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i : - A D Ü C E VifRACRUI
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- INSTRUCTIVO ^^^^^'^ - *
-
P A R A
LA ELABORACIÓN
DE LAS
DE PADRES
DE LIBROS
DE CAJA
ASOCIACIONES
DE FAMILIA.
Elaboró: Rosa Sandra Hernández R. Marzo 2012
«IH •
5.
IÍ3U
PRESENTACIÓN
Bajo las normas que establecen los reglamentos se ha elaborado el presente instructivo, con la
finalidad de asesorar debidamente a los integrantes de las Asociaciones de Padres así como al
personal directivo y docente, unificando criterios y formas para la elaboración de los libros de caja
de las Asociaciones de Padres de Familia, (y su revisión por la supervisión escolar) del Sector VII de
Educación Preescolar de la Secretaria de Educación en el estado de Veracruz de Ignacio de la Llave.
Los objetivos de las Asociaciones, Reglamento, atribuciones y demás lineamientos generales se
recomienda sean consultados en los documentos que ex profeso se han entregado.
Esperamos que con el presente instructivo, se aclaren algunas dudas y que la labor de asesores de
los directivos y docentes con las Asociaciones de Padres, en la captación, organización, distribución y
ejecución de los recursos, materiales y económicos de acuerdo a cada comunidad, redunden en
beneficio de una Escuela digna con educación de calidad.
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r-u.-,í
LIBRO DE CAJA
1.
2.
El libro de caja será de pasta g r u e s a o delgada y en este c a s o de 20 hojas, (cuaderno de contabilidad).
Las hojas d e b e n estar foliadas y c a d a hoja dividida en cuatro c o l u m n a s .
3.
En la primera hoja contendrá la leyenda:
•
'
•
•
•
-
- •"
'•
"Libro que consta de
hojas útiles, para la elaboración del Libro de Caja (ingresos y egresos)
de la Asociación de Padres de Familia del Jardín de Niños
Clave 30DJN
ubicado en la localidad de
municipio de
_ _ _ _ _
perteneciente a la Zona Escolar 110-1, Sector VII de Educación Preescolar de la Secretaría de
Educación y Cultura del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave,
a
de
del 200
: /vr'v-^
1*rc:>,<^ CAi^c
^\,
n
oc-oo i'í
irciL
1 ^
4.
5.
6.
No d e b e contener tachaduras o e n m e n d a d u r a s , borrones o corrector.
T o d a s las anotaciones se registrarán con tinta negra.
h
Las hojas que por equivocación se "hechen a perder", no se d e s p r e n d e r á n , se registrará la p a l a b r a
CANCELADA.
7. El lado izquierdo de la hoja será utilizada para escribir los ingresos y la parte derecha p a r a los e g r e s o s .
8. En la parte superior de cada hoja izquierda, se asentará la palabra I N G R E S O S , el m e s c o r r e s p o n d i e n t e y
el a ñ o .
9. En la parte superior de cada hoja derecha del m e s , se asentará la palabra E G R E S O S .
10. En la escritura de ingresos y egrooos será a renglón seguido. No se d e i a r a n renglones en "blanco",
11. I N G R E S O S :
^'
- - - ^
ii„,..r
S o n los ingresos de dinero, que se m a n e j e n en el mes que se registre y se asentarán c o m o se p r e s e n t a
en el ejemplo a continuación, para detallar su orden. (También se encuentra en la ilustración).
•
Ingresos. Mes y año.
•
Saldo del mes anterior, (o año lectivo anterior cuando se inicia éste).
•
Cooperaciones voluntarias: Son las que se recauden c a d a m e s de cada uno de ios g r u p o s de
menor a mayor grado. Ejem.: 1 " , 2°, 3°. .Las unitarias solo m a n e j a r á n un talonario y el total de
ingresos del m e s será ia s u m a de los recibos.
•
•
S u m a de cooperaciones voluntarias.
Otros conceptos.
En este apartado se consideran: Mañanitas Mexicanas, refrigerios,
donaciones de Autoridades o particulares, ventas o cualquier otro ingreso, etc.
S u m a de otros conceptos.
