienes realizan actividades en nuestro nombre, como gerentes de consultas
odontológicas y oftalmológicas, auditores y proveedores de soporte técnico de software. Estos
colaboradores deben aceptar proteger su información médica.
CUÁNDO COMPARTIMOS SU PHI PARA FINES ESPECIALES
Health Partners Plans debe y tiene permitido compartir su información médica sin su autorización de otras
maneras, generalmente, en formas que contribuyen al bien público, como investigación y salud pública, o según
lo exijan las leyes. Antes de que podamos compartir su información para estos fines, tenemos que cumplir con
muchas condiciones previstas por las leyes. Para obtener más información, visite
www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/understanding/consumers/index.html. Por ejemplo, podemos compartir su
información para los siguientes fines:
 Seguridad y salud pública
o Podemos utilizar o compartir información médica para ciertos tipos de esfuerzos de salud pública o
ayuda humanitaria.
o Podemos brindar su información médica a agencias estatales y federales que nos regulan, como el
Departamento de Salud y Servicios Humanos de los EE. UU., los Centros para los Servicios de
Medicare y Medicaid, el Departamento de Salud de Pennsylvania, el Departamento de Seguros de
Pennsylvania y el Departamento de Bienestar Público de Pennsylvania.
o Podemos compartir su información médica para las actividades de salud pública. Por ejemplo, podemos
brindar información médica a la Administración de Drogas y Alimentos para investigaciones o
seguimientos de los problemas con medicamentos recetados y con dispositivos médicos.
o Podemos proporcionar su información médica a las agencias de salud pública si creemos que hay una
amenaza grave para la salud o la seguridad.
o Podemos proporcionar su información médica a una autoridad gubernamental en relación con el abuso
de menores, negligencia o violencia doméstica.
 Requerido por las leyes
o Debemos usar o divulgar su información médica cuando las leyes así nos lo exigen, por ejemplo, al
Departamento de Salud y Servicios Humanos de los EE. UU., a solicitud, en el caso de que deseen
determinar si cumplimos con las leyes de privacidad federales.
 Proceso legal, cumplimiento de la ley y otras leyes
o Podemos proporcionar su información médica a un tribunal o a una agencia administrativa (por ejemplo,
conforme a una orden judicial o administrativa, orden judicial de registro o citación).
o Podemos proporcionar su información médica a los fines del cumplimiento de la ley. Por ejemplo,
podemos proporcionar información médica a un oficial a cargo del cumplimiento de la ley para
identificar o localizar a un sospechoso, fugitivo, testigo clave o persona desaparecida.
o Podemos proporcionar su información médica para funciones especializadas del gobierno, como
actividades militares y de veteranos, actividades de inteligencia y seguridad nacional y servicios de
protección para el Presidente y terceros.
o Podemos proporcionar información sobre lesiones relacionadas con el trabajo, exigida por las leyes de
compensación para los trabajadores de su estado. Tenemos permitido usar o divulgar su información
médica para fines de reclamos de compensación de trabajadores.
 Investigación, muerte y donación de órganos
o Podemos compartir su información médica con un médico forense o examinador médico para identificar
a una persona fallecida, determinar la causa de muerte o según lo autorice la ley.
o Podemos divulgar la PHI de un miembro fallecido a familiares, proveedores y otras personas que hayan
participado en la atención médica o pago de la atención médica del difunto antes de la muerte, a menos
que ello no se condiga con la preferencia de la persona expresada previamente y dada a conocer.
o Podemos divulgar su información a un representante personal, por ejemplo un familiar, si la información
se relaciona con la salud de dicho familiar sobreviviente. La información médica del difunto ya no se
considerará información protegida, según la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros Médicos
(HIPAA, por sus siglas en inglés), a partir de los 50 años posteriores a la muerte. También podemos
compartir su información médica con el director de la empresa funeraria, según sea necesario para que
lleve a cabo sus deberes.
o Podemos utilizar o compartir su información médica para la colocación de órganos en un banco o el
trasplante de órganos, ojos o tejido.
o En determinadas circunstancias, es posible que utilicemos y divulguemos la información médica para
fines de investigación. Antes de usar o divulgar la información médica para fines de investigación, el
proyecto deberá pasar por un proceso de aprobación especial. Además, podemos permitir que los
investigadores revisen los registros para poder identificar a los pacientes que puedan estar incluidos en
su proyecto de investigación, siempre y cuando no retiren ni hagan copia alguna de la información
médica.
