relaciones con los grupos de interés juego de

Transcripción

HACIA UN TRABAJO MÁS EFICAZ Y SOSTENIBLE
POLÍTICAS DE REVITALIZACIÓN DE BROWNFIELD
RELACIONES CON LOS GRUPOS DE INTERÉS
JUEGO DE HERRAMIENTAS
Prólogo
La participación de los grupos de interés o práctica participativa, ha crecido hasta convertirse en una
práctica comercial común, principalmente en la toma de decisiones de políticas públicas y decisión de
políticas públicas y tiempos de entrega.
Se utiliza como un medio para mejorar las comunicaciones, obtener el apoyo de la comunidad en general
y convencimiento para proyectos, recopilar datos e ideas útiles para el sector público o mejorar la
reputación corporativa del mismo, además de proveer información para la toma de decisiones más
acordes con la sostenibilidad.
Los posibles resultados de un proceso de participación de
alta calidad incluyen:




El fortalecimiento de la democracia alentando una
participación más activa de las comunidades y otros
grupos de interés.
Mejora la calidad y la sostenibilidad de los servicios
del sector público y privado
Crea mayor cohesión de la comunidad
Aborda los problemas complejos de diseño y entrega
en el sector de los servicios públicos
La participación de los ciudadanos debería estar en el
centro de cualquier programa de desarrollo “sostenible. Si
los grupos de interés no se involucran, no puede haber
ningún “común acuerdo, propiedad o apoyo “duradero” a
un proyecto particular. Es más probable que una empresa
tenga éxito, especialmente en el largo plazo, si se toma
en cuenta el entorno en que opera y se esfuerza por
satisfacer las necesidades de las partes afectadas por
ella. La participación de los grupos de interés podría ser
vista como una forma de manejar el riesgo.
En muchos proyectos aunque no en todos, necesitarán la
participación de una amplia gama de grupos de interés,
cada uno con sus propias inquietudes, necesidades,
conflictos de interés y niveles de influencia. Para que las
piezas del proyecto sean eficaces, los planificadores y
administradores deben entender: ¿qué son los grupos de
grupos de interés, cuáles son sus problemas, y qué es lo
que los motiva?
Sin embargo, a pesar del enorme crecimiento de la teoría y la práctica de participación, aún se comparte
poco conocimiento entre los involucrados. La práctica participativa ha surgido desde muchas disciplinas
y en muchos sectores, a menudo muy dispares entre sí. La falta de comunicación eficaz entre estos
grupos de interés ha limitado hasta hace poco la oportunidad para el aprendizaje compartido y el
desarrollo de la teoría y la práctica participativa.
Este conjunto de herramientas están diseñados como instrumentos para proporcionar un conjunto de
directrices prácticas sobre cómo planificar y gestionar eficazmente un proceso de participación de los
grupos de interés, y está destinado a proporcionar un "manos a la obra" al creciente campo de la teoría y
la práctica participativa.
Experiencia
La necesidad de participación de los grupos de interés se hace cada vez más evidente en la medida en
que un proyecto sea mayor o más complejo. El proyecto de reurbanización Brownfield, por su naturaleza
cae en esta categoría.
Algunas herramientas que proporciona orientación sobre la mejor manera de planificar, gestionar, ejecutar
y evaluar la participación de los grupos de interés, podrían ser de gran utilidad para gestionar proyectos
de regeneración de zonas industriales abandonadas.
El desarrollo de este juego de herramientas ha sido financiado a través de REVIT - un proyecto
transnacional de la UE - cuyo objetivo es mejorar la eficiencia y la sostenibilidad de los proyectos de
regeneración de zonas industriales abandonadas. Este juego de herramientas ha sido elaborado por el
Torfaen County Borough Council (TCBC) como parte del proyecto de Revit y fue evaluado y revisado por
los socios de Revit y otros durante un taller de tres días celebrado en marzo de 2006.
Relevancia de la zonas de Brownfield y más allá... ...
Para quienes tienen la responsabilidad de la reconversión de zonas industriales abandonadas, es
fundamental considerar la necesidad de integrar los distintos puntos de vista y opiniones de los grupos de
interés en la primera oportunidad. La actitud de la comunidad local es importante para determinar el nivel
de prioridad que se otorga a la rehabilitación de dichos sitios. Involucrar a la comunidad en el proyecto
desde las primeras etapas de planificación puede producir muchos beneficios, y de hecho lograr un
desarrollo más sustentable, al generar un sentido de pertenencia y participación.
Agradecimientos
Este kit de herramientas ha sido desarrollado por Claire Gray, Jefe de generación urbana de Torfaen
County Borough Council, y la revisión por los socios europeos del proyecto Interreg IIIB "Revit".
Entrada adicional ha sido proporcionada por Andrew Gray, Sarah Colvin, QUEST, Involve, y Gareth Kiddie
Associates.
Introducción
¿Quiénes son los grupos de interés?
En el contexto de la participación del público, las partes interesadas pueden ser definidas como cualquier
persona, o grupo, que tiene un interés en el proyecto o pueden ser potencialmente afectados por su
entrega y resultados.
Las partes interesadas pueden ser los clientes existentes o potenciales o los usuarios finales del
producto, empleados, proveedores, accionistas, o las que definen las políticas o el apalancamiento
financiero. Los responsables por parte de la empresa de obtener la participación del público, a menudo
dividen en grupos o categorías a los grupos de interés se basan en una serie de factores, entre los límites
geográficos o de ubicación, distinguiendo entre entidades o instituciones, grupos de ingresos, propiedad
de la tierra u ocupación, además de requisitos legales, y puntos de vista reales o percibidos del tema en
discusión. Se hace esta clasificación porque los miembros de estos grupos de interés no suelen ser
homogéneos. Más que buscar personas interesadas se habla de "grupos de partes interesadas", es decir
una mezcla diversa de los individuos, que se puede identificar o se identifican con el grupo de particular, o
"grupo de interés" en el que se ha clasificado. Este es un tema importante a tener en cuenta al identificar
quiénes son las partes interesadas. La identificación de los grupos de interés es un componente crítico de
la fase inicial y debe ocurrir antes de iniciar la fórmula o plan de participación y consultas.
Niveles de participación
Antes de comenzar cualquier proceso de participación largo y costoso, es importante tener un buen
entendimiento, y de hecho considerar qué nivel de participación es el que se busca en realidad. La
participación pública puede clasificarse en las siguientes:
NIVELES DE LOS OBJETIVOS DE PARTICIPACIÓN PÚBLICA
Informar
Proporcionar al público información equilibrada y objetiva para ayudarles a
comprender el problema, las alternativas, oportunidades y soluciones
Consultar
Obtener retroalimentación del público para ser consideradas por los tomadores
de decisiones en el análisis de alternativas y decisiones
Involucrar
Trabajar directamente con el público durante todo el proceso para asegurar que
las preocupaciones y aspiraciones del público son siempre consideradas en la
toma de decisiones.
Colaborar
Asociarse al público en cada decisión, incluido el desarrollo de alternativas e
identificación de la mejor solución.
Autorizar y permitir
Poner en manos del público la toma de decisiones finales.
El proceso completo de participación de los grupos de interés, presentado por este juego de
herramientas, buscar la "participación" del público y los grupos de interés en los que opera, y
dependiendo del objetivo acordado para el proyecto, podrá solicitar a la completa intervención del público
al adoptar decisiones sobre responsabilidades definitivas.
Asegurando la Compra y el Desarrollo Institucional
En la mayoría de los casos existe la necesidad de garantizar la compra de proceso tanto de
manera institucional como de parte del desarrollador del proceso, es decir, es necesario
demostrar cuidadosamente los efectos secundarios positivos de un proceso de participación para
así fomentar el apoyo institucional y del desarrollador desde el principio.
¿Por qué?
