Sistema de Gestión de Mesa de Entrada para la Facultad

Sistema de Gestión de Mesa de Entrada para la Facultad

Sistema de Gestión de Mesa de Entrada para la
Facultad Politécnica U.N.E.
Córdoba Bogado, Liz Nathalia1 ; Panadero Bogarı́n, Verena Ayñhoa2 .
Facultad Politécnica, Universidad Nacional del Este.
Ciudad del Este, Paraguay.
1 [email protected], 2 verena [email protected]
Resumen
Este trabajo propone informatizar la gestión de Mesa de Entrada de la Facultad Politécnica
de la Universidad Nacional del Este. Al no contar la Facultad con un sistema informatizado
para estas gestiones, las cuales exigen un buen control y registro, se ofrece una aplicación
que gestione todos los procesos que se dan inicio en Mesa Entrada, acompañando el ciclo
de vida de los documentos, permitiendo además conocer el estado en que se encuentran, de
manera a lograr un mejor control, sin descuidar cuestiones como la seguridad, integridad de
los datos, y otros mecanismos que hacen a la gestión documental. El desarrollo del sistema
fue realizado con el software Adobe Flex Builder, como base de datos fue empleada MySql,
y como patrón de desarrollo del software fue utilizado el Modelo Vista Controlador (MVC)1 .
Se ha logrado el seguimiento registrado de los históricos de los expedientes, mejorando los
procesos, quedando demostrado que los registros obtenidos mejorarı́an en gran parte el
trabajo actual.
Descriptores: seguimiento de documentos, Adobe Flex, programación Web.
Abstract
This work proposes computerizing the Reception Desk management of the Polytechnic Faculty, East National University. Since the Faculty is not counting with a computerized system
for these procedures, which requires a good control and registry, it offers an application that
manages all the processes that are initiated in Reception Desk, accompanying the life cycle
of documents, also allowing to know the state in which they are, in order to achieve a better
control, without neglecting issues such as security, data integrity, and other mechanisms
that make document management. Software Adobe Flex Builder was used for the system
development, MySql was used as data repository, the Model View Controller (MVC) was
used as the software pattern development. A historical of file tracking has been achieved by
recording dossier documents, improving processes, demonstrating that the records obtained
would largely improve the current job.
Keywords: document tracking, Adobe Flex, Web programming.
1. Introducción.
1.1. Motivación.
La gestión documental consiste en el uso de
tecnologı́a y procedimientos que permiten la gestión y el acceso unificado a información generada en una organización. La Facultad Politécnica
en sus cuatro carreras cuenta con una gran cantidad de alumnos, consecuentemente, diariamente
se realizan muchas gestiones documentales en la
Mesa de Entrada de la institución; de aquı́ la idea
de presentar una propuesta para desarrollar una
aplicación que ayude a facilitar dichas tareas.
Siendo la Facultad Politécnica un referente importante con sus carreras y contando con tantos
alumnos, en general, y especı́ficamente la carrera de Análisis; como alumnas de esta carrera, las
autoras proponen una visión para la gestión documental.
En efecto, la Facultad aún no cuenta con un
sistema informático que controle todos los procesos, algunos de los cuales son realizados aún manualmente. Debido a que en Mesa de Entrada se
1 Model-View-Controller. Patrón arquitectónico desarrollado para interfaces gráficas que resalta la importancia de una
separación clara entre la presentación de datos y la lógica de negocio de una aplicación
Sistema de Gestión de Mesa de Entrada para la Facultad Politécnica U.N.E.
necesita tener la información precisa del estado de
los documentos y dónde se encuentran en caso de
consulta de expediente de parte del interesado, se
hace difı́cil proveer una información inmediata de
la situación de su expediente y el historial de los
procesos por los que pasó el documento correspondiente. Con este trabajo se busca contribuir con
las constantes mejoras que son parte importante
de la dinámica de esta institución universitaria.