 Con su autorización o según sus instrucciones
o Compartiremos su PHI con su autorización. Puede informarnos sus elecciones acerca de lo que
compartimos y cómo lo compartimos. A continuación, vea la sección “¿Cuáles son sus derechos?”.
o Con su permiso verbal o escrito, podemos ayudarlo a obtener una prueba de las vacunas, según lo
requerido por la escuela, para su hijo o menor de edad para el cual tiene la tutela legal, o para usted
mismo.
 Familia y amigos
o Podemos compartir la información médica que está directamente relacionada con su tratamiento con su
familia, amigos cercanos u otras personas que participen del pago de su atención médica:
• Cuando usted está presente antes del uso o la divulgación y usted acepta.
• Cuando no está presente o no está en pleno uso de sus facultades mentales. Por ejemplo, si está
inconsciente, podemos compartir su información médica con sus familiares si creemos que esto es lo
más conveniente para usted.
 Representantes personales, poder legal
o A menos que las leyes lo prohíban, podemos divulgar su PHI a su representante personal si hubiere. Un
representante personal es una persona que tiene autoridad legal para actuar en su nombre en lo que
respecta a su atención médica o beneficios de atención médica, por ejemplo, una persona mencionada en
un poder legal duradero, un tutor legal de un adulto incapacitado o un padre/madre o tutor de un menor
no emancipado. El padre, o la madre, también puede ser representante personal de un hijo menor de
edad. Si le ha otorgado a una persona poder legal médico o si una persona es su tutor legal, esta persona
puede ejercer sus derechos y hacer elecciones sobre su información médica. Podemos pedirle a usted, o
a la persona que usted designó, que actúe por usted para proporcionar la documentación. Antes de tomar
alguna medida, nos aseguraremos de que la persona tenga esta autoridad y pueda actuar por usted.
 Comunicaciones para usted: Comunicaremos su información médica a la dirección, número de teléfono o
correo electrónico que figuran en nuestros registros para el “suscriptor” (el jefe de familia, el inscrito o la
parte responsable) de su plan de beneficios médicos. Por ejemplo, los boletines informativos pueden
enviarse por correo al suscriptor. No enviaremos cartas por correo a direcciones separadas ni modificaremos
la dirección que figura en nuestros registros, a menos que se nos solicite hacerlo y podamos aceptar
la solicitud.
 Comercialización, venta y recaudación de fondos (si corresponde): La ley nos permite que le enviemos
promociones, por ejemplo, información sobre productos nuevos, salvo en determinadas circunstancias. Es
posible que le pidamos autorización para hacerlo. En ningún caso venderemos su información médica.
Podemos usar su PHI, incluida la divulgación a una fundación o colaborador, para contactarlo para nuestros
fines de recaudación de fondos. Tiene derecho a optar por no recibir comunicaciones de este tipo.
 Violación: Si su información médica ha sido violada, lo que significa que se ha accedido a su información
médica o esta se recibió de parte de una persona que no está autorizada a hacerlo, le enviaremos una
notificación según lo requerido por la ley.
 Información genética: Tenemos prohibido usar o divulgar PHI de carácter genético para fines
de suscripción.
¿CUÁLES SON SUS DERECHOS?
En lo que respecta a su información médica, usted tiene ciertos derechos. Esta sección explica sus derechos y
algunas de nuestras responsabilidades para ayudarlo. Si desea ejercer los siguientes derechos, comuníquese
con el Departamento de Servicios para los Miembros de Health Partners al 1-800-553-0784. También
puede escribir a: Compliance Department, HIPAA Unit, Health Partners Plans, 901 Market Street, Suite
500, Philadelphia, PA 19107, o enviarnos un correo electrónico
a [email protected].
