Manual de Beneficios Socioeconómicos
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Manual de Beneficios Socioeconómicos
UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos PARTICIPACIÓN Y APROBACIÓN Por la Dirección General de Personal Profa. Betsy Hurtado Directora General de Personal Lic. Vicente Losito Fernández Jefe de la Unidad de Relaciones Laborales Por la Dirección General de Planificación y Desarrollo Dra. Miriam Quintana de Robles Directora General de Planificación y Desarrollo Lic. Belkys Contreras Rivas Jefe de la Unidad de Organización y Sistemas Lic. Alejandra Martínez Analista Responsable Código: ABSE-01 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 1/7 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos TABLA DE CONTENIDO Base Legal 4/7 Descripción del Proceso Administración de Beneficios Socioeconómicos 5/7 Normas Generales 6/7 Flujo Narrativo de los Procedimientos: Solicitud de Afiliación al Sistema de Hospitalización, Cirugía y Maternidad (HCM), Gastos Mortuorios, Seguro de Vida y Accidentes del Personal Docente, Administrativo y Obrero. 1/22 Actualización del Registro de Afiliados en el Sistema de Hospitalización, Cirugía y Maternidad (HCM), Gastos Mortuorios, Seguro de Vida y Accidentes del Personal Docente, Administrativo y Obrero. 1/6 Solicitud de Activación del Fondo de Contingencia Médica para el Personal Docente, Administrativo y Obrero de la UPEL. 1/9 Tramitación de Pago de Reembolso por Contingencia Médica 1/9 Tramitación de Pago por Seguro de Vida y Accidentes Personales para el Personal Docente, Administrativo y Obrero de la UPEL . Desincorporación del (la) Afiliado(a) del Registro de Hospitalización, Cirugía y Maternidad (HCM), Gastos Mortuorios, Seguro de Vida y Accidentes del Personal Docente, Administrativo y Obrero de la UPEL. 1/12 Tramitación de Pago de Beneficios Socioeconómicos Contractuales para el Personal Docente, Administrativo y Obrero de la UPEL. 1/8 Tramitación del Beneficio de Guardería Infantil del Personal Docente, Administrativo y Obrero de la UPEL. 1/7 Otorgamiento de Becas a los Hijos del Personal Administrativo y Obrero de la UPEL. 1/14 Dotación de Juguetes a los Hijos del Personal Administrativo y Obrero de la UPEL. 1/5 Dotación de Uniformes para el Personal Administrativo Femenino y Obrero de la UPEL. 1/10 Administración del Plan Vacacional 1/17 Implementación del Beneficio Bono Salud/ Bono Familiar de Alimentación para el personal Jubilado/ Pensionado de la UPEL. 1/2 Implementación del Beneficio de Alimentación para el Personal de la UPEL 1/8 Tramitación de Jubilación 1/15 Código: ABSE-01 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS 1/12 Página: 2/7 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Tramitación y Pago de Pensión de Incapacidad Absoluta y Permanente ante la UPEL 1/15 Tramitación de Pensión de Sobrevivientes 1/14 Tramitación de Fe de Vida 1/5 Otorgamiento de Condecoraciones por Años de Servicio al Personal Administrativo y Obrero de la UPEL. 1/6 Afiliación del (la) Trabajador(a) al Régimen del Seguro Social Obligatorio 1/6 Actualización del Registro del (la) Trabajador(a) Afiliado(a) en el Seguro Social Obligatorio 1/7 Control de Reposos Médicos 1/11 Tramitación de Incapacidad Expedida por el Seguro Social Obligatorio 1/8 Tramitación de Factura de Cotizaciones en el Seguro Social Obligatorio 1/3 Glosario de Términos Código: ABSE-01 1/8 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 3/7 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos BASE LEGAL Constitución de la República Bolivariana de Venezuela. Gaceta Oficial Nº 5.453 extraordinaria de fecha 24 de marzo de 2000. Ley del Estatuto de la Función Pública. Gaceta Oficial Nº 37.522 de fecha 06 de noviembre de 2002. Ley Contra la Corrupción Gaceta Extraordinaria N° 5.637 de fecha 07 de Abril de 2005. Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal. Gaceta Oficial Nº 37.347 de fecha 17 de diciembre de 2001. Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos. Gaceta Oficial Nº 2.818 de fecha 1 de junio de 1981. Ley Orgánica del Trabajo Gaceta Oficial Nº 5.152 Extraordinario del 19 de Junio de 1997. Reglamento General de la Ley de Carrera Administrativa Gaceta Oficial Nº 4.332 Extraordinario del 31 de Octubre de 1991. Reglamento de la Ley Orgánica del Trabajo Gaceta Oficial Nº 38.528 del 22 de Septiembre de 2006. Reglamento General de la Universidad Pedagógica Experimental Libertador. Gaceta Oficial Nº 5.499 Extraordinario de fecha 10 de Noviembre de 2000. Reglamento del Personal Académico de la UPEL (2005-2006). Resolución N° 97.181.137 de fecha 26 de Abril de 1997. Reglamento de Jubilaciones y Pensiones de la UPEL. Resolución N° 2011.360.3875 de fecha 18 de Mayo de 2011. Reforma Parcial del Reglamento para el Otorgamiento de Becas para los Hijos de los Trabajadores Administrativos, Técnicos y Obreros de la UPEL. Resolución N° 92.118.66 de fecha 27 de Enero de 1992. Tercera Acta Convenio de los Trabajadores Administrativos de la Universidad Pedagógica Experimental Libertador (Enero 1996). Convención Colectiva de Trabajo suscrita en el marco de una reunión Normativa Laboral para los Trabajadores Administrativos de las Universidades Nacionales e Institutos y Colegios Universitarios (2008-.2010). Normativa Laboral del Sector Obrero de la Educación Superior (2004-2006). Normativa Laboral del Sector Obrero de la Educación Superior (2008-2010). Contrato Colectivo del Personal Obrero de la UPEL (1991). Convención Colectiva del Personal Obrero al Servicio de las Universidades Nacionales y de las Oficinas Técnicas Auxiliares del Consejo Nacional de Universidades (1997-1999). IV Acta Convenio de Condiciones de Trabajo para el Personal Académico de la UPEL. Decreto Ley sobre Simplificación de Trámites Administrativos. Gaceta Oficial Nº 5.891 de fecha 31 de Julio de 2008. Condicionado que regula las coberturas del HCM (2011). Requisitos para la Emisión de los Certificados de Incapacidad y Solicitud de Pago de las Indemnizaciones Diarias por Incapacidad Temporal para el Trabajo (Oficio N° 166 del mes de marzo de 2011, emanado de la Presidencia del Instituto Venezolano de los Seguros Sociales). Código: ABSE-01 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 4/7 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Descripción del Proceso La Administración de Beneficios Socioeconómicos del Personal de la Universidad Pedagógica Experimental Libertador es un proceso orientado a coordinar y regular el establecimiento de un sistema de administración de los beneficios derivados de la normativa legal y contratación colectiva. A tal efecto, enuncia las atribuciones, facultades y obligaciones que deberán poner en práctica tanto las autoridades como la Dirección General de Personal con respecto a la gestión, tramitación y otorgamiento de los mismos de manera clara y ajustada a las bases legales y normativas que garanticen la correcta y oportuna aplicación de los aspectos que rigen la prestación de los beneficios a los trabajadores de la Universidad. Por otra parte, este proceso contiene la descripción secuencial de las actividades y acciones relacionadas con cada uno de los beneficios socioeconómicos de ley y contractuales; en atención a lo establecido en las disposiciones legales vigentes que rigen la materia, las diferentes normativas y acuerdos por tipo de personal, según corresponda. Código: ABSE-01 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 5/7 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Normas Generales 1.La Universidad Pedagógica Experimental Libertador (UPEL) otorgará a sus trabajadores(as) los beneficios socioeconómicos, establecidos en el contrato colectivo y actas convenios vigentes de cada tipo de personal. 2.La UPEL a través de la Dirección General de Personal/ Unidad de Personal se compromete a ejecutar los procedimientos relacionados con los compromisos contractuales contraídos por la Universidad con sus trabajadores. 3.La Dirección General de Personal/ Unidad de Personal mediante la Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social es la dependencia responsable de orientar y suministrar la información relacionada a la administración de beneficios socioeconómicos contenidos en este Manual a todo el personal de la Universidad Pedagógica Experimental Libertador. 4.La Dirección General de Personal/ Unidad de Personal mediante la Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social es la dependencia responsable de dar asesoría permanente en todo lo relacionado a beneficios socioeconómicos cuya aplicación se derive de lo establecido tanto en el marco jurídico como en el marco contractual con el objeto de garantizar al trabajador el mejoramiento de su calidad de vida y la de su carga familiar. 5. Los beneficios socioeconómicos son aquellas facilidades, comodidades, ventajas y servicios que la Universidad ofrece a sus trabajadores. Estos beneficios pueden ser financiados total o parcialmente por la Universidad. Su función es mantener y aumentar la fuerza laboral dentro de un nivel satisfactorio de moral y productividad; así como también, ahorrarle esfuerzos y preocupaciones a los trabajadores y a su carga familiar. 6. El pago de beneficios socioeconómicos contractuales al trabajador se hará mensual, de manera especial o extraordinaria de acuerdo a la periodicidad que establezcan las disposiciones vigentes, considerando el tipo de personal (Docente, Administrativo y Obrero). 7. El beneficio de Hospitalización, Cirugía y Maternidad tiene como objetivo principal la prevención y atención de la salud del funcionario/trabajador universitario y sus familiares, cubriendo los gastos de asistencia médica y hospitalaria. Código: ABSE-01 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 6/7 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos 8. Son beneficiarios de la contingencia médica los trabajadores (Docentes, Administrativos y Obreros) y su respectiva carga familiar debidamente registrada en la Dirección General de Personal/ Unidad de Personal (Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social) que se encuentren afiliados al Sistema HCM convenido entre la Universidad y los trabajadores, según lo establecido en las respectivas Actas Convenio. 9. El personal Docente, Administrativo y Obrero que pertenezcan a la Universidad en condición de personal fijo y contratado se encuentra sujeto a la afiliación del Régimen del Seguro Social Obligatorio y sus familiares. 10. La Universidad como sus empleados sujetos al régimen del Seguro Social Obligatorio, están en la obligación de pagar la parte de cotización que determine el Ejecutivo Nacional para unos y para otros. 11. La Universidad deberá entregar al Instituto Venezolano de los Seguros Sociales su cuota y la de sus trabajadores en la oportunidad y condiciones que establezca el Reglamento. 12.Los funcionarios de la Unidad de Relaciones Laborales, deberán notificar por escrito a la Dirección General de Personal así como a la Unidad de Organización y Sistemas de la Dirección General de Planificación y Desarrollo, cualquier sugerencia, modificación que pueda afectar el contenido del Manual, en la búsqueda de garantizar la vigencia y funcionalidad del mismo. 13.El Manual de Normas y Procedimientos se evaluará periódicamente en atención a los nuevos avances de la tecnología de la información y la comunicación con el fin de responder a las necesidades que vayan surgiendo en torno a esta importante actividad de la Gerencia Universitaria. Código: ABSE-01 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 7/7 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Solicitud de Afiliación al Sistema de Hospitalización, Cirugía y Maternidad (HCM), Gastos Mortuorios, Seguro de Vida y Accidentes del Personal. A.- Objetivo. – Determinar los lineamientos y pasos a seguir para un adecuado registro de la afiliación del (la) trabajador(a) que labora en la Universidad Pedagógica Experimental Libertador (UPEL), y su carga familiar, en el Sistema de Coberturas administradas de Hospitalización, Cirugía y Maternidad, Gastos Mortuorios, Seguro de Vida y Accidentes Personales, de acuerdo con lo establecido por ley, Reglamentos y Actas Convenio vigentes. B.- Alcance. - Es de carácter general y rige para el personal Docente, Administrativo y Obrero de la UPEL, que cumple funciones en la misma y contempla desde el llenado de la solicitud de afiliación a las diferentes coberturas por parte del (la) trabajador(a) hasta la incorporación en la Base de Datos de las Unidades Administradoras de tales beneficios. C.- Unidad Responsable. - Unidad de Relaciones Laborales/ Sección Relaciones Laboral Social D.- Unidades Involucradas. - Dirección General de Personal/ Unidad de Personal. Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social. Unidad/ Sección de Registro y Control Unidad Administradora del Beneficio Personal Docente/ Administrativo y Obrero. Código: DGP-URL-SA-01 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 1/22 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Solicitud de Afiliación al Sistema de Hospitalización, Cirugía y Maternidad (HCM), Gastos Mortuorios, Seguro de Vida y Accidentes del Personal. E.- Descripción del Procedimiento (Flujo Narrativo, Normas e Instrucciones Adicionales) ACTIVIDADES / RESPONSABLES NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES Normas: La afiliación del beneficio de Hospitalización, Cirugía y Maternidad (HCM) tiene como objetivo la protección de la salud de todos los trabajadores y su carga familiar debidamente inscritos en el mismo, a través de la indemnización de los gastos incurridos por estos dentro de los limites y condiciones establecidas de acuerdo al baremo establecido por la Administradora de Salud, por concepto de asistencia médica ambulatoria, HCM a consecuencia de accidentes o enfermedades. La Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social debe suministrar al trabajador (a) la información y asesoramiento necesario en materia de beneficios socioeconómicos que la Universidad brinda a todos sus trabajadores(as). (Paso 2). Cuando el (la) trabajador(a) requiera afiliarse al sistema de Hospitalización, Cirugía y Maternidad (HCM), Gastos Mortuorios, Seguro de Vida y Accidentes debe hacerlo mediante la forma “Solicitud de Afiliación“ para cada uno de los beneficios correspondientes. (Paso 3). La afiliación al beneficio de Hospitalización, Cirugía y Maternidad, Gastos Mortuorios y Seguro de Vida y Accidentes Personales es de carácter opcional para el (la) trabajador(a). La solicitud de afiliación a cualquiera de los beneficios socioeconómicos debe realizarla personalmente el (la) trabajador(a) beneficiario(a). El (la) titular del beneficio es el responsable de la afiliación, así como de las incorporaciones y desincorporaciones de los miembros de su grupo familiar. Código: DGP-URL-SA-01 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 2/22 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Solicitud de Afiliación al Sistema de Hospitalización, Cirugía y Maternidad (HCM), Gastos Mortuorios, Seguro de Vida y Accidentes del Personal. ACTIVIDADES / RESPONSABLES 2 NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES Normas: Dirección General de Personal ( Unidad de Relaciones Laborales ) Completos y correctos No 5. Devuelve documentación indicando observaciones al (la) trabajador(a). Solicitud Solicitud de de Afiliación Afiliación al al Recaudos de Sistema Sistema de Hospitalización, Cirugía Hospitalización, Cirugía Solicitud Afiliación Fondo yy maternidad (HCM). maternidad (HCM). de Gastos Mortuorios Si La Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social es la responsable de la verificación y conformación de la autenticidad de los recaudos consignados por el (la) trabajador(a). (Paso 5). Trabajador(a) Solicitud Afiliación Seguro de Vida y Solicitud Personales Afiliación Accidentes Seguro Hospitalización, Cirugía y maternidad (HCM). 6. Firma y sella las copias de los recaudos y devuelve los originales al (la) trabajador(a). Recaudos Solicitud Afiliación Fondo de Gastos Mortuorios Solicitud Afiliación Seguro de Vida y Solicitud Personales Afiliación Accidentes Seguro de Hospitalización, Cirugía y maternidad (HCM). Recaudos Trabajador(a) 4 Código: DGP-URL-SA-01 Fecha de Vigencia: 03/12 Los requisitos a ser consignados por el (la) trabajador(a) para el registro en el sistema de beneficios socioeconómicos de la Universidad deben ser presentados en original y acompañarse de las respectivas fotocopias mediante Oficio dirigido a la Dirección General de Personal (Unidad de Relaciones Laborales). La solicitud de afiliación al sistema de beneficios socioeconómicos debe formalizarse con la presentación de los siguientes requisitos en original y fotocopia: TITULAR: Fotocopia de la cédula de identidad. CONYUGE O CONCUBINO(A): Fotocopia de la cédula de identidad Acta de Matrimonio o Concubinato expedida por la autoridad civil. HIJOS: Acta de nacimiento o provisionalmente la boleta de nacimiento hasta los seis (6) meses de edad. Fotocopia de la cédula de identidad para los hijos(as) mayores de nueve (9) años. Constancia de estudio vigente y debidamente expedida por el Instituto Docente donde cursa estudios y partida de nacimiento. De acuerdo al tipo de Personal: Docente: mayores de dieciocho (18) años Administrativo y Obrero: mayores de veintiún (21) años de acuerdo a la normativa laboral deben consignar adicionalmente carta de soltería. PADRES ( solo personal administrativo y obrero): Fotocopia de la cédula de identidad Partida de Nacimiento del titular. Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 3/22 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Solicitud de Afiliación al Sistema de Hospitalización, Cirugía y Maternidad (HCM), Gastos Mortuorios, Seguro de Vida y Accidentes del Personal. ACTIVIDADES / RESPONSABLES NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES Normas: 3 Dirección General de Personal ( Unidad de Relaciones Laborales ) 7. Accesa al sistema e ingresa los datos contenidos en los formularios “Solicitud Afiliación Fondo de Gastos Mortuorios”, “Solicitud Afiliación Seguro de Hospitalización, Cirugía y Maternidad (HCM)” y “Solicitud Afiliación Seguro de Vida y Accidentes Personales” en el “Registro de Afiliación a los Beneficios Socioeconómicos” según corresponda. 8. Realiza los cálculos correspondientes al monto mensual a ser descontado a través de la nómina según la tabla de prima de seguro por tipo de personal. 9. Emite ejemplar del “Registro de Afiliación Beneficios Socioeconómicos” junto con “Memorándum” a la Unidad/ Sección de Registro y Control y al (la) trabajador(a). Trabajador(a) Recaudos Solicitud Afiliación al Fondo de Gastos Mortuorios Solicitud Afiliación al Seguro de Vida y Solicitud Personales Afiliación al Accidentes Sistema de Hospitalización, Cirugía y maternidad (HCM). Registro de Afiliación a los Beneficios Registro de Afiliación Socioeconómicos Beneficios Unidad/ Sección de Registro y Control Socioeconómicos Memorándum Código: Corresponde a la Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social la tramitación y actualización de los descuentos que por concepto de Seguro de Hospitalización, Cirugía y Maternidad deban realizarse a los titulares, docentes y sus beneficiarios según la cobertura de la póliza suscrita con la empresa aseguradora. la Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social es la dependencia responsable de mantener el registro de afiliados a los beneficios socioeconómicos, con el objeto de determinar la edad, estado civil, condición de estudiante, condiciones de salud. La Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social es la dependencia responsable de registrar la información reflejada en los formularios de solicitud llenados por el (la) trabajador(a) en el “Registro de Afiliados a los Beneficios Socioeconómicos”. La Dirección General de Personal/ Unidad de Personal debe verificar el cumplimiento y aplicación de las disposiciones legales establecidas en las leyes, actas convenio y contrato colectivo, a fin de garantizar el disfrute de los beneficios de Hospitalización, Cirugía y Maternidad, Gastos Mortuorios, Seguro de Vida y Accidentes Personales. 5 DGP-URL-SA-01 La Unidad de Relaciones Laborales es la responsable de realizar los cálculos en base a la tabla de prima de seguros avalada por el IPP e informar a las Secciones de los Institutos acerca de la base sobre la que se deben realizar para los cálculos de nómina correspondientes a los beneficios socioeconómicos a los que se encuentre afiliado(a) según el caso. Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 4/22 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Solicitud de Afiliación al Sistema de Hospitalización, Cirugía y Maternidad (HCM), Gastos Mortuorios, Seguro de Vida y Accidentes del Personal. ACTIVIDADES / RESPONSABLES 4 NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES Normas: Dirección General de Personal ( Unidad de Relaciones Laborales ) El (la) trabajador(a) afiliado(a) en cualquiera de los beneficios socioeconómicos, adquiere el derecho al disfrute en forma inmediata. 10. Remite “Memorándum” dirigido a las Unidades Administradoras de cada uno de los beneficios junto con la fotocopia de la solicitud correspondiente a la Dirección General de Personal/ Unidad de Personal para su envío. 11. Archiva las solicitudes originales y fotocopias de recaudos en el expediente del (la) trabajador(a). Solicitud Fondo de Mortuorios Afiliación Gastos Memorandum Solicitud Afiliación Seguro de Vida y Accidentes Personales Memorandum Solicitud Afiliación Sistema de Hospitalización, Cirugía y maternidad (HCM). Memorandum Recaudos La fecha efectiva para el disfrute del seguro por parte del núcleo familiar del (la) trabajador(a) será a partir del momento en que la Unidad Administradora del Beneficio reciba la solicitud y la misma sea aceptada, siempre y cuando la misma se realice dentro de los noventa (90) días continuos de su ingreso. En el Expediente del (la) Trabajdor(a) Solicitud Afiliación Fondo Gastos Mortuorios Solicitud Afiliación Seguro Vida y Solicitud Personales Afiliación Accidentes Seguro Hospitalización, Cirugía y maternidad (HCM). 6 Instrucciones Adicionales: Los recaudos solicitados como parte de los requisitos que deben ser consignados por el (la) trabajador(a) no deben presentar tachaduras ni enmendaduras. Código: DGP-URL-SA-01 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 5/22 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Solicitud de Afiliación al Seguro de Hospitalización, Cirugía y Maternidad (HCM), Gastos Mortuorios, Seguro de Vida y Accidentes del Personal. ACTIVIDADES / RESPONSABLES NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES Normas: Corresponde a la Dirección General de Personal/ Unidad de Personal darle conformidad a la documentación recibida mediante la firma y el sello respectivo. (Paso 14). Instrucciones Adicionales: Código: DGP-URL-SA-01 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 6/22 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Solicitud de Afiliación al Seguro de Hospitalización, Cirugía y Maternidad (HCM), Gastos Mortuorios, Seguro de Vida y Accidentes del Personal. F. Formularios y Documentos Utilizados: “Solicitud Afiliación Seguro de Hospitalización, Cirugía y Maternidad” (IPP/SAMI-UPEL). “Solicitud Afiliación Seguro de Vida y Accidentes Personales” “Solicitud Afiliación Fondo de Gastos Mortuorios” “Registro Afiliación a los Beneficios Socioeconómicos” G. Instructivo: “Solicitud Afiliación Seguro de Hospitalización, Cirugía y Maternidad” Código: DGP/URL/ABSE: 01 Presentación: Tamaño Carta Impresión: Tinta Negra en Anverso Papel: Bond Distribución: Original: Unidad Administradora del Beneficio (IPP/ Dirección General de Administración y Finanzas). Duplicado: Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social. Período DUn (1) año Retención: Unidad de Origen: Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social Frecuencia: Código: DGP-URL-SA-01 Cada vez que el (la) trabajador(a) solicite la afiliación al beneficio de Seguro de Hospitalización, Cirugía y Maternidad ante el IPP/ SAMIUPEL. Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 7/22 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Solicitud de Afiliación al Sistema de Hospitalización, Cirugía y Maternidad (HCM), Gastos Mortuorios, Seguro de Vida y Accidentes del Personal. Instrucciones: Este formulario debe ser llenado de acuerdo a las siguientes instrucciones: CAMPO INSTRUCCIÓN 01 Anote el número del correlativo correspondiente. 02 Anote la fecha de llenado de la solicitud. DATOS DEL (LA) TRABAJADOR(A) SOLICITANTE 03 Escriba nombres y apellidos tal como aparece en la cédula de identidad. 04 Anote el número de la cédula de identidad. 05 Escriba el lugar de nacimiento, indicando la ciudad y el estado de origen 06 Anote la fecha de Nacimiento (Día, Mes y Año). 07 Anote la edad en números. 08 Marque con una equis (x) en el recuadro correspondiente el sexo (femenino, masculino) según aplique. 09 Marque con una equis (x) en el recuadro correspondiente el estado civil: soltero(a), casado(a), judicialmente separado(a), divorciado(a) o viudo(a). 10 Escriba la dirección de habitación. 11 Anote el número de teléfono donde pueda ser localizado correspondiente a habitación, oficina, o celular. 12 Escriba la dirección de correo electrónico. 13 Escriba la ubicación administrativa: Sede o Instituto, según el caso. 14 Escriba el nombre de la Dependencia de Adscripción. 15 Escriba la denominación del cargo que ocupa. 16 Anote el día, mes y año correspondiente a la fecha de ingreso a la Universidad Pedagógica Experimental Libertador. 17 Anote el sueldo mensual que devenga en BsF. 18 Marque con una equis (x) en el recuadro correspondiente la condición laboral del (la) trabajador(a): Activo(a), Jubilado(a), Docente Becario(a), Pensionado(a) Sobreviviente, Pensionado(a) por Incapacidad. Código: DGP-URL-SA-01 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 9/22 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Solicitud de Afiliación al Sistema de Hospitalización, Cirugía y Maternidad (HCM), Gastos Mortuorios, Seguro de Vida y Accidentes del Personal. 19 21 Marque con una equis (x) en el recuadro correspondiente el tipo de personal: Docente, Administrativo, Obrero, con la indicación de la categoría, tipo de dedicación, escala, nivel o grado, según el caso. Marque con una equis (x) en el recuadro correspondiente si como titular es beneficiario(a) de otra póliza de seguro. Escriba el nombre de la Compañía Aseguradora, si es el caso. 22 Anote el monto en bolívares (BsF.) de la cobertura de la póliza, si es el caso. 23 Anote el monto en bolívares (BsF.) del deducible correspondiente a la póliza de seguro, si es el caso. Anote la fecha de vigencia de la Póliza, indicando desde – hasta. 20 24 DATOS DE LOS BENEFICIARIOS 25 Anote el correlativo correspondiente a cada beneficiario registrado 26 Anote la cédula de identidad de cada beneficiario registrado 27 Escriba los Apellidos y Nombre de cada uno de los beneficiarios(as). 28 Escriba el vínculo o parentesco que los beneficiarios tienen con el (la) titular. 29 33 Anote la fecha de nacimiento (Día, Mes y Año) correspondiente a cada beneficiario registrado. Marque con una equis (x) en el recuadro correspondiente el sexo (femenino, masculino) según aplique de cada beneficiario registrado. Marque con una equis (x) en el recuadro correspondiente si alguno de los beneficiarios registrados tiene necesidades especiales. Marque con una equis (x) en el recuadro correspondiente si alguno de los beneficiarios registrados posee otra póliza de seguro. Escriba el nombre de la Compañía Aseguradora, si es el caso. 34 Anote el monto en bolívares (BsF.) de la cobertura de la póliza, si es el caso. 35 Anote el monto en bolívares (BsF.) del deducible correspondiente a la póliza de seguro, si es el caso. Registre la firma del (la) trabajador(a) que solicita el beneficio. 30 31 32 36 37 Anote los códigos correspondientes a la imputación presupuestaria, en cuanto a: - 38 Proyecto Acción Especifica Código Producto Registre la firma del Analista Responsable y el Sello de la Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social. Código: DGP-URL-SA-01 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 10/22 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Solicitud de Afiliación al Sistema de Hospitalización, Cirugía y Maternidad (HCM), Gastos Mortuorios, Seguro de Vida y Accidentes del Personal. Formulario: “Solicitud Afiliación Seguro de Vida y Accidentes Personales” Código: DGP/URL/ABSE: 02 Presentación: Tamaño Carta Impresión: Tinta Negra en Anverso Papel: Bond Distribución: Original: Unidad Administradora del Beneficio Duplicado: Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social. Período DUn (1) año Retención: Unidad de Origen: Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social Frecuencia: Código: DGP-URL-SA-01 Cada vez que un(a) trabajador(a) solicite la afiliación al beneficio de Seguro de Vida y Accidentes Personales. Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 11/22 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Solicitud de Afiliación al Sistema de Hospitalización, Cirugía y Maternidad (HCM), Gastos Mortuorios, Seguro de Vida y Accidentes del Personal. Instrucciones: Este formulario debe ser llenado de acuerdo a las siguientes instrucciones: CAMPO INSTRUCCIÓN 01 Anote el número del correlativo correspondiente. 02 Anote la fecha de llenado de la solicitud. DATOS DEL (LA) TRABAJADOR(A) SOLICITANTE 03 Escriba Nombres y Apellidos tal como aparece en la cédula de identidad. 04 Anote el número de la Cédula de Identidad. 05 Escriba el lugar de nacimiento, indicando la ciudad y el estado de origen 06 Anote la fecha de Nacimiento (Día, Mes y Año). 07 Anote la edad en números 08 Marque con una equis (x) en el recuadro correspondiente el sexo (femenino, masculino) según aplique. 09 Marque con una equis (x) en el recuadro correspondiente el estado civil: soltero(a), casado(a), judicialmente separado(a), divorciado(a) y viudo(a). 10 Escriba la dirección de habitación. 11 Anote el número de teléfono donde pueda ser localizado correspondiente a habitación, oficina, o celular. 12 Escriba la dirección de correo electrónico. 13 Escriba la ubicación administrativa: Sede o Instituto, según el caso. 14 Escriba el nombre de la Dependencia de Adscripción. 15 Escriba la denominación del cargo que ocupa. 16 Anote el día, mes y año correspondiente a la fecha de ingreso a la Universidad Pedagógica Experimental Libertador. Anote el sueldo mensual que devenga en BsF. 17 18 Marque con una equis (x) en el recuadro correspondiente la condición laboral del (la) trabajador(a): Activo(a), Jubilado(a), Docente Becario(a), Pensionado(a) Sobreviviente, Pensionado(a) por Incapacidad. Código: DGP-URL-SA-01 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 13/22 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Solicitud de Afiliación al Sistema de Hospitalización, Cirugía y Maternidad (HCM), Gastos Mortuorios, Seguro de Vida y Accidentes del Personal. DATOS DE LOS BENEFICIARIOS 19 Marque con una equis (x) en el recuadro correspondiente el tipo de personal: Docente, Administrativo, Obrero, con la indicación de la categoría, tipo de dedicación, cargo, sueldo mensual en BsF., escala, nivel o grado, según el caso. 20 Anote el correlativo correspondiente a cada beneficiario registrado 21 Anote la cédula de identidad de cada beneficiario registrado 22 Escriba los Apellidos y Nombres de cada uno de los beneficiarios(as). 23 Escriba el vínculo o parentesco que los beneficiarios tienen con el (la) titular. 24 Anote la fecha de nacimiento (Día, Mes y Año) correspondiente a cada beneficiario registrado. Marque con una equis (x) en el recuadro correspondiente el sexo (femenino, masculino) según aplique de cada beneficiario registrado. Marque con una equis (x) en el recuadro correspondiente si alguno de los beneficiarios registrados tiene necesidades especiales. Anote la distribución porcentual (%) correspondiente a cada uno de los beneficiarios registrados. Registre la firma del (la) trabajador(a) que solicita el beneficio. 25 26 27 28 29 Anote los códigos correspondientes a la imputación presupuestaria, en cuanto a: - 30 Nivel: Proyecto/ Acción Centralizada Acción Especifica Código Producto Registre la firma del Analista Responsable y el Sello de la Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social. Código: DGP-URL-SA-01 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 14/22 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Solicitud de Afiliación al Sistema de Hospitalización, Cirugía y Maternidad (HCM), Gastos Mortuorios, Seguro de Vida y Accidentes del Personal. Formulario: “Solicitud Afiliación Fondo de Gastos Mortuorios” Código: DGP/URL/ABSE: 03 Presentación: Tamaño Carta Impresión: Tinta Negra en Anverso Papel: Bond Distribución: Original: Unidad Administradora del Beneficio Duplicado: Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social. Período DUn (1) año Retención: Unidad de Origen: Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social Frecuencia: Código: DGP-URL-SA-01 Cada vez que el (la) trabajador(a) solicite la afiliación al beneficio del Fondo de Gastos Mortuorios. Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 15/22 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Solicitud de Afiliación al Sistema de Hospitalización, Cirugía y Maternidad (HCM), Gastos Mortuorios, Seguro de Vida y Accidentes del Personal. Instrucciones: Este formulario debe ser llenado de acuerdo a las siguientes instrucciones: CAMPO INSTRUCCIÓN 01 Anote el número del correlativo correspondiente. 02 Anote la fecha de llenado de la solicitud. DATOS DEL (LA) TRABAJADOR(A) SOLICITANTE 03 Escriba Nombres y Apellidos tal como aparece en la cédula de identidad. 04 Anote el número de la Cédula de Identidad. 05 Escriba el lugar de nacimiento, indicando la ciudad y el estado de origen 06 Anote la fecha de Nacimiento (Día, Mes y Año). 07 Anote la edad en números 08 Marque con una equis (x) en el recuadro correspondiente el sexo (femenino, masculino) según aplique. 09 Marque con una equis (x) en el recuadro correspondiente el estado civil: soltero(a), casado(a), judicialmente separado(a), divorciado(a) y viudo(a). 10 Escriba la dirección de habitación. 11 Anote el número de teléfono donde pueda ser localizado correspondiente a habitación, oficina, o celular. 12 Escriba la dirección de correo electrónico. 13 Escriba la ubicación administrativa: Sede o Instituto, según el caso. 14 Escriba el nombre de la Dependencia de Adscripción. 15 Escriba la denominación del cargo que ocupa. 16 Anote el día, mes y año correspondiente a la fecha de ingreso a la Universidad Pedagógica Experimental Libertador. Anote el sueldo mensual que devenga en BsF. 17 Código: DGP-URL-SA-01 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 17/22 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Solicitud de Afiliación al Sistema de Hospitalización, Cirugía y Maternidad (HCM), Gastos Mortuorios, Seguro de Vida y Accidentes del Personal. 18 Marque con una equis (x) en el recuadro correspondiente la condición laboral del (la) trabajador(a): Activo(a), Jubilado(a), Docente Becario(a), Pensionado(a) Sobreviviente, Pensionado(a) por Incapacidad. 19 Marque con una equis (x) en el recuadro correspondiente el tipo de personal: Docente, Administrativo, Obrero, con la indicación de la categoría, tipo de dedicación, cargo, sueldo mensual en BsF., escala, nivel o grado, según el caso. DATOS DE LOS BENEFICIARIOS 20 Anote el correlativo correspondiente a cada beneficiario registrado 21 Anote la cédula de identidad de cada beneficiario registrado 22 Escriba los apellidos y nombres de cada uno de los beneficiarios(as). 23 Escriba el vínculo o parentesco que los beneficiarios tienen con el (la) titular. 24 Anote la fecha de nacimiento (Día, Mes y Año) correspondiente a cada beneficiario registrado. 25 Marque con una equis (x) en el recuadro correspondiente el sexo (femenino, masculino) según aplique de cada beneficiario registrado. 26 Escriba las observaciones que considere necesarias como complemento de la información registrada en el formulario. 27 Registre la firma del (la) trabajador(a) que solicita el beneficio. 28 Anote los códigos correspondientes a la imputación presupuestaria, en cuanto a: - 29 Nivel: Proyecto/ Acción Centralizada Acción Especifica Código Producto Registre la firma del Analista Responsable y el Sello de la Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social. Código: DGP-URL-SA-01 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 18/22 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Solicitud de Afiliación al Sistema de Hospitalización, Cirugía y Maternidad (HCM), Gastos Mortuorios, Seguro de Vida y Accidentes del Personal. Formulario: “Registro Afiliación a los Beneficios Socioeconómicos” Código: DGP/URL/ABSE: 04 Presentación: Tamaño Carta Impresión: Tinta Negra en Anverso Papel: Bond Distribución: Original: Expediente del (la) trabajador(a) solicitante. Duplicado: Funcionario(s)/ Trabajador(a) Solicitante. DUn (1) año Período Retención: Unidad de Origen: Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social Frecuencia: Código: DGP-URL-SA-01 Cada vez que el (la) trabajador(a) solicite la afiliación y/o actualización del beneficio. Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 19/22 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Solicitud de Afiliación al Sistema de Hospitalización, Cirugía y Maternidad (HCM), Gastos Mortuorios, Seguro de Vida y Accidentes del Personal. Instrucciones: Este formulario debe ser llenado de acuerdo a las siguientes instrucciones: CAMPO INSTRUCCIÓN 01 Anote el número del correlativo correspondiente. 02 Anote la fecha de llenado de la solicitud. DATOS DEL (LA) TRABAJADOR(A) SOLICITANTE 03 Escriba nombres y apellidos tal como aparece en la cédula de identidad. 04 Anote el número de la cédula de identidad. 05 Escriba el lugar de nacimiento, indicando la ciudad y el estado de origen 06 Anote la fecha de nacimiento (Día, Mes y Año). 07 Anote la edad en números Marque con una equis (x) en el recuadro correspondiente el sexo (femenino, masculino) según aplique. 08 09 Marque con una equis (x) en el recuadro correspondiente el estado civil: soltero(a), casado(a), judicialmente separado(a), divorciado(a) y viudo(a). 10 Escriba la dirección de habitación. 11 12 Anote el número de teléfono donde pueda ser localizado correspondiente a habitación, oficina, o celular. Escriba la dirección de correo electrónico. 13 Escriba la ubicación administrativa: Sede o Instituto, según el caso. 14 Escriba el nombre de la Dependencia de Adscripción. 