MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUTO DE RECREACION Y

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SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO
MECI - CALIDAD - SISTEDA
PROCESO:
DIRECCION Y PLANEACION
MANUAL
PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CÓDIGO: M-DP-02
VERSIÓN: 1
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MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
INSTITUTO DE RECREACION
Y DEPORTE DE TUNJA
IRDET
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS - IRDET - TUNJA
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INDICE
1. INTRODUCCIÓN
2. JUSTIFICACIÓN
3. PANORAMA INSTITUCIONAL DE IRDET - TUNJA.
3.1. ¿Quienes somos?
3.2. ¿Que ofrecemos?
3.3. ¿Quienes son nuestros clientes?
3.4. ¿Como operamos?
3.5. Nuestra estructura orgánica.
3.6. Nuestra Historia.
3.7. Nuestras Funciones.
3.8. Ubicación del instituto.
4. ACUERDOS, COMPROMISOS Y PROTOCOLOS ÉTICOS
4.1 Código de ética.
4.2 Código de buen gobierno.
5. PLATAFORMA ESTRATÉGICA
5.1 Misión.
5.2 Visión.
5.3 Objetivos Institucionales.
6. MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS
6.1 Mapa de Procesos.
6.2 Descripción de procesos.
6.3 Caracterización de procesos.
7. ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO
ANEXOS
CÓDIGO DE ÉTICA
CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO
ACTO ADMINISTRATIVO DE MODIFICACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
MANUAL DE LA CALIDAD
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
NORMOGRAMA DEL INSTITUTO
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1. INTRODUCCIÓN
la ley 181 de 1995, la Ley 375 de 1997 y la Ley 934 de 2004 especificas de Deporte,
Juventud y Educación Física
La comunidad Tunjana es la esencia y razón de ser del accionar del Instituto de Recreación y deporte
de Tunja IRDET, como Instituto garante de la prestación de servicios para el Deporte, Juventud y
Educación Física instaurados por mandato legal. En armonía con lo anterior y en cumplimiento del
Decreto 1599 de 2005 y la Ley 872 de 2003, ha adoptado el Modelo Estándar de Control Interno –
MECI:2005 y la Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública - NTCGP 1000:2009 que estructuran
metodológicamente sus procesos y procedimientos en observancia de los requerimientos
establecidos por sus usuarios y por el gobierno nacional, los cuales se consolidan en este documento
como una herramienta breve y práctica que contiene una visión general del funcionamiento del
Instituto.
2. JUSTIFICACIÓN
La Constitución Política de 1991 en sus artículos 209 y 269 dispone que la función administrativa esta
al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad,
moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la
delegación y la desconcentración de funciones. En tal sentido, las autoridades administrativas deben
coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado y están obligadas a
diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno.
La Ley 87 de 1993 y la ley 489 de 1998, por su parte, crearon el Sistema Nacional de Control Interno y
establecieron la obligación de las entidades del estado de determinar un sistema integrado según la
organización y un conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos
de verificación y evaluación que propenda por que todas las actividades, operaciones y actuaciones,
así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas
constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las
metas u objetivos previstos.
Con el fin de buscar mayor eficacia e impacto del Control Interno en las entidades del Estado, el
Departamento Administrativo de la Función Pública, promovió la adopción e implementación de un
modelo de gestión para el sector público que conllevó a la expedición del Decreto 1599 de 2005 “Por
el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005”. Este establece una
estructura básica de control, respetando las características propias de cada entidad, utilizando un
lenguaje común para coadyuvar en el cumplimiento de sus objetivos, al tiempo que unifica criterios
de control en el Estado.
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En el contexto de la eficiencia administrativa, el Congreso de la República de Colombia expide, en
armonización con el MECI, la Ley 872 de 2003 - Por el cual se crea el sistema de gestión de la calidad
en las entidades del estado, reglamentada mediante decreto 4110 de 2004, normalizada bajo la
NTCGP 1000:2004 y actualizada mediante Decreto 4485 de 2009 NTCGP 1000:2009.
El Instituto de Recreación y Deporte de Tunja IRDET., Instituto que hace parte del sistema nacional y
departamental del deporte y responsable de la prestación de los servicios instaurados en la
normatividad en las áreas especificas de Deporte, Juventud y Educación Física en la ciudad de Tunja,
se acoge a estos lineamientos establecidos por el gobierno con el gran propósito de mejorar
continuamente sus procesos, con una cultura de la calidad, que contribuyan a la satisfacción de sus
usuarios en ultima instancia LA RAZON DE SER.
3. PANORAMA INSTITUCIONAL DEL INSTITUTO DE RECREACION Y DEPOORTE DE TUNJA
3.1. ¿Quienes somos?
El Instituto de Recreación y Deporte de Tunja IRDET., es una entidad descentralizada, sujeta a lo
dispuesto por la ley 181 de 1995, la Ley 375 de 1997 y la Ley 934 de 2004 de 1994, la ley 689 de 2000
y las normas que las modifiquen o deroguen.
3.2. ¿Que ofrecemos?
Garantía en la prestación de los servicios específicos de Deporte, Juventud y Educación Física en el
área de jurisdicción del municipio de Tunja bajo los principios de oportunidad, calidad y cobertura
permanentes.
3.3. ¿Quienes son nuestros clientes y partes interesadas?
CLIENTES
Habitantes del perímetro urbano del municipio
de Tunja.
Instituciones educativas, escuelas de formación
deportiva y clubes deportivos, entes deportivos
municipales, deportistas, comunidad indígena y
población Boyacense.
PRODUCTOS
Deporte, Plan Municipal de Recreación, Programa
Municipal de Capacitaciones, Plan Municipal de
Educación Física. Elaboración de Proyectos de
construcción, mejoramiento o adecuación de
escenarios deportivos del instituto.
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Partes Interesadas:
PARTES INTERESADAS
PRODUCTOS
NACIONALES
Ministerio de Educación Nacional
Informes cumplimiento de políticas.
Coldeportes
Informes adopción de políticas, planes y programas.
Contraloría General de la República
Normatividad, documentos y directrices.
Procuraduría General de la Nación
Solicitud y requerimientos de información.
Contaduría General de la Nación
DANE
Estadísticas
Pago de Impuestos.
DIAN
Consejo Asesor del Gobierno Nacional
en Materia de Control Interno.
Normatividad, documentos, directrices y/o instructivos.
Departamento administrativo de la
Función Publica
DEPARTAMENTALES
Plan de Desarrollo Departamental.
Gobernación de Boyacá
Normatividad, documentos y directrices.
Asamblea de Boyacá
Contraloría Departamental
Procuraduría Provincial
Alcaldía Municipal de Tunja
Planeación Municipal
Personería Municipal
Concejo Municipal
Informes de Gestión
Normatividad, documentos y directrices. Rendición de cuentas
Poder preferente para actuaciones disciplinarias.
MUNICIPALES
Plan de Desarrollo Municipal.
Normas documentos y Recursos.
Pago de Impuestos predial e Industria y Comercio.
Información POT, actualización de nomenclaturas.
Poder preferente para actuaciones disciplinarias.
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3.4. ¿Como operamos?
A través de planes, programas y proyectos.
PROGRAMAS
Desarrollo del Deporte
PROYECTOS
Festivales Escolares
PRODUCTO
Juegos Intercolegiados
Escuelas de Formación Deportiva
Deporte
Juegos Campesinos
Deporte comunitario
Clubes deportivos
Recreación
Elaboración Plan de Recreación
Plan de Recreación
Educación Física
Elaboración Plan de Educación Física
Plan de Educación Física
PROGRAMAS
PROYECTOS
Construcción,
mejoramiento y adecuación
de escenarios deportivos
Construcción, mejoramiento y adecuación de
escenarios deportivos.
PRODUCTO
Construcción, mejoramiento y
adecuación de escenarios
deportivos Departamentales.
Elaboración de proyectos de
construcción, mejoramiento o
adecuación de escenarios
deportivos del instituto.
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3.5. Nuestra estructura orgánica:
3.6. Nuestra Historia
Fue creado mediante el Acuerdo Municipal No. 036 el 6 de septiembre de 1996, teniendo como base legal la
promulgación de la Ley 181 del año 1995, que ha servido como plataforma para sobre pasar dimensiones que
hacen que la existencia de los Entes Deportivos Municipales, adapten sus políticas a las necesidades actuales
de sus gentes y acorde con el progreso de sus municipios, buscando el desarrollo biosicosocial del individuo
como elemento fundamental del mejoramiento de su calidad de vida.
