Curso de Responsable OEA Procedimientos OEA

Transcripción

Curso de Responsable OEA
Procedimientos OEA
Vigo, 26 de Marzo de 2012
1ª Promoción en GALICIA del Curso “Responsables OEA”
Mutualidad del Personal de Aduanas – Grupo TARIC
Índice
•
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•
•
•
•
Introducción
Estatus OEA
Base jurídica y medidas de aplicación
Ventajas
Situación actual
Procedimientos OEA
–
–
–
–
–
Requisitos generales
Historial de cumplimiento
Actividades y procedimientos aduaneros
Sistemas de gestión de registros comerciales y logísticos
Seguridad
Introducción
Objetivo
• Aplicar medidas de seguridad más rigurosas y eficaces y a la vez
facilitar el flujo de mercancías en el comercio internacional .
Iniciativas
• Organización Mundial de Aduanas: Marco normativo SAFE
• Comisión Europea : Programa de seguridad en materia aduanera.
Customs Security Programme (CSP)
• EE.UU: Customs-Trade Partnership Against Terrorism (C –TPAT)
En respuesta a la necesidad de conjugar seguridad y
facilitación del comercio se establece la figura del
Operador Económico Autorizado (OEA)
Estatus OEA
• El estatus OEA es una acreditación para probar el cumplimiento de
ciertas medidas relacionadas con la seguridad y buenas prácticas
en la cadena de suministro internacional de mercancías.
• Los operadores económicos que cumplan los criterios para la
obtención del estatus OEA se consideran socios fiables en la
cadena de suministro.
•
Se distinguen positivamente de otros operadores mediante la
concesión de facilidades en lo que se refiere a:
– Simplificaciones establecidas en la normativa aduanera
– Controles aduaneros relativos a protección y seguridad
El certificado de Operador Económico Autorizado es
reconocido por todos los Estados Miembros de la UE
Base jurídica y medidas de aplicación
Notas Explicativas
Criterios
Condiciones
Guias de ayuda y
orientaciones
a la aplicación.
No legislación
R/CE 1875/2006
disposiciones de
aplicación del
Cod. Aduanero
R/CE 648/2005
modificaciones en
materia de seguridad
al Cod. Aduanero
Pre
n
ó
i
cis
ja
a
B
ta
l
A
Guías de ayuda y orientaciones
Guías y orientaciones de la TAXUD
http://ec.europa.eu/taxation_customs/customs/policy_issues/customs_security/aeo/index_en.htm
•El modelo COMPACT (Compliance Partnership Customs and Trade)
Documento TAXUD/2006/1452: Catálogo de indicadores de riesgo y marco
común de evaluación para determinar si es posible conceder el estatuto OEA
•Orientaciones sobre normas y requisitos
Documento TAXUD/2006/1450: Notas explicativas sobre los requisitos
necesarios para la obtención de la condición OEA.
•Informe sobre la acción piloto relativa a los OEA
Guías de ayuda y orientaciones
Documentación de la AEAT
www.aeat.es
•Notas informativas
•Manual OEA
•Cuestionario OEA
•Instrucciones para la presentación de la solicitud
•Tramitación y ayudas
•Normativa
Ventajas Reglamento CE
Ventajas y Certificados OEA
AEOC
AEOS
Simplificación
aduanera
Proteccion y
Seguridad
AEOF
Beneficios directos
Facilitación en las solicitudes de regímenes
aduaneros simplificados
√
Menos controles físicos y documentales
√
√
√
Prioridad en los controles
√
√
√
Posibilidad que los controles no se realicen en
el recinto de la Aduana
√
√
√
Declaraciones sumarias de entrada o salida
reducidas
√
√
√
√
√
Aduanas informa si el envío ha sido
seleccionado para control físico
Beneficios indirectos
Reconocimiento mutuo
Uso del certificado como
herramienta comercial
√
Ventajas Nacionales (1)
• Designación de interlocutor único
• El OEA puede solicitar simplificaciones a medida
• Acceso a regímenes simplificados:
• Despacho centralizado nacional / europeo
• Procedimiento simplificado de domiciliación
• Otros
• Reducción de la garantía de IVA de hasta el 50%
• Reducción circuitos naranjas y rojos
• Presentación DUAs de exportación antes de entrada de
la mercancía en el recinto
• Cambios de ubicación en la Dependencia provincial
• Despacho centralizado nacional:
• Despacho en el lugar de establecimiento del declarante con
independencia de la provincia de entrada o salida de la mercancía
• Excluidas Islas Canarias, Ceuta y Melilla
• Aduana de centralización: Dep. Prov. donde tenga domicilio fiscal o
donde desarrolle la mayor parte de su actividad aduanera
• Verificar la declaración
• Recaudar la deuda
• Conceder el levante
• Aduana donde estén las mercancías:
• Controles de seguridad
• Otros fijados por la Aduana de centralización
.. / ..
