P-GA-2 Gestion de Proveedores

Código: P-GA-2
PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE PROVEEDORES
PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA
Versión:
1
Fecha: 15- Julio-2014
Página: 1 de 8
1. OBJETIVO
Definir los lineamientos para realizar la inscripción, evaluación y desarrollo de
proveedores con el fin de asegurar una eficiente gestión de compras y una adecuada
alineación de los proveedores con las estrategias de la Fundación FES.
2. ALCANCE
Incluye desde la inscripción, la evaluación, el desarrollo y el seguimiento al desempeño
de los proveedores.
3. DEFINICIONES

Criterios de evaluación: Son los requisitos que debe cumplir el proveedor
para obtener la calificación que le permita ser proveedor de la Fundación FES.
Los criterios de evaluación s definen para para cada tipo de proveedor.

Evaluación inicial: Es aquella evaluación que se realiza al proveedor, solo una
vez, cuando haya cumplido con la entrega del bien y/o servicio.

Evaluación de proveedores: Consiste en valorar el desempeño de los
proveedores con el fin de garantizar los criterios establecidos por la Fundación
para la compra de sus bienes y/o servicios.

Inscripción del proveedor: Trámite que consiste en registrar al proveedor en
una base de datos de proveedores.

PMO: Oficina de proyectos.

Proveedor: Aquel que suministra un bien o servicio a la Fundación FES.

Proveedor de proyecto: Corresponden a los colaboradores que prestan sus
servicios a la Fundación FES por medio de un contrato de prestación de
servicios para la ejecución de un proyecto..

Proveedor confiable: Son aquellos que cuentan con un puntaje de 4 a 5
puntos en la evaluación de proveedores.

Proveedor aceptable con compromiso: son aquellos que tienen un puntaje
de 3.6 a 3.9 puntos en la evaluación de proveedores y se establecen
compromisos entre las partes para dar cumplimiento al compromiso del servicio.

Proveedor no confiable: son aquellos que tienen un puntaje inferior a 3.5
puntos en la evaluación de proveedores. La aprobación del servicio, si se llega a
dar, debe ser autorizado por el Director Administrativo y Financiero.
Código: P-GA-2
PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE PROVEEDORES
PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA
Versión:
1
Fecha: 15- Julio-2014
Página: 2 de 8

Proveedor activo: Son aquellos que se encuentran vigentes en la Fundación.

Proveedor inactivo: Son aquellos que han dejado de prestar el servicio
durante más de un año.

Tipo de Proveedores: Se definen para la Fundación FES los siguientes tipos
de proveedores:

Tipo A- Proveedor de proyectos: Corresponden a profesionales,
personal de apoyo en los proyectos desarrollado por la Fundación.

Tipo B- Servicio de consultoría: Son empresa que proveen servicios de asesoría
en tema estratégico y organizacional.

Tipo C- Equipos y Accesorios: Corresponde a empresas que proveen equipos de
cómputo, impresoras, accesorios, software, hardware, cámaras de seguridad,
aires a condicionados y demás equipos que se requieran.

Tipo D- Elementos de Oficina: Son empresas que proveen elementos de
papelería, de cafetería, muebles y enseres, elementos de dotación de personal.

Tipo E- Servicios de Mantenimiento y Otros: Empresas que prestan los servicios
de mantenimiento de equipos o accesorios y elementos de oficina, presta los
servicios de impresión y logística.

Resultado de calificación: Consiste en el rango de puntuación obtenido para
cada proveedor en su evaluación.
asesores y
4. RESPONSABLE

El Coordinador y colaboradores de la PMO es la responsable de gestionar la
inscripción, la evaluación de los proveedores y el desarrollo de éstos.

El Director Administrativo y Financiero es responsable de validar y aprobar la
inscripción de proveedores Tipo B, C, D y E y registrarlo en el listado de
proveedores F-GA-4. De realizar la evaluación de desempeño los proveedores
asignados o que le corresponde evaluar.

