actualización taaf

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Manuales de Formación
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ACTUALIZACIÓN TAAF
VERSIÓN 4.02.v
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Producto: Aplicación Administración de Fincas TAAF, versión 4.02.v
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INFORMACIÓN.
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4.02.v
4.02.t
4.02.r
21 de Diciembre de 2015
03 de Noviembre del 2015
24 de Julio del 2015
TAAF – Actualización TAAF 4.02.v
Actualización TAAF 4.02.v
Castellano
Colaboradores de TAAF
J.Ramón Fernández.
Novedades respecto de la versión anterior.
Documentación y adecuación al cambio de versión de la según detalle que se explica a
continuación.
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ÍNDICE.
Contenido
INTRODUCCIÓN ............................................................................................................. 6
CAPÍTULO 1 – PROPIEDAD HORIZONTAL ...................................................................... 7
PROCESO 1 - COMUNIDADES ........................................................................................ 7
1.1.1- Control Económico. ............................................................ 7
1.1.2- Proveedores. ................................................................... 9
PROCESO 2 – DEPARTAMENTOS (PH) ........................................................................... 9
1.2.1- Pagador. ........................................................................ 9
PROCESO 3 – REMESAS DE COBRO (PH) ..................................................................... 10
1.3.1- Autopagos. ................................................................... 10
PROCESO 4 – PUNTEO COMUNIDADES....................................................................... 10
1.4.1- Intereses de demora. ........................................................ 10
1.4.2- Remesas. ..................................................................... 10
PROCESO 5 – BALANCES.............................................................................................. 11
1.5.1- Balance comparativo......................................................... 11
CAPÍTULO 2 – PROPIEDAD VERTICAL .......................................................................... 12
PROCESO 1 – REMESAS DE COBRO (PV) ..................................................................... 12
2.1.1- Combinación de correspondencia. .......................................... 12
PROCESO 2 – INCREMENTOS ...................................................................................... 12
2.2.1- IPC............................................................................. 12
PROCESO 3 - LIQUIDACIONES...................................................................................... 12
2.3.1- PDF Anexado. ................................................................ 12
2.3.2- Envío mails. .................................................................. 12
CAPÍTULO 3 – PROCESOS COMUNES .......................................................................... 13
PROCESO 1 – FACTURACIÓN CLIENTES ....................................................................... 13
3.1.1- Facturación programada clientes. .......................................... 13
PROCESO 2 – FACTURAS GASTOS ............................................................................... 13
3.2.1- Pagos periodificados. ........................................................ 13
3.2.2- Remesas de pago. ............................................................ 14
PROCESO 3 – REMESAS DE RECIBOS - FORMATO SEPA XML .................................... 14
3.3.1- Generación de ficheros de remesas XML. .................................. 14
CAPÍTULO 4 – GESTOR DE JUNTAS .............................................................................. 16
PROCESO 1 – ACTAS .................................................................................................... 16
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4.1.1- Asistentes..................................................................... 16
4.1.2- Combinación de correspondencia. .......................................... 16
CAPÍTULO 5 – GESTION FISCAL.................................................................................... 17
PROCESO 1 – FICHEROS AEAT (303 / 111) .................................................................. 17
5.1.1- Generación fichero NRC. .................................................... 17
CAPÍTULO 6 – GESTOR DOCUMENTAL ........................................................................ 19
PROCESO 1 – GESTOR DOCUMENTAL ......................................................................... 19
6.1.1- Recibos. ...................................................................... 19
6.1.2- Remesas Cobros. ............................................................. 19
CAPÍTULO 7 – FINCAS PRESUPUESTOS PROP. VERTICAL ............................................ 20
PROCESO 1 – LOCALIZACIÓN DEL MÓDULO. .............................................................. 20
7.1.1- Acceso ........................................................................ 20
PROCESO 2 – MÓDULO. .............................................................................................. 21
7.2.1- Acceso ........................................................................ 21
7.2.2- Pantalla de Presupuestos y Botones de trabajo. ........................... 21
7.2.3- Introducción de información. ............................................... 22
PROCESO 3 – INGRESOS. ............................................................................................. 23
7.3.1- Introducción de los conceptos de Ingreso. ................................. 23
PROCESO 4 – GASTOS.................................................................................................. 25
7.4.1- Introducción de los conceptos de Gastos. .................................. 25
PROCESO 5 – CONSULTAS. .......................................................................................... 26
7.5.1- Consulta de presupuestos. .................................................. 26
7.5.2- Botón Impresora. ............................................................ 27
7.5.3- Botón Excel. .................................................................. 29
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INTRODUCCIÓN
Desde Taaf hemos considerado esta versión como importante y de actualización
indispensable, ya que incorpora todo el proceso de envío de remesas de recibos a las
entidades bancarias mediante el procedimiento SEPA en formato XML. Dicho formato
entra en vigor a partir del 1 de Febrero de 2016.
