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Nuevo reglamento de los “Contact Persons” (CPs):
Introducción:
Los dos pilares sobre los que se sustenta la asociación de IFMSA son
“Intercambios” y “Actividades”, que están relacionados entre sí. El primero de ellos es
el que nos incumbe, ya que es al que pertenecen estas personas de contacto o
“Contact Persons” a los que se refiere este reglamento.
El “Contact Person” es, como su nombre indica, la persona de contacto de los
estudiantes que acogemos en Zaragoza. Es el encargado de ir a buscarles cuando
llegan, llevarles el primer día al hospital y presentarles a su tutor y, en general, estar
pendientes de ellos y solucionar los problemas que se les puedan presentar.
El mayor problema es que en IFMSA Zaragoza tenemos muy pocos socios
voluntarios para realizar esta función, lo que limita el número de personas que
podemos traer a nuestra ciudad, llamados “Incomings”, que a su vez influye en el
número de socios que podemos irnos a otros lugares (“Outgoings”), ya que el número
de los primeros es el mismo que de los segundos (en otras palabras, se van los mismos
de los que vienen).
Objetivo:
Con el fin de hacer más atractivo el ser “Contact Person”, para poder disponer
de más socios para atender a los “Incomings”, de forma que IFMSA- Zaragoza sea
capaz de acoger a más estudiantes (lo que nos permitirá poder enviar a más de los
nuestros como ya hemos dicho antes), y poder también ofrecerles un mejor servicio
(mejora del plan social, más actividades, más atención por parte del “contact
person”…) el grupo de intercambios hemos ideado un nuevo reglamento.
¿Qué tiene que hace un “Contact person”? (según la normativa anterior):
Ponerse en contacto con su estudiante antes de su llegada y acordar la
misma.
Ir a recoger al estudiante a su llegada, siempre y cuando sea en el rango
horario de 8am a 10pm y en la ciudad (de noche y al aeropuerto no es
necesario que acuda).
Entregarle las llaves del piso y llevarlo al mismo a su llegada.
Proporcionarle el “pocket money” que se haya decidido y recoger su fianza
en los primeros días de intercambio (cuanto antes mejor).
Acompañarlo al centro y servicio correspondiente el primer día del
intercambio y presentar al estudiante a su tutor.
Participar activamente en el plan social y realizar actividades o visitar, al
menos, una vez a la semana a los estudiantes, para asegurarse de que todo
va bien.
Devolver la fianza, si es pertinente, al final del intercambio.
Recoger las llaves del piso el último día.
Entregar los certificados del estudiante y del tutor (aunque normalmente se
entregan ambos al estudiante para que se los de al tutor).
Antes de que empiecen a irse los estudiantes, revisar el piso para comunicar
los posibles desperfectos.
Estar atento durante toda la duración del intercambio a los desperfectos del
piso, las quejas de los estudiantes y del casero a este respecto para
comunicarlo al miembro de la junta responsable.
Principales cambios:
Anteriormente, si un socio quería ser “Contact Person”, tenía que serlo
durante todo el mes. Con el nuevo reglamento, se cambia a la posibilidad de
ser CP por semanas (aunque sigue siendo preferible serlo durante todo el
mes, ya que es más cómodo para la organización y para el estudiante).
El mínimo es de dos semanas, que pueden ser elegidas por el voluntario (es
preferible que sean en el mismo mes). Puesto que los incomings vienen de
mes en mes, los CP deberán encargarse de asociarse entre ellos para cubrir
un mes, apuntándose juntos como CPs aunque luego se dividan las tareas
entre ellos.
TODOS los CPs que vayan a participar durante el mismo mes, tienen que
ponerse en contacto con su estudiante ANTES de la llegada del mismo y
comunicarle durante qué semana les atenderán.
Las obligaciones que tienen los CPs a la llegada del estudiante, deberán ser
realizadas por aquel al que le corresponda la primera semana. Asimismo, las
que tienen al final del intercambio, serán realizadas por aquel CP al que le
corresponda la última semana de la estancia.
Se debe quedar con los estudiantes al menos dos veces por semana (no
una). Se considera entendible que los CPs solo queden una vez por semana
15 días antes y durante la época de exámenes de enero y junio.
Acogida en casa:
El estudiante que acoja a alguien en su casa, está obligado a proporcionarle,
como mínimo, habitación propia, derecho a la cocina y al baño con espacio para sus
cosas, y respetar siempre la intimidad del estudiante. El derecho a cocinar pasa a ser
una opción dialogable con los hospedadores en caso de que la familia de acogida
cocine para todos incluyendo al incoming.
Para favorecer las acogidas, permitimos a los posibles socios caseros realizar
una entrevista vía Skype con el estudiante interesado para aumentar la confianza, así
como una fianza para mayor tranquilidad.
Puntos que gana un CP:
En primer lugar, los socios que se ofrezcan a ser CP antes del reparto de
intercambios adquirirán sus puntos inmediatamente (los que les
correspondan según las semanas…), para que les sea beneficioso a la hora
de elegir intercambios (no tendrán que esperarse todo el año).
Ofrecerse a ser CP es un compromiso, en el caso de que cambien de idea, si
han conseguido intercambio SE LES CANCELA Y NO SE LES DEVUELVE NI EL
DINERO NI LOS PUNTOS; y en el caso de que no cogiesen intercambio ese
año, SE LE QUITAN EL DOBLE DE PUNTOS QUE SE HAN DADO.
Les corresponderán 6 PUNTOS POR CADA 2 SEMANAS. En el caso de que
sean CP durante los meses de ENERO, MAYO, JULIO o AGOSTO les
corresponden 8 PUNTOS por cada dos semanas (estos puntos se darán
cuando el socio se ofrezca voluntario a ser CP y se establezcan las semanas).
Además, si se realizan más actividades o visitas que las estipuladas (2 veces
por semana o una en caso de 15 días antes y durante la época de exámenes
de enero y junio) se podrán obtener hasta 2 PUNTOS más por cada dos
semanas.
Otro tema a destacar es que, para que los demás socios de IFMSA Zaragoza
puedan establecer relación con los incomings, se les explicará quiénes
vienen y las actividades que se van a realizar, para que si alguno está
interesado en participar pueda apuntarse al plan social. Se les asignará 1
PUNTO por actividad (con un MÁXIMO DE 3 PUNTOS al mes).
En las actividades que requieran una preparación previa (por ejemplo, viajes
o visitas estipuladas), los socios deberán informar de su intención de asistir a
la actividad antes de la llegada de los estudiantes, para poder organizar.
En el caso de que un socio se ofrezca para una actividad y luego no acuda
(sin causa justificada), se le QUITARÁ 1 PUNTO.