CONTROL DE CAMBIOS

Versión 8.0
Fecha: 09/02/2015
Compras
Código: AD-PR-001
CONTROL DE CAMBIOS
Cambio Realizado
Realizado por
Fecha
Versión
Logo institucional, objetivo, eliminación definición de
criticidad, ajustes en los ítems 2, 4, 5, 6, 9, 10 y 11,
modificación responsable en los ítems 12,13,16,17,19,
20 y 22. Eliminación ítems, 7, 8 y 21 y formatos Plan
trimestral de compras, evaluación y reevaluación de
proveedores. Modificación del título del formato listado
maestro de proveedores.
Gloria Torres – Asistente de presupuesto
05/10/2010
1.0
Gloria Torres – Asistente de presupuesto
04/11/2010
2.0
Gloria Torres – Asistente de presupuesto
16/12/2010
3.0
Edgar Ospina – Gestor de Calidad
31/10/2011
4.0
Edgar Ospina – Gestor de Calidad
07/01/2014
5.0
Edgar Ospina – Gestor de Calidad
28/07/2014
6.0
Edgar Ospina – Gestor de Calidad
09/02/2015
7.0
Se complementó descripción ítem 4 del flujograma.
Numeral 9, tipo y grado de control en el procedimiento
de compras.
De acuerdo a resultados de comité de Compras, se
modifica numeral 3 (aclara monto), se mejora redacción
numeral 4, se elimina numeral 10, incluir antes del
numeral 10 cuadro comparativo, se aclara la
responsabilidad del Gerente frente a aprobación de
órdenes de compra y contratos.
Cambios en el flujograma de actividades en cuanto a
los responsables: asistente de presupuesto por
profesional administrativo. El numeral 3 ahora incluye la
verificación de disponibilidad presupuestal; el numeral 4
cambia el valor de la compra mínima por caja menor; se
adiciona el numeral 5,
monto de las compras
autorizadas, según Manual de contratación. Se incluye
el Comité de compras en el numeral 5.
Actualización montos autorizados para compras de
bienes o servicios
Actualización de nombres de los cargos responsables
de actividades. Se hacen ajustes al flujograma, en la
descripción de actividades.
1. OBJETIVO
Fijar los lineamientos para el suministro de bienes y servicios necesarios para el
desarrollo de las actividades de Asohofrucol – FNFH, garantizando el cumplimiento de
los requisitos establecidos.
2. ALCANCE
Elaboró:
Revisó:
Aprobó:
Juan Camilo López, Edgar Ospina
Giovanni Velásquez
Alvaro Ernesto Palacio Peláez
Cargo:
Cargo:
Cargo:
Gestor de operaciones administrativas y
financieras, Gestor de Calidad
Director Administrativo y Financiero
Gerente General
L
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Compras
Código: AD-PR-001
Aplica para todos los procesos, que realicen compras directamente por Asohofrucol.
3. RESPONSABLES
El Gestor de operaciones administrativas y financieras es el responsable de las
modificaciones de este procedimiento
y de la verificación del cumplimiento e
implementación de las actividades que se relacionan en este.
4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
FFCM. Fondo fijo de caja menor, en Asohofrucol tiene un monto de Un Millón
Seiscientos Mil Pesos M/cte ($1.600.000).
Disponibilidad Presupuestal. Cantidad de dinero o de recursos disponibles de un
rubro determinado.
FNHF. Fondo Nacional Hortifrutícola
Comité de Compras. Es un grupo de personas que tiene facultad para evaluar,
seleccionar y autorizar la compra de bienes, contratación de servicios. Para ello tiene
como base la reglamentación establecida en el Manual de contratación de
Asohofrucol. Integrado por Director del área solicitante, Director administrativo y
financiero, Director de seguimiento y control de proyectos y el Gerente general.
5. FLUJOGRAMA Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
ITEMS
1
DIAGRAMA DE FLUJO
DESCRIPCIÓN
REGISTROS
RESPONSABLE
Inicio
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Compras
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2
Identificar necesidad de
comprar y especificaciones
necesarias.
