Manual de cápsulas SIMAPRO

SIMAPRO Cápsulas de capacitación ► Son herramientas de participación activa que acompañan el proceso de reflexión y aprendizaje para la homologación de criterios de operación en la empresa. ► En su preparación y facilitación participan los coordinadores SIMAPRO, mandos medios y trabajadores expertos. Las poblaciones objetivo son: 1) trabajadores de cada área, 2) el Comité SIMAPRO y 3) Gerencia. ► Mediante la aplicación de técnicas de preguntas (método inductivo-­‐‑
deductivo) se aborda un tema en específico: de relevancia crítica en el área de trabajo, de construcción de competencias clave en el trabajador o de seguimiento a las propuestas de mejora. Nota: Este manual ha sido elaborado por Magnolia Rodríguez y Mónica Falcón con aportes de Agustín Hernández. Contenido del Manual Introducción I. Preparación de las Cápsulas 1. Tema y objetivo 2. Contenido II. Desarrollo y duración de las Cápsulas 1. Actividades 2. Herramientas III. Tipología 1. Nivel 1: Operativo (trabajadores) 2. Nivel 2: Táctico (mandos medios) 3. Nivel 3: Gestión (gerencia y sindicato) 4. Cápsulas i-­‐‑SIMAPRO 5. Cápsula Mini Guía Conclusiones Advertencia El uso de un lenguaje que no discrimine y no marque diferencia entre hombres y mujeres es una d
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reocupaciones de nuestra Organización. Sin embargo, no hay acuerdo entre los lingüistas sobre la manera para hacerlo en nuestro idioma. En tal sentido, con el fin de evitar la sobrecarga gráfica que supondría utilizar en español o/a para marcar la existencia de ambos sexos hemos empleado por optar el masculino genérico INTRODUCCIÓN clásico, en el entendido de que todas las menciones en tal género representan siempre a hombres y mujeres. Las cápsulas de capacitación son herramientas de participación activa que acompañan el proceso de reflexión y aprendizaje para la homologación de criterios de operación de las empresas, en la realización de las reuniones de retroalimentación SIMAPRO. En la preparación y facilitación de las cápsulas de capacitación participan los coordinadores SIMAPRO, mandos medios y trabajadores expertos; y, en la etapa de ejecución, son los trabajadores de cada departamento y los integrantes del Comité SIMAPRO, quienes reflexionan y aprehenden la información que las cápsulas sugieren. Mediante la aplicación de técnicas de preguntas (método inductivo-­‐‑deductivo), se aborda un tema en específico: de relevancia crítica en el área de trabajo, de construcción de competencias clave en el trabajador o de seguimiento de las aplicaciones de mejora. El objetivo general de las cápsulas de capacitación es: generar un espacio de aprendizaje y reflexión donde se planteen tópicos relacionados con las actividades que deberán ser realizadas en determinadas áreas de la empresa. El fin último de la cápsula de capacitación, es proveer de información a la población objetivo y promover a través de ejercicios sencillos, una reflexión significativa que cuestione las experiencias acumuladas, para crear así, un sistema de homologación de criterios de operación en la empresa. Se requiere construir y compartir ideas que eventualmente se transformen en propuestas de mejora. Las cápsulas de capacitación tienen su origen en el modelo de producción y calidad Toyota que propone el incremento de la productividad a través de la mejora continua, la reducción de costos y tiempos en el proceso productivo y la flexibilidad del proceso. La mejora se logrará a través de un método analítico basado en la solución de problemas. 1 El papel de los trabajadores, mandos medios, supervisores, gerentes y equipo administrativo, será fundamental en la construcción de canales de comunicación verticales (arriba-­‐‑abajo y viceversa) para entender las necesidades de los clientes, identificar los flujos de generación de valor y eliminar aquéllos procesos que implican un incremento en los costos de producción. Las cápsulas forman parte de un sistema innovador de reducción de costos por concepto de capacitación que la empresa está sujeta a brindar a sus trabajadores, en tanto buscan potenciar el rol de los mandos medios como líderes de sus propios equipos, con capacidades analíticas y de toma de decisiones fundamentales en su área de trabajo. Buscan a su vez, involucrar las opiniones e ideas innovadoras que saltan desde la base de la pirámide de producción, generando un ambiente propositivo, integral y de cambio en las instancias individual, grupal y de la empresa en general. En definitiva, esta innovadora forma de capacitación continua permite la adaptabilidad de tópicos, normatividades y acciones que dominan la esfera empresarial regional, nacional e internacional; a las necesidades y la realidad en que opera la empresa. Por lo anterior, las cápsulas de capacitación constituyen una herramienta fundamental en el sistema de gestión del modelo