Abrir saldar cuentas bancarias - Gerencia Nacional Financiera y

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MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
INSTRUCTIVO: ABRIR O SALDAR CUENTAS BANCARIAS Y
FICS
PROCESO: TESORERÍA
Código: U-IN-12.004.051
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SUBPROCESO: EFECTUAR CONTROLES DE TESORERÍA
INSTRUCTIVO:
ABRIR O SALDAR CUENTAS BANCARIAS Y FICS
FICS
PROCESO: TESORERÍA
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1. INFORMACIÓN GENERAL DEL INSTRUCTIVO
OBJETIVO: Tramitar la autorización para abrir o saldar cuentas bancarias o FICS para el manejo de recursos
de las diferentes Tesorerías de la Universidad Nacional de Colombia, y proceder a adelantar ante la entidad
financiera las gestiones correspondientes para la apertura de la cuenta bancaria o FICS, la exención del GMF
para los casos en que aplique, o para saldar la cuenta bancaria o FICS, siguiendo las políticas internas de la
Universidad Nacional de Colombia.
ALCANCE: Inicia con la evaluación de la solicitud de la autorización de apertura de la cuenta bancaria o FICS
o con la solicitud para saldar la cuenta bancaria o FICS ante la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa
y finaliza con la solicitud a Soporte SGF – QUIPU para cambiar el estado de la cuenta bancaria o FICS en el
SGF – QUIPU. Aplica para las áreas de Tesorería en el Nivel Nacional, de Sede, de Facultad y en las
Unidades Especiales.
DEFINICIONES:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Contribución financiera o Gravamen a los Movimientos Financieros – GMF: Gravamen a las
transacciones financieras, cuyo hecho generador lo constituye la realización de las transacciones
financieras, en las cuales se disponga de recursos depositados en cuentas corrientes o de ahorros, así
como en cuentas de depósito en el Banco de la República. No aplica para transacciones efectuadas con
recursos de la Nación o con recursos que han sido exentos de dicha contribución dada la naturaleza de
los mismos.
Cuenta corriente: (1) Contrato bancario donde el titular efectúa ingresos de fondos y la entidad, que lo
mantendrá bajo su custodia, tiene la obligación de entregar en efectivo y al instante las cantidades de
fondos solicitados. (2) Depósito bancario del cual puede retirarse todo o parte de los fondos. (cfr.
Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN).
Cuenta de ahorro: Contrato mediante el cual la institución financiera capta o recibe dinero de los
depositantes (ahorradores), reconociendo intereses sobre saldos por períodos y tasas acordes con las
normas legales vigentes. Por su parte, el ahorrador efectúa depósitos y dispone de ellos cuando lo desee,
mediante el cumplimiento de requisitos establecidos. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad
Pública de la CGN).
Cuentas inactivas: Cuentas corrientes o de ahorro sobre las cuales no se hubiere realizado movimiento
de depósito, retiro, transferencia o, en general, cualquier débito o crédito por parte del titular, ya sea
directamente o por parte de un tercero. Las operaciones débito o crédito de abono de intereses o cobro
de comisiones y/o servicios bancarios no impiden que se considere la cuenta como inactiva. Si la cuenta
bancaria durante (3) años ininterrumpidos presenta inactividad se configura en una cuenta abandonada Ley 1777 de 2016.
Fondos de Inversión Colectiva - FICS: Mecanismo o vehículo de captación y administración de sumas
de dinero con recursos a la vista, lo que facilita realizar movimientos de tesorería diariamente, evita el
gravamen financiero en operaciones entre la misma entidad, mejora la rentabilidad de los recursos que
están en cuentas de ahorro y corrientes, y facilita la desconcentración de recursos financieros. A partir de
2014 las Carteras Colectivas tomaron el nombre de Fondos de Inversión Colectiva.
Saldar cuenta bancaria o FICS: Se presenta cuando el contrato de cuenta bancaria o FICS, se termina
unilateralmente por parte del banco, por causa diferente al mal manejo, o se termina unilateralmente por
el titular de la cuenta, o de común acuerdo entre el banco y el cliente.
