matricula persona natural, establecimiento de comercio, renovacion

Transcripción

RP-PRD-001
MATRICULA PERSONA NATURAL,
ESTABLECIMIENTO DE COMERCIO,
VERSIÓN: 02
RENOVACION Y MUTACIONES DEL REGISTRO
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MERCANTIL.
1. OBJETIVO
Indicar los requisitos y trámites correspondientes a la matrícula de persona natural, establecimientos de comercio
renovación y mutaciones.
2. ALCANCE
Aplica a todas las personas naturales y a los establecimientos de comercio; así como la renovación, mutaciones de la
matrícula de las personas naturales y jurídicas.
3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
 Formularios: Plantilla o página con espacios vacíos que han de ser rellenados con alguna finalidad.
 Persona Natural: Todos los individuos de la especie humana cualquiera que sea su edad, sexo, estrato o
condición.
 Establecimiento de comercio: Conjunto de bienes organizados por el empresario para realizar los fines de la
empresa.
 Mutaciones: Modificaciones tanto para personas jurídicas como personas naturales, de algunos actos que no
afectan los estatutos (cambio de dirección, cambio de nombre de persona natural o número de comercio, cambio
de actividad económica, cesación de actividad, código CIIU)
 Workflow: Flujo de trabajo en ingles, automatización de secuencia de acciones, actividades o tareas para la
ejecución de un proceso, incluyendo el seguimiento del estado de cada una de sus etapas y la aportación de las
herramientas necesarias para gestionarlo.
 Estado 6: Estado finalizado en el SIREP.
4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
4.1. MATRICULA DE PERSONA NATURAL Y/O ESTABLECIMIENTO DE COMERCIO.
ACTIVIDAD
CÓMO
1. Recepción de
formularios
Se reciben los formularios RUE, del
PRERUT o RUT según el caso,
anexo DIAN, fotocopia de la Cedula
y se procede a revisar la
información
Se debe verificar:
 Si la persona o el establecimiento
están matriculados
 La preinscripción en el RUT
 Control de homonimia
RESPONSABLE
REGISTRO
VARIABLE A
CONTROLAR
Formulario
Inscripción preRUT
Auxiliar II caja –
Recepción
“Localización a
usuarios” RP-FRT008
Control de
homonimia
Existencia de
tachones,
ELABORADO POR:
REVISADO POR:
JOSE ALFREDO SUSUNAGA RODRIGUEZ
MAURICIO CAICEDO VERASTEGUI
APROBADO POR:
GERMAN RENE GARCIA GUZMAN
FIRMA:
FIRMA:
FIRMA:
FECHA: 01 DE AGOSTO DE 2011
RP-PRD-001
PROCEDIMIENTO, MATRICULA PERSONA
NATURAL, ESTABLECIMIENTO DE COMERCIO,
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MERCANTIL.
ACTIVIDAD
CÓMO
RESPONSABLE
REGISTRO
 Correcto
diligenciamiento del
formulario
 Verificación de la presentación
personal o de reconocimiento del
formulario RUT, salvo que anexe
certificado.
Se digitan los datos básicos.
El cajero digita el valor de los
activos y el sistema liquida
2. Digitación datos
automáticamente, asignando el
básicos y liquidación
número de matricula y se realiza la
de los derechos de
inscripción generando un código de
matricula
barras.
Los documentos son entregados al
asistente de archivo
Se digitalizan y reparten
los
3. Digitalización y
formularios a través del sistema de
reparto de
gestión documental al auxiliar I de
formularios
Registro.
Se Revisa y digita la información de
carátula única, formulario y anexo
4. Revisión y
DIAN. Después de revisar el
digitación de
formulario,
si
hay
alguna
información en el
inconsistencia, se elabora el oficio
sistema
de devolución para la firma del
Director Jurídico de lo contrario
pasar a la actividad 8
El Director(a) Jurídico(a) revisa y
5. Revisión y firma
firma el oficio de devolución y lo
del oficio de
envía a la Coordinador(a) de
devolución
Registros Públicos
VARIABLE A
CONTROLAR
borrones o
enmendaduras
en el
formulario.
Recibo de caja
Recepción
“Control
Documentos
Recibidos – Cajas”
RP-FRT-010
Asistente de
archivo
Correcto
diligenciamient
o de formulario
Auxiliar de
Registro I
Director Jurídico
Oficio de
devolución
“Control de
6. Informar al usuario Se llama al usuario para informarle Coordinador (a) de
Llamadas a