3
Revisar disponibilidad
presupuestal
4
SI
La compra
es inferior o
igual a 10
SMDLV
Cada líder identifica las necesidades
de compras para el caso de
compras del FNFH se tiene en
cuenta lo aprobado en el Plan Anual
de Inversiones y Gastos , y para el
caso
de
compras
de
ASOHOFRUCOL se tiene en cuenta
lo aprobado en el presupuesto anual
de ASOHOFRUCOL, si la compra
no quedo contemplada dentro del
presupuesto y es muy urgente se
evalúa la necesidad y la urgencia,
para el caso de compras de
ASOHOFRUCOL, si se trata de
compras del FNFH se solicita
autorización
y
una
adición
presupuestal a la Junta Directiva del
FNFH.
Para las compras de los proyectos
que ejecuta Asohofrucol, se tendrá
en
cuenta
la
disponibilidad
presupuestal aprobada en los
proyectos o convenios firmados.
El solicitante de la compra verifica
la disponibilidad presupuestal, que
esté incluida dentro del Plan Anual
de Inversiones o el presupuesto de
ASOHOFRUCOL,
o
de
los
proyectos o convenios establecidos
y confirma la
disponibilidad
mediante firma del encargado del
presupuesto en la requisición ADFT-010.
Cuando se compran bienes o
servicios por un valor igual o inferior
a diez salarios mínimos diarios
legales vigentes de acuerdo con el
manual de contratación se aplicara
el instructivo Caja Menor, AD-IT001.
Plan Anual De
Inversiones FNFH,
Presupuesto de
ASOHOFRUCOL
Gerente General,
Junta directiva,
Líderes de proceso,
Encargado de
presupuesto, Gestor
de operaciones
administrativas y
financieras Auxiliar de
registro y control de
proyectos, Solicitantes
Formato
Requisición, ADFT-010 revisado
Solicitante,
Encargado de
presupuesto.
Los definidos en el
instructivo Caja
Menor.
Líderes de proceso,
líder o coordinador
proyecto.
NO
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Compras
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5
Revisar monto de las
compras autorizadas,
según Manual de
contratación
6
Recepción de requisición
compra de bienes o
servicios
7
NO
Aprobación
requisición
de compra
de bienes y
servicios
- Compras de bienes o servicios
para ejecución de proyectos de
Asohofrucol
y
FNFH
hasta
$20.000.000
M/cte.,
autoriza
Gerente General y se elabora Orden
de servicio.
- Compras de bienes o servicios
para ejecución de proyectos de
Asohofrucol y FNFH mayores a
$20.000.000 M/cte, autoriza Gerente
General y se elabora Contrato.
Compras
Asohofrucol
funcionamiento hasta 40 SMMLV
autoriza Gerente General y se
elabora Contrato
Compras
Asohofrucol
funcionamiento superiores a 40
SMMLV, aprueba la Junta Directiva
de Asohofrucol y se elabora
Contrato.
- Compras de bienes o servicios
para ejecución de proyectos de
Asohofrucol y FNFH mayores a 82
SMMLV, se lleva a Comité de
compras para su autorización y se
elabora Contrato.
El solicitante elabora la requisición
de
bienes
o
servicios:
Los bienes o servicios como
papelería y otros clasificados en el
Anexo 1, se deben solicitar mínimo
con 5 días hábiles de antelación a la
fecha que requiere la compra. Este
debe contar con el VoBo del líder
del proceso solicitante y del
encargado
de
presupuesto.
Mediante el software Sevenet Suite,
se radica y el físico es enviado de
igual
forma
al
Gestor
de
operaciones
administrativas
y
financieras. La fecha límite para la
recepción de solicitudes será hasta
cinco días hábiles antes de la fecha
de cierre de cuentas, si la compra es
para el mes en curso, según
cronograma. Las solicitudes que se
reciban posterior a esta fecha se
tramitarán en el mes siguiente.
El
Gestor
de
operaciones
administrativas y financieras, revisa
y aprueba la requisición, si no está
de acuerdo con la requisión la
devuelve al solicitante indicando las
razones de la devolución e
indicando las correcciones a realizar
cuando corresponda, el físico es
devuelto al solicitante.
Si la
requisición es aprobada se puede
continuar con el procedimiento.
Formato Orden de
compra, AD-FT006 o Contrato
AD-MA-001
Manual de
contratación
Junta directiva de
Asohofrucol.
Gerente General.
Comité de compras.
Director Administrativo
y Financiero.
El Gestor de
operaciones
administrativas y
financieras
Formato
Requisición, ADFT-010, registro
sevenet.
