Manual de Utilización NewHotel Cambio Moneda Versión Junio

Transcripción

Manual de Utilización
NewHotel Cambio Moneda
Versión Junio 2011
Revisión Junio2011
Idioma: Español
Av. Almirante Gago Coutinho, 70
1700-031 Lisboa
Tel. 21 844 0010
PORTUGAL
Fax 21 846 4152
Manual de Utilización NewChange
TABLA DE CONTENIDO
Capítulo 1: Generalidades ............................................................................................................... 4 1.1: Tratamiento de idioma....................................................................................................................... 4 1.2: Características Generales de NewChange ........................................................................................... 4 1.3: Botones de comandos de pantalla ...................................................................................................... 5 1.4‐ Instalación y Arranque ....................................................................................................................... 5 Instalación ....................................................................................................................................................................... 6 Arranque del Sistema ..................................................................................................................................................... 6 Capítulo 2: Configuración del sistema .............................................................................................. 6 2.1 : Parámetros ....................................................................................................................................... 6 2.1.1 : Generales .............................................................................................................................................................. 7 2.1.2 : Impresión .............................................................................................................................................................. 7 2.1.3: Enlace con NewHotel ............................................................................................................................................. 8 2.2: Actualización de Operadores ............................................................................................................. 10 2.3: Actualizar Monedas .......................................................................................................................... 12 2.4: Actualizar Tasas de Cambio ............................................................................................................... 13 2.5: Actualizar Clase Monedas ................................................................................................................. 14 2.6: Reconstruir View y Funciones ........................................................................................................... 14 2.6: Hoteles ............................................................................................................................................. 15 Capítulo 3 : Movimientos ............................................................................................................... 15 3.1: Cambio de Moneda o Cheques Viajeros ............................................................................................ 15 3.2: Consulta de Movimientos ................................................................................................................. 18 3.3: Cierre de turno .................................................................................................................................. 22 3.4: Cambiar de Operador ........................................................................................................................ 23 3.5: Cambiar de Contraseña ..................................................................................................................... 24 3.6: Salir del Sistema ................................................................................................................................ 24 Capítulo 4: Reportes ...................................................................................................................... 24 4.1: Reporte de turnos ............................................................................................................................. 24 4.2: Reporte de Monedas y Tasas ............................................................................................................. 25 4.3: Reporte de Tasas ............................................................................................................................... 26 4.5: Reporte para Policía .......................................................................................................................... 26 4.6: Reporte de Caja ................................................................................................................................ 27 4.7: Reporte de Caja ................................................................................................................................ 27 Copyright © 1984- 2010 NewHotel Software. Todos los derechos reservados
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4.8: Reporte de Canjes por clase de moneda ........................................................................................... 28 4.9: Reporte de resumen trimestral Moneda extranjera .......................................................................... 29 Anexo: Glosario de Términos ......................................................................................................... 30 Asientos .................................................................................................................................................. 30 Comisión ................................................................................................................................................. 30 Crédito .................................................................................................................................................... 30 Cliente ..................................................................................................................................................... 30 Cuentas Extras ......................................................................................................................................... 30 Cuentas Corrientes .................................................................................................................................. 30 Débito ..................................................................................................................................................... 30 Secciones ................................................................................................................................................. 31 Servicios .................................................................................................................................................. 31 Tasas de Cambio ...................................................................................................................................... 31 Travel ...................................................................................................................................................... 31 Asistencia Técnica ......................................................................................................................... 32 Copyright © 1984- 2010 NewHotel Software. Todos los derechos reservados
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Capítulo 1: Generalidades
1.1: Tratamiento de idioma
Al contrario de la versión anterior, el nuevo solo prevé un solo ejecutable con sus reportes en el
idioma que seleccione el usuario del programa.
El idioma puede ser seleccionado por el usuario e incluso existir varios usuarios de la misma
aplicación que trabajen en diferente idioma, cada uno en su ordenador.
1.2: Características Generales de NewChange
El sistema NewChange, es uno de los módulos integrantes de la familia NewHotel, que suministra
NewHotel Software, donde entre otras funcionalidades tiene las siguientes:
 Interfaces con NewHotel, que permite el reporte automático al cierre del turno de la cantidad
recaudada por concepto de Comisión por cambio de moneda.
 Posibilidad de usar dispositivos señaladores (touch screen) en la ventana de cambio de moneda,
lo que hace más rápida esta operación.
 La base de datos del programa está montada en un servidor Oracle, lo que facilita el trabajo
desde varias estaciones de trabajo con todas las ventajas de la filosofía Cliente – Servidor.