El Coordinador de la PMO es el responsable de validar y aprobar la inscripción de
proveedores Tipo A y registrarlos en el listado de proveedores de proyectos F-GA-5,
y de realizar la evaluación de desempeño de los proveedores asignados.
Código: P-GA-2
PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE PROVEEDORES
PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA
Versión:
1
Fecha: 15- Julio-2014
Página: 3 de 8
5. CONDICIONES

En el formato de Inscripción de Proveedores F-GA-3, se define la
documentación que debe anexar el proveedor para iniciar la validación de la
información y su registro en el listado de proveedores.

La PMO y el Director Administrativo y Financiero son los responsables del
manejo del formato Listado y Evaluación de Proveedores F-GA-4 y del Listado y
Evaluación de Proveedores de Proyectos F-GA-5.

Los criterios de evaluación de proveedores se encuentran definidas en el
Listado y Evaluación de Proveedores F-GA-4 y en el Listado y Evaluación de
Proveedores de Proyectos F-GA-5. En cada listado se registra la evaluación.
6. DESARROLLO DE ACTIVIDADES
6.1
Realizar la inscripción del proveedor
6.1.1 Suministrar el formato de inscripción de proveedores
El Coordinador o colaboradores de la PMO suministran el formato Inscripción de
Proveedores F-GA-3 a los proveedores que estén interesados en ofrecer o prestar sus
servicios a la Fundación FES. En el formato se indica la documentación requerida para
la inscripción y su respectivo registro en el listado de proveedores F-GA-4 o si son
proveedores de proyectos se registran en el formato F-GA-5.
El Coordinador o colaboradores de la PMO reciben el formato de Inscripción de
Proveedores F-GA-3 y verifica que se encuentre totalmente diligenciado y con la
documentación requerida; de lo contrario le comunica al proveedor la devolución de la
inscripción y lo invita a completarla.
6.1.2 Validar información de la inscripción
Si la inscripción es del tipo A- proveedor de proyectos, se envía la inscripción como
proveedor con la documentación completa al Coordinador de PMO, si corresponde a los
otros tipos de proveedores (B, C, D y E), se envía al Director Administrativo y
Financiero.
Ambos realizan la revisión del formato de Inscripción de Proveedor F-GA-3 y sus
respectivos soportes, con el fin de validar la información contenida en ellos. Para el
caso de proveedores de proyectos, el Coordinador de la PMO verifica los aspectos
tributarios conforme a la actividad económica del proveedor, enviando al área de
contabilidad copia del RUT para su validación.
Código: P-GA-2
PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE PROVEEDORES
PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA
Versión:
1
Fecha: 15- Julio-2014
Página: 4 de 8
6.1.3 Realizar inscripción y registro en el listado de proveedores
Una vez el Director Administrativo y Financiero o el Coordinador de PMO verifican la
información, cada uno define la aprobación de la inscripción del proveedor que le
corresponda, incluyéndolo en el listado de proveedores correspondiente.
Si es un proveedor de proyectos, el Coordinador de PMO lo registra en el formato
Listado y evaluación de proveedores de proyectos F-GA-5; si corresponde a los otros
tipos de proveedores, el Director Administrativo y Financiero clasifica el tipo de
proveedor y lo registra en el formato Listado y evaluación de Proveedores F-GA-4.
De esta manera, se puede realizar el seguimiento de evaluaciones y actualización de la
información cada vez que se considere.
6.1.4 Conservar la documentación del proveedor
La documentación de inscripción de proveedores de proyectos está custodiada por el
Coordinador de PMO y la documentación de los otros tipos de proveedores, se
conserva en la carpeta de proveedores que se encuentra custodiada por el Director
Administrativo y Financiero.
6.2 Realizar inducción/reinducción a los proveedores
Con el fin de alinear y comprometer a los proveedores en el cumplimiento de los
objetivos estratégicos, la Fundación FES identifica los proveedores críticos para la
prestación de sus servicios; a dichos proveedores se les realiza un proceso de
inducción y reinducción sobre los temas planteados en al procedimiento de Inducción,
Re inducción y Capacitación P-GH-2, además de otros temas mencionados a
continuación.

