D10. CORRECCIÓN – CANCELACIÓN DE DOCUMENTOS Objetivo

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MANUAL DE USUARIO
GESTION CONTABLE FINANCIERO PREMIUM
D10. CORRECCIÓN – CANCELACIÓN DE DOCUMENTOS
Objetivo: Esta opción permite realizar la corrección de la Provisión,
Amortización o Cancelación de documentos realizada por el Usuario.
Muchas veces se provisiona documentos (tipo de moneda, Tipo de
Cambio y situación) y la cancelación/amortización se realiza obviando
los datos de Provisión del Mismo, lo que genera errores al momento
de realizar la opción Diferencia de Cambio, Cancelación de Saldos por
Redondeo, etc. Para corregir estos errores de registro el Sistema
presenta
la
opción
CORRECCIÓN
–
CANCELACIÓN
DE
DOCUMENTOS, para la verificar y solucionar los errores de forma
rápida y sencilla.
Esta opción solo podrá utilizarse cuando el Usuario no ha ejecutado la
opción “Diferencia de Cambio Automática”.
Formas de Acceso:
 Menú Proceso/Corrección – Cancelación de Documentos.
Ubicación en la Barra de Menús:
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Ventana Previa.
Ventana Principal.
Descripción de los Campos- Ventana Previa
ITEM/CONCEPTO
Cuenta
DESCRIPCIÓN
En este campo el Usuario podrá elegir la cuenta
contable, el cual el Sistema tomara para mostrar el
detalle de los registros realizados.
Para seleccionar la cuenta el Usuario puede
digitar el código o descripción, caso contrario
presionar las teclas “CTRL + L, en el campo.
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Al elegir la cuenta contable, el sistema muestra el
código y descripción del mismo.
El ingreso de la cuenta contable es obligatorio,
caso contrario el sistema muestra el siguiente
mensaje:
R.U.C.
El R.U.C, es un dato opcional.
Para elegir el R.U.C, el Usuario tiene que digitar
los códigos o la Razón Social, caso contrario
presionar las teclas “CTRL + L”.
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Moneda
Periodo
Si el Usuario elige la cuenta contable + el RUC del
Cliente/Proveedor, el Sistema muestra todo el
detalle de los registros referente a ellos.
En esta opción se puede elegir el Tipo de Moneda.
El Sistema muestra los importes en el tipo de
moneda seleccionado.
Se tiene las siguientes opciones:
 Del Mes Proceso: El Sistema muestra el
detalle de los registros solo del Mes de
Trabajo. Ejemplo. Si estamos en el Mes de
Enero, solo muestra los datos de Enero, mas
no del Mes “00”.
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 Acumulado al Mes de Proceso: El Sistema
muestra el detalle de los registros
acumulados al Mes de Trabajo. Ejemplo. Si
estamos en el Mes de Febrero, muestra los
datos del “00”, “01” y Febrero.
Conceptos
El Usuario tiene las siguientes opciones para ver
el detalle de la cuenta contable:
 Pendiente – Fecha Actual: Muestra los
registros pendientes a la fecha de
generación.
 Cancelado- Fecha Actual: Muestra los
registros Cancelados a la fecha de
generación.
 Histórico: Esta opción permite visualizar
todos los registros hasta la fecha. Si el
Usuario Marca esta opción se habilitan las
siguientes opciones:
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Este botón guarda los datos seleccionados, para
luego mostrar el detalle de los mismos en el
formulario principal.
Este botón cancela el proceso y cierra la ventana.
Botón
Botón
Descripción de los Campos- Ventana Principal
ITEM/CONCEPT
O
DESCRIPCIÓN
GRID DE DATOS
 Mes: Muestra el Mes de registro de la cuenta contable.
 S/D: Muestra el Sub Diario donde se registró la operación
contable.
 Asiento: Muestra el N° de Asiento donde está registrado el
Asiento Contable.
 Documento: Muestra el código del Documento Fuente.
 Número: Muestra la serie y número del documento.
 Glosa: Muestra la glosa del registro contable.
 Monto:
Muestra
el
importe
provisionado,
cancelado
o
Amortizado.
 Saldo: Muestra el Saldo pendiente de Pago/Cobro.
 M.
Can:
Este
campo
se
muestra
el
Mes
de
Cancelación/Amortización del Documento.
 Moneda del Asiento: Muestra el tipo de Moneda de provisión o
Cancelación.
 Situación: Muestra le situación del registro contable, el cual
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puede ser: “Compromiso” o “Amortización”.
Ubicarse en la línea para corregirla, presionar doble clic en el
campo “Situación” (Clic en el botón
), se muestra el
formulario para corregir los registros de provisión y
cancelación/amortización.
 Cuando el campo “Situación” está marcado
significa que el registro es una provisión.
 Cuando el campo “Situación” no está marcado
significa
que
el
registro
es
una
 El botón
, guarda los cambios y actualiza
los registros del formulario.
 El botón
, cierra el formulario de corrección.