15 Escriba la denominación del cargo que ocupa. 16 Anote el día, mes y año correspondiente a la fecha de ingreso a la Universidad Pedagógica Experimental Libertador. 17 18 Anote el sueldo mensual que devenga en BsF. Marque con una equis (x) en el recuadro correspondiente la condición laboral del (la) trabajador(a): Activo(a), Jubilado(a), Docente Becario(a), Pensionado(a) Sobreviviente, Pensionado(a) por Incapacidad. 19 Marque con una equis (x) en el recuadro correspondiente el tipo de personal: Docente, Administrativo, Obrero, con la indicación de la categoría, tipo de dedicación, sueldo mensual en BsF. escala, nivel o grado, según el caso. 20 Marque con una equis (x) en el recuadro correspondiente sí como titular es beneficiario(a) de otra póliza de seguro. Código: DGP-URL-SA-01 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 21/22 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Solicitud de Afiliación al Sistema de Hospitalización, Cirugía y Maternidad (HCM), Gastos Mortuorios, Seguro de Vida y Accidentes del Personal. 21 22 23 24 Escriba el nombre de la Compañía Aseguradora, si es el caso. Anote el monto en bolívares (Bs.) de la cobertura de la póliza, si es el caso. Anote el monto en bolívares (Bs.) del deducible correspondiente a la póliza de seguro, si es el caso. Anote la fecha de vigencia de la Póliza, indicando desde – hasta. DATOS DE LOS BENEFICIARIOS 25 Anote el correlativo correspondiente a cada beneficiario registrado 26 27 Marque con una equis (x) en el recuadro correspondiente el tipo de movimiento a ser registrado (Inclusión. Modificación, Exclusión) Anote la cédula de identidad de cada beneficiario registrado 28 Escriba los Apellidos y Nombres de cada uno de los beneficiarios(as). 29 Escriba el vínculo o parentesco que los beneficiarios tienen con el (la) titular. 30 35 Anote la fecha de nacimiento (Día, Mes y Año) correspondiente a cada beneficiario registrado. Marque con una equis (x) en el recuadro correspondiente el sexo (femenino, masculino) según aplique de cada beneficiario registrado. Marque con una equis (x) en el recuadro correspondiente si alguno de los beneficiarios registrados tiene necesidades especiales. Marque con una equis (x) en el recuadro correspondiente el tipo de beneficio al que se afilia, modifica o excluye Seguro de Hospitalización, Cirugía y Maternidad (HCM), Fondo de Gastos Mortuorios (GM) y Seguro de Vida y Accidentes Personales (SVAP). Marque con una equis (x) en el recuadro correspondiente si alguno de los familiares registrados es beneficiario(a) de otra póliza de seguro. Escriba el nombre de la Compañía Aseguradora, si es el caso. 36 Anote el monto en bolívares (Bs.) de la cobertura de la póliza, si es el caso. 37 Anote el monto en bolívares (Bs.) del deducible correspondiente a la póliza de seguro, si es el caso. Escriba las observaciones que considere pertinentes como complemento de la información registrada. Anote los códigos correspondientes a la imputación presupuestaria, en cuanto a: 31 32 33 34 38 39 - 40 41 Nivel: Proyecto/ Acción Centralizada Acción Específica Código Producto Registre la firma del Analista Responsable y coloque Sello de la Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social. Registre la firma del (la) Director(a) y coloque Sello de la Dirección General de Personal/ Unidad de Personal. Código: DGP-URL-SA-01 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 22/22 UNIVERSIDAD PEDAGOGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Actualización del Registro de Afiliados en el Sistema de Hospitalización, Cirugía y Maternidad (HCM), Gastos Mortuorios, Seguro de Vida y Accidentes Personales del Personal Docente, Administrativo y Obrero. A.- Objetivo. – Determinar las prescripciones y pasos a seguir en la actualización de los datos personales o laborales contenidos en el registro de afiliación del (la) trabajador(a) titular o el registro de modificaciones de los datos de su carga familiar, en el Sistema de Coberturas administradas de Hospitalización, Cirugía y Maternidad, Gastos Mortuorios, Seguro de Vida y Accidentes Personales. B.- Alcance. - Es de carácter general y rige para el personal Docente, Administrativo y Obrero de la UPEL, que cumple funciones en la misma y contempla desde el llenado de la actualización de los diferentes beneficios por parte del (la) trabajador(a), hasta la modificación respectiva en la Base de Datos de las Unidades Administradoras de tales beneficios. C.- Unidad Responsable. - Unidad de Relaciones Laborales/ Sección Relaciones Laboral Social D.- Unidades Involucradas. - Dirección General de Personal/ Unidad de Personal. Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social. Unidad/ Sección de Registro y Control Unidad Administradora del Beneficio (IPP, Dirección General de Administración y Finanzas) Personal Docente/ Administrativo y Obrero. Código: DGP-URL-ARA-02 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 1/6 UNIVERSIDAD PEDAGOGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Actualización del Registro de Afiliados en el Sistema de Hospitalización, Cirugía y Maternidad (HCM), Gastos Mortuorios, Seguro de Vida y Accidentes Personales del Personal Docente, Administrativo y Obrero. E. Descripción del Procedimiento (Flujo Narrativo, Normas e Instrucciones Adicionales) ACTIVIDADES / RESPONSABLES NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES Normas: Corresponde al (la) trabajador(a) afiliado(a) solicitar personalmente ante la Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social la actualización de los datos personales o laborales relacionados con la inclusión, modificación o exclusión de este o de su carga familiar en la base de datos del sistema de beneficios socioeconómicos. Paso (1). La modificación de datos por actualización o movimientos de la carga familiar del (la) trabajador(a) afiliado(a) en el sistema de beneficios socioeconómicos debe realizarse mediante el formulario “Actualización del Registro de Afiliados”, la cual debe ser acompañada de los recaudos correspondientes con la actualización a realizar. (Paso 2). La Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social es la dependencia responsable de la verificación y conformación de la autenticidad de los documentos consignados por el (la) trabajador(a) afiliado(a). (Paso 3, 4). Instrucciones Adicionales: No se tramitará ninguna solicitud de actualización que contenga documentos anexos con tachaduras y enmendaduras. Código: DGP-URL-ARA-02 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 2/6 UNIVERSIDAD PEDAGOGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Actualización del Registro de Afiliados en el Sistema de Hospitalización, Cirugía y Maternidad (HCM), Gastos Mortuorios, Seguro de Vida y Accidentes Personales del Personal Docente, Administrativo y Obrero. ACTIVIDADES / RESPONSABLES 2 NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES Normas: Dirección General de Personal ( Unidad de Relaciones Laborales ) El (la) trabajador(a) Afiliado(a) debe realizar la inclusión de su carga familiar dentro del plazo de noventa (90) días continuos, a su registro como titular de los beneficios socioeconómicos, para el disfrute inmediato del mismo. De lo contrario estará sujeto a los plazos de espera correspondientes. 5. Conforma documentación y devuelve original de los recaudos al (la) trabajador(a). (C) Recaudos Recaudos Registro Afiliación a los Beneficios Socioeconómicos Trabajador(a) 6. Accesa al sistema de beneficios socioeconómicos e ingresa los datos a modificar de acuerdo al contenido de la “Actualización Registro de Afiliación” y distribuye de la siguiente manera: * Copia de la “Actualización Registro de Afiliación” a la Unidad Administradora del Beneficio. * Copia de la “Actualización del Registro de Afiliados” al (la) trabajador(a). 7. Archiva original de la “Actualización Registro de Afiliación” en el expediente del (la) trabajador(a), copia de los recaudos y el “Registro Afiliación a los Beneficios Socioeconómicos”. Solicitud Solicitud de de Afiliación Afiliación al al Recaudos de Sistema Sistema de Hospitalización, Cirugía Registro Afiliación Hospitalización, Cirugíaa yy maternidad maternidad (HCM). (HCM). los Beneficios Socioeconómicos Actualización Registro de Afiliación Actualización Registro de Afiliación La Unidad de Relaciones Laborales/ Unidad de Relaciones Laboral Social es la dependencia responsable de remitir un (1) ejemplar del formulario “Actualización del Registro de Afiliados” a la Unidad Administradora del beneficio, a fin de actualizar los datos en el beneficio correspondiente, así como a la Unidad de Registro y Control a efectos de realizar la modificación en los descuentos de nómina respectiva (personal docente) y para el archivo en el expediente para el caso del personal administrativo y obrero. (Paso 6). Unidad Administradora del Beneficio Actualización Registro de Afiliación Trabajador(a) Afiliado(a) En el Expediente del (la) Trabajdor(a) Código: DGP-URL-ARA-02 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 3/6 UNIVERSIDAD PEDAGOGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Actualización del Registro de Afiliados en el Sistema de Hospitalización, Cirugía y Maternidad (HCM), Gastos Mortuorios, Seguro de Vida y Accidentes Personales del Personal Docente, Administrativo y Obrero. F. Formularios y Documentos Utilizados: “Actualización Registro de Afiliación a los Beneficios Socioeconómicos ” G. Instructivo: Código: DGP/URL/ABSE: 05 Presentación: Tamaño Media Carta Impresión: Tinta Negra en Anverso Papel: Bond Distribución: Original: Unidad Administradora del Beneficio. Duplicado: Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social. DUn (1) año Período Retención: Unidad de Origen: Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social Frecuencia: Código: DGP-URL-ARA-02 Cada vez que el (la) trabajador(a) solicite la afiliación y/o actualización de los datos personales y laborales del titular o registrar movimientos de los afiliados ya existentes a los beneficios socioeconómicos. Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 4/6 UNIVERSIDAD PEDAGOGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Actualización del Registro de Afiliados en el Sistema de Hospitalización, Cirugía y Maternidad (HCM), Gastos Mortuorios, Seguro de Vida y Accidentes Personales del Personal Docente, Administrativo y Obrero. Instrucciones: Este formulario debe ser llenado de acuerdo a las siguientes instrucciones: CAMPO INSTRUCCIÓN 01 Anote el número del correlativo correspondiente. 02 Anote la fecha de llenado de la solicitud. DATOS DEL (LA) TRABAJADOR(A) SOLICITANTE 03 Escriba Nombres y Apellidos tal como aparece en la cédula de identidad. 04 Anote el número de la Cédula de Identidad. Escriba los datos personales y/o laborales que requieran ser modificados en el Registro de Afiliación de Beneficios Socioeconómicos. MOVIMIENTO DE BENEFIARIOS (AS) Marque con una equis (x) en el recuadro correspondiente la opción de modificación al 06 registro de afiliación (Inclusión, Modificación, Exclusión) 07 Anote el número de la Cédula de Identidad de cada beneficiario registrado. 05 08 Escriba Nombres y Apellidos tal como aparece en la cédula de identidad. 09 Escriba el vínculo o parentesco que los beneficiarios tienen con el (la) titular. 10 Marque con una equis (x) en el recuadro correspondiente la opción sexo (femenino, masculino) según aplique de cada beneficiario registrado. Marque con una equis (x) en el recuadro correspondiente la opción de los beneficios socioeconómicos a los que se les aplica la modificación en el registro de afiliación. 11 12 13 14 Anote la distribución porcentual (%) correspondiente a cada uno de los beneficiarios registrados. Registre la firma del (la) trabajador(a) que solicita el beneficio. Registre la firma del Analista Responsable y el Sello de la Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social. Código: DGP-URL-ARA-02 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 6/6 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Solicitud de Activación del Fondo de Contingencia Médica para el Personal Docente, Administrativo y Obrero de la UPEL. A.- Objetivo. – Establecer las prescripciones y pasos a seguir para la solicitud y activación del Fondo de Contingencia Medica una vez agotada la cobertura de la Póliza del Seguro de Hospitalización, Cirugía y Maternidad (HCM) del personal docente, administrativo y obrero que labora en la Universidad Pedagógica Experimental Libertador. B.- Alcance. - Rige para el personal docente, administrativo y obrero de la Universidad. Contempla desde la solicitud por parte del (la) trabajador(a) afiliado(a) beneficiario(a) o por la Clínica/ Centro Asistencial de la activación de la contingencia médica según el caso, a la Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social hasta la aprobación del ingreso y pago de la cobertura. C.- Unidad Responsable. – Unidad de Relaciones Laborales/ Sección Relaciones Laboral Social D.- Unidades Involucradas. - Dirección General de Personal/ Unidad de Personal. Dirección General de Administración y Finanzas. Unidad de Relaciones Laborales/ Sección Relaciones Laboral Social. Clínica/ Centro Asistencial/ Proveedor de Productos Médicos Personal Docente/ Administrativo y Obrero Afiliado y/o beneficiario(a). Código: DGP-URL-SACM-03 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 1/9 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Solicitud de Activación del Fondo de Contingencia Médica para el Personal Docente, Administrativo y Obrero de la UPEL. E.- Descripción del Procedimiento (Flujo Narrativo, Normas e Instrucciones Adicionales) ACTIVIDADES / RESPONSABLES NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES Normas: El Fondo de Contingencia Médica es activado a solicitud del (la) trabajador(a) afiliado(a) a través de la Clínica/ Centro Asistencial, Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social una vez agotada la cobertura del Seguro de Hospitalización, Cirugía y Maternidad (HCM), mediante la “Solicitud de Activación del Fondo de Contingencia Médica” o comunicación escrita del (la) trabajador(a) afiliado(a) o beneficiario. En el caso que ninguna de las partes estén en condiciones de salud óptimas, la clínica o centro asistencial tendrá la potestad de solicitarla. El (la) titular debe solicitar, previo ingreso a la Clínica/ Centro Asistencial para cirugías y eventos electivos, los siguientes recaudos: Carta aval del IPP Carta Aval de Más Vida y Salud (Personal Administrativo y Obrero) Solicitud de Activación del Fondo de Contingencia Médica Presupuesto detallado de los gastos estimados por su permanencia y tratamiento a recibir Informe emitido por el médico tratante. En caso que (la) trabajador(a) afiliado(a) o beneficiario(s) se encuentre(n) recluido(s) en la Clínica o Centro Asistencial se requieren los siguientes recaudos: Clave y Monto IPP y de otra Compañía de Seguros si la posee Solicitud de Activación del Fondo de Contingencia Médica Informe Médico Presupuesto o factura final. Si el ingreso es por emergencia para el personal docente que posea la Póliza de Administración Riesgo Complementario (ARC), la activación del Fondo se realiza luego de agotada la Póliza de HCM y la Póliza ARC. Código: DGP-URL-SACM-03 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 2/9 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Solicitud de Activación del Fondo de Contingencia Médica para el Personal Docente, Administrativo y Obrero de la UPEL. ACTIVIDADES / RESPONSABLES NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES Normas: 2 Cumple con la normativa? Dirección General de Personal ( Unidad de Relaciones Laborales ) No 3. Devuelve al trabajador(a) afiliado(a)/ beneficiario(a)/ Clínica/ Centro Asistencial, la documentación con las observaciones pertinentes. Solicitud Solicitud de de Afiliación Afiliación al al Recaudos de Sistema Sistema de Hospitalización, Hospitalización, Cirugía Cirugía Carta(HCM). Aval yy maternidad maternidad (HCM). Trabajador(a) Afiliado(a)/ Beneficiario(a) Autorización del Trabajador(a) Afiliado(a)/ Beneficiario(a) Si Solicitud Solicitud de de Afiliación Afiliación al al Recaudos de Sistema Sistema de Hospitalización, Cirugía Hospitalización, Cirugía Presupuesto yy maternidad (HCM). maternidad (HCM). Clínica/ Centro Asistencial Informe Médico El Fondo de Contingencia Médica se solicita siempre y cuando el (la) trabajador(a) afiliado(a) se encuentre inscrito en el Registro de Afiliación del HCM. tramitará el pago: Mediante Carta de Compromiso durante el periodo ordinario Mediante Reembolso al titular. 4. Verifica en el sistema si el (la) titular ha utilizado durante el año en ejercicio la activación del Fondo de Contingencia Médica y chequea la disponibilidad de la cobertura. No La cobertura del Fondo de Contingencia Médica para el personal Docente, Administrativo y Obrero es por núcleo familiar. La misma tendrá un monto anual acordado por la Universidad y los Gremios del personal docente, administrativo y obrero que ampara al Titular y sus Beneficiarios ante cualquier siniestro, el cual será deducible luego de cada siniestro, hasta el monto máximo permitido acorde con el baremo vigente. El Fondo de Contingencia Médica Solicitud de Activación dell Fondo de Contingencia Médica Cuenta con disponibilidad? Los(as) beneficiarios(as) son todos los miembros del personal Docente, Administrativo y Obrero y su respectiva carga familiar que este debidamente registrada en el Seguro de HCM en las Unidades de Personal de cada Instituto y Sede Rectoral. La Dirección General de Personal/ Unidad de Relaciones Laborales debe velar por el estricto cumplimiento de las normas establecidas para la activación del Fondo de Contingencia Médica. 5. Notifica al titular que no procede por haber agotado la cobertura anual del Fondo de Contingencia Médica. Si 4 Código: DGP-URL-SACM-03 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 3/9 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Solicitud de Activación del Fondo de Contingencia Médica para el Personal Docente, Administrativo y Obrero de la UPEL. ACTIVIDADES / RESPONSABLES NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES Normas: 3 Dirección General de Personal (Unidad de Relaciones Laborales) 6. Determina el porcentaje del monto a otorgar y accesa al sistema para registrar dicho monto en la relación de compromisos. 7. Elabora “Carta de Ingreso y/o Egreso en original y remite a la Dirección General de Personal junto a la documentación respectiva, según el caso. 8. Obtiene firma y sello en la documentación como señal de aprobación por parte de la Dirección General de Personal. Corresponde a la Dirección General de Personal/ la Unidad de Relaciones Laborales emitir la “Carta de Ingreso y/o Egreso” firmada y sellada por el (la) Director(a) General de Personal, previa evaluación de la documentación consignada. La “Carta de Ingreso” tiene validez de treinta (30) días continuos desde la fecha de su emisión. Solicitud Solicitud de de Afiliación Afiliación al al Recaudos de Sistema Sistema de Hospitalización, Hospitalización, Cirugía Cirugía Carta(HCM). Aval yy maternidad maternidad (HCM). Autorización del Trabajador(a) Afiliado(a)/ Beneficiario(a) Solicitud Solicitud de de Afiliación Afiliación al al Recaudos de Sistema Sistema de Hospitalización, Hospitalización, Cirugía Cirugía Presupuesto/ Factura yy maternidad (HCM). maternidad (HCM). Final Informe Médico Solicitud de Activación del Fondo de Contingencia Médica Carta de Ingreso y/o Egreso 5 Código: DGP-URL-SACM-03 Fecha de Vigencia: 03/12 Instrucciones Adicionales: En los casos de intervenciones quirúrgicas o tratamientos electivos del personal docente no serán cubiertos los gastos administrativos, rayos X, Electrocardiogramas, exámenes de laboratorio, en razón que cuentan con el servicio de médicos concertados, excepto en el caso de eventos de emergencia. El (la) Trabajador(a) debe indicar al momento de llenar la “Solicitud de Activación del Fondo de Contingencia Médica” a que Dependencia se encuentra adscrito(a), si aplica. Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 4/9 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Solicitud de Activación del Fondo de Contingencia Médica para el Personal Docente, Administrativo y Obrero de la UPEL. ACTIVIDADES / RESPONSABLES NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES Normas: 4 Dirección General de Personal (Unidad de Relaciones Laborales) 9. Envía a la Clínica/ Centro Asistencial e IPP la “Carta de Ingreso y/o Egreso”. 10. Elabora tres (3) ejemplares del “Acta” y remite mediante “Memorándum” a la Comisión de Salud. 11. Archiva los documentos probatorios de la activación de la contingencia médica. Solicitud Solicitud de de Afiliación Afiliación al al Sistema Sistema de Documentos de Hospitalización, Cirugía Hospitalización, Cirugía Probatorios yy maternidad maternidad (HCM). (HCM). Carta de Ingreso y/o Egreso Acta Corresponde a la Unidad de Relaciones Laborales la emisión del “Acta” a la Comisión de Salud, una vez recibida la documentación correspondiente a la liquidación por parte del Centro Asistencial. La Comisión de Salud es designada por el Comité Consultivo del Personal Administrativo y Obrero para efectuar la conformación y aprobación de la solicitud de activación del Fondo de Contingencia Médica. La Comisión de salud es la encargada de dar conformidad a las Actas al Fondo de Contingencia Médica del monto otorgado. Clínica/ Centro Asistencial/ IPP Comisión de Salud Memorándum Comisión de Salud Acta 12. Elabora “Memorándum” remitiendo “Acta” original y recaudos a la Dirección General de Administración y Finanzas. 13. Archiva un (01) ejemplar del “Acta”. Acta Expediente Dirección General de Administración y Finanzas Acta Memorándum Código: DGP-URL-SACM-03 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 5/9 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Solicitud de Activación del Fondo de Contingencia Médica para el Personal Docente, Administrativo y Obrero de la UPEL. F. Formularios y Documentos Utilizados: “Solicitud de Activación del Fondo de Contingencia Médica” G. Instructivo: Código: DGP/URL/ABSE: 06 Presentación: Tamaño Carta Impresión: Tinta Negra en Anverso Papel: Bond Distribución: Original: Unidad de Relaciones Laborales. Duplicado: Afiliado(a). DUn (1) año Período Retención: Unidad de Origen: Unidad de Relaciones Laborales Frecuencia: Código: DGP-URL-SACM-03 Cada vez que el (la) trabajador(a) requiera la activación de la contingencia al agotarse la cobertura de la Póliza de HCM. Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 6/9 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Solicitud de Activación del Fondo de Contingencia Médica para el Personal Docente, Administrativo y Obrero de la UPEL. Instrucciones: Este formulario debe ser llenado de acuerdo a las siguientes instrucciones: CAMPO INSTRUCCIÓN 01 Anote el número del correlativo correspondiente. 02 Anote la fecha de llenado de la solicitud. DATOS DEL (LA) TRABAJADOR(A) AFILIADO(A) 03 Escriba Nombres y Apellidos tal como aparece en la cédula de identidad. 04 Anote el número de la Cédula de Identidad. 05 Escriba la dirección de habitación. 06 09 Anote el número de teléfono donde pueda ser localizado correspondiente a Habitación, Oficina, o Celular. Marque con una equis (x) en el recuadro correspondiente el tipo de personal: Docente, Administrativo, Obrero. Marque con una equis (x) en el recuadro correspondiente la condición laboral del (la) trabajador(a): Activo(a), Jubilado(a). Escriba la ubicación administrativa: Sede o Instituto, según el caso. 10 Escriba el nombre de la Dependencia de Adscripción. 11 Escriba la denominación del cargo que ocupa. 12 Anote el número de teléfono y/o Extensión. 07 08 DATOS DEL (LA) BENEFICIARIO(A) 13 Escriba Nombres y Apellidos tal como aparece en la cédula de identidad. 14 Anote el número de la Cédula de Identidad. 15 Escriba el vinculo o parentesco que el beneficiario tiene con el (la) trabajador(a) afiliado(a). Marque con una equis (x) en el recuadro correspondiente si posee como titular es beneficiario(a) de otra póliza de seguro. 16 17 18 Escriba el nombre de la Compañía Aseguradora, en caso de ser afirmativa la opción anterior. Anote el número correspondiente a la Póliza de Seguro de Hospitalización, Cirugía y Maternidad. Código: DGP-URL-SACM-03 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 8/9 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Solicitud de Activación del Fondo de Contingencia Médica para el Personal Docente, Administrativo y Obrero de la UPEL. DATOS DE LA CLINICA O CENTRO ASISTENCIAL 19 20 21 Escriba el nombre completo de la Clínica o Centro Asistencial donde fue atendido, según el caso. Anote el (los) número(s) de teléfono de la Institución de Salud. 23 Escriba la dirección de ubicación exacta de la Clínica o Centro Asistencial (especificando ciudad, estado). Marque con una equis (x) en el recuadro correspondiente a la opción motivo del siniestro que origina la solicitud (enfermedad, accidente, maternidad, ambulatorio). Anote la fecha de ocurrencia del siniestro (Día, Mes y Año). 24 Anote el monto total del siniestro en bolívares fuertes (Bs. F). 25 26 Anote el monto reconocido por cobertura del Seguro de Hospitalización, Cirugía y Maternidad en bolívares fuertes (Bs. F). Anote el monto del exceso según factura expedidas. 27 Escriba brevemente, el diagnostico presentado por el médico tratante. 22 28 Registre la firma del (la) trabajador(a) que solicita el beneficio y anote el número de la cédula de identidad. SOLO PARA SER LLENADO POR LA UNIDAD DE RELACIONES LABORALES 29 30 Marque con una equis (x) en el recuadro correspondiente si el (la) trabajador(a) se encuentra inscrito en el registro de afiliación. Anote el número de registro correspondiente a la afiliación del (la) trabajador(a). 31 Anote la distribución porcentual (%) correspondiente según lo establecido en la tabla. 32 Anote el monto de la contingencia médica en bolívares fuertes (Bs. F). 33 Anote el monto de la contingencia médica en letras 34 Escriba las observaciones que considere necesarias para complementar la información registrada. Anote los códigos correspondientes a la imputación presupuestaria, en cuanto a: 35 - 36 Nivel: Proyecto/ Acción Centralizada Acción Específica Código Producto Registre la firma del (la) Analista Responsable de procesar la solicitud y el sello de la Dependencia. Código: DGP-URL-SACM-03 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 9/9 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Tramitación de Pago de Reembolso ante el Fondo de Contingencia Médica. A.- Objetivo. – Determinar los lineamientos y pasos a seguir para la tramitación ante el Fondo de Contingencia Médica del pago de gastos médicos en los que haya incurrido el (la) trabajador(a) afiliado(a) y su carga familiar por los casos no amparados, excesos no indemnizados por el sistema de Hospitalización, Cirugía y Maternidad (HCM) en la Universidad Pedagógica Experimental Libertador (UPEL) o cuya magnitud sobrepase la cobertura del HCM. B.- Alcance. - Rige para el personal Docente, Administrativo y Obrero de la UPEL, que cumple funciones en la misma y contempla desde el llenado de la solicitud de reembolso por contingencia médica por parte del (la) trabajador(a) afiliado(a) ante el Fondo de Contingencia Médica, la entrega de la documentación justificativa a la Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social para la determinación y aprobación del porcentaje a cancelar. C.- Unidad Responsable. - Unidad de Relaciones Laborales/ Sección Relaciones Laboral Social D.- Unidades Involucradas. - Dirección General de Personal/ Unidad de Personal. Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social. Dirección General de Administración y Finanzas Personal Administrativo y Obrero. Código: DGP-URL-TPRCM-04 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 1/9 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Tramitación de Pago de Reembolso ante el Fondo de Contingencia Médica. E.- Descripción del Procedimiento (Flujo Narrativo, Normas e Instrucciones Adicionales) ACTIVIDADES / RESPONSABLES Normas: Inicio Sección de Relaciones Laboral Social/ Trabajador(a) Afiliado(a)/ NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES Solicitud Solicitud de de Afiliación Afiliación al al Sistema de SistemaAnexos de Hospitalización, Cirugía Hospitalización, Cirugía (o) yy maternidad maternidad (HCM). (HCM). Dirección General de Personal ( Unidad de Relaciones Laborales ) Factura Informe Médico Solicitudde de Solicitud Reembolso Fondo Activaciónalde de Contingencia Contingencia Médica Médica 1. Recibe documentación y revisa el concepto de reembolso solicitado por el (la) trabajador(a) afiliado(a). Correcta y Completa? No 2. Devuelve informando el motivo del rechazo al (la) trabajador(a). Solicitud Solicitud de de Afiliación Afiliación al al Sistema de SistemaAnexos de Hospitalización, Hospitalización, Cirugía Cirugía yy maternidad maternidad (HCM). (HCM). (o) Si Factura Informe Médico Trabajador(a) Afiliado(a)/ Solicitudde de Solicitud Reembolso Fondo Activaciónalde de Contingencia Contingencia Médica Médica La tramitación de Pago de reembolso por Contingencia Médica puede ser gestionado por el (la) trabajador(a) afiliado(a) siempre y cuando se haya agotado efectivamente la cobertura del Seguro de HCM, por gastos médicos de hospitalización o ambulatorios y cualquier otra eventualidad que amerite atención medica inmediata lo cual haya imposibilitado la realización del tramite habitual. Corresponde a la Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social informar a el (la) trabajador(a) afiliado(a) sobre los recaudos necesarios a presentar para la tramitación correspondiente y procesar la Solicitud de Reembolso ante el Fondo de Contingencia Médica tanto de los Institutos como de la Sede Rectoral. Los recaudos para la tramitación del reembolso deben consignarse en un plazo no mayor de cuarenta y cinco (45) días continuos a la fecha de emisión de la factura original, los cuales deben ser presentados en original y sin enmendaduras ni tachaduras dichos recaudos. La Dirección General de Personal entregará (la) trabajador(a) afiliado(a) copia de la “Solicitud de Reembolso por Contingencia Médica” firmada y sellada como señal de conformidad de la solicitud. 3 Código: DGP-URL-TPRCM-04 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 2/9 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Tramitación de Pago de Reembolso ante el Fondo de Contingencia Médica. ACTIVIDADES / RESPONSABLES NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES Normas: 2 Dirección General de Personal ( Unidad de Relaciones Laborales ) Corresponde a la Comisión de Salud la conformación mediante la firma y el sello de la documentación consignada por el (la) trabajador(a) afiliado(a). 3. Firma, sella y devuelve el duplicado de la “Solicitud de Reembolso al Fondo de Contingencia Médica” al trabajador(a) afiliado(a). Solicitud Solicitud de de Afiliación Afiliación al al Sistema de SistemaAnexos de Hospitalización, Cirugía Hospitalización, Cirugía Informe Médico yy maternidad (o) maternidad (HCM). (HCM). Solicitud de Reembolso al Fondo de Contingencia Médica (1) Solicitud de Reembolso al Fondo de Contingencia Médica Corresponde a la Dirección General de Personal/ Unidad de Relaciones Laborales aplicar las sanciones correspondientes a el (la) trabajador(a) afiliado(a) si se comprueba que este (a) ha falseado información o ha incurrido en irregularidades administrativas o médicas en algún evento. El análisis relacionado con los pagos de reembolso se efectúa en estricto orden de consignación de los recaudos por parte del el (la) trabajador(a) afiliado(a) Trabajador(a) Afiliado(a)/ 4. Ingresa al sistema “Módulo de Contingencia Médica” y registra los datos correspondientes al reembolso solicitado. Solicitud Solicitud de de Afiliación Afiliación al al Sistema de SistemaAnexos de Hospitalización, Cirugía Hospitalización, Cirugía Informe Médico yy maternidad (o) maternidad (HCM). (HCM). Solicitud de Reembolso al Fondo de Contingencia Médica Módulo de Contingencia Médica 4 Código: DGP-URL-TPRCM-04 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 3/9 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Tramitación de Pago de Reembolso ante el Fondo de Contingencia Médica. ACTIVIDADES / RESPONSABLES NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES Normas: Corresponde a la Unidad de Relaciones Laborales mantener informado a los distintos gremios y a la Dirección General de Personal sobre la tramitación efectuada. Código: DGP-URL-TPRCM-04 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 4/9 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Tramitación de Pago de Reembolso ante el Fondo de Contingencia Médica. NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES ACTIVIDADES / RESPONSABLES 4 Dirección General de Personal ( Unidad de Relaciones Laborales ) Normas: 10. Remite “Memorándum” original y duplicado junto con un (1) ejemplar del “Acta de Reembolso por Contingencia Médica” a Aproupel y/o Comité Consultivo del personal Administrativo y Obrero para su conocimiento y fines. 11. Notifica al (la) trabajador(a) afiliado(a) la aprobación de la solicitud. 12. Archiva ejemplar del “Acta de Reembolso por Contingencia Médica” en la carpeta correspondiente. Acta de Reembolso por Contingencia Médica Acta de Reembolso por Contingencia Médica Aproupel/ Comité Consultivo Solicitud de Activación de (0) Contingencia Médica Memorándum Código: DGP-URL-TPRCM-04 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 5/9 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Tramitación de Pago de Reembolso ante el Fondo de Contingencia Médica. F.- Formularios y Documentos Utilizados: “Solicitud de Reembolso al Fondo de Contingencia Médica” G.- Instructivo: Código: DGP/URL/ABSE: 07 Presentación: Tamaño Carta Impresión: Tinta Negra en Anverso Papel: Bond Distribución: Original: Unidad de Relaciones Laborales. Duplicado: Afiliado(a). DUn (1) año Período Retención: Unidad de Origen: Unidad de Relaciones Laborales Frecuencia: Código: DGP-URL-TPRCM-04 Cada vez que el (la) trabajador(a) solicite el pago de reembolso al Fondo de Contingencia Médica. Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 6/9 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Tramitación de Pago de Reembolso ante el Fondo de Contingencia Médica. Instrucciones: Este formulario debe ser llenado de acuerdo a las siguientes instrucciones: CAMPO INSTRUCCIÓN 01 Anote el número del correlativo correspondiente. 02 Anote la fecha de llenado de la solicitud. 03 05 Marque con una equis (x) en el recuadro correspondiente el tipo de personal: Docente, Administrativo, Obrero. Marque con una equis (x) en el recuadro correspondiente al concepto de reembolso: Hospitalización, Cirugía o Maternidad. Anote el número de la clave asignada por el (la) Operador(a) del Seguro. 06 Escriba Nombres y Apellidos de el (la) Operador(a) del Seguro. 04 Marque con una equis (x) en el recuadro correspondiente a los documentos consignados: Informe Médico, Presupuesto, Cédula de Identidad, Constancia de Finiquito, Factura, Recibo de Pago. DATOS DEL (LA) AFILIADO(A)/ TITULAR 08 Escriba Nombres y Apellidos tal como aparece en la cédula de identidad. 07 09 Anote el número de la Cédula de Identidad. 10 Escriba la ubicación administrativa: Sede o Instituto, según el caso. 11 Escriba el nombre de la Dependencia de Adscripción. 12 Anote el número de teléfono o extensión donde pueda ser localizado. 13 Anote el número de la Cuenta Bancaria en el que se realizara el depósito correspondiente al reembolso solicitado. Escriba el nombre de la Entidad Bancaria donde el (la) Afiliado(a)/ Titular posee la cuenta. 14 Marque con una equis (x) en el recuadro correspondiente el tipo de cuenta bancaria: corriente, ahorro. DATOS DEL (LA) BENEFICIARIO(A) 16 Escriba Nombres y Apellidos tal como aparece en la cédula de identidad. 15 17 Anote el número de la Cédula de Identidad. 18 Escriba el vinculo o parentesco que el (la) beneficiario(a) tiene con el (la) afiliado(a) titular. Marque con una equis (x) en el recuadro correspondiente si como titular es beneficiario(a) de otra póliza de seguro. 19 20 Escriba el nombre de la Compañía Aseguradora, en caso de ser afirmativa la opción anterior. Código: DGP-URL-TPRCM-04 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 8/9 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Tramitación de Pago de Reembolso ante el Fondo de Contingencia Médica. 21 Anote el número correspondiente a la Póliza de Seguro de Hospitalización, Cirugía y Maternidad. DATOS DE LA CLINICA O CENTRO ASISTENCIAL 22 Escriba el nombre completo de la Clínica o Centro Asistencial donde fue atendido, según el caso. 23 Anote el (los) número(s) de teléfono de la Clínica o Centro Asistencial. 24 Escriba la dirección de ubicación (especificando ciudad, estado). DATOS DEL MÉDICO TRATANTE exacta de la Clínica o Centro Asistencial 25 Escriba Nombres y Apellidos tal como aparece en la cédula de identidad. 26 Anote el número de la Cédula de Identidad. 27 Anote el número de teléfono o extensión donde pueda ser localizado. 28 Anote el número correspondiente al Código de Registro del Colegio de Médicos. 29 Anote el número correspondiente al Registro ante el Ministerio del Poder Popular para la Salud. DATOS DEL SINIESTRO 30 Anote la fecha de ocurrencia del siniestro (día, mes y año). 31 Anote el monto total en bolívares fuertes correspondiente al siniestro. 32 Anote el monto reconocido por cobertura de Hospitalización, Cirugía y Maternidad (HCM). 33 Anote el monto en bolívares fuertes correspondiente al exceso según factura. 34 Anote la fecha correspondiente al egreso de la Clínica/ Centro Asistencial (día, mes y año). 35 Escriba en forma detallada y legible el informe relacionado con el siniestro. 36 Registre la firma del (la) Afiliado(a) Titular y anote el número de la Cédula de Identidad. SOLO PARA SER LLENADO POR LA UNIDAD DE RELACIONES LABORALES 37 Escriba las observaciones que considere necesarias para complementar la información registrada. 38 Anote los códigos correspondientes a la imputación presupuestaria, en cuanto a: - Proyecto Acción Específica Código Producto 39 Registre la firma del (la) Analista Responsable de procesar la solicitud, la fecha de recepción y el sello de la Unidad Código: DGP-URL-TPRCM-04 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 9/9 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Tramitación de Pago de Seguro de Vida y Accidentes Personales para el Personal Docente, Administrativo y Obrero de la UPEL. A.- Objetivo. – Determinar prescripciones y pasos a seguir para la tramitación y pago de indemnización por causa de accidentes personales sufridos por el (la) trabajador(a) afiliado(a), o sus beneficiario(s) por causa de fallecimiento del (la) mismo(a). B.- Alcance. Rige para el personal Docente, Administrativo y Obrero activo, jubilado y pensionado por incapacidad de la UPEL, que cumple funciones en la misma y contempla desde la notificación del accidente/ fallecimiento por parte del (la) trabajador(a) afiliado(a) o beneficiario(s), la verificación del recaudos por la Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social hasta la tramitación del pago según corresponda. - C.- Unidad Responsable. Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social - D.- Unidades Involucradas. - Dirección General de Personal/ Unidad de Personal. Dirección General de Administración y Finanzas Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social. Asociación de Profesores de la Upel Consitraupel Comité Consultivo Obrero Personal Docente, Administrativo y Obrero. Código: DGP-URL-TPSVAPDAO-05 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 1/12 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Tramitación de Pago de Seguro de Vida y Accidentes Personales para el Personal Docente, Administrativo y Obrero de la UPEL. E. Descripción del Procedimiento (Flujo Narrativo, Normas e Instrucciones Adicionales) ACTIVIDADES / RESPONSABLES NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES Normas: Inicio Beneficiario(a)(s)/ Trabajador(a) Titular 1. Notifica el fallecimiento o accidente sufrido por el (la) trabajador(a) a la Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social. Dirección General de Personal/ Unidad de Personal ( Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social ) j0356775.gif 2. Solicita el número de la Cédula de Identidad del (la) trabajador(a) y verifica si se encuentra registrado en el sistema. Registrado(a)? No El pago del Seguro de Vida y Accidentes Personales tiene como objetivo principal indemnizar a los(as) beneficiarios(as) el monto correspondiente en caso de fallecimiento del (la) titular, así como de proteger a el (la) titular mediante la indemnización del monto correspondiente en ocasión de haber sufrido un accidente personal en las condiciones establecidas en las normas y de indemnizar al titular en caso de incapacidad total o parcial. El (los) beneficiarios(os) del pago deben notificar del siniestro por escrito a la Universidad en un plazo no mayor a treinta (30) días continuos contados a partir de la fecha del mismo. El pago de Seguro de Vida y Accidentes Personales se tramita siempre y cuando el (la) trabajador(a) afiliado(a) se encuentre inscrito en el Registro de Afiliación. 3. Informa al (la) trabajador(a)/ beneficiario(a) que no puede ser procesado el trámite de pago de seguro de vida/ accidentes personales. Si 3 Código: DGP-URL-TPSVAPDAO-05 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 2/12 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Tramitación de Pago de Seguro de Vida y Accidentes Personales para el Personal Docente, Administrativo y Obrero de la UPEL. ACTIVIDADES / RESPONSABLES NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES Normas: Corresponde a la Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social (Analista Responsable) ingresar al sistema la información relacionada con el siniestro. (Paso 4). Los documentos probatorios a consignar para demostrar la filiación del (los) beneficiario(s) son: Cónyuge: Acta de Matrimonio o Constancia de Concubinato y fotocopia de la Cédula de Identidad. Hijo(s): Fotocopia de la Cédula de Identidad y Partida de Nacimiento. Si es menor de edad debe consignar la autorización judicial expedida por el Tribunal de Protección para los Niños, Niñas y Adolescentes. Si es con necesidades especiales debe consignar informe médico y autorización judicial del tutor. Padre(s): Fotocopia de la Cédula de Identidad y Partida de Nacimiento del (la) titular. Los documentos probatorios a consignar según el siniestro son los siguientes: Fallecimiento del (la) titular: Acta de defunción, Declaración de Herederos Universales (solo si el (la) titular no ha designado beneficiarios) y “Solicitud de Pago de Seguro de Vida y Accidentes Personales”. Incapacidad: Informe Médico que demuestre la incapacidad total o parcial. Los documentos requeridos deben ser presentados en el lapso de cuatro (04) meses siguientes de la notificación del siniestro a la Universidad. En ningún caso, se tramitarán solicitudes con recaudos incompletos o que presenten tachaduras o enmendaduras. En caso de no existir beneficiarios(as) designados por el (la) titular, los herederos deben presentar justificativo judicial de Perpetua Memoria, evacuado ante un Juez de Primera Instancia, además si figuran como herederos(as), su cónyuge, hijos(as) y dentro de estos(as) menores de edad, debe presentarse documentos similares a los exigidos en la norma anterior. Código: DGP-URL-TPSVAPDAO-05 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 3/12 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Tramitación de Pago de Seguro de Vida y Accidentes Personales para el Personal Docente, Administrativo y Obrero de la UPEL. ACTIVIDADES / RESPONSABLES NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES Normas: La Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social verifica que los documentos consignados se encuentren debidamente firmados y sellados por la Dirección General de Personal/ Unidad de Personal en señal de aprobación del trámite solicitado. (Paso 8). La Unidad de Relaciones Laborales es la dependencia responsable de planificar y coordinar los procesos orientados para indemnizar a los(as) beneficiarios(as) del monto correspondiente. (Paso 9). Todas las solicitudes del personal docente, administrativo y obrero son evaluadas y aprobadas por la Dirección General de Personal/ Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social. (Paso 10). Código: DGP-URL-TPSVAPDAO-05 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 4/12 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Tramitación de Pago de Seguro de Vida y Accidentes Personales para el Personal Docente, Administrativo y Obrero de la UPEL. ACTIVIDADES / RESPONSABLES NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES Normas: El monto de la indemnización puede variar según el grado de incapacidad y se cancelara una sola vez. (Paso 12). La Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social desincorporará en los casos de fallecimiento al (la) titular del beneficio socioeconómico. (Paso 16). Código: DGP-URL-TPSVAPDAO-05 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 5/12 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Tramitación de Pago de Seguro de Vida y Accidentes Personales para el Personal Docente, Administrativo y Obrero de la UPEL. ACTIVIDADES / RESPONSABLES NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES Normas: Código: DGP-URL-TPSVAPDAO-05 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 6/12 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Tramitación de Pago de Seguro de Vida y Accidentes Personales para el Personal Docente, Administrativo y Obrero de la UPEL. ACTIVIDADES / RESPONSABLES NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES Normas: La solicitud de pago realizada por el personal Docente, Administrativo y Obrero es evaluada y aprobada por una Comisión integrada por la Asociación de Profesores de la Upel (Aproupel), Consitraupel y Comité Consultivo Obrero, según aplique (Paso 19). Código: DGP-URL-TPSVAPDAO-05 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 7/12 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Tramitación de Pago de Seguro de Vida y Accidentes Personales para el Personal Docente, Administrativo y Obrero de la UPEL. ACTIVIDADES / RESPONSABLES NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES Normas: La Dirección General de Administración y Finanzas emite cheque(s) de acuerdo a los beneficiarios(as) indicados en el Memorándum. (Paso 22). Código: DGP-URL-TPSVAPDAO-05 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 8/12 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Tramitación de Pago de Seguro de Vida y Accidentes Personales para el Personal Docente, Administrativo y Obrero de la UPEL. F. Formularios y Documentos Utilizados: “Solicitud Pago Seguro de Vida y Accidentes Personales” G. Instructivo: Código: DGP/URL/ABSE: 08 Presentación: Tamaño Carta Impresión: Tinta Negra en Anverso Papel: Bond Distribución: Original: Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social. Duplicado: Trabajador(a) Titular/ Beneficiario(a)s. DUn (1) año Período Retención: Unidad de Origen: Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social Frecuencia: Código: DGP-URL-TPSVAPDAO-05 Cada vez que se requiera la activación del trámite correspondiente para que el (la) trabajador(a) titular/ beneficiario(a)s pueda percibir el pago por Seguro de Vida y Accidentes Personales, según el caso. Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 9/12 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Tramitación de Pago de Seguro de Vida y Accidentes Personales para el Personal Docente, Administrativo y Obrero de la UPEL. Instrucciones: Este formulario debe ser llenado de acuerdo a las siguientes instrucciones: CAMPO INSTRUCCIÓN 01 Anote el número del correlativo correspondiente. 02 Anote la fecha de llenado de la solicitud. DATOS DEL (LA) BENEFICIARIO(A) SOLICITANTE 03 Escriba nombres y apellidos tal como aparece en la cédula de identidad. 04 Anote el número de la cédula de identidad. 05 06 Escriba el vínculo o parentesco que el (la) beneficiario(a) tiene con el (la) afiliado(a) titular. Escriba la dirección de ubicación exacta de habitación (especificando ciudad, estado). 07 Anote el número de teléfono de habitación o celular donde pueda ser localizado. 08 Escriba la dirección de correo electrónico. DATOS DEL (LA) TRABAJADOR(A) AFILIADO(A) 09 Escriba nombres y apellidos tal como aparece en la cédula de identidad. 10 Anote el número de la cédula de identidad. 11 Anote la fecha de nacimiento (día, mes y año). 12 Anote en años la edad de acuerdo a su fecha de nacimiento. 13 15 Marque con una equis (x) en el recuadro correspondiente el tipo de personal: Docente, Administrativo, Obrero. Marque con una equis (x) en el recuadro correspondiente la condición laboral del (la) trabajador(a): Activo(a), Pensionado(a) por Incapacidad, Jubilado(a). Escriba la denominación del cargo que ocupa. 16 Escriba la ubicación administrativa: Sede o Instituto, según el caso. 17 Escriba el nombre de la Dependencia de adscripción. 18 Anote el número de teléfono y/o extensión. 19 Marque con una equis (x) en el recuadro correspondiente al tipo de siniestro: fallecimiento ya sea por accidente o muerte natural, invalidez o incapacidad parcial o permanente. Anote la fecha de ocurrencia del siniestro (día, mes y año). 14 20 Código: DGP-URL-TPSVAPDAO-05 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 11/12 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Tramitación de Pago de Seguro de Vida y Accidentes Personales para el Personal Docente, Administrativo y Obrero de la UPEL. DATOS DEL SINIESTRO 21 Anote el monto reconocido por cobertura de Seguro de Vida y Accidentes Personales 22 Escriba las observaciones que considere necesarias. RELACIÓN DE DOCUMENTOS CONSIGNADOS 23 Marque con una equis (X) en el recuadro correspondiente a la columna documentos consignados por el (la) (los) interesado (a) (s) la relación de documentos que acompañan la Solicitud de Pago por Seguro de Vida y Accidentes Personales. DATOS PARA LA TRAMITACION DEL PAGO DEL BENEFICIO 24 Escriba nombres y apellidos de cada uno de los beneficiarios, tal como aparece en la cédula de identidad. 25 Anote el número de la cédula de identidad. 26 Anote el número de la Cuenta Bancaria en el que se realizará el depósito correspondiente a la indemnización. 27 Escriba el nombre de la entidad bancaria donde el (la) beneficiario(a) posee la cuenta. 28 Escriba en el recuadro correspondiente el tipo de cuenta bancaria: corriente, ahorro. RECIBO DE PAGO 29 Declaración de haber recibido conforme el pago correspondiente a la indemnización de Seguro de Vida y Accidentes Personales, según la distribución porcentual del beneficio. 30 Registre la firma del (la) beneficiario(a). DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL/ UNIDAD DE PERSONAL 31 Registre la firma del (la) analista responsable de procesar la solicitud, la fecha de recepción y el sello de la Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social. Anote los códigos correspondientes a la imputación presupuestaria, en cuanto a: - 32 Proyecto Acción Específica Código Producto Registre la firma del (la) funcionario(a) receptor(a) de la solicitud, la fecha de recepción y el sello de la Dirección General de Administración y Finanzas/ Unidad de Administración. Código: DGP-URL-TPSVAPDAO-05 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 12/12 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Desincorporación del (la) Afiliado(a) del Registro de Hospitalización, Cirugía y Maternidad (HCM), Gastos Mortuorios, Seguro de Vida y Accidentes del Personal Docente, Administrativo y Obrero de la UPEL. A.- Objetivo. - Determinar los lineamientos y pasos a seguir para la desincorporación del (la) trabajador(a) titular del registro de HCM, Gastos Mortuorios, Seguro de Vida y Accidentes Personales por causa de renuncia a cualquiera de los beneficios a petición del (la) mismo(a). B.- Alcance. - Rige para el personal Docente, Administrativo y Obrero activo de la UPEL, y contempla desde la consignación de los documentos justificativos para la realización del trámite de desincorporación del (la) trabajador(a) titular, la verificación de recaudos por la Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social hasta la desincorporación efectiva en el sistema. C.- Unidad Responsable. - Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social D.- Unidades Involucradas. - Dirección General de Personal/ Unidad de Personal. Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social. Unidad Administradora del Beneficio Trabajador (a) Titular. Código: DGP-URL-DRHCMGMSVAP-06 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 1/7 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Desincorporación del (la) Afiliado(a) del Registro de Hospitalización, Cirugía y Maternidad (HCM), Gastos Mortuorios, Seguro de Vida y Accidentes del Personal Docente, Administrativo y Obrero de la UPEL. E. Descripción del Procedimiento (Flujo Narrativo, Normas e Instrucciones Adicionales) ACTIVIDADES / RESPONSABLES NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES Normas: (1) Trabajador(a) Titular Carta de Renuncia al beneficio Anexos Punto de Cuenta (Renuncia o Destitución) Dirección General de Personal/ Unidad de Personal Memorándum Dirección General de Personal/ Unidad de Personal ( Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social ) Anexos (1) (0) Acta de Defunción Beneficiario(a)s 1. Recibe y revisa la documentación consignada de acuerdo al caso. La solicitud de desincorporación del beneficio, debe ser efectuada personalmente mediante una carta en original y duplicado, donde el (la) trabajador(a) afiliado(a) manifieste su voluntad de renunciar al beneficio, anexando a esta los recaudos correspondientes. (Paso 1). Corresponde a la Unidad de Relaciones Laborales/Sección de Relaciones Laboral Social, informar y asesorar a los (as) beneficiarios(as) debidamente registrados como afiliados(as), sobre el trámite a seguir para la desincorporación del (la) titular del beneficio por causa de fallecimiento. La Unidad de Relaciones Laborales/Sección de Relaciones Laboral Social (Analista Responsable) verifica y conforma la autenticidad de los recaudos consignados por el (la) trabajador(a). (Paso 1). Completa y correcta? No 2. Devuelve la documentación indicando las observaciones correspondientes. (1) Carta de Renuncia al beneficio Anexos Si Solicitante Punto de Cuenta (Renuncia o Destitución) Memorándum Anexos (1) (0) Acta de Defunción 3 Código: DGP-URL-DRHCMGMSVAP-06 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 2/7 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Desincorporación del (la) Afiliado(a) del Registro de Hospitalización, Cirugía y Maternidad (HCM), Gastos Mortuorios, Seguro de Vida y Accidentes del Personal Docente, Administrativo y Obrero de la UPEL. ACTIVIDADES / RESPONSABLES NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES Dirección General de Personal/ Unidad de Personal ( Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social ) 2 3.Firma y sella la documentación en señal de recibido y devuelve copia de la documentación al solicitante. Carta de Renuncia al beneficio Normas: La desincorporación del (la) Titular del beneficio debe realizarse mediante la forma “Desincorporación del Titular del Registro de HCM, Gastos Mortuorios y Seguro de Vida y Accidentes Personales”. (Paso 5). La Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social (Analista responsable) debe suministrar los datos del (la) titular del beneficio a ser desincorporado(a) del sistema de beneficios socioeconómicos contractuales. (Paso 6). (1) Acta de Defunción Anexos Solicitante Memorándum Punto de Cuenta (Renuncia o Destitución) (1) Carta de Renuncia al Beneficio Anexos (0) Acta de Defunción 4. Comprueba motivo de la desincorporación del beneficio. Renuncia al Beneficio/ Fallecimiento del Titular Motivo 5. Emite tres (3) ejemplares de la “Desincorporación del (la) Trabajador(a) Afiliado(a) del Registro de HCM, Gastos Mortuorios y Seguro de Vida y Accidentes Personales”. Renuncia/ Destitución 6. Accesa al sistema de beneficios socioeconómicos contractuales e ingresa los datos correspondientes a la desincorporación. 4 (2) (1) (0) Desincorporación del (la) Trabajador(a) Afiliado(a) del Registro de HCM, Gastos Mortuorios y Seguro de Vida y Accidentes Personales Código: DGP-URL-DRHCMGMSVAP-06 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 3/7 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Desincorporación del (la) Afiliado(a) del Registro de Hospitalización, Cirugía y Maternidad (HCM), Gastos Mortuorios, Seguro de Vida y Accidentes del Personal Docente, Administrativo y Obrero de la UPEL. ACTIVIDADES / RESPONSABLES NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES Normas: Dirección General de Personal/ Unidad de Personal ( Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social ) 3 7.Obtiene firma del (la) Jefe(a) de la Unidad/ Sección en la “Desincorporación del(la) Trabajador(a) Afiliado(a) del Registro de HCM, Gastos Mortuorios y Seguro de Vida y Accidentes Personales”, anexa documentos probatorios en los casos que aplique y distribuye de la siguiente manera: * Original a la Unidad Administradora del Beneficio. * Archiva duplicado y anexos que justifiquen la desincorporación del beneficio en el expediente. * Triplicado al (la) Trabajador(a)/ Beneficiario(a)s. (2) Desincorporación del (la) Trabajador(a) Afiliado(a) del Registro de HCM, Gastos Mortuorios y Seguro de Vida y (1) Accidentes Personales Desincorporación del (la) Trabajador(a) Afiliado(a) del Registro de HCM, Gastos Mortuorios y Seguro de Vida y Accidentes Personales (0) Desincorporación del (la) Trabajador(a) Afiliado(a) del Registro de HCM, Gastos Mortuorios y Seguro de Vida y Accidentes Personales Código: DGP-URL-DRHCMGMSVAP-06 Trabajador(a)/ Beneficiario(a) La Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social debe remitir copia de la “Desincorporación del Titular del Registro de HCM, Gastos Mortuorios y Seguro de Vida y Accidentes Personales” a la Unidad Administradora del Beneficio con el propósito de desincorporar de la data la información del (la) afiliado(a). (Paso 7). La Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social es la dependencia responsable del asesoramiento para procurar asistencia de hospitalización, cirugía y maternidad a los beneficiarios de la pensión de sobrevivientes, siempre y cuando les sea descontado el aporte del cien por ciento (100%) del valor de la prima correspondiente al monto que al efecto se establezca. Unidad Administradora del Beneficio Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 4/7 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Desincorporación del (la) Afiliado(a) del Registro de Hospitalización, Cirugía y Maternidad (HCM), Gastos Mortuorios, Seguro de Vida y Accidentes del Personal Docente, Administrativo y Obrero de la UPEL. F. Formularios y Documentos Utilizados: “Desincorporación del Trabajador(a) Afiliado(a) del Registro de Hospitalización, Cirugía y Maternidad, Gastos Mortuorios, Seguro de Vida y Accidentes Personales” G. Instructivo: Código: DGP/URL/ABSE: 09 Presentación: Tamaño Carta Impresión: Tinta Negra en Anverso Papel: Bond Distribución: Original: Unidad Administradora del Beneficio. Duplicado: Trabajador(a) Titular/ Beneficiario(a)s. DUn (1) año Período Retención: Unidad de Origen: Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social Frecuencia: Cada vez que se requiera la desincorporación del (la) trabajador(a) titular/ beneficiario(a)(s) de alguno de los beneficios socioeconómicos en forma voluntaria o por causa de fallecimiento, según el caso. Código: DGP-URL-DRHCMGMSVAP-06 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 5/7 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Desincorporación del (la) Afiliado(a) del Registro de Hospitalización, Cirugía y Maternidad (HCM), Gastos Mortuorios, Seguro de Vida y Accidentes del Personal Docente, Administrativo y Obrero de la UPEL. Instrucciones: Este formulario debe ser llenado de acuerdo a las siguientes instrucciones: CAMPO INSTRUCCIÓN 01 Anote el número del correlativo correspondiente. 02 Anote la fecha de llenado de la solicitud. DATOS DEL (LA) TRABAJADOR (A) AFILIADO(A) 03 Escriba Nombres y Apellidos tal como aparece en la cédula de identidad. 04 Anote el número de la Cédula de Identidad. 05 Escriba en el campo correspondiente el tipo de personal: Docente, Administrativo, Obrero. 06 Anote la fecha de ingreso a la Universidad (día, mes y año). 07 Escriba el nombre de la Dependencia de Adscripción. 08 Anote el número de teléfono y/o Extensión. 09 Escriba la dirección de correo electrónico. 10 12 Marque con una equis (x) en el recuadro correspondiente el motivo de la desincorporación: Fallecimiento del (la) Titular, Renuncia al Beneficio, Renuncia, Retiro, Despido, según el caso. Marque con una equis (X) en el recuadro correspondiente a la columna de beneficios a ser desincorporados por el (la) trabajador(a) afiliado(a): HCM, Seguro de Vida y Accidentes Personales, Gastos Mortuorios. Registre la firma del (la) Beneficiario(a). 13 SOLO PARA USO DE LA DIRECCION GENERAL DE PERSONAL/ UNIDAD DE PERSONAL 11 Anote los códigos correspondientes a la imputación presupuestaria, en cuanto a: - Proyecto Acción Especifica Código Producto Registre la firma del (la) Analista Responsable de procesar la solicitud, la fecha de recepción. Registre la firma del (la) Jefe(a) de la Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social y coloque el sello de la Dependencia. Código: DGP-URL-DRHCMGMSVAP-06 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 7/7 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Tramitación de Pago de Beneficios Socioeconómicos Contractuales para el Personal Docente, Administrativo y Obrero de la UPEL. A.- Objetivo. - Determinar los lineamientos y pasos a seguir para la tramitación del pago de beneficios socioeconómicos contractuales otorgados al personal de la Universidad, según lo establecido en la Convención Colectiva de Trabajo y Actas Convenio. B.- Alcance. Rige para el personal Docente, Administrativo y Obrero de la UPEL, y contempla desde la solicitud del pago de los beneficios contractuales ante la Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social, por parte del (la) trabajador(a), el tramite correspondiente hasta el pago respectivo. - C.- Unidad Responsable. Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social - D.- Unidades Involucradas. - Dirección General de Personal/ Unidad de Personal. Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social. Dirección General de Administración y Finanzas Trabajador (a). Código: DGP-URL-TPBSEDAO-07 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 1/9 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Tramitación de Pago de Beneficios Socioeconómicos Contractuales para el Personal Docente, Administrativo y Obrero de la UPEL. E. Descripción del Procedimiento (Flujo Narrativo, Normas e Instrucciones Adicionales) ACTIVIDADES / RESPONSABLES NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES Normas: El pago de beneficios socioeconómicos contractuales al (la) trabajador(a) universitario comprende aquellos correspondientes a la cancelación mensual, especial o extraordinaria según la periodicidad que establezcan las disposiciones vigentes, considerando el tipo de personal (Docente, Administrativo y Obrero) por conceptos establecidos en el contrato colectivo y actas vigentes. La Universidad proporcionará a sus trabajadores (as) los beneficios socioeconómicos establecidos en el contrato colectivo y actas convenio vigentes. La Dirección General de Personal/ Unidad de Personal mediante la Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social es la dependencia responsable de tramitar los beneficios socioeconómicos a los (as) trabajadores(as) de acuerdo a lo establecido con el contrato colectivo y actas convenio vigentes. El (la) trabajador(a) que desee disfrutar de los beneficios socioeconómicos establecidos en el contrato colectivo y actas convenio vigentes debe llenar la “Solicitud de Pago de Beneficios Socioeconómicos Contractuales”, según el tipo de beneficio. (Paso 2). Corresponde a la Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social, velar por el cumplimiento de la asignación de cada beneficio contemplado en el contrato colectivo y actas convenio vigentes que amparan al personal de la Universidad. (Paso 2). Los beneficios Socioeconómicos Contractuales a los cuales tiene derecho a disfrutar el (la) trabajador(a) son los siguientes: Bonificación por Nacimiento Prima por Hijo(s) Bonificación por Matrimonio Gastos Mortuorios Otorgamiento de Becas Ayuda para Inscripción y Uniformes Ayuda para Útiles Escolares Guardería Código: DGP-URL-TPBSEDAO-07 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 2/9 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Tramitación de Pago de Beneficios Socioeconómicos Contractuales para el Personal Docente, Administrativo y Obrero de la UPEL. ACTIVIDADES / RESPONSABLES NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES Normas: 2 Uniforme Juguetes Plan Vacacional Condecoraciones Seguro de Vida y Accidentes Personales Seguro de HCM Prima por Hijos Excepcionales Ayuda por Hijos en situación de necesidades especiales. (c) (0) Recaudos (1) Solicitud de Pago de Beneficios Socioeconómicos Contractuales Trabajador(a) Dirección General de Personal/ Unidad de Personal ( Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social ) 3. Verifica la documentación consignada por el (la) trabajador(a) de acuerdo al beneficio socioeconómico y al tipo de personal. Los documentos exigidos en original y copia al (la) trabajador(a) para el disfrute de los beneficios socioeconómicos establecidos en el contrato colectivo y actas convenio vigentes, son los siguientes: Bonificación por Nacimiento: Partida de Nacimiento del (la) recién nacido(a), Certificado de Nacimiento, Comunicación dirigida a la Dirección General de Personal/ Unidad de Personal. Prima por Hijo(s) del personal docente: hasta los veintisiete (27) años/ Prima por Hijo(s) del personal Administrativo: hasta los veinticinco (25) años/ Prima por Hijo(s) del Personal Obrero: hasta los (21) años: Partida de Nacimiento del (la) hijo(s) y Constancia de Estudio. (c) (0) Recaudos (1) Solicitud de Pago de Beneficios Socioeconómicos Contractuales Ayuda para Útiles y Textos Escolares: Constancia de Estudio. Ayuda Inscripción y Uniformes: Constancia de Inscripción Correcta y completa? No 4. Devuelve la documentación indicando las observaciones pertinentes al (la) trabajador(a) . (c) Si (0) Recaudos Trabajador(a) (1) Solicitud de Pago de Beneficios Socioeconómicos Contractuales 4 Bonificación por Matrimonio del personal administrativo y obrero: Acta de Matrimonio. Guardería: Comunicación dirigida a la Dirección General de Personal/ Unidad de Personal, Constancia de Inscripción, Recibo original de pago por inscripción, Recibo original de pago por mensualidad, Constancia de Inscripción de la Guardería ante el Ministerio de Educación, Fotocopia del RIF de la Guardería. Gastos Mortuorios para el Personal Docente, Administrativo y Obrero: Acta de Defunción, copia de la cédula de identidad del (la) fallecido(a) y de los(as) interesados(as), Acta de Matrimonio y Partida de Nacimiento. Becas para los hijos de los (as) trabajadores(as) administrativos y obreros: Constancia de Estudio, Constancia de Notas, Constancia de Inscripción. Corresponde a la Dirección General de Personal/ Unidad de Personal/ Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social, efectuar la previsión presupuestaria para el pago de los beneficios socioeconómicos contractuales a través del Código: DGP-URL-TPBSEDAO-07 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 3/9 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Tramitación de Pago de Beneficios Socioeconómicos Contractuales para el Personal Docente, Administrativo y Obrero de la UPEL. ACTIVIDADES / RESPONSABLES NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES Normas: trámite realizado por la Unidad/ Sección de Registro y Control. La Unidad de Registro y Control/ Sección de Registro y Control, efectuará el pago de los beneficios socioeconómicos contemplados en el contrato colectivo y actas convenio vigentes, a través de la nómina, para lo cual se considera todo tipo de beneficio como forma de cancelación, si el pago es mensual o si son especiales y/o extraordinarios según la periodicidad establecida, a excepción de los beneficios socioeconómicos que se paguen mediante ordenes de pago y cheque a través de la Dirección General de Administración y Finanzas/ Unidad de Administración. Código: DGP-URL-TPBSEDAO-07 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 4/9 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Tramitación de Pago de Beneficios Socioeconómicos Contractuales para el Personal Docente, Administrativo y Obrero de la UPEL. ACTIVIDADES / RESPONSABLES NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES Normas: Dirección General de Personal/ Unidad de Personal ( Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social ) 4 7. Emite “Memorándum” en original y duplicado con los recaudos correspondientes para el pago del beneficio solicitado a través de nómina y remite de manera simultanea la información vía electrónica a la Unidad de Registro y Control/ Sección de Registro y Control para activar el procesamiento del pago de nómina. 8. Archiva “Solicitud de Pago de Beneficios Socioeconómicos Contractuales” Recaudos (1) Memorándum Memorándum Procesamiento de Nómina de Pago Solicitud de Pago de Beneficios Socioeconómicos Contractuales Código: DGP-URL-TPBSEDAO-07 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 5/9 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Tramitación de Pago de Beneficios Socioeconómicos Contractuales para el Personal Docente, Administrativo y Obrero de la UPEL. F. Formularios y Documentos Utilizados: “Solicitud de Pago de Beneficios Socioeconómicos Contractuales” “Declaración Jurada relativa a hijos(as) mayores de edad, solteros(as) y estudiantes” G. Instructivo: Código: DGP/URL/ABSE: 010 Presentación: Tamaño Carta Impresión: Tinta Negra en Anverso Papel: Bond Distribución: Original: Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social Duplicado: Trabajador(a). DUn (1) año Período Retención: Unidad de Origen: Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social Frecuencia: Código: DGP-URL-TPBSEDAO-07 Cada vez que se requiera tramitar el pago de un beneficio socioeconómico contractual a solicitud del (la) trabajador(a). Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 6/9 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Tramitación de Pago de Beneficios Socioeconómicos Contractuales para el Personal Docente, Administrativo y Obrero de la UPEL. Instrucciones: Este formulario debe ser llenado de acuerdo a las siguientes instrucciones: CAMPO INSTRUCCIÓN 01 Marque con una equis (x) en el recuadro correspondiente el tipo de personal: Docente, Administrativo, Obrero. Anote el número del correlativo correspondiente. 02 Anote la fecha de llenado de la solicitud. DATOS DEL (LA) TRABAJADOR(A) SOLICITANTE 03 Escriba nombres y apellidos tal como aparece en la cédula de identidad. 04 Anote el número de su cédula de identidad. 05 Escriba la ubicación administrativa: Sede o Instituto, según el caso. 06 Escriba el nombre de la dependencia de adscripción. 07 Anote el número de teléfono y/o extensión. 08 Marque con una equis (x) en el recuadro correspondiente el tipo de beneficio socioeconómico solicitado. Marque con una equis (x) en el recuadro correspondiente los documentos consignados como anexo al beneficio solicitado. 09 SOLO PARA USO DE LA UNIDAD DE RELACIONES LABORALES/ SECCION DE RELACIONES LABORAL SOCIAL 10 Marque con una equis (x) en el recuadro correspondiente la opción: aprobado y escriba seguidamente en letras el monto a cancelar y luego en Bolívares Fuertes o negado y luego escriba el motivo del rechazo, según aplique. 11 Registre la firma del (la) Trabajador(a) Solicitante. 12 Registre la firma del (la) Analista Responsable de la Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social y la fecha de recepción de la solicitud. Código: DGP-URL-TPBSEDAO-07 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 8/9 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Tramitación de Beneficio de Guardería Infantil. A.- Objetivo. - Determinar los lineamientos y pasos a seguir para la tramitación del beneficio de guardería infantil al (la) trabajador(a) de la Universidad, con hijos(as) en edad maternal y cuya remuneración mensual sea inferior a cinco (5) salarios mínimos, en concordancia con lo establecido en el Reglamento de la Ley Orgánica del Trabajo. B.- Alcance. - Contempla desde la solicitud del beneficio de guardería por parte del (la) trabajador(a), la tramitación del beneficio por parte de la Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social hasta la remisión de la documentación a la Dirección General de Administración y Finanzas/ Unidad de Administración para obtener el pago correspondiente a la Institución que presta el servicio de guardería. C.- Unidad Responsable. - Dirección General de Personal/ Unidad de Personal D.- Unidades Involucradas. - Dirección General de Personal/ Unidad de Personal. Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social. Dirección General de Administración y Finanzas/ Unidad de Administración Trabajador (a). Código: DGP-URL-TBGI-08 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 1/7 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Tramitación de Beneficio de Guardería Infantil. E. Descripción del Procedimiento (Flujo Narrativo, Normas e Instrucciones Adicionales) ACTIVIDADES / RESPONSABLES NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES Normas: Tienen derecho al beneficio de Guardería el personal Docente, Administrativo y Obrero que perciba una remuneración mensual en dinero que no exceda del equivalente a cinco (5) salarios mínimos. El beneficio de Guardería para los hijos de los trabajadores administrativos y docentes se mantiene hasta el día anterior al momento en que el (la) menor cumple los cinco (5) años. En el caso del personal obrero hasta el día anterior que cumpla los siete (7) años de edad. La UPEL está en la obligación de pagar el beneficio durante los cinco (5) primeros días hábiles de cada mes. La solicitud del beneficio de Guardería, debe hacerse mediante la forma “Solicitud de Beneficio de Guardería”. Cuando la solicitud del beneficio sea por primera vez, el (la) trabajador(a) debe gestionarlo ante la Dirección General de Personal/ Unidad de Personal/ Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social, indicando el nombre del menor y anexando los siguientes documentos: Constancia y Recibo de Pago original por concepto de inscripción del (la) niño(a) en el Centro de Educación Inicial o Guardería. Fotocopia del registro de la Guardería ante el Ministerio del Poder Popular para la Educación. Fotocopia del RIF del Centro de Educación Inicial o Guardería. Original y fotocopia de la(s) factura(s), recibo(s) de pago o aviso(s) de cobro a nombre de la Universidad Pedagógica Experimental Libertador, con fecha de emisión, nombre completo del (la) menor(es), monto pagado o por pagar y el mes correspondiente, sin enmendaduras ni tachaduras. Una vez aprobado el beneficio, el (la) trabajador(a) debe consignar mensualmente ante la Dirección General de Personal/ Sección de Relaciones Laboral Social la(s) factura(s), recibo(s) o aviso(s) de cobro a nombre de la Universidad. Código: DGP-URL-TBGI-08 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 2/7 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Tramitación de Beneficio de Guardería Infantil. ACTIVIDADES / RESPONSABLES NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES Normas: 2 Dirección General de Personal/ Unidad de Personal ( Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social ) 4. Verifica si la documentación consignada por el (la) trabajador(a) cumple con lo establecido en la normativa vigente. Cobro, una vez efectuado el pago al Centro de Educación Inicial o Guardería, el (la) trabajador(a) debe consignar ante la Dirección General de Administración y Finanzas/ Unidad de Administración la factura o recibo original y fotocopia a la Dirección General de Personal/ Unidad de Personal/ Sección de Relaciones Laboral Social. Cuando el costo del beneficio exceda el cuarenta Recaudos Solicitud del Beneficio de Guardería Correcta y completa? En caso que el trámite sea realizado con Aviso de No 5. Devuelve la documentación indicando el motivo del rechazo al (la) trabajador(a) . Recaudos Trabajador(a) Solicitud del Beneficio de Guardería Si Solicitud del Beneficio de Guardería (1) Memorándum Cuando ambos padres presten servicio a la Universidad, se le pagará el beneficio a uno de ellos, siempre y cuando el monto sea igual o menor al máximo establecido, y al otro se le pagará el remanente que podrá ser hasta el monto máximo. En caso de requerir que el pago del beneficio de 6. Accesa al sistema y registra los datos del (la) trabajador (a) solicitante para su control. 