También es de destacar el módulo nuevo de Fincas Presupuestos para propiedad
vertical y su enlace para la obtención de información a través de Microsoft Excel ©.
Además, en esta versión se publican varias mejoras en distintos puntos de la aplicación
y ajustes para su adaptación a cambios recientes, así como adecuaciones internas para
las versiones de nueva tecnología.
A destacar la posibilidad de poder informar un saldo mínimo para la comunidad y
bloquear la gestión de pagos. También ha sido importante la revisión y optimización
del procedimiento de generación de PDF’S anexos a los procesos.
Como adelanto a los posibles cambios fiscales, se ha ajustado la aplicación para la
generación de pagos de impuestos a través de las plataformas bancarias, pudiendo
ahora obtener los NRC’s directamente de las entidades, facilitando así la gestión fiscal
de los clientes.
También hemos dado curso a las diversas peticiones que se habían realizado para
poder asociar a la gestión documental, el elemento Recibo y el elemento Remesa, para
poder vincular los comprobantes de cobro, transferencias, etc.
Por último, hemos incorporado algunas peticiones de nuestros clientes, sobre todo en
aspectos de control y ajustes, ya que estamos realizando una revisión exhaustiva de
todas las peticiones, y preparando aquellas que serán elementos diferenciales en las
versiones en nueva tecnología.
Taaf S.L.
J. Ramón Fernández.
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CAPÍTULO 1 – PROPIEDAD HORIZONTAL
PROCESO 1 - COMUNIDADES
1.1.1- Control Económico.
Se incluye una nueva pestaña en la ficha de la comunidad llamada Control Económico:
Desde esta pestaña podremos controlar, de cada uno de los presupuestos abiertos, el
importe total presupuestado (1), los gastos totales realizados (2) y el saldo actual de la
comunidad (3).
En el apartado gastos realizados (2) también se tendrán en cuenta gastos imputados
por el criterio Devengo.
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Además, marcando el check “Impedir descubiertos”, haremos que el sistema impida
imputar gastos a la comunidad si su saldo es inferior a un mínimo que hayamos
informado préviamente:
Este bloqueo de pagos por saldo controla el apartado de facturas de gastos e
imputaciones directas.
Cuando registremos una factura y estemos por debajo del límite informado, la
aplicación permite registrarla pero no permite pagarla:
Si trabajamos por criterio devengo este aviso saldrá al registrar la factura y nos
permitirá continuar pero igulmente no podremos realizar el pago.
En el caso de que se desee poder atender ese pago, es necesario que el usuario que
disponga de permisos y desbloquee el campo “Impedir Descubiertos” para que el
sistema permita su pago.
Se recomienda que el acceso a este campo solo sea posible por las personas con
permisos para variarlo. (Revisar el control de usuarios y sus permisos)
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1.1.2- Proveedores.
Se incluye en la pestaña Proveedores de la comunidad la posibilidad de informar para
cada proveedor, por un concepto concreto, un porcentaje de comisión específico:
Esta información domina sobre la informada a nivel de Proveedor. En el caso de que
para el mismo concepto exista información en la ficha del proveedor y en la
comunidad, el sistema aplicará la de esta última.
PROCESO 2 – DEPARTAMENTOS (PH)
1.2.1- Pagador.
Se modifica el apartado “Otras configuraciones” de la pestaña “Pagador” del
departamento, incluyendo el campo “Cliente”. De este modo, para determinados
presupuestos, además de informar una forma de pago distinta como hacía hasta
ahora, podemos informar otro pagador:
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El único requisito que se debe tener en cuenta es que dicho Pagador, debe ser dado
de alta como Cliente. En el caso de que se desee realizar el recibo de forma manual,
empleando este códido de Pagador, si no es propietario del departamento de
horizontal, no me permitirá realizar el proceso.
PROCESO 3 – REMESAS DE COBRO (PH)
1.3.1- Autopagos.
Se optimiza el control de recibos con autopago incluídos en remesas. De este modo, si
en una remesa se ha incluído un recibo con autopago, no permite generar el fichero
bancario:
PROCESO 4 – PUNTEO COMUNIDADES
1.4.1- Intereses de demora.
