la “Compañía” - Geologix Explorations Inc.

la “Compañía” - Geologix Explorations Inc.

POLÍTICA PARA DENUNCIAR UNA SITUACIÓN IRREGULAR DENTRO DE LA
EMPRESA
General
Geologix Explorations Inc. (la “Compañía”) se esfuerza por mantener registros financieros y
preparar estados financieros e informes que cumplan con todos los principios contables y leyes
aplicables. Adicionalmente, la Compañía requiere que los empleados, funcionarios y directores
de la Compañía observen altos estándares de ética personal y de negocios en la conducción de
sus deberes y responsabilidades. Con tal fin, los empleados, funcionarios y directores de la
Compañía deben practicar honestidad e integridad en el cumplimiento de sus responsabilidades
y cumplir con todas las leyes y reglamentos aplicables. Se prohíbe cualquier clase de actividad
ilegal.
Propósito
La meta de esta Política Para Denunciar una Situación Irregular dentro de la Empresa (la
“Política”) es disuadir la actividad ilegal y la conducta de negocios que dañe el buen nombre de
la Compañía, sus intereses de negocio y sus relaciones con los tenedores de títulos valores, partes
interesadas y la comunidad en general. Esta Política provee una avenida para que los empleados
puedan manifestar sus preocupaciones con respecto a conductas impropias y contabilidad
cuestionable, controles internos de contabilidad o asuntos de auditoría y provee la reafirmación
de que estarán protegidos contra represalias o victimización por haber ‘soplado’ de buena fe.
Responsabilidad de Informar
Todos los empleados, funcionarios y directores de la Compañía tienen la responsabilidad de
informar cualesquiera actividades que se sospeche son ilegales o impropias y cualesquiera
inquietudes con respecto a la contabilidad, presentación de estados financieros, contabilidad
interna o controles de divulgación o asuntos de auditoría (una “Queja”) de acuerdo con esta
Política.
No Represalias contra los ‘Soplones’
Ningún empleado, funcionario o director de la Compañía que presente una Queja de buena fe
deberá sufrir hostilidad, represalias o consecuencias adversas a su empleo. Un empleado que
tome represalias contra alguien que ha presentado una Queja de buena fe, está sujeto a una
sanción disciplinaria que puede llegar hasta incluir la terminación de su empleo.
Cómo reportar violaciones
Esta Política tiene como intención el animar y capacitar a los empleados, funcionarios y
directores para ventilar sus serias preocupaciones dentro de la Compañía antes que buscar una
solución por fuera de ella. La Compañía tiene una política de “puertas abiertas” y alienta a los
empleados a compartir sus preguntas, preocupaciones, sugerencia o quejas con alguien que
puede manejarlas apropiadamente.
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En caso de contabilidad sospechosa, divulgación de estados financieros, contabilidad interna o
divulgación de controles o asuntos de auditoría, incluyendo fraude o violaciones de la ley de
títulos valores, las personas deberán presentar una Queja directamente al Presidente del Comité
de Auditoría de la Compañía. Una muestra de la Forma de Queja se adjunta aquí como
Documento A. Formas completas deberán enviarse al Presidente del Comité de Auditoría en un
sobre cerrado marcado “Para ser abierto solo por el Comité de Auditoría”.
Presidente del Comité de Auditoría de la Compañía
El Presidente del Comité de Auditoría de la Compañía es responsable de la investigación de
todas las Quejas reportadas. El Presidente del Comité de Auditoría de la Compañía y su
información de contacto es:
Graham Thody
[email protected]
Solución de Quejas
El comité de Auditoría deberá estudiar todas las Quejas reportadas. El Presidente del Comité de
Auditoría de la Compañía deberá notificar de inmediato al Comité de Auditoría cualquier Queja
que reciba y trabajará con el Comité de Auditoría hasta que el asunto se resuelva.
Las investigaciones relacionadas con las Quejas se llevarán a cabo tan rápido como sea posible,
teniendo en cuenta la naturaleza y complejidad de la Queja y los problemas en ella mencionados.
Actuar de Buena Fe
Cualquier persona que presente una Queja deberá actuar de buena fe y tener bases razonables
para creer que la información revelada es indicadora de una actividad impropia o ilegal o
constituye un asunto cuestionable desde el punto de vista de la contabilidad o auditoría.
