Metodología BPM en FOREST

Transcripción

METODOLOGÍA DE IMPLEMENTACIÓN
Proyecto: Consultoría de Proyectos
Documento: Metodología de Implementación de FOREST
Revisó:
Fecha Revisión:
Aprobó:
Eduardo Paternina 2011-07-29
Mario Martínez
Versión Sistema: 3.1.5
Fecha Aprobación:
2011-08-07
MACRO PROYECTOS
Metodología de Implementación de FOREST BPMS
Contenido
1. INTRODUCCIÓN ....................................................................................................................................... 3 2. MODELAR .................................................................................................................................................. 4 2.1. Análisis del procedimiento ................................................................................................................ 4 2.2. Diseño del procedimiento en BPMN .................................................................................................. 5 2.3. Análisis de datos (Documentos, plantillas y Formatos) ...................................................................... 6 2.4. Diseño de Micro Modelo de Datos (MMD) ........................................................................................ 6 3. AUTOMATIZAR ........................................................................................................................................ 7 3.1. Diseño de Formas Electrónicas .......................................................................................................... 7 3.2. Eventos en Formas Electrónicas ......................................................................................................... 8 3.3. Documentos Asociados a Actividades ................................................................................................ 9 3.4. Pruebas y capacitación de proceso (Procedimiento) automatizado .................................................... 9 4. EJECUTAR ............................................................................................................................................... 10 5. MONITOREAR ....................................................................................................................................... 10 5.1. Definición de Reportes y Consultas por proceso (Procedimiento) .................................................... 11 5.2. Diseño de Reportes y Consultas por proceso (Procedimiento) ......................................................... 11 6. MEJORAR ................................................................................................................................................ 13 HISTORIAL DE REVISIONES ...................................................................................................................... 14 Página 2
MACRO PROYECTOS
1. INTRODUCCIÓN La implementación del sistema de gestión de procesos y documentos FOREST, está basado
en el ciclo de automatización de procesos BPM (Business Process Management), el cual de
manera general establece las actividades a realizar:
Modelar
Mejorar
Monitorear
Automatizar
Ejecutar
Ciclo BPM (Business Process Management)
En algunos apartes de este documento el término procedimiento, se usa indistintamente para
referirse a un proceso, lo anterior debido a que en algunas entidades gubernamentales existe
una diferencia importante.
Página 3
MACRO PROYECTOS
2. MODELAR Las actividades de modelado del proceso (procedimientos) requieren el conocimiento del
negocio de la organización que pretende automatizar sus procesos, por tal razón, es
importante la interacción permanente con las personas que conocen el negocio y los
procesos que se realizan para lograrlo.
De acuerdo a lo anterior, es importante efectuar diversas actividades tendientes a conocer y
modelar el proceso (Procedimiento) en una herramienta de automatización como FOREST.
2.1.
Análisis del procedimiento Mediante el método de entrevistas y reuniones presenciales con los expertos en el
procedimiento al interior de la organización, el profesional consultor encargado de
implementar FOREST, establece los siguientes aspectos fundamentales para el posterior
diseño:
•
•
•
•
•
•
•
Objetivo y alcance del proceso (procedimiento).
Actividad y tareas.
Personal responsable de cada una.
Tiempos de ejecución
Registros de datos (Documentos, tablas y formatos, entre otros)
Ciclos y Flujos de datos entre actividades
Condiciones que cambian los flujos de actividades (Reglas del negocio)
Si la organización tiene implementado un Sistema de Gestión de Calidad, este constituye la
base para iniciar el modelado de los procesos en un sistema de información, pues allí se
encuentra la información que describe cada una de las actividades que realiza en sus
procesos.
Los expertos que conocen el procedimiento al interior de la organización, que participan en
esta fase, deben contar con el conocimiento y experiencia necesaria para tomar decisiones
de mejoramiento del proceso, es decir, entender claramente que las actividades manuales