7. Emite “Memorándum en original y duplicado con los recaudos a la Dirección General de Administración y Finanzas/ Unidad de Administración para activar la emisión del pago. 8. Archiva “Solicitud del Beneficio de Guardería”. Recaudos (40%) del salario mínimo el (la) trabajador(a) debe cubrir el resto del gasto. En el caso específico del personal obrero el monto a ser cancelado no excederá del 40% del salario mínimo y/o salario establecido para el Nivel I del Tabulador vigente. En todo caso, se tomara en cuenta la condición que más le favorezca. Guardería sea depositado, el (la) trabajador(a) debe informar por escrito el número de cuenta bancaria, tipo de cuenta y nombre del banco. El pago del beneficio de Guardería se realizará a nombre del Centro de Educación Inicial o Guardería. El (la) Trabajador(a) deberá consignar el aviso de cobro o factura original en un lapso no mayor a quince (15) días continuos antes de la fecha de su vencimiento. El (la) Trabajador(a) debe notificar por escrito con quince (15) días de anticipación sobre el retiro del (la) niño(a) del Centro de Educación Inicial o Guardería. Dirección General de Administración y Finanzas/ Unidad de Administración Código: DGP-URL-TBGI-08 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 3/7 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Tramitación de Beneficio de Guardería Infantil. F. Formularios y Documentos Utilizados: “Solicitud Beneficio de Guardería” G. Instructivo: Código: DGP/URL/ABSE: 011 Presentación: Tamaño Carta Impresión: Tinta Negra en Anverso Papel: Bond Distribución: Original: Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social Duplicado: Trabajador(a). DUn (1) año Período Retención: Unidad de Origen: Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social Frecuencia: Código: DGP-URL-TBGI-08 Cada vez que se requiera tramitar el beneficio de guardería a solicitud del (la) trabajador(a). Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 4/7 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Tramitación de Beneficio de Guardería Infantil. Instrucciones: Este formulario debe ser llenado de acuerdo a las siguientes instrucciones: CAMPO INSTRUCCIÓN 01 Anote el número del correlativo correspondiente. 02 Anote la fecha de llenado de la solicitud. DATOS DEL (LA) TRABAJADOR(A) SOLICITANTE 03 Escriba Nombres y Apellidos tal como aparece en la cédula de identidad. 04 Anote el número de la Cédula de Identidad. 05 Escriba la dirección de habitación. 06 07 Anote el número de teléfono donde pueda ser localizado correspondiente a Habitación, Oficina, o Celular. Escriba la dirección de correo electrónico. 08 Escriba la ubicación administrativa: Sede o Instituto, según el caso. 09 Escriba el nombre de la Dependencia de Adscripción. 10 11 Marque con una equis (x) en el recuadro correspondiente la opción correspondiente al tipo: Docente, Administrativo y Obrero. Escriba la denominación del cargo que ocupa. 12 Anote en números el sueldo mensual que devenga (BsF.). 13 Escriba Nombres y Apellidos del Cónyuge/ Madre/ Padre del (la) niño(a), según sea el caso, tal como aparece en la cédula de identidad. Anote el número de la Cédula de Identidad de (el) Cónyuge/ Madre/ Padre del (la) 14 niño(a). Escriba el nombre de la Organización, Empresa o Institución donde labora el (la) 15 Cónyuge/ Madre/ Padre del (la) niño(a). 16 Anote el número de teléfono donde pueda ser localizado correspondiente a Habitación, Oficina, o Celular del (la) Cónyuge/ Madre/ Padre del (la) niño(a). DATOS DEL (LA) (LOS) INFANTES(AS) BENEFICIARIO(S) 17 Escriba Nombres y Apellidos del (la) niño(a) hijo(a) del (la) trabajador(a). 18 Anote la fecha de Nacimiento (Día, Mes y Año) correspondiente beneficiario(a). Anote la edad en números del (la) niño(a). 19 20 21 a cada hijo(a) Marque con una equis (x) en el recuadro correspondiente el sexo (femenino, masculino) según aplique. Escriba el nombre de la Institución o Guardería que presta el servicio. Código: DGP-URL-TBGI-08 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 6/7 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Tramitación de Beneficio de Guardería Infantil. 22 23 24 25 26 Anote la fecha en que se realizó la inscripción del (la) niño(a), indicando día, mes y año y el monto cancelado en bolívares fuertes (BsF.). Anote el monto a ser cancelado por concepto de mensualidad en bolívares fuertes (BsF.). Escriba otras especificaciones que considere pertinentes. Anote el monto total a ser cancelado por mensualidad e inscripción producto de la sumatoria por cada infante beneficiario registrado. Registre la firma del (la) trabajador(a) que solicita el beneficio. SOLO PARA USO DE LA UNIDAD DE RELACIONES LABORALES/ SECCION DE REALCIONES LABORAL SOCIAL 27 Anote los códigos correspondientes a la imputación presupuestaria, en cuanto a: - Proyecto Acción Especifica Código Producto 28 Marque con una equis (x) en el recuadro correspondiente la opción que tenga a bien formular sobre la decisión de aprobado, no aprobado o realizar Nuevo estudio según el caso. 29 Marque con una equis (x) en el recuadro correspondiente la opción de pago por concepto de: Inscripción y Mensualidad. 30 Escriba las observaciones que considere pertinentes. 31 Registre la firma del Analista Responsable y la fecha de procesamiento de la solicitud. Código: DGP-URL-TBGI-08 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 7/7 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Otorgamiento de Becas a Hijos del Personal Administrativo y Obrero de la UPEL. A.- Objetivo. - Documentar los lineamientos y pasos necesarios para la solicitud, estudio y concesión de becas a los hijos del personal Administrativo y Obrero de la Universidad Pedagógica Experimental Libertador. B.- Alcance. - Rige para el personal Administrativo y Obrero de la UPEL, y contempla desde la solicitud de información para el trámite del beneficio a la Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social por parte del (la) trabajador(a), la tramitación del beneficio por la Unida hasta la aprobación por parte de la Comisión Bipartita de Becas. C.- Unidad Responsable. - Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social D.- Unidades Involucradas. - Dirección General de Personal/ Unidad de Personal. Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social. Comisión Bipartita de Becas Representaciones Gremiales Trabajador Social Trabajador (a). Código: DGP-URL-OBHAO-09 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 1/14 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Otorgamiento de Becas a Hijos del Personal Administrativo y Obrero de la UPEL. E. Descripción del Procedimiento (Flujo Narrativo, Normas e Instrucciones Adicionales) ACTIVIDADES / RESPONSABLES NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES Normas: Inicio Dirección General de Personal/ Unidad de Personal ( Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social ) Se entiende por Beca el aporte económico periódico 1. Informa a los(as) trabajadores(as) interesados(as) mediante “Circular” y a través del correo electrónico los recaudos a consignar así como las fechas para la recepción de la documentación y la solicitud de becas . concedido con carácter no reembolsable, otorgado a los hijos de los trabajadores administrativos y obreros de la Universidad Pedagógica Experimental Libertador que requieran de recursos económicos para realizar sus estudios. Todo(a) trabajador(a) que opte por una beca para su hijo(a) debe solicitarla mediante la forma “Solicitud de Beca para los Hijos de los Trabajadores”. Se concede una beca a los(as) hijos(as) de los (as) Circular Trabajador(a) Interesado(a) trabajadores(as) administrativos y obreros que cursen estudios de Preescolar, Básica, Media Diversificada y Técnica o Educación Superior. El beneficio de la Beca se concede a un (1) solo Trabajador(a) Interesado(a) 2. Recibe la información y obtiene de la Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social “Solicitud de Beca para los Hijos de los Trabajadores” junto con las instrucciones sobre el llenado y los recaudos a consignar. (1) (0) hijo(a) por cada núcleo familiar, previo estudio de la situación socioeconómica del (la) mismo(a), y cuyo hijo(a) tenga entre los tres (3) años y los veinticinco (25) años. La Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social es la dependencia responsable de suministrar al (la) trabajador(a) interesado(a) en obtener el beneficio de beca toda la información necesaria para su disfrute, así como los documentos exigidos para este fin y las fechas de entrega de estos requisitos. (Paso 2). Solicitud de Beca para los Hijos de los Trabajadores 3 Código: DGP-URL- OBHAO-09 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 2/14 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Otorgamiento de Becas a Hijos del Personal Administrativo y Obrero de la UPEL. ACTIVIDADES / RESPONSABLES NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES Normas: Dirección General de Personal/ Unidad de Personal ( Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social ) 2 (C) (0) El (la) trabajador(a) interesado(a) debe presentar los siguientes recaudos sin tachaduras ni enmendaduras: Boletín de Promoción debidamente sellado y firmado por las autoridades de la Institución Educativa donde cursó estudios. (original y fotocopia) Recaudos Constancia de Inscripción (original y fotocopia) (1) Trabajador(a) Interesado(a) Solicitud de Beca para los Hijos de los Trabajadores Si el beneficiario(a) es mayor de edad debe consignar la constancia de notas debidamente sellada y firmada por las autoridades de la Institución Educativa donde curso sus estudios (original y fotocopia). 3. Recibe “Solicitud de Beca para los Hijos de los Trabajadores”, “Recaudos” y analiza si la documentación consignada por el(la) trabajador(a) cumple con lo establecido en la normativa vigente. Correcta y completa? 5.Devuelve documentación indicando observaciones. No Trabajador(a) Interesado(a) (C) (0) Recaudos (1) Solicitud de Beca para los Hijos de los Trabajadores Si 4. Firma y sella devolviendo originales de los recaudos al (la) trabajador(a) interesado(a). (C) Recaudos (0) Recaudos Trabajador(a) Interesado(a) (1) Solicitud de Beca para los Hijos de los Trabajadores 4 Código: DGP-URL- OBHAO-09 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 3/14 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Otorgamiento de Becas a Hijos del Personal Administrativo y Obrero de la UPEL. ACTIVIDADES / RESPONSABLES NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES Normas: Corresponde a la Comisión Bipartita de becas para el personal administrativo y obrero, la aprobación y adjudicación de las becas solicitadas. Corresponde a la Dirección General de Personal/ Unidad de Personal/ Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social convocar a la Comisión Bipartita de Becas para que en un lapso no mayor a ocho (8) días continuos estudie, revise y otorgue las becas solicitadas. (Paso 6). La Comisión Bipartita está integrada por un (1) representante de la Universidad designado en la Sede Rectoral por el Rector(a) y en los Institutos por el (la) Director(a) y un (1) representante Gremial. La Comisión Bipartita contará con el asesoramiento de un (1) trabajador(a) social de la Dirección General de Personal que además de realizar el estudio pertinente, recabará y controlará el funcionamiento integral del proceso de otorgamiento de becas conjuntamente con los miembros de la Comisión. La Comisión Bipartita conforma mediante la firma y sello los documentos correspondientes al “Acta” y la “Solicitud de Beca para los Hijos de los Trabajadores”. (Paso 8). Código: DGP-URL- OBHAO-09 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 4/14 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Otorgamiento de Becas a Hijos del Personal Administrativo y Obrero de la UPEL. ACTIVIDADES / RESPONSABLES NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES Normas: La Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social debe informar al (la) trabajador(a) interesado(a) sobre la decisión de la Comisión Bipartita de Becas en un plazo no mayor a sesenta (60) días a partir de la fecha de entrega de la solicitud del beneficio. (Paso 12). Código: DGP-URL- OBHAO-09 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 5/14 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Otorgamiento de Becas a Hijos del Personal Administrativo y Obrero de la UPEL. ACTIVIDADES / RESPONSABLES 5 NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES Normas: Dirección General de Personal/ Unidad de Personal ( Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social ) El pago del beneficio de beca debe realizarse por asignaciones mensuales durante doce (12) meses de cada año. (Paso 13). 12. Emite “Comunicación” personalizada a los(as) trabajadores(as) interesados(as) informando sobre los resultados de la solicitud de beca. 13. Elabora y remite cuadro con las solicitudes y montos aprobados según el nivel educativo a la Unidad de Registro y Control/ Sección de Registro y Control para activar el pago por nómina. 14. Elabora “Control de Becas o Matrícula” y archiva con el “Acta”, “Relación” según nivel educativo, “Solicitud de Beca para los Hijos de los Trabajadores” y “Recaudos” en el expediente del (la) trabajador(a). (c) Recaudos En el Expediente del(la) Trabajador(a) (1) Solicitud de Beca Relación según el Nivel Educativo (0) Acta Comunicación Trabajador(a) Interesado(a) Cuadro de Solicitudes Aprobadas Unidad/ Sección de Registro y Control Control de Becas La cancelación de becas se regirá por el cronograma de pago que para tales efectos realiza la Unidad de Relaciones Laborales y la Unidad/ Sección de Registro y Control, tomando en consideración las fechas de inicio de cada proceso. (Paso 13). Corresponde a la Unidad de Relaciones Laborales / Sección de Relaciones Laboral Social verificar la Disponibilidad presupuestaria para el pago de las becas y su control, previamente autorizada por la Dirección General de Personal, la cual estará sujeta al numero de becas que sean otorgadas. Las causas para la retención del pago de la beca son: El retiro del (la) alumno(a) del Plantel Educativo o Institución de Educación Superior. No estar inscrito al comienzo del periodo escolar. Inscripción Anulada Egreso por Graduación El egreso y/o la exclusión de un becario y la retención de la beca, debe ser notificado por la Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social a la Unidad /Sección de Registro y Control. Corresponde a la Unidad de Relaciones laborales / Sección de Relaciones Laboral Social registrar en el “Control de Becas o Matrícula” los movimientos por cada becario con el fin de llevar una información actualizada del mismo, el cual permitirá el seguimiento por becas otorgadas y reposará en el “Expediente” del (la) interesado(a). (Paso 14). Código: DGP-URL- OBHAO-09 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 6/14 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Otorgamiento de Becas a Hijos del Personal Administrativo y Obrero de la UPEL. F. Formularios y Documentos Utilizados: “Solicitud de Beca para Hijos de los Trabajadores” “Control de Becas” G. Instructivo: Solicitud de Beca para los Hijos de los Trabajadores Código: DGP/URL/ABSE: 012 Presentación: Tamaño Carta Impresión: Tinta Negra en Anverso Papel: Bond Distribución: Original: Trabajador(a) Interesado(a) Duplicado: Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social DUn (1) año Período Retención: Unidad de Origen: Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social Frecuencia: Código: DGP-URL- OBHAO-09 Cada vez que se requiera tramitar el beneficio de beca para los hijos de los trabajadores administrativos y obreros a solicitud de estos. Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 7/14 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Otorgamiento de Becas a Hijos del Personal Administrativo y Obrero de la UPEL. Instrucciones: Este formulario debe ser llenado de acuerdo a las siguientes instrucciones: CAMPO INSTRUCCIÓN 01 Anote el número del correlativo correspondiente. 02 Anote la fecha de llenado de la solicitud. DATOS DEL (LA) TRABAJADOR(A) SOLICITANTE 03 Escriba Nombres y Apellidos tal como aparece en la cédula de identidad. 04 Anote el número de la Cédula de Identidad. 05 06 Marque con una equis (x) en el recuadro correspondiente el estado civil: soltero(a), casado(a), judicialmente separado(a), divorciado(a) o viudo(a). Escriba la ubicación administrativa: Sede o Instituto, según el caso. 07 Escriba el nombre de la Dependencia de Adscripción. 08 Anote el número de teléfono y/o extensión. 09 10 Marque con una equis (x) en el recuadro correspondiente la opción tipo de personal: Docente, Administrativo y Obrero. Escriba la denominación del cargo que ocupa. 11 Anote en números el sueldo mensual que devenga (BsF.). 12 Escriba la dirección de habitación (especificando ciudad, estado). 13 Anote el número de teléfono de habitación o celular donde pueda ser localizado. DATOS DEL (LA) CONYUGE 14 Escriba Nombres y Apellidos tal como aparece en la cédula de identidad. 15 17 Anote el número de la Cédula de Identidad de (el) (la) cónyuge/ madre/ padre del (la) niño(a). Marque con una equis (x) en el recuadro correspondiente la opción correspondiente; Si o No trabaja, según aplique. Escriba la profesión de (el) (la) Cónyuge 18 Escriba la denominación del cargo que ocupa. 19 Anote en números el sueldo mensual que devenga (BsF.). 20 Escriba el nombre de la Empresa en la que labora el (la) cónyuge. 21 Escriba la dirección de ubicación de la empresa. 16 Código: DGP-URL- OBHAO-09 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 9/14 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Otorgamiento de Becas a Hijos del Personal Administrativo y Obrero de la UPEL. 22 Anote el número de teléfono (s) de la empresa. DATOS DEL (LA) HIJO(A) PARA EL CUAL SOLICITA LA BECA 23 Escriba nombres y apellidos del (la) niño(a) hijo(a) del (la) trabajador(a). 24 25 Anote la fecha de Nacimiento (Día, Mes y Año) correspondiente beneficiario(a). Anote la edad en números del (la) hijo(a). 26 Escriba la dirección de habitación (especificando ciudad, estado). 27 Anote el número de teléfono donde pueda ser ubicado. 28 Escriba el nombre de la Institución Educativa en la cual cursa estudios. 29 Escriba la dirección de la Institución Educativa. 30 Anote el número de teléfono de la Institución Educativa. a (la) hijo(a) 31 Marque con una equis (x) en el recuadro correspondiente la opción tipo de Institución: Oficial o Privada, según aplique. 32 Marque con una equis (x) en el recuadro correspondiente la opción Nivel de Estudio: Básica (Preescolar, 1° al 6° grado, Básica 7° al 9° año), Media (Ciclo Diversificado 4° al 6° año) o Superior (Estudios de Pregrado Trimestral o Semestral). 33 Anote la calificación obtenida al término del período o en su defecto el promedio de notas obtenido. DATOS DE OTRO HIJO QUE ESTE CURSANDO ESTUDIOS 34 Anote el correlativo correspondiente 35 Escriba nombres y apellidos tal como aparece en la cédula de identidad. 36 Anote el número de la cédula de identidad. 37 38 Anote la fecha de nacimiento (Día, Mes y Año) correspondiente a otro(a) hijo(a) que se encuentre cursando estudios. Anote la edad en números del (la) hijo(a). 39 Escriba el nivel de estudio que está cursando. 40 Escriba la información correspondiente al año/ grado/ trimestre/ semestre, según el caso que cursa. ÁREA SOCIECONÓMICA 41 Marque con una equis (x) en el recuadro correspondiente la opción responsable económico: padre, madre, familiar, amigo, si mismo. 42 Marque con una equis (x) en el recuadro correspondiente la opción tenencia de la vivienda. Marque con una equis (x) en el recuadro correspondiente la opción principal fuente de Ingreso del Responsable Económico. 43 Código: DGP-URL- OBHAO-09 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 10/14 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Otorgamiento de Becas a Hijos del Personal Administrativo y Obrero de la UPEL. 44 Marque con una equis (x) en el recuadro correspondiente la opción nivel de Instrucción del Responsable Económico. SOLO PARA SER LLENADO POR LA COMISION BIPARTITA DE BECAS 45 Registre las observaciones que considere necesarias. 46 Marque con una equis (x) en el recuadro correspondiente la opción decisión: Aprobada, Diferida, Negada. Anote la fecha de la aprobación, diferimiento o negación de la solicitud de beca. 47 48 Registre la firma de los miembros de la Comisión Bipartita en señal de conformidad de la solicitud. 49 Registre la firma del (la) trabajador(a) solicitante. 50 PARA SER LLENADO POR LA DIRECCION GENERAL DE PERSONAL/ UNIDAD DE PERSONAL Anote los códigos correspondientes a la imputación presupuestaria, en cuanto a: - Proyecto Acción Específica Código Producto Registre la firma del (la) trabajador(a) solicitante. Registre la firma y el sello del (la) Analista que recibe la solicitud y la del (la) Jefe(a) de la Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social que autoriza la solicitud de beca. Código: DGP-URL- OBHAO-09 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 11/14 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Otorgamiento de Becas a Hijos del Personal Administrativo y Obrero de la UPEL. H. Instructivo: Control de Becas Código: DGP/URL/ABSE: 013 Presentación: Tamaño Carta Impresión: Tinta Negra en Anverso Papel: Bond Distribución: Original: Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social Trabajador(a) Interesado(a) Período DUn (1) año Retención: Unidad de Origen: Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social Frecuencia: Código: DGP-URL- OBHAO-09 Servir de documento base para la actualización de la información de los beneficiarios de las becas. Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 12/14 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Otorgamiento de Becas a Hijos del Personal Administrativo y Obrero de la UPEL. Instrucciones: Este formulario debe ser llenado de acuerdo a las siguientes instrucciones: CAMPO INSTRUCCIÓN 01 Anote el número del correlativo correspondiente al becario. 02 Anote la fecha de llenado de la solicitud. DATOS DEL (LA) TRABAJADOR(A) AFILIADO(A) 03 Escriba nombres y apellidos tal como aparece en la cédula de identidad. 04 Anote el número de la cédula de identidad. 05 06 Marque con una equis (x) en el recuadro correspondiente el tipo de personal: Administrativo, Obrero. Escriba la ubicación administrativa: Sede o Instituto, según el caso. 07 Escriba el nombre de la Dependencia de Adscripción. DATOS DEL BECARIO 08 Escriba Nombres y Apellidos 09 Anote el número de la cédula de identidad. 10 Anote la fecha de nacimiento (día, mes y año). 11 Anote la fecha de otorgamiento de la beca. REGISTRO DEL (LA) BECARIO(A) Según el Nivel de Educación que cursa el (la) becario(a) escriba: el nombre de la especialidad, nombre del Plantel o Institución, Periodo Escolar, Grado/ Año/ Trimestre o Semestre, Observaciones, según el caso. Código: DGP-URL- OBHAO-09 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 14/14 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Dotación de Juguetes a los Hijos del Personal Administrativo y Obrero de la UPEL. A.- Objetivo. - Documentar los lineamientos y pasos necesarios para llevar a cabo el trámite correspondiente de la dotación de juguetes a los hijos del personal Administrativo y Obrero de la Universidad Pedagógica Experimental Libertador, según lo establecido en las convenciones contractuales. B.- Alcance. Rige para el personal Administrativo y Obrero de la UPEL, y contempla desde el estudio del monto disponible a ser distribuido por cantidad de beneficiarios, la distribución de estos montos, hasta el pago del respectivo beneficio al personal. - C.- Unidad Responsable. - Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social D.- Unidades Involucradas. - Dirección General de Personal/ Unidad de Personal. Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social. Comisión para la Dotación de Juguetes Trabajador (a). Código: DGP-URL-DJHPAO-10 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 1/5 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Dotación de Juguetes a los Hijos del Personal Administrativo y Obrero de la UPEL. E. Descripción del Procedimiento (Flujo Narrativo, Normas e Instrucciones Adicionales) ACTIVIDADES / RESPONSABLES NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES Normas: Inicio Dirección General de Personal/ Unidad de Personal ( Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social ) El trámite para el otorgamiento de juguetes a los hijos de los trabajadores de la Universidad debe contar con el respaldo presupuestario para el pago del beneficio. (Paso 2). 1. Emite “Memorándum” a cada uno de los miembros de la Comisión de Dotación de Juguetes solicitando su instalación e informa sobre el lugar, fecha y hora de la reunión. 2. Chequea la disponibilidad presupuestaria con el monto asignado para la dotación de juguetes. Memorándum Comisión de Dotación de Juguetes Reunión Establecida Comisión 3. Estudian el monto presupuestario disponible para el valor del juguete, convenios contractuales y las actividades a llevar a cabo con los respectivos responsables. 4. Emite “Acta” indicando la modalidad de pago del beneficio, fecha de pago, monto por tipo de personal a las organizaciones gremiales y a la Dirección General de Personal/ Unidad de Personal. Acta Organizaciones Gremiales Acta 3 Código: DGP-URL-DJHPAO-10 Fecha de Vigencia: 03/12 La Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social tendrá bajo su responsabilidad la disponibilidad presupuestaria para el pago del beneficio, previa autorización de la Dirección General de Personal/ Unidad de Personal. Dicha disponibilidad corresponde al equivalente del monto del pago del beneficio otorgado. La aprobación para el otorgamiento del beneficio estará a cargo de la Comisión de Juguetes la cual estará integrada por un (1) representante de la Universidad y un (1) representante seleccionado por las Organizaciones Gremiales de cada Instituto y de la Sede Rectoral. (Paso 3). La Comisión de Juguetes se constituye en el tercer trimestre de cada año, para analizar y establecer las acciones a seguir para la distribución del monto asignado entre cada uno de los beneficiarios, así como la modalidad de pago. (Paso 3). La Comisión de Juguetes emite “Acta” dando conformidad de la decisión tomada en relación a la distribución del monto presupuestario disponible por tipo de personal y el valor del juguete, modalidad de pago y distribuye de la siguiente manera: Un (1) ejemplar a las Organizaciones Gremiales. Un (1) ejemplar a la Dirección General de Personal Un (1) ejemplar para el archivo de la Unidad de Relaciones Laborales. La Dirección General de Personal es la dependencia responsable de velar por el cumplimiento y la correcta interpretación de los convenios y/o contratos colectivos conforme a lo establecido en la Ley Orgánica del Trabajo y su Reglamento y a las disposiciones que rigen la materia. Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 2/5 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Dotación de Juguetes a los Hijos del Personal Administrativo y Obrero de la UPEL. ACTIVIDADES / RESPONSABLES NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES Normas: 2 El disfrute del beneficio de dotación de juguetes de los hijos del personal administrativo y obrero es un beneficio que será hasta que cumpla los catorce (14) años, once (11) meses y veintinueve (29) días de edad. Acta Comisión Dirección General de Personal La Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de 5. Recibe “Acta”, obtiene fotocopia y remite a la Unidad de Personal y a la Unidad de Relaciones Laborales. 6. Archiva “Acta”. Unidad de Personal © Acta Acta © Acta 7. Recibe fotocopia del “Acta” y archiva. 8. Elabora “Memorándum” solicitando listado actualizado de beneficiarios de la dotación de juguetes a la Sección de Relaciones Laboral Social. 9. Verifica a través del sistema los registros de los hijos de los trabajadores. (1) (C) Nombre del Instituto Nombre de la Dependencia de Adscripción Tipo de Personal Nombre del (la) Trabajador(a) Cantidad de Hijos(as) Fecha de Nacimiento y edad de los hijos Monto por cada Trabajador Monto Total Imputación Presupuestaria. (Paso 8, 11). Corresponde a la Unidad de Relaciones Laborales/ Dirección General de Personal/ Unidad de Relaciones Laborales Acta Relaciones Laboral Social es la dependencia encargada de elaborar el Listado de Beneficiarios para la dotación de juguetes la cual debe contener la siguiente información: Sección de Relaciones Laboral Social informar mediante el correo electrónico y/o circular al personal administrativo y obrero la fecha de pago del beneficio. En el caso que ambos padres trabajen para la Universidad, la dotación de juguetes se otorga sólo a uno de los dos. Sección de Relaciones Laboral Social (0) Memorándum 4 Código: DGP-URL-DJHPAO-10 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 3/5 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Dotación de Juguetes a los Hijos del Personal Administrativo y Obrero de la UPEL. ACTIVIDADES / RESPONSABLES NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES Normas: Corresponde a la Unidad de Relaciones Laborales mantener actualizada la Base de Datos para la dotación de juguetes. (Paso 10,11). Código: DGP-URL-DJHPAO-10 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 4/5 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Dotación de Juguetes a los Hijos del Personal Administrativo y Obrero de la UPEL. ACTIVIDADES / RESPONSABLES NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES Normas: Corresponde a la Unidad de Relaciones Laborales la consolidación de la información recibida de los Institutos y la Sede Rectoral con el propósito de obtener el “Listado Consolidado” para la dotación de juguetes. (Paso 14). Código: DGP-URL-DJHPAO-10 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 5/5 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Dotación de Uniformes al Personal Administrativo y Obrero de la UPEL. A.- Objetivo. - Documentar las prescripciones y pasos necesarios para realizar los trámites correspondientes a la dotación de uniformes al personal Administrativo Femenino y Obrero de la Universidad Pedagógica Experimental Libertador, de acuerdo a lo establecido en las convenciones contractuales. B.- Alcance. Rige para el personal Administrativo y Obrero de la UPEL, y contempla desde la actualización de los datos del personal administrativo femenino y obrero de los Institutos Pedagógicos y Sede Rectoral hasta la conformidad y entrega de los uniformes al personal de la Universidad. - C.- Unidad Responsable. - Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social D.- Unidades Involucradas. - Dirección General de Personal/ Unidad de Personal. Dirección General de Administración y Finanzas Unidad de Adquisiciones y Suministros Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social. Asociaciones Gremiales Trabajador (a). Código: DGP-URL- DUPAO-11 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 1/10 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Dotación de Uniformes al Personal Administrativo y Obrero de la UPEL. E. Descripción del Procedimiento (Flujo Narrativo, Normas e Instrucciones Adicionales) ACTIVIDADES / RESPONSABLES NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES Normas: La Dotación de Uniformes al personal administrativo femenino y obrero de la Universidad debe contar con el respaldo presupuestario para el pago del beneficio. La Universidad suministrará anualmente al personal administrativo femenino que labora en las diferentes áreas de la Universidad, el cincuenta (50%) correspondiente a dos (2) uniformes, previo acuerdo entre la Dirección General de Personal y la Organización Gremial respectiva. La dotación de uniformes se efectúa según las regiones geográficas donde el personal administrativo femenino y obrero presta sus servicios. El personal obrero debe usar de forma obligatoria el uniforme durante sus horas de labor, en caso contrario quedaran excluidos de este beneficio en las dotaciones posteriores. La Universidad dotará anualmente al personal obrero de los siguientes implementos: Cuatro (4) uniformes, dos (2) pares de zapatos a cada obrero. Cuatro (4) Slaks (pantalones y camisas de la misma tela), dos (2) pares de zapatos; a los electricistas, mecánicos, carpinteros, albañiles, plomeros y otros trabajadores con oficios especializados, se les entregarán cuatro (4) bragas anuales. Cuatro (4) fluxes, dos (2) pares de zapatos, a los mayordomos, porteros, vigilantes, choferes, mensajeros, informadores en oficina y Direcciones, telefonistas, almacenistas, Jefe de Mantenimiento, Jefe de Lavandería y otros de similares oficios que requieran de los mismos. Cuatro (4) conjuntos (pantalón y blusa), dos (2) pares de zapatos para obreras con oficios que así lo requieran. La dotación de calzado se hará adecuándose al oficio que ejecuta el personal. La Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social es la dependencia responsable de actualizar anualmente la Base de Datos del personal administrativo femenino y obrero que serán dotados de uniformes. (Paso 2). Código: DGP-URL- DUPAO-11 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 2/10 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Dotación de Uniformes al Personal Administrativo y Obrero de la UPEL. ACTIVIDADES / RESPONSABLES NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES Normas: La Dirección General de Personal es la dependencia responsable de emitir el “Cuadro Integral” para la Dotación de Uniformes de la Universidad, el cual contempla la cantidad de beneficiarios(as) por tipo de personal, cantidad de uniformes, calidad requerida y costo. (Paso 5). Código: DGP-URL- DUPAO-11 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 3/10 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Dotación de Uniformes al Personal Administrativo y Obrero de la UPEL. ACTIVIDADES / RESPONSABLES NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES Normas: Corresponde a la Sección de Relaciones Laboral Social de cada Instituto encargarse del proceso de contratación de la empresa que fabricará los uniformes (Paso 6). Código: DGP-URL- DUPAO-11 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 4/10 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Dotación de Uniformes al Personal Administrativo y Obrero de la UPEL. ACTIVIDADES / RESPONSABLES NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES Normas: La Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social es la dependencia responsable conjuntamente con las Organizaciones Gremiales de verificar que la información, los datos y la calidad de los uniformes sean correctos con el fin de certificar y aprobar la dotación de uniformes. (Paso 10). Código: DGP-URL- DUPAO-11 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 5/10 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Dotación de Uniformes al Personal Administrativo y Obrero de la UPEL. ACTIVIDADES / RESPONSABLES NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES Normas: La Unidad de relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social es la dependencia responsable de emitir el “Acta” conjuntamente con las Organizaciones Gremiales a la Unidad de Compras y Suministros dando conformidad al lote de uniformes recibidos de la empresa. (Paso 12). Código: DGP-URL- DUPAO-11 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 6/10 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Dotación de Uniformes al Personal Administrativo y Obrero de la UPEL. ACTIVIDADES / RESPONSABLES NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES Normas: Código: DGP-URL- DUPAO-11 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 7/10 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Dotación de Uniformes al Personal Administrativo y Obrero de la UPEL. F. Formularios y Documentos Utilizados: “Registro de Datos para la Dotación de Uniformes del Personal Administrativo Femenino y Obrero” G. Formularios establecidos por otra Unidad “Autorización de Descuento por Nomina” H. Instructivo: Código: DGP/URL/ABSE: 014 Presentación: Tamaño Carta Impresión: Tinta Negra en Anverso Papel: Bond Distribución: Original: Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social: DUn (1) año Período Retención: Unidad de Origen: Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social Frecuencia: Código: DGP-URL- DUPAO-11 Cada vez que se requiera actualizar la información relacionada con las tallas para la dotación de uniformes al personal administrativo femenino y obrero, así como a los trabajadores de nuevo ingreso. Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 8/10 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Dotación de Uniformes al Personal Administrativo y Obrero de la UPEL. Instrucciones: Este formulario debe ser llenado de acuerdo a las siguientes instrucciones: CAMPO INSTRUCCIÓN Marque con una equis (x) en el recuadro correspondiente la opción tipo de personal: Administrativo, Obrero. 01 Escriba Nombres y Apellidos tal como aparece en la cédula de identidad. 02 Anote el número de la Cédula de Identidad. 03 Escriba la ubicación administrativa: Sede o Instituto, según el caso. 04 Escriba el nombre de la Dependencia de Adscripción. 05 Anote el número de teléfono de la Dependencia de Adscripción y/o la Extensión correspondiente. Marque con una equis (x) en el recuadro correspondiente la talla correspondiente a la dotación de uniforme según las funciones ejecutadas. Escriba las observaciones que considere a bien manifestar. 06 07 08 Registre la firma del (la) trabajador(a) interesado(a), anote el número de la Cédula de Identidad, fecha de la firma. Código: DGP-URL- DUPAO-11 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 10/10 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Administración del Plan Vacacional. A.- Objetivo. - Documentar las prescripciones y pasos necesarios para la planificación y ejecución del plan vacacional anual para los (as) hijos(as) del personal docente, administrativo y obrero de la Universidad Pedagógica Experimental Libertador, de acuerdo a lo establecido en las convenciones contractuales. B.- Alcance. Rige para el personal Docente, Administrativo y Obrero de la UPEL, y contempla desde la aplicación de la encuesta al personal de los Institutos Pedagógicos y Sede Rectoral por parte de la Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social y solicitud de disponibilidad presupuestaria en base al numero de niños a participar hasta la evaluación del evento y rendición de cuentas ante la Dirección General de Administración y Finanzas. - C.- Unidad Responsable. - Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social D.- Unidades Involucradas. - Dirección General de Personal/ Unidad de Personal. Dirección General de Administración y Finanzas Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social. Representaciones Gremiales Consultoría Jurídica Trabajador (a). Empresa. Código: DGP-URL-APV-12 Fecha de Vigencia: 03 /12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 1/17 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Administración del Plan Vacacional. E. Descripción del Procedimiento (Flujo Narrativo, Normas e Instrucciones Adicionales) ACTIVIDADES / RESPONSABLES NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES Normas: El Plan Vacacional se encuentra orientado a motivar la participación de los hijos de los trabajadores en actividades recreativas que se imparten durante el periodo vacacional escolar, bajo la conducción de recreadores y la supervisión de Representantes de los Gremios y Funcionarios de la Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social. El Plan Vacacional se lleva a cabo mediante dos modalidades: visitas guiadas y campamento. La duración del Plan Vacacional está enmarcado entre el lapso laboral del (la) trabajador(a) y el periodo vacacional escolar de los hijos (as) de los (as) trabajadores(as). La participación de los (as) hijos(as) de los (as) trabajadores(as) se encuentra sujeta al cumplimiento del requisito de edad y de acuerdo a la modalidad y tipo de personal: Visitas Guiadas: entre los cinco (5) y catorce (14) años para todo el personal. Campamento: entre los diez (10) años y quince (15) años para los hijos(as) del personal administrativo, obrero y docente. Las visitas guiadas deben llevarse a cabo en la localidad geográfica que no exceda de sesenta (60) km de distancia de la Institución. En caso que la salida sea a una distancia mayor esta debe ser autorizada por escrito y bajo la responsabilidad de los representantes de los (as) niños(as). Código: DGP-URL-APV-12 Fecha de Vigencia: 03 /12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 2/17 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Administración del Plan Vacacional. ACTIVIDADES / RESPONSABLES NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES Normas: 2 Dirección General de Personal ( Unidad de Relaciones Laborales) 5. Consolida información del número de niños a participar y por tipo de actividad (visitas guiadas y campamento) de la Sede Rectoral e Institutos mediante “Cuadro Resumen”. 6. Archiva “Encuestas”. La Unidad de Relaciones Laborales es la dependencia responsable de elaborar el Cuadro Resumen con el número de niños(as) a participar por Instituto, por Tipo de Actividad (campamento o visitas guiadas), e Imputación Presupuestaria. Encuesta Cuadro Resumen Coordinación Nacional de Planificación y Programación Presupuestaria La Unidad de Relaciones Laborales es la dependencia responsable de consolidar la información de la Sede Rectoral y la recibida de la Sección de Relaciones Laboral Social de los Institutos mediante cuadro resumen, a fin de tabular los resultados de las encuestas por edad, sexo, talla y tipo de actividad y la correspondiente imputación presupuestaria. La Unidad de Relaciones Laborales es la dependencia responsable de contactar a las empresas de servicio, recreación y deportes con las especificaciones necesarias para efectuar el evento programado. (Paso 6). Disponibilidad Presupuestaria En función al presupuesto se establecerá el monto o 7. Recibe monto asignado presupuestariamente para el plan vacacional y realiza estudio de gastos en base al número de niños a participar y archiva. 8. Contacta a las diferentes empresas de servicio, recreación y deportes para solicitar presupuestos en base al número de niños inscritos en el plan vacacional. costo del Plan Vacacional correspondiente. (Paso 6). para el año Instrucciones Adicionales: La Ficha del participante debe también contener los datos relacionados con las enfermedades preexistentes y algún tipo de alergia, si es el caso. Disponibilidad Presupuestaria Empresa de Recreación y Deportes Cuadro Resumen 4 Código: DGP-URL-APV-12 Fecha de Vigencia: 03 /12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 3/17 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Administración del Plan Vacacional. ACTIVIDADES / RESPONSABLES NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES Normas: 3 Dirección General de Personal ( Unidad de Relaciones Laborales ) Empresa de Recreación y Deportes La Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social es la dependencia responsable de elaborar y firmar conjuntamente con las Organizaciones Gremiales el Acta correspondiente. (Paso 11). Presupuesto 9. Convoca a reunión a los gremios y Sección de Relaciones Laboral Social de los Institutos para presentar los diferentes presupuestos recibido a fin de tomar la decisión de la empresa que efectuara el evento. Cuadro Resumen Presupuesto 10. Toma decisión de acuerdo a las especificaciones. 11. Emite “Acta” original a la Dirección General de Personal y copia a los gremios con la decisión tomada en conjunto, anexando “Cuadro Resumen” y “Presupuesto”. Cuadro Resumen Gremios Presupuesto Acta Cuadro Resumen Presupuesto Dirección General de Personal Acta 5 Código: DGP-URL-APV-12 Fecha de Vigencia: 03 /12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 4/17 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Administración del Plan Vacacional. ACTIVIDADES / RESPONSABLES NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES Normas: 4 Dirección General de Personal ( Unidad de Relaciones Laborales ) La Unidad de Relaciones Laborales 12. Contacta a la empresa seleccionada. 13. Elabora contrato original, duplicado y triplicado con la empresa y punto de cuenta para la aprobación y firma de la autoridad competente. Punto de Cuenta (2) es la dependencia responsable de la elaboración del Contrato y el Punto de Cuenta respectivo para la Empresa de Recreación y Deporte, con la asesoría de la Consultoría Jurídica. (Paso 13). Corresponde a la Dirección General de Personal/ Unidad de Personal la revisión y autorización del contrato. (Paso 13). Autoridades Competentes (1) Notifica a la Empresa Seleccionada (0) Contrato Punto de Cuenta (2) (1) Autoridades Competentes (0) Contrato 14. Recibe, revisa y distribuye ejemplar del contrato: * Contrato Original a la Dirección General de Personal. * Contrato (duplicado) a la Empresa. * Contrato (triplicado) a la Dirección General de Administración y Finanzas. Dirección General de Administración y Finanzas (2) (1) Empresa (0) Dirección General Contrato de Personal 6 Código: DGP-URL-APV-12 Fecha de Vigencia: 03 /12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 5/17 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Administración del Plan Vacacional. ACTIVIDADES / RESPONSABLES NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES Normas: La Universidad a través de la Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social conjuntamente con las Organizaciones Gremiales se compromete a diseñar los programas y ejecutar los planes vacacionales y actividades recreativas dentro y fuera de la Institución. (Paso 15). La Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social es la dependencia responsable de coordinar y supervisar conjuntamente con la empresa de recreación y deporte el desarrollo de las actividades del Plan Vacacional en sus modalidades (Campamento y Visitas Guiadas). La Universidad se compromete a contribuir con un cincuenta por ciento (50%) de los gastos que ocasione el programa vacacional dirigido a los hijos de los del personal Docente, Administrativo y Obrero y el otro cincuenta por ciento (50%) será cancelado por el (la) trabajador(a). Los datos correspondientes al descuento por nomina deben ser suministrados por el (la) trabajador(a). Código: DGP-URL-APV-12 Fecha de Vigencia: 03 /12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 6/17 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Administración del Plan Vacacional. ACTIVIDADES / RESPONSABLES NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES Normas: 6 La Unidad de Relaciones Laborales elabora encuesta Culminado el Plan Vacacional evaluativa para ser llenada por los participantes a fin de obtener información sobre los resultados del evento. (Paso 20). Dirección General de Personal ( Unidad de Relaciones Laborales ) La Unidad de Relaciones Laborales al finalizar el 20. Realiza encuesta sobre el plan vacacional a los niños(as) participantes. Encuesta Niños(as) Participantes evento elabora y remite Rendición de Cuentas a la Dirección General e Administración y Finanzas con su respectiva imputación presupuestaria. (Paso 22). Niños(as) Participantes Encuesta 21. Evalúa los resultados del evento mediante la revisión y análisis de la información obtenida de la encuesta aplicada a los participantes y archiva. 22. Emite “Rendición de Cuentas” debidamente firmada a la Dirección General de Administración y Finanzas. Encuesta Rendición de Cuentas Código: DGP-URL-APV-12 Dirección General de Administración y Finanzas Fecha de Vigencia: 03 /12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 7/17 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Administración del Plan Vacacional. F. Formularios y Documentos Utilizados: “Encuesta” “Historia Médica” “Encuesta Evaluativa” G. Formularios establecidos por otra Unidad “Autorización de Descuento por Nomina” H. Instructivo: “Encuesta” Código: DGP/URL/ABSE: 015 Presentación: Tamaño Carta Impresión: Tinta Negra en Anverso Papel: Bond Distribución: Original: Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social Período DUn (1) año Retención: Unidad de Origen: Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social Frecuencia: Código: DGP-URL-APV-12 Cada vez que la Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral social inicie la planificación del Plan Vacacional y requiera conocer la cantidad de niños a participar. Fecha de Vigencia: 03 /12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 8/17 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Administración del Plan Vacacional. Instrucciones: CAMPO Este formulario debe ser llenado de acuerdo a las siguientes instrucciones: INSTRUCCIÓN DATOS DEL (LA) TRABAJADOR(A) 01 Anote la fecha de llenado de la encuesta. 02 Escriba el nombre y apellido tal como aparece en la cédula de identidad. 03 Anote el número de la cédula de Identidad. Escriba la ubicación administrativa de su dependencia de adscripción (Sede Rectoral, Instituto) según el caso. Anote el número de teléfono o Extensión de la Dependencia de 05 Adscripción. DATOS DEL (LA) PARTICIPANTE 04 06 Escriba el nombre y apellido del (la) participante. 07 Anote el número de la cédula de Identidad. Si la posee. 08 Anote la fecha nacimiento (Día, Mes y Año). 09 Anote la edad del (la) participante. 10 Marque con una equis (x) en el campo correspondiente la opción sexo: Masculino, Femenino. Anote el peso del (la) participante en kilogramos. Anote la estatura del (la) niño(a) o adolescente. Escriba el tipo de sangre del (la) participante. Anote la talla de franela. Escriba la dirección de habitación (especificando ciudad, estado). Anote el número de teléfono de habitación pronta ubicación. Escriba el nombre de la Institución Educativa donde cursa estudios el (la) participante. Escriba el Nivel de estudios del (la) participante. Escriba el año o grado que cursa el (la) participante. Marque con una equis (x) en el campo correspondiente si sufre algún tipo de enfermedad: Si o No. De ser afirmativo, escriba el nombre de la enfermedad. Marque con una equis (x) en el campo correspondiente si es alérgico a algún tipo de medicamento, comida o factor ambiental: Si o No. De ser afirmativo, escriba el nombre. 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 Código: DGP-URL-APV-12 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 10/17 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Administración del Plan Vacacional. 22 23 ENCUESTA 24 25 26 27 28 Código: DGP-URL-APV-12 Escriba el nombre de las vacunas que ha recibido el (la) participante. Marque con una equis (x) en el campo correspondiente si ha recibido la vacuna antitetánica: Si o No. De ser afirmativo, escriba la fecha de vacunación. Marque con una equis (x) en el campo correspondiente la opción: Proyecto Recreativo Campamento Integracion o Proyecto Visitas Guiadas. Escriba las observaciones que considere pertinentes. Registre la firma del (la) Trabajador(a) Registre la firma del Analista Responsable y coloque el sello de la Dependencia. Registre la firma del (la) Director(a) del Plan Vacacional. Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 11/17 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Administración del Plan Vacacional. H. Instructivo: “Historia Médica del (la) Participante” Código: DGP/URL/ABSE: 016 Presentación: Tamaño Carta Impresión: Tinta Negra en Anverso Papel: Bond Distribución: Original: Unidad de Relaciones Laborales Período DUn (1) año Retención: Unidad de Origen: Unidad de Relaciones Laborales Frecuencia: Código: DGP-URL-APV-12 Cada vez que la Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral social inicie la planificación del Plan Vacacional y requiera conocer información médica de los niños y/o adolescentes inscritos. Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 12/17 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Administración del Plan Vacacional. Instrucciones: CAMPO Este formulario debe ser llenado de acuerdo a las siguientes instrucciones: INSTRUCCIÓN DATOS DEL (LA) TRABAJADOR(A) 01 Anote la fecha de llenado de la Historia. 02 Escriba el nombre y apellido tal como aparece en la cédula de identidad. 03 Anote el número de la cédula de identidad. 04 Anote el número de teléfono de habitación, celular u oficina. Escriba la ubicación administrativa de su dependencia de adscripción (Sede Rectoral, Instituto) según el caso. DATOS DEL (LA) NIÑO(A) 05 06 Escriba el nombre y apellido del (la) participante 07 Anote el número de la cédula de Identidad. Si la posee. 08 Anote la edad del (la) participante. 09 Anote la estatura del (la) participante. 10 Anote el peso del (la) participante en kilogramos. 11 Escriba el tipo de sangre del (la) participante. 12 Marque con una equis (x) en el campo correspondiente si sufre algún tipo de enfermedad: Si o No. De ser afirmativo, escriba el nombre de la misma. Marque con una equis (x) en el campo correspondiente si el (la) participante se encuentra bajo tratamiento medico. De ser afirmativo escriba el nombre de los medicamentos prescritos. Marque con una equis (x) en el campo correspondiente si es alérgico a algún tipo de medicamento, comida o factor ambiental: Si o No. De ser afirmativo, escriba el nombre. Escriba el nombre de los medicamentos prescritos en caso de sufrir alergia. Escriba el nombre de las vacunas que ha recibido el (la) participante y anote la fecha de aplicación y observaciones, si fuere necesario. Escriba el nombre de algún medicamento al cual el (la) participante sea alérgico (a). Escriba las observaciones que considere pertinentes. Registre la firma del (la) Trabajador(a) en la Declaración Jurada. Registre la firma del (la) Analista y sello de la Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social. 13 14 15 16 17 18 19 20 Código: DGP-URL-APV-12 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 14/17 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Administración del Plan Vacacional. I. Instructivo: “Encuesta Evaluativa” Código: DGP/URL/ABSE: 017 Presentación: Tamaño Carta Impresión: Tinta Negra en Anverso Papel: Bond Distribución: Original: Unidad de Relaciones Laborales Período DUn (1) año Retención: Unidad de Origen: Unidad de Relaciones Laborales Frecuencia: Código: DGP-URL-APV-12 Cada vez que la Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral social requiera realizar la evaluación de los resultados del Plan Vacacional efectuado. Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 15/17 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Administración del Plan Vacacional. Instrucciones: CAMPO Este formulario debe ser llenado de acuerdo a las siguientes instrucciones: INSTRUCCIÓN Marque con una equis (x) en el campo correspondiente la opción tipo de Plan Vacacional Disfrutado: Visitas Guiadas o Campamento. 01 Anote la fecha de llenado de la Encuesta (Día, Mes y Año). 02 Escriba el nombre y apellido del (la) Trabajador(a) tal como aparece en la cédula de identidad. Escriba el nombre y apellido del (la) participante. 03 DATOS DE LA EVALUACION DEL PLAN VACACIONAL EFECTUADO 04 05 06 Código: DGP-URL-APV-12 Marque con una equis (x) en el campo correspondiente la opción que califique la ejecución del Plan Vacacional: Excelente (E); Bueno (B), Regular (R) y las observaciones pertinentes si es el caso. Escriba las observaciones y/o sugerencias que considere pertinentes para la mejora del evento del siguiente año. Escriba las sugerencias o recomendaciones que tenga a bien plantear con respecto al Plan Vacacional en el que participó. Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 17/17 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Implementación del Bono Salud/ Bono Familiar de Alimentación para el Personal Jubilado/ Pensionado de la UPEL. A.- Objetivo. - Documentar los pasos necesarios y demás regulaciones para la implementación y pago del bono salud/ bono familiar del personal Docente, Administrativo y Obrero en condición de jubilado(a) o pensionado(a) de la Universidad Pedagógica Experimental Libertador, según lo establecido en las convenciones colectivas; así como determinar los niveles de responsabilidad de las unidades que intervienen normando el manejo y control del pago por este concepto para preservar la igualdad, legalidad y transparencia que permitan una eficiente administración de este beneficio. B.- Alcance. Rige para el personal Docente, Administrativo y Obrero en condición de jubilado(a) o pensionado(a) de la UPEL, y contempla desde las modificaciones realizadas en la “Base de Datos para el Pago del Bono Salud/ Bono Familiar”, la elaboración de la nómina hasta el abono en cuenta del pago por la Unidad/ Sección de Registro y Control. - C.- Unidad Responsable. - Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social D.- Unidades Involucradas. - Dirección General de Personal/ Unidad de Personal. Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social. Unidad/ Sección de Registro y Control Trabajador (a) Pensionado(a)/ Jubilado(a). Código: DGP-URL-IBSBFPJP-13 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 1/2 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Implementación del Bono Salud/ Bono Familiar de Alimentación para el Personal Jubilado/ Pensionado de la UPEL. E. Descripción del Procedimiento (Flujo Narrativo, Normas e Instrucciones Adicionales) ACTIVIDADES / RESPONSABLES NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES Normas: La Universidad otorga el Bono Salud/ Bono Familiar a los(as) trabajadores(as) (Docentes, Administrativos y Obreros), que hayan sido jubilados o pensionados en atención a la extensión del beneficio, y en el marco de las convenciones colectivas para mejorar su calidad de vida. El Bono Salud/ Bono Familiar se cancela en efectivo mediante abono mensual en cuenta del trabajador(a) beneficiario(a), cuyo valor es el equivalente al 0,40% del valor de la Unidad Tributaria de referencia y se mantendrá durante el ejercicio fiscal vigente previa autorización de la Oficina de Planificación del Sector Universitario (OPSU). El Bono Salud es el beneficio concedido al personal docente y administrativo y el Bono Familiar es otorgado a los miembros del personal obrero. La Universidad cancelará a aquellos(as) trabajadores (as) jubilados/ pensionados que por razones de necesidad de servicio continúen laborando en la Universidad la diferencia entre el Bono Salud/ Bono Familiar y el beneficio de alimentación. El uso de los recursos asignados para la cancelación del beneficio serán sujetos a rendición de cuenta mensual mediante informe a la OPSU y al control posterior por parte de la Auditoría Interna de la Universidad. El pago al personal sobreviviente se realizara de acuerdo a la distribución porcentual de la pensión. Código: DGP-URL-IBSBFPJP-13 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 2/2 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Implementación del Beneficio de Alimentación para el Personal de la UPEL. A.- Objetivo. - Documentar los pasos necesarios y demás regulaciones para la implementación del beneficio de alimentación del personal Docente, Administrativo y Obrero de la Universidad Pedagógica Experimental Libertador, según lo establecido en las convenciones colectivas, en atención a lo establecido la Ley de Alimentación para los Trabajadores, decretada por el Ejecutivo Nacional y su Reglamento; así como determinar los niveles de responsabilidad de las unidades que intervienen normando el manejo y control del pago por este concepto para preservar la igualdad, legalidad y transparencia que permitan una administración de este beneficio en forma eficaz y eficiente. B.- Alcance. Rige para el personal Docente, Administrativo y Obrero de la UPEL, y contempla desde el análisis del “Registro de Asistencia” el personal y/o modificaciones realizadas en la “Base de Datos del Beneficio de Alimentación”, hasta la elaboración y entrega de las respectivas “Cargas Diarias” por parte de la Empresa Proveedora del Servicio de Beneficio de Alimentación. - C.- Unidad Responsable. - Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social D.- Unidades Involucradas. - Dirección General de Personal/ Unidad de Personal. Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social. Dirección General de Administración y Finanzas/ Unidad de Administración. Unidad/ Sección de Tesorería Empresa Proveedora del Servicio Trabajador (a). Código: DGP-URL-IBAP-14 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 1/8 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Implementación del Beneficio de Alimentación para el Personal de la UPEL. E. Descripción del Procedimiento (Flujo Narrativo, Normas e Instrucciones Adicionales) ACTIVIDADES / RESPONSABLES Inicio NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES Dirección General de Personal ( Unidad de Relaciones Laborales ) Unidad de Personal (Unidad de Personal) 1. Recibe de la Unidad de Personal vía sistema la "Base de Datos/ Movimientos” para el Pago del Beneficio de Alimentación" en la fecha establecida en el cronograma emitido por la Dirección General de Personal y archiva temporalmente. Dependencia (Sede Rectoral) 2. Recibe y revisa el "Control de Asistencia Diaria Manual/ Automatizado (CAD)" de los trabajadores(as) y archiva. 3.Verifica los ingresos y egresos de personal ocurridos desde el cierre de la nómina de la primera quincena del mes anterior hasta el cierre de la nómina de la primera quincena del mes a cancelar, a fin de establecer el número de trabajadores que se encuentran activos. CAD 3 Código: DGP-URL-IBAP-14 La Universidad Pedagógica Experimental Libertador (UPEL) concederá el beneficio social de alimentación mediante el método establecido que permita a los(as) trabajadores(as) la adquisición de alimentos y similares, en el marco de la Ley de Alimentación para los Trabajadores, establecido por el Ejecutivo Nacional, con la finalidad de mejorar el estado nutricional de los(as) trabajadores(as) a fin de fortalecer su salud, prevenir enfermedades profesionales y propender a una mayor productividad laboral. La Ley de Alimentación de los Trabajadores y su Reglamento, los Instructivos emitidos por la OPSU para la cancelación del beneficio de alimentación y la información contenida en el presente documento, constituyen el marco legal que regularán los procesos orientados a cumplir con el beneficio del programa de alimentación en la UPEL. Base de Datos T Control de Asistencia Diaria Manual/ Automatizado Normas: El beneficio de alimentación es otorgado a todos los(as) trabajadores(as) Administrativos y Obreros(as) activos(as), fijos(as) incluidos en el Registro de Asignación de Cargos o contratados(as) a tiempo completo y medio tiempo; así como también a los miembros del personal Docente de todas las categorías académicas, a Tiempo Completo, Medio Tiempo, Dedicación Exclusiva y Tiempo Convencional. La Universidad otorga el beneficio de Alimentación, sin límite de sueldos, a los(as) trabajadores(as) (Docentes, Administrativos y Obreros), en atención a la extensión del beneficio establecida en la Ley respectiva. La Universidad suministra diariamente a cada beneficiario un (1) cupón o una (1) carga a la tarjeta electrónica, según el caso, previo cumplimiento de la jornada de trabajo; cuyo valor es el equivalente al 0,50% del valor de la Unidad Tributaria de referencia y se mantendrá durante el ejercicio fiscal vigente. Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 2/8 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Implementación del Beneficio de Alimentación para el Personal de la UPEL. ACTIVIDADES / RESPONSABLES NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES Normas: 2 Dirección General de Personal ( Unidad de Relaciones Laborales ) 4. Determina el número de días a cancelar por concepto del beneficio de alimentación a cada trabajador, actualiza la data, emite "Reporte de Descuentos ( RD )" si es el caso y archiva. Reporte de Descuentos La Universidad sólo puede implementar el beneficio de alimentación a sus trabajadores(as), mediante la contratación, sin financiamiento, de empresas especializadas en la administración y gestión de beneficios sociales que emitan cupones, ticket o tarjetas electrónicas de alimentación, debidamente inscritas en el Ministerio con competencias en materia de trabajo, previo cumplimiento de los requisitos establecidos en la Ley de Alimentación para los Trabajadores. Cuando el beneficio sea cancelado a través de tarjetas electrónicas, el (la) trabajador(a) podrá acceder a la plataforma tecnológica para consultar del saldo disponible respectivo. 5.Desincorpora del archivo temporal la "Base de Datos para el Pago del Beneficio de Alimentación". 6. Realiza el cálculo en bolívares y consolida el monto total a emitir en la "Orden de Pedido" por concepto del beneficio de alimentación de la Sede Rectoral e Institutos. 7. Transforma el archivo al programa del proveedor, lo remite a éste vía correo electrónico y emite "Orden de Pedido" de cupones o carga de tarjetas electrónicas vía sistema a la empresa proveedora, imprime copia y archiva. Empresa Proveedora Orden de Pedido Orden de Pedido 4 Código: DGP-URL-IBAP-14 Fecha de Vigencia: 03/12 El instrumento establecido por la Universidad para la cancelación del beneficio debe contener las siguientes especificaciones: La razón social del Empleador, la mención: "Exclusivamente para el pago de comidas o alimentos, está prohibida la negociación total o parcial por dinero u otros bienes o servicios"; el nombre del trabajador(a) beneficiario, la razón social de la empresa especializada que emite el instrumento, el valor de la tarifa diaria, en caso de cupones. La modalidad para atender el beneficio social de alimentación del trabajador, debe ser única, en consecuencia quienes reciben el beneficio de Alimentación no podrán ser subvencionados con otro beneficio adicional: comedor, bono sustitutivo, etc. La modificación del valor de la tarifa diaria del beneficio de alimentación por efectos del aumento de la Unidad Tributaria, se hará efectivo de acuerdo a las instrucciones de la OPSU. En ningún caso, la Universidad puede otorgar un monto total del beneficio a cada Trabajador(a), que supere la remuneración mensual que éste percibe, debido a que el sueldo o salario es la prestación más importante que recibe el trabajador por la actividad laboral que realiza. Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 3/8 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Implementación del Beneficio de Alimentación para el Personal de la UPEL. ACTIVIDADES / RESPONSABLES NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES Normas: La tarifa diaria que se paga por concepto del beneficio de Alimentación, no tiene carácter salarial y en ningún caso puede ser pagado, directamente al trabajador(a), en dinero efectivo o en su equivalente ni por otro medio que desvirtúe el propósito de la Ley. La Universidad debe establecer un método efectivo para controlar, que cada trabajador(a) cumpla efectivamente con la jornada laboral establecida, como único supuesto jurídico para la obtención del beneficio. Se debe procurar que todas las dependencias, de manera homologada, lo ejecuten a cabalidad. Los(as) supervisores(as) deben asumir el compromiso de velar por el estricto cumplimiento de la jornada laboral establecida a efectos de que la Universidad proceda a otorgar debidamente el beneficio de alimentación que efectivamente le corresponde a cada trabajador(a). En caso que el control de asistencia sea manual, los(as) Supervisores(as) inmediatos(as) deben remitir sus correspondientes resúmenes a la Dirección General de Personal/ Unidad de Personal, según el caso. A efectos de proporcionar trato justo y equitativo a todos(as) los(as) trabajadores(as) y para la cancelación total del pago del beneficio de alimentación, el (la) trabajador(a) debe laborar el número de horas diarias establecidas oficialmente por la Institución, dentro del horario establecido por la misma. En el caso del personal Docente, deben cumplir con el número de horas según su tiempo de dedicación. Todo el personal debe registrar la hora de entrada y la hora de salida en el dispositivo manual o automatizado destinado al control de asistencia, a efectos de que la Dirección General de Personal/Unidad de Personal constate el cumplimiento de la jornada laboral establecida para cada trabajador. Código: DGP-URL-IBAP-14 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 4/8 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Implementación del Beneficio de Alimentación para el Personal de la UPEL. ACTIVIDADES / RESPONSABLES NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES Normas: El pago del beneficio se realiza una vez transcurrido el mes, durante los cinco (5) primeros días del mes siguiente a efectos de determinar la tarifa mensual correspondiente a cada trabajador, en concordancia con el nivel de cumplimiento de la jornada laboral. Sólo procede el pago del beneficio de alimentación de aquellos trabajadores que cumplan efectivamente la jornada laboral establecida en las actas convenio, contratos colectivos y los debidamente justificados por parte del (la) trabajador(a) cuando: Goce de permisos amparados por contratación colectiva vigente. Por motivo de fuerza mayor no pueda asistir o llegue retardado a su lugar de trabajo y notifique la ausencia oportunamente a su Supervisor(a) Inmediato(a) quien debe registrar en las observaciones la ausencia del (la) mismo(a) en el Control de Asistencia establecido. Haya formalizado la ausencia del lugar de trabajo a través del formulario “Solicitud de Permiso o Notificación de Ausencia”, ante el (la) Supervisor(a) inmediato(a). Se encuentre de reposo hasta un máximo de 52 semanas; límite legal establecido por la ley o derivado de un accidente de trabajo o enfermedad ocupacional. Permiso hasta un máximo de 45 días. 1. La Universidad puede descontar la tarifa diaria del beneficio de Alimentación a sus trabajadores Docentes, Administrativos y Obreros, cuando: Se ausente más de un día por enfermedad y no presente, dentro de los dos (2) días siguientes de producirse la ausencia, el justificativo médico respectivo. Dicho reposo debe ser debidamente expedido o convalidado por el Instituto Venezolano de los Seguros Sociales (IVSS). Exceda reposos superiores a 52 semanas. Exceda los 45 días de permiso. Se ausente de su lugar de trabajo antes de culminar la jornada laboral, sin que haya tenido la autorización previa del (la) Supervisor(a) Inmediato(a). Presente permisos que no se encuentren tipificados en la normativa legal vigente, en el Acta Convenio de Trabajo o en la Normativa Laboral. Código: DGP-URL-IBAP-14 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 5/8 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Implementación del Beneficio de Alimentación para el Personal de la UPEL. ACTIVIDADES / RESPONSABLES NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES Normas: Incumpla la jornada de trabajo diario vigente establecida en la Universidad para el personal Administrativo y Obrero y el número de horas establecidas para el personal Docente, en atención al tiempo de dedicación respectivo. Corresponde a la Dirección General de Personal/ Unidad de Personal (Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social) la administración del beneficio de alimentación de los trabajadores de la UPEL y de la elaboración del cronograma de pago del mismo. (Paso 1,2). La Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social debe llevar el registro de beneficiarios del Programa de Alimentación cualquiera sea la modalidad, el cual debe mantener actualizado a efectos que el beneficio sea cancelado a quien corresponda. (Paso 3). Es responsabilidad de la Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social realizar el cálculo de los días a cancelar a cada trabajador(a), por concepto de beneficio de alimentación para lo cual debe tomar como referencia el número de personas en condición de personal activo, fijo, suplente y contratado a la fecha en que se cierra la nómina de la primera quincena del mes. (Paso 4). El cálculo para el pago del beneficio se determina mediante el número de días laborables del mes, excluyendo los días sábados, domingos; considerados así en la Ley Orgánica del Trabajo y los acordados contractualmente. (Paso 4). Aquellos Institutos Pedagógicos que no remitan en el tiempo establecido en el cronograma emitido por la Dirección General de Personal la actualización de los datos de los(as) trabajadores(as), les será tomada como referencia la matriz de nómina del mes inmediatamente anterior con la actualización de los días totales del mes en curso. El personal que ingrese a la Universidad, después de haber cerrado la nómina de la primera quincena del mes, será incluido en el beneficio de Código: DGP-URL-IBAP-14 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 6/8 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Implementación del Beneficio de Alimentación para el Personal de la UPEL. ACTIVIDADES / RESPONSABLES NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES Normas: Alimentación del mes siguiente, con el respectivo retroactivo a que tenga lugar. La Dirección General de Personal (Unidad de Relaciones Laborales) debe remitir la solicitud de pedido del beneficio de alimentación, de acuerdo a los parámetros o indicaciones establecidas por la empresa proveedora. La Dirección General de Personal/ Unidad de Personal debe notificar a la Dirección General de Administración y Finanzas/ Unidad de Administración los egresos de personal, que afecten la entrega del beneficio de alimentación, indicando la cantidad de cupones o cargas electrónicas que se deben anular. Corresponde a la Dirección General de Administración y Finanzas/ Unidad de Administración, a través de la Unidad/ Sección de Tesorería, la verificación de los montos por carga electrónica correspondiente a cada Trabajador(a). (Paso 13). Corresponde a la Dirección General de Personal/ Unidad de Personal y a la Dirección General de Administración y Finanzas/ Unidad de Administración firmar conjuntamente el “Acta de Control Perceptivo” como constancia de conformidad con la recepción de las tarifas diarias. (Paso 16). La Dirección General de Administración y Finanzas/ Unidad de Administración, debe remitir los primeros cinco (5) días hábiles de cada mes a la Dirección General de Personal/ Unidad de Personal, una relación de las tickeras no retiradas por los trabajadores en el mes inmediato anterior, si es el caso. Corresponde a la Dirección General de Administración y Finanzas solicitar el reintegro a través de notas de crédito ante la empresa administradora del Bono de Alimentación de las tarifas diarias devueltas por deterioro, vencimiento o exclusión del (la) trabajador(a), de las cuales remite copia a la Dirección General de Personal, según el caso. Código: DGP-URL-IBAP-14 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 7/8 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Implementación del Beneficio de Alimentación para el Personal de la UPEL. ACTIVIDADES / RESPONSABLES NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES Normas: En caso de pagos pendientes del beneficio de alimentación, el (la) trabajador(a), debe solicitar la revisión de su caso, ante la Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social, mediante comunicación escrita. El reintegro al (la) trabajador(a) solo procede hasta tanto la empresa administradora evalúe y responda en cuanto a la procedencia de la nota de crédito solicitada. La Dirección General de Administración y Finanzas/ Unidad de Administración, a través de la Unidad/ Sección de Tesorería, es la responsable de la custodia y entrega de los cupones, a cada Trabajador(a). (Paso 16). La Unidad/ Sección de Tesorería debe remitir copia de la “Recepción Mensual de Cupones de Alimentación” de los(as) trabajadores(as) a la Dirección General de Personal/ Unidad de Personal una vez entregadas las “Tarifas Diarias” correspondientes para efectos de control. (Paso 19). Código: DGP-URL-IBAP-14 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 8/8 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Tramitación de Jubilación. A.- Objetivo. - Establecer las normas y pasos a seguir para llevar a cabo el otorgamiento del beneficio de jubilación, de acuerdo a lo establecido en el Reglamento de Jubilaciones y Pensiones, contrato colectivo, actas convenios de la Universidad Pedagógica Experimental Libertador y demás normativas. B.- Alcance. Rige para el personal Docente, Administrativo y Obrero que labora en la Universidad y contempla desde la solicitud del beneficio por parte del (la) trabajador(a) o la concesión de oficio, la tramitación por la Dirección General de Personal/ Unidad de Personal según sea el caso, hasta la aprobación del mismo por el Consejo Universitario de la Universidad Pedagógica Experimental Libertador. - C.- Unidad Responsable. - Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social D.- Unidades Involucradas. - Consejo Universitario/ Consejo Rectoral/ Consejo Directivo Dirección General de Personal/ Unidad de Personal. Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social. Dirección General de Planificación y Desarrollo. Unidad Técnica/ Sección de Apoyo Técnico Unidad/ Sección de Registro y Control Trabajador (a). Código: DGP-URL-TJ-15 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 1/15 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Tramitación de Jubilación. E. Descripción del Procedimiento (Flujo Narrativo, Normas e Instrucciones Adicionales) ACTIVIDADES / RESPONSABLES NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES Normas: Inicio Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social 1. Tramita jubilación a solicitud del (la) trabajador(a) o de Oficio y actúa de acuerdo al caso. Caso: A solicitud del (la) Trabajador(a) Trabajador(a) Solicitante Recaudos Solicitud de Jubilación/ Pensión de Incapacidad 2. Recibe y analiza "Solicitud de Jubilación/ Pensión de Incapacidad" y "Recaudos" del(la) trabajador(a) . 3. Verifica los "Recaudos" requeridos. Recaudos Solicitud de Jubilación/ Pensión de Incapacidad Tiene Observaciones? Si 4. Devuelve "Solicitud de Jubilación/ Pensión de Incapacidad", "Recaudos" y emite "Comunicación" indicando las omisiones o faltas observadas en la entrega de documentos a fín de que el(la) trabajador(a) proceda a subsanar dichas fallas. No Recaudos Trabajador(a) Solicitante Solicitud de Jubilación/ Pensión de Incapacidad 3 Código: DGP-URL-TJ-15 La jubilación es un derecho adquirido vitalicio que permite al (la) trabajador(a) continuar percibiendo el monto del salario o sueldo que devengó a la fecha del otorgamiento del beneficio por el Consejo Universitario. Las jubilaciones del personal Docente, Administrativo y Obrero de la Universidad Pedagógica Experimental Libertador, se regirán por las disposiciones del Reglamento de Jubilaciones y Pensiones del personal de la UPEL. Puede ser a solicitud del (la) trabajador(a) o de Oficio, según aplique. El estudio y otorgamiento de las Jubilaciones se hará de tal forma, que las decisiones del Consejo Universitario, otorgando las jubilaciones se produzcan al final de cada período académico. La Dirección General de Personal es la dependencia responsable de tramitar las solicitudes de jubilación del personal que labora en la Universidad ante el Consejo Universitario, de acuerdo a lo establecido en el Reglamento de Jubilaciones y Pensiones del Personal que labora en la UPEL. La solicitud de jubilación debe hacerse por escrito, mediante el formulario “Solicitud de Jubilación/ Pensión de Incapacidad” con por lo menos seis (6) meses de anticipación, a la fecha que se aspire obtenerla. (Paso 2). La solicitud de jubilación debe acompañarse de los documentos originales requeridos que permitan verificar la identificación del (la) solicitante y de aquellos que justifiquen la procedencia del derecho invocado. (Paso 2). La jubilación se hará efectiva a partir de la fecha que indique el Consejo Universitario. Una vez introducida la solicitud del beneficio de jubilación el (la) trabajador(a) debe seguir cumpliendo las obligaciones del cargo hasta la fecha en que el Consejo Universitario determine la vigencia de la jubilación. Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 2/15 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Tramitación de Jubilación. ACTIVIDADES / RESPONSABLES NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES Normas: Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social 2 Caso: De Oficio La Dirección General de Personal/ Unidad de Personal tiene la responsabilidad de mantener activo al (la) trabajador(a) que va a ser jubilado(a) hasta que la misma se haga efectiva. 5. Solicita a la Unidad/ Sección de Registro y Control la documentación necesaria para el trámite de jubilación y realiza el análisis técnico respectivo. Unidad de Registro y Control/ Sección de Registro y Control Unidad de Registro y Control/ Sección de Registro y Control Cuando un miembro del personal Docente, Administrativo u Obrero haya cumplido todos los requisitos establecidos para obtener la jubilación y no la hubiere solicitado, la Dirección General de Personal/ Unidad de Personal iniciará de oficio el proceso de otorgamiento, previa notificación y anuencia del Consejo Universitario/ Consejo Directivo, según el caso. (Paso 5). Comunicación Documentos para el trámite de la Jubilación Los Institutos están en la obligación de regirse por el cronograma de consignación de expedientes establecido por la Dirección General de Personal. Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social 6. Analiza la documentación recibida y elabora "Informe Técnico". 7. Instruye "Expediente de Jubilación" en original con los datos que identifiquen plenamente al(la) trabajador(a) y los documentos que soportan la solicitud. Para efectos del cálculo de los años de servicio de el (la) trabajador(a), la Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social deberá efectuar el mismo mediante el formulario “Resumen del Tiempo de Servicio en la Administración Pública”. (Paso 5, 6). Recaudos Solicitud de Jubilación/ Pensión de Incapacidad Solicitud de Inicio de Trámite de Jubilación 4 Informe Técnico Expediente Jubilación Código: DGP-URL-TJ-15 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 3/15 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Tramitación de Jubilación. ACTIVIDADES / RESPONSABLES NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES Normas: La Dirección General de Personal/ Unidad de Personal, a través de la Unidad de Relaciones Laborales/ Sección Relaciones Laboral Social, es la dependencia responsable de elaborar el expediente para el trámite de la jubilación de los (las) trabajadores(as) de la Universidad Pedagógica Experimental, que contenga la "Solicitud de Inicio de Trámite de Jubilación", "Solicitud de Jubilación y/o Pensión de Incapacidad", "Recaudos", "Documentos para el Trámite de Pensión de Jubilación", "Informe Técnico" en orden cronológico. (Paso 8). Las Unidades de Personal de los Institutos que integran la Universidad, deben enviar a la Dirección General de Personal los expedientes originales de solicitud de jubilación y/o pensión, tres (3) meses antes de la fecha en que se aspire obtener el beneficio. Como también dejar copia de dichos expedientes en el Instituto de origen. (Paso 10). Instrucciones Adicionales: Los pasos 1 hasta el 10 corresponden a la tramitación del beneficio de jubilación, tanto a la Sede Rectoral como a los Institutos Pedagógicos respectivamente. Cada expediente debe estar plenamente identificado con los siguientes datos: Instituto, tipo de beneficiario(a), tipo de personal, apellidos y nombres del (la) beneficiario(a), número de cédula de identidad, cargo que ocupa, dedicación, categoría. (Paso 7) Cada uno de los documentos archivados en el expediente de jubilación debe ser foliado en orden inverso. (Paso 8). Código: DGP-URL-TJ-15 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 4/15 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Tramitación de Jubilación. ACTIVIDADES / RESPONSABLES NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES Normas: Los documentos a consignar: Relación de Cargos con el salario vigente decretado por el Ejecutivo Nacional, Antecedentes de Servicio. La Unidad de Relaciones Laborales es la dependencia responsable de la elaboración de la “Resolución” mediante la cual se aprueba el otorgamiento del beneficio de la pensión de jubilación e incapacidad, la cual debe ser acompañada del reporte “Resumen de las Jubilaciones y Pensiones de Incapacidad” con el registro de todos(as) los(as) beneficiarios(as) y remitida en su debida oportunidad al Consejo Universitario. (Paso 17). Corresponde a la Unidad de Relaciones Laborales la elaboración del “Movimiento de Personal” en razón de reflejar el egreso del (la) trabajador(a) y modificación en el estatus en la condición laboral del (la) trabajador(a). (Paso 18). Código: DGP-URL-TJ-15 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 5/15 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Tramitación de Jubilación. ACTIVIDADES / RESPONSABLES NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES Normas: Unidad de Relaciones Laborales 5 La Unidad de Relaciones Laborales debe remitir a la Dirección General de Planificación y Desarrollo, la Unidad Técnica, Unidad de Registro y Control, Dirección de Informática, Analista Responsable de la tramitación del bono de alimentación, la información contentiva del resumen de las jubilaciones y pensiones. Resúmen de Jubilaciones y Pensiones Unidad de Relaciones Laborales Resolución Memorándum Secretaría 19. Envía "Resolución" al Consejo Universitario. Resolución Secretaría Consejo Universitario Resolución Consejo Universitario 20. Aprueba "Resolución" que otorga el beneficio de jubilación. 21. Emite "Memorándum" y copia certificada de la "Resolución" aprobada a la Dirección General de Personal (Unidad de Relaciones Laborales ). Resolución Dirección General de Personal Memorándum 7 Código: DGP-URL-TJ-15 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 6/15 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Tramitación de Jubilación. ACTIVIDADES / RESPONSABLES NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES Normas: 6 Corresponde a la Dirección General de Personal remitir el expediente original al Instituto correspondiente para la respectiva notificación y la distribución de la copia a las Unidad de Registro y Control para el trámite de pago de prestaciones sociales y pasivos laborales. (Paso 22). Resolución Consejo Universitario Dirección General de Personal (Unidad de Relaciones Laborales) Memorándum 22.Emite "Comunicación" y "Expediente de Jubilación" original a la Unidad de Personal y copia "Expediente de Jubilación" y "Memorándum" a la Unidad de Registro y Control. Expediente Jubilación Memorandum Expediente Jubilación Unidad de Registro y Control Unidad de Personal Comunicacion Código: DGP-URL-TJ-15 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 7/15 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Tramitación de Jubilación. F. Formularios y Documentos Utilizados: “Solicitud de Jubilación/ Pensión de Incapacidad” “Resumen del Tiempo de Servicio en la Administración Pública” Reporte “Resumen de las Jubilaciones y Pensiones de Incapacidad” G. Instructivo: Código: DGP/URL/ABSE: 018 Utilización: Servir como documento base para el registro de la información que identifique plenamente al (la) trabajador(a) en caso de solicitar el beneficio de jubilación/ pensión de incapacidad. Presentación: Tamaño Carta Impresión: Tinta Negra en Anverso Papel: Bond Distribución: Original: Unidad de Relaciones Laborales Duplicado: Unidad de Personal Triplicado: Unidad de Registro y Control DSeis (6) meses Período Retención: Unidad de Origen: Unidad de Relaciones Laborales Frecuencia: Código: DGP-URL-TJ-15 Cada vez que se realice la tramitación del beneficio de jubilación/ pensión de incapacidad por solicitud del (la) trabajador(a). Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 8/15 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Tramitación de Jubilación. Instrucciones: Este formulario debe ser llenado de acuerdo a las siguientes instrucciones: SÓLO PARA SER LLENADO POR LA UNIDAD DE RELACIONES LABORALES/ SECCIÓN DE RELACIONES LABORAL SOCIAL 1 Escriba el número del expediente asignado a la solicitud de pensión de jubilación o incapacidad, según sea el caso. SÓLO PARA SER LLENADO POR EL(LA) TRABAJADOR(A) SOLICITANTE 2 3 Anote la fecha de solicitud (día, mes, año). 4 Escriba sus apellido(s) y nombre(s) como aparecen en la cédula de identidad. 5 Anote el número de la cédula de identidad. 6 Escriba la ciudad y estado correspondiente al lugar de nacimiento. 7 Anote la fecha de nacimiento (día mes, año). 8 Anote la edad en números. 9 Indique con una equis (X) en la casilla correspondiente el sexo, (M) Masculino o (F) Femenino. 10 Escriba el estado civil: Soltero(a), Casado(a), Viudo(a), Divorciado(a) o Concubino(a). 11 Escriba la dirección completa de habitación: Parroquia, Avenida o Calle, Urbanización, Edificio, Nº de casa o apartamento, ciudad y estado. 12 Anote el número de teléfono correspondiente a la dirección de habitación y/o número de teléfono celular si lo posee. 13 Escriba otra dirección donde pueda ser localizado(a). 14 Anote otro número de teléfono donde se le pueda ubicar o dejar mensaje. 15 Escriba el nombre de la ubicación académica/ administrativa (Instituto o Sede Rectoral) de la universidad al cual se encuentre adscrito(a). 16 Escriba la denominación de la dependencia académica/ administrativa a la cual se encuentre adscrito(a). Código: DGP-URL- TJ-15 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 10/15 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Tramitación de Jubilación. 17 Si personal Docente, marque con una equis (X) las siguientes opciones: Tipo de categoría académica: titular, asociado, agregado, asistente, instructor, auxiliar docente. Tiempo de dedicación: Dedicación Exclusiva, Tiempo Completo, Medio Tiempo, Tiempo Convencional. Si a la fecha de la solicitud del beneficio de jubilación ejerce funciones de jefatura, indique su denominación. Si es personal administrativo, marque con una equis (X) las siguientes opciones: Denominación del cargo. Escriba la escala a la cual pertenece: (4) profesional, (3) técnico, (2) apoyo. Anote el nivel al cual pertenece desde el 1 al 9. Si a la fecha de la solicitud del beneficio de jubilación ejerce funciones de jefatura indique su denominación. Si es personal obrero, marque con una equis (X) las siguientes opciones: Denominación del cargo. Grado desde 1 al 5. 18 RESUMEN DEL TIEMPO DE SERVICIO Indique las fechas de ingreso y egreso de cada una de las instituciones en las que prestó servicios anteriormente (días, meses, años) y la fecha de egreso (día anterior a la fecha que aspire obtener el beneficio de jubilación) de la universidad. 19 Anote el total equivalente al tiempo de servicio (días, meses, años). 20 Si en alguna de las instituciones en las que prestó servicios anteriormente le liquidaron prestaciones sociales, indique el nombre del organismo y el monto total en bolívares. 21 Escriba brevemente las observaciones que considere necesarias. 22 Registre la firma del (la) solicitante interesado(a) con bolígrafo azul o negro. 23 Anote los códigos correspondientes a la imputación presupuestaria, en cuanto a: - Proyecto Acción Especifica Código Producto 24 Escriba en letra de molde el nombre y apellido del (la) funcionario(a) encargado(a) del análisis de la solicitud, seguido de la firma y fecha de recepción de la misma en la Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social. 25 Escriba en letra de molde el nombre y apellido del (la) funcionario(a) encargado(a) del análisis de la solicitud, seguido de la firma y fecha de recepción de la misma en la Dirección General de Personal/ Unidad de Personal. Código: DGP-URL- TJ-15 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 11/15 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Tramitación de Jubilación. H. Instructivo: “Resumen del Tiempo de Servicio en la Administración Pública” Código: DGP/URL/ABSE:019 Utilización: Servir como documento base para registrar la información resumida del tiempo de servicio activo del (la) trabajador(a) en la administración pública, que permita obtener el tiempo de antigüedad correspondiente. Presentación: Tamaño Carta Impresión: Tinta Negra en Anverso Papel: Bond Base 20 Distribución: Original: Unidad de Relaciones Laborales. Duplicado: Unidad de Personal Período de Retención: Unidad de Seis (6) meses Unidad de Relaciones Laborales Origen: Frecuencia: Código: DGP-URL- TJ-15 Cada vez que se tramite una solicitud del beneficio de jubilación. Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 12/15 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Tramitación de Jubilación. Instrucciones: Este formulario debe ser llenado de acuerdo a las siguientes instrucciones: CAMPO Nº INSTRUCCIÓN 1 Escriba el número del expediente asignado a la solicitud de pensión de jubilación o incapacidad, según sea el caso. 2 Indique con una equis (X) el tipo de solicitud correspondiente: Pensión de Jubilación, Pensión de Incapacidad, Pensión de Sobreviviente, Permanencia Activa. 3 Escriba la fecha de solicitud (día, mes, año). 4 Escriba apellido(s) y nombre(s) del (la) trabajador(a) como aparece en la cédula de identidad. 5 Escriba el número de la Cédula de Identidad. 6 Escriba en letra y número la edad. 7 Marque con una equis (X) en el recuadro correspondiente el tipo de personal que lo identifica: docente, administrativo u obrero. 8 Escriba el nombre del Instituto o Sede de la universidad al cual se encuentre adscrito(a). 9 Escriba la denominación de la dependencia a la cual se encuentre adscrito(a). 10 Escriba la denominación del cargo que ejerce. 11 Si es personal docente escriba el tiempo de dedicación: Dedicación exclusiva, tiempo completo, medio tiempo, tiempo convencional. 12 Si es personal docente, escriba el tipo de Categoría Académica a la cual pertenece RESUMEN DEL TIEMPO DE SERVICIO 13 Código: DGP-URL- TJ-15 Escriba las fechas de ingreso, egreso, reingreso, si es el caso, de cada una de las instituciones en las que prestó servicios anteriormente ( días, meses, años ) y el subtotal en días (D), meses (M) y años (A). Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 14 /15 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Tramitación de Jubilación. 14 Determine y escriba el monto total en días (D), meses (M) y años (A). 15 Escriba brevemente las observaciones que considere necesarias. 16 Anote los códigos correspondientes a la imputación presupuestaria, en cuanto a: - Nivel: Proyecto/ Acción Centralizada Acción Específica Código Producto 17 Escriba en letra de molde el nombre y apellido de el(la) funcionario(a) encargado(a) del análisis de la solicitud, seguido de la firma y fecha de llenado de la misma en la Unidad de Relaciones Laborales 18 Escriba el nombre y apellido del (la) funcionario(a) encargado(a) de la revisión de la solicitud, seguido de la firma y fecha de revisión de la solicitud en la Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social. Código: DGP-URL- TJ-15 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 15 /15 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Tramitación y Pago de Pensión de Incapacidad Absoluta y Permanente ante la UPEL. A.- Objetivo. - Documentar los lineamientos y pasos a seguir para realizar el trámite de la pensión de incapacidad absoluta y permanente que otorga la Universidad a sus trabajadores(as) de acuerdo a lo establecido en el Reglamento de Jubilaciones y Pensiones de la UPEL y demás normativas vigentes. B.- Alcance. Rige para el personal Docente, Administrativo y Obrero que labora en la Universidad y contempla desde la solicitud del beneficio por parte de la Universidad o en su defecto el (la) trabajador(a) o persona debidamente autorizada, la tramitación por parte de la Dirección General de Personal/ Unidad de Personal según sea el caso, hasta la aprobación por el Consejo Universitario de la Universidad Pedagógica Experimental Libertador. - C.- Unidad Responsable. - Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social D.- Unidades Involucradas. - Consejo Universitario/ Consejo Rectoral/ consejo Directivo Dirección General de Personal/ Unidad de Personal. Unidad de Relaciones Laborales Unidad/ Sección de Registro y Control Dependencia/ Instituto Trabajador (a). Código: DGP-URL-TPPI-16 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 1/15 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Tramitación y Pago de Pensión de Incapacidad Absoluta y Permanente ante la UPEL. E. Descripción del Procedimiento (Flujo Narrativo, Normas e Instrucciones Adicionales) ACTIVIDADES / RESPONSABLES NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES Normas: El beneficio de pensión de incapacidad procede con la pérdida de 66,7% de la capacidad para trabajar. El otorgamiento de la pensión de incapacidad del personal docente, administrativo y obrero de la Universidad Pedagógica Experimental Libertador se rige por las disposiciones del Reglamento de Jubilaciones y Pensiones de la Universidad Pedagógica Experimental Libertador (UPEL). La pensión de incapacidad será concedida a petición de parte interesada o de oficio. (Paso 2). El beneficio de la Pensión de Incapacidad procede siempre y cuando sea certificada por el Instituto Venezolano de los Seguros Sociales o por el Servicio Médico designado por la Universidad. Según el caso. (Paso 3). El Personal Docente, Administrativo y Obrero con menos de diez (10) años interrumpidos de servicio en la Universidad, tiene derecho a recibir una pensión de incapacidad cuando a juicio del Instituto Venezolano de los Seguros Sociales o en su defecto los servicios médicos de los entes con convenios suscritos por la Universidad quedare afectado de incapacidad absoluta y permanente para el desempeño de sus funciones. Código: DGP-URL-TPPI-16 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 2/15 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Tramitación y Pago de Pensión de Incapacidad Absoluta y Permanente ante la UPEL. ACTIVIDADES / RESPONSABLES NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES Normas: El monto mensual de la Pensión por Incapacidad se otorga de acuerdo a lo que establece el reglamento de Jubilaciones y Pensiones de la Universidad Pedagógica Experimental Libertador. Cuando a juicio del Consejo Universitario un(a) trabajador(a) se encontrare incapacitado temporalmente para desempeñar a cabalidad sus funciones decide de oficio otorgar la pensión de incapacidad absoluta y permanente. En tal sentido, solicita el informe médico certificado de Incapacidad emitida por el Instituto Venezolano de los Seguros Sociales. Si la incapacidad fuese originada por enfermedad profesional o accidente de trabajo, vencido el término de cincuenta y dos (52) semanas de reposo médico continuo sin prescripción facultativa de reincorporación al trabajo, se tramita la pensión correspondiente, de acuerdo con lo establecido en el Reglamento de Jubilaciones y Pensiones de la UPEL. Si la incapacidad absoluta y permanente se diagnostica se tramita de inmediato la pensión sin plazos de espera. La calificación de toda enfermedad profesional debe hacerse a través del Instituto Nacional de Prevención, Salud y Seguridad Laborales (INPSASEL) organismo autónomo adscrito al Ministerio del Trabajo competente para certificar o no una enfermedad como de origen ocupacional. En todo caso, la Universidad refiere al trabajador a la Coordinación Nacional de Rehabilitación del IVSS. La solicitud de pensión por incapacidad absoluta y permanente se hace en forma escrita. Código: DGP-URL-TPPI-16 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 3/15 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Tramitación y Pago de Pensión de Incapacidad Absoluta y Permanente ante la UPEL. ACTIVIDADES / RESPONSABLES NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES Normas: 3 Unidad de Registro y Control La Dirección General de Personal/ Unidad de Personal a través de la Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social es la responsable de elaborar los expedientes para el trámite de la pensión de incapacidad de los(as) trabajadores(as) de la Universidad Pedagógica Experimental Libertador. Record de Reposos Médicos Documentos para el trámite de pensión de incapacidad Unidad de Relaciones Laborales 7. Analiza el récord del tiempo que el(la) trabajador(a) ha estado de reposo, la Forma 14-08 "Evaluación de Incapacidad Residual para Solicitud o Asignación de Pensiones" expedido por el Instituto Venezolano de los Seguros Sociales y elabora "Informe Técnico", según sea el caso. La Unidad de Relaciones Laborales/ Sección Laboral Social debe elaborar un expediente que contenga tanto la solicitud de jubilación o pensión como los documentos que soportan dicha solicitud. Informe Técnico 8. Instruye "Expediente" con los datos que identifiquen plenamente a el(la) trabajador(a) e incluye "Comunicación", Formulario "Solicitud de Jubilación y/o Pensión de Incapacidad", "Recaudos", "Documentos para el Trámite de Pensión de Incapacidad" en orden cronológico. Recaudos 5 Solicitud de Jubilación/ Pensión deIncapacidad Comunicación Expediente Código: DGP-URL-TPPI-16 Fecha de Vigencia: 03/12 Instrucciones Adicionales: Cada expediente debe estar plenamente identificado con los siguientes datos: Pensión de Incapacidad Absoluta y Permanente, Instituto, tipo de beneficiario(a), tipo de personal, apellidos y nombres del (la) beneficiario(a), número de cédula de identidad, cargo que ocupa, dedicación, categoría. (Paso 8). Los documentos deben ser archivados en orden cronológico. (Paso 8). Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 4/15 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Tramitación y Pago de Pensión de Incapacidad Absoluta y Permanente ante la UPEL. ACTIVIDADES / RESPONSABLES NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES Normas: Corresponde a la Dirección General de Personal efectuar la revisión, verificación y conformación de la documentación necesaria para la solicitud de la pensión respectiva. (Paso 12). Instrucciones Adicionales: Cada uno de los documentos archivados en el expediente de Solicitud de Pensión de Incapacidad Absoluta y Permanente, debe ser foliado en orden inverso. (Paso 9). Cada expediente debe contener una relación que indique el documento y N' de folio respectivo. (Paso 9). Código: DGP-URL-TPPI-16 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 5/15 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Tramitación y Pago de Pensión de Incapacidad Absoluta y Permanente ante la UPEL. ACTIVIDADES / RESPONSABLES NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES Normas: La Unidad de Relaciones Laborales es la dependencia responsable de emitir el “Resumen de Jubilaciones y Pensiones de Incapacidad” y la “Resolución” respectiva a la Secretaria para su aprobación ante el Consejo Universitario. (Paso 15. 16). Instrucciones Adicionales: Código: DGP-URL-TPPI-16 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 6/15 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Tramitación y Pago de Pensión de Incapacidad Absoluta y Permanente ante la UPEL. ACTIVIDADES / RESPONSABLES NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES Normas: Corresponde a la Unidad de Relaciones Laborales efectuar la desincorporación del trabajador, mediante la forma 14-03 “Participación del Retiro del Trabajador, siempre y cuando haya acumulado las setecientas cincuenta (750) cotizaciones necesarias del IVSS, o 14-100 “Constancia de Trabajo” la cual será dada al (la) Trabajador(a) por la Universidad, según el caso para el trámite de la pensión de invalidez. Instrucciones Adicionales: Código: DGP-URL-TPPI-16 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 7/15 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Tramitación y Pago de Pensión de Incapacidad Absoluta y Permanente ante la UPEL. F. Formularios y Documentos Utilizados: “Solicitud de Jubilación/ Pensión de Incapacidad” “Resumen del Tiempo de Servicio en la Administración Pública” “Reporte: Resumen de las Jubilaciones y Pensiones de Incapacidad” G. Instructivo: Código: DGP/URL/ABSE: 018 Utilización: Servir como documento base para el registro de la información que identifique plenamente al (la) trabajador(a) en caso de solicitar el beneficio de jubilación/ pensión de incapacidad. Presentación: Tamaño Carta Impresión: Tinta Negra en Anverso Papel: Bond Distribución: Original: Unidad de Relaciones Laborales Duplicado: Unidad de Personal Triplicado: Unidad de Registro y Control DSeis (6) meses Período Retención: Unidad de Origen: Unidad de Relaciones Laborales Frecuencia: Código: DGP-URL-TPPI-16 Cada vez que se realice una solicitud del beneficio de jubilación/ pensión de incapacidad. Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 8/15 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Tramitación y Pago de Pensión de Incapacidad Absoluta y Permanente ante la UPEL. Instrucciones: Este formulario debe ser llenado de acuerdo a las siguientes instrucciones: SÓLO PARA SER LLENADO POR LA UNIDAD DE RELACIONES LABORALES/ SECCIÓN DE RELACIONES LABORAL SOCIAL 1 Escriba el número del expediente asignado a la solicitud de pensión de jubilación o incapacidad, según sea el caso. SÓLO PARA SER LLENADO POR EL(LA) TRABAJADOR(A) SOLICITANTE 2 3 Anote la fecha de solicitud (día, mes, año). 4 Escriba sus apellido(s) y nombre(s) como aparecen en la cédula de identidad. 5 Anote el número de la cédula de identidad. 6 Escriba la ciudad y estado correspondiente al lugar de nacimiento. 7 Anote la fecha de nacimiento (día mes, año). 8 Anote la edad en números. 9 Indique con una equis (X) en la casilla correspondiente el sexo, (M) Masculino o (F) Femenino. 10 Escriba el estado civil: Soltero(a), Casado(a), Viudo(a), Divorciado(a) o Concubino(a). 11 Escriba la dirección completa de habitación: Parroquia, Avenida o Calle, Urbanización, Edificio, Nº de casa o apartamento, ciudad y estado. 12 Anote el número de teléfono correspondiente a la dirección de habitación y/o número de teléfono celular si lo posee. 13 Escriba otra dirección donde pueda ser localizado(a). 14 Anote otro número de teléfono donde se le pueda ubicar o dejar mensaje. 15 Escriba el nombre de la ubicación académica/ administrativa (Instituto o Sede Rectoral) de la universidad al cual se encuentre adscrito(a). 16 Escriba la denominación de la dependencia académica/ administrativa a la cual se encuentre adscrito(a). Código: DGP-URL-TPPI-16 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: ----------------- Fecha de Actualización: ------------------------ DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 10/15 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Tramitación y Pago de Pensión de Incapacidad Absoluta y Permanente ante la UPEL. 17 Si personal Docente, marque con una equis (X) las siguientes opciones: Tipo de categoría académica: titular, asociado, agregado, asistente, instructor, auxiliar docente. Tiempo de dedicación: Dedicación Exclusiva, Tiempo Completo, Medio Tiempo, Tiempo Convencional. Si a la fecha de la solicitud del beneficio de jubilación ejerce funciones de jefatura, indique su denominación. Si es personal administrativo, marque con una equis (X) las siguientes opciones: Denominación del cargo. Escriba la escala a la cual pertenece: (4) profesional, (3) técnico, (2) apoyo. Anote el nivel al cual pertenece desde el 1 al 9. Si a la fecha de la solicitud del beneficio de jubilación ejerce funciones de jefatura indique su denominación. Si es personal obrero, marque con una equis (X) las siguientes opciones: Denominación del cargo. Grado desde 1 al 5. 18 RESUMEN DEL TIEMPO DE SERVICIO Indique las fechas de ingreso y egreso de cada una de las instituciones en las que prestó servicios anteriormente (días, meses, años) y la fecha de egreso (día anterior a la fecha que aspire obtener el beneficio de jubilación) de la universidad. 19 Anote el total equivalente al tiempo de servicio (días, meses, años). 20 Si en alguna de las instituciones en las que prestó servicios anteriormente le liquidaron prestaciones sociales, indique el nombre del organismo y el monto total en bolívares. 21 Escriba brevemente las observaciones que considere necesarias. 22 Registre la firma del (la) solicitante interesado(a) con bolígrafo azul o negro. 23 Anote los códigos correspondientes a la imputación presupuestaria, en cuanto a: - Proyecto Acción Especifica Código Producto 24 Escriba en letra de molde el nombre y apellido del (la) funcionario(a) encargado(a) del análisis de la solicitud, seguido de la firma y fecha de recepción de la misma en la Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social. 25 Escriba en letra de molde el nombre y apellido del (la) funcionario(a) encargado(a) del análisis de la solicitud, seguido de la firma y fecha de recepción de la misma en la Dirección General de Personal/ Unidad de Personal. Código: DGP-URL-TPPI-16 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: ----------------- Fecha de Actualización: ------------------------ DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 11/15 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Tramitación y Pago de Pensión de Incapacidad Absoluta y Permanente ante la UPEL. “Resumen del Tiempo de Servicio en la Administración Pública” Código: DGP/URL/ABSE:019 Utilización: Servir como documento base para registrar la información resumida del tiempo de servicio activo del (la) trabajador(a) en la administración pública, que permita obtener el tiempo de antigüedad correspondiente. Presentación: Tamaño Carta Impresión: Tinta Negra en Anverso Papel: Bond Base 20 Distribución: Original: Unidad de Relaciones Laborales Duplicado: Unidad de Personal. Período de Seis (6) meses Retención: Unidad de Unidad de Relaciones Laborales Origen: Frecuencia: Código: DGP-URL-TPPI-16 Cada vez que se tramite una solicitud del beneficio de jubilación. Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: ----------------- Fecha de Actualización: ------------------------ DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 12/15 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Tramitación y Pago de Pensión de Incapacidad Absoluta y Permanente ante la UPEL. Instrucciones: Este formulario debe ser llenado de acuerdo a las siguientes instrucciones: CAMPO Nº INSTRUCCIÓN 1 Escriba el número del expediente asignado a la solicitud de pensión de jubilación o incapacidad, según sea el caso. 2 Indique con una equis (X) el tipo de solicitud correspondiente: Pensión de Jubilación, Pensión de Incapacidad, Pensión de Sobreviviente, Permanencia Activa. 3 Escriba la fecha de solicitud (día, mes, año). 4 Escriba apellido(s) y nombre(s) del (la) trabajador(a) como aparece en la cédula de identidad. 5 Escriba el número de la Cédula de Identidad. 6 Escriba en letra y número la edad. 7 Marque con una equis (X) en el recuadro correspondiente el tipo de personal que lo identifica: docente, administrativo u obrero. 8 Escriba el nombre del Instituto o Sede de la universidad al cual se encuentre adscrito(a). 9 Escriba la denominación de la dependencia a la cual se encuentre adscrito(a). 10 Escriba la denominación del cargo que ejerce. 11 Si es personal docente escriba el tiempo de dedicación: Dedicación exclusiva, tiempo completo, medio tiempo, tiempo convencional. 12 Si es personal docente, escriba el tipo de Categoría Académica a la cual pertenece RESUMEN DEL TIEMPO DE SERVICIO 13 Código: DGP-URL-TPPI-16 Escriba las fechas de ingreso, egreso, reingreso, si es el caso, de cada una de las instituciones en las que prestó servicios anteriormente ( días, meses, años ) y el subtotal en días (D), meses (M) y años (A). Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: ----------------- Fecha de Actualización: ------------------------ DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 14/15 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Tramitación y Pago de Pensión de Incapacidad ante la UPEL. 14 Determine y escriba el monto total en días (D), meses (M) y años (A). 15 Escriba brevemente las observaciones que considere necesarias. 16 Anote los códigos correspondientes a la imputación presupuestaria, en cuanto a: - Nivel: Proyecto/ Acción Centralizada Acción Específica Código Producto 17 Escriba en letra de molde el nombre y apellido de el(la) funcionario(a) encargado(a) del análisis de la solicitud, seguido de la firma y fecha de llenado de la misma en la Unidad de Relaciones Laborales 18 Escriba el nombre y apellido del (la) funcionario(a) encargado(a) de la revisión de la solicitud, seguido de la firma y fecha de revisión de la solicitud en la Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social. Código: DGP-URL-TPS-17 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 15/15 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Tramitación de Pensión de Sobreviviente. A.- Objetivo. - Documentar los lineamientos y pasos a seguir para realizar el otorgamiento a los(as) beneficiarios(as) solicitantes de la pensión de sobrevivientes por parte de la Universidad a de acuerdo con lo establecido en el Reglamento de Jubilaciones y Pensiones de la UPEL y normativas vigentes B.- Alcance. Rige para el personal Docente, Administrativo y Obrero que labora en la Universidad y contempla desde la solicitud de la pensión de sobreviviente por parte del beneficiario(a), la tramitación por parte de la Dirección General de Personal/ Unidad de Personal según sea el caso, hasta la aprobación por el Consejo Universitario de la Universidad Pedagógica Experimental Libertador. - C.- Unidad Responsable. - Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social D.- Unidades Involucradas. - Consejo Universitario Dirección General de Personal/ Unidad de Personal. Dirección de Comunicación y Relaciones Corporativas Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social Unidad/ Sección de Registro y Control Beneficiario(a) Solicitante Código: DGP-URL-TPS-17 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 1/14 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Tramitación de Pensión de Sobreviviente. E. Descripción del Procedimiento (Flujo Narrativo, Normas e Instrucciones Adicionales) ACTIVIDADES / RESPONSABLES NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES Normas: La tramitación de la pensión de sobreviviente se hará de acuerdo con lo estipulado en el Reglamento de Jubilaciones y Pensiones de la Universidad Pedagógica Experimental Libertador (UPEL) y normativas vigentes. La pensión de sobreviviente es el derecho que tiene el (la) cónyuge o concubino(a) sobreviviente y otros sucesores debido al fallecimiento de el (la) causante trabajador(a). Los(as) hijos(as) tienen derecho a la totalidad o parte de la pensión de sobreviviente en las condiciones establecidas en el articulo 15 del Reglamento de Pensiones y Jubilaciones del Personal de la UPEL. Cuando exista más de un(a) beneficiario(a) de la pensión de sobreviviente, el monto se distribuirá de acuerdo a lo establecido en el Artículo 15 del Reglamento de Jubilaciones y Pensiones de la UPEL. Corresponde a la Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social proveer al (la) (los) (las) causahabiente(s)/ cónyuge/ concubino(a) la orientación precisa y oportuna para llevar a cabo el trámite para la obtención de la pensión de sobreviviente. (Paso 2). La solicitud para la tramitación de la pensión de sobreviviente se realiza mediante el formulario “Solicitud de Pensión de Sobreviviente”, el cual debe ir acompañado por los recaudos requeridos de acuerdo a lo establecido en el Reglamento de Jubilaciones y Pensiones de la Universidad: acta de defunción, fotocopia legible y ampliada de la cédula de identidad del (la) trabajador(a) fallecido(a), acta de matrimonio/ instrumento que pruebe la unión concubinatoria o similar, partida(s) de nacimiento hijos(s), declaración universal de heredero(s), autorización judicial del Tribunal de Menores competente para el cobro o documento si están bajo curatela. En el caso de hijos(s) con necesidades especiales: el informe médico respectivo. En el caso de los hijos mayores de edad: Carta de soltería, constancia de estudio, constancia de desempleo emitida por el Ministerio del Poder Popular para el Trabajo y Seguridad Social (Minpptrass). (Paso 2). Código: DGP-URL-TPS-17 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 2/14 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Tramitación de Pensión de Sobreviviente. ACTIVIDADES / RESPONSABLES NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES Normas: 2 La fecha de vigencia de la Pensión de Sobreviviente será el día siguiente en que ocurre el fallecimiento del (la) trabajador(a). Recaudos Solicitud de Pensión de Sobreviviente Causahabiente(s)/ Unidad/ Seccion de Registro y Control Documentos para el Trámite de la Pensión de Sobreviviente Documento Probatorio del Vínculo Cónyuge/concubino(a) Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social 5. Obtiene del(la) cónyuge/ concubino(a) el documento probatorio del vínculo con el (la) trabajador(a), instruye y remite a la Unidad/ Sección de Registro y Control para que tramite el pago requerido. 