Cronograma de
cierre de cuentas
Solicitante
Líderes de proceso
Recepcionista
Formato
Requisición, ADFT-010 aprobada,
registrado
sevenet
El Gestor de
operaciones
administrativas y
financieras
SI
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Compras
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8
Ubicación, identificación
de posibles proveedores
9
Solicitud de cotizaciones
10
Revisar cuadro
comparativo
11
Selección de proveedor
Se indaga sobre los proveedores
potenciales existentes, esto se
puede hacer mediante internet,
directorio telefónico, sugerencias del
solicitante, listado maestro de
proveedores, etc,
Se solicitan las cotizaciones a los
proveedores encontrados, como
mínimo 3, en lo posible, salvo el
caso en que el producto o servicio
tenga un solo proveedor debido a lo
específico del mismo. Esto lo realiza
el solicitante de la compra o el
Gestor
de
operaciones
administrativas y financieras
El
Gestor
de
operaciones
administrativas y financieras o el
solicitante sugiere el proveedor, con
fundamento
en
los
criterios
definidos en el formato AD-FT-008
Selección
–
reevaluación
de
proveedores y en el formato
comparativo de cotizaciones.
El profesional administrativo, el
Gestor
de
operaciones
administrativas
y
financieras:
compras realiza y revisa el cuadro
comparativo
de selección de
proveedores y comparativo de
cotizaciones,
según
para
las
compras que aplique.
El líder de proceso aprueba los
formatos
con
los
resultados
sugeridos.
Para la selección definitiva del
proveedor. Los proveedores que
obtienen mayor puntaje en la
selección son llevados al listado
maestro de proveedores. El físico es
enviado al archivo, junto con las
cotizaciones y otros documentos
solicitados. El tipo y grado de control
es el mismo para todas las compras.
Solo en algunos casos específicos
como los siguientes: a) cuando el
proveedor es el único en el
suministro del bien o del servicio. b)
Cuando el proveedor ha sido
seleccionado y evaluado con
anterioridad obteniendo un buen
puntaje. c) Cuando el proveedor es
conocido, existen convenios o se ha
venido trabajando con el mismo
proveedor desde años anteriores.
Solicitante,
El Gestor de
operaciones
administrativas y
financieras
Solicitante,
El Gestor de
operaciones
administrativas y
financieras
Cotizaciones
Cuadro
comparativo
AD-FT-008
Selección –
reevaluación de
proveedores
AD-FT-009
Comparativo de
cotizaciones para
la orden de
compra de bienes
o servicios
Solicitante,
El Gestor de
operaciones
administrativas y
financieras Lider de
proceso
Formato
Selección
reevaluación
proveedores
FT-008
Solicitante
El Gestor de
operaciones
administrativas y
financieras
y
de
AD-
Formato
comparativo
de
cotizaciones para
orden de compra
de
bienes
o
servicios AD-FT009.
Formato Listado
Maestro
de
Proveedores.AD –
FT- 005
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Compras
Código: AD-PR-001
12
Elaboración orden de
compra o servicio y/o
contrato según el caso
13
Revisión y firma orden de
compra y/o contrato
14
SI
Se elaboró
y firmó
contrato?
El
Gestor
de
operaciones
administrativas
y
financieras,
elabora orden de compra y/o
servicio y/o contrato.
Cuando se elabora orden de compra
y/o servicio, su revisión y firma de
aprobación la hace el Gerente
General con visto bueno del Líder
del proceso solicitante.
En caso de que se haya elaborado
contrato, u orden de prestación de
servicios, el Director administrativo
y financiero revisa y envía al
asesor jurídico cuando corresponda
y remite al Gerente General para
firma y aprobación.
Formato Orden de
compra, AD-FT006 o contrato
Formato Orden de
compra, AD-FT006 o contrato
revisado y firmado
Envío y aceptación de
orden de compra o de
servicio
16
Seguimiento a la entrega
de los bienes o servicios
adquiridos
Gerente General
Director
administrativo y
Financiero.
Asesor Jurídico.
Líder del proceso
solicitante.
Si en la compra se elaboró contrato
se deben solicitar las pólizas y
demás
documentos
según
corresponda, elaborar acta de inicio
y
luego
continuar
con
el
procedimiento.
Formato Acta de
inicio, AD-FT-003
Gestor de Talento
humano.
El Gestor de
operaciones
administrativas y
financieras.
Director
Administrativo y
Financiero.