de la devolución
de la devolución.
Registros Públicos Usuario” RP-FRT018
Entregado el documento al usuario
7. Entrega oficio de
este puede ser reingresado previa
Oficio de
devolución y
Coordinador (a) de
corrección de las inconsistencias y
devolución (Firma
documentos al
Registros Públicos
debe surtir las actividades descritas
recibido)
usuario
a partir de la actividad 1.
Se efectúa la digitación de los datos
básicos del formulario y se realiza la
Auxiliar II Caja8. Grabación del
adhesión virtual del sticker por el
Recepción /
No aplica
formulario y del
sistema de imágenes. La matrícula
Asistente de
anexo DIAN
pasa a estado 6, para ser enviada la
archivo
solicitud del NIT.
9. Envío del
En el documento virtual a través de
documento por el
workflow se da la opción de envío a Auxiliar de registro
No aplica
sistema de Imágenes archivo. Se verifica que este en
I
a Archivo
estado 6.
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MERCANTIL.
ACTIVIDAD
CÓMO
RESPONSABLE
REGISTRO
10. Armado de libro
de archivo
En el momento en que el
documento este en estado 6, queda
listo para ser armado en el libro de
archivo.
Asistente de
Archivo
No aplica
RESPONSABLE
REGISTRO
VARIABLE A
CONTROLAR
4.2. RENOVACIÓN
ACTIVIDAD
CÓMO
Se recibe el formulario y se verifica:
 Control de homonimia en caso de
1. Recepción del
cambio del nombre
formulario RUE para
 Revisión
de la información
revisión de la
financiera
información
 Verificar que el formulario este
debidamente diligenciado.
Se digita el valor de los activos y el
sistema liquida automáticamente.
2. Liquidación de los Si hay disminución en el activo se
derechos de
exigirá el certificado, de lo contrario
renovación y
se pasa al estado 6. El certificado
Digitación del
debe
ser
entregado
formulario
inmediatamente.
Asistente de Archivo
Los documentos son escaneados y
3. Digitalización de
relacionados en el software de
los documentos
digitalización.
4. Armado de libro de documento sea archivado en el
archivo
sistema, queda listo para ser
armado en el libro de archivo.
Diariamente se verifica la calidad de
los datos registrados el día anterior,
5. Verificación de la
mediante comparación de la imagen
calidad de la
con los datos de la base de datos de
información.
SIREP.
Recepción
Formulario
VARIABLE A
CONTROLAR
Control de
homonimia
Existencia de
tachones,
borrones o
enmendaduras
en el
formulario.
Recibo de caja
Recepción
“Control
Documentos
RP-FRT-010
Asistente de
archivo
No aplica
Asistente de
Archivo
No aplica
Asistente de
archivo
Hoja de chequeo
de calidad de
datos RP-FRT-032
4.3. MUTACIÓNES
ACTIVIDAD
CÓMO
RESPONSABLE
RÉGISTRO
1. Recepción de los
documentos y
revisión de la
información
Revisión de la información:
 Que sea personalmente o con
reconocimiento de documento.
Auxiliar II caja Recepción
No aplica
VARIABLE A
CONTROLAR
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MERCANTIL.
ACTIVIDAD
2 Liquidación de los
derechos
CÓMO
El sistema genera el valor fijo de la
mutación
El Cajero es el responsable de la
inscripción, digitación y control de
3. Inscripción de la calidad respectivo. Se pasa a
mutación
estado 6.
Asistente de Archivo
Los documentos son escaneados y
relacionados en el software de
4. Digitalización de
digitalización y enviados al Auxiliar I
los documentos.
de registro para la adhesión del
sticker Virtual
documento sea archivado en el
sistema, queda listo para ser
5. Armado de libro de armado en el libro de archivo.
archivo
El asistente de archivo debe indicar
en el sistema de imágenes el libro
físico donde fue archivado el
documento.
Diariamente se verifica la calidad de
los datos registrados el día anterior,
6. Verificación de la
mediante comparación de la imagen
calidad de la
con los datos de la base de datos de
información.
SIREP.
RESPONSABLE
RÉGISTRO
Recepción
Recibo de caja
Recepción
“Control
Documentos
RP-FRT-010
Asistente de
Archivo
No aplica
Asistente de
Archivo
Asistente de
archivo
VARIABLE A
CONTROLAR
No aplica
Hoja de chequeo
de calidad de
datos RP-FRT-032
5. GENERALIDADES




