El desafío de un nuevo rol: Ser encargado
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El desafío de un nuevo rol: Ser encargado
Nro. 12 - Octubre 2014 Centro de Capacitación DUCSA El desafío de un nuevo rol: Ser encargado Revista de uso exclusivo interno para el personal de las Estaciones de Servicio ANCAP. Carta al Lector Estimados lectores; En la presente edición brindaremos algunas sugerencias y herramientas importantes que deben ser consideradas cuando se asume el rol de encargado. Sin dudas esta persona enfrentará nuevos desafíos que deberá asumir, y posiblemente trabajará en un papel diferente al que estaba acostumbrado. Los invitamos a repasar y a compartir algunos tópicos en estos temas. Son importantes vuestras opiniones, sugerencias y todo aquello que consideren debe estar presente. Para ello queda abierto un espacio de intercambio y comunicación en la dirección de correo electrónico que figura al pie de esta nota o telefónicamente llamando al 2908 1163. Con el gusto de siempre, quedando a sus gratas órdenes, los saluda muy Atte.; Lic. Elena W. Nakle [email protected] El desafío de un nuevo rol dentro de la organización Al iniciar algo nuevo los seres humanos nos mostramos inquietos, atentos y posiblemente algo nerviosos. Esta mezcla de sensaciones y de ánimo a la hora de emprender un rol diferente dentro del equipo de trabajo es muy normal, implica estar consciente de la transición a un puesto de gestión y requiere flexibilidad, paciencia y buena comunicación. Pero también experiencia, conocimiento y apego al trabajo. expectativas que puedan surgir de los diversos actores (clientes, personal y hasta los propios responsables finales de la organización). Profundicemos en estos requisitos: • Flexibilidad: Para adaptarse a las responsabilidades y exigencias que requiere el puesto. El encargado deberá también trabajar a través de otros liderando, por lo cual es importante focalizarse en las personas y los procesos motivando el cumplimiento, observando y corrigiendo, verificando el desempeño y los recursos necesarios para los óptimos resultados de la gestión. • Paciencia: Para superar obstáculos, comprender al equipo y escuchar o transmitir ideas de modo que sean comprendidas por todos. • Buena comunicación: Para saber cómo recibir instrucciones y a su vez delegar tareas. El trato con las personas es fundamental y está ligado a las habilidades de comunicación, empatía y liderazgo. Si el encargado conoce el negocio y es • Experiencia y conocimiento: Para ser consistente y confiable en lo que se transmite. Tener dominio de los temas que implican una responsabilidad mayor tanto hacia los resultados que se esperan obtener en la gestión de personas como en los servicios que se brindan. Es decir que existen una serie de habilidades nuevas a cultivar ya sea liderando equipos como equilibrando las un trabajador confiable seguramente tendrá mucho poder de influencia en su equipo. Deberá, por ejemplo: compartir conocimientos e información con los nuevos asistentes de pista, ofrecer ayuda o asesoría, reconocer y aceptar opiniones o esfuerzos de los mismos, controlar y delegar tareas y seguir con las pautas o normativa de la organización. La experiencia en la práctica le brindará confianza en sí mismo en la medida que comience a desempeñarse en su nuevo papel. Es fundamental aprender de los errores para mejorar el desempeño y descubrir cómo mejorar el del equipo. ¿Cuál es su estilo? Los estilos personales pueden variar. Analice lo que hizo bien y lo que pue- de mejorar. La autocrítica positiva le brindará mayor confianza en sí mismo. Sea flexible para no posicionarse en una única idea y descubrir nuevas opciones para resolver conflictos o problemas que se puedan presentar. Identifique el impacto de su estilo de gestión. Solicite que opinen o retroalimentación de su trabajo, no sólo de lo que hizo sino también de lo que no hizo. Esto le permitirá evaluar sus fortalezas y debilidades en el nuevo puesto y le dará información importante de los recursos que necesita para superarse, afianzando sus relaciones y resultados. Equilibrar las propias expectativas sobre su rol, con las de los jefes, pares y otros empleados puede llevarle a preguntas sobre cuál es el sentido real de lo que está haciendo, inquietándolo o no, sabiendo cómo responder a cada uno. Trabajar