• Despacho centralizado nacional:
.. / ..
• Circuito naranja/rojo: Presentación de la documentación escaneada
• Reconocimiento físico: Representación por cualquier persona física
mediante “modelo representación” bajo autorización de despacho
centralizado
• En un futuro Despacho Centralizado Europeo
Situación actual (1)
Europa: 9042 certificados concedidos
• Alemania 4372
• Holanda 827
• Francia 608
• Polonia 504
• Italia 492
• Suecia 315
• Reino Unido 268
• Países por encima de 200: Hungría, Austria, Bélgica.
Europa: 9042 certificados emitidos
• Denegadas o desistidas 1210
• 13,4% del total (España 14,9%)
• Revocados: 293 (3%, motivos?)
España: 382 certificados concedidos..
• Denegadas o desistidas 57
• Revocadas 3 (2 de Simplificaciones
aduaneras y 1 de seguridad).
• Suspendidos 7 (3 derivaron en
suspensión).
España: 382 certificados concedidos
•
•
•
•
49% son representantes aduaneros.
29% empresas importadoras/exportadoras.
16% transportistas y operadores logísticos.
6% navieras, almacenistas,......
• 71% PYMES (menos de 250 empleados / 50
millones de cifra de negocio)
• 29% Grandes empresas
% Tipos de certificado concedidos
Las proporciones entre los diferentes tipos de
certificados son similares entre la UE y España:
Tipo de
certificado
AEOC
AEOS
AEOF
Total
ESPAÑA
30%
4%
66%
100%
UNIÓN
EUROPEA
46%
2%
52%
100%
Evolución de las empresas OEA
en España
EMPRESAS OEA EN ESPAÑA (382)
400
350
300
250
Empresas 200
150
100
50
Meses / Años
feb-12
dic-11
oct-11
ago-11
jun-11
abr-11
feb-11
dic-10
oct-10
ago-10
jun-10
abr-10
feb-10
dic-09
oct-09
ago-09
jun-09
abr-09
feb-09
2008
0
Información relativa a la empresa,
organización interna.
Historial de cumplimiento
Historial satisfactorio de cumplimiento de los
requisitos aduaneros y fiscales (últimos 4 años)
Sistema contable y
logístico
Trazabilidad de las operaciones, Sist.
contable, sistema de control interno, flujo de
mercancía, archivo y seguridad de la
información, procedimientos aduaneros
Solvencia financiera
Demostrar la solvencia (últimos 3 años)
Requisitos de seguridad y
protección
Elaboración de un plan de seguridad basado en
una evaluación de riesgos amenazas sobre:
Entrada y acceso a los recintos, seguridad física,
unidades de carga, procesos logísticos,
mercancías entrantes, almacenamiento,
producción, carga de mercancías, seguridad
socios comerciales, seguridad del personal,
servicios exteriores
AEOS Protección y seguridad
AEOF Completo
Requisitos generales
AOEC Simplificaciones aduaneras
Resumen de requisitos OEA 1
Resumen de requisitos OEA 2
Requisitos diferentes para cada tipo de operador
En función del papel que ejerza en la cadena logística se
deberán cumplir requisitos específicos
Diferentes medios para cumplir los mismos
requisitos
La normativa comunitaria establece que las autoridades
aduaneras tengan en cuenta las características
específicas los operadores, en particular las pequeñas y
medianas empresas
Procedimientos OEA
Secciones
1. Información general de la empresa
2. Historial de cumplimiento
3. Actividades y procedimientos aduaneros
4. Sistema de gestión de registros comerciales y logísticos:
• Control interno y trazabilidad
• Seguridad de los datos
• Entorno informático
5. Seguridad
Procedimientos OEA
1. Información general (pregunta 1.1.8 )
Procedimiento sobre ausencias de personal:
• Definición de los puestos claves
• Determinación de sustitutos
• Ausencias provisionales o permanentes
Procedimientos OEA
Objetivo
Conocer los antecedentes aduaneros / fiscales basados
en los últimos 4 años
• Registro de las incidencias detectadas por la Aduana.
• Procedimiento sobre actividades de control para
identificar incidencias y manifestarlos a la Aduana.
• Procedimiento de control sobre las condiciones exigidas
para obtener y mantener el certificado OEA: formación de
los empleados en materia de incumplimientos/
incidencias.
Procedimientos OEA
Registro de las incidencias detectadas por la Aduana
(Pregunta 2.1 y 3.5.2)
•
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•
•
•
Responsable
Procedimiento de comunicación y registro
Revisión / Actualización / Supervisión
Medidas adoptadas para evitar su repetición
Archivo y acceso
Procedimientos OEA
Actividades de control para identificar irregularidades o
sospechas de infracciones penales
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•
Responsable
Cómo se informa a la plantilla
Medidas adoptadas para evitar su repetición
Archivo y acceso
Medidas para comprobar que los procedimientos se
siguen
Procedimientos OEA
Procedimiento para el mantenimiento del certificado OEA
(pregunta 3.3.1 y 3.3.2)
•
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•
•
•
Responsable
Acciones formativas periódicas
Archivo y acceso
Medidas para comprobar que los procedimientos se
siguen
Procedimientos OEA
3. Actividades aduaneras
Objetivo Determinar que la empresa dispone de procedimientos
que garanticen el cumplimiento de la normativa aduanera sobre los
siguientes aspectos:
• Clasificación arancelaria
• Aplicación derechos preferenciales a la importación
• Expedición de documentos de origen y declaraciones en
factura a la exportación
• Determinación del valor en aduana y base imponible IVA
• Control sobre las declaraciones aduaneras
• Certificados, licencias y controles en frontera
Procedimientos OEA
Clasificación arancelaria (pregunta 1.3.2):
• Responsable
• En caso de utilizar un tercero cómo asegura que se hace
correctamente. Comunicación
• Cómo se clasifican productos nuevos
• Información utilizada para clasificar
• Programas y recursos utilizados
• Revisión de las clasificaciones
Procedimientos OEA
Valor en Aduana y base imponible IVA (pregunta 1.3.3):
• Obtención de la información para la determinación de las bases
imponibles ( documentos, conceptos, desgloses...)
• Valor en Aduana
• Métodos de valoración
• Ajustes
Adiciones y deducciones
• INCOTERMS
• Declaración de valor DV1
• Partes vinculadas
• Tipo de cambio de las divisas
• IVA
• Ajustes
Adiciones y deducciones
• INCOTERMS
Procedimientos OEA
Derechos preferenciales en función del origen (pregunta1.3.4):
• Cómo se determina que el país tiene preferencias en función de su
origen. Solicitud al proveedor
• Certificado de origen válido para país/producto
• Declaración en factura
• Regla del transporte directo (título de transporte/no manipulación)
• Supuestos de inaplicablilidad
• Motivos de rechazo técnico del documento
• Plazo de validez del certificado
• Emisión a posteriori
• Normativa aplicable
Protocolos de origen
• Archivo del certificado de origen
Procedimientos OEA
Expedición del certificado de origen (pregunta 1.3.4):
• Los bienes para los que se solicitan cumplen las reglas de origen
• Declaración del proveedor
• Certificado de origen válido para país/producto
• Declaración en factura
• Plazo de validez del certificado
• Casos específicos: Méjico, Sudáfrica,.......
