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Departamento Nacional de Planeación República de Colombia INSTRUCTIVO TRAMITE DESAPLAZAMIENTO Dirección de Inversiones y Finanzas Públicas Bogotá D.C., Colombia Marzo de 2015 INSTRUCTIVO TRAMITE DESAPLAZAMIENTO Documento: INSTRUCTIVO TRAMITE DESAPLAZAMIENTO Autor: Dirección de Inversiones y Finanzas Públicas Estatus: Preliminar Fecha: Marzo/2015 Versión: 1.0 Página 2 de 13 Control de Versiones Versión 1.0 Fecha Febrero de 2015 Descripción Elaboración del documento Autores Ludhiana Jaramillo Dirección de Inversiones y Finanzas Públicas – INSTRUCTIVO TRAMITE DESAPLAZAMIENTO 2 INSTRUCTIVO TRAMITE DESAPLAZAMIENTO Fecha: Marzo/2015 Versión: 1.0 Página 3 de 13 CONTENIDO 1 DEFINICION: .....................................................................................................................................4 2 REQUISITOS A TENER EN CUENTA: ...............................................................................................4 3 PROCEDIMIENTO O PASOS A SEGUIR: ...........................................................................................4 3.1 CREACION DEL TURNO DEL TRAMITE EN MODULO EJECUCIÓN ............................................. 4 3.2 REGISTRAR INFORMACIÓN DE LA SOLICITUD DEL TRÁMITE EN MÓDULO EJECUCIÓN ........ 7 3.3 ENVIAR TRÁMITE AL DNP ....................................................................................................... 10 Dirección de Inversiones y Finanzas Públicas – INSTRUCTIVO TRAMITE DESAPLAZAMIENTO 3 INSTRUCTIVO TRAMITE DESAPLAZAMIENTO Fecha: Marzo/2015 Versión: 1.0 Página 4 de 13 MODULO EJECUCION COMPONENTE MODIFICACIONES OPCION DESAPLAZAMIENTO 1 2 DEFINICION: Es un trámite presupuestal mediante el cual se desaplazan las apropiaciones presupuestales de los proyectos que previamente se le han aplazado recursos. El aplazamiento es una medida de carácter temporal que puede ser levantada o modificada en su composición, teniendo en cuenta los requisitos que para estos efectos defina el decreto por el cual se ordena. El aplazamiento se hace por decreto del Gobierno Nacional, previo aval del CONFIS, y cuando se trate de gasto de inversión, previo concepto de la DIFP del DNP. REQUISITOS A TENER EN CUENTA: 3 El usuario del sistema debe tener permisos para ingresar al módulo de Ejecución. No se requiere actualización del proyecto en el módulo BPIN El proyecto debe tener recursos aplazados. El sistema debe validar que los valores a desaplazar sean menor o igual al valor aplazado Los proyectos incluidos en el desaplazamiento debe ser de la misma entidad PROCEDIMIENTO O PASOS A SEGUIR: 3.1 Creación del turno o solicitud del trámite en el módulo de Ejecución 3.2 Registrar información de la solicitud del trámite en módulo Ejecución 3.3 Enviar el trámite 3.1 CREACION DEL TURNO DEL TRAMITE EN MODULO EJECUCIÓN Se ingresa al módulo de Ejecución al componente de Modificaciones y se selecciona el trámite de Desaplazamiento para crear el turno o solicitud Dirección de Inversiones y Finanzas Públicas – INSTRUCTIVO TRAMITE DESAPLAZAMIENTO 4 INSTRUCTIVO TRAMITE DESAPLAZAMIENTO Fecha: Marzo/2015 Versión: 1.0 Página 5 de 13 Se hace click en Nuevo y se visualiza el sector y la entidad para seleccionarse Posteriormente se visualizan los proyectos del sector y entidad previamente seleccionados, donde se deberá seleccionar el o los proyectos a realizarle el desplazamiento. Dirección de Inversiones y Finanzas Públicas – INSTRUCTIVO TRAMITE DESAPLAZAMIENTO 5 INSTRUCTIVO TRAMITE DESAPLAZAMIENTO Fecha: Marzo/2015 Versión: 1.0 Página 6 de 13 Se deben seleccionar proyectos que se van a desaplazar Se selecciona el proyecto en la casilla al lado izquierdo del nombre de la entidad y en la columna de Fuentes aparece un SI o NO al frente de Nación y/o Propios indicando que el proyecto posee recursos aplazados En la parte inferior de la pantalla se registra una observación del trámite y se hace clic en guardar Luego se da clic en Confirmar Transacción. Dirección de Inversiones y Finanzas Públicas – INSTRUCTIVO TRAMITE DESAPLAZAMIENTO 6 INSTRUCTIVO TRAMITE DESAPLAZAMIENTO Fecha: Marzo/2015 Versión: 1.0 Página 7 de 13 Quedando creada la solicitud del trámite, para su posterior diligenciamiento. 