 Es posible tener en todo momento datos históricos sobre cambios de monedas realizados en
fechas pasadas, así como la posibilidad de anular movimientos de turnos anteriores, con la
consiguiente corrección que esto implica en la cantidad reportada a NewHotel como comisión por
cambio de moneda.
 Se pueden obtener copias de los comprobantes de cambio que se entregan al cliente, para un
caso de pérdida del original por cualquier motivo.
 Se pueden definir por cientos de comisión diferentes para cada moneda o cheque de viajero, o
en caso contrario definir un por ciento de comisión fijo.
 Es posible definir completamente a que opciones del programa tendrán acceso los operadores
del mismo. Además de la posibilidad de crear usuarios con las mismas propiedades de uno ya
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existente, lo que da mayor facilidad a la hora de definir los operadores. El programa es capaz
también de crear los usuarios para el Oracle y estos pueden cambiar su contraseña cuando lo
deseen.
 Se cuenta con ayuda rápida en pantalla sobre las funciones de cada elemento del programa.
Esta ayuda es más completa en el menú de Ayuda.
1.3: Botones de comandos de pantalla
Con el objetivo de facilitar el acceso a cada opción del sistema de forma rápida, se crearon un grupo
de iconos que tienen el significado que a continuación explicaremos:
1.4- Instalación y Arranque
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Instalación
La instalación de NEWCHANGE no ofrece especiales dificultades, siguiendo procedimientos
relativamente semejantes a los de la versión anterior: Oracle, Crystal Reports, etc.
De cualquier manera las instrucciones de instalación cuentan con un manual técnico que está
disponible.
Los sistemas operativos deben ser Windows 2000 o Windows NT. Windows 2000 profesional en
las estaciones con servidor Windows NT si se emplea Oracle 7 o todo Windows 2000 si se emplea
Oracle 8. Además es compatible la versión 2010 con Windows 7 Windows 2008 Server
El Crystal Reports utilizado para los reportes es Crystal Versión 7.
Toda la aplicación se instala mediante un Setup de instalación, donde se crea tanto la base de datos
a utilizar como los ejecutables y reportes. Los detalles de este proceso están definidos en un manual
técnico de instalación disponible. De igual forma los cambios de versiones se efectúan de forma
automática cuando se reinstala la aplicación, reconociendo la versión que esta instalada y realizando
los cambios correspondientes tanto en los ejecutables y reportes como en la base de datos.
Arranque del Sistema
En este manual, en cada capítulo correspondiente se detallan los datos y elementos necesarios para
configurar el sistema para su arranque y explotación.
En este acápite solo mencionaremos, una vez instalada la aplicación y la base de datos con los
programas Setup correspondientes, de forma breve cual son los pasos iniciales necesarios para una
configuración del sistema por primera vez, facilitando un orden adecuado de configuración de los
mismos y que sirve de guía para su puesta en marcha.
1.
2.
3.
4.
Opción : Configuración / Parámetros
Opción : Configuración / Actualizar Monedas
Opción : Configuración / Actualizar Tasas
Opción: Configuración / Usuarios.
Capítulo 2: Configuración del sistema
2.1 : Parámetros
Para ejecutar esta opción se debe estar seguro que otros usuarios del sistema no estén en ese
momento conectados a la aplicación, para ello el sistema emite un mensaje de advertencia:
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2.1.1 : Generales
Permite definir los parámetros más generales de la aplicación, tales como la definición del Logotipo
para los reportes, etc.
Si no adoptamos comisión variable para cada moneda y deseamos tener una fija para todos los tipos
de cambios, marcamos el escaque de Valor Único para todas las monedas, de igual forma hace
para el siguiente escaque, para el caso de los cheques de viajeros.
Posteriormente seleccionamos la moneda base de cambio, aunque el sistema permite realizar
cambios entre monedas independientemente de la moneda base definida.
(Cambios de una moneda a otra cualquiera.)
Además se definirá la cantidad de decimales que deseamos manejar en el sistema, así como si
tendremos como obligatorio definir los datos del cliente que efectúa el cambio de moneda, ya sea
registrado en el hotel o pasante. Estos datos posteriormente será reflejado en los distintos reportes.
Por último si deseamos realizar cambios entre moneda entre ellas sin utilizar el patrón de la moneda
base (por ejemplo cambiar de Marco Alemán a Escudo), marcamos el escaque de Permitir cambio
de una moneda a otra cualquiera. Para este caso el sistema permite dos variantes para aplicar la
comisión;


la primera es aplicando la comisión al momento del cambio sobre la moneda origen,
Y la segunda cuando se devuelve la moneda cambiada, aplicándose la comisión sobre esta
moneda destino.