1.2. Importancia del trabajo.
Agilizar el trabajo de todas las áreas involucradas en los diferentes procesos que son iniciados en
Mesa de Entrada y culminan en las distintas dependencias de la institución. De esta manera tener
un mejor control del seguimiento de expedientes,
ya que actualmente esto se realiza en forma manual mediante apuntes en un Libro de Acta, esto
hace que cualquier consulta que se requiera hacer
sea lenta y muchas veces imprecisa.
1.6. Adobe Flex Builder SDK 3.2.
Se ha utilizado el Adobe Flex Builder, que es
una herramienta para desarrollar Flash, propiedad
de Adobe, con varias utilidades muy interesantes y
que está basado en el entorno de desarrollo Eclipse
[4]. Flash básicamente permite generar una aplicación en formato swf, en la que se puede diseñar,
crear sı́mbolos gráficos, incrustar o cargar imágenes, videos, sonidos, tipografı́as, etc., e interactuar
con ellos mediante código ActionScript [5]. Es una
herramienta completa y tiene todo lo necesario para desarrollar. Con ella se puede también dibujar,
crear efectos y diseñar. Trabaja en formato vectorial, pero además permite generar contenidos multimedia. Eclipse es una plataforma de desarrollo
open source basada en Java. Es un marco y un
conjunto de servicios para construir un entorno
de desarrollo a partir de componentes conectados.
Flex Builder facilita la vida a la hora de programar, da pistas sobre el código, y muchas veces
lo genera automáticamente con atajos de teclado
y otras artimañas varias.
1.3. Objetivo.
Desarrollar un diseño de aplicación que gestione todos los procesos que son iniciados en Mesa de
Entrada de la Facultad Politécnica de la Universidad Nacional del Este. El alcance del trabajo llega
hasta la definición del diagrama de flujo del sistema propuesto, quedando pendiente su desarrollo
para un futuro trabajo.
1.7. AMFPHP.
Es una implementación en PHP, gratuita y de
código abierto del AMF (Action Message Format),
el cual es un formato binario basado en SOAP
(Simple Object Access Protocol). AMF permite la
serialización binaria de objetos y tipos nativos de
ActionScript 2 y ActionScript 3 para ser enviados
a servicios del lado del servidor [6].
1.4. Conceptos Generales.
1.8. Patrón de diseño MVC.
Un Sistema de Información es un conjunto de
elementos que interactúan entre sı́ con el fin de
apoyar las actividades que forman parte de la administración, el procesamiento, el transporte y la
distribución de la información dentro una empresa
o negocio [1].
La gestión documental consiste en el uso de
tecnologı́a y procedimientos que permiten la gestión y el acceso unificado a información generada
en una organización. La mayorı́a de las organizaciones necesitan acceder y consultar de forma frecuente la información archivada. En otras organizaciones es la importancia de los documentos o el
volumen de información lo que estimula a buscar
nuevas soluciones innovadoras que ofrezcan ventajas y valor añadido sobre los sistemas tradicionales
de archivo y almacenamiento [2].
El Modelo Vista Controlador es un patrón para el desarrollo del software que se basa en separar
los datos (por un lado), la interfaz del usuario (por
otro) y la lógica interna (por un último lado). Es
mayormente usado en aplicaciones Web, donde la
vista es la página HTML, el modelo es el Sistema
de Gestión de Base de Datos y la lógica interna, y
el controlador es el responsable de recibir los eventos y darles solución [7]. Los Fundamentos básicos
del MVC son los siguientes: Modelo: Sirve como
representación especı́fica de toda la información
con la cual el sistema va a trabajar. La lógica de
datos puede llegar a asegurar la integridad de estos
y permitirá derivar nuevos datos. Vista: Presenta
el modelo con el que va a interactuar el usuario,
más conocida como interfaz. Controlador: Responde más bien a eventos, normalmente son acciones
que el usuario invoca, implica cambios en el modelo y también en la vista (interfaz).
Framework MVC. Los MVC cumplen perfectamente el fin particular de cualquier framework : una estructura bien definida que da soporte
a un proyecto Web, también ayuda a que el proyecto sea organizado y bien desarrollado.
1.5. Sistema de gestión documental.
Un sistema de gestión documental es un sistema computarizado, un conjunto de programas
utilizado para rastrear y almacenar documentos
soportados en papel [3].
