Naturaleza del cargo Clase a la que pertenece el cargo Línea de

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MANUAL DESCRIPTIVO DE CARGOS
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PROFESIONAL ASISTENTE
CAPACITACIÓN Y FORMACIÓN
UNIDAD DE
Nombre del Cargo
Ubicación del cargo
EJECUTIVO
SUSTANTIVO
09 A / 09 B
Nivel Ocupacional
Tipo de Proceso en el que participa
Categoría
Naturaleza del cargo
Realizar actividades profesionales para brindar asistencia a personal de mayor nivel que
faciliten los procesos de capacitación y formación del Instituto y el cumplimiento oportuno de los
objetivos de la dependencia en la cual labora.
Clase a la que pertenece el cargo
Profesional Asistente
Línea de reporte y supervisión del cargo
Reporta a: Encargado(a) de Capacitación y Formación
Supervisa a: No aplica.
Principales funciones y responsabilidades
ACTIVIDADES GENERALES
1. Brindar asistencia en la ejecución de actividades profesionales relacionadas con
investigaciones, estudios, análisis, emisión de normativa y solución de situaciones diversas
en el área de su competencia, emitir informes y recomendaciones, recopilar y actualizar
información, analizar datos y desarrollar propuestas de mejora a los procesos en los que
participa, asegurando la calidad y el cumplimiento de las tareas en forma oportuna y
eficiente.
2. Cumplir con los deberes y las funciones que en materia de control interno, le asigne su
superior inmediato, en concordancia con la Ley General de Control Interno.
3. Participar en reuniones, grupos especiales de trabajo y actividades diversas relacionadas
con su ámbito de competencia o cuando así sea requerido.
4. Coordinar y trabajar en forma conjunta con funcionarios de otras dependencias internas o
externas cuando así se requiera, fomentando el trabajo en equipo necesario para el logro de
los objetivos institucionales.
5. Comunicar de forma oportuna a sus compañeros de trabajo o de otras dependencias, toda
aquella información necesaria o relevante para el desarrollo de las actividades asignadas en
cumplimiento de los objetivos institucionales.
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Categoría
6. Permanecer actualizado en su área de especialidad, sobre los cambios y nuevas tendencias
que se presentan en el entorno nacional e internacional impactando directa o indirectamente
su campo de acción.
7. Atender todos los requerimientos de información tales como reuniones, consultas e informes
y brindar asesoría y capacitaciones que en materia de su especialidad le presenten, tanto
dependencias externas, como internas.
8. Ejecutar la correcta aplicación de normas, disposiciones, leyes y reglamentos que rigen las
diferentes actividades a su cargo.
9. Realizar cualquier otra función sustantiva o administrativa que le sea asignada, que esté
asociada a la clase a la que pertenece el cargo tanto en las actividades generales como en
las específicas.
ACTIVIDADES ESPECÍFICAS
1. Consolidar y procesar los datos e información requeridos como parte de la elaboración del
estudio de necesidades de capacitación y formación.
2. Brindar asistencia en la elaboración/actualización del plan de capacitación y formación del
Régimen, acorde a los resultados del estudio de necesidades en la materia; asegurando su
alineamiento con la visión de largo plazo y agenda estratégica del Régimen Municipal.
3. Tramitar los requerimientos operativos necesarios para ejecutar los programas o actividades
de capacitación y formación que conforman el plan correspondiente, según le sea delegado.
4. Asistir en la ejecución de los programas o actividades de capacitación y formación de la
Institución dirigidos al Sector Municipal, cuando se requiera, así como apoyar los trámites de
gestión de contratación externa de los recursos necesarios.
5. Efectuar la evaluación de los programas y actividades de formación y capacitación que
presta la Institución por medio de la aplicación de herramientas específicas previamente
definidas y validadas con la jefatura del área, entre ellas encuestas, entrevistas, otros.
6. Apoyar en el proceso de identificación de las oportunidades de mejora obtenidas por medio
de la evaluación de las actividades de capacitación y formación.
7. Asistir en la implementación de las iniciativas identificadas para atender las oportunidades
de mejora y cerrar las brechas de calidad, eficiencia y eficacia con respecto a los servicios
que brinda la Institución en materia de capacitación y formación.
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8. Recopilar y consolidar los insumos documentales necesarios para la elaboración del informe
de resultados del área de Capacitación y Formación.
Condiciones ambientales y organizacionales
1. Supervisión recibida
Trabaja con alguna independencia, siguiendo instrucciones de carácter general de su superior
jerárquico o personal de mayor nivel de la dependencia donde labora, aplicando métodos y
procedimientos establecidos en manuales, circulares y en la legislación vigente aplicable a su
área de actividad, así como los principios básicos de la profesión que ostenta.
En asuntos fuera de rutina, recibe asistencia funcional de su superior inmediato o personal
profesional de mayor nivel.
Su labor es evaluada por su superior jerárquico, mediante el análisis de los informes que
presenta, la eficiencia y eficacia de los métodos empleados, la calidad de los resultados
obtenidos, los aportes originales a las actividades asignadas, el grado de cumplimiento de las
metas y objetivos y la contribución al trabajo en equipo.
2. Supervisión ejercida
No ejerce supervisión.
3. Responsabilidad por funciones
La naturaleza del trabajo exige a las personas que ocupen esta clase de puesto, la aplicación
de principios y técnicas de una profesión universitaria determinada, para atender y resolver
adecuadamente problemas y situaciones variadas, propias del área de su competencia,
generalmente como colaborador de profesionales de mayor nivel, por lo que es necesario la
actualización permanente de las teorías y prácticas de su profesión.
