CONTRALORIA GENERAL DEL QUINDIO Informe de Gestión

Transcripción

CONTRALORIA GENERAL DEL QUINDIO
Informe de Gestión Vigencia 2014
JORGE ENRIQUE PINEDA PATIÑO
Contralor General del Quindío
IRMA LEON MARTINEZ
Asesora de Control interno
EDWIN CASTILLO VARGAS
Asesor de Planeación
CARMEN CECILIA GUTIÉRREZ BOTERO
Directora Técnica de Control Fiscal
ZAIDE SUAREZ YUSTI
Directora Administrativa
ROSA MARYANNY POLANIA REYES
Jefe Oficina de Responsabilidad Fiscal
Vigencia 2014
“Control Fiscal, Transparente, Visible y Participativo”
1
CONTENIDO
1
PRESENTACIÓN ...................................................................................................................................... 3
2
LINEAMIENTOS GENERALES ............................................................................................................... 4
3
MAPA DE PROCESOS ............................................................................................................................ 9
4
GESTIÓN GERENCIAL .......................................................................................................................... 10
5
SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD ........................................................................................... 17
6
GESTION
EN
PROCESO
AUDITOR,
SERVICIO
AL
CLIENTE
Y
PARTICIPACION
CIUDANADA ................................................................................................................................................... 18
7
GESTIÓN EN RESPONSABILIDAD FISCAL....................................................................................... 35
8
GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA .................................................................................... 37
9
EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO .......................................................................................................... 56
2
1
PRESENTACIÓN
El presente informe consolida los resultados obtenidos en la vigencia 2014, por cada uno de
los procesos (Estratégicos, Misionales, de Apoyo y de Evaluación), que forman parte de la
Contraloría General del Quindío, así mismo los análisis realizados y conclusiones alcanzadas
a través de las evaluaciones y seguimientos efectuados por parte de la Oficina de Control
Interno relativas al cumplimiento del Plan de Acción, Metas e Indicadores, planteados en cada
uno de los procesos, con relación a lo proyectado en el “Plan Estratégico 2012–2015, Control
Fiscal Transparente, Visible y Participativo”.
Las diferentes áreas que conforman este organismo de control fiscal, documentan las
acciones más relevantes de cada una de ellas, las cuales están enmarcadas en el
cumplimiento de los objetivos organizacionales conforme a los postulados de la Constitución
Política y las leyes de la República, y donde el principal objetivo es el cumplimiento de la
misión institucional y la satisfacción de sujetos de control y ciudadanía en general frente al
ejercicio del control fiscal en el Departamento del Quindío.
Los resultados que se muestran en este informe, comprometen a la alta dirección para
considerar los ajustes que sean del caso ejecutar en procura de una mayor y más efectiva
gestión, facilitando la mejora continua en los procesos y dinamizar en mayor grado la gestión
institucional.
Finalmente, es imperioso recalcar que se ha fortalecido el trabajo en temas de gran
relevancia, siendo parte primordial la lucha contra la corrupción, la cual compromete no sólo a
este organismo de control, sino también a toda la ciudadanía del departamento del Quindío,
ya que al fin y al cabo es la receptora de los beneficios de nuestro trabajo.
JORGE ENRIQUE PINEDA PATIÑO
Contralor General del Quindío
3
LINEAMIENTOS GENERALES
2
Misión
“La Contraloría General del Quindío, en el año 2016 será reconocida por su permanente
compromiso con la vigilancia de la gestión fiscal y ambiental de los sujetos de control, con
oportunidad, transparencia y visibilidad, fortaleciendo la participación de la ciudadanía como
principal destinataria de su gestión, en cumplimiento de los fines esenciales del Estado”.
Visión
“La Contraloría General del Quindío, en cumplimiento del mandato constitucional y legal,
vigila la gestión fiscal y ambiental de los sujetos de control, con transparencia y visibilidad, en
procura del correcto manejo de los recursos administrados por las entidades públicas,
reconociendo a la ciudadanía como principal destinataria de su gestión.”
Política de Calidad
“La Contraloría General del Quindío en cumplimiento de los requisitos constitucionales,
legales y del cliente, ejerce la vigilancia fiscal y ambiental en las entidades sujetas de control,
bajo estándares de calidad y mejora continua en los procesos, fortaleciendo el talento
humano y el uso de las tecnologías de la información”.
Objetivos de Calidad

Cumplir con los postulados constitucionales y legales que le corresponde ejercer a
nuestra entidad como organismo de control fiscal

Fortalecer las competencias laborales del talento humano, generando compromiso con
el posicionamiento de la entidad ante la comunidad y los sujetos de control.

Generar la satisfacción de nuestros clientes, creando soluciones oportunas, efectivas y
diferenciadoras en el ejercicio del control fiscal transparente, visible y participativo.

Mejorar continuamente el Sistema de Gestión de la Calidad apoyados en su talento
humano, promoviendo el uso de las tecnologías de información y comunicación y la
racionalización de los insumos para contribuir en la conservación del medio ambiente.
4
Principios
Los principios organizacionales constituyen la brújula que señala el norte de la Organización.
Dichos principios son consecuentes con los principios establecidos en la Constitución Política
especialmente los relacionados con los principios de la Función Administrativa previstos en el
artículo 209 de la Carta. La Contraloría General del Quindío adoptó los principios
organizacionales mediante la Resolución N°. 047 del 13 de marzo de 2008, en la cual se
adopta el Código de Ética:

Igualdad: Tratar por igual a todas las personas, sin distingos de ninguna clase.

Moralidad: Implica el ejercicio de la función administrativa con los más altos cánones
de moral y buenas costumbres.

Eficacia: Actuar en función del cumplimiento de las metas institucionales.

Economía: Lograr los mayores resultados a los menores costos.

Celeridad: Consiste en cumplir las competencias constitucionales y legales, las
funciones asignadas o los procedimientos establecidos con el máximo de diligencia y
premura.

Imparcialidad: Trata de actuar sin parcialismos ni tomar parte en asuntos relacionados
con la función administrativa.

Participación Ciudadana: Dar a conocer los actos de las autoridades y demás
funcionarios por diversos mecanismos que permitan el conocimiento general de las
actuaciones públicas.

Autocontrol: Es la capacidad que ostenta cada servidor público para controlar su
trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos para el adecuado cumplimiento de
los resultados que se esperan en el ejercicio de su función, de tal manera que la
ejecución de los procesos, actividades y/o tareas bajo su responsabilidad, se
desarrollen con fundamento en los principios establecidos en la Constitución Política.

Autorregulación: Es la capacidad institucional para aplicar de manera participativa al
interior de las entidades, los métodos y procedimientos establecidos en la normalidad
5
que permitan el desarrollo e implementación del Sistema de Control Interno, bajo un
entorno de integridad, eficiencia y transparencia en la actuación pública

Autogestión: Es la capacidad institucional de toda entidad pública para interpretar,
coordinar, aplicar y evaluar de manera efectiva, eficiente y eficaz la función
administrativa que le ha sido asignada por la Constitución, la Ley y sus reglamentos.

Enfoque hacia el Cliente: La razón de ser de las entidades es prestar un servicio
dirigido a satisfacer a sus clientes, por lo tanto, es fundamental, que las entidades
comprendan cuáles son las necesidades actuales y futuras de los clientes, que
cumplan con sus requisitos y que se esfuercen por exceder sus expectativas.

Liderazgo: Desarrollar una conciencia hacia la calidad implica que la Alta Dirección de
cada entidad sea capaz de lograr la unidad de propósito dentro de esta, al generar y
mantener un ambiente interno, favorable, en el cual los servidores públicos o los
particulares que ejerzan funciones públicas puedan llegar a involucrarse totalmente en
el logro de los objetivos de la entidad.
Valores
Los valores constituyen la fuerza que moviliza a la organización en cumplimiento de los
principios; son ideales humanos que indican un deber ser, más que un ser; responden a
necesidades de la organización para el mejoramiento continuo y permanente, pero en
constante dinamismo; se modifican con el tiempo, alrededor de un núcleo básico
sustancialmente constante.
Cada organización crea y vive sus propios valores; estos valores están relacionados con la
vida del grupo. Son creencias fundamentadas que dan sentido noble y ético a toda
actividad y relación (al interior, hacia el interior y desde el interior de la organización), guían la
conducta personal y profesional de los funcionarios, además, sirven de referencia básica del
comportamiento de los miembros de una organización, para la convivencia y la construcción
conjunta.
La Escala de Valores se refiere a la prioridad o a la importancia y transparencia que reviste o
significa para cada organización que un valor tenga más peso que otro. La Contraloría
General del Quindío adoptó los valores organizacionales mediante la Resolución Número
047 del 13 de marzo 13 de 2008, en la cual se adopta el Código de Ética:
6

Respeto: Es la actitud individual de los servidores públicos de la Entidad, enmarcada
dentro del reconocimiento y la aceptación de las diferencias con las demás personas.

Honestidad: Cada servidor público de la Contraloría tiene responsabilidad consigo
mismo y con los demás, en relación con la calidad de su trabajo, el compromiso con la
institución y el desarrollo de sus funciones, dando ejemplo de rectitud ante los demás
funcionarios públicos y la comunidad en general.

Tolerancia: Consiste en la aceptación y aprecio de la diversidad cultural, de las formas
de expresión y pensamientos del ser humano. En la Contraloría General del Quindío se
manifiesta mediante la libertad de pensamiento, la comunicación, el conocimiento y la
actitud abierta hacia las personas

Responsabilidad: Todos los servidores públicos de la Contraloría encaminan sus
acciones hacia el logro de los objetivos de la entidad, respondiendo por sus
actuaciones y omisiones.

Lealtad Institucional: Todas las actuaciones de los servidores públicos deben estar
encaminadas a salvaguardar los intereses y la normatividad aplicable a nuestra
institución.

Solidaridad: Entendida como el sentimiento que impulsa a los servidores públicos de
la entidad a presentarse ayuda mutua, adoptando una forma de comportamiento que
acarree beneficios para la vida individual y colectiva.

Autonomía: Todos los servidores públicos de la Contraloría General del Quindío
deberán tener y demostrar absoluta independencia mental y de criterio, de tal forma
que siempre se emitan juicios imparciales y objetivos, garantizando la existencia de
libertad de criterio.

Superación: Los servidores públicos de la Contraloría actuarán en búsqueda
permanente de mejores resultados, procurando vencer las limitaciones o dificultades
del pasado y hacer su trabajo cada vez mejor.

Compromiso: Los servidores públicos de la Contraloría deben reflejar en su trabajo y
desempeño, el compromiso con la institución y con la comunidad en su condición de
servidores públicos.
7

Calidad en el Servicio: Las actuaciones de los servidores públicos de la Contraloría,
deben estar encaminadas a satisfacer las necesidades con la calidad que en materia
de control fiscal exija la comunidad.

Ética: Las actuaciones de los servidores públicos de la Contraloría General del
Quindío, serán cumplidas con rigurosidad ética, en el entendido que sus actos los
realiza como ser humano y de modo consciente y libre. No se limitará sólo a ver cómo
se realizan esos actos, sino que buscará emitir un juicio sobre estos, que permita
determinar si un acto ha sido éticamente bueno o éticamente malo.
Organigrama. (Niveles de Autoridad y Responsabilidad). Ordenanza No. 037 del 20 de
noviembre de 2012.
8
MAPA DE PROCESOS
3
La Contraloría General del Quindío, adoptó el modelo de operación por procesos “MAPA DE
PROCESOS”, que integra seis procesos que se interrelacionan entre sí, facilitando su
aplicación y funcionamiento y que permiten mantener un Sistema de Gestión de Calidad
implementado y documentado de acuerdo con el Numeral 3.43 de la norma NTCGP
1000:2009, donde su interacción agrupa sistemáticamente cuatro niveles de procesos,
descritos a continuación, que garantizan una ejecución eficiente, orientando la ruta de
navegación y armonizando la misión y la visión institucional para el logro de los objetivos
institucionales.
Sistema Integrado de Gestión – SIG –

Proceso Estratégico: Genera directrices, normas, procedimientos, políticas,
estrategias de acción, provisión de comunicación, aseguramiento de la disponibilidad
de recursos, revisiones por la dirección y control integral de la organización y a su vez
fortalecer la imagen institucional.

Proceso Misional: Es el conjunto de procesos y actividades estratégicas y relevantes
de la Contraloría General del Quindío que están directamente relacionados con su
función, misión institucional y la obtención de resultados; se desarrollan las actividades y
tareas orientadas a producir con calidad y eficiencia el servicio requerido, que es su
razón de ser.

Proceso de Apoyo: Es el conjunto de procesos que no están directamente
relacionados con la generación de los productos o servicios propios de la función o
misión institucional pero garantizan la provisión de los recursos y la logística
requeridos por la Contraloría para el desarrollo efectivo de sus procesos estratégicos,
misionales, de medición, análisis y mejora.