• Emisión a posteriori
• Emisión de duplicados
• Actuación frente exportaciones anuladas
• Normativa aplicable
Protocolos de origen
Procedimientos OEA
Ejecución de tramitaciones aduaneras (pregunta 3.5.1)
Importadores/Exportadores:
• Criterios de elección representantes aduaneros
• Detalles de los representantes aduaneros utilizados
• Cómo se transmite las instrucciones y documentación para el
despacho
• Actuación antes situaciones no claras
• Cómo se comprueba que la declaraciones son completas y exactas y
con datos actualizados
• Notificación al representante de errores/modificaciones en las
declaraciones
• Comunicación voluntaria de errores a la aduana
Procedimientos OEA
Ejecución de tramitaciones aduaneras (pregunta 3.5.1)
Representantes/Domiciliación:
• Control de la información y documentación a incorporar en el DUA
• Relación y comunicación con representantes/corresponsales/clientes
• Operaciones habituales:
• Importación (RPA, Consignación, ...)
• Exportación
• Tránsito
• Inclusión en Depósito Aduanero, DDA
• Aplicación de gestión aduanera
• Uso de plantillas/modelos
• Comprobaciones antes de la presentación del DUA
• Actuación ante circuitos e incidencias
• Creación expediente y su archivo
Procedimientos OEA
Licencias, autorizaciones e inspecciones (pregunta 1.3.5 y 3.5.3):
• Régimen Comercial:
• Licencias import (textil, siderúrgicos)
• Certificados import/export
• Controles en frontera:
• SOIVRE
• Control sanitario
• Control veterinario
• Control fitosanitario
• CITES, etc
• Solicitud C-5
Procedimientos OEA
4. Sist. de gestión de los registros
comerciales y logísticos
Objetivo
determinar las características y funcionalidades de los
sistemas informáticos de la empresa en lo relativo a:
• Existencia de trazabilidad de las operaciones críticas
• Naturaleza, arquitectura y tipología, tanto de hardware
como de software
• Condiciones de seguridad de los sistemas y de la
información
Procedimientos OEA
Control interno y trazas de auditoría
• Procedimientos documentados sobre cómo se fijan,
mantienen, modifican y archivan los ficheros maestros
(clientes, proveedores, códigos arancelarios y tipos
impositivos)
• Sistema que permita un control aduanero basado en la
auditoría:
Permanencia de las trazas de auditoría
Acceso a las trazas de auditoría
Procedimientos OEA
Procedimiento de archivos maestros [clientes, proveedores,
códigos arancelarios, tipos impositivos] (pregunta 3.3.3)
•
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•
•
•
•
Responsable
Alta/creación de los datos
Modificación
Mantenimiento
Archivo
Acceso
Procedimientos OEA
Entorno informático
• Sist. informático utilizado para las operaciones
comerciales y gestión de derechos
arancelarios/impuestos
• Sist. operativo utilizado por el sist. Informático como
apoyo para las operaciones logísticas y contables
• Software utilizado para registrar las operaciones
contables y logísticas
• Política de acceso y de seguridad
Procedimientos OEA
Seguridad de los datos
Procedimientos sobre:
• Gestión y ejecución de las copias de seguridad
• Registro y almacenamiento de documentación tanto
en formato papel como electrónico (clasificación y
archivo de documentos)
Procedimientos OEA
Gestión y ejecución copias de seguridad (pregunta 3.6.1 y ss.):
•
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•
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•
•
Procedimiento de copia y recuperación
Frecuencia de las copias
Formatos de almacenamiento / tipos de soporte
Dónde se almacenan (lugar alternativo a las instalaciones)
Tiempo de almacenamiento
Pruebas de validez de la recuperación de datos a partir de las copias
de seguridad
• Quién tiene acceso a los backups
Procedimientos OEA
Protección de los sistemas informáticos y de la documentación
(pregunta 3.7.1 y ss.)
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•
Política actualizada y documentada sist. de seguridad informáticos
Política de administración de accesos (perfiles de usuario)
Política de contraseñas
Eliminación, mantenimiento o actualización de los detalles de usuario
Parada y arranque de servidores
Detalles cortafuegos y anti-virus utilizados
Control acceso servidores o Centro de Proceso de Datos (CPD)
Plan de acción ante incidencias (perdida de suministro eléctrico,....)