que se realizan actualmente, pueden variar al automatizarlas en un sistema de información.
Si la organización no tiene definidos los procesos (Procedimientos), antes de
automatizarlos, debe efectuar las labores de especificación de los mismos.
Página 4
MACRO PROYECTOS
2.2.
Diseño del procedimiento en BPMN1 Con la información analizada de la fase anterior, el consultor efectúa el diseño de los
procedimiento en la herramienta de modelado provista por FOREST, la cual se basa en el
estándar BPMN. Dicha herramienta permite tanto al consultor, como a los expertos de la
organización, tener el primer acercamiento gráfico con la futura automatización del proceso
(Procedimiento).
Modelado de Procedimientos en BPMN
11
BPMN – Business Process Modeling Notation.
Página 5
MACRO PROYECTOS
Utilizando los métodos de reuniones y presentaciones, el equipo de trabajo conformado por
el profesional consultor y los expertos en el procedimiento, al interior de la organización,
efectúan los ajustes a las actividades, flujos de información y condiciones de los mismos,
2.3.
Análisis de datos (Documentos, plantillas y Formatos) Los procesos en las organizaciones requieren el registro de datos (Información) en cada una
de las actividades, para lo cual se usan documentos, plantillas y formatos. Dichos datos son
usados en las actividades para registrar información propia del negocio o tomar decisiones,
respecto a realizar unas u otras actividades.
Durante esta fase del modelado del procedimiento, se extraen de los datos de cada uno de
los documentos, plantillas y formatos, así como las reglas y condiciones que rigen su uso en
el procedimiento.
Esta fase es esencial para construir los modelos de datos y las reglas del negocio, que
serán usadas en las etapas siguientes para la automatización del proceso (Procedimiento).
2.4.
Diseño de Micro Modelo de Datos (MMD) Producto del análisis de los datos encontrados en los documentos, plantillas y formatos,
asociados a cada procedimiento, se realiza el diseño de un Micro Modelo de Datos (MMD),
para lo cual se usa la herramienta gráfica de modelado en FOREST.
Las creación de MMD se basan en los métodos de diseño de bases de datos
provistos por la Ingeniería de Sistema, y especialmente en MODELOS
CONCEPTUALES, los cuales son materializados con la técnica de diseño
MODELO ENTIDAD RELACIÓN (E/R). Tanto la metodología como la técnica
de describe de forma general en el manual del usuario FOREST Admin.
Página 6
MACRO PROYECTOS
Micro Modelo de Datos (MMD) del Procedimiento
Se define como un Micro Modelo de Datos (MMD), el conjunto de campos (Datos) contenidos
en tablas, que se guardaran en una base de datos que soporta la ejecución del
procedimiento, entendiendo que el mismo se integra al modelo de datos principal de
FOREST, así como a otros MMD, definidos en el sistema.
Los MMD no son exclusivos para un procedimiento, los procedimientos pueden
usar y compartir diferentes MMD.
Producto de esta fase de la implementación de se debe tener elaborado y
aprobado el Documento de Especificaciones - FASE MODELAR (PR-CONDOC001). Ver Estructura el documento).
3. AUTOMATIZAR Luego de diseñar el proceso (Procedimiento), establecer las reglas del negocio y diseñar el
Micro Modelo de Datos (MMD), inicia la fase de automatización del proceso (Procedimiento),
la cual contempla las siguientes actividades:
3.1.
Diseño de Formas Electrónicas Las formas electrónicas son el componente en el sistema, que permite la integración entre
las actividades del proceso y los datos definidos en el MMD, en este el consultor inicia la
implementación de las reglas del negocio básicas, como obligatoriedad, tipos de datos,
visibilidad, editabilidad y muchos otros comportamientos, los cuales se evidencian durante la
ejecución del proceso.
Teniendo en cuenta que la automatización de procesos requiere la interacción permanente
con los usuarios de la organización, con el fin de afinar el comportamiento del proceso a
automatizar, es importante en la primera fase de diseño de formas electrónicas, incluir las
Página 7
MACRO PROYECTOS
reglas del negocio mínimas para que el proceso se ejecute, posteriormente durante la
siguientes interacciones se incluyen las reglas del negocio complejas, para lo cual se
usan los eventos y funciones, que se describen en los siguientes puntos.
3.2.
Eventos en Formas Electrónicas En las fases previas de diseño de proceso, modelo de datos y de las formas electrónicas se
deben identificar las reglas del negocio, asociadas a cada una de las actividades.
Dichas reglas de negocio definen el comportamiento de los responsables en la ejecución del
proceso, para incorporar dichos comportamientos se deben utilizar los eventos y funciones
que proporciona la herramienta FOREST.
Página 8
MACRO PROYECTOS
El manual del usuario de formas electrónicas (FOREST Forms), provee los pasos para la
implementación de reglas de negocios, usando eventos y funciones en el sistema FOREST.
3.3.
Documentos Asociados a Actividades Como se mencionó anteriormente, además de los datos estructurados que se almacenan en