Proceso de Seguimiento y Evaluación: Se implementa, mantiene, mejora y realiza
gestión de evaluación para determinar cumplimiento de la normatividad, requisitos
legales de la entidad, del cliente y demás partes interesadas. Este proceso es necesario
para medir y recopilar datos destinados a realizar el análisis del desempeño y mejora de
la eficacia y eficiencia. Es parte integral de los proceso de estratégicos, de apoyo y
misionales.
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A continuación se indica el MAPA DE PROCESOS de la Entidad teniendo en cuenta los
Procesos Estratégicos, Misionales, de Apoyo y el Proceso de Evaluación.
4
GESTIÓN GERENCIAL
Este proceso es liderado por el Señor Contralor, cuyo objetivo se concreta en brindar las
directrices o lineamientos generales a cada uno de los responsables de los procesos y
funcionarios de la Contraloría General del Quindío, orientado al cumplimiento de la misión,
visión y objetivos propuestos, de ahí que las acciones que se desplegaron fueron las
siguientes:
 A través del canal regional de televisión Telecafé, llamado: “Comunidad en Línea”, el
cual tiene una duración de 60 minutos, el señor Contralor socializó a la ciudadanía los
resultados del proceso auditor adelantado en el año 2013 a los 91 sujetos y puntos de
control de la Contraloría General del Quindío.
 Por Telecafé, igualmente se informaron los resultados más relevantes de los informes
macrofinanciero y macroambiental correspondiente a las instituciones departamentales,
los once municipios en los cuales tiene jurisdicción la Entidad y las instituciones
10
hospitalarias, esta misma actividad también se realizó a través de emisoras
comunitarias.
 En el mes de abril se realizó el Foro Control Fiscal a la Contratación Estatal realizado
en el centro de convenciones de la ciudad de Armenia, con una asistencia de 1.100
participantes, representantes de Universidades, Gremios, Veedurías y Ciudadanía. El
evento contó con la participación de la Auditora General de la Republica Laura Emilse
Marulanda Tobón y el Magistrado del Consejo de Estado Jaime Orlando Santofimio
Gamboa.
La Contraloría General del Quindío, en el año 2014 integró el Comité de Moralización en el
departamento del Quindío, tal y como lo señala la ley 1474 de 2011, encargado de aplicar y
poner en marcha los lineamientos de la Comisión Nacional de Moralización y de coordinar en
el nivel territorial las acciones de los órganos de prevención, investigación y sanción de la
corrupción; en tal sentido y con el fin de dar cumplimiento al Plan Estratégico y Plan de Acción
2014, se analizó el tema de la minería en el departamento del Quindío; para lo cual se
convocó a la Auditoría General de la República y la Corporación Autónoma Regional del
Quindío para realizar capacitación a los doce municipios sobre este tema, con el fin de
socializar la normatividad, y efectos ambientales de este sector, se avanzó en los análisis de
situaciones que comprometen las funciones de los organismos que forman parte del Comité,
con el fin de lograr su integración y tratamiento, se desarrollaron actividades de socialización
de eventos con veedurías ciudadanas para el ejercicio del control social.
La Contraloría General del Quindío como integrante de la Red Departamental de Control
Social, conformada además por la Contraloría General de la República, Contraloría Municipal
de Armenia¸ Procuraduría Regional, Defensoría del Pueblo, ICBF, Secretarias
Departamentales de Salud, Interior y Planeación, Personería Municipal de Armenia, Cámara
de Comercio y ESAP, buscan alcanzar la eficacia y eficiencia en las labores de la promoción
del control social, para lo cual se desarrollaron acciones de capacitación y asesoría a juntas
de acción comunal, veeduría y comunidad en general, asimismo se capacitaron en los 12
municipios a los integrantes de las mesas municipales de participación efectiva de víctimas y a
los beneficiarios de los programas del ICBF, convirtiéndose el tema de víctimas en eje central
de trabajo en razón del alto número de desplazados que hoy tiene el departamento del
Quindío.
Durante el año 2014, la Contraloría General del Quindío participó en el Comité
Interinstitucional para la Vigilancia de la Gestión Pública – CIVIGEP-, del cual forman parte
además de la Entidad, la Contraloría Municipal de Armenia¸ la Personería Municipal de
Armenia, la Contraloría General de la República, la Procuraduría Provincial, la Procuraduría
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Regional, la Dirección Seccional de Fiscalías, la Defensoría del Pueblo, la Dirección del
Cuerpo Técnico de Investigación, y el Departamento de Policía Quindío; en donde se trataron
temas como:
 Familias en Acción
Personas que salen del programa familias en acción en el departamento, lo cual originará una
gran presión social, pues estas personas no tienen una solución definitiva de su condición
económica y social. La pregunta que surge es: ¿Hasta dónde el gobierno acierta con sus
programas asistencialistas?
Se propuso ante el Departamento para la Prosperidad Social - DPS -, sugerir cambios en la
metodología de encuesta del SISBEN, para que se aumente el rango de calificación por tener
el Quindío una situación particularmente distinta a otras regiones y por lo cual no puede ser
calificada con los mismos parámetros.
 Hacinamiento Carcelario
El caso de la ciudad de Armenia presenta hacinamiento del 200%, originándose problemas de
seguridad, salud y alimentación de los sindicados. De esta situación se compulsaron oficios
por parte del comité ante las instancias con responsabilidades en este tema, teniendo en
cuanta además condiciones humanitarias con ellos.
 Condiciones del sector hospitalario en el Departamento del Quindío
Se realizaron los análisis de las condiciones de los centros de salud en el departamento del
Quindío; en las actas del comité se registró la documentación sobre este ejercicio del cual se
infiere una preocupante situación, habida cuenta de la precariedad de recursos con los cuales
se cuenta en la mayoría de ellos y la poca efectividad de los recaudos de estos
establecimientos, lo que origina traumatismos en la prestación del servicio.
En cuanto al cumplimiento de la ley 1474 de 2011 y en el marco de la ejecución de las
funciones asignadas a los Comités Regionales de Moralización, y a la vez en cumplimiento de
su Plan Estratégico y Plan de Acción 2014, la Contraloría General del Quindío dio
cumplimiento a su estrategia de Fortalecimiento de la Participación Ciudadana en el ejercicio
del Control Social Participativo, realizando capacitaciones a sujetos de control y veedores
ciudadanos, con el fin de vincularlos al ejercicio del control fiscal participativo.
12
Con relación a la línea estratégica Gerencia publica y dando cumplimiento al objetivo de
establecer mecanismos de comunicaciones, durante el año 2014 se utilizaron espacios en la
televisión regional para informar a la comunidad sobre los resultados del proceso auditor
adelantado en el año 2013 a los 91 sujetos y puntos de control de la Contraloría General del
Quindío, así como los resultados más relevantes de los informes macro financiero y macro
ambiental.
Durante el mes de noviembre de 2014 la Contraloría General del Quindío, rindió Informe de
Gestión y presentó los informes macro financieros y macro ambientales ante los once
municipios del departamento; lo anterior con el propósito de cumplir los postulados legales y
además instruir a los Consejos y Administración Municipales sobre la ejecución de las
inversiones en cada municipio.
En el mes de diciembre la Contraloría llevo a cabo la rendición pública de cuentas, en el
Centro de Convenciones de la ciudad de Armenia, en cumplimiento del artículo 33 de la Ley
489 de 1998, la Circular Conjunta No. 002 de 2010, suscrita entre la Contraloría General de la
República y el Departamento Administrativo de la Función Pública, y el documento CONPES
3654 de abril 10 de 2010, que fijan los lineamientos para que las entidades nacionales
realicen los procesos de rendición de cuentas a la ciudadanía, y la define como un Proceso
Permanente y una relación de doble vía entre el Gobierno y los actores interesados en los
RESULTADOS DE LA GESTIÓN PÚBLICA.
Internamente, la Gerencia Pública continua íntimamente vinculada con el desarrollo de las
tareas o misiones del Estado y con la gestión de los asuntos públicos, en términos de
eficiencia, eficacia y transparencia.
Es así, como la Contraloría General del Quindío, en cumplimiento del Plan Estratégico y Plan
de Acción para el año 2014 y en lo que corresponde al proceso de apoyo y Fortalecimiento
Institucional, Línea Estratégica – El Talento Humano y la Optimización del Recurso
Financiero, Tecnológico y Físico, logró avanzar en las siguientes acciones:
 El resultado de la auditoría para la vigencia 2013 fue (…)Una vez concluida la revisión
de la cuenta y los resultados del proceso auditor, la Gerencia Seccional VII, teniendo
en cuenta el dictamen de los estados financieros y el concepto de gestión de los
procesos evaluados, emite pronunciamiento de FENECIMIENTO para la cuenta 2013”.
 En procura del mejoramiento continuo del equipo de trabajo de la Entidad, se presentó
ante la Honorable Asamblea del Departamento del Quindío un estudio técnico para el
mejoramiento salarial de los empleos que integran la planta global de la Contraloría
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General del Quindío; éste fue aprobado mediante la Ordenanza No. 013 del 29 de
Noviembre 2013, “POR MEDIO DE LA CUAL SE APRUEBA LA NUEVA ESCALA
SALARIAL, PARA LOS FUNCIONARIOS DE LA CONTRALORÌA GENERAL DEL
QUINDÌO PARA LA VIGENCIA 2014
 Seguridad Electrónica para el manejo de los recursos: Matrícula de la IP de salida de
internet de la CGQ, el acceso al canal se hace única y exclusivamente desde los
equipos de la Contraloría mitigando riesgos en el funcionamiento del canal Sucursal
Virtual Empresas.
 Almacenamiento de información en la nube, que permite tener 15 Gb por persona,
incrementa la seguridad y brinda disponibilidad permanente de la información a través
de internet.
 La fusión de comités institucionales, lo cual brinda mayor eficiencia y eficacia en sus
funciones, planeación y seguimiento a la gestión.
 Continuidad y vigencia del Convenio Interadministrativo de Cooperación y Apoyo
Tecnológico suscrito entre la Contraloría General de Santiago de Cali y la Contraloría
General del Quindío. No.0900.09.01.12.023 que apoyan la gestión institucional.
Cambio de la página web a través de la plataforma de Gobierno en Línea
Que gobierno en línea sea el administrador, genera debilidades y fortalezas que se han
venido evidenciando en el tiempo que se ha utilizado este servicio.
El programa de gobierno en línea pensaba cambiar el diseño de la página web y acoplarla
para que fuera usable para las Contralorías, esto se dio y ahora tenemos una nueva
presentación en nuestro sitio Web.
 Fortalezas:
 Plataforma con buena seguridad de la información.
 El cambio de correo con todos los servicios que presta google (calendario, drive,
blogspot, docs, site).
 Sin costo.
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 Sistema para recolectar y responder las solicitudes, peticiones, quejas y reclamos que
los ciudadanos deseen manifestar.
 Con la nueva plantilla se solucionó la debilidad de publicar contenido multimedia como
videos, audio e imágenes, el contenido HTML que soporta es más flexible.
 Debilidades:
 Inflexibilidad en la administración de la plataforma que repercute en poco dinamismo
de la información mostrada en la página Web.
 Lentitud en la administración al crear nuevos correos y solucionar inconvenientes que
se puedan presentar.
 Es muy restringido el uso del lenguaje HTML para el diseño de las noticias, artículos y
demás información que se requiere presentar.
 Actividades Realizadas
Actualización de esquemas de los archivos compartidos por cada proceso: Estas
actualizaciones se han realizado en respuesta a las necesidades presentadas por los líderes
de los proceso, modificado los esquemas con los requerimientos necesarios.
Actualización del diseño de la página web y de algunas entradas de la plantilla de
Gobierno en línea: El diseño y colores quedo definido como muestra la imagen tomada de
Índex o inicio de la página:
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Cambio en la manera de actualizar la información pertinente de cada dependencia en la
página web: Antes de la actualización del diseño de la página web, para ampliar la
información de cada proceso era utilizada la publicación blogs con la tecnología de google
blogger, esto fue cambiado mediante la inclusión de código html directamente en el proceso y
se publica la misma información contenida anteriormente en los blogs.
El nuevo diseño de la página web permite de manera más cómoda la inclusión del código
HTML y además el usuario realiza un proceso más sencillo para ubicar la información que le
interesa.
Capacitación para los servidores públicos y pasantes de la Contraloría General del
Quindío: Se capacitaron en los siguientes temas:
1. Gobierno en línea.
a. Presentación Gobierno en Línea.
i. Qué es.
ii. Importancia.
iii. Donde nace.
iv. Componentes.
b. Política de cero papel.
c. Política uso del correo electrónico.
d. Archivos en la Nube.
e. Recorrido página web de la entidad.
f. Manual 3.1 y decreto 2693 de 2012 Gobierno en Línea.
2. Herramientas tecnológicas de Google para uso personal y laboral.
a. Calendarios.
b. Google docs.
c. Google drive y red Vent.
d. Blogger.
También fue creado un espacio para las memorias de las capacitaciones, que puede ser
consultado en cualquier momento en el siguiente link, http://gobiernoenlineacgq.wix.com/tics
De acuerdo con los plazos establecidos para implementar la estrategia de Gobierno en Línea
y a los resultados obtenidos en la autoevaluación, la Contraloría General del Quindío,
presenta los siguientes nieles de avance:
16
Para el año 2014 según el decreto 2693 del 21 de diciembre del 2012 se tienen los siguientes
porcentajes en cada uno de los componentes:
COMPONENETES
Información en línea
Interacción en línea
Transacción en línea
Transformación
Democracia en Línea
Transversales
5
Porcentaje según decreto 2693 para
el 2014
55%
50%
35%
35%
65%
60%
Contraloría General del Quindío
60%
55%
40%
40%
50%
65%
SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
La Contraloría General del Quindío, adoptó lo reglamentado en la ley 872 de 2003, y de esta
manera en la vigencia comprendida entre el 2012- 2015 pretende mejorar día a día los
servicios, para que respondan a las expectativas de nuestros clientes, los sujetos y puntos de
control y la ciudadanía en general, actualmente la Entidad tiene adoptado el enfoque basado
en procesos, para efectos de mejorar el desempeño institucional, principal motivación de la
entidad, razón por la cual redefinió componentes organizacionales como: Mapa de Procesos,
objetivos de los procesos, en búsqueda de la mejora continua, es así como los procesos
administrativos y la gestión han sido exaltados y certificados por ICONTEC, según
certificaciones del Consejo Directivo expedido el día 25 de Noviembre de 2010: NTC GP
1000-2009 y ISO 9001-2008 y recertificada el 04 de octubre de 2013, hasta el 24 de
noviembre de 2016 según evaluación y seguimiento de la gestión en los años 2012, 2013 Y
2014.
La Entidad cuenta con un Sistema de Gestión de Calidad sólido que soporta cambios
administrativos y normativos sin que se vea afectado el cumplimiento de los objetivos
Institucionales.
 Auditorías Internas de Calidad
Todos los procesos fueron objeto de una auditoría interna de calidad, las cuales incluyeron la
evaluación al cumplimiento de las normas ISO 9001-2008 y NTCGP 1000-2009.
Como producto de las auditorías internas de calidad en el proceso de Evaluación y
Seguimiento, no se presentaron no conformidades, en los demás procesos se generaron en
total 16 No Conformidades, a las cuales se le elaboraron sus respectivas acciones correctivas
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y de mejora, para eliminar las causas que originan estas situaciones indeseables al interior del
Sistema de Gestión de la Calidad de la Entidad.
Consolidado de las No Conformidades discriminadas por proceso:
Las auditorías internas de calidad se han constituido en una herramienta fundamental para
identificar aspectos débiles del sistema así como oportunidades para la mejora y como
mecanismo de retroalimentación para la alta dirección.
Como resultado de las auditorías internas de calidad se concluye que se detectan mejoras en
los procedimientos, por cuanto han sido corregidas las No conformidades generadas en la
auditoria, aclarando que las mismas deben de seguir siendo constantemente revisadas, para
sostener el proceso de mejora continua.
6
GESTION EN PROCESO AUDITOR,
PARTICIPACION CIUDANADA
SERVICIO
AL
CLIENTE
Y
En esta área se centra la razón de ser de la Contraloría General del Quindío, siendo la
encargada de adelantar todos los procesos y procedimientos que integran las funciones del
control fiscal y/o actividades misionales de nuestra Entidad, plasmadas en la Ley 42 de 1993,
610 y 617 de 2000.
PROCESO AUDITOR: La Contraloría General del Quindío actualmente tiene un total de 91
sujetos y 54 puntos de control fiscal. Dentro de su programa de fiscalización, definió y
cumplió con su Plan General de Auditorías para la vigencia de 2014, reglamentado mediante
resolución No. 021 de febrero 10 de 2014.
18
A continuación se da a conocer la distribución de las auditorias por modalidades ejecutadas
de acuerdo con el Plan General de Auditorias, de la siguiente manera
MODALIDAD
AUDITORIA
EJECUTADAS
% DE
CUMPLIMIENTO
55
55
100
REGULAR
1
1
100
REGULAR
1
1
100
ESPECIAL SEGUIM
PLAN DESARROLLO
1
1
100
INSTITUTO SECCIONAL DE SALUD
REGULAR
1
1
100
6
INSTITUTO DEPARTAMENTAL DE
TRANSITO
REGULAR
1
1
100
7
INDEPORTES
REGULAR
1
1
100
8
PROMOTORA DE VIVIENDA
REGULAR
1
1
100
9
LOTERIA DEL QUINDÍO
REGULAR
1
1
100
10
SEGUIMIENTO
ADVERTENCIA
ESPECIAL
1
1
100
No.
ENTIDAD
1
GOBERNACIÓN E INSTITUCIONES
EDUCATIVAS (54)
REGULAR
2
ESAQUIN S.A.
3
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
4
GOBERNACIÓN
5
PROGRAMADAS
SECTOR CENTRAL
FUNCIONES
DE
SECTOR MUNICIPAL
11
MUNICIPIO DE BUENAVISTA
REGULAR
1
1
100
12
MUNICIPIO DE CALARCÁ
REGULAR
1
1
100
13
MUNICIPIO DE CIRCASIA
REGULAR
1
1
100
14
MUNICIPIO DE CÓRDOBA
REGULAR
1
1
100
15
MUNICIPIO DE FILANDIA
REGULAR
1
1
100
16
MUNICIPIO DE GÉNOVA
REGULAR
1
1
100
17
MUNICIPIO DE LA TEBAIDA
REGULAR
1
1
100
18
MUNICIPIO DE MONTENEGRO
REGULAR
1
1
100
19
MUNICIPIO DE PIJAO
REGULAR
1
1
100
20
MUNICIPIO DE QUIMBAYA
REGULAR
1
1
100
21
MUNICIPIO DE SALENTO
REGULAR
1
1
100
22
EMCA S.A. ESP
REGULAR
1
1
100
23
ESACOR
ESPECIAL
1
1
100
19
No.
MODALIDAD
AUDITORIA
ENTIDAD
PROGRAMADAS
EJECUTADAS
% DE
CUMPLIMIENTO
SECTOR SALUD
24
25
26
ESE HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS
ESE HOSP LA MISERICORDIA DE
CALARCÁ
ESE HOSPITAL SAN ROQUE DE
CÓRDOBA
REGULAR
1
1
100
REGULAR
1
1
100
REGULAR
1
1
100
REGULAR
1
1
100
REGULAR
1
1
100
27
ESE H. SAN VIC. PAUL GENOVA
28
ESE H SAN
FILANDIA
29
ESE H. MENTAL DE FILANDIA
REGULAR
1
1
100
30
ESE HOSPITAL
MONTENEGRO
REGULAR
1
1
100
31
ESE H. PIO X DE LA TEBAIDA
REGULAR
1
1
100
32
ESE H. S.V. DE P. CIRCASIA
REGULAR
1
1
100
33
ESE H. SAGRADO CORAZÓN DE
JESUS QUIMBAYA
REGULAR
1
1
100
34
ESE S.V. DE PAUL SALENTO
REGULAR
1
1
100
35
ESE. H. SANTA ANA DE PIJAO
REGULAR
1
1
100
36
ESE H. SAN CAMILO BUENAVISTA
REGULAR
1
1
100
V
DE
SAN
PAUL
DE
VICENTE
OTROS SUJETOS
37
NEPSA DEL QUINDIO S.A E.S.P
ESPECIAL
1
1
100
38
MULTIPROPOSITO S. A. ESP
ESPECIAL
1
1
100
Mediante las auditorías antes relacionadas se vigiló, evaluó y conceptuó la gestión y
resultados de los sujetos de control, labor que fue posible llevar a cabo por un equipo
humano liderado por 12 profesionales Universitarios, con el apoyo de estudiantes de décimo
semestre de la Facultad de Contaduría Pública de la de la Universidad del Quindío, en el
ejercicio de la Pasantía para optar al título de Contador Público.
Fenecimientos de la Cuenta
Con base en la evaluación a la gestión y los resultados de los sujetos de control, mediante el
dictamen integral de los informes de auditoría Modalidad Regular, los cuales constan de una
OPINIÓN sobre la razonabilidad de los Estados contables y un CONCEPTO sobre la Gestión
y los Resultados, se FENECE o NO la cuenta obteniendo los siguientes resultados:
20
OPINION ESTADOS
CONTABLES
PRONUNCIAMIENTO
GOBERNACIÓN DEL QUINDIO
CON SALVEDAD
FENECE
ESAQUIN S.A. ESP
CON SALVEDAD
NO FENECE
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
ADVERSA
NO FENECIMIENTO
INSTITUTO DEPARTAMENTAL DE TRANSITO
ADVERSA
NO SE FENECE
CON SALVEDAD
NO SE FENECE
CON SALVEDADES
FENECE
SIN SALVEDADES
FENECE
MUNICIPIO DE CÓRDOBA
ADVERSA
NO FENECE
MUNICIPIO DE GÉNOVA
ADVERSA
NO FENECE
MUNICIPIO DE CALARCÁ
ADVERSA
NO FENECE
MUNICIPIO DE QUIMBAYA
ADVERSA
NO FENECE
EMCA S.A. ESP
ADVERSA
NO FENECE
MUNICIPIO DE FILANDIA
ADVERSA
NO FENECE
MUNICIPIO DE SALENTO
ADVERSA
NO FENECE
MUNICIPIO DE LA TEBAIDA
ADVERSA
NO FENECE
MUNICIPIO DE MONTENEGRO
ADVERSA
NO FENECE
MUNICIPIO DE PIJAO
ADVERSA
NO FENECE
SIN SALVEDAD
FENECE
ADVERSA
NO FENECE
SIN SALVEDADES
NO FENECE
ESE HOSPITAL LA MISERICORDIA DE CALARCÁ
ADVERSA
NO FENECE
ESE HOSPITAL SAN ROQUE DE CÓRDOBA
ADVERSA
NO FENECE
ESE HOSPITAL SAN VICENTE DE PAUL GENOVA
ADVERSA
NO FENECE
ESE HOSPITAL SAN VICENTE DE PAUL DE FILANDIA
ADVERSA
NO FENECE
CON SALVEDADES
FENECE
CON SALVEDAD
FENECE
ESE HOSPÍTAL PIO X DE LA TEBAIDA
ADVERSA
NO FENECE
ESE HOSPITAL SAN VICENTE DE PAÚL DE CIRCASIA
ADVERSA
NO FENECE
ENTIDAD
INDEPORTES QUINDÍO
PROMOTORA DE VIVIENDA Y DESARROLLO DEL QUINDÍO
LOTERIA DEL QUINDÍO
MUNICIPIO DE BUENAVISTA
ESACOR S.A. ESP
ESE HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS
ESE HOSPITAL MENTAL DE FILANDIA
ESE HOSPITAL SAN VICENTE MONTENEGRO
21
OPINION ESTADOS
CONTABLES
PRONUNCIAMIENTO
ESE HOSÍTAL SAGRADO CORAZÓN DE JESUS QUIMBAYA
ADVERSA
NO FENECE
ESE HOSÍTAL SAN VICENTE DE PAÚL DE SALENTO
ADVERSA
NO FENECE
ESE. HOSPITAL SANTA ANA DE PIJAO
ADVERSA
NO FENECE
SIN SALVEDAD
FENECE
ENTIDAD
ESE HOSPITAL SAN CAMILO BUENAVISTA
Según las normas o reglas que presuntamente hayan infringido los gestores públicos, los
hallazgos determinados mediante la labor de la Contraloría General del Quindío conllevan
uno o varios tipos de responsabilidad (fiscal, disciplinaria, sancionatoria y penal), los cuales
son trasladados a las instancias competentes.
En desarrollo del Plan General de Auditoria de la vigencia 2014, se estableció un total de 269
hallazgos administrativos con la siguiente incidencia:
RELACION DE HALLAZGOS VIGENCIA 2013
ADMINISTRATIVOS
268
FISCALES
Cantidad
10
Cuantía
DISCIPLINARIOS
SANCIONATORIOS
PENALES
14
1
1
215.243.507
Funciones de Advertencia
Como alertas fiscales que garantizan el ejercicio de la vigilancia a la gestión como una función
preventiva, que permite a la Contraloría General advertir a los sujetos y/o puntos de control
sobre procedimientos u operaciones que ponen en riesgo el patrimonio público, o que si están
sucediendo no sean mayores; la Contraloría General del Quindío, expidió y comunicó durante
la vigencia 2014 las siguientes funciones de advertencia:
FUNCIONES DE ADVERTENCIA
NRO.
ASUNTO
001
PROMOTORA DE VIVIENDA Y DESARROLLO DEL QUINDÍO
003
DEPARTAMENTO DEL QUINDÍO
2
22
Beneficios de Control
A través de las auditorías realizadas por la Contraloría General del Quindío durante la
vigencia 2014, se obtuvieron los siguientes beneficios de control fiscal, los cuales permiten
medir el impacto del proceso auditor desarrollado.
BENEFICIOS DE CONTROL PROCESO AUDITOR
ORIGEN
SUJETO
VIGILADO
Proceso auditor - Municipio
Observaciones
Salento
DESCRIPCION
de
Proceso auditor - ESE Hospital PÍO
Observaciones
X de La Tebaida
Observaciones
X de La Tebaida
Observaciones
X de La Tebaida
Observaciones
X de La Tebaida
Observaciones
X de La Tebaida
Proceso auditor Lotería del Quindío
Observaciones
Proceso auditor Lotería del Quindío
Observaciones
A través del informe preliminar se comunicó una observación con
incidencia disciplinaria y fiscal por concepto del pago de intereses
por mora, por no cancelar a tiempo unas Sentencias Judiciales, los
cuales fueron reintegrados mediante recibo de caja 01193 de
diciembre 31 de 2014
En el informe preliminar se comunicó una observación
administrativa con incidencia fiscal, por cuanto la ESE pagó una
sanción al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, la cual a su
vez generó intereses por mora por $625.629, correspondiéndole a
la Gerente actual, doctora Julieta Buitrago, responder por la suma
de $156.407.25, dinero este que fue reintegrado mediante
consignación 56464438 en Davivienda, el 6 de enero de 2015
En el informe preliminar se comunicó una observación
administrativa con incidencia fiscal, por cuanto se realizaron pagos
por el rubro de Bienestar Social a los cuales no se les realizó los
descuentos por concepto de Estampillas Prodesarrollo y
Prohospital, valor que fue reintegrado según copia de pago de las
respectivas estampillas
Mediante oficio 03 de octubre 27 de 2014, el grupo auditor requirió
a la ESE para explicar el por qué se le había entregado a la señora
Patricia Cárdenas Castaño, funcionaria representante del Comité
de Bienestar Social del Hospital, recursos por valor de $6.000.000
con destino a la compra de insumos necesarios para la integración
de los funcionarios de la ESE en el fin de año, pago que fue
legalizado mediante C.E. 17258 de diciembre 11 DE 2013,
soportado con las respectivas facturas en las cuales se evidenció
el pago de licores por $236.900, lo que no está permitido por la
Ley, a lo cual se anexó copia del comprobante de ingreso 25925
de octubre 31 de 2014, en el que se evidencia el reintegro
Mediante oficio 03 de octubre 27 de 2014, el grupo auditor requirió
a la ESE para que explicara el por qué a la doctora Nelly Cristina
Martínez, le pagaron $312.000 por concepto de auxilio para la
compra de anteojos, si de acuerdo con la factura presentada,
estos costaron $250.000, a lo cual anexaron el comprobante de
ingreso 25921 de octubre 28 de 2014, en el que se evidencia el
reintegro
Mediante la revisión de los contratos realizados, se encontró en el
C.E. 16964 del 10 de septiembre de 2013, que no se había
realizado el descuento de estampilla Proanciano del 4% del valor a
pagar, equivalente a $248.496, que fue reintegrado mediante
recibo de caja 0235570 de octubre 21 de 2014
Mediante la revisión de los contratos pagos realizados a los
contratistas, se encontró en el C.E. 015420 de enero 18 de 2013,
que no se había realizado los descuentos por estampilla Procultura
(1% del valor a pagar por $20.000) y estampilla de Bienestar del
Adulto Mayor (3% del valor a pagar por $80.000, los cuales fueron
reintegrados mediante recibo de caja 030817 de julio 22 de 2014
Al analizar el cierre presupuestal y de tesorería, presentado a la
Contraloría, se observaron diferencias considerables de acuerdo a
TIPO DE
BENEFICIO
VALOR
Cuantificable
1.465.375.39
Cuantificable
156.407.25
Cuantificable
1.168.600,00
Cuantificable
236.900,00
Cuantificable
62.000,00
Cuantificable
248.600,00
Cuantificable
80.000,00
Cualificable
23
ORIGEN
Proceso auditor Observaciones
Proceso auditor Observaciones
Proceso auditor Seguimiento plan
de mejoramiento
de mejoramiento
de mejoramiento
de mejoramiento
Proceso auditor Hallazgos
SUJETO
VIGILADO
DESCRIPCION
TIPO DE
BENEFICIO
lo expuesto por la misma Entidad, corresponden a deficiencias de
la información generada en las ejecuciones presupuestales, toda
vez que los ingresos de la Lotería se presentan causados, es decir
que los recaudos estaban sobrevalorados entre otras situaciones,
lo que generó una reunión entre los funcionarios con el equipo
auditor y el responsable del aplicativo, el cual tenía problemas de
parametrización, comprometiéndose a realizar los ajustes
necesarios de tal manera que la información sea confiable para
una adecuada toma de decisiones (se levantó acta)
ESE Hospital La Se efectuó doblemente el pago por concepto de seguridad social
Misericordia
de de los funcionarios Martha Inés Neira y Miguel Ángel Escamilla Cuantificable
Calarcá
Niño (valores que fueron reintegrados)
Debió pagar la suma de $1.268.600 a la EPS S.O.S. por concepto
INDEPORTES
de aportes en salud y mora de los mismos, correspondiente a los
Cuantificable
QUINDIO
meses de febrero, marzo, abril y mayo de 2013, por el reporte de
la novedad de desvinculación de la señora Silvia Lucía
ESE
Hospital
Sagrado Corazón Plan de Desarrollo 2012-2016 y Plan de Acción vigencia 2013, el
Cuantificable
de
Jesús
de cualse ajusta en un 96% al presupuesto de la Entidad
Quimbaya
ESE
Hospital
A través de Resolución 088 de diciembre 31 de 2012, fueron
Sagrado Corazón
adoptados indicadores de gestión de la ESE, así como el Manual Cualificable
de
Jesús
de
de Indicadores
Quimbaya
ESE
Hospital
Manual de comunicación e información actualizado adoptado por
Sagrado Corazón
Resolución 117 del 26 de diciembre de 2013, socializado mediante Cualificable
de
Jesús
de
Circular Interna del 25 de diciembre de 2013
Quimbaya
ESE
Hospital
Sagrado Corazón Política para el cambio o migración del sistema de información
Cualificable
de
Jesús
de automatizado de la ESE
Quimbaya
Intereses financieros que se pudieron haber generado por la
ESAQUIN
S.A.
entrega de anticipo contratos 016, 017 y 018 de 2011, producto del Cuantificable
ESP
Convenio 05 de 2011
ESAQUIN
S.A. Pago de interees moratorios y de financiación en la cancelación de
Cuantificable
ESP
la declaración de renta vigencia 2012
ESAQUIN
S.A. pagos efectuados por sanciones silencios administrativos
Cuantificable
ESP
impuestos por la Superintendencia de Servicios Públicos
Proceso auditor ESAQUIN
Seguimiento plan
ESP
de mejoramiento
VALOR
559.500,00
1.268.600,00
7.201.917,00
3.248.000,00
15.129.788,00
S.A. Actualización Manual de Contratación. Manual de Interventoría.
Cualificable
Manual de Proceso Jurídico
TOTAL
0,00
29.557.087.64
INFORMES DE LEY
Estado de los Recursos Naturales y del Ambiente del Quindío
En cumplimiento con lo establecido en el numeral 11 del artículo 258 de la Constitución
Política de Colombia, el artículo 14 de la ley 42 de 1993 y el numeral 9 de la ley 330 de
1996, la Contraloría General del Quindío presentó oportunamente ante la Asamblea
Departamental, el Informe de los Recursos Naturales y el Informe Macro Financiero
correspondientes a la vigencia fiscal 2014 correspondientes a las entidades sujetas de
control de la entidad.
24
Capacitación Sujetos de Control: En el Plan estratégico “Control Fiscal Transparente,
Visible y Participativo” en su línea estratégica fortalecimiento en el ejercicio del Control
Fiscal, establece una estrategia dirigida al mejoramiento continuo de los sujetos y puntos
de control con la intervención oportuna de la Contraloría General del Quindío, mediante las
funciones de advertencia, vigilancia en tiempo real, acompañamiento a través de
capacitaciones, mesas de retroalimentación, entre otros, en procura de la mejora en la
prestación de servicios a cargo de estas entidades.
La Contraloría General del Quindío en procura del mejoramiento continuo de los sujetos y
puntos de control realizó cuatro (4) eventos de capacitación en contratación estatal durante
la vigencia 2014; debido a la cantidad de entidades fue necesario dividir los grupos por
especialidad, así:
Grupos 1 y 2:
Cincuenta y cuatro (54) Instituciones Educativas.
Grupo 3:
Empresas Sociales del Estado
Grupo 4:
Demás entidades.
25
PARTICIPACIÓN CIUDADANA
Con el fin de facilitar el acceso a la ciudadanía, la Contraloría General del Quindío, cuenta
en su página web con el link Peticiones, Quejas y Reclamos, a través del cual la ciudadanía
puede radicar cualquier requerimiento de esta índoles respecto a cualquiera de las
entidades sujetas de control; para la vigencia 2014 fue actualizada la plantilla de Gobierno
en Línea para nuestro sitio web, así:
RUTA DE ACCESO AL LINK PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS (PQR):
PASO 1:
26
PASO 2:
27
PASO 3:
Adicionalmente, se cuenta con los siguientes canales de comunicación con la ciudadanía:

Línea gratuita:

Correos electrónicos institucionales:

Otras líneas telefónicas: 7444940 y 7445142. Fax: 7440016
018000963123.
[email protected]
[email protected]
Denuncias recibidas y tramitadas durante el período (quejas, peticiones, reclamos etc.)
La Contraloría General del Quindío, durante la vigencia 2014 atendió ciento catorce (114)
requerimientos, de las cuales cuarenta y uno (41) fueron objeto de apertura de investigación, y
28
ochenta y seis (73) fueron tramitadas como solicitudes a las que se les dio respuesta directa y
en algunos casos traslado a otras entidades.
CONSOLIDADO PETICIONES, DENUNCIAS, QUEJAS O RECLAMOS VIGENCIA 2014
ESTADO A DIC 30 DE 2014
DESCRIPCION
CANTIDAD
T
P
S
QUEJAS
0
SUGERENCIAS Y/O SOLICITUDES
73
73
DENUNCIAS
41
24
17
0
39 (2012-2013)
26
13
0
153
123
30
0
DENUNCIAS VIGENCIAS ANTERIORES
TOTAL
TERMINADAS
T
EN PROCESO
P
SUSPENDIDAS
S
Atención y Capacitación a la Comunidad en Control Social Participativo
En cumplimiento al Programa de Capacitación dirigido a los Sujetos de Control, Veedurías
ciudadanas, Juntas de Acción Comunal y Comunidad en General, la Contraloría dio
continuidad al convenio suscrito con la Contraloría General de la República a través de la
Red Departamental de Control Social, realizando eventos de capacitación y rendición de
cuentas en los diferentes Municipios del Departamento del Quindío.
ACTIVIDADES DE PROMOCION AL CONTROL SOCIAL
NRO.
CONCEPTO
CANT.
1
No de Actividades de Formación, Capacitación, Orientación y Sensibilización
Realizadas
25
2
No de Actividades de Deliberación Realizadas (foros, audiencias, encuentros,
conversatorios …
11
29
3
No de Otras Estrategias o Actividades de Promoción y Divulgación Realizadas
3
4
No Convenios con Organizaciones de la Sociedad Civil
3
5
TOTAL ACTIVIDADES EN LA VIGENCIA
42
6
No de Veedurías o Comités de Veeduría Promovidos
1
7
No de Veedurías Asesoradas distintas de las promovidas (Ley 850)
0
8
TOTAL
1
9
No de Ciudadanos Capacitados
340
10
No de Veedores Capacitados
62
11
No de Asistentes a Actividades Deliberación
117
12
TOTAL PARTICIPANTES EN LA VIGENCIA
519
OTRAS ACTIVIDADES DE FOMENTO AL CONTROL SOCIAL:
ALIANZAS ESTRATEGICAS:
La Ley 1474 de 2011 “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de
prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la
gestión pública., en su Artículo 129 establece:
“Planeación estratégica en las contralorías territoriales. (…)
La planeación estratégica de estas entidades se armonizará con las actividades que
demanda la implantación del modelo estándar de control interno y el sistema de gestión
de calidad en la gestión pública y tendrá en cuenta los siguientes criterios orientadores
para la definición de los proyectos referentes a su actividad misional:
(…)
f) Complementación del ejercicio de la función fiscalizadora con las acciones de control
social de los grupos de interés ciudadanos y con el apoyo directo a las actividades de
control macro y micro mediante la realización de alianzas estratégicas.
30
En este sentido Plan Estratégico 2012-2015 “Control Fiscal, Transparente Visible y
Participativo”, define Líneas Estratégicas y Estrategias, así:
“(…) 10.2.2 Línea Estratégica: Fortalecimiento de la Participación Ciudadana en el
Ejercicio del Control Social Participativo La ciudadanía representa el destinatario
principal del ejercicio del control fiscal, por parte de la Contraloría General del Quindío,
por lo que el presente Plan incluye su fortalecimiento, como una Línea estratégica
independiente con metas que apuntan a consolidar cada vez más los mecanismos de
participación ciudadana, concordantes con la nueva normatividad que rige la materia.
10.2.2.1 Objetivos Estratégicos De La Línea
Promocionar y consolidar el Control Social Participativo.
Atender oportunamente las peticiones, quejas, reclamos y denuncias ciudadanas
presentadas por la comunidad así como las quejas que se presenten contra funcionarios
de la entidad.
10.2.2.2 Estrategias
(…)
10.2.2.2.3 “Complementación del Ejercicio de la Función Fiscalizadora con las Acciones
de Control Social de los Grupos de Interés Ciudadanos y con El Apoyo Directo a las
Actividades de Control Macro y Micro Mediante la Realización de Alianzas Estratégicas”
El control en el uso de los recursos públicos es de interés general, motivo por el cual se
requiere la participación de instituciones como la academia y los gremios, que participen
en el ejercicio de veedurías desde su especialidad.
Meta: Apoyo en la conformación y/o fortalecimiento de veedurías ciudadanas.
La Contraloría General del Quindío, dentro de los planes de Capacitación de la Oficina de
Participación Ciudadana, ha desarrollado espacios con las Veedurías Ciudadanas y con
estudiantes de los grados 11 y 12 de las Instituciones Educativas; ello en procura del proceso
de fortalecimiento dirigido a grupos de interés, para lo cual se encuentra en ejecución el
Proyecto “Formación de Auditores Infantiles, Juveniles y Universitarios” liderado por la
Asesora de Control Interno de la entidad, como valor agregado al cumplimiento de la misión
institucional; con este proyecto se pretende “(…) establecer la figura de Auditores escolares y
universitarios, como mecanismo de promoción y fortalecimiento del control social en la gestión
educativa, y espacio de participación de los jóvenes en la búsqueda de la transparencia en el
manejo de los recursos y bienes públicos.”, a su vez el proyecto contempla los siguientes
objetivos:
31
“OBJETIVO GENERAL
Lograr el reconocimiento y vinculación de los niños y jóvenes como actores de la cultura
política, cívica y social en el ejercicio del control fiscal, con el fin de involucrar la mayor
cantidad de actores en los procesos de participación ciudadana.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Fortalecer la cultura del control en los niños y jóvenes del departamento del Quindío, con
el propósito de desarrollar en ellos competencias para su actuación fiscal.
Generar una cultura participativa e incluyente en los niños y jóvenes con relación a los
temas de control fiscal del departamento, para lograr su concurso en los procesos de
participación social.
Capacitar a los niños y jóvenes en asuntos relacionados con el control fiscal, como una
estrategia para lograr la eficiencia, la eficacia y la efectividad en la administración de los
recursos públicos. (…)”1
Es así como para el primer semestre de la presente vigencia se certificó el primer grupo de
auditores universitarios, conformado por estudiantes de Décimo Semestre de Contaduría
Pública de la Universidad del Quindío; quienes bajo la coordinación del Asesor de Planeación
y una funcionaria adscrita al grupo auditor de la Contraloría, recibieron 40 horas de inducción
en temas como:







Control Fiscal.
Control Social Participativo.
Participación Ciudadana.
Políticas Públicas.
Gestión Ambiental.
Guía de Auditoría Territorial.
Aspectos metodológicos para calificar la gestión fiscal.
Así mismo, ejecutaron 80 horas en el proceso auditor, durante las cuales tuvieron la facilidad
poner en práctica los conocimientos específicos sobre el ejercicio del control fiscal, que les
fueron transmitidos durante el proceso de inducción.
En virtud de lo anterior, durante la vigencia 2014 se realizaron Alianzas Estratégicas así:
1
Proyecto “Formación de Auditores Infantiles, Juveniles y Universitarios”
32
VEEDURIA ASONALVEC-VERCAFE: Objeto: Fortalecer el proceso administrativo de la
Veeduría y los criterios de quienes ejercen control social a los recursos, respecto al control
fiscal como competencia constitucional y legal a cargo de las contralorías; así mismo afianzar
criterios en contratación como son las modalidades de selección y clases de contratación.
EMPRESA DE ENERGIA DEL QUINDIO “EDEQ”: Objeto: Aunar esfuerzos para desarrollar
programas de Educación no Formal, a los estudiantes de educación básica primaria y básica
secundaria de las Instituciones Educativas Naranjal de Quimbaya, Instituto Tebaida, Instituto
Montenegro e Instituto Calarcá; estableciendo acciones conjuntas estructurando los temas
pertinentes en cada caso, siendo necesario llevar a cabo entre otras las siguientes acciones:
 Fortalecer, los procesos de desarrollo institucional, en beneficio de la población
estudiantil.
 Fomentar la cultura del control, con el propósito de crear en los niños y jóvenes el
interés de velar por el buen uso de los recursos públicos.
 Generar una cultura participativa e incluyente en los niños y jóvenes con relación al
control fiscal.
 Promover la corresponsabilidad de la población infantil y juvenil, buscando el
desarrollo social y comunitario, el respeto por la dignidad y el reconocimiento de los
derechos humanos.
 Implementar estrategias educativas encaminadas a afianzar diferentes conceptos del
servicio público de energía eléctrica en los grupos de interés.
ACTIVIDADES EN LA INSTITUCION EDUCATIVA NARANJAL:
33
ACTIVIDADES EN EL INSTITUTO CALARCA
34
ACTIVIDADES EN EL INSTITUTO MONTENEGRO
7
GESTIÓN EN RESPONSABILIDAD FISCAL
La responsabilidad Fiscal tiene como objetivo resarcir el daño ocasionado al
patrimonio público tanto de los servidores públicos como de los particulares, cuando
aquellos en el ejercicio de sus funciones, específicamente en la gestión fiscal,
causen ya sea por acción o por omisión, en forma dolosa o culposa, un daño al patrimonio
del Estado.
Es necesario mencionar que dentro de la vigencia anterior, la Contraloría dio inicio a la
oralidad en los procesos de Responsabilidad Fiscal, teniendo como presunto responsable
la empresa EMCA de Calarcá, en cuantía de $35.645.000, el cual a la fecha se falló con
responsabilidad fiscal.
Para la vigencia 2014 y en cumplimiento del Plan estratégico, la Contraloría a través de la
oficina de Responsabilidad Fiscal aperturó e imputó responsabilidad fiscal, el segundo
proceso, teniendo como presunto responsable a la Empresa ESAQUIN SA ESP, en
cuantía de $27.508.287.
A continuación se relaciona el registro general consolidado de la información más relevante en
el periodo comprendido entre el primero de Enero de 2014 al 31 de Diciembre 2014.
35
Estado Investigaciones de Vigencias Anteriores
Durante la vigencia 2014 fueron iniciadas y tramitadas 17 indagaciones preliminares, de las
cuales 3 fueron archivadas por pago o resarcimiento del daño durante el período, 7 por no
mérito, 7 fueron aperturados a proceso.
INDAG ACION
PRELIMINAR
ARCHIVADAS POR
P AG O
17
ARCHIVADAS POR
N O M ERI T O
APERTURA
PROCESO RF
EN TRAMITE
7
7
0
3
TOTAL
17
Estado de los procesos en la vigencia 2014
En la vigencia 2014 fueron iniciados y/o tramitados 22 procesos de Responsabilidad Fiscal, 20
Ordinarios, y 2 Verbal.
12 se aperturaron a proceso ordinario los cuales se encuentran en etapa probatoria (7de IP)
3 tienen acuerdo de pago
2 fueron archivados (1 por pago y 1 por no mérito)
2 se encuentran en grado de consulta
1 surtiendo recurso de apelación.
20 Procedimiento ordinario
En cuanto a los 2 procesos que se han adelantado por el procedimiento verbal
1 fue fallado CON Responsabilidad Fiscal y confirmado en segunda instancia
1 se encuentra en la práctica de pruebas y en Audiencia de Descargos.
2 procedimiento Verbal
De acuerdo a lo anterior, existen 22 procesos de Responsabilidad Fiscal para tramitar en la
siguiente vigencia.
PROCESOS DE
RESPONSABILIDAD
FISCAL ORDINARIO
ETAPA DE
PRUBAS
ACUERDO
DE PAGO
ARCHIVO
POR PAGO
ARCHIVO
POR NO
MERITO
GRADO DE
CONSULTA
EN APELACION
TOTAL
20
12
3
1
1
2
1
20
PROCESOS DE RESPONSABILIDAD
FISCAL VERBAL
AUDIENCIA DE
DESCARGOS
2
1
AUDIENCIA DE DECISION
FALLO CON
RESPONSABILIDAD
TOTAL
1
2
No se adelantaron procesos de Cobro Coactivo durante la vigencia.
36
8
GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
Este proceso tiene a cargo el mejoramiento, bienestar y desarrollo del personal que presta su
servicio, procurando su capacitación a fin de satisfacer las debilidades encontradas o
fortalecer las adquiridas, garantizando el apoyo logístico y el desarrollo integral del talento
humano de manera que contribuya a la calidad y oportunidad en el desarrollo de la misión
institucional
Recursos Financieros
A continuación se presenta el registro general consolidado de la información presupuestal y
financiera de la Contraloría General del Quindío desde el 1 º de enero al 31 de diciembre de
2013, dicha actividad se sustenta en dos fuentes de financiación: un porcentaje originado por
la Participación de los Ingresos de Libre Destinación del Departamento equivalente al 3.7% y
el 0.2% de las Cuotas Fiscales que deben consignar las entidades e institutos del orden
descentralizado del departamento; recursos que son destinados al pago de Gastos de
Funcionamiento.
Presupuesto – Contraloría General del Quindío
El Presupuesto para la vigencia 2014 fue aprobado mediante la Ordenanza 012 del 29 de
noviembre de 2013 y liquidado según Resolución No. 225 del 19 de diciembre de 2013, el
presupuesto ascendió a $2.098.947.220; durante el mes de agosto de 2014 se realizó una
adición por valor de $16.294.332, quedando como presupuesto definitivo la suma de
$2.115.241.552, del cual, al cierre del mes de diciembre se ejecutó un total de
$1.887.555.039, para un porcentaje de ejecución del 89%, el 11% restante corresponde a la
suma de $237.686.493 saldo disponible por reintegrar a la Gobernación del Quindío.
Resumen Cuotas Ordinarias y de Fiscalización en el año 2013
37
En el año 2014 se logró un recaudo por valor de $2.115.241.532, el 100% de lo
presupuestado, tanto a nivel central como de cuotas de fiscalización, el cual se desagrega
así: $1.720.341.227 correspondiente al recurso ordinario y $394.900.305 de cuotas de
fiscalización de las entidades como la Hospital San Juan de Dios, ESAQUIN, Universidad del
Quindío, Promotora de Vivienda, entre otras.
En resumen el total de recaudo del año 2013 fue así:
Transferencia del nivel central
$1.720.341.227
Entidades descentralizadas
Total recaudo
$ 394.900.305
$2.115.241.532
Análisis de la situación financiera:
Balance General (información en miles de pesos)
La información contable al cierre del mes de diciembre de 2014 de la Contraloría General del
Quindío registró activos por la suma de $604.838; pasivos por valor de $413.199 y la
diferencia patrimonial por valor de $191.639.
La distribución porcentual sobre el total del balance a diciembre de 2014 es la siguiente:
Activos 100%, pasivos 68.32% y Patrimonio 31.68%.
38
Activo: La porción corriente al 31 de diciembre 2014 comparada con el saldo a la misma
fecha del 2013, revela los siguientes saldos $413.200 y $167.070 respectivamente, con un
incremento de $246.130 y una participación del total de los activos a diciembre 31 del 2014
del 68%.
La porción no corriente contiene lo relacionado con la propiedad planta y equipo y otros
activos, para el mismo periodo (diciembre 2014 - diciembre de 2013), revelan los siguientes
saldos respectivamente; $191.638 y $228.109 con una disminución de $-36.471,
correspondiente a la salida de bienes que fueron dados de baja a través de un proceso de
enajenación a título gratuito según resolución N°136 de octubre 6 de 2014, al igual que la
devolución de algunos elementos recibidos bajo la modalidad de comodato por la
Gobernación del Quindío.
El manejo y control de los activos fijos están a cargo de la Dirección Administrativa y
Financiera de la Contraloría General del Quindío; para el control cuenta con un aplicativo,
propiedad de la entidad, y para su operación cuenta con claves de seguridad.
39
Pasivo: La Contraloría General del Departamento del Quindío presenta información corriente
en el balance por obligaciones a corto plazo y contabilizado al 31 de diciembre de 2014 por
valor de $413.199 lo que representa un incremento de $246.129, respecto del saldo al 31 de
diciembre 2013 que fue de $167.070; es decir hay un incremento del 147%, el cual refleja un
aumento en el valor a reintegrar a la Gobernación de Quindío, una disminución en los
depósitos a favor de terceros, y un aumento en las cesantías.
La distribución al interior del grupo de los pasivos corrientes, se observó que el manejo de
las provisiones en la cuenta de pasivos estimados; cerró el año en cero pesos, lo que indica
que se hicieron los cierres al finalizar el periodo contable y cubrir las obligaciones
oportunamente a cada uno a los servidores al servicio de la entidad.
El saldo en las cuenta de obligaciones laborales, está representada por el total de las
cesantías retroactivas causadas para el periodo comprendido entre el primero de enero y 31
de diciembre de 2014.
Patrimonio: Al 31 de diciembre de 2014 registraba un saldo de $191.639 y al cierre del
mismo mes en 2013 $228.109 con una disminución de $36.470, correspondiente a la salida
de los bienes dados de baja y devueltos a la Gobernación del Quindío.
Resultado Fiscal y de tesorería
El saldo operacional al cierre de diciembre 31 de 2014 asciende a la suma de $241.856, que
corresponde a la diferencia entre los Ingresos y los Gastos Ejecutados. Así mimo, este valor
cubre las obligaciones de las cuentas por pagar a la Gobernación del Quindío por un valor de
$237.686 y los otros pasivos, depósitos a favor de tercero por valor de $4.169.
40
El movimiento en bancos se sustenta por las consignaciones en la cuenta del Bancolombia,
por esta cuenta de igual forma se realizan los pagos, tanto en cheques como por
transferencias electrónicas.
El control a la cuenta del Banco de Colombia se hace de dos formas; una que tiene la
funcionaria encargada, bajo la modalidad de centinela o chip de seguridad; y otro que lo
hace contabilidad con las conciliaciones bancarias mensualmente. Igualmente como medida
de seguridad se tiene inscrita la IP de la Contraloría en el Banco y de esta manera se
minimizan los riesgos de delitos informáticos.
El resultado del ejercicio contable al cierre de diciembre de 2014, dentro de la actividad
económica y social, muestra un comportamiento estable; la ecuación financiera se afecta por
una disminución en la Propiedad Planta y Equipo causada por la baja y devolución de bienes,
la actividad económica es equilibrada, los ingresos en su totalidad se destinan al pago de
gastos de funcionamiento.
La cuenta de ingresos registrada en el balance general (clase 4) comparada con la ejecución
presupuestal de ingresos se ajusta con lo dispuesto en el Régimen de Contabilidad Pública.
El total de ingresos contabilizados por la suma de $2.115.242 (miles de pesos que permitieron
efectuar una ejecución presupuestal de gastos por valor de $1.877.555, que
representan un cumplimiento del Plan Anual de Caja del 89% con respecto a lo
ejecutado real en el presupuesto de gastos del año 2014.
Los reportes financieros y presupuestales se efectuaron en los tiempos y términos legales
establecidos. Se entregó a Hacienda Departamental, la información consolidada del cuarto
Trimestre de 2014 de los Estados Contables y las cuentas reciprocas debidamente validadas
y que sirven de base para comenzar a preparar los reportes para la Auditoria General de la
Nación antes del 28 de febrero del año 2015; el informe las Notas de Carácter General y las
Notas Especificas.
Se efectuaron las presentaciones de las declaraciones tributarias a la Dirección de Impuestos
y Aduanas Nacionales como las de Retención por Industria y Comercio; quedando pendiente
la preparación y presentación de la información exógena.
El apoyo en custodia de la información se está realizando en el drive que permite tener la
información fuera de las instalaciones de la entidad y disponible desde cualquier lugar,
adicionalmente, se continúa haciendo permanentemente bajo la modalidad de back up diarios
y mensuales lo cual permite minimizar el riesgo en caso de pérdida de la información.
41
Recursos físicos y financieros
Los inventarios se encuentran contabilizados, sistematizados, individualizados por cada
funcionario y depurados a diciembre de 2014.
Durante el la vigencia fiscal se realizaron 2 reuniones de trabajo del Comité Técnico de
Sostenibilidad contable, la primera en el mes de septiembre, con el propósito de aprobar el
proceso de dada de baja, enajenación a título gratuito y devolución de bienes recibidos en
comodato, el proceso se formalizó mediante la resolución 136 del 06 de octubre de 2014, la
cual fue publicada por un mes en la Página Oficial de la Contraloría General de Quindío y en
la página de SECOP, durante este periodo se recibió únicamente manifestación de interés
por parte de la Gobernación de Quindío, entidad a la cual fueron otorgados los bienes según
acta de entrega del día 05 de diciembre de 2014.
La segunda reunión se realizó el día 17 de diciembre de 2014 con el objetivo de aprobar la
reclasificación de algunos bienes que por su naturaleza, uso y valor actual, no debían están
incluidos dentro los activos fijos de la Entidad, por tratarse de bienes adquiridos por un valor
inferior o igual a medio (0.5) salario mínimo mensual legal, y trasladarlos a bienes de
consumo contralado.
El proceso fue aprobado por el comité y en coordinación con el área de contabilidad se
elaboraron los registros contables respectivos y finalmente se realizaron los cruces de
información entre los datos arrojados por el aplicativo de Activos Fijos y los Financieros de
cierre, dando como resultado saldos iguales.
Adquisición de Bienes y Servicios
Durante el 2014 se realizaron 36 contratos y 3 modificaciones (adiciones) por un valor total
de $195.399.001, que se orientaron a fortalecer la institución en sus recursos humanos,
físicos y tecnológicos de tal manera que pudiese realizar un control fiscal oportuno y efectivo;
a continuación se reseñan las cifras más representativas.
CLASE DE CONTRATO
ALIANZA ESTRATÉGICA
COMPRAVENTA (Equipos, licencias e insumos)
PRESTACIÓN DE SERVICIOS Actividades de Participación ciudadana, capacitación,
bienestar social y salud ocupacional, Apoyo logístico, Auditoria externa, Judicante,
servicios Personales, Asistencia Xenco, etc.
SEGUROS
No.
1
VALOR
2,800,000
7
34,964,839
23
126,934,123
1
5,865,039
42
SUMINISTRO (Tiquetes aéreos, tóner y recargas correo y dotación
TOTAL
CLASE DE
CONTRATO
VALOR
Alianza Estratégica
Compra venta
Compra venta
Compra venta
OBJETO
4
36
24,835,000
195,399,001
CONTRATISTA
Fortalecer el proceso administrativo de
la veeduría y de los criterios de quienes
ejercen control social a los recursos,
respecto al control fiscal como
2,800,000 competencia constitucional y legal a VERCAFÉ
cargo de las contralorías; asimismo,
afianzar criterios en contratación como
son las modalidades de selección y
clases de contratación.
CARLOS
ANDRES
388,000 Compra de Router
ALVAREZ ZULUAGA COMPUTECA
LUZ
ADRIANA
12,969,300 Equipos de cómputos portátiles
VELÁSQUEZ GIRALDO
Entregar a la Contraloría General del
Quindío a título de compraventa la
cantidad de SESENTA Y CUATRO (64)
2,049,989 licencias, versión electrónica por un (1) APLINSOFT
año (Anti spam, Firewall, antispyware,
Antivirus) ESET ENDPOINT SECURITY:
(…).
43
CLASE DE
CONTRATO
VALOR
Compra venta
9,001,000
Compra venta
6,767,550
Compra venta
1,598,000
Compra venta
2,191,000
Prestación De
Servicios
8,500,000
Prestación De
Servicios
4,000,000
Prestación De
Servicios
250,000
Prestación De
Servicios
7,833,000
Prestación De
Servicios
4,500,000
OBJETO
Quindío a título de compraventa
elementos de elementos aseo, cafetería
y elementos varios necesarios para la
ejecución de las diferentes actividades
de este ente de control, a continuación
detallados: (…).
Quindío a título de compraventa
elementos de papelería, útiles de
escritorio y elementos varios necesarios
para la ejecución de las diferentes
actividades de este ente de control, a
continuación detallados: (…).
Compra de Maletines tipo clásicos y tipo
morral, además la adquisición de mouse
ópticos
Diseño, diagramación e impresión de
1400
cartillas
que
contengan
información sobre la Participación
ciudadana.
Prestar apoyo logístico para el
desarrollo
de
actividades
de
capacitación a los funcionarios de la
entidad y sujetos de control, Bienestar
social, salud ocupacional
Prestar apoyo logístico a
la CGQ
cuando se requiera para el desarrollo de
actividades de capacitación a los
funcionarios de la entidad y sujetos de
control,
Bienestar
social,
salud
ocupacional
y
actividades
de
participación ciudadana
Prestación del servicio como abogado
judicante en el área del Derecho, en la
dependencia
de
profesional
universitaria, abogada del despacho del
contralor.
Apoyo en el componente administrativo
de las funciones a cargo de la
profesional universitaria, abogada del
despacho del contralor
CONTRATISTA
ALFOMBRANDO
COMPUTADORES
SUMINISTROS
Y
LUZ
ADRIANA
VELÁSQUEZ GIRALDO
LUIS
VARGAS
FERNANDO
GUSTAVO CASTRILLÓN
A
GUSTAVO CASTRILLÓN
A
GUSTAVO CASTRILLÓN
A
CARLOS
TORRES
ARTURO
CARLOS
TORRES
ARTURO
44
CLASE DE
CONTRATO
VALOR
OBJETO
Realización de una jornada de
capacitación, dirigida a los funcionarios
de la Contraloría General del Quindío
productores de documentos, en la
adquisición de conocimientos y el
desarrollo de habilidades que les
permitan ejecutar con eficiencia los
procesos asociados con la gestión.
Prestar servicios de apoyo a la Gestión
de la Dirección Administrativa y
Financiera y de la oficina Asesora de
Planeación
Capacitación en Formación Empresarial
de Auditores Internos Sistema de
Gestión de Calidad Pública NTCGP
1000 – MECI, dirigida a los funcionarios
de la Contraloría General del Quindío,
con una duración de 32 horas a
realizarse los días 11, 12, 13 y 14 de
febrero de 2014.
Suministrar a la CGQ el servicio de
fotocopias de los diferentes documentos
de la entidad
CONTRATISTA
Prestación De
Servicios
1,500,000
Prestación De
Servicios
13,200,000
Prestación De
Servicios
8,511,040
Prestación De
Servicios
2,000,000
Prestación De
Servicios
de las funciones a cargo de la Dirección
NESTOR
FABIAN
8,400,000 Técnica de Control Fiscal y el Despacho
OLARTE GARCÍA
del Contralor, para lo cual deberá
realizar las siguientes actividades
Prestación De
Servicios
571,880
Prestación De
Servicios
10,090,281
Prestación De
Servicios
3,848,000
Prestación De
Servicios
5,600,000
Contratar con la firma certificadora el
servicio de afiliación al ICONTEC de
conformidad
con
la
propuesta
presentada por dicha entidad
Prestar servicios de apoyo a la Gestión
de la Dirección Administrativa y
Financiera
Prestar los servicios de renovación a la
suscripción
de
los
códigos
y
documentos jurídicos, de conformidad
con la propuesta presentada por LEGIS
S. A.,
de las funciones a cargo de la Oficina de
Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción
Coactiva, para lo cual deberá realizar las
siguientes actividades
MARIO ELKIN
REYES
PABON
JORGE
FERNANDO
OSPINA GÓMEZ
ICONTEC
MARINO
ARANGO
PEDROZA
ICONTEC
JULIANA
OCAMPO
VICTORIA
LEGIS S. A.
FABIO
ALBERTO
SLAGADO PACHECO
45
CLASE DE
CONTRATO
Prestación De
Servicios
Prestación De
Servicios
VALOR
OBJETO
Servicio de Pasadía en termales de
Santa Rosa de Cabal para 29
2,993,960
funcionarios de la Contraloría General
del Quindío
Evaluación de los factores de riesgo, de
acuerdo con lo estipulado en la
resolución N° 2646 del 2008 proferida
por el Ministerio de la Protección Social
1,750,000
y hacer un seguimiento comparativo con
los resultados obtenidos en la
evaluación realizada en la vigencia
2012.
CONTRATISTA
ASOCIACIÓN GENERAR
FUTURO
PROENSO
CARLOS
PORRAS
Prestación De
Servicios
Prestación de servicios de auditoria
externa de seguimientos del sistema de
3,396,400
ICONTEC
gestión de la calidad bajo las normas
ISO 9001:2008 Y 1000:2009
Prestación De
Servicios
Realización de tres jornadas de
capacitación, dirigida a los servidores
públicos de las Instituciones Educativas,
Empresas Sociales del Estado y otras
entidades como alcaldías, gobernación
y entidades descentralizadas que hacen CAMILO
16,500,000
parte de los puntos de control de la PERDIGÓN
Contraloría General del Quindío, de
conformidad
con
la
propuesta
presentada por Abogado Consultor
CAMILO TAPIAS PERDIGÓN, la cual
hace parte integral del contrato.”
Prestación De
Servicios
-
JUAN
ROMERO
TAPIAS
Realización de una jornada Lúdica
formativa, deportiva y esparcimiento en
el Hotel las Bailarinas en el
departamento del Quindío para ocho (8)
funcionarios de carrera administrativa de
la Contraloría General del Quindío, ASOCIACIÓN GENERAR
918,720
quienes
en
su
calificación
de FUTURO
desempeño
laboral
del
periodo
comprendido entre el 01 de febrero de
2013 al 31 de enero de 2014
demostraron
un
nivel
SOBRESALIENTE.
46
CLASE DE
CONTRATO
VALOR
Prestación De
Servicios
3,922,840
Prestación De
Servicios
600,000
Prestación De
Servicios
1,200,000
Prestación De
Servicios
4,685,982
OBJETO
Realización de una jornada de
capacitación en Formación Empresarial
en Indicadores de Gestión de Calidad
en el Sector Público, dirigida a los
funcionarios de la Contraloría General
del Quindío, con una duración de 16
horas a realizarse los días 4 y 5 de
diciembre de 2014.
Realizar la práctica de los exámenes
médicos ocupacionales dirigida a
veintinueve (29) funcionarios, como
parte
del
programa
de
Salud
Ocupacional de la entidad, el cual
deberá ser realizado por médicos
especialistas en Medicina del Trabajo o
Salud Ocupacional, con licencia vigente
de prestación de servicios de salud
ocupacional; de conformidad con el Art.
9 de la Resolución 2346 de 2007.
Disponer los servicios logísticos para
realizar la Rendición de Cuentas de la
Contraloría General del Quindío, que
consiste la adecuación y personal
logístico necesario para atender 100
personas invitadas a la RENDICIÓN DE
CUENTAS, que se llevara a cabo el día
12 de diciembre de 2014 a las 9:00 de la
mañana a 12 del mediodía en el Salón
Turpial del Auditorios del Centro de
Convenciones, piso 1, de la Ciudad de
Armenia.
Dar treinta (30) horas para asesoría y
asistencia personalizada y veinte (20)
horas de asistencia remota, durante la
vigencia del contrato para el correcto
funcionamiento de los programas del
sistema Administrativo y Financiero
marca XENCO versión SX, que consta,
en este caso, de los módulos de
Contabilidad, Tesorería, Presupuesto y
Nómina,
con
las
siguientes
especificaciones e intensidad horaria:
(...). XENCO S.A.,
CONTRATISTA
ICONTEC
EDUARDO
LEON
TRUJILLO HENAO
ASOCIACIÓN GENERAR
FUTURO
XENCO
47
CLASE DE
CONTRATO
Prestación De
Servicios
VALOR
OBJETO
CONTRATISTA
Disponer los servicios de transporte,
alojamiento y alimentación para treinta
(30) funcionarios de la Contraloría
General del Quindío y once (11)
menores de edad hijos de los
ASOCIACIÓN GENERAR
12,162,020 funcionarios
asistentes,
que
se
FUTURO
desplazarán al eco parque temático
Funvallu ubicado en las cercanías del
municipio de Belén de Umbría en el
departamento de Risaralda, los días 18
y 19 de Diciembre de 2014, (…)
Seguros
5,629,037 Contratar los seguros requeridos por la LIBERTY SEGUROS S.A,
Contraloría General del Quindío para la
protección de los bienes de la misma,
236,002 mediante la expedición de pólizas
LIBERTY SEGUROS S.A.
Suministro
2,400,000
Seguros
Suministrar el servicio de envío de SERVICIOS POSTALES
correspondencia
NACIONALES S.A.,
Suministro
11,120,000 Suministro de tiquetes aéreos
VIAJES
AÉREOS
ARMENIA LTDA.
Suministro
5,500,000 Suministro de tiquetes aéreos
VIAJES
AÉREOS
ARMENIA LTDA.
Suministro
3,241,000
Suministro de recargas de cartuchos y
tóner para las diferentes impresoras de
la Contraloría General del Quindío,
dentro de la hora siguiente a la solicitud
1,020,000
y cartuchos y tóner nuevos
Suministro
GUSTAVO
ADOLFO
GIRALDO VARGAS
GUSTAVO
ADOLFO
GIRALDO VARGAS
El suministro de la dotación de vestido y
calzado establecido por la Ley para una
1,554,000 funcionaria de la Contraloría General del CR. DOTACIONES
Quindío, especificaciones esenciales del
objeto: (…).
Suministro
TOTAL
195,399,001
Planta de Cargos
GENERAL
Contralor
NP-Profesional Universitario
NA - Control Interno
NA - Planeación
1
19
1
1
48
ND-Director Técnico Control Fiscal
Jefe De Oficina De Responsabilidad Fiscal
ND-Director Administrativo
NA-Auxiliar Administrativo
Conductor
Secretaria(o)
Ayudante
Técnico Administrativo
Técnico Operativo
Auxiliar De Servicios Generales
Total Planta De Personal 2015
TOTAL FUNCIONARIOS
POR PROCESOS
33
100%
1
1
1
1
1
2
1
1
1
1
33
ESTRATÉGICO
MISIONAL
APOYO
6
18%
20
61%
7
21%
Educación para el Trabajo y el Desarrollo Humano
El plan de Capacitación para la vigencia 2014 para los servidores públicos de la Contraloría
General del Quindío propuso dar continuidad a los procesos de fortalecimiento de las
competencias laborales del personal de la entidad que se priorizaron, en particular a
aquéllos que pueden ofrecer respuestas a las necesidades de aprendizaje más apremiantes
para la institución, a la luz de los cambios normativos e institucionales, especialmente en los
procesos misionales, que resultan ser muy relevantes a la hora de contribuir al logro de los
objetivos del Plan Estratégico Institucional 2012-2015.
Así mismo, se ha buscado mejorar sus condiciones socio-laborales, fortaleciendo las
potencialidades humanas y técnicas de acuerdo con los fines propios de este organismo de
control, para consolidar un Control Fiscal Transparente, Visible y Participativo y, contribuir
con el logro de mayores niveles de eficacia, eficiencia y satisfacción de las personas en el
cumplimiento de sus labores.
En el programa de Inducción cada semestre del año se enfoca hacia los pasantes y a los
funcionarios que ingresaron a la Entidad.
Durante el Primer semestre se ejecutó el programa de Re inducción para los funcionarios,
enfocada a temas en general y especialmente hacia el control fiscal.
49
Con base en lo anterior, se elaboró el Plan de capacitación para la vigencia 2014 y a
continuación se detallan los eventos de capacitación realizados a todos los funcionarios de la
Contraloría, así:
FECHAS
NOMBRE
12/05/2014
Jorge Enrique Pineda
Patiño
29/31/05/2014
Consuelo Gómez R.
29/31/05/2014
Elsa Rocío Valencia
Serna
9 - 12/06/2014
26 – 27/06/2014
Jorge Enrique Pineda
Patiño
Rosa
Marianny
Polania
TEMAS
Congreso Nacional de Contralores
Valoración de Costos ambientales,
minería
ilegal,
aspectos
controversiales
de
la
responsabilidad fiscal y presupuesto
de entidades territoriales
Contratación estatal. Planeación y
ejecución presupuestal en las
entidades del estado.
Contratación estatal. Planeación y
ejecución presupuestal en las
entidades del estado.
XX conferencia de alcaldes y
autoridades locales
Seminario taller de Responsabilidad
Fiscal
CIUDAD
Leticia
Cartagena
Miami
Bogotá
27/06/2014
Código
de
Buen
Gobierno,
Todo El Equipo De
Corrupción y Estrategia de la
Trabajo
corrupción (Edwin Castillo)
Armenia
27/06/2014
Todo El Equipo De Uso de recursos tecnológicos
Trabajo
(Diana Marcela Bernal)
24 – 27/07/2014
Edwin Castillo
24 – 27/07/2014
30 – 31/07/2014
01/08/2014.
30 – 31/07/2014
01/08/2014.
30 – 31/07/2014
01/08/2014.
30 – 31/07/2014
01/08/2014.
30 – 31/07/2014
01/08/2014.
Irma León Martínez
31 jul - 1 agosto
29/07/2014
29/07/2014
MECI
San Andrés
Metodología para la evaluación de
políticas públicas para contralorías
territoriales
Pereira
Edwin Castillo V.
Irma León M.
Jairo Velosa G.
Luz Miriam Vega
María Elena Álvarez
S.
Jorge Enrique Pineda El control fiscal y disciplinario en la
Barranquilla
Patiño
gestión contractual del estado
Edwin Castillo V.
Fortalecimiento de Control Interno
Armenia
(DAFP)
Irma León M.
50
FECHAS
NOMBRE
TEMAS
Gobierno en línea. - Herramientas
tecnológicas de Google para uso
personal y laboral
Energía con responsabilidad - Armenia
Catalina Clavijo de la EDEQ
14/08/2014
Todo El Equipo De
Trabajo
14/08/2014
Todo El Equipo De
Trabajo
15/08/2014
Matriz de Evaluación de la Gestión
Grupo Misional DTCF Fiscal y recomendaciones para el
manejo de las hojas de cálculo.
21 – 23/08/2014
Carmen Cecilia
Gutiérrez B.
25 – 27/09/2014. Amparo Hidalgo
25 – 27/09/2014. Flor María Giraldo
25 – 27/09/2014. Luz Miriam Vega
25 – 27/09/2014. María Elena Álvarez
CIUDAD
IV Congreso Nacional las nuevas
tendencias en la gestión contractual Bogotá
del estado
Marco estratégicos para una
administración pública más eficiente
y
transparente,
planeación Cartagena
contractual, estatuto anticorrupción
y ejecución presupuestal
10/10/2014
Todo El Equipo De
Trabajo
Nuevo MECI
Armenia
12/11/2014
Olga Lucia Salazar
II seminario nacional de veedurías
Medellín
05/11/2014
Edwin Castillo
05/11/2014
Irma León Martínez
05/11/2014
Carmen Cecilia
Gutiérrez
11/11/2014
27, 28 y
29/11/2014.
27,
28
29/11/2014.
27,
28
29/11/2014.
27, 28 y
29/11/2014
26 29/11/2014.
Seminario taller herramientas de
transparencia para la gestión Pereira
territorial
Jorge Enrique Pineda Retos y perspectivas del Control
D/quebradas
Patiño
Fiscal
Luis Alfonso
Fernández
Desarrollo y perfeccionamiento de
y
competencias
para
celadores,
Martha Chaura
Medellín
conductores y personal de servicios
generales
y
Ruby Sánchez
Herramientas para el diseño del
plan institucional de formación y
capacitación
de
competencias
María Nodier Muñoz
Cartagena
laborales (PIC) y del plan de
estímulos
e
incentivos
para
empleados del sector público
Jorge Enrique Pineda Sostenibilidad ambiental de los
Riohacha
Patiño
recursos naturales
51
FECHAS
NOMBRE
TEMAS
CIUDAD
Formación
Empresarial
en
Indicadores de Gestión de Calidad
en el Sector Público, dirigida a los Armenia
funcionarios de la Contraloría
General del Quindío.
4 – 5/12/2014
Líderes De Procesos
04/12/2014
Jorge Enrique Pineda Seminario derechos humanos y
Bogotá
Patiño
anticorrupción en la agenda de paz
11, 12 y
13/12/2014
Consuelo Espitia
Peña
11, 12 y
13/12/2014
11, 12 y
13/12/2014
11, 12 y
13/12/2014
Martha Lucia Agudelo
B.
1 y 2/12/2014
Jairo García A.
Habilidades de gestión, liderazgo y
comunicación para mejorar el Cartagena
desempeño
de
secretarias y
asistentes administrativos
Actualización en gestión pública
Medellín
Jairo Velosa G.
Edwin Castillo
Estudio de metodologías que
permitan hacer seguimiento a los
Pereira
planes de desarrollo, programas,
metas y a la política pública,
TIC´S – GOBIERNO EN LÍNEA
52
ENERGIA CON RESPONSABILIDAD
Los recursos invertidos en capacitación de servidores públicos ascendieron a $38.940 (miles),
de igual forma, los gastos incurridos para el desplazamiento de los funcionarios a las
diferentes sedes de las capacitación, cuando hubo lugar a ello, fue de $25.466 (miles) y
gastos de transporte aéreo ascendió a $15.300 que evidencia un esfuerzo adicional para
mejorar los saberes de quienes participaron en ellas.
El objetivo del Proyecto de la Administración de personal se ha cumplido en un 100%, en lo
que tiene que ver con Inducción y reinducción del personal y la actualización de estos
Programas.
Bienestar Social
Se llevaron realizaron las elecciones para el comité de bienestar social. Los actividades de
bienestar social fueron cencertadas con el equipo de trabajo y realizadas en coordinación del
Comité de Bienestar Social.
El presupuesto inicial asignado por la Contraloría General del Quindío para la vigencia 2014,
para el programa de Bienestar Social, corresponde a la suma de $15.000 (miles). En el mes
de junio se fortaleció el rubro con un traslado presupuestal de $8.200 (miles), para un total de
$23.200 (miles)
53
ACTIVIDADES DE BIENESTAR SOCIAL - 2014
No.
NOMBRE DE LA ACTIVIDAD
FECHA
1 Entrega de (11) Estímulos Educativos hijos de los Funcionarios
Febrero de 2014
Salida Ecológica Bienestar para la formación, sensibilización
2 ambiental y el conocimiento de esta área protegida de la Reserva 30 de abril de 2014
Forestal Bremen - La Popa
Día del Servidor Público jornada de reflexión institucional dirigida a
3
26 de junio de 2014
fortalecer el sentido de pertenencia, los valores.
4 Entrega de estímulo educativo a funcionario
Julio de 2014
5 Salida a Termales
Agosto de 2014
6 Actividad de Fin de año
Diciembre de 2014
Salud Ocupacional
Al igual que para bienestar social se eligió el comité para la gestión y seguridad en el trabajo.
Se concertó el plan de actividades con la ARL Positiva, sobre medicina preventiva y del
trabajo, Higiene y Seguridad Industrial.
Se ejecutaron $2.350 (miles) en la aplicación de las baterías para la medición del riesgo
psicosocial y los exámenes médicos ocupacionales.
Los programas de salud ocupacional se han enfocado en la promoción de la salud y la
prevención de la enfermedad, con el fin de advertir la aparición de enfermedades que afectan
el bienestar y salud de los funcionarios.
CAPACITACIÓN LESIONES OSTEOMUSCULARES
54
Para la vigencia 2014, se han realizado las siguientes actividades dentro del programa de
salud ocupacional:
No.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
NOMBRE DE LA ACTIVIDAD
Estilo de liderazgo y manejo del estrés
Elaboración del Plan de Trabajo
Capacitación Lesiones Osteomusculares
Taller Riesgo Psicosocial Manejo del Estrés
Toma de presión, IMC y glucometrías
Actualización del Programa de Gestión de la Seguridad y Salud en
el Trabajo
Constitución de Comité para la gestión de la seguridad y salud en
el trabajo
Capacitación en primeros auxilios, toma de presión arterial y
exámenes visuales
Actualización Matriz De Peligros
Actualización del Plan de Emergencias
Capacitación en riesgo público
12 Prevención Acoso Laboral
13 Autocuidado
14 Medidas prevención conductores y peatones
15 Evaluación del Riesgo Psicosocial
16 Exámenes médicos ocupacionales
FECHA
23 de enero de 2014
5 de febrero de 2014
7 de marzo de 2014
7 de marzo de 2014
7 de marzo de 2014
14 de marzo de
2014
30 de abril
9 de mayo de 2014
16 de junio de 2014
18 de junio de 2014
27 de junio de 2014
10 de octubre de
2014
10 de octubre de
2014
10 de octubre de
2014
10 de octubre de
2014
15 y 16 de diciembre
de 2014
Derechos de Petición Bonos Pensionales y Certificados Laborales
Atendiendo los requerimientos y recomendaciones de la estrategia de Gobierno en línea, la
Contraloría General del Quindío, a partir del mes de julio de 2013, incluyó en la página web un
link que permite a los usuarios realizar las solicitudes de bonos pensionales y tiempo de
servicios. No obstante, encontrarse al abrir la página en la casilla de trámites y servicios, no
ha sido demandado este servicio como era esperado, encontrando para el año 2014 ocho
solicitudes a través de esta herramienta, de las cuales tres corresponden a funcionarios
activos, cinco a bonos pensionales y de éstos no fueron reclamados dos, solicitados en mayo
de 2014, aun estableciendo contacto con los interesados para informarles que estaban
disponibles.
El Bono Pensional es un documento mediante el cual se hace el cómputo de todos los
tiempos laborados con anterioridad a la selección de cualquiera de los dos regímenes
pensionales creados por la ley 100 de 1993. Los bonos pensionales constituyen aportes
55
destinados a contribuir a la conformación del capital necesario para financiar las pensiones de
los afiliados al Sistema General de Pensiones.
El Certificado laboral es el documento que hace constar el tipo de vinculación, cargo, salario y
tiempo de servicio.
Durante el año 2014 se atendieron 169 solicitudes entre certificaciones laborales, bonos
pensionales, certificaciones sobre contratos y pasantías, que se resumen:
TIPO
No.
BONOS PENSIONALES
CERTIFICACIONES LABORALES
CONTRATOS Y PASANTÍAS
TOTAL
9
111
51
7
169
EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO
En cumplimiento de lo dispuesto en al artículo 9 de la Ley 1474 de 2011, a continuación se
presenta el informe del estado del Sistema de Control Interno en la Contraloría General del
Quindío, en los dos módulos y el eje transversal del Modelo Estándar de Control Interno
MECI-2014, previstos en el Manual Técnico adoptado por el Decreto 943 del 21 de mayo de
2014.
De acuerdo con lo previsto en el Decreto citado, la Contraloría General Del Quindío
implementó la actualización del Modelo, para lo cual ejecutó las fases de conocimiento,
diagnóstico, planeación de la actualización; la fase de ejecución y seguimiento para adaptar
los componentes y elementos, acorde con los requerimientos establecidos en el Manual
Técnico. Los principales cambios en la estructura del Modelo fueron los siguientes:
56
 Se hicieron transversales:
 Componente información.
 Componente Comunicación.
 Estilo de Dirección.
 Se fusionaron los siguientes elementos:
 Autoevaluación del Control y Autoevaluación de la Gestión.
 Plan de Mejoramiento Institucional, por Procesos e Individual (Conceptualmente).
 Evaluación Independiente y Auditoría Interna.
 Están contenidos:
 Procedimientos en Modelo de Operación por Procesos.
 Controles en Valoración del Riesgo.
I.
Módulo de Control de Planeación y Gestión
 Componente Talento Humano

Acuerdos, Compromisos y Protocolos Éticos
Los principios y valores de la Contraloría General del Quindío están contenidos tanto en
el Código de Ética de la Entidad, como en el Código de buen Gobierno, adoptados
mediante Resolución como guías de conducta que orienta el desempeño de sus servidores
57
con el fin de contribuir a una gestión transparente y efectiva; estos fueron definidos
como resultado de las actividades de diagnóstico y revisiones realizadas de manera
participativa y periódicamente son socializados, a través de mensajes en el protector de
pantalla de todos los computadores, avisos en las carteleras de la Entidad y jornadas de
sensibilización, entre otros.
En las auditorías internas de calidad realizadas por la Asesora de Control Interno, el pasado
mes de octubre, se evidenció la existencia de los productos mínimos requeridos para la
actualización del MECI: 2014. Sin embargo se ha recomendado a la Oficina Asesora de
Planeación, encargada de la actualización, que se formulen acciones que trasciendan la
actualización y garanticen la revisión y mejoramiento continuo de este elemento.

Desarrollo del Talento Humano
Para el elemento Desarrollo del Talento Humano se cuenta con los manuales de funciones y
competencias laborales, políticas, programas y planes de capacitación definidos y adoptados;
en ejecución del programa de bienestar social e incentivos se han adelantado actividades de
reconocimiento a los mejores funcionarios; en desarrollo del programa de salud ocupacional
se han realizado jornadas de pausas activas y capacitaciones en diversas temáticas
referentes a la salud ocupacional y del sistema general de riesgos profesionales.
Se cuenta con un programa de inducción y reinducción con definición del alcance, objetivos,
responsables, contenidos, temas y actividades documentados en el procedimiento formalizado
en el Sistema Integrado de Gestión de la contraloría General del Quindío. Así mismo, las
actividades para la evaluación del desempeño laboral están definidas conforme a la
normatividad vigente y se aplican de acuerdo con el procedimiento y formato respectivo.
En las auditorías internas realizadas por la Asesora de Control Interno, se evidenció la
existencia de los productos mínimos requeridos para la actualización del MECI: 2014 y se
identificaron algunas oportunidades de mejora para este elemento.
 Componente Direccionamiento Estratégico

Planes, Programas y Proyectos
La Contraloría General del Quindío cuenta con un Sistema Integrado de Gestión
fundamentado en la misión, visión y objetivos institucionales, definidos participativamente y
58
aplicados a partir del enfoque en procesos y de una gestión basada en los principios de
calidad. Para el cumplimiento de los objetivos institucionales se formuló el plan estratégico
2012-2015, articulado con los planes de acción anuales por procesos, en los que se
establecen las actividades, cronogramas y responsables para el logro de los objetivos
previstos. Así mismo, las metas y actividades definidas para cada vigencia son incluidas en
los acuerdos de gestión de los gerentes públicos y se evalúan acorde a los compromisos allí
establecidos.
La Entidad dentro de su marco estratégico, redefinió los componentes organizacionales como:
Mapa de Procesos, Misión, Visión, Política de Calidad, Principios, Valores y el Código de
Buen Gobierno; buscando una mejora continua en los procesos y especialmente el enfoque
de participación ciudadana, aspectos claves e importantes en el nuevo orden institucional; es
así como los procesos administrativos y la gestión han sido exaltados y certificados por
ICONTEC, según certificaciones del Consejo Directivo expedido el día 25 de Noviembre de
2010: NTC GP 1000-2009 y ISO 9001-2008 y recertificada el 04 de octubre de 2013, hasta el
24 de noviembre de 2016 según evaluación y seguimiento de la gestión en los años 2012,
2013 Y 2014.
Los avances de la gestión se evidencian a través de la autoevaluación semestral de los
procesos y de la revisión por la alta dirección.
En las auditorías a la gestión de la contraloría y en las auditorías internas de calidad
realizadas, se validó la existencia de estos productos mínimos.
De acuerdo con el diagnóstico realizado por la Asesora de Control Interno, para los planes, se
requiere contar con la documentación que soporte, los resultados de seguimiento y evaluación
que incluyan la satisfacción del cliente y partes interesadas, y el proceso de gestión
documental para lo cual se formularon las acciones respectivas.

Modelo de Operación por Procesos
El Modelo de Operación por procesos de la contraloría General del Quindío representa
gráficamente la estructura, la cadena de valor y la interacción de los procesos estratégicos,
misionales, de apoyo y de evaluación del Sistema Integrado de Gestión, de acuerdo con el
esquema definido en el mapa de procesos.
La documentación del Sistema incluye la declaración de la política y objetivos de calidad, el
Manual de Calidad y otros manuales, los documentos de planificación, la caracterización de
59
los procesos y procedimientos (documentos de operación y control), las guías, los instructivos
y los formatos que son difundidos a través de la Oficina Asesora de Planeación y publicados
en la página web de la Entidad, en la intranet y disponibles en la nube.
En las caracterizaciones de proceso, se identifican los objetivos, alcance, responsables,
entradas, proveedores, salidas y los clientes, tanto internos como externos. Adicionalmente se
referencia el mapa de riesgos con los controles y acciones respectivas, el normograma, los
recursos y los documentos asociados tales como: procedimientos, guías, instructivos y
formatos. Los indicadores definidos por proceso, cuentan con las hojas de vida respectivas
para realizar el seguimiento al cumplimiento de los objetivos trazados, de acuerdo con los
criterios allí establecidos.
Para garantizar la actualización de los documentos del Sistema Integrado de Gestión, estos
son revisados y ajustados periódicamente con el acompañamiento de la Oficina Asesora de
Planeación.

Estructura Organizacional
La estructura organizacional de la Contraloría General del Quindío está definida y publicada
en la página web de la Entidad. De acuerdo con la información suministrada por la Dirección
Administrativa, se evidenció que la Contraloría en los dos últimos años ha adelantado un
proceso de modernización organizacional a partir del fortalecimiento de la oficina de
Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva y la inclusión de las áreas de Planeación y
Control interno, adicionalmente, logró el mejoramiento salarial de sus servidores públicos en
procura del continuo mejoramiento del bienestar del equipo de trabajo de la Entidad, se
presentó ante la Honorable Asamblea del Departamento del Quindío un estudio técnico para
el mejoramiento salarial de los empleos que integran la planta global de la Contraloría General
Del Quindío; éste fue aprobado mediante la Ordenanza No. 013 del 29 de Noviembre 2013,
“POR MEDIO DE LA CUAL SE APRUEBA LA NUEVA ESCALA SALARIAL, PARA LOS
FUNCIONARIOS DE LA CONTRALORÌA GENERAL DEL QUINDÍO PARA LA VIGENCIA
2014”

Indicadores de Gestión
La Contraloría General del Quindío ha definido los mecanismos de seguimiento, medición,
análisis y mejora con el fin de garantizar el logro de los objetivos establecidos en la planeación
estratégica, los planes de acción y los procesos del Sistema Integrado de Gestión. Entre
ellos se encuentran los indicadores de gestión que cuentan con las hojas de vida respectivas
60
en las que se definen los objetivos, las fórmulas de cálculo, los rangos de calificación y la
periodicidad de la medición.

Políticas de Operación
Las Políticas de Operación de la Contraloría han sido definidas y documentadas en los
procedimientos que hacen parte de su Sistema Integrado de Gestión y se difunden a través de
la Oficina Asesora de Planeación, de los líderes de los procesos y de su publicación en la
página web de la Entidad, en la intranet y en la nube.
El Manual de procesos y procedimientos de la entidad, está contenido en el Manual de
Calidad del Sistema Integrado de Gestión, adoptado mediante Resolución.
Proceso documentado en la Ordenanza Nro. 037 del 20 de Noviembre de 2012, “Por medio
de la cual se modifica la planta de personal de la Contraloría General del Quindío”.
Los productos mínimos requeridos para la actualización del MECI: 2014, fueron validados en
las auditorías internas de calidad realizadas por la Asesora de Control Interno, evidenciando
su existencia. Para éste elemento se recomienda realizar la actualización del Manual de
Calidad, acorde con la terminología y aspectos contemplados en el Manual Técnico del MECI2014.
 Componente Administración del Riesgo

Políticas de Administración del Riesgo
De otra parte y como soporte estructural en la toma de decisiones para el tratamiento de los
riesgos en la Entidad, se implementó la matriz de riesgos y controles, la cual fue sometida
a consideración de los líderes de los procesos para sus observaciones y aprobada
por parte del Comité Coordinador de Control Interno y Calidad de la Contraloría.
 Identificación del Riesgo
La Contraloría General del Quindío, formuló los mapas de riesgos y controles para los
procesos estratégicos, misionales, de apoyo y de evaluación, determinando el contexto
estratégico, la identificación, análisis y valoración de los riesgos. Adicionalmente se
formularon y publicaron los riesgos de corrupción, de acuerdo con las directrices emitidas por
la Secretaría de Transparencia de la Presidencia de la República.
61
En la vigencia 2014 se realizó la revisión, validación y ajuste de los mapas de riesgos con la
participación de los líderes, responsables y actores de proceso y se han difundido a través de
la Oficina Asesora de Planeación, de los líderes de los procesos y de su publicación en la
página web de la Entidad, en la intranet y en la nube.

Análisis y Valoración del Riesgo
En la definición, documentación y formalización de los mapas de riesgos administrativos y de
corrupción se realizó el análisis y la valoración de los riesgos identificados,
confrontando los resultados de la evaluación con los controles preventivos y correctivos
existentes y definiendo las acciones que contribuyen a la mitigación de riesgos, de
acuerdo con las valoraciones y resultados del análisis realizado.
Este componente cuenta con los productos mínimos exigidos en los elementos del
Modelo MECI-2014; s en la evaluación anual del MECI realizada por la Oficina de Control
Interno, en enero de 2014 y en la auditoría interna a la gestión de riesgos, se determinó la
necesidad de fortalecer la aplicación de los instrumentos de medición y monitoreo de riesgos,
de tal manera que se garantizará su efectivo seguimiento y administración. Esta
recomendación fue retomada y atendida en el mes de diciembre de 2014, en el cual se llevó a
cabo una capacitación a todos los servidores públicos de la contraloría en Indicadores, como
complemento a la implementación de la matriz de riesgos y controles y a los mapas de riesgos
y controles institucionales y retroalimentación a la implementación del MECI ajustado 2014.
II.
Módulo de Evaluación y Seguimiento
62
 Componente Autoevaluación Institucional

Autoevaluación del Control y Gestión
En el diagnóstico realizado por la Asesora de Control Interno, se establecieron las actividades
necesarias para lograr la implementación del 100% de los productos mínimos definidos en el
Manual Técnico del MECI-2014; como resultado de estas acciones se cuenta con los
documentos soporte sobre aplicación de encuestas de autoevaluación de los procesos,
informes sobre análisis de los indicadores por proceso e informes de gestión por procesos.
 Componente Auditoría Interna

Auditoría Interna
El seguimiento al Sistema de Control Interno de la Contraloría General del Quindío se realiza
a través de las auditorías ejecutadas por la Asesora de Control Interno, con el propósito de
identificar las oportunidades de mejora a la gestión y contribuir al logro de los objetivos
institucionales.
Como elemento de control que contribuye a la retroalimentación del Sistema de Control
Interno, la Oficina de Control Interno ha realizado las auditorías previstas en la programación
aprobada por el Comité de Coordinación de Control Interno y Calidad de la Contraloría. En
estas se ha realizado la verificación y validación del cumplimiento normativo, de los objetivos y
metas, de la eficiencia, eficacia y /o efectividad de los procesos y de la ejecución de los
recursos, entre otros y se han formulado las recomendaciones de mejora procedentes. Las
auditorías de calidad se realizaron durante el mes de abril de acuerdo con la programación
aprobada y en el mes de mayo se presentó el informe consolidado, revisado y aprobado por
la alta dirección
Para efectos de la actualización del MECI-2014, la Oficina de Control Interno, realizó la
revisión a los procedimientos de auditorías establecidos en el Proceso de Seguimiento y
Evaluación y en el mes de noviembre formalizó los ajustes correspondientes en el Sistema
Integrado de Gestión. El proceso y el procedimiento de auditoría interna fueron auditados
evidenciándose su conformidad con los requisitos normativos y de calidad establecidos.
Este componente cuenta con el procedimiento de auditorías internas, la programación de
auditorías aprobada por el Comité Coordinador de control Interno y Calidad, los planes de
63
auditorías, los informes de auditoría correspondientes, los informes pormenorizados de la
vigencia 2014 publicados en la página web de la contraloría y los resultados del Informe
Ejecutivo Anual presentado ante el DAFP en enero de 2014. En consecuencia, se tienen los
productos mínimos definidos para la actualización del MECI-2014.
 Componente Planes de Mejoramiento

Plan de Mejoramiento
La Contraloría General del Quindío, cuenta con una herramienta formalizada en el Sistema
Integrado de Gestión que consolida y facilita la formulación y seguimiento a las acciones de
mejora del Sistema Integrado de Gestión de la contraloría. Los productos mínimos de este
componente fueron verificados por la Oficina de Control Interno en las auditorías internas de
calidad y se constató su existencia.
III.
Eje Transversal: Información y Comunicación
 Información y Comunicación Externa
La Contraloría general del Quindío, cuenta con mecanismos diseñados y funcionando para la
recepción de sugerencias, recomendaciones, peticiones, necesidades, quejas o reclamos por
parte de la ciudadanía y se han formulado acciones para fortalecer el análisis y clasificación
de la información para que sea utilizada como insumo en el mejoramiento de los procesos
institucionales.
Para la rendición de cuentas se cuenta con un documento de lineamientos generales para
llevar a cabo el proceso. Así mismo, se cuenta con documentos que soportan la realización de
procesos de rendición de cuentas y los resultados de la última rendición hecha por la Entidad
están publicados en la página web institucional, así como la información relacionada con la
planeación institucional y los formularios oficiales relacionados con los trámites de los
ciudadanos.
 Información y Comunicación Interna
La Contraloría General del Quindío, cuenta con las tablas de retención documental que han
sido elaboradas de acuerdo con la normatividad vigente; la aplicación se verificó en las
auditorías internas de calidad, estableciendo oportunidades de mejora.
64
Se cuenta con el proceso documentado para gestionar la información en la Entidad y se tiene
definida la información que ingresa, que se genera y que se produce en los diferentes
procesos. Así mismo se cuenta con manuales, actas, actos administrativos y los documentos
necesarios para la gestión de los procesos.
 Sistemas de Información y Comunicación
Para la administración y procesamiento de la información misional y de apoyo, la
Contraloría utiliza sistemas de información y herramientas tecnológicas realizando los
mantenimientos y actualizaciones necesarias.
La entidad cuenta con canales de comunicación para el manejo de información interna y
externa, tales como: correo institucional, página web, carteleras, entre otros. En desarrollo del
elemento Comunicación Informativa, se ha publicado en la página web institucional la
información relevante relacionada con sus funciones; se cuenta con mecanismos para obtener
información, peticiones, quejas y reclamos de la ciudadanía y se realizó la audiencia pública
de rendición de cuentas.
Para la retroalimentación de la información interna se utiliza una herramienta tecnológica
denominada NUBE la cual consiste en el almacenamiento de datos basado en redes, en
donde la información se aloja en espacios de almacenamiento virtuales; la nube nos permite
almacenar información de manera virtual, proporcionando no solo amplia capacidad de
almacenamiento sino su disponibilidad permanente
Estado General del Sistema de Control Interno
La gestión por procesos que adelanta la Contraloría General del Quindío, se fundamenta en la
definición de procedimientos para cada uno de ellos, los cuales se encuentran en permanente
evaluación y seguimiento, lo que permite detectar las debilidades y por consiguiente generar
las acciones pertinentes con el fin de atenderlas oportunamente.
Se realiza anualmente la Auditoría Interna de Calidad, que en conjunto con la autoevaluación
semestral, constituyen herramientas de importancia estratégica a la hora de establecer
acciones correctivas, preventivas o de mejora.
De conformidad con lo previsto en el Decreto 943 de mayo de 2014, por el cual se actualiza
el Modelo Estándar de Control Interno-MECI, la Contraloría General del Quindío ha
adelantado las fases y actividades previstas para la implementación de la actualización del
65
Modelo Estándar de Control Interno, logrando avances considerables en la obtención y
validación de los productos mínimos requeridos.
Como resultado de las actividades de actualización se han revisado los elementos
implementados, se están ajustando aquellos que lo ameritan y se han adelantado actividades
complementarias de mantenimiento y mejoramiento continuo para aquellos que no requieren
actualización.
El proceso de evaluación y seguimiento ha permitido consolidar la cultura del control, realizar
recomendaciones a la alta dirección, disparando alertas tempranas que permiten implementar
las acciones correctivas necesarias con el propósito de cumplir los objetivos institucionales.
Se han formulado acciones de mejora como resultado de las auditorías realizadas por la
Oficina de Control Interno y las cuales se han cumplido, evidenciándose el mejoramiento en
los procesos y procedimientos que estas involucran.
Recomendaciones Frente al Sistema de Control Interno
Mantener las actividades de actualización de los componentes y elementos del Modelo
Estándar de Control Interno-MECI-2014 para establecer acciones que garanticen el
mantenimiento y mejora continua de los productos mínimos que se obtengan con la
actualización del Modelo Estándar de Control Interno- MECI-2014.
66

CONTRALORIA GENERAL DEL QUINDIO Informe de Gestión

Transcripción

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BOLETÍN DE PRENSA #167