En el ámbito de las instalaciones industriales abandonadas y otros proyectos de desarrollo, la
obtención de lograr el interés de los desarrolladores en el proceso de participación de los
interesados, es tan importante como la obtención de apoyo institucional. Hay muchos
argumentos convincentes para demostrar por qué es importante el apoyo institucional y que se
debe buscar el proceso de participación lo antes posible. Estos incluyen:
• "valor agregado" y una mayor sostenibilidad de proyectos y agendas similares
• una mejor coordinación de las consultas
• Establecimiento de un compromiso claro de auditoría de las grupos de interés para apoyar el
proyecto
• Si el compromiso no se realiza, hay un mayor riesgo de fracaso del proyecto.
Además de los motivos principales para llevar a cabo el compromiso de las grupos de interés
(tales como conseguir que la comunidad compre el proyecto y tener una decisión más
sostenible), otros posibles spin-offs1 para los desarrolladores incluyen una mejora de su imagen,
poder de comercialización como anfitrión o patrocinar eventos en la comunidad, convirtiéndose
en un caso de estudio de buena práctica empresarial, y ayudando a elevar el perfil social de las
empresas de la compañía.
Cómo obtener el apoyo institucional
La aceptación institucional se puede solicitar a través de una serie de vías. Estas incluyen:
• Los grupos de interés pueden plantear la cuestión a través de canales institucionales o
gestionar y manifestar la necesidad del proyecto
• Construir relaciones cordiales con los principales individuos en la estructura organizativa
• Obtener apoyo de alto nivel, es decir, que se convierta en un mandato de un dirigente local o
director general
• Piggy-Backking2 a los programas de difusión existentes en la comunidad o la prestación del
mandato para ello apelando a la responsabilidad social de las empresas existentes o grupos de
interés (CSR / PSR), la sostenibilidad, o las políticas de participación del público
• Emplear a especialistas “con colmillo”
• Lograr el apoyo entusiasta de los miembros destacados
• "Ver para creer" .... Simplemente haciendo participar a los interesados y demostrando los
ahorros y otros efectos secundarios positivos
• Lograr que el gabinete o los procesos políticos lo adopten como política
• Trabajar para garantizar que sea una parte integral de los sistemas de planificación institucional
es decir, arraigado en lo profundo de la organización es decir "participar a los grupos de interés
es sólo una forma de hacer negocios"
1
2
Anglicismo: Proyecto nacido como extensión de otro anterior. N del T
Anglicismo: Cargar en la espalda de alguien más. N del T
¿Cómo obtener soporte técnico para desarrolladores ¿
Los desarrolladores pueden ser alentados a apoyar (y con frecuencia a financiar) el proceso a
través de muchos de los mismos canales utilizados para lograr la aceptación institucional.
Además, se pueden ofrecer los siguientes incentivos:
• Vender los méritos de la participación de los grupos de interés como la reducción de conflictos
y el ahorro de de costos de largo plazo, que arriesgan los beneficios y las sustentabilidad
• Ofrecer apoyo institucional y la financiación que requieren
• Tomar una mayor estrategia de línea dura, haciendo de la participación de los grupos de
interés un requisito del proceso de licitación, el promotor no será considerado a menos que se
acuerde llevar a un proceso completo de participación de los grupos de interés.
Libertad de Información
Registro de Notas
En los casos dudosos, periodistas, actores y miembros del
público en breve comenzarán a utilizar la Ley de Libertad
de Información para solicitar información sobre la forma de
consulta se han realizado. Es probable que reciba
preguntas tales como:
Q: ¿Quién ha participado en sus debates pre consulta?,
¿Que se preguntaba preguntas?
Q: ¿Por qué se encuestó a los residentes de XX, pero no
YY?
Q: ¿Cómo seleccionaron a las personas a participar en
sus grupos focales? ¿Qué tan representativos son?
Q: ¿Dónde fue exactamente que anunció las reuniones
públicas? ¿Cómo es que nuestros miembros no se
enteraron a tiempo?
Q: ¿Podemos analizar los resultados de la encuesta con
los residentes de Expertos en este tema?
Q: ¿Podemos ver las actas de las reuniones que
celebraron con el promotor?
Q: ¿Cómo resumir las opiniones de todos los que
respondieron? ¿Qué pasó con la que nosotros enviamos?
Q: ¿Los responsables vieron la presentación que nosotros
enviamos?
Q: ¿Cuál fue su recomendación basada en el proceso de
consulta?, ¿Tenía y había leído nuestra presentación la
persona que hizo la recomendación?
Objetivo del juego de herramientas
Si bien este juego proporciona valiosas herramientas para la planificación de los proyectos en
instalaciones industriales abandonadas, no es específico para estas instalaciones industriales
abandonadas y puede ser utilizado para una amplia gama de proyectos donde se requiera la
participación de los grupos de interés.
El objetivo general de la guía es:
Proporcionar un marco para que las organizaciones consideren los elementos clave necesarios
para participar con los grupos de interés.
Como no hay dos proyectos de desarrollo idénticos, ya que varían por su ubicación, limitaciones,
y la relación con la financiación y los plazos, no se puede esperar que se pueda replicar el
proceso de participación de un proyecto en otro (no importa si fue exitoso) y esperar que
produzca los mismos resultados. Es necesario tratar cada proceso por separado, aprendiendo de
las lecciones de proyectos similares, pero reconociendo que siempre hay un margen para
mejorar.
Este conjunto de instrumentos está destinado a proporcionar una guía genérica de cómo
planificar y gestionar un proceso de participación efectiva.
¿Qué no está incluido en el juego de herramientas?
Esta caja de herramientas no intenta dar una guía detallada del "cómo", ni abarcar todos los
elementos de participación de los grupos de interés en el nivel de detalle que sea necesario. Por
ejemplo, ni siquiera intenta abordar una amplia gama de metodologías y técnicas que pueden
emplearse en la fase de participación real. Sin embargo, sí ofrece un marco suficiente (y las
directrices estratégicas) para la planificación, gestión y ejecución del proceso participativo.
Desde el proceso de orientación sobre cómo identificar y definir el objetivo, competencia y el
contexto del proceso, hasta la planificación de la revisión final y la evaluación, esperamos que
este conjunto de instrumentos proporcione una guía para el avance y una herramienta de gestión
práctica que se mantendrá firme y derecho frente a otro "¿Cómo hacerlo?” que está acumulando
polvo manual en su biblioteca.
Cómo funciona el Juego de herramientas
El diagrama de flujo de la Planificación de las Relaciones con los Grupos de Interés, es
esencialmente un hipervínculo que aparece en las páginas de esta guía, y que proporciona una
visión esquemática del proceso de participación de los grupos de interés, que a su vez tiene un
hipervínculo a las directrices correspondientes en el cuerpo de este documento.
El Marco del Plan de participación de los grupos de interés, consiste en el elemento principal de
la guía y es una pro forma que sugiere los principales elementos que deben ser trabajados a
través de la planificación de la participación de los grupos de interés. Cada elemento es un
hipervínculo a las directrices respectivas de las mejores prácticas en esta guía.
En el cuerpo de la guía se incluyen directrices para proporcionar definiciones, principios, temas
clave o preguntas, y los antecedentes o información adicional para cada elemento del proceso.
Estos son los hipervínculos que conducen a las dos partes: al diagrama Planificación de
Relaciones con los Grupos de Interés y al Plan Marco de Relaciones con los Grupos de Interés.
Matriz de Evaluación: es una herramienta para ayudar en el proceso de revisión, tanto antes,
durante y después de una actividad de participación de los Relaciones con los Grupos de Interés.
Bitácora de lecciones aprendidas: es un formato para ayudar en el registro las lecciones
aprendidas a través de los procesos de revisión y evaluación final.
Lista de publicaciones útiles
A: Resultados Esperados
Definición:
Los resultados deseados son los objetivos generales de un proceso de compromiso.
Los resultados hacen la diferencia fundamental entre los resultados de un proceso y sus
impactos.
Los resultados son más específicos que el “objetivo”, y son la exposición clara de lo que
exactamente se quiere con el proceso.
Los resultados deseados de un ejercicio de Relación con los Grupos de Interés deben estar
siempre a la vanguardia de la planificación de un proceso de compromiso.
Se deberá indicar claramente, y en detalle que es exactamente lo que se busca en el proceso y
cómo debe trascender las demás consideraciones, manteniéndose siempre el objetivo de la
participación, en lugar de los resultados del proceso en sí.
Los resultados deseados para la realización de un proceso de Relación con los Grupos de
Interés podrían incluir:
• Mejora de las relaciones personales y de trabajo
• Cambios de Percepción (para mejor)
• Mejora de los canales de comunicación
• Promoción de un círculo más amplio de la
responsabilidad de las decisiones y acciones, es decir
una ciudadanía activa
• Acuerdo sobre el propósito y dirección (por ejemplo
la compra) de un proyecto o programa,
• La identificación temprana de posibles problemas,
conflictos y beneficios
• Generación de nuevas ideas
• La formación de nuevas relaciones formales
• Aclaración de situaciones de conflicto antes que
pueden impedir el progreso
• Aumento del capital social y mejora de los servicios para las personas
• Cambio de políticas
• Ahorro de costos de medio y largo plazo
• Promoción de la creación de capacidad local y el aprendizaje (individual y organizacional)
• Apoyo local y la buena voluntad para el fomento de nuevas ideas o iniciativas
• Aumento de la cohesión comunitaria y el fortalecimiento de una identidad común.
¿Cómo influyen en el método que
adoptamos los resultados deseados?
Los diferentes métodos de participación están
diseñados para producir diferentes tipos de
resultados, que a su vez, determinan los
resultados finales del ejercicio de participación
de los grupos de interés. La identificación de
los resultados deseados, durante la fase de
especificación (es decir, antes de que el plan
de participación sea formulado y antes de que
el proceso de participación inicie) ayudan a
identificar el método que será el más probable
para obtener estos resultados, y lograr el
objetivo definido para el proceso de
contratación (Objetivos identificados en el plan
de participación).
Identificar y aceptar los "resultados deseados"
es, pues, una parte crucial del proceso de
planificación. No sólo ayuda a seleccionar la
metodología y técnicas de participación más
apropiadas, pero asegura que los objetivos
generales del ejercicio de compromiso nunca
se pierdan de vista a medida que avanza el
proyecto.
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Flujo
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de Trabajo
B: Proceso de Competencias
El "diagrama de flujo del proceso de participación de grupos de interés" pone de manifiesto que
el propósito, competencia y contexto de cualquier compromiso de los interesados son factores
estrechamente relacionados entre sí. Esto se debe a que están definidos en diversos grados por
los demás. En combinación con la identificación de los grupos de interés que constituyen el
"Ámbito del proceso" en que, cuando existe apoyo institucional, un "Plan de Participación" se
puede formular y puede comenzar el proceso de participación de los grupos de Interés
B1: Propósito
Justificación:
La definición del propósito o razón de por qué debe realizarse, es quizás la etapa más importante
de cualquier proceso de participación de los grupos de interés
Un buen propósito tiene que estar bien enfocado con metas u objetivos claros, (procedente de
los resultados esperados). Un objetivo débil o vago respecto a los posibles resultados del
proyecto estará abierto a diferentes interpretaciones.
Es fundamental, que las personas u organización(es) responsables de poner a andar el proceso
de participación de los grupos de interés, compartan el propósito del proyecto. Con demasiada
frecuencia, existen diferentes propósitos dentro de la misma organización, a veces tácita o
supuesta, y sólo sale a la luz cuando el proceso ya está en marcha. Esto puede ser perjudicial y
vergonzoso.
El propósito u objetivo como punto de referencia
Una vez establecido, el objetivo acordado puede proporcionar un punto de
referencia en todo el proceso de participación de los grupos de interés, para
el director del proyecto, la entidad adjudicadora y los propios participantes.
Esto podría ser especialmente cierto si los grupos de interés tratan de
introducir nuevos temas o cuestiones. Su importancia para el propósito
puede ser usado para determinar si deben o no ser incluidos.
Un propósito claro permite a la entidad adjudicadora garantizar los
mecanismos de derecho en lugar de transformar los productos en proceso
de resultados. Muchos procesos fracasan debido a que los adjudicados no
cumplen con las expectativas puestas en ellos. Clarificar el propósito,
asegura que cualquier organismo de sepa lo que está buscando y puede
comprobar si la "participación" es la adecuada.
Por último, un propósito claro, da a los grupos de interés un entendimiento
de lo que son parte y la oportunidad de tomar una decisión informada en
primer lugar sobre cómo participar. Con demasiada frecuencia se escuchan
quejas de gente que se siente engañada o manipulada.
Esto se debe a la falta de comunicación entre la entidad adjudicadora y los grupos de interés, en
cuanto a los cambios que puede tener el proceso.
Definiendo el propósito
En sí no es tan fácil como parece. Para que organización llegue a un entendimiento común requiere
tiempo, que casi siempre es escaso, especialmente en el inicio de un proceso. Las circunstancias
externas también pueden afectar a la finalidad y esta posibilidad debe ser anticipada. Por ejemplo, los
resultados de una futura investigación o una decisión tomada por otras personas pueden influir en el
contexto y el objetivo o finalidad de un proceso de participación. Este es un riesgo particular si el proceso
no ha sido reconocido o apreciado por personas más calificadas que las que participan en el diseño
detallado y la entrega.
Identificar el propósito que implica esta alianza:
• A nivel interno para aclarar lo que puede ser cambiado como resultado del proceso y cuáles son
los resultados y los resultados esperados.
• Externamente con los afectados por el proyecto, para identificar los intereses y posibles
preocupaciones.
Es importante definir el propósito, en contraposición con los resultados deseados, para que haya claridad
acerca de la diferencia entre los fines y objetivos. Estos a su vez están respectivamente, vinculados a los
resultados y productos.
• Describir los resultados que se desea alcanzar en última instancia, para decidir por ejemplo a través de
consensos, incluso para decidir si construir o no incineradores en un área determinada, (véase la sección
A más arriba).
• Los objetivos describen cómo lograr los resultados, es decir, los productos que en última instancia
conducen a la consecución de los resultados generales (Los objetivos deben ser específicos, medibles,
alcanzables, realistas, y en un plazo de tiempo), por ejemplo, mediante la celebración de un taller y un
grupo focal en un lugar y tiempo apropiados para todos los grupos de interés, incluyendo los expertos
técnicos, para discutir cada punto, y proporcionar información que permita llegar a un consenso antes de
que termine el mes de junio.
Haciendo una clara distinción entre fines y objetivos contribuirá a la definición de un objeto sólido y útil.
Para ayudar a definir un objetivo preciso, se deben plantear las siguientes preguntas:
• En general, ¿Qué quiere alcanzar al final de este proceso (es decir, los resultados previstos)?
• ¿Qué productos tangibles quiere obtener con este proceso de los grupos interesados?, (es decir,
su productos clave)
Para tener una referencia cruzada de la validez de su propósito, y del éxito potencial de la
participación de los grupos de interés, se debe formular la siguiente pregunta:
• ¿Qué se debe hacer con estos productos a fin de garantizar que se obtengan los resultados
deseados?
Algunos posibles efectos (o razones) para participar a los grupos de interés incluyen:
• aprovechar la energía y los recursos de las otras personas
• explorar los temas y encontrar nuevas ideas
• compartir ideas y mejores prácticas en red
• ayudar a la toma de decisiones
• informar
• entender las necesidades y deseos locales
• fomentar la aceptación de los proyectos
• Lograr resultados más sostenibles
• Comprender y controlar mejor las percepciones de la comunidad
• Establecer canales de comunicación más abierta, ganar confianza o trabajar en romper las barreras
históricas.
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de Trabajo
B2: Competencias
Justificación:
Se desea definir los competencias de un ejercicio de participación para aclarar exactamente los límites del
ejercicio, es decir lo que realmente se puede lograr en la práctica.
Identificar la competencia de un proyecto ayuda a definir un objetivo adecuado y factible.
Definición de la competencia
Al definir la competencia del ejercicio de participación, las preguntas que deben plantearse son las
siguientes:
• ¿Cuánto puede cambiar realmente? Es fundamental establecimiento de lo que realmente puede
cambiar como resultado de la participación. Definir esto requiere de acuerdos en la toma de decisiones, y
debería dar lugar a una declaración clara de esas decisiones con referencia a las cosas que pueden
cambiar gracias al ejercicio de la participación. La Asociación Internacional de la Participación Pública
llama a esto la "promesa para el público".
• ¿La participación corresponda a todos? No tiene ningún sentido en seguir adelante con la
participación si, por ejemplo:
- Nada puede cambiar, sin importar los resultados de la participación
- No hay demanda o interés de los participantes potenciales en involucrarse
- Hay recursos suficientes para hacer que el proceso funcione correctamente
• ¿Qué nivel se está buscando? Es importante ser claro en cuanto al nivel de participación que se
solicita a través del compromiso de los grupos de interés (ver "Los niveles de los objetivos de
participación del público" en "Antecedentes"). Esto ayudará a la selección de métodos apropiados de
compromiso.
• ¿Cuáles son los riesgos? Cada actividad conlleva riesgos; y trabajar con público es impredecible por
su propia naturaleza. Esto es así en parte por qué la participación que se está haciendo para llegar a algo
nuevo, es algo que no se conoce.
Una buena gestión del riesgo requiere que los riesgos potenciales sean considerados desde el principio.
Los principales riesgos de participación son los siguientes:
• Reputación. Todos los involucrados en la participación están poniendo en peligro su reputación, tanto
en el diseño y la ejecución del ejercicio participativo, como en la voluntad de participar de los demás, y la
voluntad de respetar los resultados (si son adecuados para la técnica utilizada)
• Recursos. La participación, incluso del personal cualificado consume tiempo y dinero.
• El incumplimiento al entregar los resultados prometidos. Aun cuando los resultados están
claramente definidos desde el principio, los tomadores de decisiones puede no aceptar los resultados, o
las expectativas podrían ser poco realistas y con ello perderse la confianza.
• Secuestro político. Cuando se utiliza la participación de los grupos de interés como agenda política de
una persona
• Relaciones. Un mal manejo puede dañar las relaciones entre todos los involucraos. Aunque la
participación puede aumentar el capital social y la creación de capacidad, si están proyectados para ello,
la participación en mal estado puede dañar las relaciones y socavan la confianza.
Considerar la participación de los grupos de interés y tratarlos como "algo que hay que hacer" es
motivo suficiente como para no embarcarse en el proceso.
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de Trabajo
B3: Contexto
Justificación:
Un buen proceso participativo debe estar bien integrado dentro de su contexto. Por "contexto"
nos estamos refiriendo a los antecedentes de la cuestión que se aborda en el proceso de
compromiso. Las cuestiones pertinentes al contexto podrían incluir los resultados de los debates
o compromisos anteriores sobre el mismo tema, así como el contexto histórico, político, físico y
cultural del mismo.
Entender el proceso de participación de los grupos de interés en un contexto más amplio, es
fundamental para asegurar:
• Reconocer los enlaces con otras organizaciones relacionadas y sus actividades conexas
• Que el proceso de participación responda a las necesidades de los participantes y sensibilidad
para apreciar la importancia de su papel
• El proceso de participación se base en la experiencia anterior y las lecciones aprendidas en lugar
de duplicar esfuerzos anteriores
• Que el proceso contribuya a los progresos importantes y medibles.
Determinar el contexto
El contexto de cualquier participación de los interesados es determinado por un amplio espectro de
factores. Algunos de los que más pueden afectar el éxito de un proceso participativo, y de elección de los
métodos a adoptar incluyen:
• Decisiones sobre el medio ambiente.
Antes de embarcarse en cualquier proceso de participación de los grupos de interés, Usted
necesita determinar:
- El interés, compromiso y o participación de los tomadores de decisiones clave en el proceso
- Parámetros políticos y legales
- ¿Cómo se ajusta este proceso a los sistemas relevantes de toma de decisiones? (por ejemplo,
calendario, documentos necesarios, etc.)
• Historia
Tiene que investigar acerca de:
- Ejercicios anteriores de participación en el mismo proyecto o programa, incluyendo cómo
concluyeron (por ejemplo: Conflictos y Acuerdos), y cuáles fueron los resultados finales
- Otras actividades pertinentes del pasado que puedan afectar los debates previstos.
• Otras actividades pertinentes.
Usted querrá saber qué otras actividades, realizadas o previstas, se están llevando a cabo, de forma que
puedan compartir la información, la duplicación o la supervisión reducida, y los posibles resultados
articulados (si esto es apropiado). Esto podría incluir otras actividades que son:
- Que abarquen la misma materia (por ejemplo, el mismo programa, o expedición)
- Que se ubiquen en la misma área geográfica
- Que participen quienes participaron en el pasado
Características y capacidades de los participantes
El propósito de un proceso se define por su alcance y su contexto (y viceversa), de manera que la
identificación de los interesados es determinada por el fondo de las comunidades (contexto, es
decir) y los grupos de interés a los que el proceso de participación esté dirigido.
Antes de comenzar cualquier proceso de contratación, es conveniente hacer una investigación de
antecedentes sobre lo siguiente
- Identificar los sectores de la sociedad que sea poco probable que participen (por
ejemplo, vecinos de barrios desfavorecidos), pero que aportarían valor agregado al proceso
si se logra que participen, y encontrar la mejor forma para comunicarles el mensaje y lograr
su participación
- Evaluar las relaciones existentes entre los participantes clave (por ejemplo,
antagonismos o alianzas políticas), incluida la relación de estos grupos con las autoridades
a consultar o responsables de la toma de decisiones. Considerar las diversas experiencias
de participación entre los grupos de interés. Aquellos con más experiencia pueden tener las
habilidades y la confianza para dominar el proceso que a su vez puede tener que ser
diseñado para tratar con diferencias significativas (por ejemplo, las distintas sesiones de los
distintos intereses, cuando todos están reunidos al final del proceso). Alternativamente, el
proceso puede ser diseñado para adaptarse a los que tengan más o menos experiencia
- Considerar la diversidad cultural de los participantes que puedan afectar, por
ejemplo, si la gente estaría dispuesta a reunirse todos juntos (hombres y mujeres juntos por
ejemplo), o afectar la manera en que los diferentes grupos de interés están acostumbrados
a debatir en público (por ejemplo, aquellos con experiencia formal en grupos o comités
podrían estar esperando un sitio y procedimientos formales de debate)
- Lenguaje - ¿Se necesitan intérpretes para asegurarse de que obtiene la gente
comprende y así obtener lo que necesita en ella?, y tiene que estar muy claro el contenido
del cualquier material promocional para ser usado por el traductor
- Explorar todas las barreras entre las personas que trabajan juntas, por ejemplo, las
barreras de género y si los grupos de hombres serían capaces de trabajar con grupos de
mujeres.
Comunique su comprensión del "contexto" aún cuando desde el principio piense que tiene un
buen conocimiento del "contexto" en el que opera el compromiso con los grupos de interés. Es
importante reconocer que la mayoría de los participantes tendrán su propia interpretación del
contexto en que se vea el proceso funcionamiento de la participación de los grupos de interés, así
como sus respectivas funciones.
Es importante que haga saber a los grupos de interés que usted comprende el "contexto" en las
primeras fases de la contratación, y con ello proveer a los grupos de interés de una plataforma
para hacer sus comentarios y aportaciones, que ayudarán a desarrollar un entendimiento
compartido del contexto del proceso e participación. Debe considerarse suficiente tiempo para
este asunto, y debe ser en las primeras etapas del proceso de contratación.
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de Trabajo
B4: Identificando los Grupos de Interés
Justificación:
Identificar la mezcla correcta de participantes, y asegurar que no se excluirá a ningún grupo
inadvertidamente (o tal vez intencionalmente), es esencial para dar legitimidad y credibilidad al
proceso de participación.
Identificar quién debe participar:
Si bien ningún proceso de participación es similar a otro (cada uno está determinado por un contexto
individual y el alcance del proyecto o tema), hay algunos principios generales para la identificación
quienes deben ser los participantes adecuados. A continuación se presentan algunas preguntas
específicas pueden ayudar a garantizar que se ha olvidado a ningún sector importante:
• ¿Quién es el responsable directo de las decisiones sobre los temas a tratar?