6. Obtiene de los(as) causahabiente(s) "Solicitud de Pensión de Sobreviviente", "Recaudos" y de la Unidad/ Sección de Registro y Control "Documentos para el Trámite Pensión de Sobreviviente" . 7. Anexa "Otros Documentos" ( Movimiento de Personal por Egreso, Movimiento de Personal por Ingreso, Relación de Cargos y Tiempo de Servicio, Antecedentes de Servicio en otros Órganos de la Administración Pública ) si es personal activo o copia de la "Resolución" y del último "Recibo de Pago", si es personal jubilado o incapacitado. Documento Probatorio del Vínculo Otros Documentos Unidad/ Seccion de Registro y Control Documentos para el Trámite de la Pensión de Sobreviviente Recaudos Solicitud de Pensión de Sobreviviente 4 Código: DGP-URL-TPS-17 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 3/14 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Tramitación de Pensión de Sobreviviente. ACTIVIDADES / RESPONSABLES NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES Normas: Las pensiones de sobreviviente comenzará a pagarse desde la fecha en que se cause el derecho, siempre que la solicitud se haga dentro del año siguiente a esa fecha. Si fuere hecha posteriormente, la pensión comenzará a pagarse desde la fecha de la solicitud. No podrá ser otorgada una pensión de sobrevivientes cuando la solicitud es hecha en fecha después de transcurridos cinco (5) años desde la ocurrencia del fallecimiento. La Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social es la dependencia responsable del análisis y verificación de la documentación consignada para el trámite de pensión respectiva. (Paso 8). La Dirección General de Personal/ Unidad de Personal a través de la Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social para efectuar el trámite de la Pensión de Sobreviviente debe elaborar un expediente que contenga tanto la solicitud de pensión como los documentos que soportan dicha solicitud. (Paso 10). Instrucciones Adicionales: Los documentos deben ser archivados en orden cronológico. (Paso 10). Cada uno de los documentos archivados en el expediente de pensión debe ser foliado en orden inverso. (Paso 10). Cada expediente debe contener una relación que indique el documento y el folio respectivo. (Paso 10). Cada expediente debe estar plenamente identificado con los siguientes datos: instituto, tipo de beneficio, tipo de personal, apellidos y nombres del (la) beneficio, número de cédula de identidad, cargo que ocupa, dedicación, categoría. (Paso 10). Código: DGP-URL-TPS-17 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 4/14 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Tramitación de Pensión de Sobreviviente. ACTIVIDADES / RESPONSABLES NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES Normas: Corresponde a la Dirección General de Personal la revisión y conformación del expediente respectivo, tanto de la Sede Rectoral como de los Institutos Pedagógicos. (Paso 13). Instrucciones Adicionales: La Dirección General de Personal sólo requiere un (1) ejemplar del expediente, debidamente foliado, con los originales de todos los documentos que se exigen para tramitar el otorgamiento del derecho. (Paso 11). Del expediente que se instruye, la Unidad de Personal debe conservar un (1) ejemplar con todos los documentos certificados. (Paso 12). Código: DGP-URL-TPS-17 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 5/14 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Tramitación de Pensión de Sobreviviente. ACTIVIDADES / RESPONSABLES NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES Normas: La Dirección General de Personal es la dependencia responsable de elaborar la Resolución correspondiente al beneficio de pensión de sobreviviente y remitirla al Consejo Universitario para la aprobación respectiva. (Paso 19). Instrucciones Adicionales: Código: DGP-URL-TPS-17 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 6/14 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Tramitación de Pensión de Sobreviviente. ACTIVIDADES / RESPONSABLES NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES Normas: La Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social es la dependencia responsable de efectuar los trámites para el egreso del (la) trabajador(a) de la UPEL como consecuencia de su fallecimiento. (Paso 25). Instrucciones Adicionales: Se debe archivar una (1) copia de la Resolución de aprobación en el expediente respectivo. (Paso 24). Código: DGP-URL-TPS-17 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 7/14 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Tramitación de Pensión de Sobreviviente. F. Formularios y Documentos Utilizados: “Solicitud de Pensión de Sobreviviente” “Análisis de la Solicitud de Pensión de Sobreviviente” G. Instructivo: “Solicitud de Pensión de Sobreviviente” Código: DGP/URL/ABSE: 021 Utilización: Servir como documento base para el registro de la información que identifique plenamente al (la) los(as) beneficiarios (as) en caso de solicitar la pensión de sobreviviente. Presentación: Tamaño Carta Impresión: Tinta Negra en Anverso Papel: Bond Distribución: Original: Unidad de Relaciones Laborales Duplicado: Unidad de Personal Triplicado: Unidad de Registro y Control DSeis (6) meses Período Retención: Unidad de Origen: Unidad de Relaciones Laborales Frecuencia: Código: DGP-URL-TPS-17 Cada vez que se realice una solicitud del beneficio de pensión de sobreviviente. Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 8/14 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Tramitación de Pensión de Sobreviviente. Instrucciones: Este formulario debe ser llenado de acuerdo a las siguientes instrucciones: 1 Anote el Nº asignado al Expediente de Pensión de Sobreviviente. 2 Escriba sus apellido(s) y nombre(s) como aparece en la cédula de identidad. 3 Anote el número de la cédula de identidad. 4 Escriba la dirección completa de habitación: Parroquia, Avenida o Calle, Urbanización, Edificio, N° de casa o apartamento, ciudad y estado. 5 Anote el número de teléfono correspondiente a la dirección de habitación y/o número de celular si lo posee. 6 Escriba el parentesco de consanguinidad o afinidad que lo (la) relacione con el (la) trabajador(a) fallecido(a). 7 Escriba apellido(s) y nombre(s) del (la) trabajador(a) fallecido(a) como aparece en la cédula de identidad. 8 Anote el número de la Cédula de Identidad del (la) trabajador(a) fallecido(a). 9 Marque con una equis (X) en el recuadro correspondiente el tipo de personal que lo identifica: docente, administrativo u obrero. 10 Marque con una equis (X) en el recuadro correspondiente la condición laboral que tenía el (la) trabajador(a) para el momento de su fallecimiento. 11 Escriba la denominación del cargo desempeñado por el (la) trabajador(a) para el momento de su fallecimiento. 12 Marque con una equis (X) en el recuadro correspondiente a la columna de documentos consignados por el(los) interesados(as) la relación de documentos que acompañan la solicitud de pensión de sobreviviente. Igual procedimiento para los documentos consignados por la Unidad/ Sección de Personal. 13 14 15 Anote en números el total de documentos consignados por el(los) interesado(s). Anote en números el total de documentos consignados por la Unidad/ Sección de Personal. Registre la firma del (la) Solicitante y la fecha. 16 SOLO PARA USO DE LA DIRECCION GENERAL DE PERSONAL/ UNIDAD DE PERSONAL Anote los códigos correspondientes a la imputación presupuestaria, en cuanto a: - Nivel: Proyecto/ Acción Centralizada Acción Específica Código Producto 17 Escriba nombre y apellido del (la) funcionario(a) responsable de la elaboración análisis de la solicitud, seguido de la firma y la fecha. 18 Escriba nombre y apellido del (la) funcionario(a) responsable, seguido de la firma y fecha. Código: DGP-URL-TPS-17 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS y Página: 10/14 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Tramitación de Pensión de Sobreviviente. H. Instructivo: Análisis de la Solicitud de Pensión de Sobreviviente” Código: DGP/URL/ABSE: 022 Utilización: Servir como documento base para el registro de la información que permite efectuar un análisis exhaustivo a la solicitud de pensión de sobreviviente desde el punto de vista del cumplimiento de la normativa legal. Presentación: Tamaño Carta Impresión: Tinta Negra en Anverso Papel: Bond Distribución: Original: Unidad de Relaciones Laborales Duplicado: Unidad de Personal Período DSeis (6) meses Retención: Unidad de Origen: Unidad de Relaciones Laborales Frecuencia: Código: DGP-URL-TPS-17 Cada vez que se realice una solicitud del beneficio de pensión de sobreviviente. Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 11/14 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Tramitación de Pensión de Sobreviviente. Instrucciones: Este formulario debe ser llenado de acuerdo a las siguientes instrucciones: 1 Anote el Nº asignado al Expediente en la solicitud de la pensión de sobreviviente. 2 Escriba apellido(s) y nombre(s) del (la) trabajador(a) fallecido(a) como aparece en la cédula de identidad. 3 Anote el número de la cédula de identidad del (la) trabajador(a) fallecido(a). 4 Anote la fecha exacta del fallecimiento del (la) trabajador(a). 5 Escriba el nombre del Instituto o Sede de la universidad al cual se encuentra adscrito(a) el (la) trabajador(a) fallecido(a). 6 Marque con una equis (X) en el recuadro correspondiente el tipo de personal que identificaba a el (la) trabajador(a) fallecido(a): Docente, Administrativo u Obrero. 7 Marque con una equis (X) en el recuadro correspondiente la condición que tenía el (la) trabajador(a) al momento de su fallecimiento. 8 Anote el número de la Resolución que lo(a) acreditaba como jubilado(a) o incapacitado(a), si es el caso. 9 Anote la fecha de aprobación de la Resolución, si es el caso. 10 Si el (la) trabajador(a) fallecido(a) era miembro del personal docente, marque con una equis (X) en el recuadro correspondiente el tipo de categoría académica: titular, asociado, asistente, agregado, instructor. 11 Si el(la) trabajador(a) fallecido(a) era miembro del personal docente, marque con una equis (X) en el recuadro correspondiente el tiempo de dedicación: exclusiva, tiempo completo, medio tiempo, tiempo convencional Si el (la) trabajador(a) fallecido(a) era miembro del personal administrativo u obrero, escriba la denominación del cargo que ocupaba, el nivel o grado y la escala, según el caso. 12 Código: DGP-URL-TPS-17 Escriba en la columna correspondiente la información de los(as) beneficiarios(as) del (la) trabajador(a) fallecido(a): apellidos y nombres, N' cédula de identidad de cada uno, parentesco que lo relaciona con el (la) trabajador(a) fallecido(a), fecha de nacimiento, edad. Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 13/14 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Tramitación de Pensión de Sobreviviente. 13 Escriba en el espacio correspondiente la información referida al tiempo de servicio en la UPEL y la Administración Pública, si es el caso, indicando nombre del organismo, fecha de ingreso (día, mes, año), fecha de egreso (día, mes, año), total de tiempo de servicio (días, meses, años). 14 Anote el número de días, meses y años el total del tiempo de antigüedad. 15 Escriba brevemente las observaciones que considere necesarias. 16 Registre la firma del (la) funcionario(a) responsable del análisis de la solicitud y la fecha de elaboración. 17 Registre la firma del (la) Jefe(a) de la Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social y la fecha. 18 Registre la firma del (la) Director(a)/ Jefe de la Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social y la fecha de elaboración. Código: DGP-URL-TPS-17 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 14/14 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Tramitación de Fe de Vida. A.- Objetivo. - Establecer las prescripciones y pasos a seguir para demostrar supervivencia (Fe de Vida) el (la) trabajador(a) pensionado(a), jubilado(a) y sobreviviente(s) beneficiario(a)(s) a efectos de la continuidad del respectivo beneficio ante la Universidad, en el marco de las Normas para demostrar Supervivencia de la UPEL. B.- Alcance. - Contempla desde la notificación por parte de la Universidad el (la) trabajador(a) pensionado(a), jubilado(a) y sobreviviente(s) beneficiario(a) (s) del deber de registrar la firma o en su defecto presentar la documentación que compruebe su sobrevivencia, el registro de la firma respectivo y la entrega de documentos requeridos ante la Dirección General de Personal/ Unidad de Personal según sea el caso. C.- Unidad Responsable. - Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social D.- Unidades Involucradas - Dirección General de Personal/ Unidad de Personal. Unidad/ Sección de Relaciones Laborales. Unidad/ Sección de Registro y Control Trabajador(a) Pensionado(a)/ Jubilado(a)/ Sobreviviente(s) Beneficiario(s). Código: DGP-URL-TFV-18 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 1/5 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Tramitación de Fe de Vida. E. Descripción del Procedimiento (Flujo Narrativo, Normas e Instrucciones Adicionales) ACTIVIDADES / RESPONSABLES NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES Normas: Todo trabajador(a) pensionado por jubilación/ incapacidad o los beneficiarios de una pensión de sobreviviente deben cumplir con la obligación de firmar el “Registro del Libro de Firmas de Fe de Vida” como constancia de fe de vida ante la autoridad competente. Corresponde a la Dirección General de Personal/ Unidad de Personal ( Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social) solicitar a la Dirección de Comunicación y Relaciones Corporativas la publicación de un comunicado en prensa el segundo fin de semana del mes de enero de cada año informando a los jubilados, pensionados y sobrevivientes que deben asistir a la Sede Rectoral/ Institutos Pedagógicos a firmar el “Registro del Libro de Firmas de Fe de Vida” entre el 15 de Enero y el 28 de Febrero de cada año, sin prórroga. (Paso 1). Todo pensionado/ beneficiario de pensión de sobreviviente está obligado(a) a presentar los siguientes requisitos de acuerdo al caso: PENSIONADOS POR JUBILACIÓN O INCAPACIDAD: Fe de Vida: los beneficiarios tanto menores como mayores y demás sucesores, deben acudir a la Dirección General de Personal/ Unidad de Personal con el fin de firmar el documento utilizado para tal fin. PENSIONADOS POR SOBREVIVENCIAS: El personal jubilado o pensionado incapacitado que por razones de salud, se encuentren impedidos para cumplir personalmente con este requisito, debe enviar constancia médica que certifique su ausencia, fotocopia de la cédula de identidad y el documento de “Fe de Vida” expedido por la Jefatura Civil más cercana a su domicilio. Asimismo, los beneficiarios residenciados fuera del país, deben enviar el documento de “Fe de Vida” autenticado en la Embajada o Consulado correspondiente. Los beneficiarios de pensiones de sobreviviente deben consignar los siguientes documentos: Hijos(as) mayores de dieciocho (18) hasta veintisiete (27) años de edad, presentar Carta de Soltería Código: DGP-URL-TFV-18 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 2/5 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Tramitación de Fe de Vida. ACTIVIDADES / RESPONSABLES NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES Normas: expedida por la Jefatura, Constancia de Estudio, Constancia de Desempleo expedida por la Inspectoría del Trabajo o Declaración Jurada. Hijos(as) Discapacitados(as), presentar Carnet de Registro de Discapacidad ante el CONAPDIS. (Paso 3) La Dirección General de Personal dispondrá de los mecanismos de control para que el beneficiario de una pensión de sobreviviente/ incapacidad o jubilación demuestre entre los meses de Enero y Febrero de cada año la fe de vida correspondiente. (4, 6,9). Todo trabajador(a) beneficiario(a) de una pensión de incapacidad o jubilación de la UPEL/ beneficiario de una pensión de sobreviviente debe actualizar sus datos personales: teléfono, dirección y correo electrónico, cada vez que sea necesario. Los pensionados de la UPEL que se encuentren imposibilitados por razones de salud, para trasladarse a firmar el “Registro del Libro de Firmas de Fe de Vida” pueden tramitar ante la Jefatura Civil de su jurisdicción la Fe de Vida y remitir el documento original a la Dirección General de Personal (Unidad de Relaciones Laborales). Los pensionados/ beneficiarios de una pensión de sobreviviente de la UPEL residenciados en el exterior pueden realizar dicho trámite ante las embajadas y/o consulados venezolanos en el país de residencia y enviar el documento original emitido por el ente como constancia de Fe de Vida a la Sede Rectoral o al Instituto Pedagógico correspondiente. Los pensionados/ beneficiarios de una pensión de sobreviviente de la UPEL que incumplan con el lapso establecido para la firma y entrega de los recaudos correspondientes les será suspendido el pago. (Paso 5, 10). La Dirección General de Personal a través de la Unidad de Relaciones Laborales/ es la dependencia responsable de mantener el registro y control de los soportes consignados y las firmas de cada trabajador(a) pensionado/ beneficiario de una pensión de sobreviviente. (Paso 6). Código: DGP-URL-TFV-18 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 3/5 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Tramitación de Fe de Vida. ACTIVIDADES / RESPONSABLES NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES Normas: Los pensionados/ beneficiarios de una pensión de sobreviviente de la UPEL residenciados en el interior del país, cuya sede de procedencia este ubicada en un lugar distinto al de su residencia en el mismo interior del país, pueden tramitar ante la Jefatura Civil de su jurisdicción la Fe de Vida, acudir a la sede mas cercana a su lugar de residencia y remitir el documento original a la Unidad de Personal respectiva. En el caso de los beneficiarios de una pensión de sobreviviente presentaran los requisitos correspondientes para dejar constancia de su condición. Los pensionados/ beneficiarios de una pensión de sobreviviente de la UPEL residenciados en Caracas, cuya sede de procedencia este ubicada en el interior del país, pueden acudir ante la Dirección General de Personal a presentar los requisitos necesarios y dar fe de vida en cumplimiento a lo dispuesto en el articulo N° 1 de las normas para demostrar supervivencia. Al efecto la Dirección General de Personal emite “Constancia” firmada certificando el cumplimiento del requisito a la Unidad de Personal del Instituto Pedagógico. (Paso 11). Corresponde a la Unidad de Relaciones Laborales remitir los recaudos consignados por el trabajador pensionado/ sobreviviente a la Unidad de Registro y Control para garantizar la continuidad del pago del beneficio. (Paso 7, 12) Código: DGP-URL-TFV-18 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 4/5 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Tramitación de Fe de Vida. F. Formularios y Documentos Utilizados: “Constancia” Código: DGP-URL-TFV-18 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 5/5 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Otorgamiento de Condecoraciones por Años de Servicio al Personal Administrativo y Obrero de la UPEL. A.- Objetivo. - Determinar los lineamientos y pasos a seguir para la tramitación del reconocimiento por los años ininterrumpidos de servicio cumplido al personal administrativo y obrero de la Universidad, de acuerdo con lo establecido en el contrato colectivo y actas convenio. B.- Alcance. - Rige para el personal Administrativo y Obrero de la UPEL, y contempla desde la consolidación de la data correspondiente a los Institutos y Sede Rectoral hasta la coordinación descentralizada de los actos. C.- Unidad Responsable. - Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social D.- Unidades Involucradas. - Dirección General de Personal/ Unidad de Personal. Dirección General de Administración y Finanzas Dirección de Comunicación y Relaciones Corporativas Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social. Organizaciones Gremiales Trabajador (a). Código: DGP-URL-OCPDAO-19 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 1/6 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Otorgamiento de Condecoraciones por Años de Servicio al Personal Administrativo y Obrero de la UPEL. E. Descripción del Procedimiento (Flujo Narrativo, Normas e Instrucciones Adicionales) ACTIVIDADES / RESPONSABLES NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES Normas: La Universidad Pedagógica Experimental Libertador concederá reconocimiento por años de servicio efectivamente cumplidos al personal administrativo y obrero. El reconocimiento por años de servicios ininterrumpidos se hará mediante la condecoración de los miembros del personal administrativo y obrero. El reconocimiento de los años de servicios ininterrumpidos será contabilizado hasta el año inmediatamente anterior a la fecha de entrega de la respectiva condecoración. .La Dirección General de Personal a través de la Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social es la dependencia responsable de coordinar con las organizaciones gremiales todo lo relacionado con las condecoraciones a ser concedidas. Instrucciones Adicionales: La Información de cada trabajador(a) correspondiente a los datos personales debe transcribirse en el siguiente orden: Primer Apellido Inicial del Segundo Apellido Primer Nombre Inicial del Segundo Nombre. Código: DGP-URL-OCPDAO-19 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 2/6 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Otorgamiento de Condecoraciones por Años de Servicio al Personal Administrativo y Obrero de la UPEL. ACTIVIDADES / RESPONSABLES NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES Normas: Los miembros del personal Administrativo recibirán la Condecoración de la “Orden Luis Beltrán Prieto Figueroa” como reconocimiento a los años de servicio cumplidos en la Universidad. Los miembros del personal Obrero recibirán la Condecoración de la “Orden Víctor Páez” como reconocimiento a los años de servicio cumplidos en la Universidad. La Dirección General de Personal a través de la Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social es la dependencia responsable de registrar la información relacionada con el personal a ser condecorado. La fecha de corte es el 31 de Diciembre del año inmediatamente anterior. (Paso 4). La Dirección General de Personal a través de la Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social es la dependencia responsable de organizar el acto de entrega de reconocimientos coordinadamente con la Dirección de Comunicación y Relaciones Corporativas. (Paso 8). Código: DGP-URL-OCPDAO-19 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 3/6 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Otorgamiento de Condecoraciones por Años de Servicio al Personal Administrativo y Obrero de la UPEL. ACTIVIDADES / RESPONSABLES NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES Normas: Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social 3 9. Informa a la Sección de Relaciones Laborales del Instituto sobre el inicio de las actividades de protocolo para el acto. 10. Remite “Memorándum” y “Registro para el Otorgamiento de Condecoraciones por Años de Servicio al Personal Administrativo y Obrero” a la Dirección de Comunicación y Relaciones Corporativas para coordinar la realización del acto de entrega de las condecoraciones. 11. Emite “Invitación” al personal administrativo y obrero que será objeto de la distinción de acuerdo a los años de servicio efectivamente cumplidos para que asista al acto de entrega. Invitación Personal Docente Administrativo/ Obrero Registro de Condecoraciones por Años de Servicio Dirección de Comunicación y Relaciones Corporativas Memorándum Código: DGP-URL-OCPDAO-19 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 4/6 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Otorgamiento de Condecoraciones por Años de Servicio al Personal Administrativo y Obrero de la UPEL. F. Formularios y Documentos Utilizados: “Registro para el Otorgamiento de Condecoraciones por Años de Servicio del Personal Administrativo y Obrero” G. Instructivo: Código: DGP/URL/ABSE: 023 Utilización: Servir como documento base para el registro de la información del personal administrativo y obrero próximos a recibir reconocimiento por años de servicio cumplidos en la Universidad. Presentación: Tamaño Carta Impresión: Tinta Negra en Anverso Papel: Bond Distribución: Original: Unidad de Relaciones Laborales Duplicado: Unidad de Personal Período DSeis (6) meses Retención: Unidad de Origen: Unidad de Relaciones Laborales Frecuencia: Código: DGP-URL-OCPDAO-19 Cada vez que se realice el reconocimiento por años de servicio en la Universidad. Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 5/6 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Afiliación del Trabajador al Régimen del Seguro Social Obligatorio A.- Objetivo. - Determinar los lineamientos y pasos a seguir para la afiliación del personal Docente, Administrativo y Obrero de nuevo ingreso a la Universidad en el Régimen del Seguro Social Obligatorio. B.- Alcance. - Rige para el personal Docente, Administrativo y Obrero de la UPEL, y contempla desde la consignación de los documentos necesarios para el registro en el Régimen de Seguro Social Obligatorio a la Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social, la tramitación ante el Instituto Venezolano de los Seguros Sociales hasta la recepción del aval por parte del IVSS. C.- Unidad Responsable. - Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social D.- Unidades Involucradas. - Dirección General de Personal/ Unidad de Personal. Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social. Instituto Venezolano de los Seguros Sociales Trabajador (a). Código: DGP-URL-ATRSSO-20 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 1/6 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Afiliación del Trabajador al Régimen del Seguro Social Obligatorio E. Descripción del Procedimiento (Flujo Narrativo, Normas e Instrucciones Adicionales) ACTIVIDADES / RESPONSABLES Finalizado el proceso de inducción al personal de nuevo ingreso Unidad Técnica/ Sección de Apoyo Técnico NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES Normas: Dirección General de Personal /Unidad de Personal (Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social) Punto de Cuenta Trabajador(a) de Nuevo Ingreso Recaudos Recaudos Recaudos 1. Recibe de la Unidad Técnica/ Sección de Apoyo Técnico “Punto de Cuenta” con la información de nuevo ingreso del (la) trabajador(a) fijo o contratado y los recaudos necesarios para su incorporación al IVSS. 2. Verifica que la documentación esté correcta y completa. Correcta y completa? No 3. Devuelve recaudos al (la) trabajador(a) indicando observaciones. Si Recaudos Recaudos Recaudos Trabajador(a) Nuevo Ingreso Los miembros del personal Docente, Administrativo y Obrero que se encuentren registrados en la nómina de la Universidad en condición de personal activo y contratado están sujetos a afiliarse al Régimen del Seguro Social Obligatorio, así como a su carga familiar. El personal Docente, Administrativo y Obrero que pertenezca a la nómina de la Universidad en calidad de personal fijo, debe ser afiliado dentro de los primeros tres (3) días hábiles siguientes al inicio de la relación laboral, en el Sistema de Seguridad Social y a cotizar al Régimen Prestacional de Empleo, conforme con lo establecido en la Ley. La Unidad Técnica/ Sección de Apoyo Técnico, es la dependencia responsable de suministrar la información necesaria sobre el (la) trabajador(a) de nuevo ingreso en la Universidad en condición de fijo o contratado dentro de los tres (3) primeros días de su incorporación con el fin de llevar a cabo su inscripción en el Seguro Social Obligatorio. (Paso 1). Corresponde a la Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social verificar el cumplimiento de los requisitos y /o documentos que a ser consignados por el (la) trabajador(a) que se exigen para la inclusión de la carga familiar al Régimen de Seguro social Obligatorio. (Paso 2). Los requisitos y /o documentos a ser consignados por el (la) trabajador(a) para la inclusión de la carga familiar al Régimen de Seguro social Obligatorio son los siguientes: 3 Hijos solteros legítimos hasta 18 años de edad: partida de nacimiento, cédula de Identidad. Hijos Reconocidos: acta de reconocimiento. Hijos adoptivos: acta de adopción. Esposa o esposo: acta de matrimonio civil, cédula de identidad de ambos. Concubina(o): Tener por lo menos un (1) año de vida en común o hijo de esa unión, cédula de identidad de ambos. Madre: vivir en el mismo lugar del asegurado o a sus expensas. Presentar Partida de Nacimiento y cédula de identidad de ambos. Padre: Partida de Nacimiento y cédula de identidad de ambos, y vivir en el hogar con el (la) afiliado(a) o a sus expensas. Código: DGP-URL-ATRSSO-20 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 2/6 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Afiliación del Trabajador al Régimen del Seguro Social Obligatorio ACTIVIDADES / RESPONSABLES NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES Normas: 2 Dirección General de Personal /Unidad de Personal (Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social) 4. Accesa a la página web del Instituto Venezolano de los Seguros Sociales (Sistema de Gestión y Autoliquidación Tiuna), verifica estatus del (la) trabajador en el sistema. IVSS (Sistema Tiuna) Trabajador Afiliado? Si Estatus? No Activo Cesante 5. Registra los datos de identificación del (la) trabajador(a) de nuevo ingreso en el sistema mediante el formulario respectivo, confirma y finaliza registro. 6. Genera y entrega original de “Constancia de Registro de Trabajador” en el sistema al (la) trabajador(a) y le suministra información sobre los beneficios de su incorporación al IVSS y los de su carga familiar. 7. Archiva duplicado de la constancia en el expediente del (la) trabajador(a) junto con el “Punto de Cuenta”. (1) Constancia de Regsitro En el Expediente Trabajador(a) Punto de Cuenta (0) Constancia de Registro de Trabajador Código: DGP-URL-ATRSSO-20 Trabajador(a) Fecha de Vigencia: 03/12 La Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social es la dependencia responsable de informar y asesorar a los (as) trabajadores(as) a que verifiquen sus datos a través de la página web del IVSS en la siguiente dirección electrónica: www.ivss.gob.ve, consultando la Cuenta Individual. La Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social, es la dependencia responsable de verificar el estatus del (la) trabajador(a) de nuevo ingreso en el Seguro Social Obligatorio con el fin de llevar a cabo su inscripción. No es condición indispensable que el (la) trabajador(a) de nuevo ingreso se encuentre cesante para efectuar su incorporación al sistema (Paso 4). La Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social es la dependencia responsable de afiliar al régimen del Seguro Social Obligatorio del IVSS a los trabajadores de la Universidad, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su ingreso. (Paso 5). La Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social tramitará la afiliación ante el IVSS por nuevo ingreso del (la) trabajador(a), inclusión de familiares o cambio de dirección, mediante el Sistema de Gestión y Autoliquidación Tiuna y proveerle de la constancia correspondiente. (Paso 4, 5,6). Corresponde a la Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social brindar a los trabajadores de la Universidad la información y el asesoramiento necesarios sobre los beneficios que ofrece el IVSS. (Paso 6). Todos los familiares del afiliado(a) tienen derecho a la asistencia médica desde el momento de sufrir alguna enfermedad, los asegurados(as) hasta cincuenta y dos (52) semanas consecutivas, pensionados por invalidez y quienes reciben pensiones de sobrevivientes hasta veintiséis (26) semanas consecutivas. Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 3/6 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Afiliación del Trabajador al Régimen del Seguro Social Obligatorio F. Formularios y Documentos Utilizados (Externo): “Constancia de Registro de Trabajador” en el Sistema de Gestión y Autoliquidación Tiuna. “Cuenta Individual” Código: DGP-URL-ATRSSO-20 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 4/6 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Actualización del Registro del (la) Trabajador(a) Afiliado(a) en el Seguro Social Obligatorio. A.- Objetivo. - Determinar los lineamientos y pasos a seguir para la actualización en el registro de afiliados en el Seguro Social Obligatorio de las variaciones por cambio de salario, actualización de datos personales o carga familiar del personal Docente, Administrativo y Obrero. B.- Alcance. - Rige para el personal Docente, Administrativo y Obrero de la UPEL, y contempla desde la consignación de los documentos necesarios para la actualización en el Régimen de Seguro Social Obligatorio a la Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social, el procesamiento en el Sistema de Gestión y Autoliquidación Tiuna hasta la entrega del “Acta de Inspección” al Instituto Venezolano de los Seguros Sociales para la actualización solicitada. C.- Unidad Responsable. - Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social D.- Unidades Involucradas. - Dirección General de Personal/ Unidad de Personal. Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social. Unidad/ Sección de Registro y Control Instituto Venezolano de los Seguros Sociales Trabajador (a). Código: DGP-URL-ARASSO-21 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 1/7 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Actualización del Registro del (la) Trabajador(a) Afiliado(a) en el Seguro Social Obligatorio. E. Descripción del Procedimiento (Flujo Narrativo, Normas e Instrucciones Adicionales) ACTIVIDADES / RESPONSABLES NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES Normas: Inicio Recaudos Trabajador(a) Unidad/ Sección de Registro y Control Registro de Actualización de Anexos Datos ante el Reporte de Ascenso y SSO Clasificación del Personal de la Upel Dirección General de Personal /Unidad de Personal (Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social) 1. Recibe y revisa documentos consignados por el (la) trabajador(a) o Unidad de Registro y Control/ Sección de Registro y Control, según el caso. 2. Detecta la necesidad de efectuar la actualización del Registro de Afiliado en el Seguro Social Obligatorio, según aplique. El (la) afiliado(a) debe notificar a la Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social, cualquier cambio de domicilio que ocurra con posteridad a su inscripción en el Régimen del Seguro Social Obligatorio y esta a su vez debe registrarlo en el Sistema de Gestión y Autoliquidación Tiuna. (Paso 1). La Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social es la dependencia responsable de verificar mensualmente a través de los reportes las posibles variaciones en cuanto a sueldos y salarios, por concepto de ascenso, clasificación o determinación del Ejecutivo Nacional para el Personal Docente, Administrativo y Obrero.(Paso 1). Recaudos Registro de Actualización de Anexos Datos ante el Reporte de Ascenso y SSO Clasificación del Personal de la Upel 3 Instrucciones Adicionales: En caso de modificación por causa de errores en los datos personales del (la) trabajador(a) relacionados con: cédula de identidad, nombres, apellidos, sexo, fecha de nacimiento, deben ser tramitados directamente por el (la) propio(a) trabajador(a) ante el Servicio Administrativo de Identificación, Migración y Extranjería (SAIME). En este caso el El (la) Trabajador(a) debe consignar ante la Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social la constancia de tramitación de modificación de errores en los datos personales. Código: DGP-URL-ARASSO-21 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 2/7 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Actualización del Registro del (la) Trabajador(a) Afiliado(a) en el Seguro Social Obligatorio. ACTIVIDADES / RESPONSABLES NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES Normas: 3 Dirección General de Personal /Unidad de Personal (Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social) 3. Accesa a la página web del Instituto Venezolano de los Seguros Sociales (Sistema de Gestión y Autoliquidación Tiuna), selecciona en el módulo “Movimientos” la opción que corresponda según el tipo de modificación. La Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social es la dependencia responsable de informar ante la Dirección de Afiliación y Fiscalización de las oficinas Administrativas (Cajas regionales, Agencias y SubAgencias) del IVSS a través de la Forma 14-10 “Relación de Novedades” sobre los trabajadores que se encuentren de reposo médico, permiso no remunerado, para lo cual debe consignar y tomar en cuenta los siguientes recaudos: IVSS (Sistema Tiuna) Cambio de Salario Actualización Datos Administrativos? Cargas Familiares 4. Introduce N° de cédula y/o realiza búsqueda del (la) trabajador(a) en el sistema y selecciona. 