PROCEDIMIENTO GASTOS DE OPERACIÓN

PROCEDIMIENTO
GASTOS DE OPERACIÓN
CÓDIGO
FECHA DE REVISIÓN
No. DE REVISIÓN
PÁGINA
PR-AD-01
Diciembre 2014
11
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1. OBJETIVO:
Establecer los lineamientos a seguir para solicitar anticipos y realizar la comprobación de gastos de
operación.
2. ALCANCE:
Aplica a todas las actividades relacionadas con la comprobación de gastos de operación, realizados en
Universal Internacional Services S.A. DE C.V.
3. RESPONSABILIDADES:
3.1 Director General
• Autorizar el Reporte de Banco para el reembolso de gastos de operación.
3.2 Gerente de Administración y Finanzas
• Asegura el cumplimiento a lo descrito en el presente procedimiento.
• Realiza el archivo de bancos, desglosando los comprobantes de gastos de operación
• Enviar Reporte de Bancos a Director General.
3.3 Auxiliar Contable
•
•
•
•
•
•
Realizar el Archivo de Bancos, desglosando los importes de devolución de efectivo y/o
comparación del mismo Número de Caja/Banco que se le asigne a DesconsolidacionesManiobras.
Verificar con el Gerente de Administración y Finanzas que existan los fondos en Bancos, para
proceder con la realización de los Cheques y/o efectivo que se obtenga.
Elaborar cheques, asignar el Número de Caja y capturar en Sistema Fox.
Entregar a los Recolectores de Guías y Tramitadores los cheques y efectivo para pagos de
operación.
Recibir de los Recolectores de Guías y Tramitadores la comprobación de los gastos de operación
ya sea el mismo día o, a más tardar, el día posterior a primera hora para efectuar dichos gastos.
Verificar antes de expedir un nuevo cheque para realizar los gastos de operación, el no adeudo de
efectivo y/o pendiente de comprobación de gastos.
SELLO:
ELABORÓ:
REVISÓ:
APROBÓ:
GERENTE DE ADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
REPRESENTANTE DE LA
DIRECCION
DIRECTOR GENERAL
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3.4 Jefe de Tráfico
•
•
•
•
Autorizar las solicitudes de cheques para realizar gastos de operación.
Revisar diariamente los gastos registrados en Sistema Fox.
Cerrar de conformidad la comprobación de gastos realizados durante el día.
Verificar la entrega de las comprobaciones y devolución de fondos.
3.5 Recolector de Guía y/o Tramitador
•
•
•
•
•
Solicitar al Auxiliar Contable los cheques para pago de gastos de operación.
Realizar un registro en Sistema Fox la Comprobación de Gastos realizados.
Presentar la comprobación de gastos al Jefe de Tráfico para su revisión y autorización.
Efectuar la comprobación de gastos, entregando original y copia de las facturas correspondientes
a los gastos efectuados y devolver el remanente al Auxiliar Contable.
Notificar al Ejecutivo de Tráfico importes y Línea Aérea y/o Consolidadora de Carga, por los fletes
al cobro.
3.6 Ejecutivo de Tráfico
•
•
Realizar la solicitud de fondos y enviar al Gerente de Administración y Finanzas para fletes aéreos.
Enviar a la Línea Aérea y entregar al Recolector de Guía y/o Tramitador el comprobante de pago
por los fletes aéreos.
4. DESARROLLO:
No.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
ANTICIPOS PARA MANIOBRAS Y DESCONSOLIDACIÓN
4.1
Recolector de Guía y/o Elabora la Solicitud de… FPRAD-01-01 y entrega al Auxiliar Contable
Tramitador y Ejecutivo para el pago de los gastos de operación, previa autorización del Jefe de
de Tráfico
Tráfico ; en caso del pago de maniobras por Transferencia, los
Ejecutivos envían mediante correo electrónico al Gerente de
Administración y Finanzas la solicitud; cuidando los siguientes aspectos:
a)
Marcar en el formato: Cheque o Transferencia.
b)
Indicar el número de cuenta si se trata de Transferencia.
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ACTIVIDAD
c)
Confirmar que el Recolector y/o Tramitador tenga disponible su
tarjeta para retirar el efectivo.
d) Las solicitudes no deben presentar tachaduras o enmendaduras, ni
rotas.
Nota: En caso contrario, se suspenderá la entrega de fondos.
4.2
Auxiliar Contable
Recibe la Solicitud de… FPRAD-01-01 autorizada. Verifica que no
existan adeudos de comprobación de gastos por cheques expedidos
anteriores al solicitado en ese momento y notifica el Gerente de
Administración y Finanzas.
¿Existen cheques pendientes por comprobación de gastos?
Si: Suspende la elaboración del cheque hasta que no haya adeudo.
No: Pasa a la actividad 4.55
Nota: Si la Comprobación de gastos que hace Recolector de Guías y/o
Tramitador no se realiza en el tiempo establecido en el presente
procedimiento y se presenta al día siguiente, el Auxiliar Contable cuenta
con 30 minutos a partir de la Comprobación para realizar la entrega de
fondos.
En caso de que exista algún adeudo de comprobación de gastos con
causas justificadas, pide autorización al Gerente de Administración y
Finanzas.
4.3
Gerente de
Administración y
Finanzas
¿Valida y autoriza la entrega de Cheques o Transferencias?
Si: Entrega la Solicitud de… FPRAD-01-01 al Auxiliar Contable y pasa
a la actividad 4.5.
No: Informa al Jefe de Tráfico y suspende la entrega de fondos. En
casos especiales o delicados, solicitará directamente la autorización del
Director General.
En el caso de gastos realizados por transferencia, una vez realizado el
pago notifica al Auxiliar Administrativo para que ingrese al Sistema Fox
la captura de dichos fondos.
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ACTIVIDAD
4.4
Gerente de
Administración y
Finanzas
Recibe indicaciones del Director General para liberar los fondos y
entrega la Solicitud de… FPRAD-01-01 al Auxiliar Contable para
continuar con el procedimiento.
4.5
Auxiliar Contable
Recibe la Solicitud de… FPRAD-01-01, elabora los cheques en ese
momento, solicita las firmas respectivas. Posteriormente ingresa al
Sistema Fox, en la opción “Captura de Cheques”, utilizando las
siguientes opciones:
BCMR000000 por los cheques expedidos.
CAJA000000 por efectivo entregado, ocupando dígitos mes/día/año
Confirma al Jefe de Trafico que cuenta con los fondos solicitados para
el Recolector de Guía y/ o Tramitador.
4.6
Recolector de Guía y/o Revisa que estén correctas las cantidades, firma de recibido el cheque,
y realiza los pagos correspondientes. (Ver Procedimiento de Despacho
Tramitador
de Mercancía PR-OPA-01).
ANTICIPOS PARA FLETES AÉREOS
4.7
Recolector de Guía y/o En el caso de que la guía a recolectar venga con el flete al cobro,
Tramitador
notifica este hecho al Ejecutivo de Tráfico.
Nota: Los fondos recibidos para el pago de maniobras y/o
desconsolidaciones no podrán ser utilizados para el pago de fletes
aéreos.
4.8
Ejecutivo de Tráfico
Con la información proporcionada por el Recolector de Guía y/o
Tramitador, y verificando previamente las condiciones del cliente que se
trate, elabora Solicitud de… FPRAD-01-01 indicando importe del Flete
y la Línea Aérea y/o Consolidadora de Carga a la que se le hará el
pago:
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ACTIVIDAD
Cliente con Financiamiento: Turna a Gerente de Administración y
Finanzas para realizar Transferencia.
Cliente No Financiado: Notifica directamente al cliente para solicitarle el
depósito y espera que le envíe el comprobante respectivo.
4.9
Gerente de
Administración y
Finanzas
Con la Solicitud de… FPRAD-01-01 realiza la Transferencia solicitada,
notifica al Ejecutivo de Tráfico y le envía comprobante.
4.10
Ejecutivo de Tráfico
Imprime el comprobante de pago del Flete Aéreo y entrega al
Recolector de Guía y/o Tramitador para presentarla a la Línea Aérea y/o
Consolidadora de Carga y continúa con el despacho. (Ver
Procedimiento de Despacho de Mercancía PR-OPA-01).
4.11
Recolector de Guía y/o Asigna un consecutivo de TRFX000000 en Sistema Fox, ingresando en
Tramitador
“Captura Cheque” ocupando los dígitos mes/día/año.
Entrega al Gerente de Administración de Finanzas y/o Auxiliar Contable
el Comprobante Correspondiente.
COMPROBACIÓN DE GASTOS
4.12
4.13
Recolector de Guía y/o Ingresa al Sistema Fox en la opción “Captura de Comprobaciones” para
Tramitador
registrar las facturas por los gastos de operación realizados durante el
día; revisa el total de gastos e identifica el importe de la devolución de
efectivo y registra este dato en “Captura de Cheques”. Posteriormente
imprime la hoja de Comprobación de Gastos y presenta al Jefe de
Tráfico para revisión y autorización y, en su caso para el cierre de la
comprobación.
Jefe de Tráfico
Revisa y verifica la comprobación de gastos diariamente
¿Está de acuerdo con la comprobación de gastos y se encuentra
completa la información?
Si: Ingresa al Sistema Fox y realiza el Cierre de la Comprobación.
No: Determina dudas, aclara diferencias y firma la comprobación de
enterado.
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No.