• ¿Quienes son influyente en la zona, la comunidad u organización?
• ¿Quién se verá afectado por las decisiones tomadas sobre el asunto en cuestión (individuos y
organizaciones)?
• ¿Quién corre con los intereses de las organizaciones pertinentes?
• ¿Quién influye en este tema?
• ¿Quién puede obstruir una decisión si no participa en la misma?
• ¿Quién ha estado involucrado en este tema en el pasado?
• ¿Quién no ha participado, pero debía haberlo hecho?
También es útil tener en cuenta las categorías de los participantes, las cuales incluyen:
• Una muestra representativa del público en general (sea o no directamente afectado por el tema)
• Las secciones particulares de la población directamente afectada por el tema
• Consultores de los estatutos
• Las organizaciones gubernamentales pertinentes
• Los grupos de intereses especiales, organizaciones no gubernamentales locales o nacionales,
asociaciones profesionales, sindicatos y sus representantes
• Las personas especialistas (técnicos o personal)
Idea Útil
Si el objetivo es ser inclusivo y abierto para quien quiera
participar, a menudo el mejor enfoque es identificar una
lista inicial de personas y luego solicitar a los demás que
opinen sobre quienes deben estar involucrados.
Otras consideraciones clave en la identificación de potenciales grupos de interés
• ¿Quién decide a quiénes involucrar? Como la selección de los participantes puede ser una
responsabilidad políticamente cargada, es útil para hacer un proceso de selección lo más transparente
posible. Idealmente el grupo de planificación o diseño toma esta decisión para todo el proceso. Es
conveniente asegurarse de que las razones para la selección se tomaron de manera que puede ser
contestada cualquier pregunta acerca de cómo se hizo la selección.
• Resistir la presión de los números. A menudo hay presiones internas y externas para ampliar o
reducir la cantidad de personas involucradas. El número de personas no debe ser arbitrario, sino basado
en una comprensión coherente de la finalidad y el contexto del proceso.
• Marginación de "sospechosos habituales". A veces las organizaciones tratan de evitar la
participación de los "sospechosos habituales", que es un término denigrante para personas que
habitualmente dedican tiempo y esfuerzo a lo que ven como sus responsabilidades cívicas. Describir a
alguien como "sospechoso habitual" no debe ser más ni menos motivo para excluirlos o incluirlos en un
proceso: las personas deben participar cuando son las personas adecuadas.
• Quienes se oponen. Es igualmente erróneo excluir a una persona o una organización que sea un
conocido opositor de un propósito determinado o proceso.
De hecho, a menudo hay buenas razones para mantener a los opositores "dentro de la tienda": estas
pueden ser las personas a las que se debe dar más participación para que adquieran un cierto dominio
del proceso y tal vez se estén más proclives a apoyar el resultado final (o al menos, menos inclinados a
socavarlo que si hubieran sido excluidos).
• Grupos difíciles de alcanzar. Es importante tratar de incluir a todos los grupos de interés, quienes a
menudo se omiten son los grupos de difícil acceso. Es necesario el esfuerzo y la creatividad para lograr
ponerse en contacto e incluir en el proceso a estos grupos o individuos, que no suelen presentarse por su
propia voluntad. La inclusión de estas minorías de “difícil acceso” es importante para obtener una imagen
más equilibrada del proceso de contratación.
• No todas las personas tienen que involucrarse en todo. Con una buena planificación, y el acuerdo
de los participantes, diferentes personas pueden participar solamente en aquellas partes del proceso que
son más relevantes para ellos.
• Los organizadores de campañas. Muchos organismos que hacen campañas, especialmente las ONG
nacionales, solicitan constantemente que se les incluya en estos ejercicios, y no siempre los
consideramos como el recurso más eficaz. Además, algunos ven como un conflicto con sus objetivos
primarios, los compromisos que pueden ser inherentes a algunos procesos de participación. Puede ser
útil tener en cuenta (y discutir con ellos) en que parte del proceso es más apropiada la participación de
organizaciones no gubernamentales: si en la elaboración de programas, desarrollo de políticas, aplicación
de políticas u opinión política.
• ¿Qué hay aquí para ellos? 3, Es importante considerar y discutir con los participantes lo que ellos
quieren obtener del proceso y lo que podría impedir que participaran. Si las motivaciones de todas las
partes pueden ser aclaradas en el comienzo, habrá menos confusión y todo el mundo tendrá más
probabilidades de estar satisfechos con los resultados. Esto es especialmente importante en algún tema
que ha sido extensamente consultado y sufre de “fatiga de consulta”.
3
What’s In It for Them (WIIFT)?, en el original en Inglés. N del T
HERRAMIENTAS QUE PUEDEN SER UTILIZADAS PARA IDENTIFICAR A LOS GRUPOS DE
INTERÉS &
EL PAPEL DE CADA UNO PUEDE JUGAR EN UN PROCESO DE PARTICIPACIÓN *
Información proporcionada
por ejemplo, medios de
comunicación, los formadores
de opinión
Mayor
influencia
Menos
Afectados
Recolección de Información
por ejemplo, público en general
Diálogo
por ejemplo, los sindicatos,
reguladores, departamentos
gubernamentales, etc.
Más
Afectados
Menor
Influencia
Consulta
Más pasivos, más interactivo
por ejemplo, público en general
Otros ejes que pueden ser utilizados en la identificación de los grupos de interés son los
siguientes:
Grado de Interés en el Tema
Facilidad de compromiso
Representatividad
Positivos "pioneros" /
"Envenenadores" negativo
Capacidad de Recursos
Mucho o Poco tiempo al aire
* La herramienta de arriba fue proporcionada por cortesía de "involucrar" (www.involve.org.uk)
a partir de su publicación "La gente y Participación" 4
4
“People and Participation” en el original en Inglés N del T
HERRAMIENTA PARA AYUDAR EN LA EVALUACIÓN DE LAS NECESIDADES DE LOS
GRUPOS DE INTERÉS
Las partes interesadas
Grado de Dificultad
Nivel de confianza
diversidad
cultural
Necesidades
de lenguaje
Otras
Necesidades
Posible Participante
Difíciles de alcanzar
Importancia
Clave: 1 = Alto 2 = Medio 3 = Bajo
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Flujo
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de Trabajo
Respuesta a la compra de la idea
institucional5
Uno de los aspectos fundamentales que afectan el éxito de cualquier proceso de participación de los grupos
de interés es la necesidad de comprender el sistema más amplio en el que se adapta el proceso de
participación. Ya se trate de un consejo local, una corporación del sector privado o una agencia de
desarrollo, es esencial que el vínculo sea explícito entre el proceso de participación y el momento en que la
decisión que afecta a la acción futura (especialmente si la decisión final se toma fuera del proceso
participativo). Esto implica tanto la planificación de cómo será la respuesta institucional y la forma en que
se administren los resultados del proceso participativo.
La obtención de apoyo institucional para el proceso (ya sea la empresa desarrolladora, o comprador del sector
público) es a menudo el ingrediente más importante para garantizar que se cumplan los resultados del proceso de
participación.
La naturaleza del sistema y los procesos en los que se toman las decisiones, son una
consideración importante para determinar los resultados y productos que se debe buscar
(para el proceso de contratación) y también afectará a la elección de los métodos de
participación utilizados.
Aclarar el proceso a fin de obtener el apoyo institucional es de vital importancia debido a
que:
• Se establece un compromiso con el cambio desde el comienzo al reconocer la necesidad
de la respuesta algunos
• Se asegura que existan mecanismos para hacer frente a los productos que provienen del
proceso participativo, y asegura que estos productos puedan ser tratados de manera
eficaz y en un plazo determinado
• Permite a los responsables del proceso explicar exactamente a los participantes qué se
hará con su esfuerzo, cómo el proceso se gestionará y cómo afectará a sus resultados y
como cambiarán las cosas
• Ayuda a aclarar lo que es y no es objeto de debate (no tiene sentido hablar de cosas que
realmente no pueden ser cambiadas)
• Ayuda a clarificar las funciones de los diferentes participantes, ya que aclara lo que se
espera de todos en las diferentes etapas del proceso.