SIMAPRO, dado que el proceso de retroalimentación será la base de un aprendizaje y capacitación efectivos para el logro de los objetivos planteados. Las cápsulas de capacitación son el producto de un trabajo de reflexión previo, entre las diversas instancias que participan en la ejecución del proyecto; permiten el flujo de 2 información bidireccional al involucrar mandos medios y trabajadores en sus diferentes niveles. La información compartida asegura una comunicación constante que genera propuestas de mejora, la determinación de responsables para llevarlas a cabo, los tiempos y costos de realización, así como referentes para el seguimiento de las trayectorias de cumplimiento de las mismas. El proceso de preparación de las cápsulas de capacitación alude a una planeación puntual, que enfoca un tema en específico sobre el que se quiere afianzar conocimientos y prácticas para concretar objetivos de productividad y sociales, generar competencias clave en los trabajadores, así como crear y evaluar propuestas de mejora. El espacio de aplicación de las cápsulas de capacitación se da en el marco de las reuniones de retroalimentación y se llevan a cabo mediante ejercicios simples que requieren poco tiempo de realización. 3 I. PREPARACIÓN DE LAS CÁPSULAS DE CAPACITACIÓN La preparación de las cápsulas de capacitación permite identificar áreas de oportunidad para resolver problemas técnicos, de actitud y de comunicación en los diferentes niveles de trabajo de la empresa. Estimulan espacios de reflexión significativa sobre las problemáticas diarias que enfrentan los trabajadores. Las cápsulas de capacitación constituyen además, medios de acercamiento a las experiencias y criterios de operación que se han extendido como prácticas normales a lo largo del tiempo. El ejercicio de reflexión encausa la identificación de soluciones y mejoras para homologar nuevos criterios de operación que concuerden con un plan general de incremento de las competencias y la productividad. La etapa de preparación de las cápsulas de capacitación requiere de un seguimiento de las trayectorias de aplicación de propuestas de mejora, de la evaluación de las mediciones y los resultados obtenidos en un periodo de tiempo, así como de las problemáticas y observaciones que requieran atención prioritaria. Lo anterior tiene el objetivo de hacer una planeación concisa de las actividades a desarrollar para hacer efectivos ciertos conocimientos, criterios, prácticas y competencias. Para llevar a buen término la preparación de las cápsulas de capacitación, se sugiere partir de una estructura simple como guía para elaborar la cápsula: o Tema suficientemente acotado, relacionado con los objetivos de la empresa, áreas de oportunidad, problemas-­‐‑soluciones, indicadores SIMAPRO, competencias clave, entre otros. o Objetivo debe estructurarse como sigue: verbo+ contenido + condición. 4 o Material de apoyo que será utilizado para facilitar el ejercicio: insumos, equipo computacional, herramientas, papelería, consumibles. o Actividades grupales programadas para ejercitar y afianzar conocimientos, preguntas de reflexión, búsqueda de soluciones a problemas clave, etc. TEMA Y OBJETIVO El proceso de elaboración de las cápsulas de capacitación requiere en principio, determinar la población objetivo a que se dirigirá la información y ejercicios (ver tipología). Esta pequeña operación, admite la necesidad de elegir el tema que se impartirá, el objetivo y el contenido que se requiere abordar. A continuación se sugieren algunas consideraciones para definir el tema y el objetivo de la cápsula de capacitación: 1. Involucrar a coordinadores SIMAPRO, mandos medios y trabajadores con mayor experiencia en la formulación de los tópicos a tratar. 2. Elegir el tema a desarrollar en función de las propuestas de los trabajadores o necesidades evidentes en la operación. La preparación del tema debe tener en cuenta diversos estímulos para los participantes: visuales, auditivos y cognitivos. 3. La elección de los temas, está sujeta a dos posibilidades: a. Tópico directriz son temas que el proyecto requiere abordar para aclarar y promover conceptos clave como: formalización laboral, inocuidad en el manejo de alimentos, derechos laborales, salud y seguridad en el trabajo, diálogo social, trabajo decente, trabajo infantil, empleos verdes, entre otros; b. Tópico secundario, sujeto a la formulación de temas que surjan en el transcurso de la aplicación de la metodología SIMAPRO: problemas técnico-­‐‑operativos que requieran atención extraordinaria, seguimiento a las propuestas de mejora exitosas e inconclusas, trabajo en equipo, avances en la medición, competencias clave, objetivos de la empresa, entre otros. 