2.1.5.Garantias Prendaria

Fecha de Publicación
2. GESTION CREDITICIA
2.1. CREDITO Y GARANTIAS
Fecha de Actualización:
Febrero de 2016
Versión : 06
2.1.5. CONSTITUCION DE GARANTIA PRENDARIA
1. NORMAS Y POLÍTICAS DEL PROCEDIMIENTO “CONSTITUCIÓN DE GARANTÍA
PRENDARIA”
1.1. Generales
Es el procedimiento donde la Dirección de Crédito, Cartera y Cobranzas analiza los
documentos soportes de la garantía para la elaborar y legalizar el Contrato de Prenda.
Los trámites de registro y constitución de la prenda se efectúan en la Oficina de tránsito y
transporte respectiva, por parte del asociado.
De acuerdo con el Artículo 1209 del Código de Comercio, el documento de garantía prendaría
debe contener ciertas estipulaciones mínimas:
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⋅
⋅
⋅
⋅
⋅
Domicilio y Designación de los Contratantes.
Obligación que se garantiza. Cuando se trate de garantía abierta, basta con dicha indicación.
Detalle de los bienes gravados, de manera que se puedan identificar plenamente (serie,
marca, modelo, partes de que consta, etc.)
Lugar donde se encuentran los bienes, indicando si el mismo pertenece al deudor prendario
o a un tercero.
Indicación del propietario de los bienes. Este aspecto es de importancia, pues es posible
pignorar bienes de un tercero con su anuencia.
De estar asegurados los bienes, la indicación de todos los datos atinentes a la póliza.
Si alguna de las estipulaciones referidas falta, el registro es ineficaz (Art. 1210 C. de Cio.).
Para la constitución de las Garantías se debe revisar todas las normas y políticas generales del
Manual de Crédito y Garantías (Capitulo Cero/ Garantías y Avalúos)
1.2. Específicas
Es responsabilidad del Analista de Garantías:
⋅
⋅
⋅
Crear la Garantía de forma correcta y la totalidad la información que requiera el Módulo
de Garantías.
Generar el contrato de prenda en el módulo de Trámites.
Verificar que la prenda está correctamente diligenciada de acuerdo a las condiciones de
aprobación.
Es responsabilidad del Auxiliar de Garantías:
⋅
Actualizar la información de las Garantías en el Modulo de Garantías.
Es responsabilidad del Promotor:
⋅
Informar al Asociado los trámites que se deben realizar para la legalización de la prenda.
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⋅
Enviar los documentos legalizados al Analista de Garantías y/o Auxiliar de Garantías para
la revisión, aprobación y desembolso.
Es responsabilidad del Área de Servicios Administrativos:
⋅
Recibir y tramitar todos los requerimientos o solicitudes (Autenticaciones, cámara de
comercio etc.) de forma oportuna de la Dirección de Crédito, Cartera y Cobranzas y
Secretaría General para la constitución de las garantías prendarias o hipotecarias.
2. DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS
2.1. Recepción y trámite Garantía Prendaría.
Analista de Garantías - Dirección de Crédito, Cartera y Cobranzas
2.1.1. Reciba del Asistente de Crédito las hojas de “Análisis capacidad de endeudamiento” y
“Evaluación de Crédito” e identifique el tipo de Garantía a constituir
2.1.2. Ingrese al Flujo de Crédito BMP / Garantías y Desembolso y verifique que la
documentación digitalizada esté completa para la constitución de la prenda, como es: Tarjeta de
Propiedad o factura Pro-forma (con información completa del vehículo a adquirir SERIE, CHASIS,
MOTOR, COLOR, ETC), Certificado de tradición del vehículo es usado y Declaración de
Asegurabilidad.
2.1.3. Ingrese al “Modulo de Garantías/ Mantenimiento de Garantías”, cree y asigne la garantía.
(Ver instructivo 2.1.5.1. Creación y Asignación Garantía Prendaria/Paso Cobis A)
2.1.4. Revisé y verifique que la Declaración de Asegurabilidad cumpla con las condiciones
establecidas por la Cooperativa. (Ver normas y políticas en el Manual de Crédito y Garantías/
Capitulo 0/ Seguros).
2.1.5. Ingrese al “Flujo de Crédito BMP / Garantías y Desembolso”, registre el resultado de la
creación, incluyendo las observaciones respectivas, y dé paso a la siguiente etapa para la
impresión de documento, igualmente registre el resultado de la revisión (Declaración de
Asegurabilidad).