 M*: Muestra la Moneda de Provisión del Documento.
 T/C: Muestra el Tipo de Cambio, Doble clic en este campo para
que el sistema muestre el asiento contable.
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Desde esta ventana el Usuario puede corregir los siguientes datos del
asiento contable:
 Tipo de Moneda.
 Importe de Tipo de Cambio.
Clic en el botón
, para guardar los cambios, los cuales se
actualizarán en la base de datos.
Botón
Este botón permite realizar el filtro de los documentos mal
Comprometidos/Amortizados, los cuales se muestran de color Rojo.
El problema se presenta cuando el Usuario, no realiza el compromiso
de forma correcta, no Utiliza el Botón
, el cual
permite registrar el compromiso de un documento. El otro problema es
cuando el Usuario no cancela de forma correcta el documento
provisionado, para ello se utiliza el botón
.
Como podemos observar en el siguiente registro, ambos registros
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tienen la condición de “Compromiso”
En realidad el asiento contable 01.20.57, es la amortización y el
registro 01.48.58, es el compromiso del mismo. Cuando el Usuario
corrige este error el sistema actualizara el reporte quitando el color rojo.
Para corregir el error no se requiere ingresar al asiento contable, el
Usuario lo puede realizar de forma directa mediante el botón
, el
cual muestra los campos habilitados para su respectiva corrección.
Botón
Este botón permite realizar la búsqueda del
documento a corregir.
Clic en este botón para que el Sistema muestre la
lista de todos los documentos.
La búsqueda se puede realizar por documento y
glosa.
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Botón
Este botón permite corregir las inconsistencias encontradas en el
Compromiso/Amortización de forma directa, para ello ubicarse en la
fila del registro y presionar el botón
.
Se muestra el campo “Situación”, el cual se puede cambiarse:
 Cuando el botón esta con marca , significa que la operación es
un compromiso.
 Cuando el botón esta sin marca , significa que la operación es
una amortización.
 Clic en el botón
, para guardar los cambios realizados
en la base de datos, de esta forma se corregirá el registro de
Compromiso y Amortización.
Botón
Este botón permite realizar la impresión del reporte
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Botón
Clic en este botón, para cerrar la ventana.
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CASO PRÁCTICO
Corrección – Cancelación de Documentos: A continuación se
realizara la corrección de los registros mal registrados, la revisión debe
de realizarse cada cierre de Mes.
1. Reporte de Corrección – Cancelación de Documentos
(Errores de Registro).
1.1. Ingresar a la opción Corrección – Cancelación de
Documentos.
1.2. Se muestra el siguiente mensaje, Clic en “SI”, para
continuar.
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1.3. Se muestra el formulario para seleccionar los datos del
Cliente/Proveedor.
1.4. Seleccionar la cuenta de Proveedores “4212”, debemos
verificar todos los registros de Proveedores, acumulados al
Mes de Enero, Clic en el botón
.
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1.5. El sistema muestra el formulario con el detalle de todos los
Proveedores.
1.6. Marcar la opción
, para corregirlos.
1.7. Revisemos los asientos contables
01.60.118 y
00.00.9543, los cuales tienen la condición de
“Compromiso”, incluso uno tiene tipo de Cambio y el otro
no.
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 Compromiso registrado en el Mes “00”, sin tipo de
Cambio.
 Amortización realizada con tipo de Cambio.
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1.8. Ingresar a la opción Corrección – Cancelación de
Documentos, para corregir los errores.
1.9. Ubicarse en la línea para corregirla, presionar doble clic
en el campo “Situación” (Clic en el botón
), se
muestra el formulario para corregir los registros de
provisión y cancelación/amortización.
 Cuando el campo “Situación” está marcado
significa que el registro es una provisión.
 Cuando el campo “Situación” no está marcado
significa
que
el
registro
es
una
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1.10. Clic en el botón
, para guardar los cambios.
1.11. Se actualiza el visor con los errores encontrados.
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1.12. El Usuario tiene que corregir todos los registros marcados
con rojo.
2. Reporte de Corrección – Cancelación de Documentos (Tipo
de Cambio).
Cuando se ha corregido los errores de Provisión y Amortización, se
debe de corregir el Tipo de cambio registrado en la Provisión y
Amortización.
2.1. Veamos el Formulario.
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2.2. El Compromiso es en Dólares y en el Campo tipo de
Cambio, esta 1.0000
2.3. Presionar doble clic en el campo
para mostrar el registro Contable.
de la respectiva fila,
Pero en la imagen anterior se muestra con el Tipo de Moneda Dólares,
esto debido a que en el periodo anterior esta provisionado en Dólares.
El Usuario al registrar los Saldos iniciales del documento lo cambio a
Soles, lo cual es incorrecto. Solución.
 Actualizar el Tipo de Moneda y el importe Tipo de Cambio, Clic
en el botón
.
 Ingresar al Ingreso de Asiento sub diario “00”, número de Asiento
“7996”, corregir el Importe, Moneda y Tipo de Cambio.
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