3.2 REGISTRAR INFORMACIÓN DE LA SOLICITUD DEL TRÁMITE EN MÓDULO EJECUCIÓN Se observa el número del turno o solicitud del trámite, fecha, estado, tipo de trámite, descripción y entidad. En la parte media de la pantalla se encuentra la relación de los proyectos seleccionados actuando como desaplazamiento. Se procede al registro en las fuentes de los valores a desaplazar, en el proyecto de acuerdo al valor aplazado en el recurso o recursos que posea el proyecto. Hace clic en Guardar y confirmar transacción. Dirección de Inversiones y Finanzas Públicas – INSTRUCTIVO TRAMITE DESAPLAZAMIENTO 7 INSTRUCTIVO TRAMITE DESAPLAZAMIENTO Fecha: Marzo/2015 Versión: 1.0 Página 8 de 13 En la cabecera se observan los datos del proyecto y tres tipos de recursos: Recursos Vigentes, Recursos Disponibles , Recursos de Decreto y Vigencias futuras como se explica en la imagen: Posteriormente al haber realizado el registro de los recursos, se observa un visto bueno de color verde, el cual indica que ya fueron registradas las fuentes. Dirección de Inversiones y Finanzas Públicas – INSTRUCTIVO TRAMITE DESAPLAZAMIENTO 8 INSTRUCTIVO TRAMITE DESAPLAZAMIENTO Fecha: Marzo/2015 Versión: 1.0 Página 9 de 13 Se hace clic en el botón verificar, para comprobar el registro de las fuentes; si la validación es exitosa se presenta mensaje: En el menú lateral, se deben diligenciar: La justificación del trámite: Un documento: ”Oficio de desaplazamiento “, de tipo obligatorio Dirección de Inversiones y Finanzas Públicas – INSTRUCTIVO TRAMITE DESAPLAZAMIENTO 9 INSTRUCTIVO TRAMITE DESAPLAZAMIENTO Fecha: Marzo/2015 Versión: 1.0 Página 10 de 13 3.3 ENVIAR TRÁMITE AL DNP Posteriormente de haber complementado la solicitud del trámite, que los requisitos se encuentren diligenciados y que la información del SPI se encuentre completa a la fecha, se podrá enviar el trámite al siguiente filtro que para el caso de la entidad será el Rol de Entidad Jefe de Planeación, por la opción del menú lateral de Enviar trámite. Se registra una observación y se hace Clic en el botón Verificar / Enviar para aprobación y luego clic en Confirme el envío. Si todas las validaciones son exitosas entonces el sistema muestra mensaje informando que el envío se realizó exitosamente. El flujo de la solicitud del trámite en el módulo de Ejecución es el siguiente: Dirección de Inversiones y Finanzas Públicas – INSTRUCTIVO TRAMITE DESAPLAZAMIENTO 10 INSTRUCTIVO TRAMITE DESAPLAZAMIENTO Fecha: Marzo/2015 Versión: 1.0 Página 11 de 13 Si el usuario requiere buscar donde se encuentra el trámite puede hacerlo a través del mismo buscador en la columna Estado o por el botón Flujo Solicitud, que se encuentra en la cabecera de la información de la solicitud: Dirección de Inversiones y Finanzas Públicas – INSTRUCTIVO TRAMITE DESAPLAZAMIENTO 11 INSTRUCTIVO TRAMITE DESAPLAZAMIENTO Fecha: Marzo/2015 Versión: 1.0 Página 12 de 13 Al momento de realizar el envío el sistema realiza validaciones sobre la completitud del trámite, si las validaciones no son satisfactorias el sistema informa a través de mensajes los requisitos que le hacen falta así: Si el valor de desaplazamiento es mayor al valor aplazado se presenta el siguiente mensaje: Si el trámite no tiene diligenciada la justificación se muestra este mensaje: Si el trámite no tiene el Oficio de Desplazamiento adjunto: Si el usuario no ha diligenciado las fuentes para los proyectos involucrados en el trámite se muestra este mensaje: Si el usuario no ha completado la información básica del SPI para el período correspondiente de los proyectos involucrados en el trámite se muestra este mensaje: Dirección de Inversiones y Finanzas Públicas – INSTRUCTIVO TRAMITE DESAPLAZAMIENTO 12 INSTRUCTIVO TRAMITE DESAPLAZAMIENTO Fecha: Marzo/2015 Versión: 1.0 Página 13 de 13 Alguno de los proyectos no se encuentra actualizado en la información básica del SPI para el período XX Si alguno de los proyectos involucrados en el trámite tiene registrado en las fuentes un valor de desaplazamiento mayor al valor aplazado para la actual vigencia de ejecución se muestra este mensaje: Alguno de los proyectos tiene un valor de desaplazamiento mayor que el valor aplazado Después de enviado el trámite ingresa el Rol de Entidad Jefe de Planeación y envía el trámite de la entidad Ingresar con el rol Entidad Jefe Planeación Ir a la opción EJECUCION -> APROBACIONES -> Aprobar Buscar trámite Editar trámite Revisar el trámite Escribir Observación Clic en el botón Enviar para aprobación Clic en el botón Confirme el envío El sistema muestra mensaje de confirmación indicando que el trámite se envió exitosamente. En este momento se genera automáticamente un radicado de entrada en el DNP para el trámite que es enviado a través de correo electrónico. Este número de radicado es informado al usuario en el momento del envío. NOTA: Si el usuario requiere devolver el trámite a la entidad para realizar ajustes entonces debe utilizar el botón Solicitar información Dirección de Inversiones y Finanzas Públicas – INSTRUCTIVO TRAMITE DESAPLAZAMIENTO 13 INSTRUCTIVO TRAMITE DESAPLAZAMIENTO Fecha: Marzo/2015 Versión: 1.0 Página 14 de 13 Dirección de Inversiones y Finanzas Públicas – INSTRUCTIVO TRAMITE DESAPLAZAMIENTO 14