2.1.6. Ingrese al “Modulo de Trámites/ Trámites/ Impresión de documentos” e imprima (O-1) del
Contrato de Prenda. (Ver instructivo 2.1.5.1. Creación y Asignación Garantía Prendaria/Paso
Cobis tramites B )
2.1.7. Verifique que la prenda está correctamente diligenciada de acuerdo al acta de aprobación
y a la factura pro-forma o Tarjeta de propiedad.
2.1.8. Obtenga la firma y huella del Representante Legal en el Contrato de Prenda, previa revisión
y aprobación de la Secretaria General o jefe del área.
2.1.9. Envié a autenticar el contrato de Prenda en notaría convenio.
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2.1.10. Solicite o tome de archivo el Certificado de Existencia y Representación Legal (Vigente
- Original.)
2.1.11. Guarde en sobre de Manila y envíe documentación a la oficina para Legalizar Garantía:
⋅
⋅
⋅
⋅
Certificado de Existencia y Representación Legal (O)
Contrato de Prenda autenticado (O)
Hoja de Análisis capacidad de endeudamiento
Hoja Evaluación de Crédito
2.2. Legalización Garantía Prendaría
Promotor – Oficina
2.2.1. Reciba paquete con la documentación enviada por el Analista de Garantías, para que
continué con el trámite de legalización Garantía con el Asociado.
2.2.2. Cite e informe al asociado de la aprobación del crédito y él trámite a seguir para la
legalización de la Prenda.
2.2.3. Entregue los Contratos de Prenda, Certificado de Existencia y Representación Legal de la
Cooperativa al asociado para que realice los trámites de registro y constitución de la prenda ante
la Oficina de Tránsito y Transporte.
Informe al asociado que debe:
⋅
⋅
⋅
⋅
⋅
Autenticar su firma en notaria en la dos (2) copias de los contratos.
Llevar una copia del Contrato de Prenda a la oficina de Tránsito y Transporte y registrar la
respectiva prenda a favor de COASMEDAS.
Solicitar en la Oficina de Tránsito y Transporte la tarjeta de propiedad del vehículo, donde
aparezca el gravamen del mismo a favor de COASMEDAS y cancele los derechos de tránsito.
Constituir póliza de seguros que ampare el bien en garantía con las cláusulas de renovación
automática por el plazo del crédito aprobado, inscribiendo a COASMEDAS como beneficiario.
Entregar en la oficina de Coasmedas el contrato de prenda debidamente registrado y sellado
por la oficina de Tránsito y Transporte, el original y la copia autenticada de la tarjeta de
propiedad donde aparezca el gravamen a favor de COASMEDAS y la póliza de seguros con
renovación automática.
2.2.4. Reciba del asociado la Póliza de amparo con renovación automática (Original y copia),
Contrato de prenda legalizado en la oficina de tránsito y transporte y la tarjeta de propiedad del
vehículo (Original y Copia autenticada.)
2.2.5. Revise la correcta inscripción en la oficina de tránsito y transporte, que la póliza de seguros
que ampara la garantía esté a favor de COASMEDAS, que todos los datos correspondan con el
asociado y el vehículo adquirido.
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Si no está correcta la inscripción e información, devuelva los documentos para su corrección.
2.2.6. Verifique que la copia autenticada de la tarjeta de propiedad corresponda a con la original.
2.2.7. Ingrese al “Modulo de Trámites/ Trámites/ Impresión de documentos” e imprima y obtenga
huella y firma del asociado en el pagaré, previa verificación que el Asociado esté al día en sus
obligaciones con Coasmedas.
2.2.8. Ingrese al Modulo Mis / personas Enrolamiento biométrico y verifique que la firma y
datos registrador en el pagaré corresponda con los del enrolamiento y el documento de identidad
(documento físico).
2.2.9. Elabore Acta de Autorización de desembolso y obtenga la firma del Gerente de la oficina
en señal de verificación y aprobación.
