Manual - Safescan.com

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Manual
Safescan TA Software 4.0
1
Contenido
1.0
2.0
Introducción
Resumen del manual de usuario
2.1
Cómo utilizar el manual de usuario
2.2
Requisitos del sistema
2.3
Explicación de los símbolos
3.0
Instalación
3.1
Instalación del programa
3.2
Configuración del software
4.0
5.0
Primeros pasos
Estado
5.1
Resumen en tiempo real/presencia
5.1.1
Filtros (filtro libre, filtro de departamentos o lista desplegable de usuarios)
5.1.2
Ordenación
5.1.3
Impresión
5.2
Registro del sistema
5.2.1
5.2.2
Ordenación
5.2.3
Impresión
6.0 Información general
6.1
Ajustar y/o cambiar el horario de fichajes:
6.1.1
Agregar fichajes
6.1.2
Cambiar fichajes
6.1.3
Eliminar fichajes
6.1.4
6.1.5
Ordenación
6.1.6
Exportar resúmenes en formato de archivo CSV
6.2
Día
6.2.1
Crear un resumen
6.2.2
6.2.3
Ordenación
6.2.4
6.3
Periodo
6.3.1
Crear un resumen
6.3.2
6.3.3
Ordenación
6.3.4
6.4
Presentación de informes/informe
6.4.1
Informe mensual
6.4.2
Informe semanal
6.4.3
Informe por periodo
7.0
DEPARTAMENTO
7.1
Departamento/grupo
7.1.1
Crear un departamento/grupo
7.1.2
Cambiar un departamento/grupo
7.1.3
Eliminar un departamento/grupo
2
7.2
Usuarios
7.2.1
Crear usuarios en el software
7.2.2
Contraseña
7.2.3
Crear usuarios en el controlador de presencia
7.2.4
Editar usuarios
7.2.5
Eliminar usuarios
7.2.6
Información de los datos del sistema
7.2.7
Datos personales
7.2.8
7.3
Horario
7.3.1
Crear un horario
7.3.2
Redondeos
7.3.3
Deducción automática de las pausas
7.3.4
Editar/cambiar un horario
7.3.5
Eliminar el horario
8.0 Configuración
8.1
General
8.1.1
Configuración del idioma
8.1.2
Configurar la hora de finalización del día
8.1.3
Conexión de base de datos
8.1.4
Copia de seguridad
8.2
Dispositivo/controlador de presencia
8.2.1
Conexión de datos con TCP/IP
8.2.2
Sincronizar los datos del usuario
8.2.3
Transferir los datos a través de una memoria USB
8.2.4
Leer fichajes en un PC
8.3
Códigos de trabajo
8.3.1
Agregar códigos de trabajo
8.3.2
Editar códigos de trabajo
8.3.3
Eliminar códigos de trabajo
9.0 Información
9.1
Ayuda
9.1.1
Soporte técnico
9.2
Créditos
9.2.1
Actualizaciones y mejoras
10.0 Instalación del servidor
11.0 Desinstalación de Safescan Time Attendance 4
3
1.0 INTRODUCCIÓN
Safescan Time Attendance 4 es un software de control de presencia para el registro y procesamiento horario de los
empleados. La flexible arquitectura del sistema hace que Safescan Time Attendance 4 sea ideal para pequeñas y
medianas empresas de cualquier sector con el fin de proporcionar una evaluación del tiempo eficaz.
Safescan Time Attendance 4 es compatible con todos los controladores de presencia con una amplia gama de
características. Por esta razón, es posible que las funciones descritas no funcionen con todos los controladores de
presencia. Para más detalles, consulte las características de rendimiento del controlador de presencia o póngase en
contacto con su proveedor.
El presente manual describe la instalación, funcionamiento y uso del paquete de software para la versión 4.0 o superior.
En caso de disponer de versiones anteriores, los detalles de las diferencias se indican en la descripción de las
funciones.
No se requieren habilidades informáticas especiales para utilizar el software. No obstante, debe estar familiarizado con
la interfaz gráfica de usuario de Microsoft Windows. El manual del usuario reemplaza la formación y la capacitación
sobre el sistema y sirve de referencia.
Safescan Time Attendance 4 ha sido diseñado y probado rigurosamente y cumple con la tecnología más avanzada. Sin
embargo, como ocurre con cualquier producto de software extenso, no podemos garantizar que esté absolutamente
libre de errores, y en particular, no asumimos ninguna responsabilidad por cualquier daño consecuencial. Si desea
sugerir alguna mejora para el programa o si encuentra algún error en el programa o en el manual de usuario, le rogamos
que nos lo indique.
2.0 Resumen del manual
El manual de usuario ofrece una visión general sobre cómo manejar Safescan Time Attendance 4 e incluye los pasos
que hay que seguir para las operaciones más frecuentes.
Las capturas de pantalla muestran ejemplos en lugar de especificaciones.
2.1 Cómo utilizar el manual de usuario
Este manual de usuario describe las operaciones realizadas con el ratón. La palabra «clic» se refiere siempre al hecho
de pulsar el botón izquierdo del ratón. Si las filas están resaltadas, significa que se está utilizando el botón izquierdo del
ratón para hacer clic en la entrada. Otras operaciones, tales como hacer clic con el botón derecho del ratón, se
describen específicamente.
2.2 Requisitos del sistema
Para poder utilizar Safescan Time Attendance 4, su PC debe cumplir los siguientes requisitos.
•
Procesador Pentium IV o superior
•
Memoria principal de al menos 1024 MB
•
USB y puertos TCP/IP
•
Espacio libre en el disco duro de al menos 100 MB
•
Unidad de CD-ROM
•
Resolución de al menos 1024 x 768 (se recomienda 1280 x 1024)
•
Sistema operativo Windows XP o superior
2.3 Explicación de los símbolos
Agregar Buscar nuevo hardware
Editar Configuración horaria en el terminal
Sincronización
Eliminar Actualizar
Recuperar memoria USB
Exportar
Conexión interrumpida
Imprimir
Conexión realizada
Guardar
Cerrar la aplicación
Deshacer
4
Horario activo / inactivo
3.0 Instalación
3.1 Instalación del programa
1.