5 4. Definir un objetivo claro que permita encausar las actividades para conseguirlo. Ejemplos: • Identificar los tipos de riesgos y potenciales amenazas para la seguridad en el área de trabajo • Definir los indicadores de medición en el área de molinos para cumplir el objetivo de la empresa de reducir los costos en operación. • Concientizar a los productores de caña sobre la erradicación del trabajo infantil para lograr requisito de compra de empresas transnacionales. • Manejar adecuadamente los insumos para la elaboración de alimentos en los restaurantes, a fin de incidir en la merma y la cantidad de desperdicios diarios. CONTENIDO El contenido de la cápsula de capacitación será definido de manera precisa, a fin de evitar ambigüedades, confusiones y gran extensión en el tema a impartir. En la edición de una cápsula, es necesario tomar en cuenta: 1. Se debe comunicar con sencillez y claridad. Las cápsulas tienen que empatar con el lenguaje del grupo al que va dirigido. 2. Tienen como especial interés captar la atención de la audiencia, por lo tanto los contenidos habrán de estar relacionados con elementos del área de trabajo (fotografías e imágenes significativas para el trabajador). 3. Establecer un cronograma de las actividades, los contenidos a revisar y el material que se requiere para tales efectos. Cápsulas: Orden de diapositivas en documento .ppt 1. 2. 3. 4. 5. 6. Carátula: título Objetivo Índice ¿Sabías qué? Con datos estadísticos* Conceptos: definiciones simples Información relevante (esquemas-­
imágenes) 7. Actividad: cuestionario de 5 a 6 preguntas *opcional 6 4. En términos generales, el contenido de las cápsulas de capacitación puede ceñirse a los temas siguientes: -­ Condiciones de trabajo -­ Relaciones laborales -­ Estándar deseado o normas a cumplir -­ Conceptos clave o poco claros en la aplicación SIMAPRO. -­ Áreas de oportunidad detectadas -­ Comunicación de la dirección/gerencia sobre objetivos de la empresa -­ Análisis de registros de los indicadores de medición: puntajes más bajos y aquellos que dejaron de representar un reto. -­ Generación de propuestas de mejora -­ Habilidades a desarrollar y roles del equipo de trabajo -­ Desarrollo de competencias clave -­ Técnicas de comunicación efectiva Tópico directriz Es importante destacar que para el caso de los tópicos directrices, el contenido que se incluirá en las cápsulas está definido por un conjunto de conceptos, definiciones, estadísticas, objetivos y planeación de actividades que se sujetan a la vocación institucional del proyecto implementado. De manera que, el material de apoyo para llevar a cabo dichas cápsulas, es muy extenso. La labor de los consultores, coordinadores SIMAPRO y mandos medios, será seleccionar los conceptos adecuados, esquematizar la información que describe procesos y ponderar aquellos datos estadísticos que tendrán gran impacto para la consecución de los objetivos. No está por demás buscar información que, en el marco del tema y objetivos planteados, pueda explicar la situación local y estatal de la problemática abordada. Usualmente los informes institucionales refieren a datos globales, regionales y nacionales, omitiendo las especificidades de los estados y las localidades. Tópico secundario Una segunda fuente de información para acotar al contenido de las cápsulas de capacitación, son las vivencias diarias que se tienen en el área de trabajo; es decir, son todos aquéllos problemas técnicos, de comunicación, coordinación y demás asuntos que se 7 aglomeran en las jornadas de trabajo. Incluye también una revisión cualitativa del avance que muestran los gráficos de medición de los indicadores y la aclaración de conceptos, objetivos y planes que definen el quehacer último de la empresa. Para encontrar los tópicos que se requieren tratar en las reuniones de retroalimentación, se puede recurrir a: Reuniones Mini SIMAPRO. Es un esquema de retroalimentación diaria que tiene como objetivo establecer en un tiempo muy corto, las problemáticas, soluciones y aprendizajes que surgieron en la jornada de trabajo anterior. El diálogo continuo es la máxima de esta figura de la metodología SIMAPRO y permite dar cuenta de la participación, involucramiento y proposiciones de acción rápida, por parte de los trabajadores en sus respectivas áreas. Los encargados de coordinar el esquema de preguntas ¿Qué pasó ayer? ¿Cómo lo solucionamos? ¿Qué haremos hoy? es el jefe de turno/departamento, por lo que también corresponde a ellos, la tarea de documentar las problemáticas más recurrentes y encauzar así, los temas que requieren atención amplia. Los temas que se imparten en las reuniones mini SIMAPRO durante la semana pueden generar un tópico que merezca atenderse en una cápsula de capacitación para reafirmar ciertos contenidos: ¿CÓMO NOS FUE AYER/ ESTOS ÚLTIMOS DÍAS CON? LUNES Competencias Técnicas (Calidad y Productividad) MARTES Competencias Sociales (Comunicación) MIÉRCOLES Seguridad JUEVES Competencias Ambientales VIERNES Cápsulas de Capacitación A) Sobre el concepto más interesante de la semana B) Sobre el concepto no entendido de alguno de los días C) Sobre un área de oportunidad detectada D) Una comunicación de la dirección o gerencia, informar al trabajador de los planes de la empresa ¿QUÉ VAMOS A HACER HOY AL RESPECTO? ¿QUÉ HACE FALTA? ¿EN QUÉ DEBEMOS PONERNOS DE ACUERDO? 