92
Sistema de Gestión de Mesa de Entrada para la Facultad Politécnica U.N.E.
En la figura 1 se observa el diagrama de un
framework MVC.
Figura 1. Diagrama de flujo de un Framework
El index.php inicializa el núcleo de la aplicación. El enrutador examina la petición HTTP y
ayuda a determinar qué se debe de hacer. Si existe,
la cache devuelve el archivo HTML sin necesidad
de pasar por el sistema, ahorrando la carga que
esto conlleva. Se tiene seguridad, ya que antes de
que se cargue el controlador, se filtran los datos
enviados para que estos puedan resultar fiables.
El controlador carga el modelo, librerı́as, helpers,
plugins y todos los demás recursos necesarios para
satisfacer la petición. Finalmente, cuando la vista está renderizada, esta es enviada al navegador;
entontes, si la cache se encuentra habilitada, se almacena el resultado para la próxima ocasión que
la URL sea servida.
2. Métodos.
Este trabajo pretende atender las necesidades
especı́ficas de la Secretarı́a General y sus dependencias, en cuanto a procesos de gestión y seguimiento de los documentos que son iniciados en
Mesa de Entrada. En la figura 2 se observa cómo
está estructurada la Secretarı́a General.
Figura 2. Organigrama de la Secretaria General.
Las solicitudes ingresadas por Mesa de Entrada pueden pasar por las siguientes dependencias:
Gestión Documental, Sesión de Consejo Directivo, Dirección Académica, Coordinación, Comisiones de Asuntos Académicos y Legales, entre otras.
La cantidad de alumnos ha aumentado considerablemente entre el año 2010 y 2012; además,
a partir del año 2010 se sumaron los alumnos del
Curso Pre Universitario (CPU), quienes también
realizan gestiones en la Mesa de Entrada. En base
a lo mencionado se puede concluir que el flujo de
solicitantes es mayor y por ende la demanda de
gestión de documentos en Mesa de Entrada también ha aumentado, por lo que es necesario contar
con un sistema que agilice el trabajo y permita un
mejor control y seguimiento.
Actualmente en Mesa de Entrada son recibidas
diariamente varias solicitudes, para cada solicitud
ingresada el encargado debe verificar si la solicitud fue completada correctamente o en todo caso,
si se tratara de una nota, si la misma esta correctamente elaborada, luego procede a registrar en
un libro de Mesa de Entrada, donde se asigna un
número de expediente, seguidamente completa un
pequeño ticket con el numero asignado, el nombre
y apellido del solicitante, la fecha de ingreso del
documento y el asunto, lo firma y lo entrega al solicitante como comprobante de ingreso. De ahı́ en
más procede a la gestión de derivación del documento al área que corresponde según el tipo de
solicitud, registrando previamente en un segundo
libro, que es el libro de derivación. Cabe mencionar que cada área posee su propio libro de derivación. Se han identificado 17 tipos de solicitudes,
entre ellas solicitud de convalidaciones, certificado de estudios, certificado de estudios para titulo
de grado, certificado de estudios para titulo intermedio, certificado de estudios para becas, programa de estudios, constancia de legajo, constancia
de alumno, constancia disciplinaria, constancia de
auxiliar de la enseñanza, extracto académico, fotocopia de documentos de bachiller, solicitud de
extensión de tiempo académico; también los docentes de la institución pueden solicitar la gestión
de ciertos documentos como: constancia docente,
permisos de profesores, renuncias de profesores,
entre otros. Para estos pedidos ya existe un formulario que el alumno debe llenar, para otros tipos
de pedidos el alumno debe presentar una nota. El
sistema atiende todos estos tipos de solicitudes.
