GO-P-03 Procedimiento - Organismo Nacional de Certificación y

Transcripción

ORGANISMO NACIONAL DE CERTIFICACIÓN Y VERIFICACIÓN
AGROALIEMENTARIA, A.C.
SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD
Procedimiento: Informes Mensuales de los Médicos Veterinarios
Responsables de los Centros de Certificación Zoosanitaria
GO-P-03
1.
OBJETIVO.
1.1 Establecer el mecanismo para que los Médicos Veterinarios Terceros Especialistas
Autorizados (MVTEA) registrados en Centros de Certificación Zoosanitaria (CCZ) bajo la
coordinación del Organismo Nacional de Certificación y Verificación Agroalimentaria, A.C.
(CVA), elaboren los informes mensuales que ha dispuesto el Servicio Nacional de
Sanidad, Inocuidad y Calidad Agroalimentaria (SENASICA) a través del CVA, de acuerdo
a los lineamientos dictados.
2.
ALCANCE.
2.1 Informes mensuales que envían los MVTEA al CVA y del informe mensual que envía
el CVA a través de la Gerencia de Operaciones (GO) a la Dirección General de Salud
Animal (DGSA) y al Dirección General de Administración y Finanzas del SENASICA.
Los informes que debe incluir este alcance son:
 Formularios IV “Informe de Ingresos por Derechos Enterados”
 Formato 7240 Movilización de animales en pie y
 Formato 7240 Movilización de bienes de origen animal
3. DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD.
3. 1 Responsabilidad.
3.1.1 Es responsabilidad del MVTEA de los CCZ que coordina el CVA, de manera
electrónica prestar a más tardar el último día de cada mes el Formulario IV GO-F-02
Informe de Ingresos por Derechos Enterados y en formato Excel el informe de utilización
de Material Oficial [Flejes Oficiales (FO) y Certificados Zoosanitarios para la Movilización
(CZM)] en el CCZ bajo su responsabilidad, mediante el Formato 7240 movilización en
animales en pie y/o Movilización de bienes de origen animal, en caso de haber expedido
CZM fuera del Sistema Nacional de movilización Pecuaria (SINAMOPE) del SENASICA.
3.2 Premisas de operación.
3.2.1 Generales.
3.2.1.1 El uso del SINAMOPE en la expedición del CZM exenta al MVTEA del reporte a
más tardar el ultimo día de cada mes en formato Excel la utilización de Material Oficial
[Flejes oficiales (FO) y Certificados Zoosanitarios para la Movilización (CZM)] en el CCZ
bajo su responsabilidad mediante los Formatos 7240 movilizacion de animes en pie y/o
Movilización de bienes de origen animal.
Edición: 09/07/2015
Aprobó: Lic. Alejandro Ramírez González
Revisión: 02
Revisó: MVZ Victor Manuel Albores Torres
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Vigente a partir del
9-07-2015
GO-P-03
3.2.1.2 La utilización del material oficial en el CCZ debe realizarse siguiendo el orden
numérico progresivo de los folios del mismo y el registro en los formatos correspondientes
también debe seguir esta pauta.
3.2.1.3 Los MVTEA deben utilizar, invariablemente, los formatos que el SENASICA y/o el
CVA establezcan para el registro de material oficial y para la presentación de los informes.
3.3 De los tiempos de entrega.
3.3.1 Los CCZ deben remitir mensualmente al CVA en los primeros 5 días hábiles
siguientes al mes que reporte, los informes de uso y distribución de formatos preimpresos
de CZM y flejes que sean utilizados fuera del Sistema (SINAMOPE).
3.3.2 Los CCZ deben remitir mensualmente dentro de los primeros 5 días hábiles de cada
mes, la información contenida en los CZM elaborados fuera del SINAMOPE, para lo cual
deberá utilizar el formato oficial vigente, a fin de contar con la información estadística que
permita el seguimiento epidemiológico de las mercancías reguladas.
3.3.3 No usar ni publicar la información obtenida de los CZM emitidos, sin la autorización
expresa de la Dirección General de Salud Animal
3.4 Del pago de derechos.
3.4.1 El (los) comprobante (s) a anexar al informe mensual de pago de derechos
corresponde (n) a copia (s) autógrafa (s) del formato autorizado con la impresión original
del sello bancario.
3.4.2 El informe mensual de pago de derechos puede ser remitido al CVA durante el mes
en que se realizó el pago, debiendo ser recibido en las oficinas del Organismo en un plazo
máximo de 3 días naturales posteriores al mes que se informa. Puede ser enviado por
medios electrónicos
3.5 De la captura de datos.
3.5.1 En tanto el CVA no se incorpore a la expedición electrónica del CZM, los datos
incluidos en los CZM pre impresos deben ser capturados en medios electrónicos con
posterioridad a la expedición.