Se optimiza la utilidad Punteo de comunidades, incluyendo ahora los movimientos de
cobro de intereses de demora de los recibos.
1.4.2- Remesas.
Se optimiza la visualización de los movimientos de cobros de remesas de empresas
con tres dígitos, para el control de comunidades que disponen asociada una empresa
contable.
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PROCESO 5 – BALANCES
1.5.1- Balance comparativo.
Se incluye la opción en el balance comparativo de poder comparar los gastos con el
ejercicio anterior:
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CAPÍTULO 2 – PROPIEDAD VERTICAL
PROCESO 1 – REMESAS DE COBRO (PV)
2.1.1- Combinación de correspondencia.
Se incluye la variable “Código Finca” y se optimiza la descripción de la variable
“Línea15”, la cuál muestra los datos referentes a los impuestos para la obtención del
modelo de Pago por Ventanilla.
PROCESO 2 – INCREMENTOS
2.2.1- IPC.
Se activa la posibilidad de generar incrementos de importe 0 euros, optimizando el
procedimiento y controlando las fechas de actualización.
El procedimiento no se ve alterado, siguiendo los mismos pasos cuando el incremento
sea 0, el objetivo es mantener el Diario con el registro de todas los incrementos
generados.
PROCESO 3 - LIQUIDACIONES
2.3.1- PDF Anexado.
Se mejora el procedimiento de generación de PDF anexados a las liquidaciones y se
incorpora un control en aquellos casos en los que no se puede realizar el proceso,
avisando el sistema al usuario cuando, por ejemplo, encuentra un documento con
firma electrónica o bloqueo integrado.
Hasta hora el procedimiento se paraba mostrando la incidencia, desde esta versión
avisará y contiuará el proceso para poder revisarlo al final del mismo.
2.3.2- Envío mails.
Se mejora el procedimiento de envío de liquidaciones por e-mail agrupadas por
cliente.
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CAPÍTULO 3 – PROCESOS COMUNES
PROCESO 1 – FACTURACIÓN CLIENTES
3.1.1- Facturación programada clientes.
Se habilita la opción de poder informar manualmente un incremento a una facturación
en concreto.
Al realizar el proceso de incrementos de facturación programada podemos modificar
tanto el campo “Imp. Incremento” como el campo “Imp. Final”. La aplicación ajustará
el resto de importes a los datos introducidos manualmente. El resto de facturación se
incrementará según el incremento general que hayamos informado.
PROCESO 2 – FACTURAS GASTOS
3.2.1- Pagos periodificados.
Se corrige la creación de pagos periodificados, mostrando por defecto el check
“Liquidable” marcado.
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3.2.2- Remesas de pago.
Se optimiza la generación de fichero de remesa de documentos de pago. Si el banco
asociado a la remesa tiene informado un pagador/ordenante distinto en tablas
recogerá esta información en lugar de la información de la empresa.
Recomendamos la revisión de la Tabla – Cuentas de Cobro Pago y, en particular, el
campo “Cliente Asociado”.
PROCESO 3 – REMESAS DE RECIBOS - FORMATO SEPA XML
3.3.1- Generación de ficheros de remesas XML.
En el momento de la generación de las remesas hemos optado por realizar el proceso
mediante los dos formatos que actualmente están en vigor y que el usuario determine
al envío de uno u otro, en función de los requerimientos de su entidad bancaria.
Por esa razón, en el momento de la generación, el sistema muestra una ventana
emergente con el mensaje que se muestra a continuación:
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El sistema ha creado dos remesas en la carpeta que tengamos especificada, la primera
en el formato actual y con el nombre que le hemos indicado en el momento de la
grabación (si se realiza de forma manual) y una nueva remesa en la misma ruta, con el
mismo nombre de fichero pero con la extensión xml:
Si abrimos cada uno de los ficheros:
(**) En ninguna de las dos imágenes se visualiza la información completa, solo es de ejemplo para que el usuario reconozca los
formatos en su apertura.
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CAPÍTULO 4 – GESTOR DE JUNTAS
PROCESO 1 – ACTAS
4.1.1- Asistentes.
Se optimiza el recuento de asistentes teniendo en cuenta los asistentes reales en lugar
de hacer el recuento por departamentos.
4.1.2- Combinación de correspondencia.
Se incluye la variable NIF Comunidad en la combinación de correspondencia desde
Actas.
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CAPÍTULO 5 – GESTION FISCAL
PROCESO 1 – FICHEROS AEAT (303 / 111)
5.1.1- Generación fichero NRC.