Introduzca el CD-ROM de instalación en la unidad de su equipo.
2.Abra el archivo [TimeAttendanceSetup] para ejecutar el programa de instalación.
3.Acepte los términos de la licencia.
5
4.
Especifique el directorio de destino. La ruta predeterminada es c:/Program Files/Safescan/TA4. Si desea llevar a cabo la instalación en una ruta diferente, seleccione [Explorar] y busque la ruta que desea.
(Se recomienda utilizar la ruta predeterminada).
5.
Presione [Siguiente] para continuar. El programa se instalará ahora.
6
6.
7
Pulse [Finalizar] para confirmar que la instalación se ha completado.
3.2 Configuración del software
•
•
Pulse Inicio/Control de presencia para abrir el software.
Introduzca el código de la licencia, que se encuentra en el paquete del CD.
La primera vez que ejecute el programa, o más tarde en caso de que no se configure ningún supervisor/administrador,
(en el software y/o en el controlador de presencia), se visualizará el siguiente mensaje.
Una vez que defina un supervisor o administrador, podrá iniciar sesión con el nombre de usuario y la contraseña.
¿Ha olvidado su contraseña? Cuando se le pida su nombre de usuario, introduzca su ID de usuario y, como
contraseña, el código de la licencia.
(Podrá encontrar el código de la licencia en el paquete del CD). Seleccione OK para confirmar.
8
4.0 Primeros pasos
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Seleccione el idioma deseado, véase el capítulo 8.1.1.
Si es necesario, cambie el final de la jornada laboral (reloj estándar 00:00), véase el capítulo 8.1.2.
Para crear horarios, consulte el capítulo 7.3.
Para crear códigos de trabajo, vea el capítulo 8.3.
Para introducir usuarios en el controlador de presencia o en el software, consulte el capítulo 7.2.1.
Para sincronizar el software con el controlador de presencia, consulte el capítulo 8.2.2.
Empiece introduciendo los fichajes en el controlador de presencia.
5.0 Estado
5.1 Resumen en tiempo real/presencia
El resumen en tiempo real sirve para comprobar la presencia o ausencia de sus empleados. Podrá ver de un vistazo a
los empleados que han fichado la llegada o la salida y a qué hora, o bien a aquellos que están haciendo una pausa.
Con el método de filtrado simple, puede obtener la información que desea en la pantalla en un instante, o bien imprimir
los datos con la impresora.
Filtros 5.1.1 (filtro libre, filtro de departamentos o lista desplegable de usuarios)
Filtro de presencia: Seleccione la configuración deseada del menú desplegable: presencia, ausencia, pausa o todos.
9
Filtro libre: Introduzca en el filtro libre las primeras letras del usuario deseado. El resumen le
mostrará a todos los usuarios que tienen las mismas letras. Cuantas más letras del nombre introduzca, más limitado
será el resultado.
Filtro de departamentos: Seleccione el departamento deseado del menú desplegable. Tanto en el resumen como en el
filtro de usuarios, se visualizan todos los empleados de ese departamento. Puede limitar los resultados con el filtro de
usuarios.
Filtro de usuarios: Seleccione el usuario deseado del menú desplegable.
5.1.2 Ordenación
Ordenación mediante la barra de menú: Puede utilizar la barra de menú para ordenar los datos en cualquier momento
haciendo doble clic en el campo que desee. Repita esta operación para invertir el orden (A - Z o Z - A).
10
5.1.3 Impresión
Puede utilizar
para imprimir el resumen en tiempo real cuando lo desee.
5.2 Registro del sistema
El resumen del registro del sistema muestra todos los eventos, notificaciones u otras operaciones en el controlador de
presencia. El registro del sistema sirve para registrar la secuencia de comunicación en y con el controlador de presencia
en orden cronológico. Cuando se presentan problemas de comunicación, es posible eliminar las causas con ayuda de la
descripción del error.
mostrará a todos los usuarios que tienen las mismas letras. Cuantas más letras del nombre introduzca, más limitado
será el resultado.
usuarios.
11
5.2.2 Ordenación
5.2.3 Impresión
Ahora puede imprimir el resumen del registro del sistema.
6.0 Información general
6.1 Ajustar y/o cambiar fichajes:
En «Fichajes» podrá encontrar todos los fichajes introducidos en el controlador de presencia que hayan sido transferidos al software directamente a través de TCP/IP o una memoria USB.
Los fichajes incorrectos o perdidos son almacenados en el resumen naranja (véase la figura inferior). Por favor,
compruebe si se aplica la secuencia (entrada/salida o entrada - pausa - vuelta - salida, etc.). Agregue todos los fichajes
olvidados tal y como se describe en el capítulo 6.1.1. Cambie los fichajes incorrectos al estado correcto (por ejemplo,
ignorar) tal y como se describe en el capítulo 6.1.2.
Nota: No es posible eliminar los fichajes.
12
6.1.1 Agregar fichajes
Los fichajes perdidos se pueden agregar más tarde.
•
•
«Agregar».
Haga clic en
Seleccione el usuario deseado.
•
•
•
•
•
Introduzca la hora del fichaje en el campo de entrada de la hora. El formato del valor introducido debe ser compatible con la configuración de su país (es decir, 08:00 o 08.00 según la configuración del país).
Utilice salida/entrada para seleccionar la función adecuada.
Asigne el fichaje al controlador de presencia adecuado.
Si lo desea, puede seleccionar un código de trabajo de la lista de códigos de trabajo, por ejemplo, trabajo fuera de la oficina, consulta médica.
Presione «OK» para terminar de hacer las entradas.
Nota: Los campos resaltados en rojo son obligatorios.
6.1.2 Cambiar fichajes
Los fichajes se pueden cambiar más tarde.
•
13
Haga clic en el fichaje que desea cambiar.
•
•
•
Cambie el estado entrada/salida.
Si lo desea, puede seleccionar un código de trabajo de la lista de códigos de trabajo, por ejemplo, trabajo fuera de la oficina.
Presione «OK» para terminar de hacer las entradas.
Nota: Con el fin de proteger a los empleados, las horas no se pueden corregir ni eliminar. Para cambiar una hora,
agregue un fichaje nuevo y ajuste el «incorrecto» en «Ignorar». El fichaje introducido en el controlador de presencia sigue
existiendo, pero no se tiene en cuenta para los cálculos.
6.1.3 Eliminar fichajes
No es posible eliminar un fichaje, puede cambiar el fichaje a «Ignorar» para que no sea tomado en cuenta en los
cálculos.
mostrará a todos los usuarios que tienen las mismas letras. Cuantas más letras del nombre introduzca, más
limitado será el resultado del filtro.
usuarios.
14
6.1.5 Ordenación
6.1.6 Exportar resúmenes en el formato de archivo CSV
como archivos CSV y después puede seguir procesándolos, por ejemEs posible exportar resúmenes a través de
plo, con ayuda de Excel u otro programa que pueda abrir archivos CSV.
El formato de archivo CSV describe la estructura de un archivo de texto para su almacenamiento o para intercambiar
fácilmente listas o datos estructurados.
• Seleccione el resumen que desea exportar.
•
•
•
•
.
Haga clic en el símbolo «Exportar CSV»
Escriba el nombre del archivo exportado y seleccione el directorio que ha creado para las exportaciones
de CSV.
Haga clic en «Guardar».
Haga clic en «OK». A continuación, los datos son exportados al directorio seleccionado.
Más tarde, podrá procesar el resumen con cualquier programa que pueda abrir datos CSV, como Excel.
6.2 Día
Se muestran todos los fichajes del día actual que hayan sido transferidos al software desde su
controlador de presencia a través de TCP/IP o una memoria USB. También se muestra toda la información importante
referente a los usuarios activos . El resumen muestra el primer y el último fichaje, el total de horas diarios, las ausencias
por pausa y el horario correspondiente que pueda activar y desactivar haciendo clic en el botón
. Puede ajustar la
fecha en cualquier momento. Las fechas se muestran cronológicamente y pueden ser filtradas y/o ordenadas en función
de las necesidades del usuario.
6.2.1 Crear un resumen
En «Periodo», seleccione los periodos predefinidos o utilice el selector de fecha para seleccionar su propio intervalo de
fechas.
15
Filtro libre: Introduzca en el filtro libre las primeras letras del usuario deseado. El resumen le mostrará a todos los
usuarios que tienen las mismas letras. Cuantas más letras del nombre introduzca, más limitado será el resultado.
usuarios.
16
6.2.3 Ordenación
haciendo doble clic en el campo que desee. Repita esta operación y se invertirá el orden (A - Z o Z - A).
6.2.4 Exportar resúmenes en formato de archivo CSV
Puede exportar resúmenes a través de
con ayuda de Excel u otro programa.
como archivos CSV y después puede seguir procesándolos, por ejemplo,
•
•
•
•
.
de CSV.
6.3 Periodo
Todos los fichajes de los usuarios activos son mostrados en el resumen del periodo de forma compacta en el periodo
seleccionado. El resumen le proporciona los datos globales del periodo entero, las horas según el horario y el balance
de las horas extra correspondientes así como cada balance diario. Las fechas se muestran ordenadas según el número
de usuario y pueden ser filtradas y/o ordenadas en función de las necesidades del usuario.
6.3.1 Crear un resumen
En «Periodo», puede seleccionar los periodos predefinidos o utilizar el selector de fecha para seleccionar su propio
intervalo de fechas.
17
Filtro libre: Introduzca en el filtro libre las primeras letras del usuario deseado. El resumen le mostrará a todos los
usuarios que tienen las mismas letras. Cuantas más letras del nombre introduzca, más limitado será el resultado.
usuarios.
6.3.3 Ordenación
18
•
•
•
•
.
de CSV.
6.4 Presentación de informes/informe
Para asegurarse de que las evaluaciones realizadas a final de mes muestran el resultado deseado, compruebe los
fichajes introducidos por los usuarios en «Fichajes» en busca de fichajes olvidados o perdidos y
complételos o corríjalos si es necesario (véase el capítulo 6.1.1). Agregue un código de trabajo a los fichajes si es
necesario.
Safescan Time Attendance 4 es un sistema que realiza cálculos inmediatamente. En caso de que se realicen
correcciones, serán calculadas automáticamente después de introducirlas. De esta forma, el sistema está actualizado
en todo momento. No se requieren cálculos adicionales a final del mes.
Safescan Time Attendance 4 también ofrece varios informes preparados que sirven para la mayoría de evaluaciones
estándar.
Podrá disponer de los siguientes informes predefinidos en Safe Scan Time Attendance 4:
•
Informe mensual
•
Informe semanal
•
Informe del periodo
6.4.1 Informe mensual
El «informe mensual» proporciona todos los fichajes, balances y eventos del periodo seleccionado. Se utiliza un
asterisco (*) para distinguir los fichajes creados manualmente de los originales.
Creación e impresión de un informe mensual
•
Seleccione el elemento del menú «Informe».
•
Seleccione el periodo de tiempo deseado (mes actual, mes pasado, etc.) del menú desplegable. Se muestra por defecto el mes actual.
19
El resumen le proporciona un informe mensual para todos los usuarios. Seleccione
para imprimir todos los
informes.
•
En el filtro de departamentos, seleccione un departamento para obtener los informes mensuales de dicho
departamento.
•
En el filtro de usuarios, seleccione un usuario para obtener el informe mensual de dicho usuario.
Nota: Todos los informes pueden ser imprimidos o exportados en formato de archivo PDF.
Informe mensual
Fecha: 31-10-2011
Hora: 15:13
Nombre : Sofia Dexter
Fecha
Día TP
01-10-2011 - 31-10-2011
ID: 3
Departamento: CS
Entrada
Salida Horario
Grupo calendario: Week 4 D FR
N º personal: 11-3
Horas
Saldo Accum.
Ausent Comentarios / Codigo de
e trabajo
01-10
Sa
1
-
-
-
-
-
-
-
02-10
Do
1
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
Semana 39
03-10
Lu
2
9:00
14:33
8:00
5:03
-2:57
-2:57
04-10
Ma 2
9:00
17:30
8:00
8:00
-
-2:57
05-10
Mi
2
9:00
17:30
8:00
8:00
-
-2:57
06-10
Ju
2
9:00
16:47
8:00
7:17
-0:43
-3:40
07-10
Vi
2
-
-
-
-
-
-3:40
-
08-10
Sa
1
-
-
-
-
-
-3:40
-
09-10
Do
1
-
-
-3:40
-
Semana 40
-
-
-
32:00
28:20
-3:40
10-10
Lu
2
9:00
18:44
8:00
9:14
1:14
-2:26
11-10
Ma 2
9:00
18:23
8:00
8:53
0:53
-1:33
12-10
Mi
2
9:00
17:30
8:00
8:00
-
-1:33
13-10
Ju
2
9:00
18:03
8:00
8:33
0:33
-1:00
14-10
Vi
2
-
-
-
-
-
-1:00
-
15-10
Sa
1
-
-
-
-
-
-1:00
-
16-10
Do
1
-
-
-
-
-
-1:00
-
Semana 41
32:00
34:40
2:40
17-10
Lu
2
9:00
12:15
8:00
2:45
-5:15
-6:15
18-10
Ma 2
9:00
17:30
8:00
8:00
-
-6:15
19-10
Mi
2
9:00
-
8:00
-
-8:00
-14:15
20-10
Ju
2
14:53
15:05
8:00
-0:18
-8:18
-22:33
21-10
Vi
2
12:14
-
-
-
-
-22:33
22-10
Sa
1
-
-
-
-
-
-22:33
-
23-10
Do
1
-
-
-
-
-
-22:33
-
8:00
Semana 42
BT
DR
32:00
10:27
-21:33
24-10
Lu
2
-
-
8:00
-
-
-30:33
25-10
Ma 2
9:00
17:30
8:00
8:00
-
-30:33
26-10
Mi
2
9:00
17:30
8:00
8:00
-
-30:33
27-10
Ju
2
-
-
8:00
-
-
-38:33
8:00
28-10
Vi
2
-
-
-
-
-
-38:33
-
29-10
Sa
1
-
-
-
-
-
-38:33
-
30-10
Do
1
-
-
-
-
-
-38:33
-
32:00
16:00
-16:00
8:00
-
-
-46:33
8:00
8:00
-
-8:00
136:00
89:27
-46:33
Semana 43
31-10
Lu
Semana 44
Total
20
2
-
-
6.4.2 Informe semanal
El informe semanal es análogo a los informes mensuales. Seleccione «Semana» en el menú desplegable y proceda de la
misma manera que para los informes mensuales para imprimir el resumen deseado.
El informe semanal muestra de forma compacta toda la información importante para el periodo y los usuarios seleccionados. En el informe aparecen los primeros y últimos fichajes, el tiempo de presencia, el tiempo nominal y el balance
diario. También se imprimen el balance acumulado en el momento de la fecha seleccionada y el motivo de las ausencias. Todos los valores de los usuarios seleccionados se suman en la parte inferior de la lista.
Creación e impresión de un informe semanal.
•
•
Seleccione el periodo de tiempo deseado (semana actual, semana pasada, etc.) del menú desplegable.
Se muestra por defecto la semana actual.
El resumen le proporciona un informe semanal para todos los usuarios. Seleccione «Imprimir» para imprimir todos los
informes.
•
En el filtro de departamentos, seleccione un departamento para obtener los informes semanales de dicho de
partamento.
•
En el filtro de usuarios, seleccione un usuario para obtener el informe semanal de dicho usuario.
Nota: Todos los informes pueden ser imprimidos o exportados en formato de archivo PDF.
6.4.3 Informe por periodo
El «Informe por periodo» tiene una estructura similar a la de los informes semanales y mensuales. Sin embargo, se
suman los valores de un periodo seleccionado. El informe muestra la suma de las horas reales, las horas nominales y
los balances diarios. En una columna, puede ver también el balance total acumulado al final del periodo
seleccionado. Todos los valoresde los empleados seleccionados se suman en la parte inferior de la lista.
Creación e impresión de un informe por periodo.
•
•
Elija «Seleccionar» del menú desplegable y utilice el selector de fecha para introducir la fecha deseada
desde - hasta. Se muestra por defecto el mes actual.
El resumen le proporciona un informe por periodo para todos los usuarios. Seleccione «Imprimir» para imprimir todos los
informes.
•
En el filtro de departamentos, seleccione un departamento para obtener los informes por periodo de dicho
departamento.
•
En el filtro de usuarios, seleccione un usuario para obtener el informe por periodo de dicho usuario.
21
Nota: Todos los informes pueden ser imprimidos o exportados en formato de archivo CSV.
7.0 DEPARTAMENTO
7.1 Departamento/grupo
Los departamentos y los grupos se utilizan como criterios de selección y ordenación en Safescan Time Attendance 4.
Se usan para administrar a los usuarios, así como los departamentos y grupos a los que pertenecen dichos usuarios.
Éstos criterios pueden ser utilizados para seleccionar usuarios y departamentos/grupos en otras partes del programa.
7.1.1 Crear un departamento/grupo
e introduzca un nombre y una descripción para el
Para crear un nuevo departamento o grupo, seleccione
departamento o grupo. Los campos en rojo son obligatorios, por lo que se deben completar. Presione OK para
confirmar su entrada.
7.1.2 Cambiar un departamento/grupo
Resalte el departamento deseado y selecciónelo para realizar los cambios. Pulse OK para guardar
cambios.
22
los
7.1.3 Eliminar un departamento/grupo
Resalte el departamento que desea eliminar y haga clic en
.
Nota: El departamento se puede eliminar solo si no hay usuarios conectados a este.
7.2 Usuario
Administrar, modificar y crear usuarios nunca ha sido tan fácil. Puede crear usuarios directamente en el software y
utilizar el controlador de presencia para sincronizarlos. Todos los datos son transferidos. Ya no es necesario ir al
controlador para crear e introducir cada usuario nuevo (excepción: huellas digitales).
Los datos de usuario contienen toda la información personal necesaria para el análisis y procesamiento de los datos de
presencia. En ésta pantalla de diálogo se muestran el nombre de usuario, número de personal y el número de usuario,
así como la asignación del horario de trabajo. La pantalla de diálogo se divide en dos secciones, a las que puede acceder haciendo clic en la pestaña correspondiente:
•
Datos del sistema
•
Datos personales
Los datos se pueden cambiar en cualquier momento. Cuando un empleado salga, puede eliminar los datos o hacerlos
inactivos.