2.1.2 : Impresión
Opción para definir los datos de:
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


Cantidad de copias que se desea imprimir de los recibos
Si se desea pausa entre la impresión de cada copia de recibo (es recomendado tenerla activa,
para evitar errores en la impresión por falla del equipo de impresión)
Selección de las impresoras para recibos y para listados.
2.1.3: Enlace con NewHotel
Se definen las características generales de la interface con NewHotel.
Los datos que se solicitan en la pantalla se activan solo en caso de que marquemos el escaque de
Conexión con NewHotel for Windows. Sus características son las siguientes:
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Sección
Servicio
Tipo de Cobro
Asiento
Asiento corregido
Cierre de día
Asientos de comisión
Asiento Sin Cuenta
Cuenta Extra
Sección definida en NewHotel para registrar los ingresos
por comisión de cambio de moneda
Servicio definido en NewHotel para identificar el tipo de
ingreso por comisión de cambio de moneda
Tipo de moneda definido en NewHotel, sobre la cual se
registra el ingreso por cambio de moneda
Descripción del asiento contable por comisión de cambio
de moneda
Descripción del asiento contable por corrección en la
comisión de cambio de moneda.
Permite validar si está marcado, que el cierre del día se
chequee con NewHotel, para evitar que ambos sistemas
trabajen con fechas distintas.
Si esta casilla está marcada, significa que por cada
cambio de moneda se registrara un asiento en
NewHotel, en caso contrario, solo se efectúa un asiento
resumen al cerrar el día.
Si se marca esta casilla, los asientos al cierre se insertan
en NewHotel como asiento sin cuenta
Si se marca esta casilla el sistema permite, definir una
cuenta extra donde se cargara los asientos en newhotel,
permitiendo además si se inserta al crédito o ambos
asientos, o sea el crédito y el débito producto de la
comisión
Cuando en la aplicación de Cambios de moneda se hace el cierre de turno, en ese momento se
hace un cargo en NewHotel para la sección y servicio escogidos por el valor del total de comisión
del turno. Si con posterioridad a esto se anula un movimiento de un turno ya cerrado, el asiento de
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comisión por cambio de moneda correspondiente en NewHotel es anulado y se hace otro nuevo por
la cantidad que queda sin tener en cuenta el movimiento anulado.
2.2: Actualización de Operadores
Permite la introducción de los operadores que utilizaran el sistema NewChange
Para crear un operador nuevo, primeramente se escribirá el nuevo código en la casilla
correspondiente, especificándose además su descripción. Una vez realizado esto se oprime la tecla
adicionar, creándose el usuario en el sistema.
Solicitándose posteriormente la contraseña
Una vez creado el usuario, se debe posicionar el curso encima del mismo y oprimir la tecla de
Propiedades, donde se definirán las características (derechos y restricciones) que tendrá el mismo.
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Cada casilla que se marque para el usuario en configuración serán derechos que se le otorgaran al
mismo para la manipulación del sistema.
Si existe más de una categoría de usuario, el botón Crear Como, posibilita seleccionar el grupo al
cual pertenecerá el nuevo usuario.
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2.3: Actualizar Monedas
Permite la creación, eliminación y actualización de las distintas monedas que se emplearan en el
sistema, así como definir sus tasas de cambios y comisiones a cobrar por cambio de moneda y
cheques.
Para llenar los datos de tasa se debe respetar la siguiente regla, que explicaremos mediante un
ejemplo para mejor comprensión:
Si todos los cambios se efectúan de forma directa, o sea 1 USD = 179.0 Esc, en el campo tasa se
especificara 179.0 y en la casilla de Dividir o Multiplicar se marca la de DIVIDIR.
Si por el contrario lo tenemos de forma indirecta, o sea 0.0056 USD = 1 Esc, se especificara esa
cantidad en tasa y se marcara la casilla de MULTIPLICAR.
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2.4: Actualizar Tasas de Cambio
Posibilita la actualización de las tasas de cambios de las monedas definidas en el NewChange
Para actualizar la tasa se debe posicionar el cursor encima del campo tasa, oprimir la tecla
Modificar, cambiar el valor y aceptar. Para terminar el proceso de Oprime la tecla Cerrar.
Para facilitar la información a los clientes que realizan cambios, el sistema brinda un listado con las
tasas vigentes, que puede colocarse en el mostrador de la unidad hotelera.
