Metodoligía para Organizar un Evento Exitoso

Transcripción

C O M P L E J O
E D U C A C I O N A L
“P A D R E
N I C O L Á S”
“ C entro de Innovación Educativa para el Desarrollo Emprendedor ”
Módulo Promoción y Organización Eventos 4 ° año Profesora Jeannette Fuentes Arriagada
Unidad N° 1: Conociendo los tipos de eventos
Aprendizaje esperado: Identifica las distintas etapas para el diseño de un evento
Documento de apoyo y de análisis
“Metodología para el diseño y preparación de un evento”
I.- METODOLOGÍA PARA ORGANIZAR UN EVENTO EXITOSO
La organización de un evento exitoso requiere de diferentes etapas para el cumplimiento de los objetivos planteados. El
método sugerido y aplicado por el equipo de NAIADES EVENTOS se sintetiza a continuación:
Etapa de Pre-producción
1. Planificar: organizar de forma teórica las distintas estrategias del proyecto. En este proceso se
determina el tipo y objetivo del evento y se designa a un grupo de trabajo (work team) para la
coordinación y ejecución total del evento. La designación no es aleatoria; los profesionales se eligen
teniendo en cuenta sus áreas de especialización.
2. Crear: la idea es lograr un evento diferente y memorable. Para ello, diseñamos estrategias creativas que satisfagan las
preferencias de los diferentes actores.
3. Investigar: analizar las diferentes propuestas del work team.
4. Presupuestar: cotizar las diferentes alternativas y asesorar a nuestros clientes para que decidan en función de sus
objetivos considerando la relación precio-calidad.
Etapa de Producción
5. Confirmar: gestionar la contratación de los diferentes servicios y/ o compra de insumos.
6. Informar: redactar un informe con las acciones a seguir para que el cliente conozca los detalles de la
gestión.
7. Organizar: Definir el timing exacto del evento.
8. Montar: Montaje del evento.
9. Ejecutar: Ejecución del evento.
10. Desmontar: desmontaje del evento.
Etapa de análisis post-evento
11. Evaluar: recolectar información y evaluar los resultados en función de los objetivos propuestos.
Veamos otra forme de organizar y planificar un evento…
II.- PASOS PARA ORGANIZAR UN EVENTO:
Lo primero que hay que tener claro, es la razón por la que se va a realizar el evento, cuál es el mensaje que se quiere
transmitir.
El próximo paso, sería pensar si lo quieres organizar solo o contratar a un especialista. Si optas por lo segundo, elige a
un organizador experto.
Previo a la organización, hay que tener claro el formato del evento, si va a ser un curso de formación, un viaje de
incentivos, el lanzamiento de un producto, un congreso, un paquete de actividades de team building, etc.
Incluso, puede tratarse de un evento multidisciplinar, una mezcla de varios formatos, para ahorrar presupuesto o para
abarcar más público.
Otras cuestiones que habría que definir, serían: el perfil de los asistentes, el número de estos que se prevén y la duración
del evento.
Referente a gastos, no hay que olvidar que será necesario contar con un seguro de responsabilidad civil.
Por otro lado, programar un evento no es tarea fácil, pues para decidir en qué fecha celebrarlo, antes hay que considerar
varias cuestiones: períodos vacacionales, obligaciones profesionales de los conferenciantes o participantes, días festivos,
etc. En definitiva, no resulta nada sencillo acertar con la fecha cuando el número de asistentes oscila entre los 150 y 500.
Ya lo dice el refrán: “Nunca llueve a gusto de todos”.
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N I C O L Á S”
Ahora hablemos del lugar donde se va a celebrar. Esta decisión, deberás tomarla al principio de la planificación del
evento. Si éste no precisa de un lugar aislado, es mejor elegir aquél que sea de fácil acceso, como por ejemplo, cerca de
un aeropuerto internacional, una estación de trenes o una autopista y a ser posible, que reúna las condiciones de
confortabilidad y originalidad. Lugares de celebración que están en boga, son: museos, salas de cine, jardines botánicos,
veleros, fincas, teatros…(dependiendo del mensaje que se quiera transmitir).