Se incluye la opción de poder generar un fichero para la obtención del NRC a través de
la plataforma bancaria.
Desde la pantalla de Liquidaciones de IVA y desde la pantalla de Liquidaciones de IRPF
podemos obtener dicho fichero pulsando el botón “NRC”:
Al generar el fichero para la obtención del NRC la aplicación nos dará la opción de
generar el fichero con cargo a la cuenta de la empresa o la cuenta del cliente.
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Este proceso generará un fichero que se procesará por la plataforma bancaria. La
entidad bancaria devolverá el mismo fichero con la información necesaria del pago del
impuesto y podremos procesar ese fichero final por AEAT.
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CAPÍTULO 6 – GESTOR DOCUMENTAL
PROCESO 1 – GESTOR DOCUMENTAL
6.1.1- Recibos.
Se habilita la posibilidad de adjuntar documentos a la pantalla de recibos. Asumiendo
el sistema en el momento del archivo los datos asociados a la identificación del recibo
Año/Empresa/Número.
6.1.2- Remesas Cobros.
Se habilita la posibilidad de adjuntar documentos a la pantalla de remesas de cobros.
Al igual que en el punto anterior, asume la identificación de la remesa mediante
Año/Empresa/Número.
En ambos casos se ha habilitado esta indexación desde cualquier documento.
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CAPÍTULO 7 – FINCAS PRESUPUESTOS PROP.
VERTICAL
PROCESO 1 – LOCALIZACIÓN DEL MÓDULO.
7.1.1- Acceso
Dependiendo de la versión Microsoft Windows, el usuario podrá acceder a través de:
1) Botón de Inicio – Todos los programas – Carpeta Taaf – Taaf.Módulos
Dentro de ella podrán comprobar que disponen de la opción Fincas
Presupuestos.
2) A través de los botones de acceso rápido incorporados en los entornos
Windows 7 o superiores.
En todos ellos, el acceso se está realizando a la carpeta
C:\Taaf\Programas\Taaf
Dentro de ella, localizaremos el módulo TAAF_FincasPresupuestos.ade, y
recomendamos la creación de un acceso directo en el Escritorio, tal y como se muestra
en la siguiente pantalla:
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PROCESO 2 – MÓDULO.
7.2.1- Acceso
Veremos que al acreditarnos y acceder nos muestra dos opciones:
1) Presupuestos: Para la introducción del presupuesto de la Finca, según los
parámetros de selección que se solicitan
2) Conceptos de Facturación Equivalencias: Opción que permite establecer una
equivalencia entre los conceptos de Facturación de la Empresa y los conceptos
de Ingreso, con el objetivo de que los Ingreso de cada finca sean equivalentes,
independientemente de la procedencia de su generación (Recibos / Facturas
Honorarios).
7.2.2- Pantalla de Presupuestos y Botones de trabajo.
Los botones de trabajo o de pantalla, son los mimos de entorno de las aplicaciones
Taaf.
1
2
3
4
5
6
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Para la consulta y búsqueda de presupuestos (1), impresión de los documentos (2),
para la creación de un nuevo presupuesto (3) y (4) para la modificación. En el caso de
desear su eliminación (5), y (6) para salir del módulo.
Los parámetros de introducción de datos se realizan mediante la selección del código
de la Finca y la introducción del ejercicio.
Recomendamos la codificación con los dígitos del año que queremos introducir, es
decir, el código 2016 para el ejercicio económico, en lugar de ejercicio 1, 2, etc., ya que
es mucho más visual y reconocible para el usuario.
7.2.3- Introducción de información.
La pantalla de introducción de información está divida en tres pestañas:
1
2
3
(1) Pestaña General: Para la denominación del presupuesto y su fecha de creación.
Un check nos indica si es Baja.
(2) Pestaña Ingresos: A través de ella el usuario podrá realizar la introducción de
las partidas de ingresos, según se especifica en las siguientes pantallas.
(3) Pestaña Gastos: A través de ella, el usuario podrá realizar la introducción de las
partidas de gastos, según se especifica en las siguientes pantallas.
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PROCESO 3 – INGRESOS.
7.3.1- Introducción de los conceptos de Ingreso.
En esta pantalla el usuario podrá introducir las partidas de ingreso y/o el desglose
previsto de ingresos por los conceptos de recibo de alquiler, según se visualiza en las
siguientes imágenes:
Es imprescindible disponer de la distribución de coeficientes a nivel de Finca para la
selección en esta pantalla.
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Recomendamos la revisión e introducción de dicha información.