Todas estas solicitudes pasan por diferentes procesos y dependencias de acuerdo con el tipo de
pedido y este trámite lleva su tiempo, dependiendo de cuánto demora en cada dependencia, por
ello es importante tener un buen control debido a
la cantidad de solicitudes que diariamente son gestionadas en las diferentes dependencias, para ello
es necesario tener bien registrados todos los documentos que fueron derivados, a que áreas fueron
remitidos, en qué fecha, en qué estado se encuentran, cuantos siguen pendientes, cuantos ya fueron
atendidos y finalizados, y si ya fueron entregados
al solicitante o están pendientes de entrega. Para determinar todos estos datos es necesario recurrir a los libros de derivación y libros de Mesa
de Entrada y elaborar un informe manualmente o
en todo caso consultar con cada encargado. Tam93
Sistema de Gestión de Mesa de Entrada para la Facultad Politécnica U.N.E.
bién en caso de que el solicitante consulte a cerca
de su solicitud, el encargado de Mesa de Entrada debe verificar en el Libro de Actas si ésta ya
fue finalizada y está para su entrega o aún no.
Si bien es bueno el sistema de trabajo actual, se
agilizarı́a más aún el trabajo, se ahorrarı́a papel,
tiempo y espacio con la informatización de este
proceso. También se tendrı́a un historial de todas
las gestiones.
No se propone modificación del proceso, solamente acompañamiento informatizado del mismo.
3. Resultados.
3.1. Comparación del sistema tradicional
con el sistema propuesto.
Realizando un acompañamiento a la forma de
trabajo actual, pudimos observar que hay cierta
demora en el proceso de cada solicitud debido a
que los registros se realizan manualmente. En la
tabla 1 se realiza la comparación entre la forma de
trabajo actual, con el sistema de gestión de documentos.
Tabla 1. Ventajas del sistema propuesto en comparación al sistema tradicional.
Sistema actual
Sistema informatizado
Falta de información puntual en el
momento requerido.
Lleva tiempo saber
la ubicación y el estado de la solicitud.
Información al instante a través de un
buscador.
Permite visualizar el
estado y la ubicación de la solicitud
en forma inmediata.
Genera un historial
del proceso de cada
una de las solicitudes ingresadas.
Emite informes y listados de acuerdo a
la necesidad en forma inmediata.
No se tiene un historial del proceso por
el que paso el documento.
La generación de informes y listados lleva tiempo debido a
que hay que realizarlo manualmente.
Registrar una solicitud en forma manual lleva tiempo y
trabajo.
El comprobante de
ingreso de una solicitud debe ser rellenado manualmente.
Con el sistema solo basta con digitar
el número de documento del solicitante y ya arroja todos
los datos necesarios.
El sistema imprime
automáticamente el
ticket como comprobante del ingreso.
3.2. Propuesta.
Se propone un aplicativo que ayude a controlar el proceso de cada solicitud ingresada por Mesa
de Entrada mediante el registro de cada solicitud
simplemente con el número de documento del solicitante, asignando automáticamente un número
de expediente y emitiendo un ticket como comprobante de ingreso; al mismo tiempo permite al
usuario de Mesa de Entrada asignar el área al que
va a destinar la solicitud.
Una vez enviada la solicitud el destinatario recibe un mensaje informándole que ha recibido una
nueva solicitud, este debe seleccionar la opción recibir para poder visualizar el pedido, en el instante
en que la solicitud es recibida los involucrados en el
proceso pueden visualizar el historial del recorrido
de este documento, como ası́ también la fecha de
ingreso y el estado, entre otros datos. Teniendo un
histórico de cada solicitud el usuario puede realizar consultas acerca de la misma con solo digitar el
número de expediente, pudiendo saber el estado,
las dependencias por las que pasó y la ubicación
del mismo para ası́ poder saber en qué etapa del
proceso se encuentra. Esto a su vez pone a disposición del usuario diferentes tipos de informes y
listados.
3.3. Herramientas de software utilizadas.
− Sistema Operativo Windows 7.
− Adobe Flex Builder 3.2 SDK: es una herramienta de código abierto que permite crear
aplicaciones Web compatibles con cualquier
sistema operativo y explorador Web.
− Servidor HTTP Apache versión 2.2: es un
servidor web de código abierto para plataformas Unix, Windows, Macintoch entre otras.
Presenta entre otras caracterı́sticas mensajes de error altamente configurables, bases
de datos de autenticación y negociado de
contenido.
