H 1 Tramitar la presencia de los Delegados de

H 1 Tramitar la presencia de los Delegados de

FORMATO DE PROCEDIMIENTOS
LOTERIA DE BOGOTA
AREA: UNIDAD DERECURSOS ADMINISTRATIVOS
VERSION:PRO-410-237-7
RESPONSABLE: JEFE DE LA UNIDAD DE LOTERIAS
1 DE 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: REVISIÓN Y MANTENIMIENTO DE EQUIPOS DE SORTEO
OBJETIVO: Garantizar la disponibilidad y confiabilidad de los equipos requeridos para la realización del sorteo
ALCANCE: Inicia con el tramite de la presencia de los delegados y finaliza con el sellamiento de la urna
FLUJOGRAMA
PHVA
No.
DESCRIPCIÓN DE
ACTIVIDADES
RESPONSABLES
TIEMPOS
SUBGERENCIA
GENERAL
UNIDAD DE
LOTERÍAS
SECRETARIA
GOBIERNO
CONTRATISTA /
DELEGADO
PUNTOS DE
CONTROL
DOCUMENTOS
OBSERVACIONES
INICIO
H
H
H
H
H
1
2
Tramitar la presencia de
los Delegados de
Jefe de la Unidad
Secretaría de Gobierno.
Enviar un funcionario de
la Unidad para realizar Jefe de Unidad
el registro filmico.
3
Adelantar el trámite
para la celebración del
contrato de
mantenimiento.
4
Solicitar al contratista el
mantenimiento de los
equipos utilizados en el Auxilio
sorteo, de acuerdo con Administrativo
los términos del
contrato
5
Proceder a la apertura
de la urna.
Jefe de Unidad
1d
1d
Se cuenta con
un cuadro de
control de
vencimiento del
cotrato de
mantenimiento
de los equipos
de juego.
3d
Acta de
mantenimiento
El registro filmico lo realiza el auxiliar
administrativo de la Unidad de
Loterías,iniciando con el retiro de los
sellos por parte del delegado de la
Sec. De Gobierno para la apertura
de la boveda y urna interior.
Estudio de
conveniencia y
oportunidad y
términos de
referencia
Se realiza el estudio de
conveniencia y oportunidad y
términos de referencia, para dar
inicio al proceso de contratanción
por parte de la Secretaría General.
El mantenimiento se realiza una vez
por semana antes de la realización
del sorteo o cuando los equipos lo
requieran.
1d
En presencia del delegado de la
Secretaría de Gobierno y de los
demás funcionarios, una vez
retirados los sellos por parte del
Delegado de Gobierno.
Auxilio
Administrativo
1d
H
6
Extraer de la urna los
equipos objeto de
mantenimiento
Auxiliar
Administrativo
A
Si alguno de los equipos tiene sellos
de la Secretaría de Gobierno, son
retirados por este funcionario.
FORMATO DE PROCEDIMIENTOS
LOTERIA DE BOGOTA
AREA: UNIDAD DERECURSOS ADMINISTRATIVOS
VERSION:PRO-410-237-7
RESPONSABLE: JEFE DE LA UNIDAD DE LOTERIAS
1 DE 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: REVISIÓN Y MANTENIMIENTO DE EQUIPOS DE SORTEO
OBJETIVO: Garantizar la disponibilidad y confiabilidad de los equipos requeridos para la realización del sorteo
ALCANCE: Inicia con el tramite de la presencia de los delegados y finaliza con el sellamiento de la urna
FLUJOGRAMA
PHVA
No.
H
7
H
8
DESCRIPCIÓN DE
ACTIVIDADES
Revisar los equipos
utilizados en el sorteo.
Efectuar el
mantenimeinto y
realizar pruebas.
RESPONSABLES
Contratista
Contratista
TIEMPOS
SUBGERENCIA
GENERAL
UNIDAD DE
LOTERÍAS
1d
SECRETARIA
GOBIERNO
CONTRATISTA /
DELEGADO
PUNTOS DE
CONTROL
DOCUMENTOS
OBSERVACIONES
La revisión de los equipos es
realizada por la firma contratista
A
Luego de la revisión de los equipos
se realiza por parte del contratista el
mantenimiento de los mismos. El
funcionario encargado de la unidad
de loterias verifica la realización del
mantenimiento y de las pruebas
correspondientes evidenciando su
normal funcionamiento
1d
Diligenciar el formato de
Contratista
mantenimiento.
Formato FRO
410-148-3
Se deja constancia del
mantenimiento y las pruebas
realizadas mediante acta firmada por
el técnico que realiza el
mantenimiento, el funcionario de la
unidad de loterias y el delegado de
Secretaría de Gobierno.
Auto
Se firma por el Delegado de la
Secretaría de Gobierno y Jefe de la
Unidad de Loterías o funcionario
asistente al procedimiento
H
9
V
Diligenciar Auto en
constancia del
10
mantenimiento y
pruebas realizadas.
H
Imponer los sellos a los Delegado de
11 equipos que lo
Secretaría de
requieran.
Gobierno
Una vez realizado el mantenimiento
el delegado de la Secretaría de
Gobierno impone los sellos
correspondientes
H
Guardar los equipos
12 objeto de
mantenimiento.
Los equipos se guardan en la urna
interior de la boveda de seguridad y
se sella la urna por parte del
delegado de Gobierno
Delegado
Secretaría de
Gobierno
1d
Auxiliar
Administrativo
1d
H
13
Imponer los sellos a la
boveda de seguridad
La boveda principal se cierra con las
llaves de seguridad y se sella por
parte del Delegado de la Secretaria
Gobierno.
Delegado de
Secretaría de
Gobierno
FIN
ELABORADO POR:
REVISADO POR:
APROBADO POR: