PD-350-19 Pago por Transferencia Electronica

Transcripción

PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO
“PAGO POR TRANSFERENCIA ELECTRONICA”
Dependencia Generadora:
División de Tesorería
Código:
PD-350-19
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Versión: 2
F. Vigencia:
2016-03-29
1. OBJETIVO
Efectuar el pago de facturas y cuentas de cobro por suministros y gastos de funcionamiento de
la Corporación y desembolso de créditos.
2. ALCANCE
Todos los egresos causados por la Corporación serán tramitados a través de la División de
Tesorería.
3. FUNCIONES
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Jefe División de Tesorería: Organizar y autorizar el pago, custodia los token con las
contraseñas de ingreso al portal bancario, organizar el trámite de anulación de los pagos
rechazados por diferente causa (cuenta nula, inválida, etc.).
Auditor Interno: Aprueba con visto bueno las cuentas por pagar que fueron auditadas.
Auxiliar de Contabilidad y Finanzas (División de Tesorería): Verificar en el aplicativo del
Work Flow las cuentas por pagar previamente auditadas por Auditoria Interna, realiza la
importación de los pagos electrónicos y generar los comprobante de egreso.
Secretaria (División de Tesorería): Radicar las cuentas por pagar con hora y fecha de llegada
a la División de Tesorería,
Auxiliar de Oficina (División de Tesorería): Archivar la copia del comprobante de egreso y
sus documentos soporte.
4. DEFINICIONES
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Egreso Causado: Erogación o salida de recursos financieros, motivada por el compromiso de
algún bien o servicio o por algún otro concepto, generado por Contabilidad.
Egreso Directo: Erogación o salida de recursos financieros de algún bien o servicio recibido o
por algún otro concepto, sin ser generada su causación por Contabilidad.
ERP: Enterprice Resource Planning. Planeamiento de Recursos Empresariales; Software que
permite la integración de varios sistemas organizacionales, para desarrollo de las actividades
empresariales.
SEVEN: Aplicativo multifuncional y multimoneda que permite adaptarse a cualquier sistema de
negocio.
WORK FLOW: Es una herramienta de gestión que permite definir los procesos de la
organización en flujos de trabajo.
STSAPAGO: Código del programa que se maneja en el aplicativo SEVEN, para realizar la
autorización de los pagos.
STSGARP: Código del programa que se maneja en el aplicativo SEVEN, para la generación del
archivo plano, de los datos de los proveedores y pagos por Bancos.
ELABORÓ
Vo. Bo.
Jefe Área Calidad
Cargo: Jefe División Nombre:
Carlos
de Tesorería.
Andrés
Mesa
Barbosa
Nombre:
Ángela
María López Palacio.
Firma:____________ Firma:_____________
REVISÓ
AUTORIZÓ
APROBÓ
DOCUMENTO
Comité de Procesos Director Administrativo Consejo Directivo CONTROLADO
Cargo: Jefe Planeación Nombre:
Héctor Nombre: Gregory
Corporativa
Orlando
Solano Enrique Martínez
Novoa.
Solís.
Nombre: Jaime Alejandro
Delgado Cifuentes
Firma:________________ Firma:_____________ Firma:___________
(SELLO)
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Código: PD-350-19
STSIMCOP: Código del programa que se maneja en el aplicativo SEVEN, con el que se realiza
importación y aplicación de pagos.
STSCHELO: Código del programa que se maneja en el aplicativo SEVEN, con el que se realiza
la impresión de cheques en lote.
STSGEARP: Código del programa que se maneja en el aplicativo SEVEN, con el que se realiza
la reversión pago a proveedores por banco.
STSRAPAG: Código del programa que se maneja en el aplicativo SEVEN, con el que se realiza
la reversión autorización de pagos.
TOKEN: Es un dispositivo electrónico que se la a un usuario autorizado para ingresar al portal
bancario.
O.P.S: Orden de pago de Subsidio Familiar, titulo valor definido internamente como modelo de
pago de la cuota monetaria de Subsidio Familiar en dinero.
