Capítulo 2 de la tesis de Jorge Vega sobre Metodología para el

Transcripción

1
CAPITULO II
REVISIÓN DE LITERATURA
Antecedentes Históricos
En
la
actualidad,
generalmente
aceptada
no
para
existe
crear
una
un
metodología
modelo
de
los
procesos de una organización. (Leymann & Altenhuber,
1994)
En
esta
metodologías
que
investigación
se
utilizan
se
estudiaron
para
el
varias
desarrollo
de
sistemas de información las cuales tienen diferentes
métodos
para
representar
los
procesos
de
una
organización.
Para
utilizar
mediados
diagramas
de
para
los
años
50
representar
se
comenzaron
a
el flujo de los
procesos. Dos sistemas emergieron como contendientes,
uno desarrollado por la UNIVAC y el otro por IBM.
(Leslie, 1986)
En
Machine
el
año
1963,
Corporation")
IBM
("International
desarrolla
una
Business
metodología
completa conocida como "Plan de Estudio Organizacional"
o por su nombre en inglés "Study Organization Plan"
(S.O.P).
Este fue desarrollado por tres analistas de
IBM: Thomas Glans, Burton Grad y David Holstein. Este
2
plan requería el manejo de un gran número de documentos
y no tenía buenas técnicas para construír diagramas. A
pesar
de
esto,
el
desarrollo
de
"Business
Systems
plan
otras
sirvió
metodologías
Planning"
y
Process Output (HIPO) charting".
de
base
como
lo
para
el
fueron
el
"Hierarchical
Input
(Leslie, 1986)
El plan de estudio organizacional (S.O.P) fue una
metodología que recibió muchas críticas por parte de
un
grupo
de
teóricos
y
educadores
en
el
área
de
administración de negocios durante las décadas de los
setenta
y
trabajar
los
en
ochenta.
lo
que
se
Estos
críticos
conocería
mas
comenzaron
tarde
como
a
el
método estructurado. (Leslie, 1986)
Una
de
las
aportaciones
de
este
grupo
de
innovadores fue la aplicación del enfoque estructurado
al análisis y diseño de sistemas. (Leslie, 1986)
Desafortunadamente, en su celo por avanzar en la
teorías
de
impulsaron
sistemas,
el
algunos
desarrollo
de
del
estos
método
grupos
que
estructurado
tomaron una posición arbitraria en cuanto a los métodos
viejos
basados
en
S.O.P,
al
cual
ellos
llamaron
el
método Clásico o Neoclásico. Estos distorcionaron la
naturaleza del método promoviendo el reemplazo de las
3
prácticas
de
hacer
flujogramas.
Además
trataron
de
convencer a los gerentes de los Centros de Cómputos de
que el método clásico era dependiente de la máquina, en
parte porque IBM estampó en su plantillas no solo los
símbolos básicos para hacer diagramas sino que incluyó
símbolos que hacían referencia a terminales, impresoras
y aparatos de almacenamiento. (Leslie, 1986)
Algunas de las ventajas que el método neoclásico o
clásico ofreció fueron los siguientes:
los diagramas o
símbolos se podían utilizar para las diferentes etapas
del
desarrollo
de
sistemas
(análisis,
diseño
e
implantación) y para describir procesos manuales y/o
computarizados,
información
enfoque
el
podían
flujo
de
los
mezclarse
diagramático,
el
procesos
utilizando
flujograma
y
el
de
la
mismo
como
una
herramienta universal de uso múltiple podía utilizarse
para crear especificaciones y también para describir el
sistema físico en la etapa de diseño. (Leslie, 1986)
El
término
introducido
en
"estructurado"
relación
con
fue
la
por
primera
programación.
vez
La
programación estructurada y los principios del enfoque
conocido de arriba hacia abajo ("Top Down"), la descomposición jerárquica y los módulos fueron introducidos a
4
finales de los años 60.(Bansler & Bodker, 1993)
Posteriormente
setenta
el
para
término
diseño técnico y
mediados
y
"estructurado"
finales
fue
de
los
aplicado
al
a la implantación de lo que se conoce
como Diseño Estructurado. Luego se comenzó a utilizar
en
el
área
de
conociéndole
análisis
con
Estructurado
el
y
nombre
("Structured
desarrollo
de
de
Análisis
Analysis
sistemas
y
Diseño
and
Design
Techniques").(Bansler & Bodker, 1993)
Algunos
de
los
objetivos
de
las
técnicas
estructuradas eran: descomponer los problemas complejos
y simplificar los mismos, lograr la simplificación del
diseño de los sistemas, utilizar técnicas de diagramas
que fueran lo mas claras posibles, mejorar la calidad y
legibilidad
comunicación
de
los
con
diagramas
los
utilizados,
usuarios,
emplear
mejorar
métodos
la
que
fueran consistentes y fáciles de enseñar, lograr una
comunicación precisa entre los grupos que trabajaban en
el
desarrollo
de
sistemas,
trabajaran
bien
pequeños,
minimizar
automatización
en
tanto
el
con
utilizar
técnicas
sistemas
grandes
errores,
diseño
lograr
de
los
la
que
como
máxima
sistemas
con
técnicas que hicieran posible la generación de código
5
de
programas,
producida,
mejorar
crear
la
calidad de la programación
programas
que
fueran
fáciles
de
modificar, simplificar los programas y el proceso de
desarrollo
de
los
mismos,
bajar
desarrollo de los sistemas,
los
costos
de
etc. (Martin & McClure,
1985)
Durante
este
metodologías
que
período
se
utilizan
desarrollaron
diferentes
varias
métodos
o
herramientas diagramáticas para crear modelos ya sea de
los
datos
o
herramientas
Flow
los
son:
procesos.
diagrama
Diagram"),
descomposición,
de
Algunas
estas
flujo de datos ("Data
organigramas,
diagrama
de
HIPO,
diagramas
Diccionario
de
de
Datos,
tablas decisionales, árboles decisionales, flujogramas
de sistemas y programas, etc.
(Martin & McClure, 1985)
Temprano
en
la
década
productividad
en
el
desarrollo
grandes proporciones.
de
los
de
ochenta
programas
la
baja
alcanzó
Las computadoras y en particular
las microcomputadoras se habían difundido ampliamente
debido
al
bajo
costo.
Muchos
usuarios
se
habían
convertido en literatos en el tema de computadoras y
los
mismos estaban reclamando nuevas aplicaciones. Los
Centros
de
Cómputos
utilizaban
metodologías
que
6
contenían los principios de las técnicas estructuradas
para construír nuevos sistemas pero las mismas no eran
lo suficientemente rápidas y se estaban enfrentando a
múltiples
problemas
sistemas.
La
en
el
búsqueda
mantenimiento
por
mejorar
la
de
dichos
productividad
llevo al desarrollo de nuevos lenguajes, generadores de
informes,
para
generadores
desarrollar
de
bancos
aplicaciones,
de
datos,
herramientas
programación
para
apoyo decisional, herramientas para el desarrollo de
sistemas y generadores de programas. (Martin & McClure,
1985)
Esta
urgente
necesidad
lleva
a
la
búsqueda
de
nuevas tecnologías para automatizar el desarrollo de
los sistemas. Surge la tecnología de CASE ("Computeraided Software Engineering") cuyo propósito principal
era
automatizar
las
diferentes
desarrollo de sistemas.
etapas
del
ciclo
de
CASE facilitaría la creación,
modificación implantación y documentación de los nuevos
sistemas
ya
desarrollo
utilidad
que
de
de
introducción
añade
nuevas
las
un
rigor
aplicaciones.
técnicas
de esta nueva
sistemático
El
poder
estructuradas
y
con
tecnología llevaría a
al
la
la
una
7
mejor
utilización
de
las
computadoras.
(Martin
&
McClure, 1985)
Tarde en la década de los ochenta surge lo que se
conoce como "Information Engineering" que es un "grupo
de técnicas formales y automatizadas utilizadas para
desarrollar modelos de la organización, de los datos y
los procesos, las cuales tienen el propósito de crear
una
base
de
conocimiento
integrada que se utilizará
para producir y darle mantenimiento a los sistemas de
información".
En
la
ingeniería
de
información,
se
utilizan las técnicas estructuradas en una base amplia
ya sea a través de toda la organización o en un sector
grande de la misma, en vez de utilizarse en un proyecto
aislado. (Martin, 1989)
Para
principio
de
los
noventa
surgen
nuevos
programas o filosofías gerenciales. Una de estas es la
Re-ingeniería
que
propone
un
"rápido
y
radical
re-
diseño de las estrategias, de los procesos que añaden
valor
al
estructuras
negocio
y
de
los
organizacionales
sistemas,
que
las
políticas
apoyan,
con
y
el
propósito de optimizar el flujo de trabajo y aumentar
la
productividad
Klein,
1994)
en
la
organización".
(Mangenelli
Además
se
han
a
comenzado
&
desarrollar
8
nuevas
metodologías
de
análisis
y diseño para darle
apoyo a la tecnología de objetos que se está utilizando
para el desarrollo de nuevos sistemas.
9
Modelo de los Procesos de una organización
La creación de un modelo de los procesos de una
organización
viene
a
ser
una "representación de las
operaciones de la compañía o una parte específica de
sus
operaciones".
Usualmente
es
una
"descripción
gráfica de la estructura y las actividades llevadas a
cabo en una operación o trabajo". El modelo muestra las
relaciones entre las actividades llevadas a cabo en un
trabajo y su secuencia. (Morris & Brandon, 1991)
Las organizaciones típicamente determinan como se
llevarán a cabo los procesos, especialmente aquellos
que representan rutinas complejas de trabajo rutinario,
que envuelven muchas personas y que se ejecutan con
bastante frecuencia. (Leymann & Altenhuber, 1994)
Los procesos de un negocio han tomado relevancia y
se
han
Estos
convertido
procesos
administrarán
en
un
activo
determinan
los
la
recursos
para
las
forma
(e.g.,
en
data,
empresas.
que
se
capital,
personal) que la organización utiliza y describe como
la organización logrará alcanzar sus metas.
de
estos
procesos
influye
en
ejecución de la organización.
el
La calidad
funcionamiento
y/o
De hecho, los procesos
de una empresa representan un recurso de información y
10
las
técnicas
o
sistemas
que
se
utilizan
para
administrar los mismos siempre tienen demanda. (Leymann
& Altenhuber, 1994)
El proceso de construcción de un modelo según el
autor
Paul
"comunicar",
Licker
tiene
"documentar"
tres
y
funciones
"traducir".
El
básicas:
comunicar
conlleva proveer de un lenguaje común que facilite el
intercambio de ideas y la cooperación entre diferentes
personas.
El
documentar
acuerdos
tomados,
permite
ilustrar
los
"oficializar
diferentes
los
puntos
de
vista, crear normas para el trabajo y desde el punto de
vista
gerencial
es
un
instrumento
de
aprobación,
evidencia los acuerdos tomados y permite la creación de
documentos para la negociación".
ver
con
la
función
instrumento en la
del
El traducir tiene que
modelo
en
ayudar
como
un
"toma de decisiones". (Licker, 1987)
Existen tres pasos necesarios para crear un modelo
según Licker: "abstracción, análisis y representación".