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2.5: Actualizar Clase Monedas
Tipo de clase de moneda que se asocian a las definidas por el sistema para su diferenciación en
distintos reportes
2.6: Reconstruir View y Funciones
Opción que se emplea para reactivar las vistas y funciones en caso necesario o en aquellos caso que
restauramos una copia de la base de datos. En este último caso es importe ejecutar esta opción
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2.6: Hoteles
Esta opción se emplea cuando se trabaja en modo complejo, donde existen varias cajas de cambios
cada una conectadas a caca Newhotel pero que por principio los operadores pueden, haciendo uso de
un único ejecutable cambiar a cada hotel – caja de cambio
En generales se especifica el nombre del hotel
En servidor las conexiones con la base de datos de NewChange. Se define el server y el user y
password de conexión con la base de datos
Codigo-MulH: Es el código de Papo_codi que identifica el código del mismo en newhotel y en
newchange
Y en escritorio se define una imagen para cuando se cambie de hotel sea más sencillo su identificación
Capítulo 3 : Movimientos
3.1: Cambio de Moneda o Cheques Viajeros
Esta opción permite realizar los distintos cambios entre monedas o de cheques.
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En el primer bloque se especificara la moneda que se desea cambiar, reflejándose la tasa y la
comisión a cobrar.
En el segundo bloque se especificara en cual de las monedas existentes el cliente desea que se le
devuelva el cambio, mostrándose de igual forma la tasa de cambio y la comisión a cobrar.
En el tercer bloque debe ser llenado por el usuario del sistema para escribir la cifra a cambiar.
Y en último bloque, si en parámetros especificamos obligatorio los datos del cliente, se muestra la
venta para llenar los datos del cliente que cambia o buscarlo en newhotel.
Una vez finalizado el proceso de llenado de la pantalla, el sistema muestra los resultados obtenidos,
lo cual posibilita su revisión antes de confirmar el cambio.
Para cambiar entre un cambio de moneda o de cheques de viajero utilice el botón "¿Cheque?". El
cuadro situado al lado de dicho botón mostrará la palabra "Sí" o "No", en dependencia de sí se
escogió un cambio de cheques o no.
Al confirmar el cambio realizado, el sistema de forma automática imprime un comprobante de
cambio directamente por la impresora, por lo que se debe tener precaución de tener dicho equipo
listo para realizar esta impresión.
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Para seleccionar los datos de un cliente en check in para asociar los datos del cambio se marca el
box que mostramos a continuación o en su defecto no se marca y se teclean los datos del cliente
manualmente (para los casos de un pasante no alojado)
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3.2: Consulta de Movimientos
Posibilita consultar todos los movimientos realizados en cada turno de trabajo y en base a diferentes
selecciones configurables por el usuario de NewChange
Con la barra de desplazamiento se muestra los distintos campos que tiene esta pantalla, como es en
el ejemplo que mostramos a continuación:
Una vez mostrado el resultado, el sistema permite realizar diversas operaciones, tales como:
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Este botón que aparece en las versiones más recientes lo que hace es imprimir un
cuadre de la caja de cambios a efectos comprobatorios
Cuando se seleccione anular un movimiento, el sistema una vez solicitado la confirmación del
usuario de NewChange, pedirá una descripción explicativa del motivo de la anulación.
La opción de imprimir, permite obtener un listado de todos los movimientos seleccionados,
agrupando los movimientos en anulados y no anulados:
Por último la tecla de Detalles, permite visualizar y obtener el reporte del comprobante del
movimiento seleccionado:
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La tecla de imprimir recibo, permite obtener una copia del comprobante que se obtuvo durante la
realización del cambio, solo que lo diferencia estampándole la palabra “COPIA”.
El Botón de imprimir muestra un reporte del detalle del movimiento seleccionado.
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Además se puede imprimir los detalles generales de comisiones recibidas por cada una de las
monedas definidas y cambiadas en el sistema:
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3.3: Cierre de turno
Posibilita el cierre del turno de trabajo, así como el cierre del día si coincide el cierre del último turno
de trabajo definido en el sistema, mostrando el siguiente mensaje de confirmación:
Si el sistema NewChange esta enlazado con NewHotel y las fechas de cierres no son coincidentes,
el sistema mostrara el siguiente mensaje de error y no ejecutara el cierre solicitado. :
Si el cierre termina satisfactoriamente el sistema mostrara el siguiente mensaje:
Obteniéndose dos listados fundamentales, válidos para el cierre de turno, como para el cierre del
día:
 Movimientos anulados en el turno
 Reporte de turnos
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Ejemplo de los reportes del cierre de turno
3.4: Cambiar de Operador
Permite cambiar de operador del sistema sin necesidad de salir del mismo, pidiendo el login y la
contraseña del nuevo operador.
