CONTRATACIÓN DEL SERVICIO DE DIRECCIÓN DE UN

Transcripción

Proyecto EFA08/15 INSPYR financiado por el Fondo Europeo de Desarrollo Regional
CONTRATACIÓN DEL SERVICIO DE DIRECCIÓN DE UN CONGRESO DEL PRODUCTO
Y LA GASTRONOMÍA DE LOS PIRINEOS
0. ANTECEDENTES
La Agrupación Europa de Cooperación Territorial Huesca Pirineos Hautes Pyrénées (en
adelante, AECT HP-HP) desea convocar y organizar un congreso sobre el producto
agroalimentario de calidad y la gastronomía del Pirineo.
Este congreso es una de las acciones incluidas en el proyecto POCTEFA EFA 08/15 Hecho
en los Pirineos-Fait en Pyrénées, acrónimo INSPYR, que ha sido aprobado a la AECT HPHP por la Autoridad del Gestión del POCTEFA. Se informa de que el proyecto ha sido
cofinanciado al 65% por el Fondo Europeo de Desarrollo Regional (FEDER) a través del
Programa Interreg V-A España-Francia-Andorra (POCTEFA 2014-2020). El objetivo del
POCTEFA es reforzar la integración económica y social de la zona fronteriza EspañaFrancia-Andorra. Su ayuda se concentra en el desarrollo de actividades económicas,
sociales y medioambientales transfronterizas a través de estrategias conjuntas a favor del
desarrollo territorial sostenible. En consecuencia todas las actividades que deriven de la
ejecución del contrato deberán cumplir con las obligaciones de publicidad inherentes a la
cofinanciación europea del proyecto.
Denominación, fechas y lugar de celebración de congreso.
Congreso del producto y la gastronomía del Pirineo, el 18, 19 y 20 de marzo 2017, dos días
abierto al público y uno para profesionales, en el Palacio de Congresos de Huesca que a tal
fin ha sido reservado en su totalidad dos días antes del inicio y uno después de su
finalización para el montaje y desmontaje.
Objetivos y concepción del congreso
a) Objetivo general: contribuir a que el Pirineo central se convierta en un destino turístico
aportando los valores de tradición, montaña, medio ambiente, calidad mediante los
productos alimentarios tradicionales y la gastronomía tradicional y elaborada de dichos
productos. Vincular el producto alimentario de calidad con la cocina y el turismo pirenaico.
b) Objetivos operativos:
- Incluir el producto y la gastronomía entre la motivación para viajar a los Pirineos.
- Contribuir a la creación de un espacio turístico transfronterizo de los Pirineos centrales.
- Contribuir a la difusión de la cocina y gastronomía de calidad que se está realizando en
Huesca y Hautes Pyrénées en el resto de España y en Francia.
- Mostrar a los ciudadanos del territorio de Huesca y Hautes Pyrénées los productos y
cocineros y restaurantes para que los consuman.
- Contribuir a promover el comercio de productos alimentarios de calidad en ambos
territorios.
- Avanzar hacia la redacción de un Estatuto de la cocina de montaña de los Pirineos, de
una red de restaurantes adheridos a dicho Estatuto y de cuatro productos turísticos
transfronterizos de gastronomía y alimentos.
c) Características:
- Congreso de gastronomía hecha con producto de los Pirineos.
- Internacional, con presencia de la provincia de Huesca y el Département des Hautes
Pyrénées. Todas las actividades deben tener presencia de personas de ambos territorios.
- Combina productos y cocina.
- Invita a participar a cocineros de primer nivel internacional con master class.
- Invita a participar como ponentes a los cocineros del ambos territorios que lo deseen.
- Invita a participar y presentar los productos agroalimentarios y sus productores.
- Invita a participar a las escuelas de hostelería con sus elaboraciones que serán
degustadas por el público.
Modelo
- Público: de forma diferenciada, los profesionales e interesados en la gastronomía, como
inscritos en el Congreso, el público en general, como degustador de los productos y
gastronomía.
- Producto agroalimentario: mediante expositores abiertos al público con posibilidad de
venta agrupados por productos no por productores. Se deben definir qué productos y
cuántos se exponen.
- Cocineros que dan master class en el auditorio.
- Cocineros que dan showcookin en otros espacios de Palacio.
- Degustación de plato o tapas con la colaboración de las escuelas de hostelería del
territorio AECT HP-HP.
- Una integración del congreso con las actividades de las ciudades de Huesca y Tarbes y
una vinculación y difusión del mismo con la provincia de Huesca y Hautes Pyrénées.
Resultados esperados
- Profesionales inscritos: 100.