Es responsable por el manejo discrecional de la información confidencial que conoce en el
ejercicio de sus funciones.
Su acción debe desarrollarse dentro del marco jurídico y ético que rige al servidor público.
4. Responsabilidad por relaciones de trabajo
Su función genera relaciones con superiores, compañeros, funcionarios de gobiernos locales,
funcionarios de otras instituciones públicas, empresas privadas y público en general, las
cuales deben ser atendidas con tacto, discreción, cortesía y amabilidad, fomentando así
relaciones armoniosas y una alta calidad en el servicio.
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5. Responsabilidad por equipo, materiales y valores
Es responsable por el adecuado empleo, mantenimiento y uso racional del equipo y los
materiales que se le han asignado para el cumplimiento de las actividades a su cargo.
Le corresponde, cuando sea necesario, brindar informes sobre el estado del equipo, útiles y
materiales necesarios para realizar el trabajo.
6. Condiciones de trabajo
El trabajo se realiza en las instalaciones de la Institución e igualmente le corresponde visitar los
gobiernos locales, otras instituciones públicas o incluso realizar giras a diferentes lugares del
país, así como laborar fuera de su jornada ordinaria, cuando las necesidades institucionales así
lo ameriten, situación que deberá coordinar oportunamente la jefatura respectiva con la
Administración y asegurando las previsiones del caso para el reconocimiento de la jornada
extraordinaria.
La actividad demanda la capacidad para analizar información variada y aplicar criterio
profesional para la ejecución de sus funciones.
Por la índole de las funciones y las demandas de los usuarios externos e internos, el trabajo
puede originar situaciones de moderado estrés.
7. Consecuencia del error
Los errores cometidos pueden provocar pérdidas económicas y materiales, daños o atrasos en
el desarrollo de las actividades desempeñadas y repercutir negativamente en el desempeño
organizacional de la dependencia donde labora, inducir a la inadecuada toma de decisiones,
por lo que las actividades deben ser realizadas con cuidado y precisión. No obstante, la
mayoría de los errores pueden ser detectados en fases posteriores de revisión de las labores
que desempeña.
Asume responsabilidad administrativa, civil y penal, según sea el caso, cuando incurra en
alguna causal que atente contra los objetivos organizacionales y el interés público, de
conformidad con el marco jurídico vigente.
La revelación de información confidencial puede causar perjuicios a la organización y hasta
daños morales a terceras personas.
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Competencias base asociadas al cargo
1
Competencias
Niveles por competencias
Inicial
Básico
Optimo
Experto
1. Orientación de servicio al usuario interno y externo
2. Planificación y Organización
3. Trabajo en equipo y cooperación
4. Flexibilidad y adaptación al cambio
5. Comunicación Asertiva
6. Liderazgo
7. Construcción de relaciones interpersonales positivas
8. Negociación y Solución de Conflictos
9. Capacidad para aprender e investigar
10. Compromiso y calidad organizacional
Conocimientos técnicos y/o específicos
Debe mantener actualizados los conocimientos y técnicas propias de su especialidad, así como
el desarrollo de nuevas competencias técnicas con el fin de garantizar su idoneidad
permanente, por cuanto su labor exige una actitud proactiva y de servicio.
Además de los conocimientos propios de su formación, es elemental que conozca sobre:
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1
Constitución Política de la República de Costa Rica
Ley General de la Administración Pública
Código Procesal Contencioso Administrativo
Ley de Administración Financiera y Presupuestos Públicos
Ley General de Control Interno
Manual de Normas de Control Interno (CGR)
Ley General de Archivo
Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública
Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento
Las conductas esperadas en cada nivel de la competencia están definidas en el Diccionario de Competencias del IFAM.
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Nivel Ocupacional
Categoría
Código de Trabajo
Código Municipal
Ley de Organización y Funcionamiento del IFAM
Código de Normas y Procedimientos Tributarios
Ley de Protección al Ciudadano del Exceso de Requisitos y Trámites Administrativos
Normas específicas internas y externas: reglamentos, directrices y otros que regulan su
accionar.
Debe mantenerse actualizado en los siguientes temas:
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Capacitación en paquetes informáticos o herramientas informáticas de oficina tales como:
procesador de textos, hojas electrónicas, Outlook, etc., o conocimientos prácticos en ese
campo, conforme con los requerimientos del cargo y de la institución.
Modelos y sistemas para la capacitación y formación virtual
Gestión de Riesgos y Control Interno
Requisitos del cargo
Formación Académica
Grupo A
Bachiller en Ciencias de la Educación con énfasis en Administración Educativa o, Bachiller en
Administración Pública, Administración de Negocios o Administración de Empresas o afines.
Grupo B
Licenciatura en Ciencias de la Educación con énfasis en Administración Educativa o,
Licenciatura en Administración Pública, Administración, Administración de Negocios o
Administración de Empresas o afines.
Experiencia
No requiere experiencia.
Requisitos legales u otros
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Incorporación al colegio profesional respectivo, cuando su ley así lo establezca para el
ejercicio del correspondiente grado y área profesional.
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Nivel Ocupacional
Categoría
Licencia de conducir B1 vigente.2
Condición especial del puesto:
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2
Rendir declaración de bienes y rendición de la garantía o póliza de fidelidad cuando por ley
así se indique para el ejercicio del puesto o cargo.
Se exceptuará de este requisito en este cargo, a aquellas personas con algún tipo de discapacidad que impida el cumplimiento del
mismo, previa presentación de certificación médica extendida por profesionales médicos de la Caja Costarricense de Seguro
Social, que así lo confirme

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