Cualesquiera acusaciones que no sean corroboradas y que se pruebe han sido hechas de forma
maliciosa o a sabiendas de que son falsas, serán consideradas como una falta disciplinaria grave.
Confidencialidad
Las Quejas pueden ser enviadas de forma confidencial por el querellante o pueden ser entregadas
anónimamente. En la medida de lo posible, las Quejas serán mantenidas en forma confidencial,
consistente con la necesidad de adelantar una investigación adecuada.
El Comité de Auditoría tratará todas las Quejas como confidenciales y privilegiadas el grado
máximo permitido por la ley. El Comité de Auditoría procederá con especial cuidado para
mantener confidencial la identidad de cualquier persona que presente una Queja de acuerdo a
este procedimiento hasta el momento en que se lance una investigación formal. De allí en
adelante la identidad de la persona que presento la Queja puede mantenerse confidencial, si así lo
ha solicitado, a menos que:
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(i)
tal confidencialidad sea incompatible con una investigación justa;
(ii)
haya una razón de mayor importancia para identificar o de otro modo revelar la
identidad de la persona; o
(iii)
dicha revelación sea requerida por la ley.
En ese caso, la persona que presentó la Queja será informada de ello por adelantado antes de ser
identificada en conexión con la Queja. Cuando al examinar una Queja se invoquen
procedimientos disciplinarios en contra de cualquier persona, la Compañía normalmente
necesitará que el nombre de la persona que presentó la Queja sea revelado a la persona sometida
a tales procedimientos.
La Compañía alienta el que las personas pongan su nombre en cualquier Queja que presenten,
pero cualquier persona puede presentar Quejas anónimas si así lo desea. Cuando se responda a
un Querellante anónimo, la Compañía debe obrar con debida equidad con respecto a cualquier
persona mencionada en la Queja, la gravedad del problema mencionado, la credibilidad de la
información o argumentos en la Queja y las posibilidades de una investigación efectiva y el
descubrimiento de evidencia.
Esta Política promueve que los empleados pongan sus nombres en sus acusaciones porque poder
hacer preguntas de seguimiento y una investigación adecuadas puede no ser posible a menos que
se identifique la fuente de la información. Las violaciones reales o sospechosas reportadas
anónimamente serán investigadas pero se dará consideración a los siguientes factores:
(i)
la gravedad del problema;
(ii)
La credibilidad del asunto; y
(iii)
la posibilidad de confirmar la acusación desde una fuente confiable.
Fecha Efectiva
Esta Política es válida a partir de Julio 1, 2005
La Compañía se reserva el derecho de modificar o cambiar esta Política en cualquier momento
en que lo estime necesario.
DOCUMENTO A
FORMATO PARA QUEJA
Caso Número: _______________________
Tel.: _______________________________
Departamento: _________________________
Tipo de Violación:
Represalia
Legal
Nombre: __________________________
E-mail:__________________________
Supervisor: _______________________
Contabilidad/Auditoría
Fecha
en
la
que
el
Solicitante
se
_______________________________________
La violación es:
Continua
Completa
Violación de una Política de la Compañía
dio
cuenta
de
la
posible
violación:
No está claro si es continua o completa
Departamento sospechoso de la violación: _________________________________________________
Persona(s) sospechosa(s) de la violación: _________________________________________________
Describa todos los hechos sobresalientes de la violación:
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
________________________________________________________________
Cómo se dio cuenta el Solicitante de la violación?
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
________________________________________________________________
Pasos que el Solicitante ha tomado antes de hacer este contacto:
_____________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
Quién, si alguien, puede ser perjudicado o afectado por la violación?
______________________________________________________________________________
Si la violación es legal, denos un estimativo de la pérdida en que la Compañía puede incurrir como
resultado de dicha violación:
Real: _________________________
Potencial: ___________________________
Si la violación se relaciona con asuntos de contabilidad/auditoría, denos un estimado del reporte
inapropiado e indique por favor la categoría (o categorías) afectadas por el reporte inapropiado o
fraudulento.
Cantidad________________________
Categoría:
Activos
Ingresos
Pasivos
Valoración
Gastos
Capital
Qué sugerencias tendría Ud. para remediar esta violación:
_____________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
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Ud. desea que los funcionarios de la investigación se pongan en contacto con Ud. con respecto al estado
de la investigación?
Sí
No