Sustituir cuenta bancaria o FICS: Se presenta por dos situaciones: (1) Como cierre de la sucursal o
agencia en que se había abierto la respectiva cuenta bancaria; por deficiente prestación de los servicios
por parte de las entidades bancarias, en términos de calidad, costo, seguridad y eficiencia, entre otros, lo
que hace necesario abrir una nueva cuenta o FICS para el manejo de los recursos y saldar la cuenta
bancaria o FICS existente. (2) Cuando se haya culminado un contrato o convenio y no se haga exigible el
cierre de la cuenta bancaria por parte del contratante y pueda ser utilizada para otro fin (un nuevo
contrato o convenio, entre otros), siempre y cuando la Entidad Financiera permita cambiar la
denominación de la cuenta bancaria y sea autorizada la sustitución por parte de la Gerencia Nacional
FICS
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Financiera y Administrativa.
CONDICIONES GENERALES:
1. Las dependencias y/o cargos responsables, se refieren a roles generales establecidos para determinar
quién ejecuta determinada actividad, independientemente del cargo que se ocupe o el nombre de la
dependencia dentro de la estructura administrativa de la Universidad Nacional de Colombia.
2. Para las cuentas bancarias nuevas en la que se manejen recursos de la Nación o exentos del GMF por
la naturaleza de los mismos, el área de Tesorería no podrá realizar ninguna transacción (ingreso o
egreso) hasta que la entidad financiera certifique que está exenta la cuenta, bien sea por la notificación
de la exención mediante la certificación de la Dirección del Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda y
Crédito Público o por otro documentos que el Banco acepte como válido para la marcación de la cuenta
como exenta del GMF.
3. El tesorero deberá autorizar e informar a través de comunicación escrita o en los formatos establecidos
por la entidad financiera los datos del funcionario encargado de confirmar las operaciones bancarias y de
tesorería ante las entidades bancarias. No podrá confirmar operaciones el mismo funcionario encargado
de imprimir los cheques que se giran en la respectiva Tesorería a través del SGF – QUIPU. Copia de la
autorización debe reposar en la Tesorería respectiva. De no existir tal delegación lo deberá realizar
directamente el tesorero o el segundo aprobador de giros y firma de cheques, quienes tienen sus firmas
registradas ante la Entidad financiera.
4. Toda solicitud de apertura de cuenta bancaria o FICS, debe estar justificada por el servidor público
delegado en el artículo 3 en la Resolución de Rectoría No. 1427 de 2015, adjuntado los documentos que
la soporten (convenio, contrato, entre otros).
5. Por efectos de liquidación de contratos o convenios que hayan exigido apertura de cuenta para manejo
exclusivo de recursos, la cuenta bancaria debe saldarse dentro del término de liquidación del contrato o
en su defecto en un término no mayor a dos (2) meses después de la fecha del último giro, excepto en
los casos en que el contratante no autorice saldar la cuenta hasta tanto se suscriba el acta de liquidación
del contrato o convenio.
6. Las cuentas bancarias o FICS para ser saldadas deben debe estar sin partidas pendientes por depurar,
con saldo en ceros y sin deudas pendientes (retenciones, comisiones, etc.) por parte del banco con
cargo a esa cuenta.
7. Para efecto de salvaguardar los recursos de la Universidad, se debe realizar seguimiento y control
continuo sobre las cuentas bancarias para evitar que se configuren en cuentas inactivas o abandonadas.
En caso de terminación de proyectos que manejaron recursos en cuentas bancarias exclusivas se debe
gestionar ante los responsables del proyecto la liquidación de los mismos, a fin de saldar las cuentas
bancarias.
8. En caso de existir cuentas bancarias inactivas la respectiva Tesorería debe tener debidamente
documentadas las razones por la cuales no es posible saldar la cuenta bancaria.
9. En caso de presentarse alguna situación que implique una posible sustitución de cuenta bancaria, la
Gerencia Nacional Financiera y Administrativa evaluará la pertinencia de la misma conforme a la solicitud
enviada en comunicación escrita por los funcionarios delegados en el artículo 3 de la Resolución de
Rectoría No. 1427 de 2015 y el respectivo tesorero y dará las recomendaciones del caso.