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Código: PD-350-19
5. DESARROLLO
DEPENDENCIA
ACTIVIDAD
DETALLE
1.
Radicar Radican las cuentas por pagar auditadas con el visto bueno de Auditor Interno, a
Cuentas
Por excepción de los operadores de cambio de OPS, servicios públicos, impuestos,
Pagar.
cuentas de cupo rotativo y desembolso de créditos.
2. Verificar y
Organizar
las
cuentas
causadas
y
priorizar
el
pago.
Verificar y descargar en la herramienta Work Flow, las cuentas causadas por
pagar contra los soportes físicos. Organizar el giro priorizando por fechas de
vencimiento teniendo en cuenta los recursos disponibles.
3. Autorizar el
pago en SEVEN
y pago en el
portal bancario.
Autoriza en el aplicativo SEVEN el programa STSAPAGO, el giro de las cuentas
por Banco, colocando el sello transferencia procesada a la liquidación para pago
factura de proveedor. Ingresa al programa STSGEARP, selecciona la cuenta
bancaria de la Corporación para debitar el dinero. El jefe ingresa al portal bancario
para autorizar el pago, se imprime como soporte del pago el detalle del archivo
consecutivo colocando el sello de transferencia procesada. Verifica en el portal
bancario que los pagos hayan sido realizados exitosamente colocando el sello de
transferencia aprobada, si el pago es rechazado por el banco y si este se realizó a
un solo proveedor en una única transacción, se deberá reversar en el programa
STSGEARP de acuerdo al numero del proceso “pago a proveedores” y luego se
deberá reversar en el programa STSRAPAG teniendo en cuenta siempre el tipo de
operación y su número correspondiente, si es el caso de ser rechazado el pago de
un proveedor donde se realizo la transacción, junto con otros proveedores y
estos fueron exitosos, se deberá reversar
únicamente en el programa
STSRAPAG. En cualquiera de los dos casos el pago rechazado se autoriza
nuevamente para pagar por cheque o transferencia.
División de
Tesorería
REGISTROS
Secretaria
1.Control de cuentas
radicadas
1.Jefe
2. Auxiliar de
Contabilidad y
Finanzas.
Jefe
2.Saldos generados
por bancos
3.Detalle del archivo
consecutivo
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DEPENDENCIA
ACTIVIDAD
4. Ingresar
programa
STSIMCOP.
DETALLE
al Si el pago fue exitoso ingresar al programa STSIMCOP, para tomar el número
consecutivo del archivo generado, el cual se escribe en el soporte de
transferencia bancaria de forma manual como filtro para el momento de la
importación del pago.
5. Importar y Importar y aplicar confirmación de pagos por el programa STSIMCOP, el cual
generar
el procesa y genera automáticamente los comprobantes de egreso. Se imprime los
comprobante de comprobantes de egreso por el programa STSCHELO, con la opción de pagos
egreso.
automáticos, digitando el número del archivo generado. Organiza por orden
consecutivo los egresos y la entrega al Auxiliar de Oficina para ser archivados.
División de
Tesorería
Jefe
1. Auxiliar de
Contabilidad y
Finanzas
2. Auxiliar de
Oficina
REGISTROS
4.
Soporte
transferencia
bancaria
de
5. Comprobante de
Egreso.
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5. REGISTROS RELACIONADOS
INFORMACION GENERAL
No.
Código del
Registro
1.
Formato Libre
Control de cuentas
radicadas
2.
Formato Libre
3.
Presentación
( Marque con una x)
ALMACENAMIENTO EN EL SITIO DE TRABAJO
Dependencia de
Almacenamiento
Ubicación
Responsable
(Cargo)
Indización
Tiempo
x
Servidor
Secretaria
Cronológico
Histórico
Saldo generados por bancos
x
Archivo
N.A
N.A
Formato Libre
Detalle del archivo
consecutivo
x
Archivo
N.A
N.A
4.
Formato Libre
Soporte de transferencia
bancaria
x
Servidor
Secretaria
Cronológico
Histórico
5.
Formato Libre
Comprobante de egreso
x
Servidor
Secretaria
Cronológico
Histórico
Título del Registro
Físico
Electrónico
Secretaria/
Auxiliar de
Oficina
Secretaria/
Auxiliar de
Oficina

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