8 Se toma como ejemplo el trabajo realizado un día Jueves en una reunión Mini SIMAPRO del departamento Bodega de azúcar en el turno 1: JUEVES Productividad ÁREA DE BODEGA DE AZÚCAR/TURNO 1 ¿CÓMO NOS FUE AYER/ ESTOS ÚLTIMOS DÍAS CON? Se rompen muchos sacos, además las carruchas, los toboganes y bandas ensucian los sacos que van a ser embarcados. ¿QUÉ VAMOS A HACER HOY AL RESPECTO? Pedir que se revise la calidad del saco y del hilo para la costura y nosotros cuidar que no se aviente el saco desde mucha altura en caída libre. ¿QUÉ HACE FALTA? Eliminar el uso de carruchas (el proceso es más lento y cansa más al trabajador), colocar más bandas. ¿EN QUÉ DEBEMOS PONERNOS DE ACUERDO? En cumplir ambas partes con el convenio de bodega, los trabajadores siendo productivos y la empresa otorgando buenas condiciones para realizar la carga. El concentrado de esta información, ayudó en la formulación del contenido de una cápsula que se trabajará en la sesión del día siguiente: VIERNES Cápsulas de capacitación ÁREA DE BODEGA DE AZÚCAR/TURNO 1 ¿CÓMO NOS FUE AYER/ ESTOS ÚLTIMOS DÍAS CON? La manera en que podemos protegernos cargando de la manera correcta. ¿QUÉ VAMOS A HACER HOY AL RESPECTO? Ergonomía ¿QUÉ HACE FALTA? Orden y limpieza, las 5 S ¿EN QUÉ DEBEMOS PONERNOS DE ACUERDO? Arranque del programa SIMAPRO a partir de las reuniones 4.7, cuatro preguntas en 7 minutos. 9 De los componentes social, técnico y de sustentabilidad La planeación de una cápsula de capacitación, es un proceso analítico que debe pensarse con detenimiento, dando coherencia a los conceptos, definiciones y esquemas que se presentará a la población objetivo, a fin de incorporar también, temáticas transversales que conjugan una visión amplia, integral y coherente de los objetivos de la metodología SIMAPRO empatada con temas que ocupan atención de la OIT y de la propia empresa. El contenido de las cápsulas de capacitación, indistintamente del grupo al que se dirijan y de los tópicos tratados, tendrán la característica de integrar en el desarrollo de su contenido, tres elementos fundamentales para la implementación de la metodología SIMAPRO: 1. Componente Social. Se refiere a la incorporación de contenidos que tienen correspondencia con la esfera social en que se desenvuelve el trabajador y con su dimensión individual (integridad física-­‐‑
psicológica) afectada por las relaciones sociales de producción en que está inmerso. Las temáticas transversales que pueden trabajarse son: Componente Social • • • • • • • • • • • • • • • • • Alimentación Autocuidado Balance trabajo-­‐‑vida personal Capacitación Comunicación Comunidad Condiciones seguras Equidad e inclusión Equipo de protección Personal Estabilidad de Empleo Incentivos no remunerativos Motivación Participación-­‐‑diálogo Remuneración Salud en el trabajo Seguridad Social Trabajo Infantil 2. Componente Económico. Se corresponde con un elemento fundamental para la metodología SIMAPRO, el tema de los costos; siendo el incremento de la productividad un pilar esencial para lograr los objetivos sociales del proyecto, resulta de interés central, trabajar en el cometido de 10 reducción de costos. De tal manera, que la actividad de concientización y enrolamiento de los trabajadores en dicha dinámica, juega un papel muy importante para incidir en el proceso productivo que les ocupa, con miras a redundar en los servicios y beneficios sociales e individuales que les reportaría. Las temáticas que se pueden incluir son: Componente Económico • • • • • • • • • Calidad Costos-­‐‑desperdicio/re-­‐‑trabajo Costo insumos auxiliares Costos mano de obra Costos materia prima Diseño producto-­‐‑servicio Flexibilidad Ingresos Tiempo de proceso 3. Componente Medio Ambiental. El componente ambiental es el último pilar de los ejes transversales a considerar en la elaboración de una cápsula de capacitación, dando seguimiento a una visión holística de los “momentos” de un proceso productivo. Es decir, se pretende concientizar a los integrantes de la empresa sobre la optimización en el uso de recursos-­‐‑energía pretendiendo la sustentabilidad del proceso productivo. Implica además, poner atención en el manejo de desechos y desperdicios propios de su actividad, buscando aminorar el impacto ambiental que ello ocasiona. Y finalmente, pueden sugerirse actividades que incluya la concientización de los propios clientes y consumidores, a fin de crear un impacto virtuoso en la esfera social. Componente Medio Ambiental • • • • • • • • • • • • • Aumento de energía renovable Aumento de insumos “verdes” Biodiversidad Capacitación en medio ambiente Consumo de agua Descargas de