2.2.10. Ingrese a la mesa de ayuda, envíe acta de autorización de desembolso, Pagaré, póliza
de amparo con renovación automática, copia autenticada de la Tarjeta de Propiedad, Contrato de
Prenda debidamente legalizado al Analista de Garantías y/o Auxiliar de Garantías para la
verificación. (Ver Anexo 21 Instructivo Mesa de Ayuda)
2.2.11. Distribuya documentación así:
Archive Temporalmente en la carpeta de “Solicitudes de Crédito” la documentación en espera de
desembolso”
⋅
⋅
⋅
⋅
⋅
⋅
⋅
Pagaré
Copia autenticada de la Tarjeta de Propiedad
Contrato de Prenda debidamente legalizado
Copia de la Póliza de amparo con renovación automática
Certificado de Tradición donde conste la inscripción de la prenda a favor de Coasmedas
(Vehículo usado)
Hoja de Análisis capacidad de endeudamiento
Hoja Evaluación de Crédito
Entregue al Asociado:
⋅
⋅
2.3.
Póliza de amparo con renovación automática.
Copia autenticada de la Tarjeta de Propiedad
Verificación y Actualización Garantía Prendaría
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2.3.1. Baje de la Mesa de Ayuda los documentos soportes de la legalización de la garantía y
verifique que estén completos y correctamente diligenciados. (Ver Anexo 21 Instructivo Mesa de
Ayuda)
2.3.2. Revise y apruebe la correcta constitución de la Prenda frente a las condiciones de
aprobación del crédito (Ver acta de aprobación del Crédito).
2.3.3. Verifique que la información registrada en el Pagaré corresponda con las condiciones de
aprobación del Crédito.
Si la información registrada en el pagaré y/o documentos de la prenda presenta inconsistencias
devuelve el trámite a la oficina para su respectivo ajuste y correcciones.
2.3.4. Ingrese al Modulo Mis / Gerencial /Posición /Posición del Cliente, seleccione Asociado,
verifique que las obligaciones que tiene con la cooperativa no presenten moras y si el desembolso
es a cuenta de ahorros, que exista la cuenta y este activa.
2.3.5. Ingrese al Modulo Mis / Clientes / Personas /Enrolamiento y valide que:
El Asociado esté enrolado
Que los datos personales registrados en el pagaré del Asociado y Codeudor, correspondan
con la información registrada en la imagen del documento de identidad guarda en el módulo
de Cobis.
Verifique la edad del Asociado para saber si le cubre el Seguro de deuda y si el pagaré está
correctamente redactado.
2.3.6. Ingrese al módulo Gestión / Consultas /Clientes /Datos, registre código del Asociado y
en la ventana de datos generales verifique que la firma del pagaré corresponda con la registrada
en Cobis.
2.3.7. Ingrese al “Módulo de Trámites/Ver trámites para procesar /Botón Observaciones” y
registre el resultado de la revisión y pase a Generar la obligación en Cartera”
2.3.8. Continúe con el procedimiento No. 2.1.3 Desembolso No. 2.2. Desembolso en Cobis.
2.3.9. Ingrese al modulo de Garantías opción Mantenimiento de Garantías y ubique la garantía
correspondiente a la prenda ya desembolsada, actualice la información correspondiente por la
opción ‘Detalles de la Garantía’, ‘Pólizas de Seguro’ y ‘Observaciones’, dejando la garantía en
Estado ‘V’, vigente. (Ver instructivo)
2.3.10. Archive documentación así:
⋅
Copia pagaré, póliza de amparo con renovación automática, copia autenticada de la Tarjeta
de Propiedad, copia contrato de prenda debidamente legalizado, certificado de libertad y
tradición del vehículo –Si aplica- en le archivo diario.
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3. FLUJOGRAMA
3.1. Recepción y Trámite Garantía Prendaría
3.2. Legalización Garantía Prendaría
3.3. Verificación y Actualización Garantía Prendaría
4. DOCUMENTOS
4.1. Documentos de Entrada del proceso
⋅
⋅
Tarjeta de Propiedad o factura Pro forma
Certificado de tradición del vehículo (En los casos que aplique)
4.2. Documentos de ejecución o desarrollo del proceso
Cooperativa:
⋅ (O) Certificado de Existencia y representación legal de la Cooperativa.
⋅ (O) Contrato de Prenda
Asociado:
⋅ (O) Póliza de amparo con Renovación Automática
⋅ (1) Copia autenticada de la Tarjeta de Propiedad a favor de Coasmedas.
⋅ (O) Contrato de Prenda (Registrado y sellado por la oficina de tránsito y transporte)
4.3. Documentos de Salida o informes del Proceso
⋅
⋅
Póliza de amparo con renovación automática.
Copia autenticada de la Tarjeta de Propiedad
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