3.7. Nuestras Funciones
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Generar y brindar a la comunidad oportunidades de participación en procesos de iniciación,
formación, fomento y práctica del deporte, la recreación y el aprovechamiento del tiempo libre, la
educación física y la educación extraescolar, como contribución al desarrollo integral del individuo
para el mejoramiento de la calidad de vida de los habitantes del Municipio de Tunja.
Proponer le plan local de deporte, la recreación y el aprovechamiento del tiempo libre
efectuando sus seguimiento y evaluación con la participación comunitaria que establece la ley 181
de 1995.
Programas la distribución de los recursos en su respectivo territorio.
Proponer los planes y programas que deban incluirse en el plan sectorial nacional.
Estimular la participación comunitaria y la integración funcional en los términos de la Constitución
política, la ley 181 de 1995 y las demás normas que lo regulen.
Desarrollar Programas y actividades que permitan fomentar la practica de deporte, la recreación,
el aprovechamiento del tiempo libre y la educación física en su territorio
Cooperar con otros entes públicos y privados pare el cumplimiento de los objetivos, previstos en
la ley 181 de 1995.
Velar por le cumplimiento de las normas urbanísticas sobre reservas de arreas en las nuevas
urbanizaciones, para la construcción de escenarios para el deporte y la recreación.
Promover la participación del sector privado e interinstitucional en las diferentes disciplinas
deportivas, recreativas, de educación extraescolar y el aprovechamiento del tiempo libre y
celebrar convenios para tales efectos
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Reglamentar y definir el uso, manejo, administración y funcionamiento de los escenarios
deportivos del municipio.
Promover la educación extraescolar.
Prepara informes de su gestión y objeto con base en los planes locales y el Plan Nacional de
Deporte, la Recreación y la Educación Física.
Las demás que señale la ley y los Estatutos.
3.8. Ubicación del Instituto:
Nos encontramos en:
EXPOPARQUE Carretera Antigua Paipa Km 2 Tunja(Boyacá)
Teléfonos: 7408031 TeleFax. 7439406
e – mail: [email protected]
Página Web: www.irdet.gov.co, [email protected]
4.
ACUERDOS, COMPROMISOS Y PROTOCOLOS ÉTICOS
Código de ética.
La ética es el elemento fundamental en el desempeño de la función pública, su fin único es el orientar
las actuaciones de los servidores hacia la satisfacción de las necesidades de la ciudadanía, conforme a
los fines constitucionales y esenciales del Estado, “servir a la comunidad” sobre la base de la justicia y
la responsabilidad, bajo los principios de imparcialidad y objetividad en la toma de decisiones las
cuales deben ser las más convenientes en la defensa del interés general.
Partiendo de este postulado y acogiendo los nuevos lineamientos establecidos en el Modelo Estándar
de Control Interno, EL INSTITUTO DE RECREACION Y DEPORTE DE TUNJA – IRDET., ha elaborado y
adoptado el Código de Ética, que busca orientar al Instituto hacia el cumplimiento y la consolidación
misional a través de la práctica de principios, valores y compromisos éticos construidos de manera
participativa y consensuada, como referentes para adoptar conductas colectivas que forjen una
cultura de integridad institucional.
4.2 Código de buen gobierno.
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Constituye el compromiso institucional con la función pública que le ha sido asignada, hacia el logro
de una gestión caracterizada por la integridad, transparencia, eficiencia y clara orientación hacia el
cumplimiento de los fines del Estado.
La implementación del Código de Buen Gobierno en EL INSTITUTO DE RECREACION Y DEPORTE DE
TUNJA – IRDET, permite consolidar la ética pública del Instituto, como quiera que contenga las
orientaciones fundamentales que marcan las pautas a seguir para el cumplimiento de los fines
estatales. Por lo anterior, este instrumento contiene el compromiso de respetar los principios éticos
frente al Estado, los clientes, las partes interesadas y la comunidad en general, creado mediante
Resolución No. 351 del 26 de Diciembre de 2007
5 PLATAFORMA ESTRATÉGICA
5.1 Misión.
Garantizar el acceso de la población Tunjana al Deporte y a la Recreación, bajo parámetros de calidad,
acorde con las necesidades y expectativas de sus usuarios internos y externos.