- Público asistente: 4.000.
- Productos alimentarios presentados: 20.
1. OBJETO
El servicio de dirección que se desea contratar incluye:
a) La concepción de una propuesta de programa de actividades de congreso, que deberá
ser validada por la AECT HP-HP. Dicha propuesta será detallada, con horarios, distribución
de las actividades en cada espacio del Palacio de Congresos, número de participantes
previstos en cada una de las actividades, nombres de algunos de los cocineros, forma de
gestión de las degustaciones, etc.
b) La ejecución del programa que resulte aprobado.
c) La dirección de las actividades propias del contrato, en concreto:
- La captación de, al menos, ocho cocineros de primer nivel internacional que ofrezcan una
masterclass de cocina.
- La captación de, al menos, diez cocineros que ofrezcan un showcooking.
- La determinación de la relación de los productos a presentar en la exposición, la captación
de expositores y su organización por productores en cada stand del producto.
- La organización de los espacios para las masterclass y los showcooking.
- La inscripción de asistentes y su organización.
- El acompañamiento a los periodistas no locales invitados y a los cocineros que participen
en el congreso.
- La organización de actividades previas al congreso en la provincia de Huesca y Hautes
Pyrénées.
- En general, todas la actividades que resulten necesarias para la buena realización del
congreso y alcanzar los indicadores establecidos en los antecedentes.
d) La coordinación y dirección de las empresas que la AECT HP-HP haya contratado para
la ejecución de otros servicios durante el congreso en el propio Palacio y que no son objeto
de este contrato, en concreto:
- Servicio de azafatas en el congreso: congresistas, periodistas, cocineros, stands y
público.
- El sonido en el escenario del auditorio.
- Aparatos de audio tipo petaca para la traducción simultánea destinados al público del
auditorio.
- Servicio de traducción simultánea francés-español en el auditorio y de traducción
consecutiva en los showcooking.
- Grabación de vídeo y realización con dos cámaras en el auditorio.
- Servicio de retransmisión del congreso en streaming.
- Necesidades de personal de seguridad.
- Alquiler de stands, incluido el montaje y desmontaje.
- Limpieza del edificio.
- La comunicación del congreso.
- La organización de una acción previa a la celebración del congreso para difusión y
conocimiento del mismo en una localidad de la provincia de Huesca y otro en otra localidad
de Hautes Pyrénées.
2. ALCANCE DEL CONTRATO
La empresa adjudicataria dentro del precio del contrato se hará cargo de los gastos que se
produzcan por sus propias actividades y por los conceptos que de describen a
continuación. Será la empresa adjudicataria y no la AECT HP-HP quien contraiga la
obligaciones derivadas de su realización y pago.
- Los honorarios, gastos de viaje y alojamiento de los cocineros que impartirán las
masterclass y los productos alimentarios necesarios para preparar los platos que elaboren
en su actuación.
- Los honorarios, gastos de viaje de los cocineros que impartirán las showcooking y los
productos alimentarios necesarios para preparar los platos que elaboren en su actuación.
- Oficina técnica del congreso, con labores de inscripción, atención a los asistentes,
organización de los participantes en los showcooking, atención y recepción y
acompañamiento a los periodistas no locales invitados.
- Los derivados de la atención a los medios de comunicación no locales que se inviten al
congreso. Debe preverse la invitación a algunas comidas de degustación en restaurantes.
- El alquiler, montaje y desmontaje de las cocinas que se instalen para las masterclass y los
showcooking.
- El kit de bienvenida para los inscritos en el congreso, así como los detalles de obsequio a
los cocineros que impartan masterclass y showcooking.
- Los alimentos y productos necesarios para que las escuelas de hostelería preparen las
tapas y platos para la degustación, así como los detalles de obsequio a los estudiantes y
profesores participantes.
- Los gastos que se deriven de los servicios que presten las escuelas de hostelería. Debe
preverse el alojamiento de un máximo de quince personas de las escuelas de hostelería
que no tengan su residencia en Huesca y que participen en las demostraciones.
- El equipamiento complementario de los stands que lo precisen para exponer sus
productos del tipo de vitrinas de frío, mesas, sillas, etc.
- Apoyo a la presencia de los expositores franceses para facilitar su asistencia.
La empresa podrá realizar las siguientes actividades que le reportarán ingresos y que se
sumarán a los que abone la AECT HP-HP por este contrato:
- Inscripciones de los asistentes al congreso.
- Precio de las degustaciones.
- Precio por la exposición de productos.
- Patrocinio de empresas privadas de actividades concretas del congreso. Se excluyen
expresamente los patrocinios de las instituciones y sus organismos autónomos, empresas
públicas, etc.