Por abstracción nos referimos a la "reducción y arreglo
de
grandes
cantidades
sistemática".
En
datos
medio
por
este
de
primer
de
datos
paso
en
se
entrevistas,
cuestionarios y otros. (Licker, 1987)
una
forma
recopilan
los
observación,
11
En el segundo paso se lleva a cabo el análisis
donde se reduce la información a una forma manejable y
fácil de entender.
El último paso constituye la representación de los
datos en una forma tangible. Esta forma es usualmente
"visual", casi siempre en forma gráfica. Pero también
se pueden representar los datos en forma narrativa, en
forma de tabla a través de una serie de procedimientos
a seguir o hasta en forma de una película que demuestre
el proceso de abstracción. (Licker, 1987)
Las
herramientas
para
crear
modelos
se
caracterizan por su "forma física" (dibujos, texto),
códigos utilizados para realizar las representaciones
(lenguaje,
tablas,
rectángulos),
gráficas,
atributos
redes
representados
de
en
líneas
el
y
modelo
(flujo, contenido o estructura de materiales y datos),
uso del tiempo en el modelo (estáticos, dinámicos o
asincrónicos), artículos representados en el modelo y
ciertos aspectos que son utilizados e interpretados en
el modelo". (Licker, 1987)
La selección de herramientas o métodos para la
creación
de
modelos
está
orientado
por
las
características que poseen dichas herramientas y por la
12
situación
que
necesitemos
representar.
Según
nos
menciona Licker son cuatro los criterios a considerar:
la
integridad
modificar
su
del
modelo,
diseño,
facilidad que ofrece para
que
el
modelo
sea
fácil
de
entender y que sea útil tanto para los diseñadores como
los
implantadores.
(Licker,
1987)
Otro
criterio
no
mencionado por este autor pero que es importante para
nuestra investigación es determinar cuan fácil es la
construcción del modelo por parte del usuario, ya sea
mediante la utilización de un programa de computadora o
de forma manual.
El
compuesto
modelo
de
corporativo
varios
interrelacionados.
y/o
modelos
Estos
institucional
individuales
modelos
pueden
que
está
están
diferir
en
cuanto a las "áreas que describen y a las técnicas
utilizadas para crear modelos". El uso de las técnicas
diagramáticas como lo son : flujogramas, diagrama de
flujo de datos, diagramas de descomposición funcional,
diagramas
relacionales,
mapas
de
la
actividad
del
negocio, organigramas y otros son solo algunas de las
herramientas
que
se
utilizan
para
representar
estos
modelos. (Morris & Brandon, 1993)
Independientemente
de
la
técnica
diagramática
13
utilizada para representar estos modelos individuales,
los mismos deben estar integrados. Para lograr ésto es
necesario establecer unas normas o reglas que guíen la
integración de los mismos. (Morris & Brandon, 1993)
Según los autores Morris & Brandon para lograr que
un modelo esté completo, el mismo debe "mostrar todas
las actividades y relaciones entre: la misión de cada
departamento
ejecuta,
y
la
actividad
que
el
departamento
el flujo del trabajo, actividades y procesos,
reglas y procesos,
el plan del departamento y sus
procesos, las actividades y los trabajos o empleos".
Por medio de esta información se pueden contestar las
siguientes preguntas: Quién, Qué, Cuándo, Dónde, Cómo y
Por qué de cada actividad. (Morris & Brandon, 1993)
Entre
proyecto
los
ya
primeros
sea
cualquier otro es
de
pasos
para
re-ingeniería
implantar
de
procesos
un
o
necesario "trazar un mapa de los
procesos existentes y medirlos". (Furey, 1993)
Por lo tanto es necesario conocer como funciona
nuestra organización para poder introducir cambios que
mejoren o aumenten significativamente la operación de
la institución.
14
Herramientas utilizadas para la representación de los
Procesos de una Organización
Las
técnicas
modelos
que
o
métodos
representen
utilizados
los
para
procesos
crear
de
una
organización no son nuevos.
Existen varias técnicas
que
varias
son
utilizadas
durante
décadas
con
el
propósito de representar el flujo de las actividades
que se llevan a cabo en un trabajo.
Algunas de estas
técnicas o métodos se describen a continuación.
FLUJOGRAMA
El flujograma es una
una
secuencia
(Morris
&
gráfica
se
de
pasos
Brandon,
le
ha
"representación gráfica de
en
una
tarea
1993).
A
esta
nombrado
de
o
actividad".
representación
diferentes
formas;
diagrama de bloque, diagrama de flujo, diagrama lógico,
gráfica
de
sistema,
procedimiento
nombres
y
refleja
diagrama
gráfica
una
de proceso, gráfica de
lógica.
falta
de
Esta
diferencia
uniformidad
en
en
la
nomenclatura y también en la influencia que ejercen los
intereses particulares de los usuarios especializados.
Por ejemplo, antes del advenimiento de las computadoras
el nombre de flujograma fue utilizado por analistas de
15
sistemas para describir el flujo de los documentos en
una organización. (Chapin, 1983)
El flujograma es una de las pocas herramientas
gráficas
que
general".
está
catalogada
(Leslie, 1986)
como
de
"propósito
Esta se puede utilizar para
representar o crear modelos del flujo o movimiento de
materiales,
documentos,
datos,
procesos,
operaciones,
procedimientos y actividades. (Licker, 1987)
Algunos de los flujogramas mas utilizados en la
actualidad
son
:
flujograma
de
sistemas,
diagrama
Warnier-Orr, diagrama de flujo de datos, diagrama de
flujo
de
materiales
y
documentos,
flujograma
de
proceso, gráfica Gantt, etc.. (Licker, 1987)
En la creación de un flujograma se utilizan una
serie de símbolos que según el autor Chapin se pueden
clasificar
en
tres
grupos:
los
básicos,
los
especializados y los adicionales. (Chapin, 1983)
Los símbolos básicos son: un paralelogramo que se
utiliza
para
salida,
el
definir
rectángulo
las
que
operaciones
se
de
utiliza
entrada
para
y
definir
aquellos procesos que no sean de entrada o salida, la
línea
o
líneas
con
flechas
para
representar
la
dirección del flujo y el rectángulo incompleto con una
16
línea entrecortada que se puede utilizar para escribir
comentarios. (Véase figura 1)
Figura 1. Símbolos básicos de un flujograma1
Los
símbolos
especializados
se
subdividen
en:
medios físicos para llevar los datos, equipo utilizado
para la
entrada, salida o almacenamiento de datos y
los utilizados para llevar procesos operacionales como
la
transformación
de
datos.
(Véase figura 2.1, 2.2,
2.3)
1
A. Ralston & E. Reilly (Eds.), Encyclopedia of Computer Science and
Engineering, Van Nostrand Reinhold Company, New York, 1983
17
2
Figura 2.1.
Símbolos para representar medios físicos en el flujograma2
Figura 2.2.
Símbolos para representar equipo en el flujograma 2
A. Ralston & E. Reilly (EDS.), Encyclopedia of Computer Science and
18
Figura 2.3.
Símbolos para representar proceso en el flujograma3
Entre los símbolos adicionales hay tres tipos de
conectores (entrada, salida y terminal) que sirven para
indicar
que
dos
o
más
secuencias
se
ejecutarán
simultáneamente. El conector terminal se puede utilizar
en la posición de entrada y salida como una marca que
indica
el
comienzo
o
final
de
la
secuencia
operaciones. (Véase figura 3)
Figura 3. Símbolos adicionales a utilizarse en un flujograma
3
4
4
de
19
Técnicas Estructuradas
Las
técnicas
estructuradas
evolucionaron
de
la
metodología de codificación de programas mejor conocida
como
Programación
Estructurada.
Las
mismas
fueron
introducidas en la comunidad académica para finales de
los años 60. (Martin & McClure, 1985)
El
enfoque
estructurado
metodologías
y
métodos
dirigían
se
herramientas
a
trató
de
de
introducir
documentación.
resolver
los
Estos
problemas
de
comunicación mediante la introducción de herramientas
que fueran fáciles de utilizar y entender tanto por el
analista
como
por
el
usuario.
(Garceau
&
Jancura
&
Kneiss, 1993)
Las
metodologías
naturaleza
cambiante
estructuradas
de
los
enfatizaban
requerimientos
de
la
los
usuarios. El enfoque clásico creaba un modelo rígido
mientras que el enfoque estructurado hacia conscientes
a los diseñadores de que nuevos requerimientos podían
surgir en el proceso de desarrollo. La división de un
sistema en módulos que se comunican entre si,
posible
la
introducción
de
cambios
sin
hacia
afectar
el
sistema completo. (Garceau & Jancura & Kneiss, 1993)
Uno
de
los
cambios
mas
significativos
en
el
20
desarrollo de sistemas es la introducción del enfoque
de análisis de arriba hacia abajo que se utiliza para
la definición del problema y diseño del sistema. Una
vez establecidas las limitaciones o restricciones del
sistema,
el
problema
se
puede descomponer en piezas
separadas donde cada pieza realiza una sola función.
(Garceau & Jancura & Kneiss, 1993)
En
el
proceso
de
definición
del
problema,
el
usuario y el analista deben trabajar juntos y utilizar
las técnicas estructuradas ya que cada uno contribuye
con su conocimiento en el proceso. El analista debe
entender
y
conocer
los
métodos
y
herramientas
utilizadas para el desarrollo de sistemas y el usuario
debe tener un conocimiento profundo de las actividades
que se realizan en la organización. Hasta este punto,
el
analista
y
el
usuario
todavía
son
incapaces
de
comunicarse debido a que no hablan un lenguaje común.
El
reto
del
analista
herramientas
referencia
es
disponibles
la
información
crear
un
modelo
usando
como
ofrecida
por
con
las
marco
de
el
usuario.
(Garceau & Jancura & Kneiss, 1993)
Existen
una
serie
de
herramientas
diagramáticas
que ayudan a crear diferentes modelos ya sea de la
21
organización, de los datos o los procesos. Algunos de
estos métodos desarrollados por diferentes estudiosos
basados en los principios de las técnicas estructuradas
son:
el
diagrama
de
descomposición,
diagrama
de
acción, diagrama Warnier-Orr, diagramas de dependencia,
diagrama de flujo de datos, diagrama HIPO, gráfica HOS
y
el
diagrama
de
estado
de
transición
("State-
transition diagram"). Estos diagramas se utilizan para
estudiar
las
funciones
y
determinar
las
relaciones
lógicas entre los procesos. A continuación se hace una
breve
descripción
de
algunos
de
estos
diagramas.
Diagrama de Descomposición
Este
diagrama
se
utiliza
para
representar
o
22
mostrar
las
programas,
estructuras
archivos
e
de
organizaciones,
informes.
(Martin
sistemas,
&
McClure,
1985)
El
término
"descomposición"
significa
"romper
o
separar algo en sus componentes o elementos básicos".
Usualmente se utiliza como un adjetivo que nos dice
cual es la naturaleza de la descomposición: por ejemplo
descomposición funcional, de procesos, procedimientos y
datos.(Martin & McClure, 1985)
La estructura de árbol es la que usualmente se
utiliza
para
estudiando.
hacia
representar
También
abajo
("Top
se
el
utiliza
Down").
Por
modelo
que
se
esté
el enfoque de arriba
ejemplo,
al
crear
un
modelo de la organización el primer paso es determinar
cuales son las áreas funcionales. El segundo paso es
definir
cuales
son
los
procesos
o
actividades
específicas que tienen que llevarse a cabo dentro de
esa área funcional. El tercer paso es describir los
procedimientos que se llevan a cabo para lograr esos
procesos.
La
figura
4
muestra
un
ejemplo
diagrama de descomposición de una organización.
de
un
23
Figura 4.
Diagrama de Descomposición funcional de una organización
24
Para la representación gráfica de este tipo de
diagrama se utiliza un bloque o rectángulo unido por
líneas.
El
autor
diferencien
las
James
áreas
Martin
recomienda
funcionales,
que
se
y
los
procesos
procedimientos sombreándolos de forma diferente. Según
este autor este tipo de diagrama es útil para crear una
visión
general
organización
bueno
de
pero
para
las
el
funciones
mismo
representar
y
procesos
de
la
no es lo suficientemente
el
detalle
de
los
procedimientos. (Martin & McClure, 1985)
Este autor incluye una serie de construcciones que
ayudan
a
representar
opcionalidad,
eventos
ciertas
que
son
condiciones
mutuamente
como:
la
exclusivos,
relaciones (uno a uno o uno a muchos) y secuencia. Cada
una
de
esta
condiciones
se
representa
de
forma
diferente en este diagrama. (Martin & McClure, 1985)
La opcionalidad esta representado por un punto en
la rama del árbol o por la letra "o". Esta indica que
esa rama puede o no ejecutarse. (Véase figura 5)
25
Figura 5. Los procesos D y E son opcionales, no necesariamente
se ejecutaran.
Las condiciones están representadas de la misma
forma que la opcionalidad, con la variante de que se
coloca al lado la descripción de la condición. (Véase
figura 6)
Figura 6.
La
Si la condición se cumple, se llevará a cabo el proceso F.
mutua
exclusividad
indica
que
solo
uno
varios eventos se puede realizar en un momento dado y
de
26
está representado por un punto en la línea.
(Véase Figura 7)
Figura 7.
Solo el proceso E o F se ejecutará, no ambos.
La relación de uno a uno se representa utilizando
las
líneas
normales
que
conectan
a
los
bloques,
mientras que la relación uno a muchos está representado
por
una
"pata
de
gallo"
colocada
frente
al
bloque
indicando que ocurre muchas veces. (Véase figura 8)
La secuencia se representa utilizando una flecha
indicando la dirección en el diagrama. En este tipo de
27
Figura 8.
diagrama
Relación de uno a muchos y de uno a uno.
normalmente
se
establece
la
secuencia
de
izquierda a derecha y se lee de arriba hacia abajo.
(Vease figura 9).
Figura 9. Esta figura muestra la secuencia de lectura del diagrama.
Una de las desventajas que presenta este tipo de
diagrama es que no muestra que actividades o procesos
28
dependen de otros. Además no sirve para representar el
detalle de los procedimientos. Este tipo de diagrama
debe
utilizarse
en
conjunto
con otros diagramas que
cubran estas deficiencias. (Martin & McClure, 1985)
29
Diagrama de Dependencia
Este
diagrama
tiene
"bloques
que
muestran
las
actividades y flechas entre los bloques que representan
que
una
actividad
dependencia
entre
es
dependiente
actividades
de
puede
otra".
aplicarse
La
a
funciones, procesos o procedimientos. Un ejemplo de un
diagrama de dependencia puede observarse en la figura
10. (Martin & McClure, 1985)
Según James Martin existen tres razones básicas
para que una actividad pueda depender de otra, ésto es:
dependencia de recursos, de datos o restricciones.
La dependencia de recursos se refiere a que en una
actividad se genere o modifique un recurso tangible que
luego
es
utilizado
por
una
actividad
subsiguiente.
La dependencia de datos es muy parecida a la de
recursos ya que en una actividad se crea o actualiza
algún dato que luego es utilizado por una actividad
subsiguiente. (Martin & McClure, 1985)
Por
último,
la
dependencia
de
restricciones
o
limitaciones en la cual la ejecución de algún paso en
una actividad depende de una restricción impuesta por
una actividad anterior. Este tipo de dependencia debe
30
evitarse porque sugiere una relación muy estrecha entre
actividades. (Martin & McClure, 1985)
Existen
dos
tipos
de
interacciones
entre
actividades dependientes. Una se conoce como flujo, que
muestra como se lleva a cabo el movimiento ya sea de
datos o recursos entre actividades.
que
ver
con
compartir
acceso
La segunda tiene
a
un
medio
de
almacenamiento común en el cual los datos o recursos
que se producen en una actividad se colocan en algún
medio
de
almacenamiento
para
que
una
actividad
posterior las utilice.
En los diagramas de dependencia se utilizan una
serie
de
símbolos
para
representar
diferentes
condiciones que ayudan a proveer de mas información a
estos diagramas. Dentro de estos están: opcionalidad,
cardinalidad,
paralelismo,
mutua
exclusividad,
secuencia,
eventos
y
los
la
ciclos,
el
dependencia
o
"branching". (Martin & McClure, 1985)
La
opcionalidad
indica
que
un
proceso
solo
se
realizará si la condición establecida se cumple. Esta
se representa en el diagrama colocando un punto entre
la línea que une dos o más procesos y describiendo en
forma breve la condición existente. La colocación del
31
punto
es
bien
importante
porque indica cual proceso
está condicionado, es decir cual se puede o no
realizar.
5
Figura 10. Diagrama de Dependencia
5
J. Martin & C. McClure, Diagramming Techniques for Analysts
and Programmers, Prentice Hall, New York, 1985
32
La cardinalidad nos muestra el tipo de relación
entre
los
procesos
(uno
a
uno,
uno
a
muchos).
El
símbolo utilizado para representar la cardinalidad se
puede observar en la figura 11.
Figura 11. Múltiples órdenes pueden llenarse antes de que la factura se
6
prepare y múltiples facturas pueden ser enviadas para una orden.
El concepto en inglés de "Branching" se refiere a
la dependencia que puede existir entre un proceso y
otros. Véase figura 12.
La mutua exclusividad sucede cuando una u otra de
dos actividades se deben llevar a cabo pero no ambas.
Esta se representa en el diagrama con un punto en la
rama del árbol. Véase figura 13.
6
33
Figura
12. Preparar una propuesta
7
procesos ilustrados.
esta
precedido
por
los
tres
Figura 13. Aceptar una subscripción esta seguido por solo uno de
estos procesos.7
7
34
Los ciclos son raros y ocurren cuando un proceso
depende de él mismo, como puede observarse en la
figura 14.
Figura 14. Este diagrama muestra una estructura de árbol donde cada
8
bloque en el árbol tiene la misma etiqueta.(Ejecutar una actividad)
El paralelismo ocurre cuando dos procesos están
relacionados
líneas
que
estrechamente.
conectan
los
Se
bloques
representa
y
flechas
con
en
dos
ambas
direcciones. Si la flechas se encuentran en la misma
dirección
los
procesos
se
han
descompuesto
incorrectamente. Véase figura 15.
8
J. Martin & C. McClure, Diagramming Techniques form Analysts
35
Figura 15. Ejemplo de paralelismo en el diagrama de dependencia.8
Los eventos son procesos que sirven para iniciar
otros
procesos.
Se
utiliza
una
flecha
grande
para
representar los eventos.
La
secuencia
en
el
diagrama
de
dependencia
se
representa con las flechas direccionales. En ocasiones
de un proceso salen varias líneas por lo que resulta
confuso seguir la secuencia de los procesos. En estos
casos se enumeran las líneas para indicar la secuencia,
como se ilustra en la figura 16.
36
Figura 16. En este diagrama se muestra la secuencia de ejecución de
9
cada proceso.
Estos son los elementos básicos de un diagrama de
dependencia que sirve para representar los procesos mas
importantes que ayudan a entender como una organización
funciona.
o
deseable
Según el autor James Martin no es "práctico
mostrar
todas
las dependencias entre los
procesos" ya que dificulta la legibilidad del diagrama.
9
37
Diagrama de Flujo de Datos
El diagrama de flujo de datos conocido en inglés
"Data
Flow
Diagram"
se
utiliza para representar los
procesos y el flujo o movimiento de los datos a través
de
estos
desde
la
procesos,
procesos.
entrada
puede
La
hasta
transformación
la
describirse
salida,
de
a
los
través
lógicamente
y
de
datos,
de
los
forma
independiente de los componentes físicos de un sistema.
(Senn, 1989)
Existen dos tipos de diagramas de flujo de datos:
uno identificado como el físico y otro como el lógico.
El diagrama de flujo de datos físico muestra que
tareas se llevan a cabo y como éstas son ejecutadas.
Algunas de las características que se incluyen en este
tipo
de
ejecutan
diagrama
la
documentos,
son:
tarea,
nombre
nombre
nombre
de
los
y/o
de
las
número
personas
de
departamentos,
que
formas
o
archivos,
equipo y otros aparatos utilizados, localizaciones y
nombres de los procedimientos. Senn recomienda el uso
de este tipo de diagrama por tres razones: es mas fácil
poder
entender
la
interacción
entre
los
componentes
físicos de un sistema que entender los procedimientos o
38
políticas
utilizadas
para
llevar
a
cabo
cualquier
proceso,
facilita la comunicación con el personal y
ayuda a validar el modelo creado con el usuario. (Senn,
1989)
El diagrama de flujo de datos lógico se dirige a
definir
"el flujo de datos entre los procesos sin
tomar en consideración el equipo utilizado, los nombres
de las personas, los números de las formas y otros
aspectos de carácter físico". (Senn, 1989)
Existen dos notaciones comúnmente utilizadas para
el análisis del flujo de los datos, una desarrollada
por Edward Yourdon y la otra por Chris Gane y Trish
Sarson.
(Senn, 1989)
Para
datos
se
el
desarrollo
utilizan
de
un
básicamente
diagrama
cuatro
de
flujo
de
notaciones
o
símbolos los cuales se pueden ver en la figura 17.
A
continuación una descripción de cada símbolo:
Flujo de los datos se representa utilizando una
línea con una flecha.
Esta indica la dirección
del movimiento de los datos desde el origen hasta
su destino final. (Senn, 1989)
Los datos están
identificados por su nombre y el mismo se coloca
39
encima
de
la
línea
con
la
flecha.