El apoyo institucional para el proceso de participación se debe buscar cuanto antes.
Sin embargo, los tomadores de decisiones necesitan además información básica sobre la que basar su
decisión de apoyar o no un proceso. El "proceso de determinación del alcance" cumple con este requisito al
definir el objetivo, el alcance, el contexto, los resultados deseados y la identificación de las partes
interesadas del proceso de participación.
(Por esta razón, "la obtención de apoyo institucional" se coloca después del proceso de especificación,
pero como un proceso en movimiento en el diagrama de flujo del plan de participación, aunque el proceso
debe adaptarse constantemente).
5
Institutional Buy In en el Original en Inglés. N del T
La obtención de apoyo institucional para el proceso debe ocurrir antes de que siquiera haya comenzado la
fase de especificación (ayudando a dar forma a los resultados deseados desde el principio), a medio
camino en el proceso (con los resultados deseados que consecuentemente necesiten ser reajustados), o
tal vez no en todos (con el riesgo de no tener las decisiones tomadas o avanzar). El proceso de
participación (y la planificación de la misma) debe suficientemente adaptable a estas posibilidades.
La respuesta institucional puede ser el cambio más significativo que se produce tras un proceso de
participación, ya sea un cambio en la política resultante (por ejemplo, vamos a cambiar el trazado de una
carretera) o una reacción (es decir, no vamos a cambiar la ruta de la carretera porque . . .). Cualquier
cambio requiere un acuerdo a cambio de la propia institución, y la preparación dentro de la institución.
Si por cualquier motivo, es probable que no sea posible para una institución responder en la forma en que
desea o esperan los participantes del proceso de participación, esto debe quedar claro, tan pronto como
sea posible. Es el trabajo de los directores del proceso reconocer esto y decidir cómo lidiar con él. De
hecho, el proceso nunca debe ponerse en marcha en primer lugar, si sus resultados deseados son
completamente irreales.
Advertencia
El aumento de las expectativas, los requerimientos de
inversión de tiempo y energía, y luego ignorar los resultados
es una receta en el mejor de los casos para el cinismo, y en el
peor para la desobediencia civil.
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Flujo
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de Trabajo
C1: Plan de Participación
Justificación:
Después de realizar la fase de especificaciones, si no hay apoyo institucional o de convencimiento
en el proceso de compromiso de los grupos de interés, se debe escribir un plan detallado de
compromisos para proporcionar el marco para el proceso de planificación participativa. Es en esta
etapa en que se toman las decisiones sobre el calendario, los números, los costos, las técnicas, el
uso de los resultados, y demás.
C1. Lanzamiento de un Plan de Participación
Tal vez el mayor obstáculo para llevar a cabo la participación efectiva de los grupos de interés, es el
tiempo necesario para diseñar y entregar de manera efectiva el proceso. Con demasiada frecuencia, los
plazos poco realistas son fijados por los comisionados, sobre todo en el sector público.
En la puesta en marcha del plan de compromiso, aquí hay algunos pasos claves a considerar:
• El Plan de Participación (EP) sólo debería tener lugar después
de que se ha completado el proceso de especificación, y los
resultados de esta primera fase se usan directamente en la
retro alimentación para informar del Plan de Participación
• El apoyo institucional (o buy-in) debe solicitarse antes (o al
menos durante) la puesta en marcha del Plan de Participación.
El apoyo institucional puede o no ser un requisito previo para
proceder con la participación de los interesados. De cualquier
manera, este es a menudo es el determinante más importante
para el éxito de cualquier proyecto.
• Nombrar el personal dedicado a la escritura del Plan de
Participación
• Los siguientes son elementos críticos de cualquier plan de
actuación:
- Calendario,
- La asignación de recursos,
- Los resultados deseados,
- Estrategia de comunicación (incluido el seguimiento),
- La logística de entrega
- La selección de métodos y técnicas que se utilizarán en el compromiso.
Si bien hay muchos temas relacionados entre sí, no incluidos en esta lista, sin la participación efectiva del
Plan (EP) pasaría por alto ninguno de los componentes mencionados anteriormente.
• Por último, establecer períodos de revisión intermitente, durante y después del proceso de participación
de participación, es un criterio clave del Plan.
• El proceso de revisión debe ser aplicado hacia el final de la fase de planificación, para evaluar la calidad
del plan de compromiso, antes de establecer cualquier compromiso.
Puesta en marcha de un equipo que organice la consulta
Inclusive el simple proceso de participación se beneficiará si un equipo asume un compromiso formal para
asegurar que el proceso de planificación es tomado en serio y programado dentro del horario de trabajo
de la gente. El equipo también puede también ser usado para obtener apoyo de quienes pueden tomar
en cuenta los resultados del proceso (a veces un grupo ejecutivo separado "puede ser necesario para los
procesos más importantes y para garantizar la participación de la alta dirección).
El equipo de planificación de compromiso puede ser las mismas personas responsables de desarrollar el
proceso, puede establecerse un equipo separado, en cuyo caso se deben desarrollar relaciones de
trabajo muy estrechas. Tanto los equipos de planificación y de entrega pueden implicar a contratistas
externos, así como colegas de interior. Si dentro de su organización no existen los conocimientos para
planear o entregar el proceso de compromiso, es entonces cuando facilitadores profesionales pueden
proporcionar valiosas contribuciones, especialmente si es probable que el problema sea controversial o
cuando la independencia de la intermediación podría ser un problema.
Quien sea seleccionado para desarrollar el proceso debe involucrarse cuanto antes. Encontrar el
facilitador apropiado puede sin embargo ser la parte más difícil. Considere el uso de una red de
facilitadores como Interct para identificar facilitadores acreditados en su área u obtener referencias de
uso, recomendaciones y o experiencia personal para comprar en asesoramiento externo.
Aviso
"Lo único peor que no tener un facilitador, es un mal facilitador"
Peter Woodward (Taller de Búsqueda de Facilitador para
Involucrar grupos de interés Marzo 21 a 26 del 2006)6
También se comete comúnmente el error de creer que los facilitadores son "sólo las personas contratadas
para ejecutar las reuniones”, la participación de los facilitadores en el proceso de planificación (es decir, el
plan de contratación) puede ayudar a desarrollar mejor los procesos y proporcionar una orientación más
realista acerca de lo que se puede lograr y cómo hacerlo. Efectivamente muchos de los facilitadores
profesionales no van propiamente a "dirigir reuniones" a menos que hayan estado involucrados en el
proceso de planificación.
Algunos factores a considerar en la elección de un facilitador son:
• Conocimiento de la materia -, mientras que los facilitadores no necesitan ser expertos en la
materia, deben saber suficiente para facilitar el debate y hacer avanzar el proceso.
• Contar con reputación y experiencia, en circunstancias similares especialmente,
• La formación y los métodos utilizados
• El estilo apropiado. Aunque muchos facilitadores pueden tener que lidiar con una amplia gama de
contextos, algunos pueden tener más experiencia y manejar más cómodamente cierto tipo de
reunión como un grupo de profesionales de alto rango en lugar de una pequeña reunión de la
comunidad local (y viceversa).
En algunos procesos, también puede ser beneficioso tener el apoyo de profesionales externos, tales
como abogados o planificadores, que comprendan el sistema que se está trabajando.
Considere las organizaciones locales que pueden ser capaces
de proporcionar servicios especializados, tales como la red de
Consejo
facilitadores locales, centros legales y la planeación de las redes
de ayuda
C2. Contenido del Plan de Participación
6
Quest Facilitation – Stakeholder Engagement Workshop, 21-23 March 2006) en el Original en Inglés. N del T
Un buen plan de participación debe incluir o considerar los siguientes aspectos:
• Presupuesto. Un presupuesto adecuado es esencial, incluso dejando de lado el tiempo para los
funcionarios que deben participar
• Línea de tiempo. Sea realista acerca de cuánto tardarán las cosas y siempre considerar más y no
menos tiempo para la planificación y para la participación de la gente.
