Practical Guidance_es_paulina

DG ECHO Annex III to the FPA: General Conditions applicable to European Union Grant Agreements with Humanitarian
Organisations
WHAT CHANGES WITH THE NEW FINANCIAL REGULATION (AND ITS RULES OF APPLICATION)?
Changes applicable to the Grant agreements signed as of 1/01/2013
Art. n°
Revised article
6
Access to agreement related documents by third
parties
Without prejudice to Article 23 herein, the Parties commit
to grant third parties access to any document,
information or other material directly related to the Grant
Agreement after having received the written authorisation
of the other Party. This obligation remains valid for a
period of five years following the payment of the balance,
and for three years in the case of the maximum value of
the grant is not more than EUR 60.000.
This is without prejudice to the Humanitarian
Organisation's obligation to respect the applicable
national regulation on record keeping.
9.2
Entry into force of the Grant Agreement
An authorised representative of the Humanitarian
Organisation shall sign and return one original of the
Grant Agreement to the Commission by registered letter
with advice of delivery or equivalent procedure within 15
calendar days following its receipt. In any case, Grant
Cambios prácticos (para el uso por el Helpdesk de los Socios y
en las capacitaciones)
El acceso por terceros a los documentos relativos a la acción
ahora tiene que ser otorgado por 5 años a partir del pago del
saldo de la acción (antes este plazo era de 5 años después de
la fecha de finalización de la acción).
Ojo: En el caso que no sea debido el pago final, el derecho de
acceso tiene que ser otorgado por 5 años a partir de la
recepción de la nota de débito / carta de cierre.
Una nueva fecha límite ha sido introducida en el caso de
subvenciones de bajo importe: cuando el total de la subvención
adjudicada es ≤ 60.000 € el período del derecho de acceso está
reducido a 3 años a partir del pago del saldo final (o recepción
de la nota de débito / carta de cierre).
La referencia a los reglamentos nacionales ha sido fortalecida.
Además de la obligación que concede el acceso a los
documentos, la Organización Humanitaria tiene también que
respetar los reglamentos nacionales aplicables al mantenimiento
de los registros contables.
Ya no es necesario firmar Convenios en el mismo año de la
Comisión, por lo tanto la Comisión podrá firmar el 29 de
diciembre del año N y la organización humanitaria, el 2 de enero
del año N +1.
Art. n°
13
Revised article
Cambios prácticos (para el uso por el Helpdesk de los Socios y
en las capacitaciones)
Agreements have to be signed by the Humanitarian
Organisation in the same calendar year of their signature
by the Commission.
Subject to the requirements established in this Article,
Grant Agreements shall be considered to be concluded
and will enter into force on the date of receipt by the
Commission of the original Grant Agreement signed by
the Humanitarian Organisation, independently of the start
date of the Action as laid down in Article 2 of the Special
Conditions.
In case of non-compliance with the present Article, the
Commission reserves its right to declare the Grant
Agreement null and void.
Award of contracts
Ningunos cambios prácticos, se actualizaron las referencias
131. Contracting arrangements
legales.
When the implementation of the Action requires the
award of procurement contracts by the Humanitarian
Organisation, the Action proposal shall mention the
envisaged
activities
and
related
procurement
procedures.
(…)
13.2. Applicable procurement rules
The Humanitarian Organisation shall procure supplies,
works or services in the context of the Action in
accordance with the principles, rules and procedures on
procurement established in Annex IV to the Framework
Partnership Agreement. These principles, rules and
procedures are an integral part of the Grant Agreement.
In case of non-compliance, the Commission shall decide
on the eligibility of the related costs.
Art. n°
18.2 g)
Revised article
This is without prejudice to the Commission's right to
impose administrative and financial penalties in
accordance with the Regulation No 966/2012 of 25
October 2012 of the European Parliament and of the
Council on the financial rules applicable to the general
budget of the Union and repealing Council Regulation
(EC, Euratom) No 1605/2002 (hereafter referred to as
"the Financial Regulation") 3 and with the Commission
Delegated Regulation on the rules of application of
Regulation of the European Parliament and of the
Council on the financial rules applicable to the general
budget of the Union , (hereafter referred to as "the Rules
of Applications").