S u m a de ingresos.
- ,...„,
•
•
•
M e n o s s u m a de egresos.
•
•
Saldo para el próximo mes. ( o año en los casos de fin de curso).
En el caso de que durante el m e s no existieran ingresos, ver ilustración.
re
-
rifas,
.
•
•'
12. A b a j o de la c a n t i d a d del saldo para el próximo m e s , se m a r c a r a n d o s rayas, q u e indican q u e las
o p e r a c i o n e s esta c e r r a d a s o c o n c l u i d a s .
13. R e n g l o n e s a b a j o , en un m i s m o renglón s e p o n d r á n n o m b r e y f i r m a del Presidente d e la A . P . F . Sello d e la
A . P . F . y n o m b r e y f i r m a del t e s o r e r o d e la m i s m a .
14. R e n g l ó n a b a j o , el n o m b r e y firma d e la directora del plantel y sello del Jardín d e N i ñ o s .
15. Este s e r á revisado m e n s u a l m e n t e por la s u p e r v i s i ó n , e n t r e g a n d o d e b i d a m e n t e requisitado c o n n o m b r e s ,
f i r m a s y sello.
16. E G R E S O S :
E n e s t a hoja s e registrarán t o d o s los g a s t o s o salidas de d i n e r o , q u e i g u a l m e n t e d u r a n t e el m e s s e h a y a n
realizado, por m e d i o d e notas d e c o m p r a , facturas, recibos.
En este a p a r t a d o se h a c e la aclaración q u e los V a l e s , s o n d o c u m e n t o s p r o v i s i o n a l e s q u e s e c a n j e a r á n
p o s t e r i o r m e n t e por u n a n o t a d e c o m p r a , factura o recibo, por lo t a n t o no d e b e a p a r e c e r e n el libro d e caja
como comprobante de compra.
•
En la parte superior d e la hoja s e escribirá la palabra E G R E S O S .
•
En el siguiente renglón en la p r i m e r a c o l u m n a se a n o t a r á n e n orden n u m é r i c o p r o g r e s i v o , d e l 01
a l . . . . N u m e r o de notas, facturas o recibos d e l m e s . D u r a n t e el a ñ o escolar s e inicia c o n N ó . 0 1
hasta terminar el ciclo escolar.
•
En la c o l u m n a siguiente, s e anotará la f e c h a del d o c u m e n t o , i g u a l m e n t e e n o r d e n d e f e c h a
progresivo.
, k
•
••
En la tercera c o l u m n a se detallará b r e v e m e n t e el c o n c e p t o d e la nota, q u e s e r á n e x c l u s i v a m e n t e y
en este orden p a r a :
1. Material e d u c a t i v o .
2. Material d e a s e o .
3. Mobiliario y reparación del m i s m o .
"
- * %
..;.',> ^ . , '
•
4. M a n t e n i m i e n t o .
5. G a s t o s administrativos, (copias, material para registros, libretas, listas d e a s i s t e n c i a , etc.
Detallando en f o r m a clara y breve, para q u é o para q u i é n . . . q u é g r u p o , etc.)
6. Otros gastos. (Material de c o n s u m o para eventos o c e l e b r a c i o n e s . Gratificaciones a p e r s o n a l
no adscrito al J a r d í n , (para lo cual s u contratación d e b e r á de constar en el Libro d e A c t a s y
A c u e r d o s y estar a p r o b a d o por los p a d r e s de familia), p r e s t a m o s para rifas, etc.
7. En la cuarta c o l u m n a s e especificará el costo y junto a la cantidad s e s e ñ a l a r á c o n u n a letra y
color c o r r e s p o n d i e n t e , a q u e a p a r t a d o pertenece de los siguientes:
•
Ampliación, Mantenimiento y construcción.
M en color rojo.
•
Equipo y Mobiliario.
E
en color azul.
: t.:--:
^ >:
•
Material didáctico.
' ' .
' • •
•
Otros G a s t o s .
'
'
'•
'
o
P M r o l . • n.-*r,-?ni.>
•
Gratificaciones.
G
en color negro.