5.2 Visión.
En el año 2016 el IRDET, con liderazgo y excelencia, consolidara el acceso de la población Tunjana al
deporte y la recreación contribuyendo a la formación integral y al mejoramiento de la calidad de vida
de los ciudadanos.
5.3 Objetivos Institucionales.
 Promover la participación activa de la población tunjana en los programas recreativos y
deportivos ofrecidos por el Instituto, fomentando el buen uso y aprovechamiento del tiempo
libre.
 Mejorar la cobertura y condiciones de los escenarios, para el uso y disfrute de las comunidades.
 Mejorar la calidad de nuestros servicios, satisfaciendo las necesidades y expectativas de la
población Tunjana, en cumplimiento de las directrices de nuestra misión.
 Proveer, mantener y fortalecer las competencias del talento humano del Instituto.
 Diseñar e implementar planes y programas de recreación, deporte, aprovechamiento del tiempo
libre, educación física y educación extraescolar, que contribuyan al mejoramiento de la calidad de
vida de la comunidad tunjana comprometida en la búsqueda de resultados excelentes en su
gestión, mediante le cumplimiento de sus deberes con competencia, diligencia y calidad.
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6. MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS
6.1 Mapa de Procesos.
El INSTITUTO DE RECREACION Y DEPORTE DE TUNJA – IRDET, ha diseñado un sistema de gestión por
procesos sobre el que soporta la operación del Instituto, los cuales en su interacción,
interdependencia y relación causa – efecto garantizan una ejecución eficiente y el cumplimiento de
los objetivos que le han sido asignados como entidad pública.
Para una mejor comprensión de dicho sistema ha diseñado un mapa de procesos así:
6.2 Descripción de procesos.
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a. PROCESOS ESTRATÉGICOS
Incluyen los procesos relativos al establecimiento de políticas y estrategias, fijación de objetivos,
comunicación, disposición de recursos necesarios y revisión por la Dirección. Corresponden a este
grupo:
- DIRECCION Y PLANEACION: Proceso mediante el cual El INSTITUTO DE RECREACION Y DEPORTE
DE TUNJA – IRDET, a partir del conocimiento de sus competencias, formula la misión, la visión, las
políticas y los objetivos institucionales y los planes de acción. De igual forma se hace posible la
divulgación a la comunidad y demás partes interesadas en la gestión del Instituto y garantiza la
difusión de las políticas e información generada al interior de ésta. En este proceso se formula, se
asesora la ejecución y hace seguimiento a los planes, programas y proyectos del Instituto, con
miras a cumplir con lo previsto en la planeación de la misma.
-
GESTION DEL TALENTO HUMANO: Asegura la competencia de los funcionarios para que su
ingreso y permanencia se fundamenten en la calidad del servicio, su bienestar y el desarrollo de la
misión del INSTITUTO DE RECREACION Y DEPORTE DE TUNJA – IRDET.
b. PROCESOS MISIONALES
Requieren una integración generadora de valor en cada interacción, la cual da como resultado el
cumplimiento a la misión institucional del INSTITUTO DE RECREACION Y DEPORTE DE TUNJA – IRDET
Corresponden a este grupo:
-
FOMENTO Y DESARROLLO DEL DEPORTE: Formula proyectos y ejecutar actividades que
brinden a los habitantes del área urbana y rural de la ciudad de Tunja espacios de integración,
aprovechamiento del tiempo libre y extraescolar en el desarrollo de actividades físicas a través
de la práctica del deporte brindando espacios culturales y recreo deportivos.
-
ESCENARIOS DEPORTIVOS: Coordina y administra los recursos asignados para el diseño,
construcción, sostenibilidad y dotación de escenarios deportivos y recreativos.