18.2. Eligible costs
(…)
g) the financial support to beneficiaries, including cash
distribution, distribution of cash to the beneficiaries;
subject to the conditions established in Article 137 of the
Financial Regulation and to the article 210 of the Rules
of Application;
Cambios prácticos (para el uso por el Helpdesk de los Socios y
en las capacitaciones)
Distribuciones en efectivo a los beneficiarios permanecen
admisibles: el Nuevo artículo del Reglamento Financiero (137)
aclara y extende las condiciones básicas con las que la
Organización Humanitaria tiene que cumplir para ejecutar estas
actividades:
- Las condiciones para la concesión del apoyo financiero
están definidas estrictamente en el convenio de
subvención, con el fin de evitar que la Organización
Humanitaria ejerza su derecho de discreción;
- Los importes de esta ayuda financiera a terceros son
pequeños: el artículo 210 del Reglamento de Aplicación
establece que el importe máximo por beneficiario final
está limitado a un máximo de € 60.000 (antes era un
máximo de € 10,000), pero ya no existe ningún umbral
máximo por convenio (era de € 100,000); Este límite
puede ser revocado cuando el apoyo financiero a
terceros constituye el primer propósito de la acción.
Art. n°
Revised article
18.2 k)
ADDED
k) in accordance with Article 126(3)(c) of the Financial
Regulation and Article 187 of the Rules of application,
duties, taxes and charges paid by the Humanitarian
Organisation, including value added tax (VAT), provided
that they cannot be recovered and are included in
eligible direct costs, or unless specified otherwise in the
Agreement.
MODIFIED
- duties, taxes and charges (including recoverable value
added tax (VAT)), unless the Humanitarian Organisation
can demonstrate that it is not able to reclaim them, in
accordance with Article 126(3)(c) of the Financial
Regulation and Article 187 of the Rules of application
according to the applicable national legislation. If
reimbursement occurs after the submission of the Final
report, the Humanitarian Organisation shall inform the
Commission, who will launch its recovery.
Pre-financing
The Commission shall make a pre-financing payment to
the Humanitarian Organisation within 30 calendar days
following the entry into force of the Grant Agreement.
(…).
18.6
20.1
Cambios prácticos (para el uso por el Helpdesk de los Socios y
en las capacitaciones)
- Las actividades que podrán recibir apoyo financiero
tienen que estar enumeradas en el Convenio de
Subvención;
- Las definiciones de las personas o categorías de
personas que podrán recibir apoyo financiero y los
criterios para concederlo deben ser mencionados en el
convenio de subvención.
Ningunos cambios prácticos: impuestos y cargos son admisibles
siempre y cuando la Organización Humanitaria puede demostrar
que no pueden ser recobrados y que estos gastos están bien
incluidos en los gastos directos admisibles.
De todas formas, el Convenio podría decidir excluir
automáticamente impuestos y cargos de los gastos directos
admisibles.
Ningunos cambios prácticos: se añadió una referencia a un
artículo del Nuevo Reglamento Financiero (en lugar de la ley
nacional).
El Reglamento de Aplicación (art. 187) proporciona ahora una
explicación detallada de los casos en los que el IVA no es
recuperable, dependiendo de las actividades de la Organización
Humanitaria, y no de su estado. Por lo tanto, no se pedirá más
una prueba de la situación fiscal (quedan excluidas las
actividades de las instituciones públicas en los Estados
miembros).
La prefinanciación es debida ahora a los 30 (en lugar de 45)
días siguientes a la entrada en vigor del Convenio.
Art. n°
20.2
21.2
22.1
Revised article
Cambios prácticos (para el uso por el Helpdesk de los Socios y
en las capacitaciones)
Bank interests generated by pre-financing
Anteriormente el interés generado en caso de una
DELETED
prefinanciación superior a 750.000 € Y de duración de la acción
de más de 12 meses era debido a la Comisión. El Socio tenía
que declarar estos intereses y el importe era deducido del pago
final.
Esta regla ya no aplica y no hay obligación de asignar intereses
a la ejecución de acciones humanitarias.