La pantalla está divida en dos partes: la primera, la que visualizamos en las imágenes
anteriores, y una segunda pantalla que podremos visualizar si nos desplazamos hacia la
derecha a través de la barra de desplazamiento horizontal, donde dispondremos de
una vista mensualizada de cada una de las partidas introducidas.
Por esa razón, en el momento de la introducción de un concepto, el sistema nos
mostrará un mensaje para la distribución mensual de dicha partida.
Pulsando la opción <SI> la aplicación dividirá el importe introducido entre las doce
mensualidades.
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Pulsando la opción <NO> el usuario podrá introducir mes a mes el importe que
considere conveniente, acumulándose en el Importe Total.
Aún en el caso de la distribución uniforme, el usuario puede manipular cualquiera de
las mensualidades, actuando como en el caso anterior.
PROCESO 4 – GASTOS.
7.4.1- Introducción de los conceptos de Gastos.
En esta pantalla el usuario podrá introducir las partidas de gastos previstos en el
ejercicio:
El procedimiento de trabajo es el mismo que hemos indicado en el Proceso 3.
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PROCESO 5 – CONSULTAS.
7.5.1- Consulta de presupuestos.
En esta pantalla el usuario podrá seleccionar la búsqueda de presupuestos
introducidos.
Como podemos observar en la pantalla siguiente, los criterios de selección nos
permiten la localización por diversos parámetros.
El resultado se visualizará en la parte inferior de la pantalla:
Desde esta opción de consulta, a través de la Impresora y del botón Excel, podremos
obtener una información exportada a través de Microsoft Excel © para que el usuario
pueda hacer una explotación de la misma, en base a sus criterios personales.
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7.5.2- Botón Impresora.
Si usamos la impresora los datos exportados son los que se indican a continuación:
Hoja Gastos:
Hoja Ingresos:
Columna
Orden del
campo
A
B
C
D
E
Hoja de Gastos
Descripción / Contenido
Código de la Finca
Finca Descripción
Ejercicio económico
Código del concepto de Gastos
Descripción del concepto de
Gastos
F
Cuenta Contable Asociada según
tabla de conceptos.
G
Cuenta
Contable
Asociada
ampliada según dígitos plan
contable.
H
Total del presupuesto
I
Total realizado en la fecha de la
solicitud.
J
Presupuesto del mes 1
K
Realizado del mes 1
Desde la L Presupuesto y realizado del mes 2
hasta AG
al 12 de forma alternativa
Hoja de Ingresos
Código de la Finca
Finca Descripción
Código del concepto de Ingresos
Descripción del concepto de
Ingresos
Cuenta Contable Asociada según
tabla de conceptos.
Cuenta
Contable
Asociada
ampliada según dígitos plan
contable.
Total del presupuesto
Total realizado en la fecha de la
solicitud.
Presupuesto del mes 1
Realizado del mes 1
Presupuesto y realizado del mes 2
al 12 de forma alternativa
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A partir de esta información el usuario puede mostrar la información que desee.
Como ejemplo: Acumulado del presupuesto previsto y Realizado de los gastos totales y
el desglose del mes de Marzo/2015.
Página: 29/30
7.5.3- Botón Excel.
Si usamos el botón de Excel la aplicación nos mostrará el siguiente mensaje:
Con el objetivo de que los datos exportados se muestren totalizados y con la
incorporación de la información del ejercicio anterior (es decir, si en la selección de
información, optamos por el ejercicio 2015, el sistema exportará 2015 y 2014, si este
campo está marcado).
En una sola hoja se mostrará toda la información:
Columna
Orden del
campo
A
B
C
D
E
F
G
H
I
Hoja de Gastos
Indicador de Ingreso o Gasto
Indicador de Presupuestado o Realizado
Finca Descripción
Departamento Descripción
Descripción del concepto de Gastos
Código de Abonado (siempre contendrá el valor “0”)
Código de la Finca
Código del concepto de Ingresos o Gastos
Página: 30/30
J
Código del departamento
K
Total del presupuesto o del realizado.
Desde la L Importe mensual del presupuesto o del realizado.
hasta W
X
Código de la Empresa
Y
Descripción de la Empresa
Z
Código de la Delegación
AA
Descripción de la Delegación
AB
Código del Administrador
AC
Descripción del Administrador
AD
Código del Asistente
AE
Descripción del Asistente
Al estar toda la información detallada en una sola hoja de cálculo el estudio y
explotación a través de una Tabla Dinámica es lo más recomendable. Nuestros
consultores le podrán ayudar en la puesta en marcha y en un aprovechamiento óptimo
de esta información.

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