con redes y establecer relaciones, además de los desafíos que se puedan presentar en cada circunstancia será una parte muy significativa de la tarea que desempeña. Muchos encargados nuevos se concentran en las tareas más que en orquestar el desempeño de su grupo, y suelen aferrarse al papel de “hacedores” que desempeñaban muy bien como asistentes de pista, pero recuerde que organizar y dirigir los objetivos diarios y estratégicos y la forma en como lo haga es lo que hace la diferencia entre el anterior puesto y el actual. Deberá rendir cuentas, motivar a sus subordinados directos para que apoyen las metas que se propongan, medir los pro y los contra de las decisiones que se tomen y considerar incluso algunas operaciones de contingencia dentro de los movimientos que deben darse dentro de la Estación, siendo precavido y sabiendo que decisiones están dentro de su área y cuáles no. Reconocer interdependencias y dependencias mutuas, no solo lo que Usted necesita sino también lo que los demás esperan de Usted. Las expectativas que todos los participantes o grupo humano tenían sobre Usted y viceversa, con el tiempo se ajustaran dentro de los límites de su poder y control, dándole una práctica y experiencia valiosa para la gestión. Recuerde que lo fundamental es construir relaciones productivas en forma positiva. unos con otros sobre lo que resulta mejor o peor, escuchar sugerencias y compartir en forma colaborativa el conocimiento. Para planificar las actividades, los responsables deben conocer a los miembros del equipo, su potencial, habilidades y capacidades, incluso su disposición o grado de aceptación sobre las directivas o instrucciones que se les solicite. El rol de encargado implica aceptar que las prioridades que Usted tenga muchas veces pueden no ser compartidas por sus subordinados a menos que Usted les comunique el propósito, razón y necesidad de hacerlo. Las personas necesitan que las guíen y expliquen las razones para poder desempeñarse lo mejor posible en su tarea. Se recomienda planificar o disponer de tiempo tanto con los superiores como con los pares y asistentes de pista para conversar sobre los diferentes desafíos que deben superar, sobre sus necesidades e incluso de las mutuas experiencias, de manera de aprender Cuando ingresa personal nuevo a pista, se debe instruir a la persona. Entréguele instrucciones y exigencias claras. Confirme que ha comprendido. Es bueno que cuente con alguien de experiencia en forma cercana hasta que obtenga las competencias y habilidades necesarias para el desarrollo de sus tareas. Solicite al Centro de Capacitación el apoyo que crea necesario. Hay tres aspectos que los encargados deben tener muy presentes: • Relaciones: Verifica como el asistente de pista interactúa con el público o cliente. Construye relaciones. • Procesos: de que forma la persona hace su trabajo. Verifica el cumplimiento. • Resultados: Evalúa como se desempeña la persona en relación a la tareas asignadas y a las expectativas que se establecieron previamente. Ejercicio propuesto Como encargado: si no Superviso empleados Evalúo desempeño Delego tareas Explico procedimientos y los pongo en práctica Transmito y verifico el cumplimiento de las normas dentro de la Estación Me comunico con todas las partes en forma abierta Soluciono problemas que se encuentran dentro de mi área de competencias Planifico y gestiono el tiempo de las operaciones que se realizan Adapto mi estilo personal a los requerimientos de las circunstancias para lograr mayor empatía y comprensión de los temas Establezco prioridades en coordinación con los superiores Conozco mis fortalezas y limitaciones, haciendo una autocrítica realista y positiva enfocado en mi superación personal Tengo experiencia en construir y liderar equipos Disfruto de la colaboración Cumplo con los requisitos de seguridad y los hago cumplir Verifico el cumplimiento de los pasos en la atención al cliente Motivo y desarrollo actitudes positivas y espíritu de equipo en las personas que tengo a cargo Sea sincero con Usted mismo. En aquellos puntos en los cuales la respuesta fue “No”, tiene allí algo en lo que reflexionar. Es una muy buena oportunidad para trabajar en su propia superación, ¡aprovéchela! Quedamos a sus órdenes ante cualquier consulta. Esperamos con agrado sus comentarios. [email protected]