21.2. Acceptance of the Final narrative and financial
La diferente fecha tope para la aceptación del informe por la
reports
Comisión fue cancelada. El doble plazo para la aceptación del
The Humanitarian Organisation shall present a Final informe y de la solicitud de pago fue abolido. Se introdujo una
narrative report and a Final financial report complying única fecha tope para el pago (60 días), que incluye la
with Article 10.2 herein within the deadline established in aprobación del relativo informe.
Article 4.2 of the Special Conditions.
The Final narrative and financial reports shall be deemed
accepted by the Commission 45 calendar days after
receipt in the absence of any other reaction by the
Commission. When the Humanitarian Organisation fails
to submit the Final reports within the deadline
established in Article 4.2 of the Special Conditions, the
deadline for the acceptance of the Final reports shall be
extended for a period equivalent to the duration of the
delay. In this case, the Commission shall inform the
Humanitarian Organisation accordingly.
Payment deadline
Se redujo la fecha tope para el pago final: antes era debido
The Commission shall establish the total eligible costs of dentro de los 45 días después de la aceptación de los informes
the Action and, when applicable, pay the balance due to finales por la Comisión y el período de aceptación podía durar
the Humanitarian Organisation within 60 calendar days hasta 45 días después de la presentación del los informes
following the registration of the Final report and relative finales por la Organización Humanitaria.
request for payment, provided that the report has been Esta fecha tope de 90 días (45+45) se redujo ya que la nueva
accepted.
regla afirma que el pago final se debe 60 días después de la
Art. n°
22.5
22.6
Revised article
Cambios prácticos (para el uso por el Helpdesk de los Socios y
en las capacitaciones)
registración en el sistema de la recepción de los informes finales
y solicitud de pago.
Se debería notar que el mecanismo “el reloj se para” se
mantiene sin cambios.
Late payment interests
Ningunos cambios prácticos, esta disposición ya existía
The Commission shall pay interest for late payment. A (práctica común) ya que estaba prevista en la Ficha Informativa
late payment is a payment which takes place after expiry C.5. Ahora está mejor formalizada porque incluida en las
of the time-limit set in Article 22.1 herein.
Condiciones Generales.
The applicable rate is the rate applied by the European
Central Bank for its main refinancing operations, as
published in the C series of the Official Journal of the
European Union, on the first day of the month in which
the payment was due, increased by three and a half
percentage points.
The interest on late payment shall cover the period from
the day following the payment deadline until the date of
actual payment. The interest shall not be treated as a
receipt for the Action for the purposes of determining the
final amount within the meaning of Article 20 herein.
Suspension of payments by the Commission in the
sense of Article 22.4 herein shall not be considered as
late payment.
By way of derogation from the first subparagraph, when
the calculated interest is lower than or equal to EUR 200,
it shall be paid to the Humanitarian Organisation only
upon request submitted within two months of receiving
late payment.
Reduction of grants
Ningunos cambios prácticos: referencia modificada (eran
(…)
Normas de ejecución)
This is without prejudice to the Commission's right to
Art. n°
23.2
23.4
Revised article
impose financial and administrative sanctions in
accordance with the provisions of the Financial
Regulation and its Rules of Application.
Audit
The Commission or any other organisation mandated by
the Commission, may audit the Humanitarian
Organisation's use made of the European Union
contribution. Such audits may be initiated during the
implementation of the Grant Agreement until five years
after Final payment of the Grant Agreement. This period
shall be limited to three years in case the maximum
amount of the grant is not more than EUR 60.000.
Audit findings may entail recovery decisions by the
Commission. The Humanitarian Organisation assures full
assistance to the Commission or any other organisation
mandated by the Commission in the course of field and
headquarter audits.
Record keeping
The Humanitarian Organisation shall ensure that all the
relevant information is available to ensure at all times a
sufficiently detailed audit trail. For each Action the
Humanitarian Organisation shall therefore keep at the
disposal of the Commission or any other organisation
authorised by the Commission, accurate and regular
records and accounts detailing all income and
expenditure, and all other documents necessary to audit
the implementation of the Action and the Grant
Agreement. These documents will be kept in original
form (as the case may be in electronic form) for a period
of five years starting from the date of payment of the
Cambios prácticos (para el uso por el Helpdesk de los Socios y
en las capacitaciones)
Anteriormente las auditorias podían ser realizadas hasta 4 años
después del pago final; ahora el período es igual al indicado en
el artículo 6.