En el conjunto entre cocineros y expositores deberá haber al menos un 40 por ciento de
franceses o españoles.
3. TIPO DE LICITACIÓN
El tipo máximo de licitación de este contrato será de 20.000 €, más 4.200 €
correspondientes al 21 por ciento de IVA, lo que hace un total de 24.200 €.
4. PLAZO DE EJECUCIÓN DEL SERVICIO
El plazo de ejecución del servicio será desde la fecha de la adjudicación hasta un mes
después de concluir el Congreso. En ese mes el adjudicatario deberá atender los
requerimientos de comprobación que le presente la AECT HP-HP sobre la correcta
prestación de los servicios externos que tenía como deber coordinar y dirigir.
El gasto se abonará tras comprobar la AECT HP-HP la correcta prestación del servicio,
previa la presentación de la factura correspondiente.
5. DOCUMENTACIÓN QUE DEBERÁN PRESENTAR LOS LICITADORES
En su oferta el licitador presentará:
a) Documentos que acrediten la personalidad del licitador y de quien lo representa: DNI,
escrituras y poderes. El licitador deberá comunicar un correo electrónico para
notificaciones. Se entenderá notificado con la comunicación recibida en el correo desde el
que remite la AECT HP-HP de que el archivo ha sido mostrado en el correo citado por el
licitador, y desde ese momento se contarán los plazos que correspondan.
b) Una propuesta de programación del congreso que incluya:
- Un programa detallado de actividades a realizar durante los tres días de la realización del
congreso, teniendo en cuenta lo que se indica en los antecedentes.
- Una relación de recursos humanos, propios, contratados o servicios, con los que contará
para ejecutar el contrato, si le es adjudicado.
- El número de cocineros de primer nivel internacional que prevé que estén presentes en
las masterclass, indicando cuántos de ellos serán de España y de otros países. Deberá
aportar algún documento que acredite que al menos cuatro han dado su conformidad en
asistir al congreso para impartir una masterclass.
- El número de cocineros que participarán en la showcooking, distinguiendo cuántos serán
españoles y franceses.
- Una distribución de los espacios del Palacio de Congresos y las actividades que se
desarrollará en ellos a lo largo del programa.
- Una relación aproximada de los productos en exposición, una propuesta de organización
de los stands por productos. Una propuesta razonada de habilitar los stands para venta de
productos a los visitantes, o no, y una sugerencia de organización de la venta en un stand
con múltiples productores, si esta es la propuesta que realiza.
- Las previsiones que realiza y en qué las fundamenta en materia de patrocinio privado de
actividades concretas del congreso y la estimación de ingresos que prevé.
- Los precios que propone la empresa para las inscripciones de los asistentes al congreso,
las degustaciones y la exposición de productos, y una estimación de los ingresos que
prevé.
- Un calendario de actuaciones con los hitos temporales que permitan controlar la correcta
ejecución del contrato, especialmente en su fases previas.
c) La propuesta económica, que será a la baja sobre tipo máximo de licitación.
6. PLAZOS Y FORMA DE PRESENTACIÓN DE LAS OFERTAS
Las ofertas se presentarán en el plazo señalado en la invitación, preferentemente por
correo-e a la cuenta [email protected]. También podrán entregarse en la sede de la AECT
HP-HP, sita en la Diputación Provincial de Huesca, Porches de Galicia, 2, 22002 HUESCA
(España). En las propuestas enviadas por correo postal se tomará como referencia la fecha
del matasellos.
7. FORMA DE GESTIÓN DE LA REALIZACIÓN DE LAS TAREAS OBJETO DEL
CONTRATO
Una vez adjudicado el contrato, en el plazo de diez días la empresa y la ACET HP-HP
alcanzarán un acuerdo de programación definitiva a partir de la propuesta realizada en su
oferta, los precios de las inscripciones, exposición y degustación y sobre el calendario de
control de ejecución. En el mismo plazo la empresa designará el interlocutor válido para
este contrato ante la AECT HP-HP. Regularmente se establecerá un control de ejecución
de los hitos previstos en el calendario de actuaciones.
8. CRITERIOS DE ADJUDICACIÓN
Las ofertas se evaluarán según la puntuación resultante de la aplicación de los siguientes
criterios:
1. Baja sobre el precio máximo de licitación del contrato, excluido el IVA: 60 puntos, a razón
de un punto por cada 150 € de baja.
2. Propuesta de programación: 40 puntos, valorándose cómo se ajusta la propuesta a los
objetivos, modelo y resultados esperados expuestos en los antecedentes de este
documento de características.
TOTAL 100 puntos.

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