Procedimiento Entrega de Correspondencia Interna

Procedimiento Entrega de Correspondencia Interna

Código: 09-004-PG-003-1
Liberado: 2011-05-25
ENTREGA DE CORRESPONDENCIA INTERNA
1. Propósito y Alcance
PROPÓSITO
Entregar oportuna y correctamente la correspondencia que se genera al interior de
la empresa por medio electrónico y físico.
ALCANCE
Este procedimiento comprende desde la generación del radicado interno en todas las
áreas de la empresa, hasta la notificación electrónica o física del destinatario.
Aplica para todas las áreas de la Empresa y el Equipo de Servicios Administrativos.
1. Definiciones
DIGITALIZAR
Escanear los documentos recibidos y cambiar datos de referencia.
DOCUMENTO
Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en
razón de sus actividades o funciones. Para efectos de este procedimiento es la
documentación recibida internamente.
INDEXAR
Subir la información digitalizada al aplicativo de gestión documental (Mercurio).
MERCURIO
Es el software de Gestión Documental que maneja la empresa.
OFICINA PRODUCTORA
Es la oficina que genera el documento original. Por ejemplo, la oficina productora de
las directivas de la empresa es Secretaría General.
OFICINA RECEPTORA
Es la oficina a la cual va dirigido el documento original.
PLANILLA DE MENSAJERIA
Formato donde se relaciona los documentos físicos que recibe y envía cada área de
forma interna y/o externa.
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Versión: 3
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“Toda copia electrónica o física que NO se encuentre registrada en el Formato de Control de
Documentos, se considera inválida”
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RADICACIÓN DE DOCUMENTOS
Es la asignación de un número consecutivo (radicado) a las comunicaciones recibidas
o producidas en la empresa, dejando constancia de la fecha y hora de recibido o
envío.
RUTA DE MERCURIO.
Lista de pasos y tareas que tiene un documento para su gestión.
3. Procedimiento.
3.1
Diagrama de Flujo
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“Toda copia electrónica o física que NO se encuentre registrada en el Formato de Control de
Documentos, se considera inválida”
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Liberado: 2011-05-25
PROCEDIMIENTO: ENTREGA CORRESPONDENCIA INTERNA
COORDINACIÓN ARCHIVO Y CENTRO DE
INFORMACION
TODAS LAS ÁREAS
INICIO
Documento
Físico
Clase de
Documento
Documento
Magnético
6. ASISTENTE/
AUXILIAR DE OFICINA
Registrar
documentos en
Planilla de
Mensajeria
7. AUXILIAR DE
SERVICIOS
Recoger y verificar
Correspondencia
5
de la carpeta
minutos
1
minuto
8. AUXILIAR DE
SERVICIOS
1. ASISTENTE/
AUXILIAR DE OFICINA
N
¿Ok.?
Generar Radicado
Interno
1
Anotar
inconsistencia en
la planilla
2
minutos
S
minuto
9. AUXILIAR DE
SERVICIOS
2. ASISTENTE/
AUXILIAR DE OFICINA
Elaborar
documento
Firmar Planilla
10
minutos
0.5
minutos
10. AUXILIAR DE
SERVICIOS
3. ASISTENTE/
AUXILIAR DE OFICINA
Recibir y Distribuir
documentos
Indexar imagen al
radicado
5
15
minutos
minutos
11. AUXILIAR DE
SERVICIOS
4. ASISTENTE/
AUXILIAR DE OFICINA
Registrar
documentos en
Planilla de
Mensajeria
Asignar Ruta de
Mercurio
1
minuto
5
minutos
5. ASISTENTE/
AUXILIAR DE OFICINA
Revisar Ruta de
Mercurio
5
12. AUXILIAR DE
SERVICIOS
minutos
Entregar Carpetas
en cada área
13. ASISTENTE/
AUXILIAR DE OFICINA
10 a 40
minutos
Verificar
Correspondencia
de la carpeta
5
minutos
14. ASISTENTE/
AUXILIAR DE OFICINA
N
¿Ok.?