-
PROMOCION DE LA EDUCACION FISICA Y LA RECREACION: Coordina y ejecuta las actividades
del programa de Juegos Intercolegiados y festivales escolares para promover e impulsar la
practica del deporte en los centros e instituciones educativas del Municipio de Tunja. Coordina
el programa de Servicio Social de tal forma que se ofrezca a los jóvenes de los grados 9, 10 y
11 de colegios Públicos y Privados de la ciudad de Tunja la oportunidad de realizar el Servicio
Social obligatorio en pro del deporte, la recreación y el aprovechamiento del tiempo libre.
Coordina y ejecuta las actividades del programa de Campamentos para despertar el interés en
niños y jóvenes hacia la sana utilización del tiempo libre y la recreación. Coordina y ejecuta las
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actividades del programa de Ciclo vías para fomentar las actividades recreo-deportivas en la
comunidad de la ciudad.
c. PROCESOS DE APOYO
Proveen los recursos necesarios para el desarrollo de los procesos estratégicos, misionales y de
evaluación. Pertenecen a este grupo:
-
-
-
GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA: Procesa y genera información económica, financiera y
social que garantiza el adecuado registro y cuantificación de los bienes, servicios y obligaciones del
Instituto.
ASESORÍA JURÍDICA: Propender por que las actuaciones ante las instancias jurisdiccionales en las
que haga parte INSTITUTO DE RECREACION Y DEPORTE DE TUNJA – IRDET, se cumplan dentro del
marco constitucional y legal, atendiendo la defensa de los intereses del Instituto.
GESTION DOCUMENTAL: Establece los controles necesarios para la identificación, el
almacenamiento, la protección, la recuperación, el tiempo de retención y la disposición de los
registros que evidencian la eficacia del sistema y el control a la información primaria, secundaria y
los sistemas de información del Instituto.
Así mismo, definió los documentos necesarios requeridos para el cumplimiento de los objetivos
institucionales y que le permiten asegurar la eficaz planificación, operación y control de sus
procesos. Estos documentos aparecen relacionados en el registro Listado Maestro de Documentos
de éste proceso. En él se incluyen los requeridos por la NTCGP 1000:2004 y 2009.
d. PROCESOS DE EVALUACIÓN
Son los necesarios para medir y recopilar datos para el análisis del desempeño y la mejora de la
eficacia y la eficiencia, y son una parte integral de los procesos estratégicos, de apoyo y los
misionales. Hacen parte de este grupo:
-
EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO: Asegura el mejoramiento continuo a través de la aplicación de
métodos apropiados para el seguimiento y medición de los procesos (resultados de auditorías,
retroalimentación del usuario, desempeño de los procesos, conformidad del producto, estado
de las acciones correctivas y preventivas, acciones de seguimiento de revisiones por la
dirección previas, cambios que podrían afectar al sistema Integrado de Gestión, y
recomendaciones para la mejora).
6.3 Caracterización de procesos
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Se muestra como anexo básico del Manual de la Calidad.
7. ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO
La identificación, análisis, valoración y administración de riesgos dentro del contexto estratégico del
INSTITUTO DE RECREACION Y DEPORTE DE TUNJA – IRDET. se basa en la identificación de los riesgos
en los procesos y actividades, el análisis se realiza a partir del conocimiento de situaciones del
entorno del INSTITUTO DE RECREACION Y DEPORTE DE TUNJA – IRDET, tanto de carácter social,
económico, cultural, de orden público, político, legal y/o cambios tecnológicos, entre otros, se
alimenta también con el análisis de la situación actual del Instituto, basado en los acuerdos,
compromisos, o protocolos éticos, la gestión del talento humano, el estilo de Dirección, la Estructura
Organizacional, el Modelo de Operación, el cumplimiento de los Planes y Programas, la comunicación,
los procesos y procedimientos y los recursos económicos, entre otros.
La documentación a la cual hace referencia la forma como INSTITUTO DE RECREACION Y DEPORTE DE
TUNJA – IRDET, realiza la Administración del Riesgo hace parte del soporte documental del proceso
“Dirección y Planeación”.
ANEXOS
CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO.
CÓDIGO DE ÉTICA.
ACTO ADMINISTRATIVO QUE CREA EL COMITÉ DE COORDINACIÓN DE CONTROL INTERNO Y CALIDAD.
MANUAL DE LA CALIDAD.
MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES.
NORMOGRAMA DEL INSTITUTO.

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