− MySql 5.0.45: es un sistema de administración de bases de datos relacional. Una base
de datos relacional archiva datos en tablas
separadas en vez de colocar todos los datos
en un gran archivo. Esto permite velocidad y
flexibilidad. Las tablas están conectadas por
relaciones definidas que hacen posible combinar datos de diferentes tablas sobre pedido.
− PhpMyAdmin 2.10.2: es una herramienta escrita en PHP con la intención de manejar la
administración de MySQL a través de páginas web, utilizando Internet. Actualmente
puede crear y eliminar Bases de Datos, crear,
eliminar y alterar tablas, borrar, editar y
añadir campos, ejecutar cualquier sentencia
SQL, administrar claves en campos, administrar privilegios, exportar datos en varios
formatos y está disponible en 62 idiomas. Se
94
Sistema de Gestión de Mesa de Entrada para la Facultad Politécnica U.N.E.
encuentra disponible bajo la licencia General Public License (GPL).
− AMFPHP 1.9: es una implementación open
source basado en lenguaje PHP. El mismo
recibe y etrega datos en estructuras complejas, datos simples y flash puede leer datos
devueltos de una consulta MYSQL.
− Creación de la Base de Datos para el Sistema de Gestión para la Mesa de Entrada de
la Facultad Politécnica UNE.
En el motor de base de datos MySql, el administrador debe crear la base de datos que
puede llamarse “politecnica”, con los permisos de usuario correspondientes. En la base de
datos creada se agregan los depósitos de datos o tablas aquı́ llamados: tb area, tb esta,
tb expediente, tb expediente item, tb memoti,
tb situ, tb usuario, y 13 persona (que es una tabla
ya existente en la base de datos de la Facultad).
3.4. Diagrama de flujo de datos.
En la figura 3 se observa el diagrama de flujo de datos el cual contiene todos los procesos y
tablas del sistema.
Figura 3. Diagrama de flujo del sistema informático propuesto.
4. Conclusión.
influyen directamente en la eficiente y efectiva implementación de dicho sistema.
Un Sistema de Gestión Documental implementado en las organizaciones contribuye eficientemente en el control y administración de documentos que recibe y emite la organización; esto es posible con el apoyo y participación de todos los encargados y funcionarios de la organización quienes
La utilización del Sistema de Gestión de Mesa de Entrada para la Facultad Politécnica de la
UNE, responderı́a de manera óptima, acorde a la
problemática a resolver, facilitarı́a la gestión y el
seguimiento de solicitudes ingresadas por Mesa de
Entrada, ya que impondrı́a un orden, un buen con95
Sistema de Gestión de Mesa de Entrada para la Facultad Politécnica U.N.E.
trol y agilizarı́a el proceso.
Lográndose el seguimiento y registrándose los
históricos de los expedientes, mejorándose los procesos. Se concluye que los registros obtenidos mejorarán en gran parte el trabajo actual.
Referencias bibliográficas
[1] Cohen Karen, Daniel. Sistemas de Información
Gerencial.Mexico:McGraw Hill, 2000. ISBN:
970-17-0255-7.
[2] Ofimaticadigital.
“Gestión
Documental”
http://www.ofimaticadigital.es/index.
php?option=com_content&view=article&id=
42&Itemid=55 Acceso: 12 de marzo de 2012.
[3] Athento. “Gestión Documental Inteligente”
http://www.athento.com/gestion-
ocumental-inteligente/ Acceso: 09 de junio
de 2012.
[4] Gassner, David. Adobe Flex 3 Bible. Indianapolis: Wiley Publishing, Inc, 2008. ISBN:987-0470-28764-4.
[5] Lott, J. Patterson, D. Action Script .Berkeley:
Peachpit Press, 2007. ISBN:0-321-42656-8.
[6] Cristalab. “Tutorial de AMFPHP y ActionScript
3”
http://www.cristalab.
com/tutoriales/tutorial-de-amfphpy-actionscript-3-c274l/ Acceso: 08 de
octubre de 2012.
[7] Neleste.
“Modelo
Vista
Controlador”
http://www.neleste.com/modelo-vistacontrolador/ Acceso: 14 de agosto de 2012.
96