Gestor Adquisiciones y Contrataciones

Código: 1.4.12.62.1
MANUAL DESCRIPTIVO DE CARGOS
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GESTOR DE
ADQUISICIÓN Y CONTRATACIONES
UNIDAD DE ADQUISICIONES Y
CONTRATACIONES
Nombre del Cargo
Ubicación del cargo
TÉCNICO
APOYO
12
Nivel Ocupacional
Tipo de Proceso en el que participa
Categoría
Naturaleza del cargo
Asistir a personal de mayor nivel en la realización de tareas técnicas que requieren experiencia
para la elaboración de estudios, atención de trámites y consultas diversas planteadas por
usuarios internos relacionadas con los procesos de adquisición y contratación que la Institución
requiere para su debido funcionamiento.
Clase a la que pertenece el cargo
Gestor
Línea de reporte y supervisión del cargo
Reporta a: Encargado(a) de Adquisiciones y Contrataciones
Supervisa a: No aplica
Principales funciones y responsabilidades
ACTIVIDADES GENERALES
1. Apoyar en la implementación de políticas, lineamientos, normativa, manuales y
procedimientos relacionados con su ámbito de responsabilidad.
2. Apoyar en la recopilación, procesamiento y consolidación de información para la generación
de reportes, estudios, investigaciones, evaluaciones, criterios técnicos, estadísticas y
presentaciones, a solicitud de su superior inmediato.
3. Cumplir con las políticas, normas y procedimientos del Sistema de Control Interno
relacionados con su ámbito de responsabilidad.
4. Participar en reuniones, grupos especiales de trabajo y actividades diversas relacionadas
con su ámbito de competencia, trabajando en forma conjunta con funcionarios de otras
dependencias internas o externas cuando así se requiera y fomentando el trabajo en equipo
necesario para el logro de los objetivos institucionales.
5. Comunicar de forma oportuna a sus compañeros de trabajo o de otras dependencias, toda
aquella información necesaria o relevante para el desarrollo de las actividades asignadas en
cumplimiento de los objetivos institucionales.
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Nombre del Cargo
Ubicación del cargo
TÉCNICO
APOYO
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Nivel Ocupacional
Tipo de Proceso en el que participa
Categoría
6. Permanecer actualizado en su área de especialidad, así como sobre los cambios y nuevas
tendencias que se presentan en el entorno nacional e internacional impactando directa o
indirectamente su campo de acción.
7. Atender todos los requerimientos de información consultas, solicitudes de servicios que
realice su superior inmediato u otras dependencias internas.
8. Realizar la correcta aplicación de normas, disposiciones, leyes y reglamentos que rigen las
diferentes actividades a su cargo.
9. Realizar cualquier otra función sustantiva o administrativa que le sea asignada, que esté
asociada a la clase a la que pertenece el cargo tanto en las actividades generales como en
las específicas.
ACTIVIDADES ESPECÍFICAS
1. Recopilar los datos e información requeridos para la elaboración del Plan Anual de
Compras; mediante la habilitación del sistema utilizado para tal efecto y la coordinación con
las dependencias de la Institución.
2. Recibir, verificar, ingresar y registrar en sistema respectivo los suministros institucionales
gestionados previamente.
3. Recibir, analizar y gestionar las solicitudes de bienes y servicios generadas por las
dependencias; así como preparar y despachar los suministros al usuario interno.
4. Recopilar, procesar e integrar los insumos de datos e información requeridos para llevar a
cabo los diferentes requerimientos de análisis y estudios en materia de administración de
inventarios.
5. Aplicar las modificaciones al registro de proveedores, ya sea si se trata de un ingreso,
actualización de datos o retiro de proveedores del sistema; así como también ejecutar los
diferentes requerimientos operativos vinculados.
6. Registrar y actualizar en el sistema respectivo, los diferentes trámites correspondientes a los
procesos de adquisición o contratación activos en la Institución, ya sea que se trate de
compra directa, licitación abreviada o pública.
7. Recibir, integrar y remitir, cuando aplique y a las dependencias que corresponda, la
documentación técnica, legal o administrativa que remitan los proveedores como parte de
los procesos de adquisición o contratación que se encuentren activos en la Institución; para
su revisión y correspondiente procesamiento.
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CONTRATACIONES
Nombre del Cargo
Ubicación del cargo
TÉCNICO
APOYO
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Nivel Ocupacional
Tipo de Proceso en el que participa
Categoría
Condiciones ambientales y organizacionales
1. Supervisión recibida
Trabaja siguiendo directrices de su superior jerárquico o personal de mayor nivel de la
dependencia donde labora y aplicando lo dispuesto en la normativa, procedimientos, protocolos,
leyes, reglamentos, circulares y otras disposiciones aplicables a su área de actividad, así como
las indicaciones que le suministran sus superiores jerárquicos o funcionarios de mayor nivel. La
labor es evaluada por su superior jerárquico inmediato, por medio del análisis de informes que
presenta, así como la calidad y oportunidad en la prestación de los servicios o entrega de los
productos que se deriven del desempeño de las labores asignadas.
2. Supervisión ejercida
No realiza supervisión.
3. Responsabilidad por funciones
Es responsable porque los trabajos, servicios y actividades que realice propias de su función,
cumplan con las normas de calidad, eficiencia y oportunidad exigidas por los usuarios, según
los procedimientos establecidos para las actividades que atiende y aplicando los conocimientos
técnicos y experiencia en su campo de trabajo, para resolver diversos asuntos de la atención a
usuarios o de los procesos de los cuáles es parte.
Además es responsable por el manejo discrecional de la información confidencial que conoce
en el ejercicio de sus funciones.
Su acción debe desarrollarse dentro del marco jurídico y ético que rige al servidor público.
4. Responsabilidad por relaciones de trabajo
Su función genera relaciones con superiores, compañeros, funcionarios gobiernos locales, de
otras instituciones públicas, empresas privadas y público en general, las cuales deben ser
atendidas con tacto, discreción, cortesía y amabilidad, fomentando así relaciones armoniosas y
una alta calidad en el servicio.
5. Responsabilidad por equipo, materiales y valores
Es responsable por el adecuado empleo, mantenimiento y uso racional del equipo y los
materiales que se le han asignado para el cumplimiento de las actividades a su cargo.
Le corresponde, cuando sea necesario, brindar informes sobre el estado del equipo, útiles y
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Tipo de Proceso en el que participa
Categoría
materiales necesarios para realizar el trabajo.
6. Condiciones de trabajo
El trabajo se realiza en las instalaciones de la Institución, le puede corresponder laborar fuera
de su jornada ordinaria, cuando las necesidades institucionales así lo ameriten, situación que
deberá coordinar oportunamente la jefatura respectiva con la Administración y asegurando las
previsiones del caso para el reconocimiento de la jornada extraordinaria.
La actividad demanda la capacidad para analizar información variada y aplicar criterio técnico
para la ejecución de sus funciones.
Por la índole de las funciones y las demandas de los usuarios externos e internos, el trabajo
puede originar situaciones de bajo estrés.
7. Consecuencia del error
Los errores cometidos pueden provocar pérdidas económicas y materiales, daños o atrasos en
el desarrollo de las actividades desempeñadas y repercutir negativamente en el desempeño
organizacional de la dependencia donde labora, por lo que las actividades deben ser realizadas
con cuidado y precisión.
Asume responsabilidad administrativa, civil y penal, según sea el caso, cuando incurra en
alguna causal que atente contra los objetivos organizacionales y el interés público, de
conformidad con el marco jurídico vigente.
La revelación de información confidencial puede causar perjuicios a la organización y hasta
daños morales a terceras personas.
Competencias base asociadas al cargo
Competencias
Niveles por competencias
Inicial
Básico
Optimo
1
Experto
1. Orientación de servicio al usuario interno y externo
2. Planificación y Organización
3. Trabajo en equipo y cooperación
1
Las conductas esperadas en cada nivel de la competencia están definidas en el Diccionario de Competencias del IFAM.
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Categoría
Competencias
Niveles por competencias
Inicial
Básico
Optimo
1
Experto
4. Flexibilidad y adaptación al cambio
5. Comunicación Asertiva
6. Liderazgo
7. Construcción de relaciones interpersonales positivas
8. Negociación y Solución de Conflictos
9. Capacidad para aprender e investigar
10. Compromiso y calidad organizacional
Conocimientos técnicos y/o específicos
Debe mantener actualizados los conocimientos y técnicas propias de su especialidad, así como
el desarrollo de nuevas competencias técnicas con el fin de garantizar su idoneidad
permanente, por cuanto su labor exige una actitud proactiva y de servicio.
Además de los conocimientos propios de su formación, es elemental que conozca sobre:


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



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
Constitución Política de la República de Costa Rica
Ley General de la Administración Pública
Código Procesal Contencioso Administrativo
Ley de Administración Financiera y Presupuestos Públicos
Ley General de Control Interno
Manual de Normas de Control Interno (CGR)
Ley General de Archivo
Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública
Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento
Código de Trabajo
Código Municipal
Ley de Organización y Funcionamiento del IFAM
Normas específicas internas y externas: reglamentos, directrices y otros que regulan su
accionar.
Debe mantenerse actualizado en los siguientes temas:

Capacitación en paquetes informáticos o herramientas informáticas de oficina tales como:
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

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Ubicación del cargo
TÉCNICO
APOYO
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Tipo de Proceso en el que participa
Categoría
procesador de textos, hojas electrónicas, Outlook, etc., o conocimientos prácticos en ese
campo, conforme con los requerimientos del cargo y de la institución.
Sistemas tecnológicos para la gestión de adquisiciones y contrataciones en el sector
público.
Gestión de Riesgos y Control Interno
Requisitos del cargo
Formación Académica y Experiencia
Segundo año aprobado en una carrera universitaria en Administración de Empresas o
Administración Pública o afines a las indicadas y dos años de experiencia en labores
relacionadas con la especialidad del puesto o;
Bachiller en Educación Media y Técnico en Administración de Empresas o Administración
Pública o afines a las indicadas y dos años de experiencia en labores relacionadas con la
especialidad del puesto.
Poseer una combinación equivalente de estudios y experiencia de conformidad con la
normativa vigente.
Requisitos legales u otros

Cumplir con los requisitos especiales y legales, permisos, licencias y/o autorizaciones que
demande el desempeño de las tareas encomendadas, según cada caso en particular y que
son regulados por la normativa vigente.

Preferiblemente con Licencia de conducir B1 vigente.2
2
Se exceptuará de este requisito en este cargo, a aquellas personas con algún tipo de discapacidad que impida el cumplimiento del
mismo, previa presentación de certificación médica extendida por profesionales médicos de la Caja Costarricense de Seguro
Social, que así lo confirme.
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