agua contaminada Desperdicio Emisiones Contaminantes Energía Químicos Reciclaje Residuos Sólidos Uso de suelos 11 II. DESARROLLO Y DURACIÓN DE LAS CÁPSULAS El facilitador de las cápsulas de capacitación puede ser el coordinador SIMAPRO, los mandos medios o trabajadores con mayor experiencia en el tema a tratar; indistintamente de quien esté al frente del grupo de trabajo, tendrá la vocación de fomentar un área de respeto mutuo y confortabilidad para los presentes. Tomando en cuenta que la cápsula de capacitación se implementará al final de una reunión de retroalimentación, él/los facilitadores deben de generar un ambiente que capte la atención de su audiencia antes de dar inicio a las actividades planeadas. Para la etapa de facilitación de las cápsulas de capacitación se sugiere tomar en cuenta que: 1. El desarrollo del tema debe ceñirse a la planeación previa de la cápsula para hacer más eficientes los minutos destinados a su realización. 2. Se requiere la participación activa de los trabajadores en la dinámica grupal planeada. Para ello, se necesitan instrucciones claras y precisas sobre el procedimiento a seguir. 3. Ofrecer material escrito a los asistentes que les permita conservar la información más significativa y contemple un espacio para la elaboración de notas propias. 4. Incentivar la generación de propuestas de mejora y compromisos sobre el tema en el desempeño de las actividades cotidianas de los participantes. 5. Generar los registros de la asistencia, plan, propuestas, compromisos y acuerdos. 12 Las cápsulas de capacitación deben desarrollarse en un periodo de tiempo muy corto. Se realizarán al final de las reuniones de retroalimentación con el objetivo de reafirmar o evaluar los temas más significativos desarrollados. La duración de las cápsulas de retroalimentación, depende del tipo de reunión de retroalimentación que se esté atendiendo; y, se clasifican de la siguiente manera: 1. Cápsulas micro. En el caso de las reuniones Mini SIMAPRO, éstas tienen una duración de 10 a 20 minutos (contenido + reflexión/retroalimentación) al inicio de la jornada laboral, por lo que, impartir una cápsula micro en este espacio, requeriría de una actividad ceñida a esos tiempos. Se sugiere, dejar al menos 10 minutos para implementar una actividad que incluya sólo 5 cuestionamientos sencillos para reafirmar conceptos o procedimientos. 2. Cápsulas macro. En las reuniones Macro SIMAPRO se sugiere un tiempo de realización de 20 a 40 minutos. Es tiempo suficiente para desarrollar una cápsula que incluya el contenido (información breve y simple) más una actividad a desarrollar (cuestionario, falso y verdadero, etc.) TIPO MOMENTOS DURACIÓN DINÁMICA CONDUCE A COMPETENCIAS INVOLUCRADAS Cápsula Micro Reuniones Mini 10-­‐‑20 minutos Verbal & visual Cápsula Macro Reunión Macro 20-­‐‑40 minutos Verbal, visual & Escrita. Mejora preventiva, Mejora correctiva, innovación Técnicas, Sociales, Económicas, Ambientales. ACTIVIDADES Una cápsula de capacitación está compuesta por un cuerpo de información que atiende las líneas directrices del tópico a desarrollar y sigue además, las líneas transversales que ocupan interés en el tema social, económico y ambiental. Y un segundo componente de la cápsula es una actividad didáctica que tiene como objetivo, atraer la atención, opinión y conocimientos del público a que se dirige. Las actividades planeadas, pretenden ser el espacio de interacción entre el facilitador y el grupo a que se dirige para que, a través de un método inductivo-­‐‑deductivo, se puedan crear consensos, compromisos, afianzar conceptos, innovar en la práctica productiva, 13 concientizar sobre objetivos transversales y definir responsables en la ejecución de las mejoras que se propongan. ► Cuestionario La actividad que mejores resultados ha generado en la experiencia SIMAPRO, ha sido la elaboración de un cuestionario, en formato interrogativo o con oraciones afirmativas/negativas que se respondan con un Falso/Verdadero o un Sí/No. Esta sugerencia, no excluye la aplicación de otras actividades, siempre y cuando permitan involucrar la participación activa de los trabajadores con sus opiniones y experiencias de sus áreas de trabajo. El cuestionario es un conjunto de preguntas elaboradas de manera coherente y organizada. Las preguntas deben sujetarse a un ejercicio de reflexión previo que las estructure de acuerdo a la planeación y objetivos que se dirigen al grupo en cuestión. -­ Articulación del problema. Las preguntas en esta etapa son de tipo “Qué” y ayudan a describir la situación. Por ejemplo: ¿Qué sucedió? ¿Qué observaste o sentiste? ¿Qué fue lo más importante? -­ Análisis del problema. Las preguntas que se manejarán en esta etapa son de tipo “Por qué” para encausar la reflexión de las situaciones que se presentaron. Por ejemplo: ¿Por qué es importante? ¿Por qué piensas que sucedió? ¿Por qué te sentiste de esa manera? -­ Generación de hipótesis de teoría y solución. Las preguntas que ayudan a ponderar las posibles respuestas a los problemas y situaciones que se analizaron previamente, son del tipo “Cómo”. Por ejemplo: ¿Cómo podrías hacer la actividad de otra manera? ¿Cómo te sentirías mejor realizando ‘x’ actividad? -­ Formulación de la acción. Las preguntas que permiten focalizar el esfuerzo de reflexión en acciones y soluciones, son del tipo “Cuando/Qué”, “Dónde” y “Quién/Quienes” Por ejemplo: ¿Cuándo y de qué manera se realizará la actividad? ¿Dónde se aplicarán las mejoras consensadas? ¿Quién se encargará de la actividad y quiénes ejecutarán la tarea? 