El Gestor de operaciones
administrativas y financieras emite la
orden de compra o de servicio al
proveedor directamente, por correo
o correo electrónico para firma y
aceptación. El proveedor firma y
acepta la orden de compra o de
servicio y la devuelve al Gestor de
operaciones administrativas y
financieras debidamente firmada,
directamente o por correo
electrónico. Si no hay firma de
aceptación, con la calificación del
servicio o bien, el solicitante
aprueba dicha orden.
Formato Orden de
compra, AD-FT006 o contrato
revisado y firmado
El Gestor de
operaciones
administrativas y
financieras Proveedor
Solicitante
Según condiciones operativas y
otros
aspectos
relevantes,
acordadas previamente para
la
entrega de los bienes o servicios se
realiza
un
seguimiento
al
cumplimiento de estas.
Formato Orden de
compra, AD-FT006 o contrato
revisado y firmado
NO
15
El Gestor de
operaciones
administrativas y
financieras
Solicitante y
El Gestor de
operaciones
administrativas y
financieras
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Compras
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17
Recibir, verificar y
distribución interna
compra.
18
NO
Cumple con
los
requisitos?
Se recibe y se verifica la compra
realizada, dicha verificación se hace
confrontando la orden de compra
con factura y esta con lo que se está
recibiendo efectivamente, aplica
solo para bienes y servicios que se
presten inmediatamente. En el caso
de bienes, la distribución de estos
se hace conforme a lo definido en
el punto 20 de este procedimiento.
Formato Orden de
compra, AD-FT006, factura
Solicitante y
El Gestor de
operaciones
administrativas y
financieras
En el caso que un bien o servicio no
cumpla con los requerimientos
preestablecidos y comunicados al
Proveedor en la orden de compra.
Se realiza devolución al proveedor
y en el caso de servicios se realizará
una reclamación o queja por escrito
al proveedor.
Oficio , Formato
Orden de compra,
AD-FT-006
Solicitante y
El Gestor de
operaciones
administrativas y
financieras
Se comunica al proveedor que los
bienes o servicios se recibieron a
satisfacción que puede facturar.
Indicar el proyecto al que se debe
facturar y remitir la factura al
solicitante (y/o proyecto) del bien o
servicio adquirido.
No tiene
En el caso de bienes insumos
(papelería, elementos de aseo y
cafetería), el Gestor de operaciones
administrativas y financieras
distribuye de acuerdo a las
requisiciones. Para los bienes
muebles, equipos de sistemas y
otros se sigue el procedimiento de
control de activos, AD-PR-003
Formato
Requisición, ADFT-010
Solicitante y
El Gestor de
operaciones
administrativas y
financieras
Se realiza el traslado de la
documentación
y
registros
generados durante el procedimiento
al
archivo
de
gestión
y
posteriormente al archivo central de
acuerdo con la TRD vigente
Los definidos en el
Manual
General
de Archivo SEMMA-001
El
Gestor
operaciones
administrativas
financieras
SI
19
Pago de Facturas
(Proveedores)
20
Utilización del bien o
servicio
21
Traslado documentos
físicos al archivo
central
Solicitante y
El Gestor de
operaciones
administrativas y
financieras
FIN
6. DOCUMENTOS ASOCIADOS A ESTE PROCEDIMIENTO
CÓDIGO
FI-IT-001
AD-FT-010
NOMBRE DEL DOCUMENTO
INSTRUCTIVO CAJA MENOR
FORMATO REQUISICIÓN
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de
y
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Fecha: 09/02/2015
Código: AD-PR-001
AD-FT-005
AD-FT-006
No aplica
AD-FT-008
AD-FT-003
AD-PR-002
AD-PR-003
AD-FT-009
SEM-MA-001
AD-MA-001
No aplica
FORMATO LISTADO MAESTRO DE PROVEEDORES
FORMATO ORDEN DE COMPRA.
CONTRATO
FORMATO SELECCIÓN - REEVALUACION DE PROVEEDORES
FORMATO ACTA DE INICIO
PROCEDIMIENTO DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
PROCEDIMIENTO CONTROL DE ACTIVOS
COMPARATIVO DE COTIZACIONES PARA ORDEN DE COMPRA DE BIENES O
SERVICIOS
MANUAL GENERAL DE ARCHIVO
MANUAL DE CONTRATACION
OFICIO
7. ANEXOS
ANEXO 1: LISTADO DE BIENES Y/O SERVICIOS
Ver Biblioteca virtual y SGC Proceso administrativo: Plataforma virtual
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