Esta m o d a l i d a d f a v o r e c e r á su clasificación, c u a n d o s e reporten en el Corte A n u a l d e
Movimiento d e f o n d o s .
17. Los libros estarán forrados c o n papel de un solo color. (Libro de caja, libro o libreta d e notas y t a l o n a r i o s ) .
Y plástico transparente. Rotulados c a d a uno con el n o m b r e del Jardín de niños y en los t a l o n a r i o s :
N o m b r e del Jardín, g r a d o , grupo y n ú m e r o de talonario en su c a s o .
* Por ser d o c u m e n t o s oficiales, s e les solicita evitar a d o r n o s s o b r e p u e s t o s o d i b u j a d o s en los libros o e n
el interior de las hojas.
18. D e b e r á estar a n e x a d o (pegado), en el interior de la portada, el P r o g r a m a d e a c t i v i d a d e s d e la A . P . F . , y al
t é r m i n o del a ñ o escolar, el corte a n u a l , c o n n o m b r e s , firmas y sellos.
19. Se r e c o m i e n d a que en la realización de Inauguraciones, visitas de A u t o r i d a d e s o e v e n t o s cívicos o
e d u c a t i v o s , si se ofrece un refrigerio, estos se realicen de m a n e r a m o d e s t a , para evitar g a s t o s tanto al
J a r d í n de Niños c o m o a los p a d r e s de familia, o buscar alguna alternativa para este e v e n t o .
4
^^^^ •
1^
-
C o m o la palabra lo indica, será todo lo q u e en dinero ingrese a la Tesorería de la A s o c i a c i ó n d e P a d r e s , por
los siguientes conceptos q u e se clasificarán e n :
COOPERACIONES VOLUNTARIAS:
•
Son las estipuladas por a c u e r d o de la S.P.F. y d e b e r á n constar en el Libro de Actas y A c u e r d o s .
•
Estas serán detalladas por g r a d o s y g r u p o s (en los c a s o s de Jardines completos) y s e r á lo q u e se
recaude en c a d a m e s . Ejem.:
(sub total)
1°. A. del recibo NÓ.
al recibo Nó.
1 °. B. del recibo Nó.
al recibo Nó.
Total de cooperaciones voluntarias:
Jardines Unitarios:
r . A., ó 1°., B., ó. 2°. Del recibo Nó.
(totales)
$
$
^
;'-;ff ^
*
,
.
^
al recibo Nó. $
$
$
$
_
.
$ _ ! _
OTROS CONCEPTOS:
^
. á;J;
En este apartado se especificarán:
•
Mañanitas M e x i c a n a s . ( K e r m e s s e nó.)
' --^^-^
'' '
*
•
Refrigerio. (Los jardines que lo manejen)
•
Rifas. Aquí se detallará: Rifa de
boletos con valor de $
c/u.
Ejemplo en la gráfica y se anotará en ia c o l u m n a correspondiente el T O T A L de ingreso por rifa,
NO LA G A N A N C I A , ya q u e en egresos se anotará el importe de la factura o nota de la c o m p r a
del artículo rifado.
DONACIONES:
Se considerará las d o n a c i o n e s aportadas por particulares o autoridades. A p a r e c e r á el recibo c o r r e s p o n d i e n t e
de la d o n a c i ó n con los n o m b r e s c o m p l e t o s del d o n a n t e .
.
- r ^ - =. Esta aportación deberá aparecer en el libro de Actas de la A . P . F .
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• .
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-
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,
•
I
a
VENTAS:
• ^
"
"
' " '
'"""^ " ' '
Se señalará y relacionarán los eventos que se realicen con este fin, o venta de algún material, etc.
Ejemplo:
V e n t a de antojitos en evento escolar:
$
$
V e n t a de ventana:
$
$
'5
EGRESOS
JERARQUIZACION DE GASTOS.
E g r e s o s indica t o d a s las salidas de dinero de la tesorería de la A . P . F . , q u e se g e n e r e n d u r a n t e los m e s e s del
año escolar, y la c o o p e r a c i ó n r e c a u d a d a por la m e s a directiva.
Se utilizará e x c l u s i v a m e n t e e n este o r d e n p a r a :
.
MATERIAL EDUCATIVO.
6 ©3ííi«íf«
•
•
MATERIAL DE ASEO.
•
MOBILIARIO Y REPARACIÓN DEL MISMO.
.
P R O P O R C I O N A R L O S S E R V I C I O S DE M A N T E N I M I E N T O , L I M P I E Z A Y O T R O S Q U E S E
R E A L I C E N C O N P E R S O N A L N O P R O P I O D E L P L A N T E L , EN B E N E F I C I O D E L J A R D I N D E
NIÑOS.
(En este a p a r t a d o la contratación del p e r s o n a l d e b e r á estar a u t o r i z a d o por los p a d r e s d e
familia y constar en el Libro de actas c o r r e s p o n d i e n t e .
.
> . .
.
G A S T O S A D M I N I S T R A T I V O S . m<^K>&íiB^^
C o p i a s fotostáticas.
•> Material p a r a registros escolares.
(Libretas, lapiceros, listas d e asistencia, etc.)
•
OTROS GASTOS.
^ ^
.
^
Material de c o n s u m o p a r a :
^
<i, '
'
'
Eventos.
u Celebraciones.
•
P r e s t a m o s para rifas.
(Deberá aparecer en el c u a d e r n o d e notas, la nota o factura del artículo q u e se c o m p r ó
para rifar o especificar si fue d o n a c i ó n de personal d o c e n t e , p a d r e de familia u a l g ú n
particular).
'
^
'
'
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- '.
-
NOTA IMPORTANTE:
•
>•
. -"
1,-1
,
-
i
.
,
•
N u e v a m e n t e se recuerda, que en la realización de I n a u g u r a c i o n e s , visitas d e A u t o r i d a d e s o
e v e n t o s cívicos o educativos, si se ofrece un refrigerio, estos se realicen de m a n e r a m o d e s t a ,
para evitar gastos, tanto al Jardín de Niños c o m o a los p a d r e s d e familia o buscar a l g u n a
alternativa.
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. ^
6
T A L O N A R I O S DE RECIBOS DE C O O P E R A C I O N E S V O L U N T A R I A S
Recibí de
La cantidad de
Por concepto de:
Sello e n la parte desprendible del recibo.
1.
Los m a n e j a r á el t e s o r e r o de la Asociación de Padres de Familia.
2.
T o d o s los recibos estarán foliados.
.-^
Preferentemente se solicita q u e los talonarios sean los que distribuye la supervisión escolar, y a q u e
contienen todos los datos necesarios.
3.
C a d a recibo constará de original y copia. (Original para el padre de familia y copia p a r a el talonario)
4.
C a d a recibo d e b e r á n estar sellados original y copia con el sello de la A . P . F . , e n t r e las p a l a b r a s :
Presidente y T e s o r e r o ,
-fnn-i «p'
jtJ
N o m b r e y firma del presidente y tesorero de la A . P . F . en c a d a recibo.
5.
6.
7.
En la parte de atrás de c a d a recibo, llevara el n o m b r e y firma de c a d a v o c a l , si es q u e
e n c a r g a d a s de la recaudación de c o o p e r a c i o n e s .
T o d o s los recibos estarán escritos con tinta.
^-WH
están
8.
Si existe una e q u i v o c a c i ó n en la hechura del recibo, se cancelará sin d e s p r e n d e r del t a l o n a r i o ,
escribiendo la palabra cancelado en original y copia. Si el recibo f u e e n t r e g a d o se r e c u p e r a r á el
original, para anexarlo a la copia y cancelar original y copia.
9. T o d o s los recibos c a n c e l a d o s constarán de original y copia, c a n c e l a n d o con letra.
10. Al termino de c a d a m e s , se p e g a r á un separador con los datos de los ingresos, los n i j m e r o s d e los
recibos (del recibo #
al #
). En la pestaña se señalará el mes.
1 1 . Cada talonario estará forrado con papel del m i s m o color del Libro de Caja y del c u a d e r n o de n o t a s .
Plástico transparente y con los datos del Jardín de Niños, grado, grupo y n ú m e r o de talonario.
•
C u a n d o se utilice m á s d e un talonario de c a d a g r u p o , se sugiere n u m e r a r l o s p r o g r e s i v a m e n t e .
Ejemplo: 1 " . A Talonario # 1.
1 °. A. Talonario # 2.
;
J..
,H
_<,.M,I'.
12. En el c a s o de los Jardines de Niños unitarios, se utilizará un talonario para los grupos.
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r
.
i.---^^
RECIBO
c d 031 'm
FACTURAS:
•
•
•
FACTURAS, NOTAS O RECIBOS
S o n f o r m a t o s que e n t r e g a n las c a s a s c o m e r c i a l e s y r e g u l a r m e n t e c u e n t a n c o n los d a t o s
impresos del e s t a b l e c i m i e n t o y su R.F.C.
D e b e r á n estar a n o m b r e del Jardín de Niños o a la S o c i e d a d de Padres de Familia, no a
particulares, d o c e n t e s ni directivos.
Estarán firmadas y selladas por el presidente y tesorero de la Sociedad.
~in.^Tí>-Wí
NOTAS:
Especificarán el artículo q u e se c o m p r ó , c a n t i d a d , precio y total. Se a n e x a r á el c o m p r o b a n t e
d e caja registradora. Se h a r á una e x c e p c i ó n en las c o m p r a s en las localidades y q u e no
c u e n t a n con caja registradora. Pero se solicita p r e f e r e n t e m e n t e q u e las c o m p r a s s e a n e n
comercios establecidos.
Se escribirá e n la nota, n o m b r e y firma de la p e r s o n a q u e realizó la c o m p r a y el n o m b r e y f i r m a
de quien realizó el p a g o .
^
--'.xj*. i
Deberán c o n t e n e r el sello del c o m e r c i o c o n los datos del R.F.C.
D e b e r á n estar f i r m a d a s y selladas por el presidente y tesorero de la A . P . F .
'
RECIBOS:
Estos se e x t e n d e r á n por p a g o de honorarios, servicios prestados, etc.
D e b e r á c o n t e n e r los d a t o s exactos de la p e r s o n a contratada, en el o r d e n : servicio p r e s t a d o ,
lugar y f e c h a , n o m b r e c o m p l e t o de la p e r s o n a , domicilio, R.F.C. y n o m b r e y f i n i a .
C o m o registro llevará: sello, n o m b r e y firma del presidente, tesorero y director d e la e s c u e l a .
D e b e r á estar f i r m a d o y sellado por el presidente y tesorero de la A . P . F .
E j e m p l o de la elaboración de un recibo:
Bueno Por S
Recibí del Jardín de Niños
Clave:
ubicado en
La cantidad de $
(con letra), por concepto de pago por el servicio
de:
que se realizó en el Jardín de Niños arriba
señalado.
Maltrata, Ver., a
de
del año
RECIBI
Sr.
Nombre y firma
Domicilio completo.
R.F.C.
8
v
CCJ-OT
,
1.
2.
3.
C U A D E R N O DE NOTAS DE C O M P R A
Í
_
00.08 í ;
^
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1 »
. /
/:
«^i:
14
\
Se r e c o m i e n d a s e a un c u a d e r n o foliado, de hojas blancas y t a m a ñ o profesional.
f
~'
Las notas se p e g a r á n p r o g r e s i v a m e n t e , en el orden que se asiente en el Libro de C a j a .
La n u m e r a c i ó n se hará dentro de un círculo color rojo, en el e x t r e m o superior izquierdo, q u e
c a n c e l a r á parte de la nota, factura o recibo y la hoja.
,
Ejemplo:
Pegar...
4.
5.
6.
7.
8.
Se utilizaran las hojas por los dos lados
"
'
~
'
'
"
Las notas se p e g a r á n ( a lo a n c h o de la parte superior) s e g ú n su t a m a ñ o 1, 2 ó 3 en c a d a hoja, p a r a
ahorrar espacio.
P r e f e r e n t e m e n t e no se adornarán las hojas c o n dibujos, g u í a s , etc.
En la parte superior de c a d a hoja al inicio del mes, se s e ñ a l a r á el m e s . Ejem.: E N E R O , F E B R E R O ,
etc.
A l g u n o s libros o libretas de notas, han presentado con una p e s t a ñ a s e ñ a l a n d o el m e s y ha servido de
mucho.
I N G R E S O S DEL MES DE A G O S T O DEL 2004
SALDO DEL ANO ANTERIOR:
Cooperaciones Voluntarias:
1°. A. Recibo del Nó.
al Nó.
1°. B. Recibo del Nó.
al Nó.
2°. (2°.-1. ó. 2°.-2. etc.) del Recibo Nó.
al Recibo Nó.
Suman cooperaciones voluntarias:
Otros conceptos:
Mañanita Mexicana.
Venta de refrigerio.
Rifa de
50 boletos a $
c/u.
Donación económica del Sr.
Venta de
Suman otros conceptos:
Suman Ingresos:
Menos Egresos del mes:
Saldo para el próximo mes:
N o m b r e y firma del Presidente de la A P F
SELLO
N o m b r e y firma de la directora del plantel.
SELLO
N o m b r e y firma del Presidente de la A.P.F.
12
$ 100.00
$ 50.00
$70.00
$ 80.00
$ 200.00
$
$
$
$
$
50.00
50.00
150.00
50.00
50.00
$
$
$
$
350.00
650.00
500.00
150.00
EGRESOS
01
02
03
04
05
06
16
20
21
21
21
22
08
08
08
08
08
08
04
04
04
04
04
04
.
'?:k<3flfM\
Compra de 30 cepillos dentales para el grupo de 1°.A.
Compra de material de aseo (escoba, cepillo).
Reparación de 4 sillitas del grupo de 1°. B.
Copias fotostáticas de Actas de Nacimiento de 30 niños del Jardín.
Recibo de la supervisión por pago de flete de libros de 3er. Grado.
Compra de una licuadora para Rifa. Según Factura Nó.
Suman Egresos del Mes:
$ 250.00
$ 50.00
$ 50.00
$ 25.00
$ 25.00
$ 100.00
$ 500.00
¡
13
D
0
M
0
0
0
INGRESOS DEL MES DE SEPTIEMBRE DEL 2004
SALDO DEL MES ANTERIOR:
Cooperaciones Voluntarias:
Otros conceptos:
Suman Ingresos:
Menos Egresos del mes:
Saldo para el próximo mes:
$ 150.00
$
0.00
$
0.00
$ 150.00
$210.00
( $ 60.00 )
í
N o m b r e y firma del PresicJente de ia A P . F
sello
í
Norriufc y firma de la directora dei piantei
seno
\
\e y firma dei Presidente de la A P.F
\
V
^
EGRESOS
14
07
08
09
10
01
03
25
29
09
09
09
09
04
04
04
04
Compra De 50 tijeras para todos los grupos.
Compra de material de limpieza, (jerga, jabón, cloro.
Compra e instalación de 2 cristales para ventanas de aula de 1°. A.
Gratificación por servicios prestados. Podar pasto de áreas verdes.
Suman Egresos:
15
$ 100.00
$ 40.00
$ 40.00
$ 30.00
$210.00
D
0
E
G
INGRESOS DEL MES DE O C T U B R E DEL 2004
SALDO DEL MES ANTERIOR.
Cooperaciones Voluntarias:
1°. A. Recibo del Nó.
al Nó.
1°. B. Recibo del Nó.
al Nó.
2°. U.Recibo del Nó.
al Nó.
Suman cooperaciones voluntarias:
Otros conceptos:
Venta de
Suman otros conceptos:
Suman Ingresos:
Menos Egresos del mes:
Saldo para el próximo mes:
N o m b r e y firma del Presidente de la A.P.F.
Nombre y firma de la directora del plantel.
t'..-LLO
($ 60.00)
$ 30.00
$ 50.00
$120.00
$ 200.00
$ 60.00
$ 60.00
$ 200.00
$
0.00
$ 200.00
Nombre y firma del Presidente de la A.P.F.
SELLO
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EGRESOS
NO HUBO EGRESOS.
Elaboró el instructivo: R. Sandra Hernández Rodríguez. / 2000
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