14 Ejemplo: Tema: Gestión de la merma en la producción de alimentos Componente Económico Componente Social Componente Ambiental ► Diagrama Causa-­‐‑Efecto Esta técnica también es conocida como Espina de pescado y fue planteada por Kauro Ishikawa. Consiste en la construcción de un diagrama mediante la identificación y definición de un problema específico para analizar sus causas. -­ Identificar el problema. Se escribe el efecto (problema-­‐‑tópico) con una frase corta y sencilla en un recuadro o ‘cabeza de pescado’. -­ Identificar categorías. Se trazan flechas sobre la línea principal y serán las categorías en que pueden clasificarse las causas del problema. -­ Identificar las causas. Mediante una lluvia de ideas se propondrán las causas que corresponden a cada categoría. -­ Analizar y discutir el diagrama. Ejemplo: 15 HERRAMIENTAS Las herramientas empleadas en las cápsulas de capacitación, deberán seleccionarse cuidadosamente, pensando en el impacto visual, auditivo y cognitivo que se espera en los participantes. ► Fotografías que muestren el área de trabajo, los problemas técnicos por resolver, prácticas y actitudes que se deben evitar o en su caso, estimular. ► Gráficos. El software de medición i SIMAPRO facilita los gráficos que muestran el historial de los puntos de efectividad de los indicadores de medición para cada departamento. Puede recurrirse también a la elaboración de gráficas en rotafolios, mientras se identifican y reflexionan los puntos de menor y mayor efectividad en una semana de trabajo. ► Dibujos técnicos. Son complementos que permiten la capacitación del personal, además de ejemplificar las fallas y el modo de proceder ante problemas técnicos del área de trabajo. ► Diagramas. Éstas herramientas permiten hacer la explicación simple y amena del contenido de la cápsula para quiénes interactúan en su desarrollo. ► Videos. Material complementario que hace efectivo el aprendizaje, estimulando la atención del público, mediante el intercambio de experiencias, la explicación de prácticas y conceptos del proyecto SIMAPRO o competencias clave. Existe material de apoyo en la página oficial del proyecto, con videos de reuniones y experiencias compartidas en la red SIMAPRO: http://www.simapro.oit.org 16 Marival
Cápsula por Ingenieria y M
Retroalimentación interdepartamental
III. TIPOLOGÍA NIVEL 1: OPERATIVO (TRABAJADORES) Las cápsulas de capacitación que tengan como objetivo esta población, deben tomar en cuenta que el lenguaje que se utilice para mostrar la información y la actividad planeada, debe ser muy simple. Se sugiere utilizar gráficos de relación y proceso para condensar la amplia literatura que se quiera transmitir; dado que, las láminas con mucho texto, suelen ser poco apropiadas para atraer la atención de los trabajadores. Siempre será bueno, mostrarles imágenes que les recuerden su propia área de trabajo, para que vayan relacionando de manera creativa los conceptos aprehendidos con sus actividades cotidianas. Una vez expuesto el contenido de la cápsula, será necesario reafirmar los conceptos aprehendidos con una actividad. La actividad incluye además, una serie de proposiciones que dan pauta a la discusión ampliada de subtemas que no pudieron explicarse detalladamente en la revisión del contenido, por cuestiones de tiempo. 17 Las siguientes acciones, ¿contribuyen a la disminución de la merma? Sí No 1. Mantener la puerta del refrigerador abierta, permite un acceso más rápido a los alimentos que requiero. 2. Incorporar platos vegetarianos en el menú. 3. Utilizar los productos que estén próximos a caducar 4. Las guarniciones exageradas son garantía de más clientes. 5. Descongelar alimentos y lavar frutas/verduras exponiéndolos al agua del grifo. 