Sensibilización respecto a la importancia de su papel en la productividad,
competitividad y sostenibilidad en toda la cadena de valor de la Fundación.

Política del pago oportuno a los proveedores.

Capacitación en temas de interés a aquellos proveedores que se consideran
críticos y que han acompaño a la Fundación FES en diferentes proyectos.

Realizar retroalimentación de las evaluaciones realizadas para generar acciones
de mejoramiento continua.

Facilitar canales de comunicaciones y alianzas estratégicas de la Fundación para
promover a los proveedores así como sus productos y servicios.

Invitación a los proveedores de proyectos activos a participar en actividades del
programa de bienestar generadas por la Fundación.
Código: P-GA-2
PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE PROVEEDORES
PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA
Versión:
1
Fecha: 15- Julio-2014
Página: 5 de 8

Invitación a los proveedores de proyectos a formar parte como aliados
estratégicos.

Orientación tributaria para el cumplimiento de la normatividad vigente.

Sensibilización sobre
procedimientos.
el
Sistema
de
Gestión
Integral,
sus
políticas
y
6.3. Realizar la evaluación del proveedor
La evaluación de proveedores se realiza en el formato Listado y evaluación de
Proveedores F-GA-4 y para los proveedores de proyectos se realiza en el formato
Listado y evaluación de proveedores de proyectos F-GA-5.
Se realizan dos evaluaciones:
La evaluación inicial, es de carácter obligatorio, en la cual se evalúa al proveedor
después de la primera adquisición del bien o prestación del servicio. Solo se realiza
cuando se ha comprado por primera vez al proveedor. Y la evaluación anual, donde se
evalúa a todos los proveedores que se encuentren activos durante el periodo a
evaluar.
Todas las evaluaciones las realizan los solicitantes de los bienes y/o servicios.
El Director Administrativo y el Financiero y el Coordinador de PMO programan las
fechas para realizar la evaluación anual de los proveedores e informan a los
evaluadores el periodo que les corresponde registrar en el formato.
6.3.1 Realizar evaluación inicial y anual de los proveedores Tipo B, C, D y E.
El responsable de cada área o quien haya recibido o supervisado el bien y/o servicio,
realiza la evaluación inicial de la siguiente manera:
Se evalúan los criterios definidos en el campo de criterios de evaluación inicial en el
formato Listado y evaluación de Proveedores F-GA-4, se toma la calificación y
observaciones dadas en la recepción del bien o servicio y se registra la fecha de la
evaluación, quien la realizó, el ponderado y el resultado de calificación.
La evaluación se realiza en el formato Listado y evaluación de Proveedores F-GA-4,
campo de Criterios de evaluación anual. Solo se evalúa a los proveedores que se
encuentran activos durante el año y que son considerados críticos para la prestación
del servicio de la Fundación, si es un proveedor inactivo no se les evalúa y continúa
con el mismo valor de la evaluación anterior.
Código: P-GA-2
PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE PROVEEDORES
PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA
Versión:
1
Fecha: 15- Julio-2014
Página: 6 de 8
Según los resultados obtenidos en la evaluación anual, se define continuar o no con la
relación comercial con el proveedor y si el resultado no es el ideal, se define una
acción correctiva, según el procedimiento Formulación de Acciones Correctivas,
Preventivas o de Mejora P-GMC-6.
6.3.2 Realizar evaluación inicial y anual de los proveedores Tipo A
Para los proveedores tipo A, que corresponde a los proveedores de proyectos, se les
realiza la evaluación inicial una vez finalice con el objeto del primer contrato. Si el
contrato es superior a un año, se le realiza la evaluación inicial al 60% de ejecución
del contrato y posteriormente se realiza la evaluación anual.
El responsable del proyecto, califica de acuerdo con el cumplimiento de las
obligaciones contractuales. La evaluación se realiza en el campo Criterios de