(Martin
&
McClure, 1985)
Figura 17. Notaciones utilizada para la creación del diagrama de
flujo de datos según los autores Yourdon y Gane& Sarson.10
Proceso
se
representa
por
un
círculo
(Yourdon,
Weinberg, Demarco) o por un rectángulo con las
esquinas redondeadas (Gane y Sarson).
Almacenamiento de Datos se representa por un par
de líneas paralelas, una cerca de la otra, y el
nombre del almacenamiento se coloca entre medio de
10
J. Senn, Analysis and Design of Information Systems, McGraw-Hill,
New York, 1989
40
ambas
líneas.
Yourdon.
Este
símbolo
es
utilizado
por
Gane y Sarson utilizan un rectángulo
abierto en un de sus lados para representar el
almacenamiento de los datos.
Insumo o destino de los datos muestra el origen de
la
data
también
utilizada
se
por
utiliza
el
para
sistema
o
mostrar
proceso
el
y
último
recipiente de los datos producidos.
El símbolo
que
el
se
utiliza
es
el
cuadrado
con
que
se
representa tanto la fuente u origen de los datos
como el destino o producto de los mismos. En ambos
métodos (Yourdon, Gane y Sarson) se representan de
la misma forma. (Martin & McClure, 1985)
Los componentes del diagrama de flujo de datos
deben estar identificados con un nombre descriptivo y
un número. Este número no representa la secuencia sino
que se utiliza como una identificación si es necesario
descomponer ese proceso.
El diagrama de flujo de datos se divide en varios
niveles.
El
nivel
superior
se
le
llama
diagrama
de
Contexto y este contiene un solo proceso. Este define
41
el sistema que se estudiará estableciendo los límites,
es decir nada que no sea parte de ese proceso principal
se estudiará. (Véase figura 18)
Como la información
contenida en el diagrama de contexto es insuficiente
para explicar el proceso completo es necesario seguir
descomponiendo
este
proceso
en
sub-procesos.
(Senn,
1989)
11
Figura 18. Diagrama de Contexto
En
el
segundo
nivel
se
identifican
los
sub-
procesos principales junto con el flujos de datos, el
almacenamiento
de
los
datos,
los
insumos
y
los
productos.
Cada uno de estos sub-procesos se identifica con
11
New York, 1989
42
un
nombre
y
un
número.
Estos
sub-procesos
se
puede
expandir en un tercer nivel y así sucesivamente. Los
niveles de expansión van a depender de la complejidad
de los procesos y al grado de detalle que la persona
quiera llegar con el objetivo final de poder entender
los procesos.(Véase figura 19) (Senn, 1989)
Existen
varias
reglas
generales
para
construcción de un diagrama lógico de flujo de datos.
12
Figura 19. Diagrama de flujo de datos primer nivel.
El autor James Senn las resume en las siguientes:
12
New York, 1989
la
43
1- Cualquier flujo de datos que deje un proceso
debe utilizar como base los datos que sirvieron de
insumo al proceso.
2- Todos los flujos de datos deben tener nombre y
éste
debe
reflejar
el
movimiento
entre
los
procesos, el almacenamiento de datos, el insumo y
el producto.
3- Solamente los datos que son necesarios para
llevar a cabo un proceso deben ser el insumo al
mismo.
4- El producto de un proceso puede tomar una de
estas formas: al insumo del diagrama el proceso
debe añadirle información que se puede reflejar ya
sea un cambio en los datos, en el status, en el
contenido o en la organización.
(Senn, 1989)
Algunas de las ventajas que surgen al utilizar el
diagrama de flujo de datos son: la notación utilizada
para hacer este diagrama es fácil de entender por los
usuarios y por el personal de la organización quienes
son
parte
del
proceso
que
se
esta
estudiando.
Esto
facilita la comunicación y el trabajo entre el analista
y usuario ya que le permite al usuario participar en el
44
estudio y revisión de los diagramas. (Senn, 1989)
Este diagrama permite que el analista pueda aislar
áreas
de
interés
en
la
organización
y
estudiarlas
examinando los datos que entran al proceso y observando
cuales son los cambios que ocurren cuando se acaba el
proceso.
(Senn, 1989)
45
"HIPO - Hierarchical Input-Process-Output”
El
diagrama
jerárquico
insumo-proceso-producto
mejor conocido en inglés por las siglas HIPO es una
técnica diagramática que utiliza una serie de diagramas
para mostrar el insumo, producto y las funciones de un
sistema. Este muestra que el sistema hace pero no como
lo hace. (Martin & McClure, 1985)
Existen tres clases de diagramas HIPO: tabla de
contenido
visual,
los
diagramas
generales
y
los
detallados.
La tabla de contenido visual es el nivel superior
del diagrama de HIPO.
árbol
que
muestra
los
Es una estructura en forma de
componentes
generales
de
un
sistema. No ofrece información de control ni describe
los datos en el sistema. (Véase figura 20).
En el diagrama general se describen los insumos,
los procesos y productos de los componentes principales
del
sistema.
El
propósito
es
"proveer
de
un
conocimiento general de una función". (Véase figura 21)
El
diagrama
necesaria
para
detallado
entender
provee
cuales
de
son
la
información
los
insumos,
procesos llevados a cabo y el producto de un componente
funcional. (Martin & McClure, 1985)
46
Figura 20. Tabla de Contenido (HIPO)13
Ambos
detallados
tipos
se
de
parecen
diagramas
en
los
generales
y
el formato utilizado. Este
consiste en tres cajas o rectángulos identificados de
la siguiente forma: Insumo, Proceso y Producto.
En el diagrama la parte identificada como Insumo
13
J. Martin & C. McClure, Diagramming Techniques for Analysts and
Programmers, Prentice Hall Inc, New York, 1985
47
se encuentra a mano derecha y muestra los datos ya sean
documentos, tablas, arreglos, archivos y otros que son
necesarios para el proceso.
Figura 21. Diagrama general
14
(HIPO)
En el centro se encuentra la porción del diagrama
que se utiliza para los procesos donde se describen la
14
48
serie de pasos utilizados para transformar los datos.
A
la
izquierda
del
diagrama
se
encuentra
el
Producto que muestra lo que produjo el proceso.
Cada caja o rectángulo esta conectado por flechas
que muestra que insumo o producto esta asociado con
cada proceso. (Martin & McClure, 1985)
49
Diagrama Warnier-Orr
Este
diagrama
se
utiliza
para
representar
gráficamente la estructura jerárquica de un sistema,
programa o estructura de datos. Obtuvo su nombre de sus
dos
principales
proponentes
Jean-Dominique
Warnier
y
Ken Orr.
Este
diagrama
se
construye
través de una página utilizando
en
lugar
de
utilizar
bloques
horizontalmente
a
llaves o "brackets",
como
en
los
diagramas
anteriores. (Véase figura 22). (Martin & McClure, 1985)
Cada llave o "bracket" en el diagrama representa
la descomposición funcional de un proceso principal. El
diagrama se lee de izquierda a derecha y de arriba
hacia
abajo
dentro
de
las
llaves
o
"brackets".
Las
llaves encierran la relación lógica entre los miembros
de un grupo y separan cada nivel jerárquico. Cada una
debe
estar
claramente
identificada
con
un
nombre.
La secuencia se representa colocando en orden los
miembros de un grupo, uno detrás del otro. (Martin &
McClure, 1985)
50
15
Figura 22. Diagrama Warnier-Orr
En la figura 23 aparecen las construcciones que se
utilizan
para
representar
diferentes
condiciones
este tipo de diagrama.
15
en
51
Figura 23. Estructuras básicas para contruír el diagrama
Warnier-Orr.16
16
Programmers, Prentice Hall Inc., New York, 1985
52
Diagrama de Acción ("Action Diagram")
Esta
técnica
funcional
desde
permite
los
extender
niveles
la
descomposición
superiores
hasta
los
inferiores. Nos permite tener una visión general de la
estructura de una organización, sus áreas funcionales,
los procesos, procedimientos y programas. Además nos
permite
descomponer
en
detalle
dichas
estructuras.
(Véase figura 24) (Martin & McClure, 1985)
Las notaciones o estructuras que se utilizan para
representar un diagrama de acción son las siguientes:
(Véase figura 25)
La llave o "bracket" se utilizan para encerrar el
grupo de actividades que se ejecutarán. Este puede
representar una unidad organizacional, un proceso,
un programa o una subrutina. (Martin & McClure,
1985)
La
secuencia
u
orden
de
la
operaciones
estará
determinada por la posición dentro de la llave o
"bracket".
Las acciones estarán una detrás de la
otra y en ese orden se ejecutarán.
53
17
Figura 24. Diagrama de Acción (Proceso de Subscripción)
17
54
18
Figura 25. Notación de un diagrama de acción.
Las condiciones indican si una acción se ejecutará
o
no.
Las
condiciones
se
escriben
en
la
parte
superior de la llave.
La
condición
de
mutua
exclusividad
está
representada por una llave partida, donde solo una
de las condiciones será ejecutada.
La
repetición
esta
representada
por
una
doble
línea en la parte superior de la llave e indica
que el contenido de la llave se ejecutará varias
veces.
Las llaves o "brackets" anidados (unos dentro de
18
Programmers, Prentice Hall Inc., New York, 1985
55
otros) se utilizan para mostrar la jerarquía.
El rectángulo esta diseñado para utilizarse con la
computadora la cual ayuda en el dibujo y cotejo de
los
insumos
actividades
izquierda
y
se
del
productos.
escriben
rectángulo
Los
en
la
y
insumos
parte
los
a
las
superior
productos
se
escriben en la parte inferior derecha.
La salida se representa en este tipo de diagrama a
través
de
una
línea
con
una
flecha
hacia
la
izquierda a través de una o varias llaves.
Los procedimientos que están representados por un
rectángulo con los bordes redondeados se utilizan
para indicar que el procedimiento se detalla en
otra parte. Si el procedimiento todavía no se ha
desarrollado se ilustra utilizando un rectángulo
con
los
bordes
redondeados
pero
con
el
lado
derecho roto.
Procedimientos comunes son aquellos que aparecen
en varias partes del diagrama y se representan con
56
un
rectángulo
con
los
borde
redondeados
y
una
línea vertical en el lado izquierdo del dibujo.
Este tipo de diagrama ofrece una serie de ventajas
sobre otras técnicas diagramáticas. Algunas de estas
son: este diagrama es fácil de dibujar y cambiar, se
puede dibujar ya sea en forma manual o computarizada,
se puede utilizar para ilustrar diferentes niveles de
detalle, es fácil de enseñar para los usuarios y otras.
Estos son algunos de los métodos que utilizan las
técnicas estructuradas para la creación de los modelos
de los procesos y los datos de una organización.
Metodología de Re-ingeniería de un Negocio Dinámico
Esta metodología conocida en inglés por "Dynamic
Business
Re-engineering
Methodology"
fue
desarrollada
por Daniel Morris y Joel Brandon en apoyo a su práctica
de
consultoría.