Auditoria sobre el funcionamiento de los sistemas de seguridad
Procedimientos OEA
Registro y almacenamiento de la documentación (pregunta
3.8.1)
•
•
•
•
•
•
•
Lugar del archivo
Restricción de acceso (al archivo, al servidor/CPD)
Procedimiento de clasificación y archivo
Responsable
Tiempo de almacenamiento
Medidas previstas en caso incidentes
Plan de continuidad del negocio en caso de incidente
Procedimientos OEA
Flujo de mercancías
• Compra y recepción de mercancía de origen
extracomunitario
• Proceso de fabricación/producción
• Salida de mercancías de almacenes o depósitos y su
entrega a clientes extracomunitarios
• Gestión de stock de almacén y registro de los
movimientos internos de las mercancías
Procedimientos OEA
Compra y recepción mercancía de importación (pregunta 3.4.1):
• Expediente de compra de importación:
• Planificación y tramitación de la orden de compra
• Documentación necesaria
• Llegada de la mercancía y transporte a destino
• Recepción y descarga de la mercancía:
• Controles de calidad, pesaje,.....
• Conciliación entre orden de compra y mercancía recibida
• Utilización instalaciones de terceros o DA:
• Procedimientos intercambio de información
• Archivo de la documentación
• Devoluciones
Procedimientos OEA
Venta y salida de mercancía a la exportación (pregunta 3.4.1):
•
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•
•
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•
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Expediente comercial de exportación (venta) :
Ordenes de fabricación / Selección de mercancías
Previsión de carga y contratación del transporte
Preparación documentación de exportación
Carga
Facturación
Archivo de la documentación
Desviaciones
Procedimientos OEA
Proceso de fabricación / producción (pregunta 3.4.1):
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•
•
•
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Elaboración ordenes de trabajo
Asignación para producción
Responsabilidades
Registro del producto terminado
Métodos de fabricación normalizados
Control periódico de métodos de fabricación
Irregularidades, variaciones desperdicios, subproductos y pérdidas
en el proceso
• Inspección de la calidad
Procedimientos OEA
Control de stock y movimientos internos (pregunta 3.4.2):
• Almacenamiento:
• Determinación clara del emplazamiento
• Almacenamiento seguro de mercancías peligrosas
• Manipulación
• Control de existencias
• Realización de inventarios
• Embalaje
• Controles de calidad
Procedimientos OEA
5. Seguridad
Objetivo
Demostrar el nivel de seguridad , tanto internamente
(edificios, recintos, mercancías, personal,….) como con clientes,
proveedores y prestadores de servicios
•
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•
•
Edificios - Instalaciones
Mercancías
Socios comerciales
Personal y contratación
Procedimientos OEA
5. Seguridad
Autoevaluación (apartado 5.1):
•
•
•
•
Realización evaluación de riesgos y amenazas
Plan de seguridad y frecuencia de revisión/ actualización
Aplicación y coordinación medidas de seguridad
Comunicación de instrucciones de seguridad al personal y
visitas.
• Registro de las incidencias relacionadas con seguridad.
• Especial atención a mercancías sujetas a requisitos
específicos de seguridad.
Procedimientos OEA
5. Seguridad
Control de accesos (apartado 5.2):
• Normas generales de acceso y permanencia en el
recinto:
• Comunicación al personal y visitantes normas de
seguridad y situaciones de emergencia
• Control de puntos de acceso y zonas sensibles
• Solicitud y concesión permisos de acceso
• Identificación y autentificación del personal y visitantes
• Restricción de áreas (qué sectores, quién, cómo)
• Control acceso vehículos del personal y visitantes
• Respuesta ante acceso no autorizado o intrusión:
• Responsable
• Cómo informar/alertar
Procedimientos OEA
5. Seguridad
Seguridad de los edificios (apartado 5.3):
• Procedimiento de actuación ante perdida del suministro
eléctrico
• Gestión de acceso a llaves y registro de entrega:
•
•
•
•
Lugar de almacenamiento
Responsable
Registro
Actuación ante perdidas o no devoluciones
• Control límites externos de los edificios:
•
•
•
•
Frecuencia de los controles
Registro de las actuaciones
Auditoria de seguridad
Notificación
Procedimientos OEA
5. Seguridad
Seguridad de las mercancías (apartado 5.4):
• Protección de las unidades de carga:
• Personal responsable supervisión
• Área de almacenamiento y control de accesos
• Precintos
tipo, acceso, cuándo y quién los coloca,
registro numeración, actuación ante rotura, robo,
pérdida,....