Este elemento aumenta la coherencia, mientras que antes las
fechas para el mantenimiento de los registros no correspondían
con las fechas de potenciales auditorias.
Además, se añadieron los mismos límites de 3 años máximo
después del pago final para subvenciones ≤ 60.000 € (conforme
al artículo 6).
Los registros relevantes tienen que ser guardados por 5 años
después del pago final. Este plazo se reduce a 3 años en caso
de subvenciones cuyo importe máximo es ≤ 60000 €.
Ojo: Las fechas para el mantenimiento de los registros
corresponden ahora a las fechas potenciales de auditorías.
Art. n°
23.5
23.6
Revised article
balance. This period shall be limited to three years if the
maximum amount of the grant is not more than EUR
60000. This is without prejudice to the Humanitarian
Organisation's obligation to respect the applicable
national regulation on record keeping. They will be
submitted upon first request to the Commission or
organisation authorised by the Commission within the
deadline established in Article 10.3 herein.
The Humanitarian Organisation’s standard accounting
and control procedures must permit direct reconciliation
of the costs and revenue declared in respect of the
Action with the corresponding accounting statements and
supporting documents.
ADDED
23.5 Contradictory audit procedure
On the basis of the findings made during the audit, a
provisional report (“draft audit report”) shall be drawn up.
It shall be sent by the Commission or its authorised
representative to the Humanitarian Organisation
concerned, who shall have 30 days from the date of
receipt to submit observations. The final report (“final
audit report”) shall be sent to the Humanitarian
Organisation concerned within 60 days of expiry of the
time limit for submission of observations.
Cambios prácticos (para el uso por el Helpdesk de los Socios y
en las capacitaciones)
Ningunos cambios prácticos: Esta provisión fue añadida a las
Condiciones Generales, aunque ya existía como práctica común
en uso porque prevista en el Manual de Auditoría de la DG
ECHO (versión Octubre 2008) y en el Folleto informativo sobre
auditoría de la DG ECHO para los Socios FPA (Versión
Noviembre 2009).
La fecha límite de "4 semanas" (en lugar de 30 días naturales)
para que los Socios formularan sus observaciones fue corregida
y se fijo un plazo nuevo para la presentación del informe final
(sólo había una referencia general a "10 semanas después del
trabajo
en
el
terreno
a
nivel
de
la
sede”.
Sin embargo, todavía no se ha aclarado el período de tiempo
entre el final del trabajo en el terreno y la presentación del
borrador del informe al Socio.
ADDED
Esta provisión fue añadida a las Condiciones Generales, aunque
Effects of audit findings
ya existía como práctica común en uso porque prevista en el
On the basis of the final audit findings, the Commission Manual de Auditoría de la DG ECHO (versión Octubre 2008) y
Art. n°
Revised article
may take the measures which it considers necessary,
including recovery of all or part of the payments made by
it.
Where, on the basis of an audit of other grants awarded
to a Humanitarian Organisation under similar conditions,
the Humanitarian Organisation is found to have
committed systemic or recurrent errors, irregularities,
fraud or breach of obligations that have a material impact
on this grant, the Commission may take, within the
period referred to in article 23.4, all measures which it
considers necessary, including recovery of all or part of
the payments made by it under this Agreement.
Cambios prácticos (para el uso por el Helpdesk de los Socios y
en las capacitaciones)
en el Folleto informativo sobre auditoría de la DG ECHO para
los Socios FPA (versión Noviembre 2009).
La posibilidad estaba (parcialmente) incluida en el artículo 24,
ahora está mejor aclarada en el sentido de recuperación en
consecuencia del procedimiento de auditoría.
Por otra parte, la extensión de los hallazgos de auditoría a
proyectos similares en caso de errores sistémicos o recurrentes,
irregularidades, fraude o incumplimiento de las obligaciones
será posible, después de un procedimiento contradictorio.