Esta
metodología
utiliza
un
enfoque
dinámico y original para administrar el cambio en un
negocio
u
organización.
La
misma
se
diseño
para
controlar el cambio, mejorar la calidad operacional y
ayudar al negocio u organización a ser mas competitiva.
57
(Morris & Brandon, 1993)
Esta viene a ser una expansión de la metodología
de desarrollo de sistemas relacionales mejor conocida
por
sus
siglas
Development").
las
en
inglés
RSD
("Relational
Systems
La misma fue desarrollada para integrar
operaciones
del
negocio
con
los
sistemas
computadorizados de información. Este enfoque reconoce
la
necesidad
organización
de
entender
y
a
su
como
vez
opera
o
determinar
trabaja
la
como
la
automatización puede mejorar las operaciones. (Morris &
Brandon, 1993)
La
metodología
relacionales
trae
de
como
desarrollo
consecuencia
de
sistemas
que el flujo de
trabajo de las operaciones del negocio se transformará,
mientras
los
nuevos
sistemas
de
información
se
diseñaban, lo que mejoró la calidad del trabajo. Es
decir, se integran las nuevas funciones del negocio con
sistemas de información que le dan un mayor apoyo a las
mismas.
Dentro
de
las
limitaciones
de
esta
metodología
podemos mencionar la falta de suficiente apoyo a la reestructuración de las operaciones, considera el cambio
como constante dentro del negocio y establece que las
58
operaciones y los sistemas de información nunca serán
capaces de ajustarse adecuadamente. También establece
que las herramientas para el desarrollo de los sistemas
computarizados
de
información
eran
creadas
para
ser
utilizadas una sola vez y las mismas no eran fáciles de
actualizar o modificar.
Existen dos herramientas que son utilizadas por
esta metodología para crear modelos de los procesos de
las organizaciones. La primera es el mapa de actividad
del negocio conocido por sus siglas en inglés "BAM"
(Business
Activity
relacionales.
Maps)
y
la segunda los diagramas
59
Mapa de Actividad del Negocio
El mapa de la actividad del negocio consiste en
una serie de "diagramas de flujo que representan las
actividades que son ejecutadas y muestra la relación
entre dichas actividades".
El propósito de este tipo
de diagrama es crear un modelo que muestre el flujo de
las actividades y de los procesos del trabajo.
provee
la
información
necesaria
para
Este
entender
las
operaciones del negocio a través de la representación
gráfica del flujo o movimiento del trabajo y el detalle
asociado con éste. En la figura 26 se puede observar un
ejemplo de un mapa de actividad del negocio.
(Morris &
Brandon, 1993)
Esta técnica es utilizada en la metodología de reingeniería de un negocio dinámico. Primero se utiliza
para
describir
organización
el
y
flujo
una
vez
de
se
trabajo
actual
identifican
de
todas
la
las
funciones del negocio, se reconstruyen los procesos.
Además se utiliza para implantar la re-ingeniería en
las operaciones. (Morris & Brandon, 1993)
Este diagrama es jerárquico y de tipo red.
El
paso inicial es determinar que uno hace.
Se hace un
60
Figura 26.
19
19
Mapa de Actividad del Negocio (BAM)
D. Morris & J. Brandon, Re-engineering your business, McGraw-Hill,
New York, 1993
61
listado
de
las
actividades
que
se
llevan
a
cabo
y
dependiendo de la complejidad de las mismas se van
dividiendo en niveles de detalle mas bajos.
En este
proceso de descomposición no existen guías definidas
que determinen cuantos niveles son apropiados para cada
situación.
La
meta
descomposición
es
principal
llevar
al
de
este
gerente
o
proceso
de
analista,
en
forma organizada del nivel mas alto de detalle al nivel
mas bajo: la función del negocio. (Morris & Brandon,
1993)
La función del negocio se define como "el grupo de
tareas que se ejecutan para llevar a cabo una acción
específica
o
producir
el
resultado
deseado".
Este
nivel se alcanza cuando el analista deja de buscar que
pasa y comienza por averiguar como se hacen las cosas.
Existen una serie de símbolos definidos por los
autores
Morris
y
Brandon
representar
diferentes
diagrama
mapa
o
de
tipos
que
de
actividad
símbolos aparecen en la figura 27.
descripción de dichos símbolos:
se
utilizan
operaciones
del
negocio.
para
en
el
Estos
A continuación una
62
Símbolo
de
Acción
("Action
Symbol")
está
representado por un círculo. Cada círculo es una
unidad separada de trabajo o un paso.
Cada uno
esta identificado con un nombre breve y un número.
Cada círculo está conectado con otros y es común
que tenga mas de dos salidas. También puede tener
salidas condicionales, donde se pueden representar
decisiones como hacer un paso u otro y/o hacer un
paso
y
otro.
descomposición
función
se
Cuando
mas
se
bajo
utiliza
el
alcanza
el
nivel
de
identificado
como
la
círculo
encerrado
en
un
cuadrado.
Símbolo
está
Decisional
representado
por
un
círculo con un diamante en el medio. Este indica
respuestas
que
están
condicionadas
que
producen
diferentes alternativas de salida de la acción. Si
la acción tiene múltiples decisiones, éstas pueden
ser
agrupadas
o
la
acción
círculos mas detallados.
ser
dibujadas
en
el
se
puede
separar
en
Dos o mas líneas pueden
diamante,
dependiendo
número de opciones en la decisión.
del
Cada línea
debe estar claramente identificada con el nombre
63
de
cualquier
documento
que
sea
pasado
de
una
acción a otra, la descripción de cualquier otro
dato
que
se
mueva
entre
los
círculos
y
la
condición o alternativa debe estar identificada en
el diagrama.
Símbolo de inicio y terminación esta representado
por un óvalo.
Símbolo de flujo de conección esta representado
por un línea que conecta tanto un círculo con un
símbolo de inicio o terminación como un círculo
con otro. La dirección esta representada por una
flecha. Cada conector o línea debe tener un nombre
que identifique el documento o artículo que esté
pasando.
El símbolo de informe es un rectángulo con un lado
abierto.
Este
información
documento.
archivo
se
utiliza
requerida
También
de
automatizada.
se
para
proviene
utiliza
información
en
señalar
de
un
que
informe
la
o
para
indicar
el
forma
manual
o
El nombre del informe se coloca en
64
la
línea
de
conección
y
dentro
del
símbolo
se
coloca el lugar de retención del informe.
El símbolo de conección fuera de página ("OffPage") esta representado por un círculo pequeño
que indica que el flujo de una acción continua en
otra página. Este símbolo puede estar identificado
con
el
número
de
la
página
donde
continúa
el
diagrama o con el número o el nombre del círculo
de acción al cual se dirige.
Figura 27.
(BAM)20
20
Notación utilizada en el diagrama de Actividad del Negocio
New York, 1993
65
El símbolo de conección externa se utiliza para
identificar un diagrama que está relacionado con
otro.
Por
ejemplo,
al
describir
las
diferentes
acciones de un departamento de una organización
las mismas están relacionadas y pertenecen a un
área funcional. Este debe estar identificado con
el nombre y número del diagrama, como también con
el
nombre
y
número
del
paso
del
cual
salió
o
entró.
El
sistema
de
numeración
de
este
diagrama
es
consecutivo, de izquierda a derecha. A medida que
se descomponen las acciones se identifican con el
número principal de la acción anterior y se le
asigna un número a la acción actual.
En
este
información
tipo
sobre
de
las
negocio u organización.
diagrama
se
funciones
y
de
procesos
mucha
de
un
Los autores Morris y Brandon
nos mencionan las siguientes:
pantallas
recopila
computadoras
y
identificación de las
documentos
e
informes
utilizadas en las funciones, las reglas y políticas que
se aplican a cada función del negocio, cualquier apoyo
66
externo
que
itinerario
que,
se
de
la
cuando,
personas
en
operación,
donde,
actividades
descripción
utilice
como
de
por
porque,
volumen
posiciones
posición
procesamiento,
descripciones
y
especiales,
el
del
y
de
quien,
información
de
de
información,
personal,
niveles
el
número
de
de
destrezas,
identificación de las tareas mas importantes ejecutadas
en
esa
función
y
provee
de
información
sobre
los
problemas o puntos débiles de las actividades actuales.
Los autores Morris y Brandon nos presentan una
serie
de
reglas
o
guías
que
se
utilizan
para
la
construcción de estos diagramas:
1-
Cada
diagrama
debe
comenzar
con
una
breve
descripción de la actividad e incluír cual es y
como se relaciona con otros diagramas.
2-
Debe
diagrama,
identificar
la
fecha
quien
de
fue
el
creador
creación,
el
número
del
o
versión del diagrama, el nombre de quien lo cambió
y cuando.
3-
Cada
identificado
diagrama
y
hacer
debe
estar
referencia
organizacional que esta describiendo.
a
claramente
la
unidad
67
4- El proceso de descomposición debe llevar hasta
identificar las funciones individuales del negocio
u organización.
5- Cada símbolo de acción (Círculo) debe estar
identificado con su nombre, el número del nivel y
orden en el flujo de ese nivel.
6- El diagrama debe comenzar en la parte superior
izquierda del papel y mover hacia abajo y a la
derecha.
7- Cada símbolo de acción (círculo) debe tener un
insumo (documento) y tener por lo menos una salida
(el documento que se pasó).
8- Todas las decisiones deben tener una nota o
breve descripción que indique cual es la decisión
o condición representada.
9-
Cada
menos
símbolo
dos
de
salidas
decisión
y
deben
debe
tener
estar
por
lo
claramente
representadas.
10- Cada nivel funcional debe tener información
que describa quien, cual, como, cuando, donde y
porque
de
esa
acción
representada.
Toda
la
información y criterios de validación relacionados
con
una
acción
y
todas
las
políticas
y
reglas
68
utilizadas en una acción deben estar validadas.
11- El conector de flujo debe estar claramente
identificado
con
el
nombre
del
documento
o
documentos que se mueven a través de ese proceso.
12- Los conectores de fuera de página como los
externos deben tener referencia en el diagrama.
Estas
desarrollar
reglas
un
mapa
correcto y completo.
le
servirán
de
la
al
actividad
usuario
del
para
negocio
69
Diagramas Relacionales
Estos
diagramas
son
una
"combinación
de
representaciones gráficas y texto que se utilizan para
ilustrar
el
flujo
y
la
relación
entre
las
tareas
manuales y las automatizadas". La interacción, entre
las personas y las computadoras, está descrita por un
flujo de acción y reacción. La lógica del sistema está
claramente definida paso por paso, lo que permite que
sea fácil de entender tanto por la gerencia como por el
resto del personal. (Morris & Brandon, 1993)
El
diagrama
relacional
está
diseñado
representar como el trabajo es realizado.
para
Este modelo
muestra paso a paso el flujo de las tareas realizadas
en cada trabajo.