Anotar
inconsistencia en
2
la planilla
minutos
S
15. ASISTENTE/
AUXILIAR DE OFICINA
Firma Planilla
0.5
minutos
16. ASISTENTE/
AUXILIAR DE OFICINA
Entregar
documentos
2
minutos
FIN
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“Toda copia electrónica o física que NO se encuentre registrada en el Formato de Control de
Documentos, se considera inválida”
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3.2
No.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
Descripción de Diagrama de Flujo
DESCRIPCIÓN
Generar radicado interno a través de
Mercurio, ingresando los datos básicos del
documento.
Elaborar el documento que se envía,
indicando el radicado.
Indexar la imagen del documento a la
respectiva radicación, con sus anexos si los
tiene.
Asignar Ruta de Mercurio y/o Enviar por
correo electrónico al área correspondiente.
RESPONSABLE
ANS
Asistente/ auxiliar de
oficina
1 minuto
Asistente/ auxiliar de
oficina
10 minutos
Asistente/ auxiliar de
oficina
5 minutos
Asistente/ auxiliar de
oficina – oficina
productora
Asistente/ auxiliar de
oficina – oficina
receptora
Leer el documento recibido y enviar por
correo electrónico o a través de Mercurio a
la persona que debe realizar la gestión.
Registrar en la Planilla de Mensajería, el
documento que se envía físicamente, Asistente/ auxiliar de
indicando fecha, hora y persona que
oficina
registra.
Recoger la correspondencia y verificar que
los documentos relacionados se encuentren Auxiliar de servicios
en la carpeta.
Realizar anotaciones en la Planilla de
Auxiliar de servicios
Mensajería.
Firmar la Planilla Mensajería.
Auxiliar de servicios
Versión: 3
5 minutos
1 minuto
5 minutos
2 minutos
0.5 minutos
Distribuir los documentos en las carpetas
Auxiliar de servicios
de las diferentes áreas de la empresa.
Relacionar los documentos en las Planilla
Auxiliar de servicios
de Mensajería de cada área.
Entregar la carpeta de correspondencia en
cada oficina.
• Oficina en la misma edificación
Auxiliar de servicios
Otra edificación:
• Pereira y Dosquebradas
• Cuba
Verificar que los documentos relacionados Asistente/ auxiliar de
se encuentren en la carpeta.
oficina
Realizar anotaciones en la Planilla de Asistente/ auxiliar de
Mensajería.
oficina
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1 minuto
15 minutos
5 minutos
10 minutos
20 minutos
40 minutos
5 minutos
2 minutos
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“Toda copia electrónica o física que NO se encuentre registrada en el Formato de Control de
Documentos, se considera inválida”
Código: 09-004-PG-003-1
Liberado: 2011-05-25
Asistente/ auxiliar de
oficina
Entregar a la persona que debe realizar la Asistente/ auxiliar de
gestión.
oficina
15
Firmar la Planilla Mensajería.
16
0.5 minutos
2 minutos
4. Documentos
4.1
Procedimientos relacionados
•
4.2
No aplica.
Registros generados
•
4.3
Planilla de Mensajería Interna. Actividad 6 y 11.
Documentos de referencia
•
“Manual para la elaboración y trámite de correspondencia en la Empresa de
Telecomunicaciones de Pereira S.A. ”
5. Consideraciones
•
•
•
•
•
•
Si la persona interesada o responsable de generar el documento, no tiene
Mercurio, debe solicitar el radicado a la Asistente o Auxiliar de Oficina del área,
y hacer llegar a través del correo electrónico el documento y soporte del caso
para incluirlo en Mercurio.
Los documentos no radicados en Mercurio, serán radicados en la Planilla de
Mensajería.
Los documentos relacionados con la notificación de terminación de contrato
laboral, se deben imprimir y obtener el acuse de recibido, original que reposa en
la hoja de vida.
Con el fin de minimizar el consumo de papelería, se implementa el uso de la
firma digital en el documento y la notificación por correo electrónico. Sólo se
imprimen documentos dirigidos al personal que no tenga correo electrónico.
Para el manejo de la correspondencia interna física, cada área tiene asignadas 2
carpetas de diferente color, donde una de ellas siempre estará en la oficina
productora y la otra en la Oficina de Servicios Administrativos.
La Planilla de Mensajería se diligencia con letra legible y lapicero tinta negra.
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Documentos, se considera inválida”