4.14
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No. DE REVISIÓN
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RESPONSABLE
ACTIVIDAD
Recolector de Guía y/o Realiza la comprobación de gastos el mismo día en que recibe los
Tramitador
fondos. En caso de reconocimiento aduanero, reexpedición de flete o
despacho cercano al cierre del horario laboral, la comprobación se hace
al día siguiente, indicando dentro de la misma comprobación el número
de pedimento o referencia por el cual no se realizó oportunamente la
comprobación.
4.15
Auxiliar Contable
Recibe la comprobación de gastos de operación, revisa los excedentes
o faltantes de los fondos entregados.
4.16
Jefe de Tráfico
Verifica que el personal haya realizado la comprobación de gastos, con
las anotaciones correspondientes en caso de que la comprobación se
realice al día siguiente.
4.17
Recolector de Guía y/o Dará seguimiento a los comprobantes provisionales y de los que se
Tramitador
reciban posteriormente vía electrónica; cuando haya recuperado el o los
Comprobantes de Gastos, ingresa al Sistema Fox, lo registra en la
comprobación y entrega al Auxiliar Contable anotando en la copia de
cada comprobante entregado, a qué comprobación o comprobaciones
corresponden. ¿Con el registro del o de los nuevos comprobantes, está
completa la información de la Comprobación de Gastos?
Si: Regresa a la actividad 4.13.
No: Continúa con el seguimiento de comprobantes pendientes.
Nota: En caso que el comprobante sea requerido de manera urgente
para agilizar el proceso de facturación, lo podrá entregar directamente
el Jefe de Tráfico, realizando él mismo lo descrito en esta actividad.
4.18
Jefe de Tráfico
Para realizar la comprobación de gastos por Maniobras a Crédito,
asignará a uno de sus colaboradores para que ingrese al Sistema Fox en
la opción “Captura de Cheques” para registrar el encabezado, utilizando
la siguiente opción:
AAAC000000/WECM000000 por el total de facturas recolectadas
durante el día, agregando mes/día/año
El colaborador continúa con la comprobación en la opción “Captura de
Comprobaciones” turna al Jefe de Tráfico para su revisión, quien realiza
el cierre de la misma una vez que se confirmen que ya no tienen
pendientes por este concepto; finalmente pedirá al colaborador que
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No.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
entregue la Comprobación de Gastos al Auxiliar para incorporar cada
comprobante al expediente que corresponda, completar la información y
que continúe con la facturación Facturación Operaciones Aeropuerto,
Veracruz y Corresponsalías PR-AD-06).
Fin del Procedimiento
5. REFERENCIAS:
5.1 Documentos:
Código
Documento
Procedimiento de Despacho de Mercancía
Procedimiento de Facturación Operaciones Aeropuerto,
Veracruz y Corresponsalías
PR-OPA-01
PR-AD-06
5.2 Formatos:
Código
Formatos
FPRAD-01-01
Solicitud de …
6. DEFINICIONES:
N/A
7. ANEXOS:
N/A
8. CONTROL DE CAMBIOS
No. DE REVISIÓN
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FECHA
Diciembre 2014
10
Noviembre 2013
09
Marzo 2012
MOTIVO
Se modificó el procedimiento para adecuarlo a las
actividades que se realizan actualmente.
Se modificaron los puntos: 3.3, 3.7, 4.6, 4.14, 4.17 y
4.20, y se eliminó el punto 4.21 para adecuar las
actividades a la situación actual.
Se modificaron los puntos: 3.4, 3.5, 3.7, 4.1, 4.4, 4.6,
4.14, 4.15, 4.19 y se agregaron las actividades de los
puntos 4.20 y 4.21
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8 DE 8
08
Enero 2011
07
Junio 2010
06
Noviembre 2009
05
Julio 2009
04
Mayo 2009.
03
Noviembre 2007.
02
01
00
Julio 2007.
Junio 2007.
Septiembre 2006
Se modifican responsabilidades de los puntos 3.5,
3.6 y 3.7
Se actualizan actividades de los puestos de Gerente
de Administración y Finanzas, Auxiliar Administrativo,
Auxiliar Contable y de Recursos Humanos, Ejecutivo
de Tráfico, Recolector de Guía y Tramitador.
Se eliminan actividades 4.1 y 4.2 se ajusta
numeración, se corrige en las responsabilidades y
actividades los puestos de Auxiliar Administrativo y
Auxiliar Contable y de Recursos Humanos, se
complementas las actividades 4.11, 4.13 y 4.14
Se realiza modificación general al procedimiento
debido a la reorganización de actividades dentro del
área de Administración y Finanzas.
Se modifica el punto 4.10
Se agrega en las responsabilidades del Jefe de
Tráfico, así como en el punto 4.9 la frecuencia de la
actividad y se modifica nuevamente el punto 4.10
Se modificó el punto 4.10 y se corrigió el nombre del
formato
FPRAD-01-01
en
el
cuerpo
del
procedimiento.
Se modificaron los puntos 4.10, 4.13 y 4.16
Se ajustó y detalló el procedimiento.
Inicio del sistema.