Cada mapa de actividad identifica un
grupo de tareas como trabajos separados, por lo tanto
se
pueden
generar
mas
de
un
diagrama
relacional
asociado con el diagrama ya que el mismo muestra el
flujo de trabajo al nivel mas bajo de detalle. (Morris
& Brandon, 1993)
El diagrama relacional se divide en tres columnas
las cuales describen el flujo operacional, el flujo de
la actividad del sistema y la descripción de la acción
70
que
se
lleva
a
cabo.
(Véase
figura
29)
(Morris
Brandon, 1993)
Figura 28.
21
Ejemplo de un diagrama relacional.21
New York, 1993
&
71
La
columna
que
se
encuentra
a
la
izquierda
identificada como Flujo Operacional muestra todas las
tareas realizadas en forma manual. La columna central o
Flujo de Actividad del Sistema es donde se describen
todas las tareas que tienen que ver con los sistemas
computarizados de información. Por último, la columna
que se encuentra en el extremo derecho identificada por
el nombre de Descripción de Acción muestra en forma
narrativa
todas
las
actividades
llevadas
a
cabo.
Usualmente
realicen
varias
como
un
tareas,
trabajo
requiere
probablemente
se
que
se
necesitarán
mas de una página para seguir el flujo. Por lo tanto,
cada
página
debe
estar
claramente
identificada
para
poder entender el flujo de las tareas.
Cada
página
tiene
que
tener
información
descriptiva que identifique a la organización y a la
función del negocio que esté describiendo. También debe
incluir
información
de
la
fecha
y
la
versión
para
propósito de control.
El
diagrama
relacional
como
un
modelo
gráfico
utiliza una serie de símbolos para representar acciones
y el flujo de las mismas. A continuación una breve
72
descripción de estos símbolos según los autores Morris
y Brandon.
El símbolo de Acción es un rectángulo y se utiliza
para
representar
una
tarea
específica
que
es
ejecutada por una persona o por la computadora. La
tarea debe estar identificada por un breve nombre
y se coloca dentro del rectángulo.
Cada
diagrama
de
acción
esta
numerado.
El
número se coloca en un pequeño círculo adyacente a
cada símbolo excepto cuando es un conector o un
símbolo de archivo de computadora. El número se
coloca inmediatamente al frente del texto en la
columna narrativa y éste sirve de referencia con
el símbolo de la tarea que se está describiendo.
Símbolo de inicio o terminación es un óvalo.
El
diagrama
un
relacional
debe
comenzarse
con
documento que se pase a la tarea o por un evento
que puede ser un producto recibido o liberado de
producción. El flujo está terminado cuando todas
las tareas se han completado.
73
Símbolo Decisional es un diamante y se utiliza
para representar puntos condicionales en el flujo.
Si existen mas de dos alternativas en la decisión
entonces se utilizan conectores para cada posible
alternativa.
Cada alternativa en el diagrama debe
estar claramente identificada.
Símbolo de Pantalla de Computadora es utilizado
para
representar
importa
el
utilizando.
una
tipo
de
pantalla
o
computador
terminal
que
se
no
esté
Como parte del diagrama, este símbolo
debe tener el nombre de la pantalla y el número
utilizado
por
el
sistema.
Además
cualquier
información adicional se debe escribir en la parte
narrativa del diagrama.
Símbolo
de
Informe
se
utiliza
para
representar
cualquier informe ya sea generado de forma manual
o por computadora.
Símbolo de Archivo de computadora se representa
por
un
cilindro.
operaciones
con
Este
se
archivos
utiliza
de
para
mostrar
computadoras
y
se
74
colocan en la columna de Flujo de Actividad del
Sistema. El nombre del archivo se escribe dentro
del cilindro y la información relacionada con el
sistema se escribe en la parte narrativa o tercera
columna.
El símbolo de archivo de informes es un pequeño
rectángulo
utiliza
con
para
uno
de
sus
representar
lados
un
abierto
archivo
y
se
físico
de
donde se obtiene la información generada de forma
manual.
El
nombre
dentro del símbolo.
de
la
unidad
del
archivo
debe
La localización
responsable
colocarse
y
del
el nombre
mismo
debe
especificarse en la parte narrativa del diagrama.
Este símbolo siempre se utiliza en la columna de
Flujo Operacional.
El
símbolo
de
conección
de
flujo
de
trabajo
muestra el lugar o posición de cada tarea en el
diagrama y su relación con otras tareas. El flujo
se ilustra uniendo los símbolos con líneas en el
orden
en
movimiento
que
se
se
ejecutan.
indica
La
dirección
utilizando
del
flechas
75
direccionales.
identificado
Cada
con
conector
el
nombre
debe
del
esta
documento
o
producto que lleva a la próxima tarea.
Otro símbolo utilizado en este tipo de diagrama es
el
conector
fuera
de
página
que
indica
la
continuación del flujo en otra página. Se debe
identificar el punto de conección, la página y el
número de la tarea.
La notación o símbolo debe
colocarse en la parte gráfica del diagrama y el
texto asociado debe incluirse en la columna de
descripción de acción.
El símbolo de conección externa se utiliza cuando
el
flujo
de
trabajo
relación con otro.
tiene
tarea,
el
interacción
o
Esta interacción debe estar
identificada con su nombre.
la
una
nombre
del
El número de página y
diagrama
con
el
cual
interactúa ese flujo de trabajo está relacionado y
también debe incluirse.
Por último la numeración de las tareas de un
trabajo
deben
comenzar
con
el
número
uno
y
76
continuar en secuencia siguiendo el orden de las
mismas.
Cada
tarea
consecutivo único y
debe
tener
un
número
se utilizará para describir
la tarea en la columna de Descripción de Acción
que hace referencia del símbolo con el texto.
Figura 29.
22
Notación utilizada para hacer diagramas relacionales.
Existen una serie de reglas o guías que intentan
lograr la consistencia de estos diagramas. Algunas de
las que mencionan los autores Morris y Brandon son:
22
New York, 1993
77
1- Siempre se debe comenzar el flujo describiendo
claramente las condiciones que lo iniciaron.
2-
Cada
trabajo
identificado
en
el
mapa
de
actividad del negocio debe especificar una lista
de las tareas principales.
3- Solamente aquellas tareas manuales y la lógica
que le da apoyo debe entrarse en la columna de
flujo operacional.
4- Las tareas ejecutadas por la computadora y la
lógica
que
le
da
apoyo
deben
entrarse
en
la
columna de Flujo de Actividad del Sistema.
5- Solo el texto narrativo debe entrarse en la
columna de Descripción de la Acción.
6-
Todas
realizar
las
fórmulas
cálculos
deben
que
se
estar
utilizan
anotadas
para
en
la
columna de la Descripción de la acción.
7- Cada entrada no importa la columna en que se
encuentre debe estar numerada.
8- Cada pantalla debe estar identificada con un
número y su nombre.
9- Cada informe debe estar identificado con su
nombre oficial y su número.
10- Todos los conectores deben esta identificados
78
y
ser fáciles de seguir.
11- No se debe sobrecargar una página colocando
demasiados diagramas.
Estas son algunas de las recomendaciones que hacen
estos
autores
para
asegurarse
que
cualquier
entienda la presentación de la información.
persona
79
CAPITULO III
METODOLOGÍA
Evaluación de Técnicas Diagramáticas
El desarrollo de un manual para la documentación
de los procesos institucionales requiere la selección
de
una
o
varias
técnicas
para
la
representación
o
construcción de un modelo funcional de la organización.
Durante el estudio y evaluación de las metodologías
existentes,
el
serie
de
deben
cumplir
investigador
criterios
los
o
estableció
características
métodos
o
técnicas
y
evaluó
una
necesarias
que
a
utilizarse.
Algunos de estos son:
1- El método o técnica diagramática debe permitir
desarrollar un modelo general de la organización.
2- La técnica debe ser fácil de aprender por
usuarios no especializados.
3- Los diagramas desarrollados deben ser fáciles
de leer y entender por personal no especializado.
4-
El
método
debe
estar
diseñado
para
ser
utilizado en computadora.
5- La herramienta debe permitir describir tanto
80
las funciones principales como el detalle de las
mismas.
El investigador le asignó un peso o valor a cada
una
de
estas
características
según
su
importancia.
(Véase tabla 1)
Tabla 1
Pesos asignados por característica
D E S C R I P C I O N
PESO
ASIGNADO
Visión General de la Estructura de una
Organización
7
Fácil de aprender por usuarios no técnicos
9
Los diagramas deben ser fáciles de leer y
entender por usuarios no técnicos
9
La técnica debe estar diseñada para ser utilizada
por computadora
7
Representación tanto de las procesos principales
como el detalle de los mismos.
9
Permitir representar el movimiento de los datos
atraves de los procesos
7
Los diagramas deben ser fáciles de dibujar y
cambiar
9
Se estableció una escala 1 al 10 donde el peso
mayor
fue
asignado
importancia.
a
las
características
de
mayor
81
A continuación una descripción más detallada de
las características evaluadas por el investigador:
Visión
General
La
organización
de
la
técnica
estructura
de
nos
permitir
debe
una
representar la
estructura general de las unidades funcionales de
la organización.
Fácil de aprender por usuarios no técnicos
La técnica debe ser sencilla y fácil de aprender
ya que usuarios no especializados serán los que
crearán
el
modelo
organización.
de
La
los
técnica
procesos
o
de
la
herramienta
seleccionada no debe requerir de un adiestramiento
extenso.
Los diagramas deben ser fáciles de leer y entender
por usuarios no técnicos
La
técnica
debe
permitir
desarrollar
o
crear
diagramas que sean fáciles de interpretar por el
personal no técnico.
participación
del
Esto permitirá aumentar la
usuario
en
el
proceso
de
82
creación, desarrollo y verificación del modelo.
La técnica debe estar diseñada para ser utilizada
por computadora
Esto facilitará la creación, modificación y
mantenimiento de la documentación de los procesos
de la institución.
Representación tanto las procesos principales como
el detalle de los mismos
Esto facilitará el aprendizaje de la técnica al
usuario.
Algunas
técnicas
diagramáticas
son
apropiadas solamente para crear modelos generales
de
la
organización.
Otras
técnicas
solamente
permiten crear modelos del detalle del sistema.
De acuerdo a James Martin es "deseable" tener una
sola
técnica
diagramática
en
la
que
se
puedan
representar tanto los aspectos generales como el
detalle de un sistema. (Martin & McClure, 1985)
La
técnica
debe
permitir
representar
movimientode los datos através de los procesos
el
Esto le permitirá al usuario tener una visión de
83
como se mueven y transforman los datos através de
los procesos.
Fácil de dibujar y cambiar
La técnica diagramática utilizada deberá ser fácil
de dibujar tanto por el personal técnico como el
no especializado. Esto permitirá la construcción
rápida
del
desarrollo
permitir
diagrama
del
reduce
modelo.
que
los
También
cambios
desarrollados
sean
reducirá
tiempo
el
y
fáciles
de
de
el
la
a
tiempo
técnica
los
implantar
mantenimiento
de
debe
modelos
lo
de
que
los
diagramas y le permitirá al usuario invertir mas
tiempo en el análisis y verificación del modelo.