6. Orden y limpieza del área de trabajo La secuencia lógica de las preguntas y su coherente redacción, garantizarán un proceso inductivo por el que los trabajadores podrán plantear propuestas de mejora. Habrá que poner especial atención a la correcta redacción de las oraciones, a fin de evocar temas que el propio trabajador vaya poniendo sobre la mesa y que terminen por consensar acciones de impacto en las variables que se considerarán en futuras mediciones y evaluaciones. NOTA: Ejemplo de cápsula para Nivel I: trabajadores en documento adjunto: capsula_nivel I.ppt NIVEL 2: TÁCTICO (MANDOS MEDIOS) Las cápsulas de capacitación que se trabajen con el grupo de los mandos medios se desarrollarán con información más amplia. Es necesario compartir con los mandos medios los avances de las mediciones, los nuevos aspectos técnicos por implementar y demás puntualizaciones que aclaren de las dudas más sencillas a las más complejas; esto para tener entera certeza de que los contenidos trabajados, sean explicados y ejecutados según los objetivos en sus áreas de trabajo. Los mandos medios juegan un papel clave en la interlocución de los facilitadores de este tipo de cápsulas y los trabajadores bajo su mando que requieren ser instruidos en la puesta en marcha de acciones concretas para alcanzar los objetivos de productividad y de observancia social. 18 En la recopilación de información que se presenta a los mandos medios, es necesario armarlos con las herramientas necesarias para su inclusión en los temas impartidos, de manera que puedan atender con ellas, sus dudas en los momentos que lo requieran. Supongamos que en un primer momento, se impartirá una cápsula de capacitación para mandos medios que plantea la explicación de las etapas de implementación de la metodología SIMAPRO. Para ello, pueden valerse de instrumentos como: En el desarrollo del contenido de la cápsula, se puede ser más extensivo respecto a la información mostrada, sin embargo, siempre debe tenerse en cuenta que es mejor presentarla condensada en esquemas e imágenes, que en simple y llano texto. Finalmente, tiene que plantearse una actividad que permita reafirmar el bagaje conceptual impartido. Para el ejemplo, es de mayor trascendencia dejar en claro las etapas de implementación de la metodología SIMAPRO y los componentes básicos de la misma, por lo que se optó por realizar la actividad de construcción de un “diagrama causa-­‐‑efecto”. El diagrama permite ir comentando a la par, las principales características de cada uno de los conceptos que se van proponiendo. Una breve intervención de los participantes sobre el entendimiento y viabilidad que notan de estos en su área de trabajo, es suficiente retroalimentación introductoria para la metodología SIMAPRO. 19 NOTA: Ejemplo de cápsula Nivel II: mandos medios en documento adjunto: capsula_nivel II.ppt NIVEL 3: GESTIÓN (GERENCIA Y SINDICATO) En el nivel III de los grupos de gestión del proyecto, encontramos como población objetivo a los representantes del área de gerencia y del sindicato; de ahí que la naturaleza de presentación de las cápsulas de capacitación sea completamente distinta. Para este grupo en particular, se hará la validación de la cápsula que se bajará a los niveles de mandos medios y de trabajadores operarios. En este caso, la tarea consiste en validar no sólo el contenido y estructura de la cápsula, sino también, las acciones a que se pretende inducir la cápsula; es decir, el conjunto de propuestas de mejora y decisiones que irán implícitas en el planteamiento de las interrogantes. Es evidente que no se puede tener control absoluto sobre estas últimas propuestas, dado que en la práctica, el ingenio de los trabajadores llega a superar las expectativas de acciones que una cápsula ha planeado, pero al menos, marca una pauta con los mínimos resultados esperados. 20 Este tipo de cápsulas, se muestra a la gerencia y sindicato, como una radiografía entera de los objetivos que se pretenden alcanzar. No hay actividad de inducción ni deducción, los planteamientos se muestran tal como son. Viene a ser una guía que permite trabajar de manera consciente todo el contenido: cada concepto, esquema, tabla, gráfico e imágenes, cobran sentido. Este ejercicio de validación, debe incluir también al coordinador SIMAPRO y los mandos medios; para que en conjunto se decida la factibilidad de realización de las acciones planeadas, en los tiempos y costos propios de los departamentos de la empresa. NOTA: Ejemplo cápsula Nivel III: gerencia/sindicato en documento adjunto: capsula_nivel III.ppt CÁPSULAS I-­‐‑SIMAPRO La herramienta de medición iSIMAPRO es una excelente fuente de información para desarrollar los tópicos de las cápsulas de capacitación en las reuniones de retroalimentación. Ofrece facilidades inigualables para la elaboración de gráficos (de barras, lineales, circulares) que concentran los puntos de efectividad de los diferentes indicadores de medición. La tarea del análisis, retroalimentación y reflexión de los indicadores de medición, es fundamental para dar significado al avance en la productividad y la mejora continua. De ahí que, las cápsulas que deriven de este ejercicio serán de suma importancia para incluir a los trabajadores operarios en una tarea que cumple un doble objetivo: hacer llegar a los estratos de operación de la empresa, los lineamientos metodológicos y de procedimiento que se planean llevar a cabo para ejecutar diversos objetivos; y por el otro lado, permite a los trabajadores: discutir, opinar y proponer con base en su experiencia en el área de trabajo, las ideas complemento y de ajuste para dicha planeación. Elaboración: 1. Elegir indicador a tratar y la temporalidad en que se va a analizar. 