evaluación inicial del formato Listado y evaluación de proveedores de proyectos F-GA5.
Para realizar la evaluación anual de proveedores, el Coordinador de PMO realiza la
programación de la evaluación anual de proveedores de proyectos, e informa a los
responsables del proyecto el inicio de la evaluación en el formato Listado y evaluación
de proveedores de proyectos F-GA-5, en el campo de Criterios de evaluación anual.
Según los resultados obtenidos, se decide continuar o no con el proveedor, si es
necesario se establece una acción correctiva en el Formato F-GMC-16, según el
procedimiento Formulación de Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora P-GMC-6.
Nota: Si después de la evaluación inicial, el proveedor no ha continuado con otros
proyectos durante el año, no se le realiza evaluación anual, por lo tanto, se le tiene en
cuenta el puntaje de la evaluación inicial realizada para un próximo proceso de
selección de proveedores.
6.4. Generar informe de evaluación de proveedores e informar resultados
Una vez se finalice con la evaluación anual de proveedores, el Director Administrativo
y Financiero realiza el informe de los resultados de evaluación de los proveedores Tipo
B, C, D y E y el Coordinado de PMO realiza el informe para los proveedores de tipo Aproveedores de proyectos.
El informe contiene los datos estadísticos de la evaluación, su análisis, las lecciones
aprendidas y las acciones de mejora, el informe es revisado por el Director Ejecutivo.
El puntaje de la calificación es informado a los proveedores vía correo electrónico. Si
los resultados no son los deseables se realiza reunión conjunta para la formulación de
la acción correctiva, preventiva y de mejora, recibiendo el compromiso del proveedor
en su implementación.
Código: P-GA-2
PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE PROVEEDORES
PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA
Versión:
1
Fecha: 15- Julio-2014
Página: 7 de 8
6.5. Actualizar el listado de proveedores
Después de realizarse la evaluación anual de proveedores, el Director Administrativo y
Financiero y el Coordinador de PMO, realizan la actualización del formato Listado y
Evaluación de Proveedores F-GA-4 y el formato Listado y Evaluación de Proveedores
de Proyectos F-GA-5.
En la actualización, se define si el proveedor se encuentra activo o inactivo, de esta
manera se crea copia del listado de proveedores actualizada para generar otra hoja de
cálculo en el mismo archivo (libro) e iniciar con las evaluaciones del siguiente año.
6.6. Realizar Desarrollo de proveedores
Teniendo como base los planes de mejoramiento producto de las evaluaciones de los
proveedores, la Fundación determina en cuales casos y sobre qué temas específicos se
podría realizar un acompañamiento para su implementación fortaleciendo las sesiones
de inducción, reinducción requeridas.
6.7 Formular
Aprendidas
Acciones
Correctivas,
Preventivas,
Mejora
y
Lecciones
El Director Administrativo y Financiero y el Coordinador de la PMO, verifican el
cumplimiento del presente procedimiento, en el caso de identificarse brechas en el
cumplimiento u oportunidades de mejora, se formulan las acciones correctivas,
preventivas o de mejora a través del procedimiento P-GMC-6 y/o lecciones aprendidas
a través del procedimiento P-GCO-1 Gestión de Conocimiento.
FIN.
7.ANEXOS
No Aplica.
CONTROL DE CAMBIOS
Versión del
Documento
1
Descripción
del Cambio
Motivo del
cambio
Fecha del
cambio
Aprobado
por
Creación
______
15 de Julio de
2014
Director
Administración
y Financiero.
Código: P-GA-2
PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE PROVEEDORES
PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA
Versión:
1
Fecha: 15- Julio-2014
Página: 8 de 8
CONTROL DEL DOCUMENTO
Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:
Nombre: Olga Mildred
Charry.
Nombre: Olga Mildred
Charry.
Nombre: Máximo Adrián Luna
Valencia.
Cargo: Coordinadora de
Planeación y Calidad.
Cargo: Coordinadora de
Planeación y Calidad.
Cargo: Director Administrativo
y Financiero.
Firma:
Firma:
Firma: