Circular Acta de entrega mayo 2015

Transcripción

MOMENTOS DE VERDAD AUTECO
Apreciada red de socios comerciales,
Realizar adecuadamente la entrega memorable de la motocicleta, tal como fue planteada
desde el año pasado en las convenciones regionales, nos permitirá afianzar la relación
con nuestros usuarios, sorprenderlos y convertir este momento en una experiencia
inolvidable para ellos, que haga que el vínculo que se crea entre los clientes, ustedes y
Auteco sea fuerte, duradero y emotivo.
Recordemos los pasos para lograr una
entrega impecable con nuestros clientes:
1. Alistamiento
2. Pre-Entrega
3. Citación a Entrega
4. Entrega Emotiva
5. Entrega Técnica
6. Seguridad Vial
Hoy les queremos compartir una herramienta muy
importante para llevar a cabo correctamente nuestro
proceso de Pre-Entrega: Se trata del
ACTA DE ENTREGA.
El acta de entrega es un documento que le permite
tanto a nuestros usuarios como a ustedes tener
constancia de que el vehículo ha sido entregado con
toda la documentación, accesorios e información
requerida para su adecuado uso como las garantías.
Adicionalmente será el medio por el cual haremos
cumplir la circular única de la superintendencia en
donde se nos exige certificar la entrega
completa y relacionar toda la información
pertinente a las garantías. Por último nos
ayudará a dar cumplimiento a la Ley 1581
de 2012 en donde se establecen los
parámetros adecuados para la recolección,
almacenamiento y tratamiento de los datos
personales de nuestros clientes.
AUTECO TE INVITA A SER UN MOTOCICLISTA EJEMPLAR
¿Cómo implementar
acta de entrega?
El acta de entrega estará vinculada en nuestro sistema de información
IMPACTA. Los pasos a seguir son:
1. Ingresar a la página
www.auteco.com.co/im
pacta y diligencie su
usuario y contraseña. Se
verá la siguiente imagen
en sus pantallas:
2. Ingresar a link “Impacta”
en la columna izquierda
de su pantalla como se
indica en la imagen:
3. Aparecerá la página de
inicio de Impacta y en la
parte superior derecha se
debe ingresar al botón
“SERVICIO POSVENTA” y
posteriormente darle clic a
la opción “Generación de
Acta de Entrega”
4. Ingresar el ‘Número de
motor’ y ‘Número de
chasis’ del vehículo y dar
clic en botón “Aceptar”.
5. Al dar clic en “Aceptar” deberá salir la información del producto como se muestra en la siguiente
imagen. Se debe verificar que toda la información este correcta y registrar la
información faltante en los
campos:
a.
Placa: Registrar tal cual como lo indica la matrícula de la motocicleta.
b.
Clase: Seleccionar si es ‘Motocicleta’ o ‘Motocarro’.
c.
Consecutivo Manual de
Garantía: registrar la fecha
de actualización del
manual de garantía que se
indica en la primera página
de dicho manual así:
6. En el bloque de “Información del Distribuidor o Taller” se muestra la información de la
persona que entrega. En identificación y nombre sale la información de quien registra como
usuario de Impacta, pero
se debe adicionar el
nombre de la persona que
le hará la entrega al
usuario final en el campo
Vendedor, tal como se
muestra en la siguiente
imagen:
7. Posteriormente se ingresa
toda la información del
propietario, el contacto y
quien recibe:
a.
Propietario: Es a nombre de quien quedan los papeles de la motocicleta. Al ingresar el tipo y
número de documento del propietario, la información restante de ‘Información del propietario’ se
auto-completará debido a
que fue ingresada
posteriormente durante el
alistamiento. Sin embargo,
se debe revisar que toda la
información esté completa y
correcta. En caso de que no
se haya ingresado el
alistamiento desde el CSA
se debe proceder a ingresar
manualmente la
información.
b.
Contacto: Puede ser la persona que acompañe al propietario a comprar la motocicleta o quien la
vaya a conducir.
Al ingresar el tipo y número de documento del contacto, la información restante de ‘Información
del contacto’ se auto-completará. Sin embargo, se debe revisar que toda la información esté
completa y correcta. Si no se auto-completa se deben llenar todos los campos posibles.
En caso de que no exista
contacto se activa la
opción de “Contacto igual
a propietario” que se
encuentra al lado derecho
y así la información del
propietario se replicará en
el contacto.
c.
Quien recibe: Es la persona que el propietario autoriza para que recoja la moto. En este caso el
concesionario es responsable de realizar los procedimientos que correspondan para que otra
persona diferente al propietario pueda reclamar el vehículo.
Si quien recoge la moto es
el mismo propietario se
activa la opción “Recibe
el propietario” que se
encuentra al lado derecho
en el bloque de
‘Información del
propietario’. Esto hará que
se auto-complete la
información de quien
recibe con la del
propietario.
8. Ingresar la información de
los campos ‘Número de
factura’ y ‘Fecha de
facturación’:
9. Activar el botón de “Preentrega” cuando se haya revisado que los siguientes pasos se hayan
cumplido:
· Revisar tarjeta de propiedad, SOAT y certificado de gases.
· Verificar que la información de los documentos esté siempre correcta: nombre, cédula, chasis,
motor, placa, color, modelo, fechas.
· Tener listos: manual de garantía, factura y accesorios
· Verificar el buen
funcionamiento de toda
la moto
10. Seleccionar todos los
elementos que se le van
a entregar al cliente. Si
algún elemento no se
encuentra en el listado se
activa la opción ‘Otro’ y
se escribe que otro(s)
elemento(s) se le van a
dar (Ej: Morral para el
casco)
11. Si se requiere hacer alguna anotación u observación hay un campo disponible llamado
“Observaciones Adicionales”.
12. En el paso número 11 habrá terminado los pasos a seguir en la Pre-entrega del protocolo de
entrega memorable, pues los pasos siguientes deberán hacerse cuando el cliente se encuentre
en el concesionario para completar y validar la información y firmar el acta de entrega. Por lo
tanto en este paso debemos proceder a guardar como borrador presionando el botón
“Guardar” ubicado en la parte inferior del acta para poder ingresar nuevamente cuando el
cliente llegue al concesionario.
13. Cuando el cliente llegue al concesionario y se le haga la Entrega Emotiva y Técnica de la
motocicleta, usted debe volver a ingresar a Impacta para poder validar la información del
cliente que había registrado y complementarla con la información que le haga falta. Para esto,
debe buscar el acta de entrega a través de la “Hoja de Vida” de la motocicleta en la opción del
botón “Servicio
Posventa” en la parte
superior derecha:
Ingresar el número de motor y luego de dar clic en el botón “Aceptar”. La aplicación mostrará la
hoja de vida de la motocicleta y se le habilitará el botón de “Acta de Entrega” que se encuentra
en el lado derecho de la información del producto. Este botón lo llevará al formulario de acta de
entrega que se guardó como borrador con anterioridad.
14. Es importante validar con el cliente la información como número de documento, nombre
completo, número de teléfono fijo y celular, dirección, correo electrónico y fecha de nacimiento
y completar lo que haga falta. Igualmente mencionarle todos los elementos que se le van a
entregar y para dar cumplimiento a la Ley Habeas Data 1581 de 2012 se debe pedir la
autorización del cliente tal como se expresa en el texto incluido en el bloque “Ley de Habeas
Data” y marcar la
opción ‘Si’ en caso de
que el cliente autorice.
15. Luego de revisar que toda la información este completa y correcta dar clic al botón “Generar”.
Una vez se presione este botón no podrá volver a hacer cambios al Acta de Entrega, por lo tanto
se recomienda revisar
la información con el
usuario antes de
generarla.
16. El Acta de Entrega estará lista para imprimir. La aplicación le ofrecerá la opción de descargarla
y abrirla y le saldrá el siguiente mensaje:
17. Se deben imprimir dos copias, una para el cliente y una que debe archivar el concesionario
como constancia de que el cliente recibió a conformidad la motocicleta y autorizó el tratamiento
de los datos. Ambas impresiones deben estar firmadas por el cliente y el asesor comercial.
18. Así se verá el documento de Acta de Entrega que se debe imprimir para hacerlo firmar por el
asesor comercial y el cliente que recibe:
19. Luego de haber firmado el acta de entrega se debe digitalizar el documento para adjuntarlo en
Impacta y así dejar constancia de que el cliente recibió a conformidad el vehículo y sus
elementos y nos brindó la autorización para gestionar sus datos.
El documento puede ser digitalizado a través de un escáner o algún dispositivo que le permita
capturar imágenes con buena resolución, como un Smartphone o Tablet.
20. Para adjuntar el documento debe volver a ingresar al acta de entrega del cliente a través de la
“Hoja de Vida” de la motocicleta (igual que en el paso 13). En el acta de entrega debe ubicarse
en la parte inferior en el bloque “Adjuntar/Descargar archivo” y presionar el botón “Adicionar”.
Luego presionar
el botón “Buscar”
Inmediatamente le aparecerá un recuadro para que seleccione el archivo a adjuntar,
presionando el botón “Examinar” y eligiendo el archivo dentro de la carpeta donde se haya
guardado la imagen digitalizada y posteriormente dando clic en el botón “Adjuntar”.
Finalmente valide que el archivo si se haya adjuntado correctamente y en caso de que requiera
descargarlo también lo podrá hacer a través del botón “Descargar”.

Circular Acta de entrega mayo 2015

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