• Inspecciones periódicas (propias o de terceros)
• Mantenimiento y reparación: comprobación
integridad, tipo controles (qué, cuándo y por quién),
comunicación, control del procedimiento
Procedimientos OEA
5. Seguridad
• Contratación del transporte:
• Homologación de proveedores o medidas para
verificar que se cumplen las condiciones de
seguridad
• Conductores
• Aseguramiento de la carga (precintos o
cerraduras)
• Controles tras paradas
• En caso de subcontratación estándares
equivalentes
• Frecuencia de renovación del contrato
Procedimientos OEA
5. Seguridad
• Mercancías entrantes:
• Responsable, horario, llegadas inesperadas
• Precintos
Tipo, verificación precintos, incidencias
• Comparación de la mercancía con documentos de transporte y
aduaneros
• Pesaje/recuento o medición y contraste con lista de carga
• Control de calidad
• Verificación marcado cumplen las condiciones de seguridad
• Registro documentación
• Informar a compras, almacén,.....
• Actuación ante irregularidades
Procedimientos OEA
5. Seguridad
• Mercancías almacenadas:
•
•
•
•
•
Áreas delimitadas y seguras
Acceso al almacén
Control de existencias
Actuación ante irregularidades
Separación según tipo de mercancía
Procedimientos OEA
5. Seguridad
• Mercancías durante el proceso productivo:
• Delimitación del área
• En procesos externalizados, medidas de seguridad y revisión a la
vuelta
• Acceso al área de producción
• Responsable de la supervisión del proceso de producción
• Segregación funciones entre responsable control métodos de
producción y el responsable de definirlos
• Inspección del producto final
• Actuaciones ante irregularidades
Procedimientos OEA
5. Seguridad
• Salida de mercancías:
•
•
•
•
•
•
•
Supervisión de la carga
Personal responsable de recibir al chofer
Pesaje, recuento, medición y marcaje de las mercancías
Uso y registro de los precintos
Registro de los documentos de transporte y aduaneros
Informe a ventas de la salida de la mercancía
Comprobación de las mercancías con listas de carga y ordenes
de venta
• Registro de salida de la mercancía
• Actuaciones ante irregularidades
Procedimientos OEA
5. Seguridad
Control de socios comerciales (apartado 5.11)
• Requisitos de seguridad acordados
• Registro de incidencias / incumplimientos
Procedimientos OEA
5. Seguridad
Contratación y sensibilización (apartado 5.12)
• Política de contratación:
• Validación de referencias
• Manual de acogida
• Cláusulas de responsabilidad y confidencialidad
• Formación y sensibilización en materia de seguridad
Procedimientos OEA
Departamentos afectados
Departamentos/áreas involucradas en la aportación de recursos e
información para cumplimentar los requisitos solicitados para la
obtención del certificado:
•
•
•
•
•
•
Dpto. de Aduanas
Dpto. Sistemas
Dpto. Logístico / Almacén
Dpto. Financiero
Dpto. Calidad
Dpto. Seguridad
Metodología de trabajo 1
Fases
1. AUDITORÍA PREVIA
Evaluar el grado de adecuación a los requerimientos establecidos en el cuestionario OEA.
2. DIAGNOSTICO
Informe de las carencias y/o incidencias detectadas para su discusión, con el fin
elaborar diagnóstico y recomendaciones finales
3. ELABORACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN
Redactar (o adaptar) los procedimientos y formatos de trabajo a los requisitos
establecidos en el cuestionario OEA
4. IMPLANTACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN
Implantación de los procedimientos de trabajo, instrucciones técnicas, etc,
Formación y sensibilización del personal involucrado
Metodología de trabajo 2
Fases
5. AUDITORÍA INTERNA
Evaluación del grado de cumplimiento y capacidad para la obtener el certificado
6. ACCIONES CORRECTIVAS
Aplicación de las acciones correctivas tras auditoría
7. SOLICITUD OEA
Presentación ante la Aduana de la solicitud con toda la documentación exigida
8. AUDITORÍA DE CERTIFICACIÓN
Auditoría realizada por los inspectores de Aduanas, posibles acciones correctivas

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