En la venta de formularios el comerciante solicita el formulario, la recepcionista o el auxiliar II caja, liquida y
elabora el recibo de pago y lo entrega junto con el formulario.
En la matricula de persona natural cuando el auxiliar II caja y la recepcionista liquida y elabora el recibo de pago,
el sistema asigna número de matricula y automáticamente queda inscrito en el libro respectivo.
En renovación no hay inscripción.
En mutaciones el auxiliar II caja y la recepcionista efectúan la inscripción y expiden certificado
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MERCANTIL.
6. DIAGRAMA DE FLUJO
6.1. MATRICULA
Coordinador(a)
Registros Públicos
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MERCANTIL.
6.2. RENOVACIÓN
6.3. MUTACIÓN
7. REFERENCIAS
Código de Comercio: Artículos 26 al 47 Código de Comercio
Circular Única 10 de 2001.
Ley 1429 de 2010.
Manual del SIREP.
Compendio de normas para Cámaras de Comercio de Confecámaras.
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MERCANTIL.
8. ANEXOS
Anexo 1. Localización a usuarios, RP-FRT-008.
Anexo 2. Control de documentos recibidos en cajas, GC-FRT-010.
Anexo 3. Control de llamadas a usuarios, RP-FRT-018.
Anexo 4. Hoja de chequeo de calidad de datos RP-FRT-032
9. CONTROL DE MODIFICACIONES
VERSIÓN
01
02
DESCRIPCION
ORIGINAL
1. En el numeral 3. Términos y definiciones Se incluyo el concepto
de Estado 6.
2. Se elimino el numeral 4.1. VENTA DE FORMULARIOS,
cambiando el consecutivo de los numerales
3. En el numeral 4.1 “Matricula de persona natural y/o
establecimiento de comercio”, Se modifico la actividad No. 5 y
se cambio los responsables de la actividad 6, 7 y 8.
4. Se incluyo en el numeral 4.2 “Renovaciones” la actividad No. 5
“Verificación de la calidad de la información”
5. Se incluyo en el numeral 4.3. “Mutaciones”, la actividad No. 6
“Verificación de la calidad de la información”
6. Se modifico el diagrama de flujo del numeral 6.2. “Renovación”
donde se incluye la nueva actividad.
7. Se modifico el diagrama de flujo del numeral 6.3 “Mutaciones”
donde se incluye la nueva actividad.
8. Se incluyo en el numeral 7. “Referencias”, Ley 1429 de 2010
9. Se incluyo en el numeral 8. “Anexos”, anexo 4. Hoja de chequeo
de calidad de datos RP-FRT-032.
FECHA
04 de noviembre de
2008
04 de Agosto de 2011

matricula persona natural, establecimiento de comercio, renovacion

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