05_Programa de reprografía

Transcripción

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
PROGRAMA DE REPROGRAFÍA
Código:
Aprobó:
Olga Sanabria Amín
Vicepresidente Financiera y
Administrativa
Reviso:
Carlos Alejandro Vanegas
Gerente de Logística
Elaboró:
Grupo de Gestión
Documental
Gerencia de Logística
VFA-OD-PR-01
Fecha:
19/11/2014
Pág. 1 de 10
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN ............................................................................................................... 3
1. OBJETIVO..................................................................................................................... 3
2. ALCANCE ..................................................................................................................... 3
3. DEFINICIONES ............................................................................................................. 3
4. RAZONES Y BENEFICIOS DE IMPLEMENTAR UN PROGRAMA DE REPROGRAFÍA
.......................................................................................................................................... 4
4.1 Razones ...................................................................................................................... 5
4.2 Beneficios................................................................................................................... 5
5. ASPECTOS FUNCIONALES DEL PROGRAMA........................................................... 5
5.1Generalidades ............................................................................................................. 5
5.2 Indicador..................................................................................................................... 7
5.3 Meta ............................................................................................................................ 7
5.4 Responsabilidades .................................................................................................... 7
6. METODOLOGÍA PARA EL DESARROLLO DEL PROGRAMA.................................... 7
6.1. Recursos económicos .............................................................................................. 8
6.2 Recursos Humanos ................................................................................................... 8
6.3 Implementación del Programa .................................................................................. 8
INTRODUCCIÓN
Los criterios sobre preservación y conservación de documentos siempre han estado
presentes como pilares de los procesos archivísticos en el marco de la política
documental en Colombia. Lo anterior teniendo en cuenta que la preservación de los
documentos durante su gestión no solo tiene fines archivísticos, además, permite validar
la autenticidad y dar fuerza probatoria a los mismos.
Uno de los métodos de preservación usado de manera frecuente en la gestión y trámite
de documentos es la reprografía, toda vez que, permite garantizar la permanencia de los
mismos en el tiempo. La microfilmación y digitalización son algunos de los medios de
reprografía implementados en procesos de conservación y disposición documental,
reglamentados en el Acuerdo 037 de 2002 y circular externa 005 de 2012, en la cual se
relacionan las recomendaciones para llevar a cabo procesos de digitalización según las
necesidades de la compañía.
Positiva Compañía de Seguros, adopta la digitalización como método de reprografía en lo
que respecta a los procesos de preservación, conservación y disposición final.
1. OBJETIVO
Establecer políticas para la normalización y control de los procesos de reprografía que se
llevan a cabo en cada una de las fases del ciclo de vida de los documentos en Positiva
Compañía de Seguros definiendo una metodología clara para la aplicación de los mismos
en los procesos documentales.
2. ALCANCE
La implementación del programa contempla los distintos medíos de reprografía es decir,
impresión, fotocopiado y digitalización, utilizados en Positiva Compañía de Seguros
durante el ciclo de vida de los documentos, con fines de gestión, trámite, preservación y
conservación.
3. DEFINICIONES
Reprografía: Se conoce como el “conjunto de técnicas, como la fotografía, el fotocopiado,
la microfilmación y la digitalización, que permiten copiar o duplicar documentos
originalmente consignados en papel”1, es utilizada con distintos fines en la ejecución de
los procesos diarios del negocio.
Fotocopiado: Es el proceso mediante el cual se realiza la “reproducción fotográfica de
imágenes directamente sobre papel”2, es la técnica de reprografía más común.
Microfilmación: es la “técnica que permite registrar fotográficamente documentos como
pequeñas imágenes en película de alta resolución”3. Este proceso tiene amplio uso en la
gestión documental sobre todo en lo que respecta a conservación y disposición final de
documentos.
Digitalización: “Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra
guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casettes, cinta, película, microfilm
y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador”4, el proceso de
digitalización se realiza mediante el uso de escáner, y dependiendo del uso que se
requiera dar a la información se definen características, como color, tamaño, resolución,
entre otros.
4. RAZONES Y BENEFICIOS DE IMPLEMENTAR UN PROGRAMA DE REPROGRAFÍA
La definición de los métodos de reprografía en una compañía, depende de distintas
variables, un aspecto fundamental es el costo beneficio que puede representar la
implementación de los mismos. Actualmente los avances de software y hardware para
digitalización, permiten que este método sea usado como medio de conservación,
preservación con fines probatorios (copias auténticas por medio de la digitalización
certificada), a un costo relativamente razonable, motivo por el cual las organizaciones se
encuentran cada vez más inclinadas a realizar este proceso para reemplazar la
microfilmación, teniendo en cuenta los costos que representa. Así entonces, un proceso
de digitalización debidamente normalizado reduce costos en la administración
documental.
La normalización también permite ejercer control y priorizar la producción de copias
digitales sobre la producción de copias físicas, para de esta manera impactar
significativamente en la disminución del consumo de papel.
1
Colombia. Archivo General de la Nación, (2006) Acuerdo 027 de 2006 Por el cual se modifica el Acuerdo No.
07 del 29 de junio de 1994.
2 REAL ACADEMIA DE LA LENGUA ESPAÑOLA. Diccionario en Línea. (consultado: 25-08-2014)
3 Archivo General de la Nación. Óp. Cit.,
4
Ibíd.,
4.1 Razones
•
•
•
•
Favorece los procesos de gestión documental permitiendo una administración ágil.
Mejores prácticas en la manipulación de los documentos (evitar el deterioro y
pérdida de los mismos).
Permite almacenar mayor cantidad de información en menos espacio
Garantizar la recuperación de la información, mitigando riesgos de perdida por
desastres naturales, vandalismo, deterioro del soporte, entre otros.
4.2 Beneficios
•
•
•
•
Reducción de tiempos en operaciones como la búsqueda de documentos.
Reducción de espacios destinados al almacenamiento físico.
Optimización de los recursos destinados a la reprografía (papel, tinta, tiempo)
Agilización de la consulta de información para el desarrollo de las actividades
diarias.
5. ASPECTOS FUNCIONALES DEL PROGRAMA
5.1 Generalidades
Dependiendo de la etapa del ciclo de vida de los documentos, se realizan diferentes
procesos de reprografía, para el caso de Positiva Compañía de Seguros se aplicarán los
métodos reprográficos de digitalización y fotocopiado.
Tipos de Digitalización5
Digitalización en gestión y trámite de documentos
En el proceso de recepción documental que se realiza actualmente en la compañía se
aplica la digitalización con fines de control y trámite, sin embargo, el marco del programa
de reprografía se proyecta implementar la digitalización con fines archivísticos, y en
determinado momento evaluar la aplicación de digitalización certificada en casos
específicos, lo anterior con el objetivo a largo plazo de tramitar la mayor cantidad de
documentos procesados en papel por soportes digitalizados.
Durante la gestión y trámite de documentos, solo se realizará impresión y fotocopiado de
documentos en casos de no poderse realizar el trámite con documentos electrónicos o
solventar la necesidad de una copia con la digitalización. Para este proceso se cuenta con
los lineamientos establecidos por la Gerencia de Logística en el procedimiento Manejo de
Insumos.
Digitalización en disposición Documental.
Para la aplicación de disposición documental, Positiva Compañía de Seguros adoptará la
digitalización como medio técnico para la reproducción de la documentación en soporte
papel, por lo cual se utilizará digitalización con fines archivísticos cuando el documento en
físico no sea destruido, y digitalización certificada en los casos que se opte por la
eliminación del papel.
5
COLOMBIA. Ministerio de Tecnologías de la Información. Digitalización Certificada de Documentos., Guía
no. 05. 2012. (en línea). (consultado: 20/08/2014).
5.2 Indicador
Porcentaje de implementación del programa de reprografía
Periodicidad: Semestral
5.3 Meta
Implementar el programa de reprografía en Positiva Compañía de Seguros para el primer
semestre de 2016.
5.4 Responsabilidades
Rol
Responsable
Presidente de la Compañía
Actividad
Respaldar y asegurar el
cumplimiento del programa
una vez se apruebe por el
comité SIG y Desarrollo
Administrativo.