7.2.1 Crear usuarios en el software
Nota: Las IDs de usuario seleccionadas no se pueden cambiar más tarde.
•
Antes de registrar a un nuevo usuario en el software, sincronice el software con el controlador de presencia para garantizar que los datos sean idénticos en ambas ubicaciones.
•
23
Cuando hace clic en
, se sugiere la próxima ID de usuario libre, así como el
departamento/grupo. Puede decidir si desea aceptar los datos o cambiarlos. La ID de usuario debe estar
comprendida entre 1 y 65534. Los campos resaltados en rojo son obligatorios.
•
•
Pulse OK para guardar su entrada.
Puede completar la información del usuario, determinar el privilegio (usuario, administrador, etc.), establecer el estado como activo y, si su controlador de presencia está equipado con un lector RFID, guardar el número de tarjeta RFID.
•
A continuación, guarde sus entradas con
Tenga en cuenta lo siguiente: La siguiente información está sincronizada con el sistema del controlador de presencia:
•
ID de usuario
•
Nombre de usuario
•
Privilegios
•
Estado
•
Nº RFID
•
Contraseña
Una vez que haya completado todas las entradas y cambios, sincronice el software con su
controlador de presencia. Los usuarios recién creados podrán fichar la entrada y la salida en el controlador de
presencia utilizando la tarjeta RFID registrada o con la ID de usuario y contraseña, que son asignadas automáticamente
por el software (véase la sección 7.2.2).
Huellas dactilares:
Si dispone de un controlador de presencia que solo soporta huellas dactilares, el usuario puede ifichar la entrada y la
salida utilizando la ID de usuario y la contraseña, que son asignadas automáticamente por el software (para más
información, consulte 7.2.2 «Contraseña») . Guarde la huella dactilar del usuario más adelante siguiendo las
instrucciones del
controlador de presencia para registrar usuarios nuevos.
7.2.2 Contraseña
Puede asignar una contraseña a un usuario o cambiar una existente en el software en cualquier momento.
•
Seleccione el usuario cuya contraseña desea asignar o cambiar
•
Haga clic en cambiar contraseña
24
•
Introduzca una nueva contraseña y confírmela pulsando OK
•
A continuación, guarde sus entradas con
en la pantalla del usuario.
En la siguiente sincronización con el controlador de presencia, el usuario podrá iniciar sesión en el dispositivo utilizando
la ID de usuario y la contraseña «nueva».
7.2.3 Crear usuarios en el controlador de presencia
Nota: Las IDs de usuario seleccionadas no se pueden cambiar más tarde.
•
Antes de registrar a un nuevo usuario en el controlador de presencia, sincronice el software con el controlador de presencia para garantizar que los datos sean idénticos en ambas ubicaciones.
•
Siga las instrucciones del controlador de presencia para registrar a nuevos usuarios.
•
Sincronice de nuevo el software con el terminal de registro del tiempo.
•
Complete la información del usuario y sincronice la información completada con el controlador de presencia.
7.2.4 Modificar usuarios
Los datos de usuario se pueden adaptar en cualquier momento.
•
Haga doble clic en el usuario para el que desea realizar cambios
•
Se abre el campo de edición. Complete o cambie la información del usuario y guárdela con
•
Sincronice el software con el controlador de presencia después de realizar cambios en uno o varios usuarios para que los datos sean idénticos en ambas ubicaciones.
.
7.2.5 Eliminar usuarios
•
•
o
Para eliminar un usuario, resalte el usuario en la lista y haga clic en
Haga doble clic en el usuario y asígnele el estado «Inactivo» o «Eliminar». (En «Inactivo», la ID de usuario no será eliminada y los datos de usuario no serán procesados ni aparecerán en ningún resumen. En «Eliminar», el usuario también será eliminado en el controlador de procesos en la próxima sincronización.
7.2.6 Información de los datos del sistema
Nombre de usuario: Introduzca un nombre de usuario.
ID de usuario: Introduzca el número ID de usuario para el empleado. Dicho número puede contener hasta cinco dígitos
(entre 1 y 65534). La ID de usuario debe ser idéntica a la ID de usuario en el controlador de presencia.
25
Nº RFID: Introduzca el número ID del RFID asignado al usuario.
Este campo no es obligatorio. Hay varias formas de transferir la ID del RFID a los
datos principales del empleado.
•
El nº RFID es introducido en el campo «Datos del sistema». Tras la sincronización con el
controlador de presencia, todos los datos de usuario para el funcionamiento, incluida la ID del RFID, són enviados al controlador de presencia.
•
El nº de RFID se introduce cuando se configura un usuario en el controlador de presencia y se envía
al software durante la sincronización. A continuación, los datos de usuario son transferidos al sistema.
Privilegios del usuario: Utilice el estado del usuario para controlar la concesión de derechos en el controlador de
presencia y en el software:
•
Usuario: un usuario estándar, que solo puede utilizar las funciones más comunes disponibles en el controlador de presencia. Los usuarios solo pueden visualizar sus entradas horarias en el software y no pueden realizar cambios.
•
Grabador: Empleado que tiene permiso para registrar a otros usuarios en el controlador de presencia. Los registradores solo pueden visualizar sus entradas horarias en el software y no pueden realizar cambios.
•
Administrador: Empleado que dispone de derechos administrativos para acceder a todos los datos.
Puede realizar cambios en el software.
•
Supervisor: Empleados con todos los derechos, tanto para el controlador como para el software.
Teléfono interno: Si lo desea, puede guardar el número de teléfono interno del empleado.
Horario: Seleccione un horario del campo desplegable desde el que se asignará el usuario.
Cambiar la contraseña: Asigne una contraseña. Al crear usuarios a través del software, el software asigna automáticamente una contraseña que coincide con el nº de ID del usuario. Por ejemplo, nº de ID del usuario 22 = contraseña = 22.
El usuario puede utilizar esta contraseña/PIN para iniciar sesión en el controlador de presencia.
Agregar imágen: Agregue una foto del usuario.