Recuerde que se necesita tiempo entre las etapas para que el trabajo sea completado y se adapte a la
siguiente etapa.
• Las fechas clave y las acciones deben considerarse sobre cuándo y quien toma las decisiones
finales, todos son parte del proceso de planificación y deben ser parte del plan de compromiso.
• Métodos. Hay muchas formas de participación, y técnicas de compromiso que pueden ser
adoptadas, y de hecho una serie de métodos son útiles en las diferentes etapas del proceso de
consulta. Para más información sobre las diferentes metodologías y técnicas disponibles referirse a "El
Manual de Planificación de la Comunidad" por Nick Wates, publicado por Earthscan Publications Ltd.
(2000)7.
Es necesaria la planificación cuidadosa para asegurar que las metodologías aplicadas son
complementarias y trabajan juntas para hacer que el proceso global tenga éxito.
• Organización Logística. Los procesos participativos requieren una gran cantidad de acuerdos
prácticos, especialmente en términos de materiales de información amigables al usuario y lugares
adecuados para llevarse a cabo. Adicionalmente a los aspectos prácticos de logística, se debe
considerar la elección del lugar con respecto a los posibles efectos positivos y negativos que esto
puede tener sobre el proceso y los consiguientes resultados.
• Estrategia de Comunicación. La comunicación es importante en todo el proceso. En primer lugar es
necesario que la gente se interese durante el proceso, para que estén al tanto de lo que está pasando,
al final, y a modo de seguimiento, para garantizar que todos son conscientes de lo las diferencias
generadas por el proceso.
• Seguimiento. La planificación inicial debe tener en cuenta desde el principio:
- ¿Cómo serán usados los resultados?, la forma en que se utilizarán en los sistemas de decisión, y
cómo se informará de los resultados finales a los participantes y otros
- ¿Cómo saber si el proceso ha sido un éxito?, los criterios de éxito pueden ser reformulados
posteriormente a la formulación de los objetivos originales
Un seguimiento adecuado debe llevarse a cabo tan pronto como sea razonablemente posible
después del evento de compromiso.
• Definición de Productos. Los resultados son los productos tangibles de cualquier proceso. Los
productos que se obtienen incluyen cosas como informes, reuniones o talleres, exposiciones y folletos:
útiles en sí mismos, pero por sí solos no cumplen con el propósito del proceso de participación.
La definición de los resultados esperados del proceso, es una parte crucial del plan de participación, lo
que ayuda al proceso de diseño para seleccionar la metodología más apropiada (se han diseñado
diferentes técnicas de participación para producir diferentes tipos de productos), obliga a la gente a
pensar en cómo permitirán alcanzar los resultados deseados ( "¿cómo esta reunión ayudará a alcanzar
nuestros resultados generales?") y asegura que los resultados correctos se produzcan en el momento
adecuado.
7
“The Community Planning Handbook” by Nick Wates, published by Earthscan Publications Ltd (2000). En el original en Inglés
Consejo
Los productos pueden ser vistos como los bloques de construcción
que ayudan a crear los resultados deseados. El éxito de un ejercicio
no debe juzgarse sólo por los resultados: la celebración de una
reunión no significa necesariamente la plena consecución de los
objetivos generales del proceso.
• Consideraciones adicionales. Cada proceso de participación debe operar dentro de limitaciones
prácticas y políticas, incluido el dinero, el tiempo, la escasez de competencia, la accesibilidad y
las características de los participantes. Esto ayuda a identificar las limitaciones que son realmente
importantes, y las que podrían ser potencialmente superables. También se deben establecer
"Reglas básicas" para definir un marco ético claro en que el proceso de participación (por
ejemplo, no la atribución o la confidencialidad, siendo conscientes de la protección de los niños,
las minorías y las personas con habilidades diferentes).
El hipervínculo de participación de los grupos de interés en este Plan Marco es para ser utilizado
como una plantilla para documentar el plan de participación.
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de Trabajo
C1: Proceso de Participación
Se puede llevar a cabo previamente al proceso de participación, es decir, cuando las medidas
presentadas por el plan de intervención se pongan efectivamente en práctica.
Los resultados producidos durante esta etapa, son las más fácilmente "medibles" de los avances del
proceso. Sin embargo, algunos "productos" tienen un valor intrínseco, independiente de si contribuyen o
no a los resultados generales. El intercambio de información, por ejemplo, puede ayudar a construir la
confianza entre los participantes, incluso si la información en sí no tiene relevancia particular. Del mismo
modo, simplemente tener una reunión a veces puede ser más importante que el resultado ya que la
reunión ofrece la oportunidad de crear o fortalecer las relaciones. Un buen diseño de procesos
(específicamente aplicados al plan de participación) incluye planificación y beneficios tangibles.
Establecer si los resultados deseados se están cumpliendo (es decir, principalmente las razones para la
participación de los interesados), en parte o en su totalidad, esto sólo puede saberse a través de un
proceso de revisión en curso. Estas revisiones deben incluir la perspectiva de todos los involucrados en el
proceso, incluyendo a los líderes del proceso, los responsables y los participantes.
Un enfoque interactivo permite a un mejor proceso de adaptación a circunstancias
nuevas e imprevistas. No importa cuánto se planifique, al trabajar con procesos de
participación lo impredecible es inevitable (ya sea en las nuevas agendas políticas o
respuestas de los participantes).
El truco es tener un enfoque interactivo y flexible para la gestión del proceso que le
ayudará a responder a lo impredecible
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de Trabajo
Proceso de Revisión
Justificación:
El objetivo principal de la revisión es proporcionar a los participantes en el proceso de participación (y a
otros) la información para juzgar si es posible que se haga el proceso, que se lleve a cabo, y que sea un
éxito.
Una revisión es se entiende normalmente como una evaluación (en mayor o menor detalle) de algo que
ha tenido lugar. Sin embargo, también debe utilizarse, como un elemento esencial del proceso de
participación, tanto para evaluar la calidad de un plan de compromiso, antes de cualquier compromiso que
tenga lugar durante el proceso.
Esta evaluación puede ser un proceso independiente, en colaboración con el proceso de participación, o
una parte integral de la "gestión" del proceso.
Como algunos resultados serán intangibles (como el
mejoramiento de las relaciones o de un "sentido de
empoderamiento"), es útil para establecer puntos de referencia
que pueden ser medidos en contra. Idealmente técnicas
cuantitativas8 y cualitativas9 que se hayan empleado en el
proceso de contratación.
Una forma eficaz de gestión de riesgos también puede ser Un
proceso de revisión robusto. Esto se debe a que ayuda a delinear
los diferentes puntos de vista en poder de los distintos grupos de
interés en el inicio de un proceso, y es un reconocimiento de los
posibles retos que el proceso de participación puede enfrentar.
La inclusión de un proceso de revisión puede aumentar los
costos, especialmente si se contrata y gestiona de forma
independiente al proceso de participación central. Este costo
agregado puede ser difícil de justificar cuando se buscan ahorros
en los costos. No obstante, la opinión sobre la utilidad de esta
herramienta para el logro de un buen proceso de participación de
los grupos de interés está muy extendida. Esto es especialmente
cierto de los "entornos intrínsecamente inciertos", como los
solares abandonados.
El costo de no contabilizar los riesgos y enfrentarse al hecho de
que las cosas salgan mal, como puede pasar cuando el tiempo
es limitado y no se pueden hacer los exámenes exhaustivos, son
siempre mucho más altos que el costo de hacer un examen a
tiempo.
8
9
Los métodos cuantitativos incluyen recolectar cifras para la medición y la sentencia
Los métodos cualitativos implican la recolección de datos de las personas para permitir la descripción e interpretación
Revisión intermedia
Para las iniciativas de participación de largo plazo es una buena práctica planificar períodos de revisión
periódica donde los controles se repitan para verificar si el proceso está cumpliendo con el objetivo
acordado al inicio. Esto puede ocurrir a través de reuniones de los equipos planificadas con anterioridad.