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3.5: Cambiar de Contraseña
Permite al operador actual cambiar su contraseña por una nueva.
3.6: Salir del Sistema
Con esta opción se saldrá de la aplicación NewChange.
Capítulo 4: Reportes
4.1: Reporte de turnos
Permite obtener un reporte del turno de trabajo.
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4.2: Reporte de Monedas y Tasas
Permite obtener un listado de las distintas monedas definidas en el sistema con sus
correspondientes tasas de cambio.
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4.3: Reporte de Tasas
Permite obtener un listado para mostrar a los clientes de la instalación para el conocimiento de las
distintas tasas de cambios vigentes, que serán aplicadas por NewChange.
4.5: Reporte para Policía
Permite obtener un reporte para entregar a policía de los distintos clientes que efectuaron cambio de
moneda en el hotel, así como los valores cambiados, la moneda, las comisiones cobradas y los
datos que identifica al cliente.
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4.6: Reporte de Caja
Reporte de los valores recaudados y en caja de cambio
4.7: Reporte de Caja
Reporte exigido por la ley española para los establecimientos que efectúan cambio de monedas
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4.8: Reporte de Canjes por clase de moneda
Reporte por tipo de moneda clasificada como clase exigido por el banco.
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4.9: Reporte de resumen trimestral Moneda extranjera
Reporte exigido por el banco español para los establecimientos de cambios de monedas
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Anexo: Glosario de Términos
Asientos
Registro que se efectúa en las diferentes cuentas existentes, para detallar los cargos o
cobros que se efectúan.
También existe en NewHotel los llamadas Asientos en cuenta sin Cuenta, lo que se emplea
para aquellos cargos que se liquidan en la recepción que y siempre deben estar cerrados, o
sea, la suma de los débitos = a la suma de los créditos.
Comisión
Valor que se ingresa resultante de aplicar un % de recargo a la cantidad de la moneda que
se cambia en el sistema.
Crédito
Operación que implica un apunte en una cuenta que en el caso de newhotel aumenta la
deuda del cliente con el hotel. Generalmente también se le llama cargos a cuenta o cargos
efectuados a clientes.
Cliente
En NewHotel se consideran Clientes aquellas personas que tienen llenada una ficha en el
Cárdex.
Cuentas Extras
Son cuentas que no están asociadas a las habitaciones y permiten controlar:
1. Consumos de Clientes Individuales que habitualmente visitan el hotel y no están
hospedados.
2. Consumo de Representantes y empleados de Agencias y Empresas, Guías de
Turismo, Chóferes, etc. (Entidad).
3. Alquileres de salas de conferencias, oficinas, etc. (Otra Cuenta)
4. Para registrar la producción de Puntos de Venta que no estén enlazados a NewHotel,
por ejemplo, Parqueo, o el ingreso por teléfono que se cobra en efectivo en la
recepción, etc. (Otra Cuenta).
Este tipo de cuenta tiene las mismas posibilidades que una cuenta de habitación: facturación,
transferencia entre cuentas, etc.
Cuentas Corrientes
Son todas aquellas cuentas tanto de la reserva, como las cuentas extras que están abiertas u
operando en el momento. Este termino se emplea para catalogar las mismas lo cual significa
cuentas abiertas.
Débito
Operación que sé efectúa en newhotel que disminuye la deuda del cliente con el hotel.
Generalmente se identifican con pagos o depósitos realizados por los clientes en le hotel.
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Secciones
Clasificación que se la en NewHotel a los diferentes departamentos que conforman el hotel y
en los cuales pueden brindar servicios o no.
Servicios
Actividades que brinda el hotel, las cuales son generadoras de ingresos, gastos y
movimientos, todos relacionados con NewHotel. Esta categoría es imprescindible para el
funcionamiento de la aplicación.
Tasas de Cambio
Valor que se cobra como camisón por realizar la operación de cambio de moneda, lo cual
constituye el ingreso del hotel por este concepto. La misma se calcula aplicando un % al
valor de la cantidad de la moneda cambiada
Travel
Travel Check que se traduce como cheque de viajero. Constituye un documento bancario
que generalmente poseen los turistas como dinero de bolsillo.
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Asistencia Técnica
Website: www.newhotel.com
E-mail: (sede): [email protected]
Fax: (sede): +(351) 218 464 152
Teléfono (sede)·+(351) 218 440 010
Registro Producto: Av. Almirante Gago Coutinho, 70
1700-031 Lisboa
Portugal
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