Borrar imágen: Elimine la foto del usuario.
7.2.7 Datos personales
En la pestaña «Datos personales», puede introducir más información sobre cada empleado de la empresa. Excepto el
número de personal, dicha información no es relevante para el control de tiempo y presencia.
Nombre y dirección: Guarde los datos personales del empleado, tales como su dirección privada, su número de
teléfono, etc. Éstos campos no son obligatorios, por lo que se pueden dejar en blanco.
Nº de personal: Introduzca el número de personal del empleado. Dicho número puede contener hasta nueve
dígitos. El número de personal se muestra en el informe mensual.
Nota: Por favor, introduzca la fecha de nacimiento y la fecha de comienzo/salida en el formato dd.mm.aaaa en el campo
de entrada.
•
•
•
•
.
de CSV.
7.3 Horario semanal de trabajo
Es posible crear horarios de trabajo o servicio para los empleados. Los horarios semanales de trabajo se pueden
asignar individualmente para cada usuario o para un grupo o departamento completo. Los horarios de trabajo són
procesados con el informe mensual y sirven como base para el cálculo de las horas de trabajo/horas extras.
7.3.1 Crear un horario
•
Haga clic en
e introduzca el nombre y la descripción. A continuación, pulse OK para confirmar.
Los campos resaltados en rojo son obligatorios.
26
•
En el menú desplegable «Días laborables», seleccione el día de la semana deseado (puede resaltar tantos días como sea necesario).
•
A continuación, seleccione «Entrada» en el tipo de inicio. Introduzca la hora en «Hora de inicio» (según la confi
guración de su país, por ejemplo, 09:00) y en «Hora de finalización». (véase el ejemplo).
•
A continuación, confirme las entradas con
.
7.3.2 Redondeos
Es posible asignar a sus empleados horas de trabajo fijas.
En el menú desplegable, seleccione «Redondear por arriba» y «Redondear por abajo» y seleccione el periodo de tiempo
deseado, tanto para la hora de inicio como la hora de finalización.
Por ejemplo, si selecciona «10», todos los fichajes de la entrada realizados 10 minutos antes de la hora configurada se
cuentan a partir de dicha hora. Su empleado no tendrá 10 minutos de horas extra. De la misma forma funciona la opción
«Redondear por abajo».
27
A continuación, confirme las entradas con
.
7.3.3 Deducción automática de las pausas
Con Safescan Time Attendance 4, se pueden deducir las pausas fijas directamente, es decir, sus empleados no tienen
que fichar cada vez que realizan la pausa para el almuerzo, por ejemplo, ya que el sistema calcula automáticamente
dicha pausa.
•
Cree el programa semanal de trabajo tal y como se ha descrito en 7.3.1.
•
En la segunda fila, introduzca los días en los que la pausa se debe deducir automáticamente.
•
A continuación, seleccione «Deducir pausa». Cuando lo haya hecho, introduzca una hora de inicio y una hora de finalización. El redondeo no es necesario aquí. Si las pausas son cada día diferentes, es posible configurarlas según sus necesidades.
•
A continuación, confirme sus entradas con
.
Si todas las informaciones están registradas, mostrará un total de las horas del horario de trabajo.
Deducir pausa = Pausa incluída. La pausa es deducida automáticamente.
Incluir pausa = la pausa se incluye en el total en caso de que la pausa sea fichada en el controlador de presencia. Ésta
se toma en cuenta para los cálculos.
Excluir pausa = las pausas se deben fichar normalmente en el controlador de presencia.
7.3.4 Editar/cambiar un horario
El horario se puede adaptar o cambiar en cualquier momento.
•
•
o haga doble clic directamente en el horario que
Resalte el horario que desea cambiar y haga clic en
desea cambiar.
Se abre el campo de edición. Complete el campo o realice los cambios como se describe en 7.3.1/7.3.2 o 7.3.3, a continuación, con
.
Sus cambios serán tomados en cuenta en los cálculos inmediatamente.
7.3.5 Eliminar el horario
• Para eliminar un horario, selecciónelo en la lista y haga clic en
.
Nota: Sólo puede eliminar un horario si no está vinculado con ningún usuario.
28
8.0 Configuración
8.1 General
8.1.1 Configuración del idioma
Seleccione el idioma deseado. Haga clic en
el software y reinícielo.
para guardar los cambios. Para que los cambios surtan efecto, cierre
Nota: Después de cambiar el idioma, se debe reiniciar el software.
8.1.2 Configurar la hora de finalización del día
Final del día: Utilice la opción «Hora final del día» para definir el final del día a efectos de cálculos. La hora
predeterminada del final del día es 00:00, es decir, el día laboral comienza a las 00:01 y termina a medianoche.
En caso de que en su empresa existan turnos a medianoche, configure la hora del final de la jornada a una hora en la
que no trabajen los empleados (por ejemplo, 03:00. De esta forma, para el software el día comenzará y terminará a las
03:00 cada día).
El primer fichaje después del final de la jornada se tendrá en cuenta como el primer fichaje del día siguiente.
Para los cambios normales del día (00:00), el valor por defecto está fijado en 0:00. Los valores inferiores a 00:00
provocarán la asignación incorrecta de los fichajes. El final del día se cuenta al mismo tiempo como el inicio de la
jornada siguiente.
8.1.3 Conexión de base de datos
El software utiliza automáticamente la ubicación de memoria seleccionada durante la instalación. En dicha ubicación se
almacena la base de datos. El campo de la conexión de base de datos está vacío y solo se debería completar en casos
excepcionales.
Por ejemplo, se puede considerar como caso excepcional el hecho de almacenar el software y la base de datos en
ubicaciones diferentes. Para los casos excepcionales, póngase en contacto con su departamento de IT.
29
8.1.4 Copia de seguridad
Si la base de datos está almacenada localmente en su equipo, el software llevará a cabo una copia de seguridad
automática a intervalos regulares. Seleccione el intervalo deseado del menú desplegable.