Este método es especialmente útil si el equipo que realizará el estudio tiene un amplio conocimiento de
otros métodos disponibles para verificar si el enfoque actual está funcionando, o la aplicación de un
método alternativo.
Un proceso de revisión estructurada es fundamental para asegurar que el "aprendizaje" se obtenga de los
trabajos, y que el plan de intervención sea lo suficientemente flexible para hacer frente a imprevistos que
puedan surgir.
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de Trabajo
E. Evaluación Final
La evaluación final tendrá que evaluar los siguientes criterios clave:
a) Si el proceso ha cumplido con sus propios objetivos (es decir, los resultados deseados) y si son los
originalmente acordados propósito
b) Si el proceso satisfizo las demandas explícitas e implícitas de los participantes
c) Si el proceso llenó las normas de "buenas prácticas" en el trabajo participativo
La evaluación final puede también tratar de evaluar si:
• El nivel de participación y el tipo de participantes (por ejemplo, la consulta o asociación)
fue el adecuado.
• Si los métodos y técnicas fueron las adecuadas y las que se esperaba
• Si el nivel y la variedad de respuestas de los participantes dan legitimidad al ejercicio
• Si los costos fueron razonables y están dentro del presupuesto
• ¿Cuál se produjo y organizo, ayudaron (los productos) a la consecución de los resultados
deseados?
• Si las formas en que las respuestas del proceso (y las recomendaciones) fueron tratadas
efectivamente.
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de Trabajo
MATRIZ DEL PROCESO DE EVALUACIÓN DE LA PARTICIPACIÓN
DE LOS GRUPOS DE INTERÉS
Elementos a Incluir
ANÁLISIS DEL PROCESO
Propósito
Ámbito
Contexto
Identificación de los
interesados
Resultados esperados
Involucrar a la parte
institucional
PLAN DE
PARTICIPACIÓN
Métodos
Recursos
Itinerario
Productos
PROCESO DE
PARTICIPACIÓN
PROCESO DE REVISIÓN
EVALUACIÓN FINAL
Una clara prueba de la finalidad, ámbito de aplicación, contexto,
identificación de los interesados y resultados deseados.
Definir claramente metas y objetivos, acordados por todos los grupos de
interés. Establecer claramente cómo se usaran los resultados para garantizar
que sean alcanzados los objetivos.
Tener claridad en los límites específicos para el ejercicio. Definir claramente
el nivel de participación. Identificar los elementos que pueden o no pueden
cambiar. Identificar y evaluar bien los posibles riesgos.
Comunicar a los grupos de interés sobre las cuestiones más amplias y
detalladas desde el principio, es decir, contexto histórico, político, físico y
cultural. Claridad en las actividades relacionadas con el pasado o presente,
las organizaciones o consultas, la política de parámetros legales o toma de
decisiones, las limitaciones y plazos, las características de los participantes y
las capacidades.
Un proceso de identificación de los interesados transparente y documentado,
mediante una base de datos de contactos y una comprensión coherente de la
finalidad y el contexto del proceso. Trata de incluir a todos los grupos de
interés en las partes apropiadas del proceso, incluidos los grupos a los que es
difícil acceder.
Tener claridad exactamente sobre cuál es el resultado que se espera del
proceso de participación, y considerar los métodos más adecuados para
lograr este objetivo.
Las decisiones clave están completamente informadas y comprometidas con
apoyar el plan.
Se basa en el resultado del proceso de especificación, y cuenta con el apoyo
institucional. Detalles claramente documentado en todos los componentes
principales del proceso de participación de los grupos de interés, incluyendo
esquemas claros de la logística, organización y planificación. Así como de la
revisión y evaluación del plan antes de su contratación.
Diferentes metodologías de investigación y selección, adecuada a los
problemas y los grupos de Interés. La planificación cuidadosa de los métodos
que se complementan y trabajar juntos para que sea exitoso el proceso
global.
Dotar de un presupuesto suficiente para emprender un proceso de
participación que logre los resultados deseados. Asignación clara de las
funciones y responsabilidades detalladas para todos los involucrados, para
que el proceso funciones sin dificultad. Contar con personas adecuadamente
preparadas y si es necesario asignar personas apropiadamente entrenadas
para realizar tareas específicas.
Asignación de tiempos realistas, incluso entre los eventos que se realizan
entre diversas etapas, con fechas clave, acciones y plazos de decisión
detallada.
Objetivos claros y tangibles desde el principio. Actividad y participación en
consonancia con métodos específicos para alcanzar los resultados deseados
del proceso de participación. Incluir productos secundarios intrínsecos a la
consecución de los resultados globales.
Un enfoque interactivo y flexible para la gestión del proceso que ayude a
responder o imprevisible. Esta información surge de un proceso permanente
de evaluación.
El proceso de revisión está itinerado y estructurado, proveyendo a los
involucrados con información durante el proceso de participación, para
Contiene los criterios de evaluación cualitativa y cuantitativa. Poder juzgar si
el proceso se está desarrollando apropiadamente, si es un éxito, o para
evaluar el riesgo y hacer las enmiendas que correspondan.
Evalúa si el proceso logró los resultados deseados. Considerando si hay un
nivel y método adecuado de contratación, participación de los productos
apropiados, los grupos de interés, y el uso apropiado del presupuesto y
recursos de personal, así como una eficaz retroalimentación. Incluye el
registro de las lecciones aprendidas para futuros compromisos.
1
Fuerte
2
3
4
Débil
BITACORA DE LECCIONES APRENDIDAS
Proyecto:
Punto
Tema
Acción Correctiva
Publicaciones Utiles
Alan Barr & Stuart Hashagen; ABCD Handbook, a framework for evaluating community development; CommunityDevelopment
Foundation Publications (2000)
Alan Barr & Stuart Hashagen; ABCD Trainers’ Resource Pack; community Development Foundation Publications
(2000)
Christine Sylvest Larsen; Facilitating community involvement: practical guidance for practitioners and policy makers; The
Research, Development and Statistics directorate (2004)
David Wilcox; The Guide to Effective Participation; Delta Press (1994)
Friends of the Earth; Briefing; Environmental Law Foundation (2003)
G.Chanan, A.West, C.Garratt, J.Humm; Regeneration and Sustainable Communities; Community Development Foundation
Publications (1999)
Gabriel Chanan; Local Community Involvement, A Handbook for Good Practice; European Foundation for the Improvement of
Living and Working Conditions (1999)
Guidance on enhancing public participation in local government Involve Working Paper 1; Exploring Public Participation
Approaches (2005)
Julie Lewis & Perry Walker; Participation; New Economics Foundation (1998) Listen Up; (1999)
Liverpool County Council; Strategic Framework For Community Development; SCCD (2001)
M. Taylor, A. Barr & A.West; Signposts to Community Development (second edition); Community Development Foundation
Publications (1992)
Nick Wates; The Community Planning Handbook; Earthscan Publications Ltd. (2000)
Office of the Deputy Prime Minister; Planning, Creating Local Development Frameworks A Companion Guide to
PPS12 Office of the Deputy Prime Minister; Statements of Community Involvement and Planning Applications (2004)
P. Shiner, D. Woolfe & P.Stookes; Environmental Action, a guide for individuals and communities; Environmental
Law Foundation Publications (2002)
Paul Henderson & David N.Thomas; Skills in Neighbourhood Work; Routledge (2003)
Planning, Consultation Paper on planning policy statement 1: creating sustainable communities; Office of the Deputy Prime
Minister. Rupa Sarkar & Alison West; The LSP Guide; Community Development Foundation Publications (2003)
The Audit Commission; Connecting with users and citizens –User Focus; The Audit Commission (2003)
The Audit Commission; User focus and Citizen engagement, learning from comprehensive performance assessment; briefing 4.
The Audit Commission; User Focus and Citizen Engagement; The Audit Commission (2003)
The Home Office; Community Cohesion Advice for those designing, developing and delivering Area Based
Initiatives (ABIs); Office of the Deputy Prime Minister (2003)
Design by e-Graphics, Torfaen County Borough ©2007

relaciones con los grupos de interés juego de

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