10. También aplicarán las actividades descritas en este instructivo cuando se requiera reportar a la entidad
financiera el registro de firmas y condiciones de un nuevo servidor público por alguna situación
administrativa sin que haya apertura o cancelación de cuenta bancaria o FICS
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2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL INSTRUCTIVO
Este instructivo relaciona cada una de las tareas que se deben llevar a cabo para abrir y saldar cuentas
bancarias o FICS.
(Para ir a revisar cada una de las tareas, se debe poner el cursor del mouse sobre el nombre Saldar cuentas bancarias o FICS
y oprimir la tecla control)
◘
Abrir cuentas bancarias o FICS
◘
Saldar cuentas bancarias o FICS
1. Abrir cuentas bancarias o FICS
1. Evaluar solicitud de autorización de apertura de cuenta bancaria o FICS
El Gerente Nacional Financiero y Administrativo debe evaluar la solicitud de autorización de apertura de
cuenta bancaria enviada en comunicación escrita por los funcionarios delegados en el artículo 3 de la
Resolución de Rectoría No. 1427 de 2015.
El Gerente Nacional Financiero Administrativo debe verificar que se cumplan los requisitos exigidos. En
cualquier caso, deberá observarse lo dispuesto en las políticas que se emiten trimestralmente sobre
entidades autorizadas para invertir recursos y la cobertura y eficiencia ofrecida por la entidad financiera
para atender los requerimientos de la Universidad Nacional de Colombia.
Para el caso de solicitud autorización de FICS la comunicación debe contener un cuadro comparativo
con al menos dos (2) cotizaciones que permitan evaluar entre otros, los beneficios ofrecidos como
rentabilidad, oportunidad, accesibilidad y cobertura de la entidad financiera oferente. Lo anterior en el
marco del Decreto 1525 del 2008 Capítulo III.
2. Informar si fue aprobada o no la solicitud de autorización de apertura de cuenta
bancaria o FICS
El Gerente Nacional Financiero y Administrativo debe enviar comunicación escrita al funcionario
delegado en el artículo 3 de la Resolución de Rectoría No. 1427 de 2015, informando respecto a la
autorización de la apertura de la cuenta bancaria o FICS.
Las cuentas bancarias podrán denominarse Universidad Nacional de Colombia (Univ. Nal) seguido del
Nombre de la dependencia o convenio que da origen a la apertura de la cuenta y la Entidad Contratante.
Ejemplo: Univ. Nal – Convenio No.xxx – Entidad xxx.
FICS
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Los FICS podrán denominarse Universidad Nacional de Colombia (Univ. Nal) seguido del Nombre de la
dependencia y sede que da origen a la apertura del FICS.
Ejemplo: Univ. Nal – Fac. xxx – Sede xx.
En el caso en que no sea autorizada dicha apertura se deberá informar los motivos por los cuales no se
aprobó.
3. Solicitar a la entidad financiera apertura de cuenta bancaria y tarjetas para
registro de firmas
El funcionario delegado en el artículo 3 de la Resolución de Rectoría No. 1427 de 2015, una vez
autorizada la apertura de una cuenta bancaria o FICS por parte de la Gerencia Nacional Financiera y
Administrativa, debe solicitar mediante comunicación escrita a la entidad financiera la apertura de la
cuenta bancaria o FICS, el envío del contrato de cuenta bancaria o FICS (si aplica) y las tarjetas para
registro de firmas. Esta comunicación debe incluir la siguiente información:
a. Tipo de cuenta solicitada (ahorro, corriente) o FICS.
b. Denominación de la cuenta según corresponda.
c. Si los recursos son exentos del GMF adjuntando el respectivo soporte (convenio, certificación de
exención). Ir al numeral 7, Gestionar documento escrito que certifique el uso y procedencia
de los recursos a manejar en la cuenta bancaria para la exención del GMF.
d. Las condiciones de manejo:
I.
Los dos (2) funcionarios delegados para firmar y aprobar giros conforme los establece
el artículo 9 de la Resolución de Rectoría No. 1427 de 2015.
II.
Sellos restrictivos que se utilizan (para el caso de cuentas corrientes).
III.
Sellos húmedos con el logotipo de la Universidad que acompañen cada una de las
firmas registradas.
IV.
Protectógrafo.