8.2Dispositivo/controlador de presencia
Antes de poder procesar los fichajes en Safescan Time Attendance 4, deben ser introducidos por medio del
controlador de presencia. Safescan Time Attendance 4 lee los fichajes en el controlador de presencia, los transfiere al
PC y los clasifica en la base de datos del controlador de presencia. Hay dos opciones disponibles para el procedimiento
de transferencia de datos:
•
Línea de datos (TCP/IP, RS232, 485)
•
Memoria USB (cable)
Puede conectar al software tantos controladores de presencia como sea necesario para calcular las horas. Si no desea
conectar el controlador de presencia a la red local y prefiere utilizar una memoria USB, seleccione la configuración de
memoria USB (se puede utilizar una combinación de TCP/IP y memoria USB).
Nota:
• •
Los fichajes sólo se transfieren del controlador de presencia al software.
Los datos del usuario siempre se deben actualizar y sincronizar manualmente.
8.2.1 Conexión de datos con TCP/IP
Si desea conectar el controlador de presencia a la red local a través de TCP/IP, debe asignar al controlador una
dirección IP libre que esté incluida en su intervalo de direcciones IP. La dirección IP 192.168.1.201 está almacenada en
el controlador de presencia como la dirección predeterminada.
30
Cómo conocer su intervalo de direcciones IP:
Cuando se le solicite la dirección IP, escriba «ipconfig /all».
•
•
Podrá visualizar su dirección IP.
Ésta es su dirección IP; por lo general comienza por «192».
En el ejemplo: 192.168.1.149
31
Encuentre una dirección IP sín utilizar.
•
Escriba «ping» e introduzca su dirección IP. Cambie los últimos dos dígitos y presione «Enter».
En este ejemplo: ping 192.168.1.1
Una vez que la dirección IP esté activa, recibirá todos los paquetes de datos.
•
El software requiere una dirección IP libre. En este ejemplo: ping 192.168.1.10
Cuando encuentre una dirección IP libre, guárdela en el controlador siguiendo las instrucciones del
controlador de presencia.
Cuando haya almacenado la dirección IP en el controlador de presencia y este esté conectado a su red. Utilice
«Dispositivo» para buscar nuevos dispositivos y confirme la operación con «Sí».
32
en
O haga clic en
e introduzca un nombre y la dirección IP manualmente, haga clic en «Éste PC» e introduzca las
claves de comunicación si las ha guardado en el controlador de presencia (los campos resaltados en rojo son
obligatorios).
Si el controlador está conectado, el estado «Activo» se cambiará a
«Conexión realizada».
Puede conectar varios controladores de presencia al software a través de su red. Si no puede conectar un controlador a
la red, puede agregarlo de forma manual como una unidad USB.
Una vez que el controlador de presencia esté conectado al software, los fichajes que ya hayan sido
introducidos serán transferidos automáticamente al software. Los datos de usuario se deben sincronizar manualmente
(véase el capítulo 8.2.2).
33
8.2.2 Sincronizar los datos del usuario
Si el controlador de presencia está conectado al software, debe sincronizar los datos de usuario desde el
; se mostrará un resumen de todos los usuarios
controlador de presencia con el software. Para ello, seleccione
que hayan sido almacenados en el controlador de presencia. En este caso, deberá sincronizar el «Dispositivo» con
la base de datos y presionar «Confirmar sincronización» para confirmar. A continuación, modifique los datos del usuario
en «Usuario», tal como se describe en el capítulo 7.2.4.
Si los usuarios han sido introducidos en el software, deberá sincronizar: La base de datos con el dispositivo.
Si se han introducido los usuarios tanto en el controlador de presencia como en el software, debe comprobar, durante la
sincronización, la ubicación en la que se encuentran los datos más actualizados, para después sincronizar en la
dirección deseada (véase también el capítulo 8.2.2).
Si no desea sincronizar todos los datos o si no todos estos tienen la misma dirección, puede seleccionar una ID de
usuario de forma individual y definir la dirección, o bien omitirla para que no sea sincronizada.
Para ello, haga clic en el campo situado junto a «Resolución» para obtener la lista desplegable (vacío = ninguna
sincronización; BD/Dispositivo = base de datos – dispositivo; Dispositivo/BD = dispositivo – base de datos)
8.2.3 Transferir los datos a través de una memoria USB
Para transferir los fichajes desde el controlador de presencia al PC, siga las siguientes instrucciones.
Transferir fichajes a una memoria USB.
a)
•
•
•
•
•
•
•
Controlador de presencia con pantalla LCD
Conecte la memoria USB al puerto USB del controlador de presencia.
Inicie sesión en el controlador de presencia.
A continuación, presione la tecla [Menú].
Use las teclas de flechas para seleccionar «Gestión USB» (gestión de unidad USB) y presione [OK].
Use las teclas de flechas para seleccionar «Descargar datos» (gestión de unidad USB) y presione [OK].
Se mostrará una confirmación de que los datos han sido copiados. Si aparece el mensaje «Copia de datos OK», se habrá completado la transferencia de datos a la memoria USB. El archivo guardado con los fichajes
se llamará: 1_attlog.dat
Repita el proceso si desea cargar los datos en la memoria USB seleccionando «Descargar Usr» (descargar datos de usuario) y presione OK. Se mostrará una confirmación de que los datos han sido
copiados. Si aparece el mensaje «Copia de datos OK», se habrá completado la transferencia de datos a la
memoria USB. El archivo guardado con los datos de usuario se llamará: 1_User.dat o User.dat.
Extraiga la memoria USB.
Nota: Si hay variaciones en la interfaz de usuario del controlador de presencia, lea la sección correspondiente del manual de usuario suministrado con el controlador de presencia.
34
a)
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Controlador de presencia con pantalla TFT
Conecte la memoria USB al puerto USB del controlador de presencia.
Inicie sesión en el controlador de presencia.
A continuación, presione la tecla [Menú].
Use las teclas de flechas para seleccionar «Pendrive» y presione [OK].
Use las teclas de flechas para seleccionar «Descarga» y presione [OK].
Use las teclas de flechas para seleccionar «Descargar Regs» y presione [OK]. Se mostrará una confirmación de que los datos han sido copiados. Cuando aparezca el mensaje «Descarga OK», presione [OK].
La transferencia de datos a la memoria USB habrá finalizado.
El archivo guardado con los fichajes se llamará: 1_attlog.dat
Presione la tecla [ESC] hasta que haya salido del menú.