5. Ingresa la información según el tipo de modificación, una vez identificado el (la) trabajador(a) y verifica que la carga sea satisfactoria. 6. Genera “Reporte” con las variaciones correspondientes. Datos Presoc Familiares/ Movimientos Datos Salario La Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social es la dependencia responsable de corregir, solucionar y tramitar cualquier modificación por error de datos administrativos a que hubiere lugar, que perjudique al (la) trabajador(a) a futuro accesando al Módulo “Movimientos” en la pagina web del IVSS con la dirección electrónica www.ivss.gob.ve/movimientos. (Paso 3). Original y dos (2) fotocopias de la Forma 14-10 “Relación de Novedades”. Reporte Movimientos Código: DGP-URL-ARASSO-21 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 3/7 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Actualización del Registro del (la) Trabajador(a) Afiliado(a) en el Seguro Social Obligatorio. F. Formularios y Documentos Utilizados: “Registro de Actualización de Datos en el Seguro Social Obligatorio (Sistema Tiuna).” G. Instructivo: Código: DGP/URL/ABSE: 024 Utilización: Servir como documento base para el registro de la información del (la) Trabajador(a) Afiliado(a) en el Seguro Social Obligatorio que requiera actualizar datos de tipo laboral o relacionado con su carga familiar. Presentación: Tamaño Carta Impresión: Tinta Negra en Anverso Papel: Bond Distribución: Original: Unidad de Relaciones Laborales Duplicado: Período DSeis (6) meses Retención: Unidad de Origen: Unidad de Relaciones Laborales Frecuencia: Código: DGP-URL-ARASSO-21 Cada vez que se realice una actualización en los datos del (la) trabajador(a) afiliado(a) en el Seguro Social Obligatorio. Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 4/7 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Actualización del Registro del (la) Trabajador(a) Afiliado(a) en el Seguro Social Obligatorio. Instrucciones: Este formulario debe ser llenado de acuerdo a las siguientes instrucciones: CAMPO INSTRUCCIÓN 01 Anote la fecha de llenado de la solicitud. DATOS DEL (LA) TRABAJADOR(A) AFILIADO(A) 02 Escriba nombres y apellidos tal como aparece en la cédula de identidad. 03 Anote el número de la cédula de identidad. 04 Escriba el estado civil: soltero(a), casado(a), judicialmente separado(a), divorciado(a) y viudo(a). Marque con una equis (x) en el recuadro correspondiente la opción movilidad motriz según corresponda: Derecho o Zurdo. Escriba la denominación del cargo que ocupa. 05 06 08 Anote el número de teléfono donde pueda ser localizado correspondiente a habitación, oficina, o celular. Escriba la dirección de correo electrónico, si la posee. 09 Escriba otra dirección de correo alternativo. 07 DIRECCION DE HABITACION 10 Escriba nombre de la calle o avenida 11 Anote número de la casa o nombre de edificio 12 Anote número de piso, si aplica. 13 Anote número de apartamento si aplica 14 Escriba el nombre de la Parroquia a la cual pertenece la dirección registrada. 15 Escriba el nombre del Municipio al cual corresponde la dirección registrada. Escriba el nombre del Estado en el cual se encuentra ubicada geográficamente la dirección registrada. CARGA DE FAMILIARES Anote el número de la cédula de Identidad. 17 16 18 Escriba nombres y apellidos tal como aparece en la cédula de identidad. 19 Anote en el recuadro correspondiente la fecha de nacimiento: Día, Mes y Año. 20 Marque con una equis (x) en el recuadro correspondiente la opción movilidad sexo según corresponda: Femenino (F) o Masculino (M). Código: DGP-URL-ARASSO-21 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 6/7 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Actualización del Registro del (la) Trabajador(a) Afiliado(a) en el Seguro Social Obligatorio. 21 Escriba el vínculo o parentesco que el familia tiene con el (la) trabajador(a) afiliado(a). 22 Escriba las observaciones que tenga a bien considerar para complementar la información registrada. Registre la firma del (la) Trabajador(a) Afiliado(a), anote la fecha correspondiente. 23 Código: DGP-URL-ARASSO-21 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 7/7 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Control de Reposos Médicos. A.- Objetivo. - Determinar los lineamientos y pasos a seguir para la consignación, validación, evaluación y administración de los reposos médicos prescritos al personal Docente, Administrativo de la Universidad Pedagógica Experimental Libertador. B.- Alcance. - Rige para el personal Docente, Administrativo y Obrero de la UPEL, y contempla desde la consignación del reposo médico por el (la) Trabajador(a) a la Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social, la evaluación del tiempo de reposo prescrito, hasta la verificación y confirmación de su validez. C.- Unidad Responsable. - Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social D.- Unidades Involucradas. - Dirección General de Personal/ Unidad de Personal. Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social. Unidad Técnica / Sección de Apoyo Técnico Unidad/ Sección de Registro y Control Instituto Venezolano de los Seguros Sociales Trabajador (a). Código: DGP-URL-CRM-22 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 1/11 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Control de Reposos Médicos. E. Descripción del Procedimiento (Flujo Narrativo, Normas e Instrucciones Adicionales) ACTIVIDADES / RESPONSABLES NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES Normas: Se entiende por reposo, el derecho que tiene el (la) trabajador(a) de ausentarse parcial o completamente de su jornada de trabajo, durante un determinado tiempo, a causa de una enfermedad o accidente. La Dirección General de Personal/ Unidad de Personal es la dependencia responsable del registro y control de los reposos y permisos por causas médicas del (la) trabajador(a) y de la duración de los mismos. El (la) funcionario(a) debe informar de su reposo al (la) Supervisor(a) Inmediato(a) y entregarlo dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la fecha de emisión, y este a su vez deberá remitirlo a la Dirección General de Personal/ Unidad de Personal. Los reposos médicos prescritos al (la) trabajador(a), por un Médico General u Odontólogo/ Centro Médico Asistencial Privado no podrá exceder de tres (3) días continuos. En el caso de requerir prorroga deberán ser convalidados por médicos tratantes adscritos al Instituto Venezolano del Seguro Social (IVSS). Los requisitos para la convalidación de los reposos médicos ante el IVSS son los siguientes: Cuenta Individual o Constancia de Registro del Trabajador en el Sistema y Autoliquidación de Empresas Tiuna. Reposo del (la) trabajador(a) privada, si es el caso. emitido en la consulta Los reposos entregados fuera del lapso establecido de dos (2) días hábiles serán considerados extemporáneos y darán lugar a la aplicación de sanciones pertinentes del caso. La Dirección General de Personal/ Unidad de Personal (Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social) debe notificar a la Unidad Técnica/ Sección de Apoyo Técnico, la necesidad de proveer una vacante temporal, de acuerdo a las necesidades de la dependencia, cuando el reposo sea de tres (3) o mas días continuos. Código: DGP-URL-CRM-22 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 2/11 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Control de Reposos Médicos. ACTIVIDADES / RESPONSABLES NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES Normas: 2 Dirección General de Personal /Unidad de Personal (Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social) Caso 1: Reposo no excede los tres (03) días. 4. Registra datos del reposo y archiva en el expediente del (la) trabajador(a) a los fines de control. 5. Extrae dos fotocopias de la constancia de reposo y distribuye de la siguiente manera: *Unidad Técnica/ Sección de Apoyo Técnico. * Unidad de Registro y Control / Constancia de Reposo © © Código: DGP-URL-CRM-22 Personal a través de la Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social es la dependencia encargada de solicitar al (la) trabajador(a) que los reposos médicos, emitidos o tramitados por el Instituto Venezolano de los Seguros Sociales (IVSS), deberán ser presentados en el Certificado de incapacidad (Forma 14-73); o Referencia para Consulta Externa (Forma 15- 289). En los casos que un (a) trabajador(a) se encuentre de reposo y coincida con el periodo vacacional, el lapso prescrito en dicho reposo no será imputable al período vacacional. En el Expediente del(a) Trabajador(a) Constancia de Reposo Constancia de Reposo Sección de Registro y Control. La Dirección General de Personal/ Unidad de Unidad de Registro y Control/ Sección de Registro y Control Unidad Técnica/ Sección de Apoyo Técnico Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 3/11 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Control de Reposos Médicos. ACTIVIDADES / RESPONSABLES 3 Caso 2: Reposo excede los tres (03) días. NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES Normas: Dirección General de Personal /Unidad de Personal (Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social) 6. Verifica si la “Constancia de Reposo” se encuentra convalidada ante el Instituto Venezolano de los Seguros Sociales y si el tiempo de reposo prescrito es continuo. Reposo Avalado? No 7. Emite “Comunicación” junto con la “Constancia de Reposo” a la Dependencia Académica/ Administrativa indicando que el (la) trabajador(a) debe convalidarla ante el IVSS en el lapso establecido en la normativa. Si Constancia de Reposo Comunicación Cuando el (la) asegurado(a) presente un reposo médico por enfermedad, accidente o maternidad por un periodo mayor a tres (3) días ordenado por un facultativo del IVSS, debe solicitar en el mismo consultorio el correspondiente “Certificado de incapacidad” (Forma 14-73) y el “Comprobante Trámite de Pago” (Forma 14-147) de prestaciones, para ser presentado a la Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social. Dependencia Académica/ Administrativa 5 Código: DGP-URL-CRM-22 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 4/11 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Control de Reposos Médicos. ACTIVIDADES / RESPONSABLES Dirección General de Personal /Unidad de Personal (Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social) 4 Reposo Continuo? NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES Si No Agota las primeras 52 semanas? 8 . S o l i c i t a Si e v a l u a c i ó n d e incapacidad del (la) trabajador(a). No Ver: Tramitación de Incapacidad Expedida por el IVSS 9. Emite “Comunicación” a la Dependencia Académica/ Administrativa, indicando que el (la) trabajador(a) debe trasladarse en el plazo establecido al Centro del IVSS correspondiente para tramitar el cobro del reposo, anexando la Forma 14-10 “Relación de Novedades” debidamente llena y la Forma 14-52 “Comprobante de Consignación de Datos” sellada para su consignación en la Oficina de Prestaciones del Centro. Forma 14-147 Comprobante Forma 14-52 Comprobante de Trámite de Pago Consignación de Datos Comunicación Dependencia Académica/ Administrativa 6 Código: DGP-URL-CRM-22 Fecha de Vigencia: 03/12 Normas: La Dirección General de Personal/ Unidad de Personal es la dependencia responsable de declarar al IVSS, los reposos médicos mayores de tres (3) días continuos, deben ser reportados mediante el Formulario 14-10 “Relación de Novedades” debidamente firmado por el (la) Director(a) General de Personal o Jefe (a) de la Unidad de Personal. Cuando el reposo prescrito a él (la) trabajador(a) sea igual o mayor de noventa (90) días continuos, la Dirección General de Personal/ Unidad de Personal debe solicitar la evaluación médica ante el IVSS., como paso previo a la reincorporación o no a sus labores habituales. Los requisitos para la solicitud de pago de las indemnizaciones diarias por incapacidad temporal del (la) trabajador(a) son los siguientes: Certificado de Incapacidad (Forma 14-73) Comprobante de Consignación de Datos (Forma 14-52) Cuenta Individual o Constancia de Registro del Trabajador en el Sistema y Autoliquidación de Empresas Tiuna. Fotocopia de la Cédula de Identidad El (la) Trabajador(a) Asegurado(a) debe consignar en el Centro Asistencial (Oficina de Prestaciones) donde recibió la atención médica los siguientes recaudo para la solicitar las indemnizaciones diarias: Fotocopia de la Cédula de Identidad. Certificado de Incapacidad (14-73). (Reposo Validado) Comprobante de Consignación de Datos (14-52). (Emitido por la Universidad). Cuenta Individual o registro de inscripción en el Tiuna. Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 5/11 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Control de Reposos Médicos. ACTIVIDADES / RESPONSABLES NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES Normas: 5 Dirección General de Personal /Unidad de Personal (Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social) La Dirección General de Personal/ Unidad de 10. Registra datos del reposo, fecha de recepción, número de reposos y archiva “Constancia de Reposo” en el expediente del (la) trabajador(a). Personal a través de la Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social es la dependencia responsable de hacer seguimiento al cobro del reposo para la Universidad. En el Expediente CONTROL REPOSOS MÉDICOS Trabajador(a) Constancia de Reposo Forma 14-147 Comprobante Trámite de Pago 11. Obtiene del (la) trabajador(a) la Forma 14-147 “Comprobante Trámite de Pago” y archiva temporalmente hasta la fecha de confirmación del pago del(los) reposo(s) por el IVSS. Forma 14-147 Comprobante Trámite de Pago Código: DGP-URL-CRM-22 T Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 6/11 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Control de Reposos Médicos. F. Formularios y Documentos Utilizados (Externo): Forma 14-52 “Comprobante de Consignación de Datos” Forma 14-73 “Certificado de Incapacidad” Forma 14-10 “Relación de Novedades” Forma 14-147 “Comprobante Trámite de Pago” Código: DGP-URL-CRM-22 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 7/11 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Tramitación de Incapacidad del (la) Afiliado Expedido por el Seguro Social Obligatorio. A.- Objetivo. - Determinar los lineamientos y pasos a seguir para la tramitación de la incapacidad permanente del (la) trabajador(a) asegurado(a) que lo imposibilite a realizar su trabajo habitual, la cual es expedida por el Instituto Venezolano de los Seguros Sociales (IVSS). B.- Alcance. - Rige para el personal Docente, Administrativo y Obrero de la UPEL, y contempla desde la solicitud de la evaluación de discapacidad del (la) trabajador(a) afiliado ante el IVSS por parte de la Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social, hasta la certificación médica que incapacita al (la) trabajador(a). C.- Unidad Responsable. - Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social D.- Unidades Involucradas. - Dirección General de Personal/ Unidad de Personal. Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social. Instituto Venezolano de los Seguros Sociales Trabajador (a). Código: DGP-URL-TIASSO-23 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 1/8 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Tramitación de Incapacidad del (la) Afiliado Expedido por el Seguro Social Obligatorio. E. Descripción del Procedimiento (Flujo Narrativo, Normas e Instrucciones Adicionales) ACTIVIDADES / RESPONSABLES NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES Normas: Inicio Control de Reposos Médicos Dirección General de Personal /Unidad de Personal (Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social) 1. Emite “Comunicado Oficial” solicitando la evaluación médica del (la) trabajador(a) por el Instituto Venezolano de los Seguros Sociales. 2. Contacta al (la) trabajador(a) para hacerle entrega de la Forma 14-08 “Evaluación de Incapacidad Residual para Solicitud o Asignación de Pensiones” o la Forma 14-76 “Solicitud de Prórroga de Prestaciones” y “Comunicado Oficial” y le informa que debe consignar dicha documentación ante el Instituto Venezolano de los Seguros Sociales a fin de solicitar la evaluación médica respectiva. (1) Forma 14-76 “Solicitud de Prórroga de Prestaciones” (1) Forma 14-08 “Evaluación de Incapacidad Residual para Solicitud o Asignación de Pensiones” Trabajador(a) Comunicado Oficial 3 Se considera Incapacidad Temporal para el trabajo, la pérdida o disminución por un cierto tiempo de las facultades físicas o mentales, que imposibiliten al asegurado para realizar su trabajo habitual. Todo(a) trabajador(a) que supere las cincuenta y dos (52) semanas de reposo continuo debe ser evaluado(a) por la Comisión de Evaluación de Discapacidad del IVSS para determinar el tipo y grado de la discapacidad, debiendo emitir Informe Médico expresando las observaciones médicas pertinentes al caso. La “Evaluación de Incapacidad Residual para Solicitud o Asignación de Pensiones” (Forma 14-08) es el documento médico legal, que el médico del IVSS expide para certificar la incapacidad del (la) asegurado(a) y el porcentaje de pérdida de la capacidad laboral. Cuando existan condiciones favorables para la recuperación del (la) trabajador(a), el médico tratante podrá otorgar una prórroga de hasta noventa (90) días mediante la Forma 14-76 “Solicitud de Prórroga de Prestaciones”. La Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social es la responsable de proveer al (la) trabajador(a) de la Forma 14-08 “Evaluación de Incapacidad Residual para Solicitud o Asignación de Pensiones” y la Forma 14-76 “Solicitud de Prorroga de Prestaciones, para ser certificada por el IVSS, si el caso lo amerita. La Dirección General de Personal/ Unidad de Personal es la dependencia responsable de verificar y autorizar el trámite correspondiente a la norma anterior. La Dirección General de Personal/ Unidad de Personal debe solicitar ante el IVSS la discapacidad definitiva o permanente cuando: Se agotan todas las alternativas medica, quirúrgicas y de rehabilitación del (la) trabajador(a) y no hay posibilidad de mejoría. Código: DGP-URL-TIASSO-23 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 2/8 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Tramitación de Incapacidad del (la) Afiliado Expedido por el Seguro Social Obligatorio. ACTIVIDADES / RESPONSABLES NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES Normas: 2 Se tiene la certeza absoluta que el (la) trabajador(a) no va a recuperarse lo suficiente como para incorporarse a sus labores habituales. (1) Forma 14-76 “Solicitud de Prórroga de Prestaciones” (1) Forma 14-08 “Evaluación de Incapacidad Residual para Solicitud o Asignación de Pensiones” Unida de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social Se agotan las cincuenta (52) semanas iniciales de reposo y no hay criterio que favorezca la recuperación. Se agotan las cincuenta (52) semanas de reposo más los periodos de prorroga aunque existan criterios que favorezcan la recuperación. Comunicado Oficial Trabajador(a) 3. Entrega documentación ante Venezolano de los Seguros Sociales. el Instituto Las Formas a presentar ante las Oficinas del IVSS deben estar firmadas y selladas por la Dirección General de Personal/ Unidad de Personal. (1) Causas de Discapacidad Definitiva o Permanente IV S S Forma 14-76 “Solicitud de Prórroga de Prestaciones” (1) Forma 14-08 “Evaluación de Incapacidad Residual para Solicitud o Asignación de Pensiones” Instituto Venezolano de los Seguros Sociales Comunicado Oficial 4 Código: DGP-URL-TIASSO-23 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 3/8 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Tramitación de Incapacidad del (la) Afiliado Expedido por el Seguro Social Obligatorio. ACTIVIDADES / RESPONSABLES NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES Normas: 3 Evaluación Médica IVSS al (la) Trbajador(a) Dirección General de Personal /Unidad de Personal (Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social) Forma 14-08 Forma 14-76 Instituto Venezolano de los Seguros Sociales Informe de Evaluación Médica expedido por el IVSS 4. Recibe del IVSS el “Informe de Evaluación Médica del (la) Trabajador(a)”, acompañado de la copia de la Forma 14-08 “Evaluación de Incapacidad Residual para Solicitud o Asignación de Pensiones” o la Forma 14-76 “Solicitud de Prórroga de Prestaciones”, según el caso. 5. Verifica la decisión del IVSS. Patología Recuperable? Si Cuando el resultado de la evaluación médica no permita la reincorporación del (la) trabajador(a) o contenga recomendación del médico especialista tratante de discapacitar en forma permanente para el desempeño laboral; este debe ser remitido a la Dependencia Académica/ Administrativa a la cual está adscrito el (la) trabajador(a). Todo(a) trabajador(a) que se encuentre de reposo médico durante un lapso igual o superior a cuatro (4) semanas, debe ser evaluado por el IVSS como paso previo obligatorio a la reincorporación a sus labores habituales, presentando al momento el Informe de Evaluación Medica del (la) Trabajador(a) y demás estudios complementarios (actualizados o de fecha reciente) relacionados con su condición de su salud (enfermedad y/o accidente). 6. Notifica a la Dependencia Académica/ Administrativa el inicio del proceso de prorroga para constatar la evolución de la salud del (la) trabajador(a) en la Forma 14-76 “Solicitud de Prórroga de Prestaciones”, por parte de la Comisión Evaluadora del IVSS, u decidir si se otorga, modifica o niega la prorroga. No Forma 14-076 Forma 14-76 Solicitud de Prórroga de Prestaciones 5 Código: DGP-URL-TIASSO-23 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 4/8 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Tramitación de Incapacidad del (la) Afiliado Expedido por el Seguro Social Obligatorio. ACTIVIDADES / RESPONSABLES NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES Normas: La Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social es la responsable de notificar a la dependencia el resultado de la evaluación expedida por el IVSS, al igual que el tiempo a reincorporarse a sus actividades laborales, si es el caso. Código: DGP-URL-TIASSO-23 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 5/8 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Tramitación de Incapacidad del (la) Afiliado Expedido por el Seguro Social Obligatorio. F. Formularios y Documentos Utilizados (Externo): Forma 14-08 “Evaluación de Incapacidad Residual para Solicitud o Asignación para Pensiones” Forma 14-76 “Solicitud de Prórroga de Prestaciones”. Código: DGP-URL-TIASSO-23 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 6/8 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Tramitación de Factura de Cotizaciones en el Seguro Social Obligatorio. A.- Objetivo. - Determinar los lineamientos y pasos a seguir para la cancelación de la Factura de Cobro de Cotizaciones presentadas por el Instituto Venezolano de los Seguros Sociales (IVSS). B.- Alcance. - Rige para el personal de la Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social, y contempla desde la recepción de la factura de cobro de cotizaciones por a la Universidad Pedagógica Experimental Libertador hasta la cancelación de estas al IVSS. C.- Unidad Responsable. - Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social D.- Unidades Involucradas. - Dirección General de Personal/ Unidad de Personal. Unidad de Relaciones Laborales/ Sección de Relaciones Laboral Social. Instituto Venezolano de los Seguros Sociales Código: DGP-URL-TFCSSO-24 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 1/3 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Tramitación de Factura de Cotizaciones en el Seguro Social Obligatorio. E. Descripción del Procedimiento (Flujo Narrativo, Normas e Instrucciones Adicionales) ACTIVIDADES / RESPONSABLES NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES Normas: La Dirección General de Personal/ Unidad Personal es la responsable de tramitar ante Dirección General de Administración/ Unidad Administración el pago de las facturas de cobro cotizaciones. (Paso 1, 2). Código: DGP-URL-TFCSSO-24 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS de la de de Página: 2/3 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Procedimiento: Tramitación de Factura de Cotizaciones en el Seguro Social Obligatorio. ACTIVIDADES / RESPONSABLES NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES Normas: La Unidad de Relaciones Laborales/ Sección Relaciones Laboral Social es la responsable participar y presentar el comprobante de pago de facturas de cobro ante el IVSS, anexando siguientes recaudos ante la Caja Regional: de de las los Carta Poder Fotocopia ampliada de la Cédula de Identidad del (la) funcionario(a) autorizado(a) Voucher del banco en original Factura troquelada por la entidad bancaria. (Paso 5). Código: DGP-URL-TFCSSO-24 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 3/3 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Glosario de Términos Accidente Toda circunstancia no deseada que dé lugar a: Enfermedades o lesiones; daños a los inmuebles; el centro de trabajo, los productos o el medio ambiente; pérdidas de producción o aumento de las responsabilidades. Accidente en Jornada de Trabajo/ Accidente Laboral Se entiende por accidente de trabajo, todo suceso que produzca en el trabajador o la trabajadora una lesión funcional o corporal, permanente o temporal, inmediata o posterior, o la muerte, resultante de una acción que pueda ser determinada o sobrevenida en el curso del trabajo, por el hecho o con ocasión del trabajo. Serán igualmente accidentes de trabajo: 1. La lesión interna determinada por un esfuerzo violento o producto de la exposición a agentes físicos, mecánicos, químicos, biológicos, psicosociales, condiciones meteorológicas sobrevenidas en las mismas circunstancias. 2. Los accidentes acaecidos en actos de salvamento y en otros de naturaleza análoga, cuando tengan relación con el trabajo. 3. Los accidentes que sufra el trabajador o la trabajadora en el trayecto hacia y desde su centro de trabajo, siempre que ocurra durante el recorrido habitual, salvo que haya sido necesario realizar otro recorrido por motivos que no le sean imputables al trabajador o la trabajadora, y exista concordancia cronológica y topográfica en el recorrido. 4. Los accidentes que sufra el trabajador o la trabajadora con ocasión del desempeño de cargos electivos en organizaciones sindicales, así como los ocurridos al ir o volver del lugar donde se ejerciten funciones propias de dichos cargos, siempre que concurran los requisitos de concordancia cronológica y topográfica exigidos en el numeral anterior. Asociaciones Este término se refiere a las Organizaciones Gremiales de Trabajadores Administrativos, profesionales y Técnicos, Activos, Jubilados y Pensionados de la UPEL. Código: ABSE-01 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 1/8 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Beneficios Socioeconómicos Este término se refiere al reconocimiento de lo que contribuya al mejoramiento económico, social, laboral, cultural y deportivo de los trabajadores y sus parientes. Beneficiarios Es el término que identifica a cualquiera de las siguientes personas incluidas por el titular en el sistema de cobertura de H.C.M., previa comprobación legal de sus condiciones. 1. Cónyuge o concubina. 2. Los hijos solteros: • Con edad menores o igual a 18 años • Con edad mayores de 18 años que demuestre su condiciones de estudiantes de pre-grado, hasta cumplir los 28 años de edad. • De cualquier edad siempre y cuando demuestre anualmente y mediante informe médico plena incapacidad física o se les compruebe incapacidad mental para estudiar o trabajar. 3. El padre y la madre del titular, sin límite de edad. 4. Los sobrevivientes del titular, debidamente inscrito en el registro de afiliado para la fecha de su fallecimiento y que cancelen el monto correspondiente al valor total de la prima. Convención Colectiva de Trabajo Es aquella que se celebra entre uno o varios sindicatos o federaciones o confederaciones sindicales de trabajadores, de una parte, y uno o varios patronos o sindicatos o asociaciones de patronos, de la otra, para establecer las condiciones conforme a las cuales se debe prestar el trabajo y los derechos y obligaciones que correspondan a cada una de las partes. Cotizaciones Obligatorias Son las contribuciones que con carácter obligatorio deben ser satisfechas a la Seguridad Social por parte del empleador. Compensaciones Asignación monetaria que se otorga al trabajador por el rendimiento o mérito en el desempeño del cargo o puesto de trabajo. En la escala de tarifa múltiple, la compensación salarial es la Código: ABSE-01 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 2/8 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos diferencia entre la tarifa intermedia o máxima de cada nivel o grado y el sueldo o salario mínimo inicial del mismo. Dependencia Componente orgánico y funcional que forma parte de la Universidad. Forma 14-10 (Relación de Novedades) Formulario que le permite al patrono reportar los cambios ocurridos en la nómina de trabajadores (no retiro), por la cual el patrono cancela las cotizaciones al Seguro Social, estas novedades deben relacionarse mensualmente y presentarse en las Oficinas Administrativas del IVSS por el patrono. Las novedades que se pueden reportar a través de este formulario son: Cambio de salario del trabajador, Permisos no remunerados otorgados por el patrono al trabajador, Reposos Médicos otorgados por médicos del Instituto al trabajador. Forma 14-08 (Evaluación de Incapacidad Residual) Formulario mediante el cual se tramita la pensión por invalidez ante el Instituto Venezolano de los Seguros Sociales. Forma 14-52 (Comprobante de Consignación de Datos) Formulario emitido por la empresa y entregado al trabajador asegurado para que lo consigne en la Oficina de Prestaciones del centro correspondiente para efectos de efectuar los cobros de indemnizaciones. Forma 14-76 (Solicitud de Prórroga de Prestaciones) Formulario mediante el cual el médico especialista del IVSS certifica la discapacidad del (la) trabajador(a) otorgándole hasta noventa (90) días de prorroga. Forma 14-73 (Certificado de Incapacidad) Formulario emitido por el medico especialista del IVSS que certifica la discapacidad temporal del (la) trabajador(a). Código: ABSE-01 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 3/8 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Forma 14-147 (Comprobante Tramite Pago) Formulario mediante el cual el (la) trabajador(a) asegurado(a) puede obtener información del estatus de su reposo en fechas posteriores para el tramite del pago de sus prestaciones. Función Es el conjunto de actividades afines y coordinadas, necesarias para alcanzar los objetivos de la Institución. Funcionario Público Es toda persona natural que, en virtud de nombramiento expedido por la autoridad competente, se desempeña en el ejercicio de una función pública, contempla dos grandes categorías: Funcionarios de carrera y funcionarios de libre nombramiento y remoción. Hospitalización, Cirugía y Maternidad Es la cobertura de hospitalización cirugía y maternidad que la UPEL ofrece para sus trabajadores (personal académico, administrativo y obrero) y sus grupos familiares y que el IPP-UPEL administra a través del Programa SAMI (Sistema Autogestionario Médico Integral). Tiene una cobertura anual por diagnóstico y por beneficiario (en un año el beneficiario puede recibir servicios por diferentes diagnósticos). Registro del Asegurado IVSS Registro de Asegurado, permite afiliar a los trabajadores al Seguro Social Obligatorio, así como sus familiares que estén calificados, de acuerdo a la Ley del Seguro Social. Reposo Médico Estado de descanso necesario para la recuperación tras una dolencia, accidente o enfermedad. Código: ABSE-01 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 4/8 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Incapacidad Permanente o Absoluta Se entiende por incapacidad permanente absoluta, como la que inhabilita por completo al trabajador para toda profesión u oficio. Indemnización Comprende los pagos realizados directamente por la Universidad a través de la Unidad Administradora de Seguro o Aproupel a sus titulares, en caso de enfermedad, paro, despido, accidente Asegurado debe consignar en el Centro Asistencial (Oficina de Prestaciones) donde recibió la atención médica los siguientes recaudos: Fotocopia de la Cédula de Identidad. Certificado de Incapacidad (14-73). (Reposo Validado) Comprobante de Consignación de Datos (14-52). (Emitido por la Empresa). Planilla de Inscripción (14-02), cuenta Individual o registro de inscripción Inscripción de Trabajadores ante el IVSS Comprende la inscripción de las trabajadoras y los trabajadores permanentes bajo la dependencia de una empleadora o empleador, que presten sus servicios en el medio urbano o en el rural y sea cual fuere el monto de su salario; para los empleadores que se encuentren registrado en el Sistema de Gestión y Autoliquidación de Empresas TIUNA, esto lo podrán realizar a través del sistema. Se gestiona mediante la Forma 14-02 Registro de Asegurado. Invalidez Parcial Se entiende por invalidez parcial, aquella que, sin alcanzar el grado de total, ocasiona al trabajador una disminución o inferior al 33% en su rendimiento normal para su profesión habitual, sin impedirle la realización de las tareas fundamentales de la misma. Invalidez Permanente Total Se entiende por invalidez permanente total, por aquella que inhabilita al trabajador para la realización de todas o de las fundamentales tareas de su profesión habitual, siempre que pueda dedicarse a otra distinta. Código: ABSE-01 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 5/8 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Jubilación Es el movimiento originado por el otorgamiento del beneficio a un trabajador que ha cumplido con los requisitos establecidos en la normativa interna de la Institución. Puede ser Jubilado de oficio: La Autoridad Competente en uso de sus atribuciones legales otorga el beneficio de jubilación. A solicitud del interesado: aquella mediante la cual el propio trabajador(a) solicita ante supervisor inmediato su jubilación. De Oficio: aquella tramitada con la notificación y consentimiento del Consejo Universitario/ Consejo Directivo, cuando el (la) trabajador(a) cumple con los requisitos necesarios al respecto y no lo haya solicitado. Movimiento de Personal Documento que materializa las distintas acciones administrativas que permiten actualizar el registro laboral del trabajador, ya sea por el trabajador mismo o por la Institución. Obrero Es aquel en cuya labor predomina el esfuerzo manual o material. Trabajadores que preparan o vigilan el trabajo de los demás obreros, tales como vigilantes, capataces y otros semejantes. Si el trabajador, conforme a lo pactado o a la costumbre, asociare a su trabajo a un auxiliar o ayudante, el patrono de aquel lo será también de éste. Los obreros al servicio del sector público están amparados por las disposiciones previstas en la Ley Orgánica del Trabajo. Pago Representa el momento en el cual se extingue o se honra una obligación o se hace efectivo un anticipo financiero. Parientes Este término se refiere a los padres, abuelos, suegros, cónyuges, hijos y hermanos del trabajador. Código: ABSE-01 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 6/8 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Pensión Diaria Constituye una treintava parte del monto de la pensión mensual percibida por el jubilado o pensionado. Pensión Mínima de Vejez Pensión mínima vital uniforme que garantizará el Estado, a los afiliados que hayan cumplido la edad establecida y hayan aportado el número mínimo de cotizaciones previsto, siempre y cuando el acumulado de su cuenta de capitalización individual resulte insuficiente para financiar una pensión mínima vital garantizada. Bajo este supuesto el Fondo de Solidaridad Intergeneracional cubrirá la diferencia. Personal Administrativo Agrupa aquellos puestos de trabajo donde el esfuerzo intelectual requerido para ejercer el trabajo es proporcionalmente superior al esfuerzo físico. El trabajador que desempeña estos cargos requiere conocimientos de carácter administrativo y destrezas para realizarlo. Personal Profesional y Técnico Este grupo abarca los puestos que, además de requerir el esfuerzo intelectual, exigen como requisito mínimo una preparación a nivel universitario o de técnico superior. Puesto de Trabajo El puesto de trabajo es el lugar que un trabajador ocupa cuando desempeña una tarea. Puede estar ocupado todo el tiempo o ser uno de los varios lugares en que se efectúa el trabajo. Algunos ejemplos de puestos de trabajo son las cabinas o mesas de trabajo desde las que se manejan máquinas, se ensamblan piezas o se efectúan inspecciones; una mesa de trabajo desde la que se maneja un ordenador; una consola de control; etc. Código: ABSE-01 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 7/8 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL UNIDAD DE RELACIONES LABORALES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Administración de Beneficios Socioeconómicos Sistema de Gestión y Autoliquidación de Empresas TIUNA Sistema a través del cual podrán realizar movimientos de ingresos, egresos y cambios de salarios de sus trabajadores por vía online, de manera rápida y sencilla, podrán consultar sus estados de cuentas y trabajadores activos con niveles de detalles importantes que garanticen información oportuna. Sistema de Seguridad Social Integral Tiene como fin proteger a los habitantes de la República, ante las contingencias de enfermedades y accidentes, sean o no de trabajo, cesantía, desempleo, maternidad, incapacidad temporal y parcial, invalidez, vejez, nupcialidad, muerte, sobrevivencia y cualquier otro riesgo que pueda ser objeto de previsión social, así como de las cargas derivadas de la vida familiar y las necesidades de vivienda recreación, formación profesional y otro tipo de necesidad susceptible de ser prevista. Trabajador(a) Persona natural que realiza labores docentes, administrativas y de servicio de cualquier clase, bajo la dependencia de la Universidad Pedagógica Experimental Libertador, en los diferentes Departamentos Académicos y Unidades Administrativas. Código: ABSE-01 Fecha de Vigencia: 03/12 Nº Actualización: 0 Fecha de Actualización: -- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS Página: 8/8