Adicionalmente se debe adjuntar a esta solicitud, copia de las resoluciones de nombramiento y/o actas
de posesión de los funcionarios delegados para firmar y aprobar giros, así como copia de sus
documentos de identidad. De igual manera se debe adjuntar copia de la resolución de nombramiento del
funcionario delegado en el artículo 3 de la Resolución de Rectoría No. 1427 de 2015 que firma la
comunicación y copia de la Resolución de Rectoría No. 1427 de 2015.
Esta comunicación debe ir en sobre cerrado por medidas de seguridad y la copia del oficio donde conste
el recibido de los documentos se archivará según lo indicado en la Tabla de Retención Documental.
Ir al Procedimiento Efectuar apertura y cierre diario de Tesorería
Ir al Instructivo Archivar los documentos de Tesorería según Tabla de Retención Documental
FICS
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4.
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Entregar a la entidad financiera contrato de cuenta bancaria o FICS (si aplica) y
tarjetas de registro de firmas.
Una vez diligenciados y firmados por los delegados en el artículo 3 de la Resolución de Rectoría No.
1427 de 2015 los contratos de cuenta bancaria o FICS (si aplica) y diligenciadas por pate de la
respectiva tesorería, las tarjetas de registro de firmas con las condiciones de manejo establecidas (firma
de los dos (2) funcionarios delegados para firmar y aprobar giros, conforme los establece el artículo 9 de
la Resolución de Rectoría No. 1427 de 2015, los sellos húmedos con el logotipo de la Universidad que
acompañen cada una de las firmas registradas y el protectógrafo) el funcionario delegado en el artículo 3
de la Resolución de Rectoría No. 1427 de 2015 mediante comunicación escrita debe remitir a la entidad
financiera estos documentos y los adicionales que la entidad financiera haya solicitado.
Esta comunicación debe ir en sobre cerrado por medidas de seguridad y la copia del oficio donde conste
el recibido de los documentos se archivará al igual que la copia de las tarjetas de registro de firmas
según lo indicado en la Tabla de Retención Documental.
Ir al Procedimiento Efectuar apertura y cierre diario de Tesorería
Ir al Instructivo Archivar los documentos de Tesorería según Tabla de Retención Documental
5. Solicitar a la entidad financiera certificación bancaria
Una vez aperturada la cuenta bancaria o FICS por parte de la entidad financiera, el tesorero debe
solicitar certificación bancaria, en donde se indique como mínimo: nombre de la cuenta, número, tipo de
cuenta, fecha de apertura y si la cuenta es exenta del GMF (si aplica).
6. Diligenciar y enviar el formato “información para abrir o saldar cuentas bancarias
y FICS” y certificación bancaria
El tesorero respectivo debe solicitar a través del formato “Información para abrir o saldar cuentas
bancarias y FICS”, debidamente diligenciado, a Soporte SGF – QUIPU la activación de la cuenta
bancaria o FICS.
Ver formato Información para abrir o saldar cuentas bancarias y FICS
De igual manera el tesorero respectivo debe enviar a la División Nacional de Gestión de Tesorería el
formato “Información para abrir o saldar cuentas bancarias y FICS”, debidamente diligenciado para
actualizar el Formato “Seguimiento y Control de Cuentas Bancarias y FICS”, ingresando la
información de novedades de la(s) cuenta(s) bancaria(s) o FICS de la Universidad, por parte de del
auxiliar de la División Nacional de Gestión de Tesorería.
Ver formato Seguimiento y Control de Cuentas Bancarias y FICS
Fin del Instructivo
7. Gestionar documento escrito que certifique el uso y procedencia de los recursos
a manejar en la cuenta bancaria para la exención del GMF
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El tesorero debe gestionar los documentos requeridos para enviar a la entidad financiera con el fin de
marcar la exoneración del GMF a la cuenta bancaria que se apertura, así:
a. Para manejo de recursos de la Nación:
I.
El tesorero debe solicitar a la entidad financiera diligenciar el formato establecido por el
Ministerio de Hacienda y Crédito Público - Dirección del Tesoro Nacional, para marcar
la cuenta bancaria como exenta del Gravamen a los Movimientos Financieros, en la
parte del formato datos de la cuenta a incluir (para uso exclusivo del Banco). Una vez
diligenciado por la Tesorería respectiva debe ser enviado para aprobación y firma por
la entidad financiera en donde se realizó la apertura de la cuenta bancaria, y recibirlo
nuevamente para continuar el trámite.
Ver formato Cuenta reportada para la exención del Gravamen a los Movimientos
Financieros - Dirección del Tesoro Nacional (Anexo 2)
II.
El tesorero debe enviar a la División Nacional de Gestión de Tesorería los siguientes
documentos para que el auxiliar de esta División elabore certificación para firma del
Señor Rector. Se deberá tener en cuenta que dicha certificación debe ir con destino al
Ministerio de Educación Nacional:
 Certificación suscrita por el el funcionario delegado en el artículo 3 de la Resolución
de Rectoría No. 1427 de 2015 y el respectivo Tesorero donde conste que en la
cuenta bancaria relacionada es de uso exclusivo para el manejo de recursos de la
Nación.
 Formato establecido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público - Dirección del
Tesoro Nacional, para solicitar que la cuenta bancaria sea exenta del Gravamen a
los Movimientos Financieros, debidamente diligenciado y aprobado por la entidad
financiera en donde se realizará la apertura de la cuenta bancaria.
 Certificación expedida por la entidad financiera, con la información de la cuenta
bancaria.
III.
Una vez se cuente con la Certificación del Señor Rector, el auxiliar de la División
Nacional de Gestión de Tesorería debe elaborar comunicación para la firma del
Gerente Nacional Financiero y Administrativo y dirigida al Ministerio de Educación
Nacional en la que se adjunta la documentación que se relaciona a continuación:
 Certificación juramentada debidamente firmada por el Señor Rector.
 Formato establecido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público - Dirección del
Tesoro Nacional, para solicitar que la cuenta bancaria sea exenta del Gravamen a
los Movimientos Financieros, diligenciado por la respectiva Tesorería y entidad
financiera, en original y completamente diligenciado.
 Certificación expedida por la entidad financiera, con la información de la cuenta
bancaria.
 Copia del RUT de la Universidad Nacional de Colombia.
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IV.
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El Gerente Nacional Financiero y Administrativo debe notificar a la Tesorería solicitante
al interior de la Universidad, respecto a la aprobación para la marcación de la cuenta
bancaria como exenta del Gravamen a los Movimientos Financieros para el manejo de
recursos Nación, una vez el Ministerio de Educación notifique a la Gerencia Nacional
Financiera y Administrativa la aprobación de la cuenta bancaria como exenta del GMF.
b. Para manejo de recursos de UNISALUD:
El tesorero de Unisalud debe enviar a la División Nacional de Gestión de Tesorería certificación
suscrita por el funcionario delegado en el artículo 3 de la Resolución de Rectoría No. 1427 de
2015 y el respectivo Tesorero de Unisalud donde conste que la cuenta bancaria relacionada es
de uso exclusivo para el manejo de recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud
de UNISALUD.
El auxiliar de Tesorería de la División Nacional de Gestión de Tesorería debe elaborar
certificación con destino a la la entidad financiera donde se abrió la cuenta bancaria, para firma
del Señor Rector.
El tesorero de Unisalud una vez cuente con la certificación firmada por el Señor Rector la debe
adjuntar a la comunicación que debe enviar a la entidad financiera informando que la cuenta
bancaria relacionada es de uso exclusivo para el manejo de los recursos de UNISALUD y por lo
tanto solicita sea exenta del GMF.
c. Para manejo de recursos de Convenios de Cooperación Internacional:
El tesorero debe enviar a la entidad financiera comunicación suscrita por el funcionario delegado
en el artículo 3 de la Resolución de Rectoría No. 1427 de 2015 y el respectivo Tesorero donde
conste que la cuenta bancaria relacionada es de uso exclusivo para el manejo de los recursos
del Convenio de Cooperación Internacional y por lo tanto solicita sea exenta del GMF. Se debe
adjuntar de la “Guía de exención tributaria Convenios de Cooperación Internacional” copia
de la Certificación de Exención de Impuestos suscrita por el Señor Rector.
Ir a la Guía Exención tributaria Convenios de Cooperación Internacional
d. Para manejo de recursos de convenios o contratos que provienen de recursos cuya
naturaleza es exenta del GMF:
El tesorero debe enviar a la entidad financiera certificación suscrita por el funcionario delegado
en el artículo 3 de la Resolución de Rectoría No. 1427 de 2015 y el respectivo Tesorero donde
conste que la cuenta bancaria relacionada es de uso exclusivo para el manejo de los recursos
del convenio xxxx suscrito con la entidad xxx y que dada la naturaleza del origen de los mismos
se solicita la exención del GMF. Se debe adjuntar copia del convenio o contrato para que la
entidad financiera evalúe si procede la exención del GMF. Ir al numeral 3, Solicitar a la entidad
financiera apertura de cuenta bancaria y tarjetas para registro de firmas.
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2. Saldar cuentas bancarias o FICS
1. Evaluar la solicitud de autorización para saldar cuenta bancaria o FICS
El Gerente Nacional Financiero y Administrativo debe evaluar la solicitud de autorización para saldar
cuenta bancaria o FICS enviada en comunicación escrita por los funcionarios delegados en el artículo 3
de la Resolución de Rectoría No. 1427 de 2015.
Para el caso de cuentas bancarias donde se manejen recursos con destinación específica (Contratos o
Convenios) se debe anexar copia de la liquidación del contrato.
Para el caso de cuentas inactivas que deben ser saldadas para evitar que se configuren en cuentas
abandonadas, se debe anexar la información de las gestiones realizadas ante quien correspondía según
sea el caso, a fin de lograr su cancelación de manera oportuna.
Cuando la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa, conforme a lo establecido en la Circular de
entidades autorizadas para invertir recursos, considere que la entidad financiera representa un alto
riesgo para el manejo de los recursos de la Universidad, recomendará al delegado que adelante el
trámite necesario para saldar las cuentas bancarias o FICS abiertas en dicha entidad.
2. Informar si fue aprobada o no la solicitud de autorización para saldar cuenta
bancaria o FICS
El Gerente Nacional Financiero y Administrativo debe enviar comunicación escrita al funcionario
delegado en el artículo 3 de la Resolución de Rectoría No. 1427 de 2015, informando respecto a la
autorización de saldar cuenta bancaria o FICS.
En el caso en que no sea autorizada dicha solicitud se deberá informar los motivos por los cuales no se
aprobó.
3. Solicitar a la entidad financiera saldar cuenta bancaria o FICS
El funcionario delegado en el artículo 3 de la Resolución de Rectoría No. 1427 de 2015, una vez
aprobada la autorización para saldar una cuenta bancaria o FICS por parte de la Gerencia Nacional
Financiera y Administrativa, debe solicitar, mediante comunicación escrita a la entidad financiera, la
cancelación de la cuenta bancaria. Esta comunicación debe incluir la siguiente información:
a. Tipo de cuenta solicitada (ahorro, corriente, FICS).
b. Denominación de la cuenta según corresponda.
c. Si los recursos son exentos del GMF por corresponder a Recursos Nación se debe adjuntar el
respectivo soporte de exclusión de la cuenta como exenta del GMF. Ir al numeral 5, Elaborar,
diligenciar y enviar documentación para excluir la cuenta como exenta del GMF (recursos
nación).
d. De tratarse de cuentas corrientes, se debe efectuar la devolución de los cheques no utilizados
(en blanco). En caso de no ser recibidos por la entidad financiera, éstos deben ser eliminados
por el tesorero.
Ir al instructivo Anular cheques en blanco
FICS
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e. Solicitud de expedición de certificación por parte de la Entidad financiera indicando que la cuenta
bancaria o FICS ya fue saldada.
4. Efectuar los trámites para saldar cuentas bancarias o FICS
El tesorero debe realizar los siguientes trámites para saldar la cuenta bancaria, en un término no mayor
a sesenta (60) días:
a. En el caso de cuentas inactivas se deben trasladar los saldos a una cuenta bancaria que maneje
recursos del regulado del Nivel Nacional, Sede, Facultad o Unidad Especial, según corresponda,
con el debido registro a fin de realizar el seguimiento y control de estos recursos.
b. Efectuar la conciliación bancaria la cual debe estar sin partidas pendientes por depurar, con saldo
en ceros y sin deudas pendientes (retenciones, comisiones, etc.) por parte del banco con cargo a
esa cuenta.
c. Anular los cheques en blanco cuando se trata de una cuenta corriente.
Ir al instructivo Anular cheques en blanco
d. Debe solicitar, a más tardar a los tres (3) días hábiles siguientes a la terminación del contrato de
cuenta bancaria, a través del formato “Información para abrir o saldar cuentas bancarias y
FICS”, debidamente diligenciado a Soporte SGF – QUIPU la inactivación de la cuenta bancaria o
FICS. El incumplimiento de éste trámite dará lugar a la suspensión de apertura de nuevas cuentas
bancarias.
Ver formato Información para abrir o saldar cuentas bancarias y FICS
De igual manera el tesorero respectivo debe enviar a la División Nacional de Gestión de Tesorería el
formato “Información para abrir o saldar cuentas bancarias y FICS”, debidamente diligenciado para
que el auxiliar de la División Nacional de Gestión de Tesorería ingrese en el Formato “Seguimiento y
Control de Cuentas Bancarias” la información de novedades de la(s) cuenta(s)
bancaria(s) o FICS
de la Universidad.
Ver formato Seguimiento y Control de Cuentas Bancarias y FICS
Fin del Instructivo
FICS
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5. Elaborar, diligenciar y enviar documentación para excluir la cuenta como exenta
del GMF (recursos nación).
a. El tesorero debe elaborar y enviar comunicación escrita a la Gerencia Nacional Financiera y
Administrativa en donde solicite que se realice el trámite ante el Ministerio de Educación
Nacional, para excluir la cuenta bancaria como exenta del Gravamen a los Movimientos
Financieros, adjuntando:
 El formato establecido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público - Dirección del Tesoro
Nacional, de cuentas bancarias reportadas para la exención del Gravamen a los
Movimientos Financieros, que tenga diligenciados los datos de la cuenta a excluir.
 Certificación expedida por la entidad financiera, con la información de la cuenta bancaria de
la cual se va a solicitar que sea excluida como cuenta exenta del Gravamen a los
Movimientos Financieros.
Ver Formato Cuenta reportada para la exención del Gravamen a los Movimientos
Financieros - Dirección del Tesoro Nacional (Anexo 2)
b. El Gerente Nacional Financiero y Administrativo debe enviar al Ministerio de Educación Nacional,
oficio remisorio en el cual se efectúa la solicitud del trámite para saldar la cuenta bancaria, con
su respectiva justificación, adjuntando los documentos enviados por el tesorero y copia del RUT
de la Universidad Nacional de Colombia.
5. El Gerente Nacional Financiero y Administrativo debe notificar a la Tesorería solicitante al interior de la
Universidad, respecto a la aprobación de saldar la cuenta bancaria exenta del Gravamen a los
Movimientos Financieros para el manejo de recursos de la Nación, una vez el Ministerio de Educación
notifique a la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa, que la cuenta bancaria fue excluida como
cuenta exenta del Gravamen a los Movimientos Financieros. Ir al numeral 3, Solicitar a la entidad
financiera saldar cuenta bancaria o FICS.
Fin del instructivo
ELABORÓ
María
Elvira
García
Audith Conde Falon
REVISÓ
CARGO
Jefe División Nacional
de Gestión de Tesorería
Asistente administrativo
División Nacional de
Gestión de Tesorería
CARGO
FECHA
Abril 13 de 2016
FECHA
Áreas de Tesorería o
dependencias que hagan
sus
veces
de
la
Universidad Nacional de
Colombia, Cielo Murcia
Moreno
Tesorero,
auxiliar
de
Tesorería
o
quienes
ejercen
este
rol,
contratista de la Gerencia
Nacional Financiera y
Administrativa.
Mayo 19 de 2016
APROBÓ
Gerardo
Mejía Alfaro
Ernesto
CARGO
Gerente
Nacional
Financiero
y
Administrativo
FECHA
Mayo 26 de 2016

Abrir saldar cuentas bancarias - Gerencia Nacional Financiera y

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