2. Utilizar la plataforma http://www.isimapro.com para elaborar los gráficos. 21 3. Elaborar una presentación .ppt para analizar el indicador. Puede compararse con resultados de equipos del mismo departamento o con datos históricos. 4. Planear una actividad que permita la participación de los trabajadores con sus experiencias en la etapa de medición que corresponde. 5. Documentar propuestas de mejora en el sitio oficial iSIMAPRO: definir fecha de realización, responsables y costos. NOTA: Ejemplo de cápsula iSIMAPRO más elaborada en documento adjunto: capsula_isimapro.ppt CÁPSULA MINI GUÍA Ésta actividad permite trabajar con temas referidos a algún elemento del estándar de competencias; conocimientos asociados al estándar que refuercen la práctica del trabajo diario; y situaciones, prácticas y actitudes a evitar en ciertas áreas de trabajo. Tienen especial importancia, porque son ejercicios que derivan del formato de Guías de Autoformación y Evaluación por Competencias, de manera que son contenidos preestablecidos que invitan a trabajar en dinámicas de grupos en muy pequeños espacios de tiempo. Ejemplo: Mini Guía de Capacitación Atención a comensales y el servicio al cliente Desarrollo y resultados Cada participante cuenta con un ejemplar del material para trabajar y responde a las preguntas de manera grupal. La evaluación arrojó áreas de oportunidad y se trabajó en la concresión de propuestas de mejoras. Se llevó a cabo un ejercicio de roles, en donde cada mesero fue evaluado por sus propios compañeros al desarrollar una actividad propia de su área, de esa manera la retroalimentación, sugerencias y trabajo en equipo se afianzaron. 22 CONCLUSIÓN Las cápsulas de capacitación son instrumentos imprescindibles en el proceso de aprendizaje y reflexión que estimulan las reuniones de retroalimentación. Hacen referencia a una tarea formativa que requiere por ende, la homologación de criterios conceptuales y de operación para generar un aprendizaje significativo en los trabajadores. En este sentido, el involucramiento de los trabajadores, mandos medios y facilitadores hace único el espacio de confrontación de conocimientos, así como de la asimilación de criterios y conceptos clave para la mejora de actitudes, prácticas y competencias en el área de desempeño laboral. El diseño de las cápsulas de capacitación, evoca un ejercicio de reflexión y análisis de las condiciones preexistentes en el área de trabajo, la identificación de vacíos o debilidades en el manejo de ciertos conceptos y competencias clave y la rectificación de conductas y prácticas que entorpecen el desarrollo adecuado del proceso productivo. Se recomienda un manejo didáctico y participativo en la facilitación de las cápsulas de capacitación, a fin de evadir las ambigüedades que la tecnicidad y cientificidad de los conceptos y saberes propician a los trabajadores. Es importante que todos los miembros del grupo participen: opinando, cuestionando y concluyendo sobre el tópico abordado. 23 PASOS TIPO NIVEL I NIVEL II NIVEL III i-­‐‑SIMAPRO MINI GUÍA DISEÑO -­‐‑Preguntas cortas a partir de la Consensar tema observación. con los -­‐‑Ejemplos gráficos, trabajadores con dibujos, diagramas, base a las fotografías, videos necesidades de la y dinámicas a operación y el partir de la avance de la medición y la medición reflexión de resultados. Tema basado en el estándar a desarrollar. FACILITACIÓN -­‐‑Énfasis en la comunicación verbal y visual -­‐‑Mini guía con preguntas de autoevaluación que -­‐‑ Énfasis en la abarquen con comunicación suficiencia el tema. escrita. -­‐‑Material escrito para ser contestado durante la sesión. 1)Bienvenida. 2)Desarrollo del tema de acuerdo al plan. 3)Participación activa de los trabajadores. 4)Generación de propuestas de mejora. 5)Establecimiento de compromisos y acuerdos. Los dos resultados que se espera obtener con la aplicación de las cápsulas de capacitación son: a) La homologación de criterios de las prácticas y soluciones de problemas que se identifican en el área de trabajo. Esto permite consensar y coordinar el modo de proceder en situaciones críticas de operación de la empresa. b) El reconocimiento de áreas disfuncionales o áreas de oportunidad para proceder a la formulación y puesta en marcha de propuestas de mejora. La evaluación del alcance que han tenido las propuestas surgidas de estos espacios de reflexión admiten la rectificación, en el sentido y dirección, de aquellas con poco avance; así como el reconocimiento de las fortalezas que permitieron la consumación exitosa de las mejoras realizadas. 24