 Tiene derecho a solicitarnos que limitemos el uso o el intercambio de la información. Puede solicitarnos
que no usemos ni compartamos determinada información médica para fines de tratamiento, pagos o nuestras
operaciones. También tiene derecho a pedirnos que restrinjamos la información que se nos ha pedido que
proporcionemos a los familiares o a terceros involucrados en su atención médica o en el pago de su atención
médica. Esta solicitud debe realizarse por escrito a Health Partners Plans. Health Partners Plans dispone de
un formulario estándar que usted puede solicitar. No se nos exige que aceptemos su solicitud, por
consiguiente podemos rechazarla en caso de que su atención se viera afectada negativamente, a excepción
de lo siguiente:
o Tiene derecho a solicitarle a su proveedor que restrinja o limite su información médica que usted
pagó en efectivo. Si pagó un artículo o servicio específico totalmente en efectivo (o en otras palabras, su
proveedor no nos facturó), tiene derecho a solicitar que su información médica relacionada con dicho
artículo o servicio no se nos proporcione para fines de pagos u operaciones de atención médica.
 Tiene derecho a solicitar comunicaciones confidenciales. Puede solicitarnos que nos comuniquemos con
usted de una manera específica (por ejemplo, a su teléfono particular o laboral) o que le enviemos los
correos a otra dirección. Por ejemplo, si cree que sería perjudicial para usted que enviemos su información a
su dirección de correo actual (en situaciones que involucren disputas o violencia domésticas), puede
solicitarnos que enviemos la información por medios alternativos (por ejemplo, por fax) o a una dirección
diferente o adicional. Podemos rechazar su solicitud, pero le informaremos el motivo por escrito en el lapso
de 60 días. Esta solicitud puede hacerse en forma verbal o por escrito. Health Partners Plans dispone de un
formulario estándar que puede solicitarse llamando a nuestro Departamento de Servicios para los Miembros.
 Tiene derecho a obtener una copia de sus registros médicos y de reclamos. Puede solicitar ver sus
registros médicos y de reclamos u obtener una copia de estos y de la información médica adicional que
tengamos sobre usted. Debe realizar la solicitud por escrito y describir la información que le gustaría
inspeccionar. Sin embargo, no tiene derecho a acceder a ciertos tipos de información, por lo que podemos
decidir no proporcionarle copias de la siguiente información:
o Información incluida en las notas de psicoterapia (no generamos ni mantenemos notas de psicoterapia
aquí)
o Información recopilada para su posible uso en acciones o procesos civiles, penales o administrativos o
en relación con estos
o Información sujeta a ciertas leyes federales que rigen los productos biológicos y los laboratorios
clínicos.
Además, en otras situaciones, podemos rechazar su solicitud para inspeccionar u obtener una copia de su
información médica, por ejemplo, si se considera que la divulgación no es lo más conveniente para su salud.
Si rechazamos su solicitud, se lo notificaremos por escrito y podemos proporcionarle el derecho a que se
revise la negativa. Le proporcionaremos una copia o un resumen de sus registros médicos y de reclamos,
generalmente en el lapso de 30 días posteriores a su solicitud. Es posible que cobremos una tarifa
razonable sobre la base de los costos.
 Tiene derecho a recibir una copia en formato electrónico de los registros médicos electrónicos. Si su
información médica se mantiene en formato electrónico (el cual se conoce como registro médico electrónico
o historia clínica electrónica), tiene derecho a solicitar que le proporcionen una copia en formato electrónico
de su registro o que esta se trasmita a otra persona o entidad. Haremos todo el esfuerzo posible por brindarle
acceso a su información médica en la forma o formato que solicite, si es que está disponible en dicha forma
o formato. Si la información médica no está disponible en la forma o el formato que solicita, su registro se
proporcionará en nuestro formato electrónico estándar o, si no desea esta forma o formato, se proporcionará
una copia impresa legible. Es posible que le cobremos una tarifa razonable sobre la base de los costos
por el trabajo relacionado con la transmisión del registro médico electrónico.