Edición: 09/07/2015
Revisión: 02
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3.6 Secuencia de Actividades del Procedimiento.
Act.
Ejecuta
Descripción de la Actividad
Elabora los informes mensuales establecidos por el SENASICA y/o el CVA, a partir
de la copia de los CZ expedidos, el registro de folios de FO utilizados, copias del
pago de derechos y los CZM cancelados añadiendo el original, según sea el caso,
conforme se establece en el instructivo de llenado de los informes de uso de MO.
1
MVTEA
2
MVTEA
3
MVTEA
4
Recepción
5
GO
Recibe, revisa y registra el informe correspondiente del CCZ así como la
documentación de soporte aplicable. En caso de que el informe sea incorrecto,
debe solicitar al MVTEA la corrección del mismo.
6
GO
Prepara los CZ expedidos en los CCZ coordinados por el CVA que recibe, para la
elaboración del informe del CVA al SENASICA.
7
GO
Requisita el Formato IV “Informe de Ingresos por Derechos Enterados” y elabora el
informe de captura de CZ. Presenta al DG.
8
DG
Firma el informe y remite a la Dirección General de Salud Animal del SENASICA
los primeros diez días hábiles posteriores al mes que reporta el informe de
utilización de Material Oficial [Flejes Oficiales (FO) y Certificados zoosanitarios para
la Movilización (CZM)] de los CZM que coordina, mediante los Formatos 7240
movilización de animes en pie y/o Movilización de bienes de origen animal, en caso
de haber expedido CZM fuera SINAMOPE.
9
GO
Relaciona los CZ ingresados por los CCZ y los envía a captura con autorización del
DG. Se apoya con recepción.
10
Captura
Recibe del CVA los CZ utilizados y captura los datos de los campos del CZM que
el CVA establezca, la almacena en medios magnéticos y entrega el informe a la
Dirección General del CVA
Requisita el (los) formato (s) correspondiente (s), a partir de los datos incluidos en
las copias de CZM o en los registros específicos, para proceder a su firma y
sellado. (Flejes oficiales, certificados zoosanitarios distribuidos, movilización y
otros.)
Hace llegar a las oficinas del CVA en los primeros 5 días seguidos al mes que
reporte, el informe correspondiente acompañándolo de las hojas verdes del CZM o
del segundo original, cuando corresponda y documentación de soporte aplicable,
de tal suerte que se encuentre físicamente en su destino dentro del plazo
permitido;. Si el informe a entregar corresponde a pago de derechos, lo envía por
medios electrónicos dentro de los tres (3) primeros días.
Recibe y registra la documentación que llega y turna a la GO.
Edición: 09/07/2015
Revisión: 02
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DG
Recibe hace el acuse correspondiente. E instruye a GO para que se revise en su
caso y se archive en el expediente según corresponda
4. IDENTIFICACION DE CAMBIOS.
DETALES DEL CAMBIO
Decía (Versión Anterior)
Dice (Versión Vigente)
3.2.1.1 Los MVTEA deben presentar, en
formato Excel los Formatos 7240 movilización
de animales en pie y/o Movilización de bienes
de origen animal, un informe mensual al CVA
sobre la utilización de Material Oficial [Flejes
Oficiales (FO) y Certificados Zoosanitarios para
la Movilización (CZM)] en el CCZ bajo su
responsabilidad,
actividad
que
debe
mantenerse aun cuando no se hayan
desarrollado
acciones
en
materia
de
certificación.
3.2.1.4
El
MVTEA
debe
prever
mensualmente la distribución de la copia
que acompaña al original del CZM al
CVA.
3.2.1.4 En el caso de cancelados, se
enviará al CVA el original y la copia.
3.2.1.5 Conservar por cinco años la
fotocopia simple del CZM y el soporte
documental que sustenta su emisión,
en su caso los electrónicos originales,
firmados y estampados con el sello del
CCZ y del soporte documental que
sustenta su emisión.
3.2.1.1 El uso del SINAMOPE en la expedición del
CZM exenta al MVTEA del reporte a mas tardar el
ultimo día de cada mes en formato Excel la
utilización de Material Oficial [Flejes Oficiales (FO) y
Certificados Zoosanitarios para la Movilización
(CZM)] en el CCZ bajo su responsabilidad mediante
los Formatos 7240 Movilización de bienes de origen
animal.
Se elimina toda vez que en el Procedimiento:
Certificación
de
la
Movilización
de
Mercancías Reguladas GO-P-02 se detalla
con claridad.
Edición: 09/07/2015
Revisión: 02
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