Líder del Programa de
Reprografía
Gerencia de Logística
Colaboradores
Todo el personal que
participa en el desarrollo de
la operación de la
compañía.
Establecer, actualizar y
mantener el programa
Implementar este programa
en casa Matriz.
Verificar que este programa
sea implementado en las
Regionales.
Hacer
seguimiento
al
programa y establecer las
acciones de mejora en caso
de ser necesarias.
Participar activamente en la
implementación
del
programa.
Presidente
6. METODOLOGÍA PARA EL DESARROLLO DEL PROGRAMA
El programa de reprografía se desarrollará en tres etapas:
Análisis: Se realizará el estudio e integración de los lineamientos de reprografía entre los
procedimientos de gestión documental y manejo de insumos, se solicitará concepto al
AGN para reemplazar la microfilmación establecida en disposición final de las TRD
anteriores por la digitalización.
Diseño: Se diseñaran los lineamientos para la digitalización con fines archivísticos y la
digitalización certificada, además de los medios para la medición y control de la impresión
y el fotocopiado.
Implementación: Se realizará el proceso de socialización con los colaboradores de la
compañía, y la implementación de los lineamientos de reprografía.
6.1. Recursos económicos
Los recursos están asociados al presupuesto anual asignado tanto para la ejecución del
proyecto como la contratación del servicio de administración y gestión del archivo y
correspondencia de la Compañía.
6.2 Recursos Humanos
Perfil
Rol/Actividad
Dueño del proceso, Dirige y coordina el
personal que lidera el proceso en la
gerencia de logística.
Líder del proceso/ Ejecutar las actividades
y
realizar
el
seguimiento
a
la
implementación del programa.
Apoyar
las
actividades
en
la
implementación del programa.
Gerente
Profesional Especializado
Técnico Especializado
6.3 Implementación del Programa
Actividad
1.Evaluar la integración de
los
lineamientos
de
reprografía,
entre
los
procedimientos de gestión
documental y manejo de
insumos
Detalle de la Labor
Responsable
Se realizan reuniones con el
líder del proceso de manejo de
Gerencia Logística
insumos
para
identificar
lineamientos en la integración.
Se enviará al AGN la solicitud
del concepto para reemplazar la
2. Solicitar concepto técnico
microfilmación por digitalización Gerencia Logística
AGN.
en disposición final en las TRD
anteriores.
De acuerdo a la respuesta
3. Analizar el concepto emitida por el AGN, se diseñará
Gerencia Logística
emitido por el AGN.
un política para la aplicación de
la disposición final en los casos
4. Diseñar los lineamientos
de reprografía
5. Diseñar Indicadores y
controles de la reprografía.
6. Diseñar contenidos y plan
de socialización
7. Realizar Socialización con
los colaboradores
de
documentos
para
microfilmación.
En conjunto con el proceso de
manejo
de
insumos
se
diseñaran los lineamientos para
la normalización del proceso de
reprografía.
Se diseñaran controles para
realizar seguimiento al uso de
los métodos reprográficos en la
compañía.
Establecer las estrategias para
la socialización del plan con los
colaboradores.
Socializar la implementación
con los colaboradores.
Gerencia Logística
Gerencia Logística
Gerencia Logística
Líder del proceso /
Colaboradores
Implementar los lineamientos de Líder del proceso /
8. Implementar lineamientos acuerdo
a
los
procesos Colaboradores
de reprografía.
documentales.
Revisar la funcionalidad y el Gerencia Logística
9. Realizar seguimiento y logro
de
los
objetivos
control
propuestos.
BIBLIOGRAFÍA
Colombia. Archivo General de la Nación, (2006) Acuerdo 027 de 2006 Por el cual se
modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994.
REAL ACADEMIA DE LA LENGUA ESPAÑOLA. Diccionario en Línea. (Consultado: 2508-2014)
COLOMBIA. Ministerio de Tecnologías de la Información. Digitalización Certificada de
Documentos., Guía no. 05. 2012. (en línea). (Consultado: 20/08/2014).

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