Y por último, hay que tener en cuenta un asunto que es de suma importancia: las barreras arquitectónicas. El lugar de
celebración del evento, debe estar completamente adaptado para los asistentes discapacitados. Si deseas mas información
sobre eventos de empresas puedes ir a la sección correspondiente.
Y una tercera forma de organizar y planificar….
III.- PLANIFICAR Y ORGANIZAR UN EVENTO.
•
Enumeración de los puntos básicos para preparar un evento. Una visión resumida sobre los aspectos más importantes a tener
en cuenta.
•
A la hora de organizar cualquier tipo de acto o evento y, para que el mismo, se desarrolle adecuadamente hay que tener en
cuenta muchos aspectos de la más diversa índole; para tener un mayor control sobre el desarrollo del acto, coordinar mejor
todas las tareas y tener un mejor seguimiento de todas las fases que lo componen, vamos a dar cuatro puntos fundamentales.
1.- Planificación.
Primero definimos el objetivo del acto, que esperamos conseguir, con qué medios contamos, audiencia prevista
(asistentes, público en general, etc.) y que objetivo deseamos transmitir a los asistentes. Debemos establecer un
calendario, asignar recursos, hacer todas las especificaciones necesarias para llevar a cabo el acto y definir con
claridad todos los objetivos.
2.- Producción.
Son, lo que podríamos llamar actividades previas al evento. Pre-evento. Se organizan equipos de trabajo, se
asignan tareas, se establecen vías de comunicación entre los equipos y con personas y equipos del exterior, se
define la imagen al completo del acto.
3.- Explotación.
Fase en la que se desarrolla el acto, propiamente dicho. Es poner en marcha todo aquello que hemos planificado
(fase 1) y que hemos producido (fase 2). Cada punto debe llevarse a cabo tal y como se ha planificado,
ajustándose al calendario y planing previsto, así como a su correspondiente checklist. También es bueno contar
con planes alternativos para situaciones imprevistas.
En actos o eventos importantes, es muy importante hacer un ensayo general, para que todo discurra con
normalidad llegado el día. Sería un paso intermedio entre la fase de producción y la de explotación.
4.- Conclusiones.
Es la fase posterior a la celebración del evento; en ella se evalúan todas las actividades desarrolladas, de forma
detallada; se sacan conclusiones y se ajustan y corrigen posibles desviaciones a tener en cuenta para posteriores
organizaciones de actos. Es una "evaluación de calidad" de todo el trabajo desarrollado.
ACTIVIDADES
Trabajo individual
1.- Lee atenta y comprensivamente el documento, te darás cuenta que se presentan 3 formas muy parecidas para
la organización y planificación de un evento, cualquiera que este sea, cultural, artístico, social, académico, entre otro.
2.- Al estudiar y comprender cada uno de estos, elige el que más entiendas para el desarrollo de tu propio evento, aplica cada una de
estas etapas a la idea de evento que tengas.
3.- Elabora un pre diseño de proyecto de evento, bosquejando las ideas en tu cuaderno.
Trabajo grupal.
1.- Elige trabajar con al menos 3 compañeros y presenta tu idea de proyecto, elegir entre las tres ideas la más factible para realizar.
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2.- La primera etapa deberás presentarla por escrito a través de un informe, el que será evaluado y luego deberás presentarlo como
proyecto al grupo curso a través de una presentación en power point.
De la evaluación:
Para el trabajo individual dispondrás de 1 clase, el que tendrás que mostrar tus avances al término de esta a la profesora para su
revisión y evaluación.
El trabajo grupal de diseño y preparación del proyecto contarás con dos clases, una clase en el laboratorio de informática para armar
el power point y otra clase para las presentaciones orales.
Fecha de entrega del informe escrito de proyecto de evento viernes 30 de abril y exposiciones
lunes 3 de mayo.

Metodoligía para Organizar un Evento Exitoso

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