un modelo de datos, es necesario definir los documentos asociados a cada actividad, para lo
cual se debe parametrizar en el sistema:
•
•
•
•
•
•
•
•
Clases Documentales
Tipos Documentales
Trámites o asuntos asociados los procesos.
Términos de respuesta de cada trámite.
Plantillas (MS Word) para generar documentos electrónicos.
Procedimientos operativos de registro (Radicación) y escaneo de documentos físicos.
Tablas de Retención documental (TRD) – Opcional.
Asociar a cada actividad los documentos que se deben generar.
De igual forma, se deben definir los tipos documentales que manejarán firma manuscrita,
firma mecánica (Digitalizada) y firma digital (Ley 527 de 1999).
3.4.
Pruebas y capacitación de proceso (Procedimiento) automatizado Previo a la fase de producción o ejecución del proceso (Procedimiento) automatizado, se
ejecutan las pruebas sobre cada una de las actividades, dicha labor se efectúa en conjunto
con los usuarios funcionales de la organización, quienes conocen la dinámica del proceso
Página 9
MACRO PROYECTOS
automatizado, así como el comportamiento de cada una de las reglas del negocio
implementadas.
Mediante los casos de pruebas diseñados, la organización comienza el proceso de
entrenamiento y capacitación, del proceso implementado.
Cuando se trate de los primeros procedimientos a automatizar, se debe programar sesiones
de capacitación teórico-prácticas, donde se conoce el manejo y operación del sistema.
Posteriormente se entrena al usuario en el flujo de actividades, teniendo en cuenta que la
interfaz es la misma para todos los procesos.
4. EJECUTAR La ejecución de las actividades en los procesos siguen los comportamientos definidos en los
flujos de los procesos y los eventos de las formas electrónicas.
En primera instancia el consultor responsable del proceso automatizado soporta la entrada
en operación o ejecución, posteriormente transfiere el soporte técnico a los responsables
dentro de la organización.
Los procedimientos de soporte técnico se establecen con cada cliente, así como los acuerdos
de nivel de servicio (ANS).
5. MONITOREAR El sistema FOREST provee reportes y consultas generales sobre la ejecución de las
actividades de los procesos, los datos almacenados en base de datos y los documentos que
ingresan y salen del mismo, pero teniendo en cuenta que cada procedimiento tiene uno o
Página 10
MACRO PROYECTOS
más Micro Modelo de Datos (MMD), se deben definir los reportes y consultas que apoyaran el
monitoreo de cada uno de los procedimientos automatizados.
El sistema FOREST provee una herramienta para el diseño de reportes y consultas, la cual
puede ser usada por usuarios no técnicos, para extraer y elaborar reportes y consultas de
acuerdo con las necesidades de cada procedimiento.
5.1.
Definición de Reportes y Consultas por proceso (Procedimiento) El equipo de trabajo debe definir las consultas y reportes, teniendo en cuenta el modelo de
datos definido para cada procedimiento, se debe incluir al menos:
•
•
•
•
•
•
•
Nombre del reporte o consulta
Columnas del reporte o consulta, con su respectivo titulo.
Filtros al solicitar el reporte o consulta.
Nivel de Agrupación (Si Aplica)
Ordenamiento en cada agrupación
Totales por agrupación y general (Si aplica).
Roles y perfiles que pueden tener acceso.
Dichos reportes y consultas deben ser definidos en paralelo con la fase de automatización,
de manera que al momento de entrar en ejecución el proceso (Ejecución), los mencionados
reportes se encuentren listos.
5.2.
Diseño de Reportes y Consultas por proceso (Procedimiento) La plataforma FOREST integra una herramienta de reportes y consultas, denominada BIRT
(Business Intelligence and Reporting Tools):
Página 11
MACRO PROYECTOS
En dicha herramienta los usuarios NO técnicos, pueden diseñar los reportes y consultas
definidas para cada procedimiento automatizado, teniendo en cuenta el o los Micro Modelos
de Datos (MMD), definidos en FOREST.
Página 12
MACRO PROYECTOS
6. MEJORAR El ciclo de mejora propuesto por BPM, permite ajustar las actividades, procesos, datos y
reglas del negocio, teniendo en cuenta los cambios de la organización y su entorno.
Para lo cual se puede repetir de forma permanente las fases de:
•
•
•
•
Modelar
Automatizar
Ejecutar
Monitorear
Página 13
MACRO PROYECTOS
HISTORIAL DE REVISIONES Fecha
28-04-2009
08-06-2010
22-01-2012
Versión
3.0
3.1
3.1.5
Descripción
Metodología de implementación.
Actualización de la metodología
Actualización de la metodología
implementación de FOREST.
de
Autores
Juan Pablo Gamba
Viviana Ortiz
Eduardo Paternina
Página 14
MACRO PROYECTOS
MACRO PROYECTOS LTDA
Carrera 7 Bis A # 124-40
Bogotá D. C.
Colombia.
[email protected]
(+571) 4780022
www.macroproyectos.com
FOREST BPMS -Sistema de Automatización de Procesos y Documentos está protegido por Derechos de Autor
– República de Colombia.
Derechos Reservados, CopyRight ©.
Prohibida su reproducción total o parcial.
Página 15

Metodología BPM en FOREST

Transcripción

Documentos relacionados

Elvira Gómez