Extraiga la memoria USB.
c)
•
Controladores de presencia con cable USB
Conecte el controlador de presencia a su equipo a través del cable USB.
•
en «Dispositivo» para buscar nuevos dispositivos. A continuación, presione «OK» para confirmar que Use
el controlador de presencia ha sido conectado con el software automáticamente, o introduzca el controlador manualmente tal y como se ha descrito anteriormente.
•
•
Sincronice los datos de usuario como se ha explicado en 8.2.2.
Los datos de los fichajes son transferidos al software automáticamente.
En el modelo TA 655, los datos se leen con menor frecuencia, lo que significa que hay un intervalo de tiempo mayor que en las series TA-800 o TA-900 (en las series TA-800 y TA-900, la transferencia de datos tarda 1
segundo como máximo).
8.2.4 Leer fichajes en un PC
Si desea sincronizar los datos con el software por primera vez, primero debe crear una «Conexión» de memoria USB.
y asigne un nombre (por ejemplo, USB). El campo con la dirección IP debe estar vacío, los campos en
Seleccionar
rojo son obligatorios. Presione «Éste PC". Si ha guardado una
clave de comunicación en el controlador de presencia, introdúzcala en el campo «Clave de comunicación». Presione OK
para confirmar (véase el capítulo 8.2.1).
•
•
•
Conecte la memoria USB al puerto USB del PC.
Los fichajes serán leídos de la memoria USB automáticamente y luego procesados en el software.
Para actualizar los datos de usuario, resalte la fila con el dispositivo USB.
•
Haga clic en
35
y seleccione el archivo 1_user.dat de la memoria USB y haga clic en «Abrir».
En la ventana de sincronización, seleccione la dirección en la que desea realizar la sincronización.
Si los datos del controlador de presencia están más actualizados que los del software, seleccione - «Dispositivo/base
de datos». Si los datos almacenados en el software están más actualizados, seleccione - «Base de datos/dispositivo».
En el resumen de cada ID de usuario, podrá ver si un usuario determinado existe solamente en el dispositivo o en el
software, o bien si hay diferencias entre el software y el dispositivo. Es posible visualizar la información que difiere en la
descripción de las diferencias. Seleccione ahora la dirección de la sincronización.
Si no desea sincronizar todos los datos o si no todos estos tienen la misma dirección, puede seleccionar una ID de
usuario de forma individual y definir la dirección, o bien omitirla para que no sea sincronizada. Para ello, haga clic en el
campo situado junto a «Resolución». Podrá visualizar una lista desplegable (vacío = ninguna sincronización;
BD/Dispositivo = base de datos - dispositivo; Dispositivo/BD = dispositivo - base de datos).
Ejemplo de las diferencias: Un usuario con ID ha sido creado sin nombre en el dispositivo. Si sincroniza los datos, verá el
siguiente mensaje: «Solo dispositivo». Sincronice estos datos – dispositivo/BD y modifique la ID de usuario en «Usuario».
Agregue un nuevo nombre de usuario y sincronícelo otra vez con el controlador de presencia.
36
Durante la sincronización, verá el siguiente mensaje: "¡Diferente!" Y en la descripción: El nombre de usuario es
diferente. Sincronice ahora en la dirección «BD/Dispositivo» para que los nombres de usuario del controlador de
presencia sean sobrescritos y el usuario sea reconocido en el próximo inicio de sesión.
8.3 Código de trabajo
Los códigos de trabajo se utilizan para agregar descripciones específicas de los fichajes del usuario. Los códigos de
trabajo se utilizan para el resumen y la explicación de las ausencias (agregadas manualmente).
Los códigos de trabajo pueden ser agregados por el supervisor o administrador a los fichajes en el software.
Nota: Con la serie TA-900, los usuarios pueden utilizar las teclas preprogramadas del sistema para introducir códigos de
trabajo directamente en el controlador de presencia al fichar la entrada o la salida.
En la serie TA 800, debe de introducir directamente los códigos de trabajo en el sistema (ver manual de instrucciones
para la serie TA 800).
Use los códigos de trabajo para los distintos fichajes de sus empleados (viajes de negocios, vacaciones, consultas
médicas, etc.). Ésta información aparecerá en el informe mensual.
8.3.1 Agregar códigos de trabajo
Seleccione
obligatorios.
, introduzca el código de trabajo que desee y pulse OK. Los campos resaltados en rojo son
8.3.2 Modificar códigos de trabajo
Resalte el código de trabajo que desea cambiar, haga clic en
entrada.
y realice los cambios. Presione OK para confirmar su
8.3.3 Eliminar códigos de trabajo
Resalte el código de trabajo que desea eliminar y haga clic en
37
. Seleccione OK para confirmar.
9.0 Información
9.1 Ayuda
9.1.1 Soporte técnico
a) Soporte técnico en la página web Safescan
La página de servicio de nuestro sitio web está disponible las 24 horas del día y es actualizada periódicamente.
Visite: www.safescan.com/manuals. Podrá encontrar la respuesta a sus preguntas, así como las soluciones sugeridas
en la sección de Preguntas frecuentes.
b) Línea de soporte
Nuestro equipo de soporte se encuentra a su disposición para responder a cualquier pregunta de carácter técnico por
teléfono de lunes a viernes, de 9:00 a 17:00. Póngase en contacto con: www.safescan.com
9.2 Créditos
9.2.1 Actualizaciones y mejoras
Llevamos a cabo actualizaciones y mejoras para ponerlas a su disposición en www.safescan.com/updates_ta. Por favor,
compruebe periódicamente para asegurarse de que tiene la versión más reciente del software.
10.0 Instalación del servidor
Para obtener más información sobre la instalación del servidor, visite nuestro sitio web www.safescan.com/manuals o
póngase en contacto con nuestro servicio de soporte técnico.
11.0 Desinstalación de Safescan Time Attendance 4
Para desinstalar Safescan Time Attendance 4, lleve a cabo los siguientes pasos.
•
•
38
Inicio/configuración/software.
Seleccione Safescan Time Attendance 4 y, a continuación, seleccione [Desinstalar software].

Manual - Safescan.com

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Documentos relacionados

guía de instalación rápida