El investigador hizo su evaluación basado en el
estudio de las técnicas diagramáticas investigadas y en
evaluaciones hechas por expertos en este campo.
tabla
2
aparecen
las
En la
características que posee cada
técnica o método evaluado.
84
Tabla
2
Evaluación de Métodos o Técnicas Diagramáticas
D I A G R A M A S
CARACTERÍSTICA
FL
UJ
OG
RA
MA
DE
SC
OM
PO
SI
CI
ON
DE
PE
ND
EN
CI
A
FL
UJ
O
HI
PO
DE
DA
TO
S
WA
RN
IE
ROR
R
AC
CI
ON
BA
M
X
X
X
DI
AG
.R
EL
AC
IO
NA
L
Técnica permite:
Visión General de las funciones de la
organización
X
Fácil de aprender
X
X
X
X
X
X
X
X
Fácil de leer
X
X
X
X
X
X
X
X
Diseñada para utilizarse en
computadora
X
X
X
X
X
X
X
X
Representación tanto los procesos
principales como el detalle de los
mismos.
Movimiento o flujo de datos
Fácil de dibujar y cambiar
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
85
El investigador evaluó las características de cada
metodología estudiada y los resultados aparecen en la
tabla 3.
De
acuerdo
a
estos
criterios
el
investigador
evaluó y seleccionó la técnica de diagrama de flujo de
datos para describir los procesos de la institución.
A
pesar de que el diagrama de flujo de datos y el mapa de
actividad
del
negocio
tienen
igual
puntuación,
el
investigador seleccionó el diagrama de flujo de datos
ya que es una técnica mas conocida, existen programas
de computadoras que le dan apoyo a la misma y esta se
ha
utilizado
por
mayor
tiempo
en
el
desarrollo
de
sistemas de información.
El diagrama de Flujo de Datos se utilizará para
crear un modelo del flujo o movimiento de los datos o
documentos através de los procesos de la institución.
Esta técnica se modificó para facilitar la creación del
diagrama
por
parte
del
usuario
añadiéndole
unos
símbolos nuevos que se utilizarán para describir las
funciones
procesos
de
y
entrada
el
o
salida
almacenamiento
de
los
datos
de
datos.
en
Además
los
se
añadieron dos notaciones adicionales, una de estas se
utilizará para representar condiciones en el diagrama y
86
la
otra
para
representar
la
salida
de
un
proceso.
(Véase Figura 30)
También se utilizará el diagrama de Descomposición
para cubrir las deficiencias del diagrama de flujo de
datos
en
ilustrar
la
estructura
general
de
la
organización.
Estas
dos
facilitarán
la
métodos
creación
o
de
técnicas
la
diagramáticas
documentación
de
los
procesos institucionales.
Figura 30.
Notación utilizada para hacer el diagrama de flujo de
datos modificado.
87
Evaluación de Programas de Computadoras
Documentación de Procesos Institucionales
La
evaluación
programa(s)
de
y
selección
computadora(s)
que
de
nos
uno
para
o
ayuden
la
varios
en
la
preparación de la documentación de la institución es un
proceso en el cual se deben considerar los siguientes
aspectos:
a) Costo del producto (programas)
b) Requerimientos de equipo y programas (Windows)
c) Características y funciones del producto.
1) El programa debe ser fácil de utilizar
y
aprender por los usuarios.
2) La documentación generada por el programa
debe ser de alta calidad.
3) El programa debe contar con gráficas o
símbolos que le den apoyo a la metodología
seleccionada.
4) La creación, modificación y manejo de los
diagramas debe ser lo mas sencilla posible.
5) La documentación del producto (manuales)
junto al apoyo técnico y servicio deben ser
completos.
88
6) El producto debe contar con programas de
ayuda y ejemplos.
d)
El programa de computadora debe darle apoyo a
la metodología de documentación propuesta por
el investigador.
El primero de los criterios a evaluarse será el
costo del producto.
Se estableció que el costo máximo
del producto no pasaría de mil dólares. Se hizo una
tabla dividiendo este costo máximo en unidades de 100
dólares. En la tabla 4 aparece la puntuación asignada
por escala de precios.
Como puede observarse en la
tabla 4 mientras menor sea el precio mayor será la
puntuación asignada.
El investigador hizo una evaluación sobre el costo
de cada producto que aparece resumida en la tabla 5.
89
Tabla 4
Puntuación asignada por Costo del producto
Escala de Precios
(Dólares)
Puntuación asignada
0 - 100
10
101 - 200
9
201 - 300
8
301 - 400
7
401 - 500
6
501 - 600
5
601 - 700
4
701 - 800
3
801 - 900
2
901 - 1000
1
90
El
próximo
criterio
evaluado
son
los
requerimientos de equipo y programación. Cada uno de
estos
productos
tiene
una
serie
de
requerimientos,
tanto de equipo como de programas necesarios para poder
ejecutar. En la tabla 6 aparece la puntuación asignada
para
cada
una
requerimientos
de
estas
mínimos
se
características.
les
asignó
una
A
los
puntuación
mayor debido a la diversidad de equipo con que cuenta
la Universidad.
Tabla 6
Puntuación asignada por características del equipo
y la programación
Requerimiento de Equipo
Puntuación
Asignada
Procesador
8086
6
8088
5
286
4
386
3
486
2
Pentium (+)
1
Requerimiento de Disco Duro
menos 1.44
5
2 - 4
4
Megabyte
91
Requerimiento de Equipo
5 - 7
Puntuación
Asignada
Megabyte
3
8 - 10 Megabyte
2
11 - más
1
Memoria RAM
menos 640K
4
2 Megabyte
3
4 Megabyte
2
8 + Megabytes
1
Monitor
Monocromático
6
RGB
5
(Red,Green,Blue)
EGA
4
VGA (Color o B/W) o Plasma
3
SVGA
2
Otros
1
Raton
NO requerido
2
Requerido
1
Programas Adicionales
No requiere
2
Requiere (Windows 3.1+ u
otros)
1
Versión del Programa
Ambas
(Macintosh y IBM)
3
IBM compatible
2
Macintosh
1
92
En la tabla 7 se presentaron los resultados de la
evaluación
sobre
programación.
los
Como
requerimientos
podemos
observar
de
la
equipo
y
puntuación
mayor basada en la evaluación de estos criterios la
obtuvo AllClear III.
El
próximo
características
investigador
y
hizo
criterio
evaluado
funciones
de
cada
de
las
un
resumen
fueron
producto.
las
El
características
principales de cada producto o programa de computadora
que se encuentra en la tabla 8. La fuente de esta
información
fue
manufactureros,
la
literatura
programas
de
ofrecida
por
los
demostración
y
evaluaciones hechas por investigadores independientes.
93
Tabla 8
Características Principales de los Programas Evaluados
CARACTERÍSTICAS
PRINCIPALES
T
O
P
D
O
W
N
V
I
S
I
O
I
N
S
P
I
R
A
T
I
O
N
A
L
L
C
L
E
A
R
W
O
R
K
F
L
O
W
X
X
X
MANEJO DE SÍMBOLOS O GRÁFICAS
IMPORTAR SÍMBOLOS DE OTROS
PROGRAMAS
MODIFICAR LOS SÍMBOLOS
X
X
X
X
X
CREAR SÍMBOLOS ADICIONALES
X
X
X
X
X
ALINEACIÓN AUTOMÁTICA DEL TEXTO EN LOS
SÍMBOLOS
X
X
X
X
PERMITE CAMBIAR EL TAMAÑO DE LOS
SÍMBOLOS
X
X
X
X
X
AÑADIR Y/O MODIFICAR EL COLOR DE LOS
SÍMBOLOS
X
X
X
X
X
MOVER UNO O VARIOS SÍMBOLOS
SIMULTÁNEAMENTE
X
X
X
X
X
ALINEACIÓN AUTOMÁTICA DE LAS LÍNEAS
CUANDO LOS SÍMBOLOS SE MUEVEN O SE
CAMBIAN DE TAMAÑO
X
X
X
X
X
MÚLTIPLES TIPOS DE LÍNEAS Y CURVAS
X
X
X
X
X
CONECCION AUTOMÁTICA DE SÍMBOLOS
X
CONECCION MANUAL DE LOS SÍMBOLOS
X
MANEJO DE TEXTO
X
X
X
X
X
94
CARACTERÍSTICAS
PRINCIPALES
T
O
P
D
O
W
N
V
I
S
I
O
I
N
S
P
I
R
A
T
I
O
N
A
L
L
C
L
E
A
R
W
O
R
K
F
L
O
W
X
X
PERMITE AÑADIR Y/O MODIFICAR EL TEXTO
EN LOS DIAGRAMAS
X
X
X
SELECCIÓN DE VARIOS TIPOS DE LETRAS
X
X
X
X
MODIFICAR EL TAMAÑO DEL TEXTO
X
X
X
IMPORTAR TEXTO DE OTROS EDITORES
X
X
PERMITE AÑADIR IMÁGENES AL TEXTO
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
ND
PERMITE MOVER EL TEXTO DE FORMA
INDEPENDIENTE CON EL SÍMBOLO
X
X
X
OTRAS FUNCIONES
MÚLTIPLES NIVELES DENTRO DE UN
DIAGRAMA
X
MÚLTIPLES PÁGINAS DENTRO DE UN
DOCUMENTO
X
X
GENERADOR DE DIAGRAMAS UTILIZANDO
TEXTO
PERMITE ABRIR VARIOS DOCUMENTOS
SIMULTÁNEAMENTE
X
PERMITE VER EL DIAGRAMA Y EL TEXTO EN
UNA PANTALLA
NUMERACIÓN AUTOMÁTICA DE LOS SÍMBOLOS
IMPRESIÓN
X
X
X
X
X
95
CARACTERÍSTICAS
PRINCIPALES
T
O
P
D
O
W
N
V
I
S
I
O
I
N
S
P
I
R
A
T
I
O
N
A
L
L
C
L
E
A
R
W
O
R
K
F
L
O
W
X
X
X
X
X
PERMITE IMPRIMIR MÚLTIPLES PÁGINAS DE
UN DOCUMENTO
X
PERMITE IMPRIMIR TODOS LOS DIAGRAMAS
DENTRO DE UN DOCUMENTO DE MÚLTIPLES
NIVELES
X
X
X
PERMITE AJUSTAR EL DIAGRAMA PARA
IMPRIMIRLO EN UNA SOLA PÁGINA
X
X
X
PERMITE VER EL DIAGRAMA ANTES DE
IMPRIMIRLO
X
X
X
X
X
INSTRUCCIONES DE INSTALACIÓN
X
X
X
X
X
GUÍA DEL USUARIOS
ND
ND
X
X
X
X
X
X
X
X
DOCUMENTACIÓN
DOCUMENTACIÓN INTERACTIVA
PROGRAMA DE ADIESTRAMIENTO ("TUTORIAL
PROGRAM")
EJEMPLOS (DIAGRAMAS, MODELOS)
X
X
X
X
X
X
FLUJOGRAMAS
X
X
X
X
X
ORGANIGRAMAS
X
X
X
X
X
DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS
X
X
X
X
X
ALGUNAS DE LAS TECNICAS DIAGRAMATICAS
QUE LOS PROGRAMAS DAN APOYO
96
CARACTERÍSTICAS
PRINCIPALES
V
I
S
I
O
I
N
S
P
I
R
A
T
I
O
N
A
L
L
C
L
E
A
R
W
O
R
K
F
L
O
W
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
108
700+
500
T
O
P
D
O
W
N
DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCESO
X
DIAGRAMAS DE CAUSA Y EFECTO
DIAGRAMAS JERÁRQUICOS
X
ÁRBOLES DECISIONALES
OTRAS TÉCNICAS Y/O METODOLOGIAS
X
X
OTRAS CARACTERÍSTICAS
POSEE PROGRAMAS DE PRUEBA
("TEST VERSION")
TOTAL DE GRÁFICAS O SÍMBOLOS QUE TRAE
EL PRODUCTO
150
Nota. Las letras (ND) indican que no hay información disponible sobre
esa característica.
El investigador seleccionó de las características
descritas
en
la
tabla
8
aquellas
que
son
más
importantes para la creación de la documentación de la
40
97
institución.
A
continuación
se
describen
en
más
detalle cada una de estas:
Instalación del producto
Se refiere al proceso de ubicar en la computadora
(disco duro) los programas y archivos necesarios
para poner en funcionamiento el programa.
Creación de Diagramas
Este criterio se refiere al número de gráficas o
símbolos que el producto posee y a la variedad de
diagramas
que
diferentes
medida
que
permite
técnicas
el
crear
de
acuerdo
diagramáticas
producto
tenga
a
las
existentes.
mas
símbolos
A
o
gráficas que faciliten la creación de diferentes
tipos de diagramas mayor será la utilidad de este
producto en el proceso de documentación.
Manejo del producto
El mismo debe ser fácil de aprender y utilizar por
un
usuario
no
especializado
o
técnico.
Este
criterio es de suma importancia ya que el producto
debe permitir la fácil creación de los diagramas
por parte de los usuarios quienes serán los que
definirán los procesos de la institución.
98
Manejo de texto
El programa debe permitir integrar texto a los
diagramas lo que facilitará el poder entender los
mismos. También debe permitir poder controlar el
tamaño y tipo de letra.
Presentación de las gráficas por terminal
El programa debe permitir poder ver el diagrama
completo por terminal, ésto facilitará la labor de
revisión
de
usuarios.
los
diagramas
También
debe
por
incluir
parte
de
funciones
los
para
poder ver acercamientos del diagrama.
Calidad de la impresión
Este
debe
permitir
que
el
diagrama
se
pueda
imprimir con la misma nitidez y exactitud como se
ve en pantalla. La impresión del o los diagramas
debe ser fácil de manejar.
Documentación
El
manufacturero
debe
proveer
manuales
que
expliquen la instalación y manejo de cada función
del producto.
de
errores
obtener
mismos.
una
Además debe
que
faciliten
explicación
proveer de un manual
al
mas
usuario
detallada
el
de
poder
los
99
Generación automática de diagramas
Existen
productos
que
a
través
de
códigos
especiales permitan generar uno o varios tipos de
diagramas. Esto facilita la labor del diseñador ya
que no tiene que preocuparse por la creación del
diagrama sino por la definición del proceso. Esta
función es deseable pero no requerida.
Funciones de editaje de diagramas
El
programa
eliminar
debe
símbolos
permitir
crear,
y
en
texto
modificar
y
proceso
de
el
preparación del o los diagramas. Dentro de estas
funciones
se
encuentran
el
mover
un
símbolo
o
gráfica a cualquier parte del diagrama, el poder
copiar un símbolo o texto de un sitio a otro, el
poder eliminar diferentes partes de un diagrama,
el modificar tanto la forma de los símbolos como
el texto de un diagrama y otras.
Importación de gráficas y texto
El producto debe permitir traer diagramas de otros
productos, en un proceso que sea simple para un
usuario. Esta característica es deseable pero no
100
requerida. Esto facilita el no tener que rehacer
diagramas hechos en otros productos.
Exportación de gráficas y texto
El
producto
debe
permitir
poder
llevar
los
diagramas creados a otros productos en formato de
archivos que sean compatibles.
Esta opción es
deseable pero no requerida.
Manejo de múltiples niveles de diagramas
El
programa
niveles
de
debe
permitir
diagramas
para
poder
crear
facilitar
al
varios
usuario
establecer la relación entre los distintos subprocesos dentro de un proceso principal.
Programas de ayuda interactivos
Este debe ofrecer al usuario programas de ayuda
que lo orienten sobre las diferentes funciones que
tiene el producto.
integrados
con
el
Estos programas deben estar
producto
y
ser
fáciles
de
utilizar. También deben ofrecer ejemplos de las
funciones que pueda realizar.
Adición o Creación de gráficas
El producto debe permitir adicionar al producto
gráficas
o
símbolos
creados
por
los
usuarios.
Estos nuevos símbolos deben estar en librerías que
101
faciliten
su
futura
utilización
dentro
de
la
creación de nuevos diagramas.
Políticas de apoyo técnico
El
manufacturero
proveer
cuanto
Además
o
vendedor
del
producto
debe
asesoramiento técnico a los usuarios en
al
manejo
debe
preguntas
y/o
estar
sobre
utilización
disponible
problemas
del
para
encontrados
producto.
contestar
en
el
programa.
Manejo de impresión
El producto debe ofrecer diferentes alternativas
para la impresión de uno o varios diagramas.
El
proceso para llevar a cabo la impresión no debe
ser
complejo
y
debe
proveer
facilidades
para
controlar las distintas alternativas.
El investigador evaluó los programas de acuerdo a
su ejecución o manejo.
Por ejecución nos referimos al
conjunto de cualidades o características del programa
en funcionamiento.
Valor
Asignado
0
No cumple
1
Deficiente
2
Satisfactorio
3
Bueno
4
Excelente
102
En aquellas características o funciones en que el
investigador
no
tenía
suficiente
información
para
evaluar el programa la puntuación asignada fue de cero.
En las tablas 9, 10, 11, 12 y 13 el investigador
presenta
producto.
los
resultados
de
las evaluaciones de cada
103
Tabla 9
Evaluación del Producto:
TOP DOWN FLOWCHARTER
CARACTERÍSTICAS A EVALUAR
EVALUACIÓN
INSTALACIÓN DEL PRODUCTO
3
CREACIÓN DE DIAGRAMAS
3
MANEJO DEL PRODUCTO ("USER FRIENDLY")
3
MANEJO DE TEXTO
3
PRESENTACIÓN DE LAS GRÁFICAS POR TERMINAL
3
CALIDAD DE LA IMPRESIÓN
3
DOCUMENTACIÓN (MANUALES)
ND
GENERACIÓN AUTOMÁTICA DE DIAGRAMAS
0
FUNCIONES DE EDITAJE DE DIAGRAMAS
3
IMPORTACIÓN DE GRÁFICAS Y TEXTO
ND
EXPORTACIÓN DE GRÁFICAS Y TEXTO
ND
MANEJO DE NIVELES EN DIAGRAMAS
3
PROGRAMAS DE AYUDA INTERACTIVOS ("HELP")
3
CREACIÓN DE GRÁFICAS (SÍMBOLOS)
3
POLÍTICAS DE APOYO TÉCNICO
ND
MANEJO DE IMPRESIÓN
3
TOTAL
Nota.
33
Las
letras
(ND)
indican
que
disponible para evaluar ese criterio.
no
hay
suficiente
información
104
Tabla 10
VISIO 3.0
EVALUACIÓN
3
3
3
MANEJO DE TEXTO
3
3
4
ND
0
3
ND
ND
0
3
3
ND
3
TOTAL
31
Nota. Las letras (ND) indican que no hay suficiente
información disponible para evaluar ese criterio.
105
Tabla 11
Evaluación del Producto: INSPIRATION 4.0
EVALUACIÓN
4
3
3
MANEJO DE TEXTO
3
3
3
3
2
3
3
3
3
3
2
3
3
TOTAL
47
106
Tabla 12
ALLCLEAR
EVALUACIÓN
4
3
2
MANEJO DE TEXTO
3
3
ND
ND
3
3
ND
ND
ND
ND
ND
ND
3
TOTAL
Nota.
Las letras (ND) indican que
disponible para evaluar ese criterio.
24
no
hay
suficiente
información
107
Tabla 13
Evaluación del Producto: THE WORKFLOW FACTORY
EVALUACIÓN
4
3
3
MANEJO DE TEXTO
ND
3
ND
ND
0
3
ND
ND
3
3
ND
ND
3
TOTAL
Nota.
25
Las letras (ND) indican que no hay suficiente información
disponible para evaluar ese criterio. Este producto se evaluó
utilizando la literatura proporcionada por el manufacturero y el
programa de demostración ya que no tiene una versión de prueba.
108
Uno
de
los
criterios
más
importantes
a
ser
evaluados es determinar si el programa le da apoyo a la
metodología
de
documentación
propuesta
por
el
investigador. Para determinar ésto se estableció que el
programa o producto debe contar con gráficas o símbolos
predefinidos
lugar
el
en
la
producto
metodología
debe
propuesta.
permitir
la
O
en
su
incorporación
(creación y uso) de las gráficas o símbolos que se
utilizarán
por
la
metodología
de documentación.
Se
estableció la siguiente puntuación para determinar si
el producto cumple o no con la metodología propuesta.
Valor Asignado
1
Cumple con la metodología propuesta
0
No cumple
En la tabla 14 aparecen los resultados de dicha
evaluación.
109
Tabla 14
Apoyo a la Metodología Propuesta
Producto
Puntuación Asignada
TopDown Flowcharter
0
Vision 3.0
1
Inspiration 4.0
1
AllClear
1
The Workflow Factory
1
En la tabla 15 el investigador hizo un resumen de
los resultados obtenidos en cada criterio evaluado. De
acuerdo
a
los
resultados
obtenidos
el
investigador
recomienda la selección del producto Inspiration 4.0.
110
Tabla 15
Resultados de la Evaluación de los Programas
T
O
P
D
O
W
N
V
I
S
I
O
I
N
S
P
I
R
A
T
I
O
N
A
L
L
C
L
E
A
R
T
H
E
Costo de Producto
7
9
9
8
5
Requerimientos de Equipo y
Programas
33
31
47
24
25
Características y funciones del
producto
14
13
15
16
12
Apoyo a la metodología propuesta
0
1
1
1
1
Total
54
63
72
49
43
CRITERIOS A EVALUARSE
W
O
R
K
F
L
O
W

Capítulo 2 de la tesis de Jorge Vega sobre Metodología para el

Transcripción

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