manual de pol procedimiento: confección de pla manual

manual de pol procedimiento: confección de pla manual

MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS
DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS
Nomenclatura:
POL/PRO-RH14
Versión: 4
Octubre 2012
PROCEDIMIENTO: CONFECCIÓN DE PLANILLA
Dirigido a: Junta Directiva, Dirección Ejecutiva
Revisado por: Auditoria Interna, Dirección Ejecutiva, Junta Directiva
Fecha de emisión: 01-03-2006
Creado por:
Lic. Rosibel Arce A
Jefe de Recursos Humanos
Referencia:
Reemplaza a:
POL/PRO-RH14
RH14 versión 1
Aprobado para entrar en vigencia: Sesión ordinaria
042-2007,
2007, celebrada el 26 de marzo de 2007,
acuerdo 05
OBJETIVO:
Establecer los lineamientos del requerimiento y confección de la planilla quincenal y pago de horas
extraordinarias, de acuerdo con la política salarial y las necesidades de la Corporación.
POLÍTICAS GENERALES:
1. Los pagos de salario quincenal serán efectu
efectuados
ados los días 14 y 28 de cada mes. Cuando las fechas
14 y 28 de cada mes sean sábado, domingo o feriados se hará efectivo el pago de salario, en la
fecha anterior más cercana a los días establecidos al pago. Bajo ninguna circunstancia se harán
pagos antes de las fechas establecidas.
2. Todo pago de salario a los colaboradores que están activos en planillas se hará mediante tarjeta
de Débito del Banco Nacional de Costa Rica, correspondiente a la cuenta personal del
colaborador, mediante transferencia bancaria.
POLÍTICAS ESPECÍFICAS:
3. Los comprobantes de salario y órdenes patronales serán entregados en el Departamento de
Recursos Humanos, los días de pago establecidos y después del depósito bancario.
4. Los comprobantes de pago y órdenes patronales se entregarán directamente al asalariado.
5. El personal nuevo tendrá un plazo de quince días a partir de la fecha de ingreso para indicar al
departamento de Recursos Humanos el número de cuenta electrónica del Banco Nacional de
Costa Rica.
6. Toda deducción que corresponda a operaciones con entidades no autorizadas por el Colegio o
por Ley deberán ser canceladas por el colaborador.
7. Toda inconsistencia que considere el colaborador que posea en operaciones con COPENAE,
COP
Seguro de Vida del Magisterio Nacional, Vida Plena, u otras, serán reclamadas por el interesado.
8. Las horas extraordinarias se cancelarán únicamente cuando el tiempo extra laborado exceda la
jornada normal establecida por la Corporación.
9. Todo colaborador
rador debe terminar sus tareas regulares durante su horario normal y las horas
extraordinarias obedecerán a una necesidad debidamente justificada al superior inmediato.
10. El trámite para la cancelación de horas extras deberán gestionarse con un máximo de 30 días
naturales posteriores a la prestación del servicio.
11. Todo colaborador que gestione el pago de horas extras, deberá realizarlo con el formulario
autorizado y entregarlo debidamente firmado por el Jefe Inmediato a Recursos Humanos; en las
fechas en que el Departamento de Recursos Humanos indicará. En los casos donde no existe
registro de marcas de ingreso y salida el interesado deberá presentar una nota donde su superior
da fe de esta información.
12. Todo trámite de cobro de horas que no cumpla con lo establecido
establecido en esta política será devuelto
al interesado y se cancelará hasta que este correcto en la próxima planilla.
13. Recursos Humanos elaborará y entregará mensualmente a la Dirección Ejecutiva, un informe de
las horas extras efectuadas.
DESCRIPCIÓN: AUTORIZACIÓN DE PAGO DE HORAS EXTRAS.
No.
Actividad
Responsable
1
Aprueba a sus subalternos, la necesidad de realizar tiempo
extraordinario.
Jefe de Departamento
2
Una vez ejecutadas las horas extras por sus colaboradores,
revisa y firma el formulario de solicitud, así como el reporte de
asistencia.
Jefe Inmediato
3
Entrega a la Secretaria de RRHH el reporte y documentos
adjuntos con sus respectivas autorizaciones.
Colaborador (a)
4
Recibe y revisa que los reportes de horas extras cumplan con lo
establecido
tablecido en la política POL/PRO-RH13,
POL/PRO
para realizar la
cancelación del tiempo extraordinario en la próxima planilla.
Secretaria de RRHH
DESCRIPCION: CONFECCIÓN DE PLANILLAS:
No.
Actividad
Responsable
1
Recibe y revisa contra tarjeta de marca las boletas de horas extras
que estén correctas y procede a firmar.
Secretaria de RRHH
2
Devuelve las boletas erróneas o incompletas a los compañeros.
Secretaria de RRHH
3
Incluye en la plantilla del sistema las horas extras reportadas como
adicionales, feriados y normales, por cancelar en la quincena
Secretaria de RRHH
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
Incluye y revisa en la plantilla el monto por deducir quincenalmente
a los colaboradores reportados en la planilla de las siguientes
instituciones: Operadora de Pensiones Vida Plena, Cooperativa
Nacional de Educadores y Sociedad de Seguros de Vida.
Secretaria de RRHH
Realiza en la plantilla la exclusión en los rubros de las personas que
no están reportadas en la planilla del mes de las instituciones antes
mencionadas.
Secretaria de RRHH
Modifica y ajusta los montos a deducir quincenalmente a los
colaboradores reportados en la planilla de Coopenae, Sociedad de
Seguros de Vida y Vida Plena; así como en los rubros del Comité de
Actividades Sociales de ambas sedes, pensión y préstamos con la
Mutual Alajuela.
Secretaria de RRHH
Verifica en la plantilla del sistema los montos por cancelar del rubro
de incentivo fijo.
Una vez verificado el proceso anterior, coloca el número de planilla,
la fecha y procede a cargar las plantillas a la planilla.
Secretaria de RRHH
Secretaria de RRHH
Incluye en planilla los colaboradores nuevos e inactiva a los ex –
colaboradores.
Secretaria de RRHH
Si hay incapacidades de la CCSS que sean de más de tres días
efectúa la cancelación del 40% sobre el salario devengado.
Secretaria de RRHH
En caso de haber permisos sin goce de salario, deduce en el sistema
de planillas en el rubro correspondiente a horas no laboradas.
Secretaria de RRHH
Cuando hay aumentos salariales, en días en los cuales no se
confecciona planilla, realiza el ajuste positivo en la próxima planilla,
calculando el monto retroactivo a cancelar.
Verifica los colaboradores que cumplan años de labores en la
quincena de la planilla que se confecciona y calcula el monto a
cancelar de acuerdo con la tabla de anualidades del Servicio Civil,
con un tope máximo de 8 años. (Ver POL-RH13)
POL
Confecciona las solicitu
solicitudes de cheque con el respectivo respaldo,
calculando el monto correspondiente de acuerdo con el reporte del
sistema y las entrega en la Unidad de Tesorería.
Secretaria de RRHH
Secretaria de RRHH
Secretaria de RRHH
FIN DEL PROCEDIMIENTO
HISTÓRICO DE VERSIONES
Versión
Fecha de
cambio
Breve descripción del cambio
Solicitado por