 Tiene derecho a solicitarnos que corrijamos los registros médicos o de reclamos. Puede pedirnos que
corrijamos sus registros de reclamos médicos si cree que están incorrectos o incompletos. Podemos exigir
que su solicitud se realice por escrito y que nos proporcione una razón para realizarla. Responderemos a su
solicitud en un período máximo de 60 días posteriores a la fecha en la que la recibamos.
o Le notificaremos si hay una demora con respecto a la fecha en la que completaremos la acción
relacionada con su solicitud.
o Si realizamos la enmienda, le notificaremos que se ha realizado. Además, proporcionaremos la
enmienda a cualquier persona que sepamos que haya recibido su información médica. También les
proporcionaremos la enmienda a otras personas que usted identifique.
o Si rechazamos su solicitud de enmienda, le notificaremos por escrito la razón de la negativa. La
negativa le explicará su derecho a presentar una declaración de desacuerdo por escrito. Tenemos
derecho a impugnar (refutar) su declaración. Sin embargo, tiene derecho a solicitar que su solicitud
por escrito, nuestra negativa y su declaración de desacuerdo se incluyan en su información para
cualquier divulgación futura.
 Tiene derecho a obtener una lista de aquellos con quienes compartimos su información médica. Puede
solicitar una lista (informe) de las fechas en que compartimos su información médica durante los seis (6)
años previos a la fecha de su solicitud, con quiénes la compartimos y el motivo. Incluiremos todas las
divulgaciones a excepción de:
o La información divulgada a fin de ser utilizada para fines de tratamiento, pagos y operaciones de
atención médica;
o La información divulgada a usted o de conformidad con su autorización;
o La información que sea complementaria a un uso o una divulgación de otro modo permitido;
o La información divulgada para un directorio de instalaciones o a personas involucradas en su
atención médica;
o La información divulgada con fines de seguridad o de inteligencia nacional;
o La información divulgada a instituciones correccionales, a oficiales a cargo del cumplimiento de la
ley o a agencias de supervisión de la salud o;
o La información que fue divulgada o utilizada como parte de un conjunto de datos limitados, con
propósitos de operaciones de investigación, salud pública o de administración de la atención médica.
Podemos requerir que su solicitud sea por escrito. Actuaremos al recibir su solicitud para proporcionarle un
informe en un plazo de 60 días. Le proporcionaremos un (1) informe gratuito dentro de un período de
doce (12) meses, pero le cobraremos una tarifa razonable sobre la base de los costos si solicita otro
dentro de un período de doce (12) meses. Le informaremos la tarifa con anticipación y le daremos una
oportunidad para retirar o modificar su solicitud.
FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA DE LA NOTIFICACIÓN
Esta notificación entró en vigencia el 23 de septiembre de 2013 y permanecerá vigente hasta que la
modifiquemos. Esta notificación reemplaza a cualquier otra información que le hayamos proporcionado
previamente con respecto a su información médica.
DERECHO A RECIBIR ESTA NOTIFICACIÓN, CAMBIOS EN ESTA NOTIFICACIÓN
Tiene derecho a recibir una copia de esta notificación en cualquier momento con solo solicitarla. También
puede ver una copia de la notificación y la información adicional que respalda la protección de su información
médica en nuestro sitio web www.HealthPartnersPlans.com. Nos reservamos el derecho a modificar los
términos de esta notificación y hacer que la nueva notificación permanezca vigente para toda la información
médica que mantenemos. Una vez que revisemos la nueva notificación, se la enviaremos por correo directo y la
publicaremos en nuestro sitio web.
CONTACTO PARA REALIZAR PREGUNTAS O PRESENTAR RECLAMOS
Si cree que sus derechos a la privacidad han sido violados, puede presentarnos un reclamo llamando al
Departamento de Servicios para los Miembros de Health Partners al 1-800-553-0784. También puede
enviarnos sus preguntas por correo a la siguiente dirección: HIPAA Official, Health Partners Plans, 901
Market Street, Suite 500, Philadelphia, PA 19107; por correo electrónico a
[email protected] o por teléfono al 215-967-4575, o bien, llame al número gratuito
1-800-553-0784.
Puede presentar un reclamo a la Oficina de Derechos Civiles del Departamento de Salud y Servicios
Humanos de los EE. UU. enviando una carta a 200 Independence Avenue, S.W., Washington, D.C. 20201,
llamando al 1-877-696-6775, o bien, visitando www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/complaints/. No tomaremos
represalias contra usted por presentar un reclamo.